DEN NORSKE KIRKE Møre bispedømeråd MØTEPROTOKOLL Møre bispedømeråd 2016-2019 Dato: 16.06.2017 kl. 10:00 16:00 Sted: Møre bispedømekontor Arkivsak: 17/00414 Tilstede: Møtende varamedlemmer: Forfall: Ann Kristin Sørvik, Therese Kristin Børnes Utgård, Olav Christian Rønneberg, Ingeborg Midttømme, Maren Elgsaas Jenssen, Frode Rabbevåg, Rikke Elisabeth Grevstad Kopperstad, Olav Myklebust, Anette Fredly, Per Eilert Orten Ingen Ingen Andre: Per Fredrik Brun, sak 33/17 Administrasjonen: Stiftsdirektør Bjørn Olaf Storhaug (sekr), Personalsjef Alice Elnes (tilsettingssaker), tillitsvald Stein Karstensen (tilsettingssaker) SAKSLISTE Side Godkjenning av innkalling og saksliste - Møteinnkalling Møre bispedømeråd 16.06.2017 4 Godkjenning av protokoll - Protokoll Møre bispedømeråd 28.04.2017 4 Tilsettingssaker 28/17 29/17 30/17 Tilsetting av sokneprest i Skodje sokn i Austre Sunnmøre prosti. - Unntatt offentlighet Tilsetting av sokneprest i Voll og Vågstranda sokn i Indre Romsdal prosti - Unntatt offentlighet Tilsetting av sokneprest i Stangvik, Todalen og Åsskard sokn - Unntatt offentlighet 4 5 5 1
31/17 Tilsetting av sokneprest i Borgund sokn i Nordre Sunnmøre prosti - Unntatt offentlighet 6 2
Saker til behandling 32/17 Rekneskapsrapport pr 30.04.2017 7 33/17 34/17 Eneregiøkonomisering i kyrkjebygg i Møre bispedøme - samarbeidsprosjekt med utvalde fellesråd Høring - forslag til nye regler ved valg av menighetsråd, bispedømmeråd og Kirkemøtet 7 8 35/17 Høyring - forskrift om Den norske kirkes medlemsregister 9 36/17 Arbeidsplassundersøkingane i Møre bispedøme 2016 - Unntatt offentlighet 14 37/17 Søknad om samanslåing av Ålesund og Volsdalen sokn 14 38/17 Klage vedr gravmonument - Unntatt offentlighet 15 Referatsaker 39/17 Referatsaker 16.06.2017 15 - Referat fra kontaktmøte med fagorganisasjonene i Møre av 10.05.2017 15 - Referat frå kontaktmøte i Oslo 04.05.2017 15 - Referat frå møte i RAMU Møre 10.mai 15 - Styringssamtaler våren 2017 - bispedømmene i Den norske kirke 15 - Revisjon av årsregnskapet for Møre bispedømeråd 2016 15 Orienteringssaker 40/17 Orienteringssaker 16.06.2017 15 - Tjenestebolig for prester i rekrutteringssvake områder 15 - Vedr søknad om låneopptak - godkjenning 15 - Avgjørelsesmyndighet i saker om kirkelig inndeling - vurdering 15 19.06.2017 3
Godkjenning av innkalling og saksliste - Møteinnkalling Møre bispedømeråd 16.06.2017 Innkalling og saksliste godkjent. Følgende saker blir behandla for lukka dører: sak 28/17, 29/17, 30/17 og 31/17 (tilsettingssaker) og sak 36/17 og 38/17 Godkjenning av protokoll - Protokoll Møre bispedømeråd 28.04.2017 Protokoll frå møte 28.04.2017 godkjent Tilsettingssaker 28/17 Tilsetting av sokneprest i Skodje sokn i Austre Sunnmøre prosti. Saksframstilling og vedlegg unntatt etter offentlighetsloven Offl. 25 første ledd 1. Morgan Berg til stillinga som sokneprest i Skodje sokn i Austre Sunnmøre prosti. Saksordførar: Maren Elgsaas Jenssen 4
1. Morgan Berg med 10 stemmer - samrøystes til stillinga som sokneprest i Skodje sokn i Austre Sunnmøre prosti. 29/17 Tilsetting av sokneprest i Voll og Vågstranda sokn i Indre Romsdal prosti Saksframstilling og vedlegg unntatt etter offentlighetsloven Offl. 25 første ledd 1. Ida Maria Heggelund til stillinga som sokneprest i Voll og Vågstranda sokn i Indre Romsdal prosti. Tilsettinga er gjort med atterhald om fullført utdanning og ordinasjon. Saksordførar: Frode Rabbevåg 9 stemmer for 1. Ida Maria Heggelund til stillinga som sokneprest i Voll og Vågstranda sokn i Indre Romsdal prosti. Tilsettinga er gjort med atterhald om fullført utdanning og ordinasjon 30/17 Tilsetting av sokneprest i Stangvik, Todalen og Åsskard sokn Saksframstilling og vedlegg unntatt etter offentlighetsloven Offl. 25 første ledd 1. Ida Maria Heggelund til stillinga som sokneprest i Stangvik, Todalen og Åsskard sokn. Tilsettinga er gjort med atterhald om fullført utdanning og ordinasjon. Saksordførar: Maren Elgsaas Jenssen 5
1. Ida Maria Heggelund til stillinga som sokneprest i Stangvik, Todalen og Åsskard sokn Tilsettinga er gjort med atterhald om fullført utdanning og ordinasjon. 31/17 Tilsetting av sokneprest i Borgund sokn i Nordre Sunnmøre prosti Saksframstilling og vedlegg unntatt etter offentlighetsloven Offl. 25 første ledd 1. Kari Vatne 2. Odd Erling Vik Nordbrønd 3. Morgan Berg til stillinga som sokneprest i Borgund sokn i Nordre Sunnmøre prosti. Saksordførar: Olav Rønneberg Som nr 1: Kari Vatne 9 stemmer, Morgan Berg 1 stemme, Odd Erling Vik Nordbrønd Som nr 2: Odd Erling Vik Nordbrønd 7 stemmer, Morgan Berg 3 stemmer Som nr 3: Morgan Berg 6 stemmer, Odd Erling Vik Nordbrønd 3 stemmer 1. Kari Vatne 2. Odd Erling Vik Nordbrønd 3. Morgan Berg til stillinga som sokneprest i Borgund sokn i Nordre Sunnmøre prosti 6
Saker til behandling 32/17 Rekneskapsrapport pr 30.04.2017 Bispedømerådet tek rekneskapsrapportane pr. 30.04.2017 til vitande. Saksordførar: Frode Rabbevåg Bispedømerådet tek rekneskapsrapport pr. 30.04.2017 til vitande. 33/17 Eneregiøkonomisering i kyrkjebygg i Møre bispedøme - samarbeidsprosjekt med utvalde fellesråd 1. På bakgrunn av konklusjonane i Klimamelding for DnK, vil Møre Bispedømeråd sette i verk tiltak i samarbeid med lokale fellesråd for å redusere klimautsleppa frå kyrkjelig verksemd i Møre bispedøme. 2. Møre bispedømeråd stiller seg bak etableringa av eit regionalt prosjekt i Møre med tittelen «Energiøkonomisering i kyrkjebygg i Møre bispedøme 2018 2020.» Prosjektet vert etablert i samarbeid med styret for Kyrkjeverjelaget i Møre. a. Møre bispedømeråd stiller seg bak organisering av prosjektet slik det er framlagt i saka med overordna styringsgruppe og prosjektgruppe. b. Møre bispedømeråd oppnemner fylgjande to representantar til den overordna styringsgruppa: Stiftsdirektør oppnemner medlemmer to medlmmer til prosjektgruppa etter innstilling frå «Ressursgruppa for Skaperverk og Berekraft i Møre». c. Møre bispedømeråd føreset at utgiftene til utgreiing og etablering av konkrete energisparetiltak vert dekt av tilskotsmidlar frå ENOVA, andre eksterne bidragsytarar og av dei lokale fellesråda der tiltaka vert sett i verk. d. Møresbispedømmeråd bed om at Prosjektbeskrivelse med prosjektplan og budsjett vert lagt fram til endelig godkjenning i Møre Bispedømeråd innan januar 2018. e. Administrative utgifter til styringsgruppa og prosjektgruppa sitt arbeid, fram til vedteken prosjektplan og budsjett er klar, vert dekt innanfor Møre Bispedømeråd sitt budsjett for 2017 til «Ressursgruppe for skaparverk og berekraft i Møre.» Saksordførar: Anette Fredly Innledning v/per Fredrik Brun 7
1. På bakgrunn av konklusjonane i Klimamelding for DnK, vil Møre Bispedømeråd sette i verk tiltak i samarbeid med lokale fellesråd for å redusere klimautsleppa frå kyrkjelig verksemd i Møre bispedøme. 2. Møre bispedømeråd stiller seg bak etableringa av eit regionalt prosjekt i Møre med tittelen «Energiøkonomisering i kyrkjebygg i Møre bispedøme 2018 2020.» Prosjektet vert etablert i samarbeid med styret for Kyrkjeverjelaget i Møre. a Møre bispedømeråd stiller seg bak organisering av prosjektet slik det er framlagt i saka med overordna styringsgruppe og prosjektgruppe. b. Møre bispedømeråd oppnemner fylgjande to representantar til den overordna styringsgruppa: Maren Elgsaas Jensen og Ann-Kristin Sørvik Stiftsdirektør oppnemner medlemmer to medlemmer til prosjektgruppa etter innstilling frå «Ressursgruppa for Skaperverk og Berekraft i Møre». c. Møre bispedømeråd føreset at utgiftene til utgreiing og etablering av konkrete energisparetiltak vert dekt av tilskotsmidlar frå ENOVA, andre eksterne bidragsytarar og av dei lokale fellesråda der tiltaka vert sett i verk. d. Møresbispedømmeråd bed om at Prosjektbeskrivelse med prosjektplan og budsjett vert lagt fram til endelig godkjenning i Møre Bispedømeråd innan januar 2018. e. Administrative utgifter til styringsgruppa og prosjektgruppa sitt arbeid, fram til vedteken prosjektplan og budsjett er klar, vert dekt innanfor Møre Bispedømeråd sitt budsjett for 2017 til «Ressursgruppe for skaparverk og berekraft i Møre.» 34/17 Høring - forslag til nye regler ved valg av menighetsråd, bispedømmeråd og Kirkemøtet 1. Møre bispedømmeråd takker for muligheten til å gi høring til et godt gjennomarbeidet høringsmateriale 2. Møre bispedømmeråd avgir høringssvar slik som framlagt i saksutredning og de konkretiseringer som ble gitt i møtet. Saksordførar: Olav Myklebust Forslag til høringsbrev ble gjennomgått. På punkter med svaralternativ eller der det ble fremmet forslag til endring ble disse votert over slik (øvrige punkter i høringsbrevet enstemmig) Til punkt 2.1 om direktevalg eller indirekte valg Et flertall på 7 av 10 i Møre bispedømmeråd anbefaler at hvert enkelt bispedømme, som i dag, får myndighet til å avgjøre om bispedømmerådet skal velges direkte eller ved kombinasjonsvalg. Et mindretall på 3 av 10 i Møre bispedømmeråd anbefaler at det etablerer en nasjonal valgordning felles for alle bispedømmer 8
Gitt at Kirkemøtet fastsetter en nasjonal valgordning vil Et flertall på 6 av 10 i Møre bispedømmeråd anbefale at de leke representantene til bispedømmerådet og Kirkemøtet velges ved direkte valg i alle bispedømmer. Et mindretall på 4 av 10 i Møre bispedømmeråd anbefaler at de leke representantene til bispedømmerådet og Kirkemøtet velges ved en kombinasjon av direkte og indirekte valg, i alle bispedømmer. Til punkt 2.2 om lister og nominasjon Enstemmig: Til alle lister fra nominasjonskomitèen eller fra andre forslagsstillere stilles det like krav om representativitet i kjønn, geografi og alder. Et flertall på 8 av 10 i Møre bispedømmeråd mener alternativ 2, dagens ordning i hovedsak fungerer godt, men ønsker å rette opp noen svakheter. Ordningen ivaretar viktige hensyn, blant annet kandidatenes forankring i soknet som grunnenhet. Bispedømmerådet ser positivt på at nominasjonskomiteen beholdes som et viktig element i nominering av kandidater og har tillit til at komiteen er i stand til å gi velgerne tilstrekkelige valgalternativer ut fra kjønnsfordeling, aldersfordeling, geografisk fordeling og bredde i kirkepolitiske standpunkt. Ordningen med andre lister eller supplerende nominasjon ønsker bispedømmerådet velkommen. Ved samtidige frister for nominasjonskomiteen og andre listeforslag vil ordningen forbedres, og bispedømmerådet går inn for denne. Et mindretall på 2 av 10 i Møre bispedømmeråd mener valg til bispedømmeråd og Kirkemøtet primært bør skje gjennom at ulike nomineringsgrupper fremmer egne listeforslag. Dette gir et åpent demokrati med tydelige valgalternativer for velgerne. Dersom det viser seg at det kun fremmes én liste bør dette løses ved at det også fremmes en bredt sammensatt liste av en nominasjonskomité valgt av menighetsrådene. Til punkt 2.3 om tilskuddsordning Et flertall på 6 i Møre bispedømmeråd ønsker primært at det ikke etableres tilskuddsordninger knyttet til grupper som stiller listeforslag. Et mindretall på 4 i Møre bispedømmeråd ønsker primært at det etableres tilskuddsordninger knyttet til grupper som stiller listeforslag. Enstemmig: Om en ordning med tilskudd blir etablert så må søknader håndteres av Kirkerådet for å sikre at like tilfeller blir behandlet likt og at man har et nasjonal helhetssyn i forvaltningen. Forutsetninger for å få tilskudd må beskrives nærmere. 1. Møre bispedømmeråd takker for muligheten til å gi høring til et godt gjennomarbeidet høringsmateriale 2. Møre bispedømmeråd avgir høringssvar slik som framlagt i saksutredning og de konkretiseringer som ble gitt i møtet. 35/17 Høyring - forskrift om Den norske kirkes medlemsregister Ansvarsfordeling Det er fint at ny forskrift ryddar opp i ansvarstilhøvet mellom sentral handsamingsansvarleg og lokal handsamingsansvarleg og at ny 4 presiserer at lokalt handsamingsansvar er 9
avgrensa til å omfatte all handsaming av personopplysningar knytt til dei kyrkjelege handlingane i aktuelt fellesrådsområde. Høyringsdokumentet prøver også å rydde opp i tilhøvet mellom handsamingsansvarleg og kyrkjebokførar. Dokumentet forstår kyrkjebokførar som den «som har ansvaret for å se til at de kirkelige handlinger blir gjennomført og at de meldes til behandlingsansvarlig». I og med at registrering av opplysningar er overført frå kyrkjebøker til elektronisk medlemsregister, så fell registreringsansvaret til kyrkjebokføraren bort. Vidare skjer ikkje lenger inn- og utmelding ved samtale/melding til kyrkjebokførar, men direkte til lokal handsamingsansvarleg eller elektronisk. Kyrkjebokfører får derimot melding frå lokal handsamingsansvarleg når inn- og utmeldingar har funne stad. Kyrkjebokføraren har såleis framleis det pastorale ansvaret for dei kyrkjelege handlingane, medan registreringsansvaret er lagt hos lokal handsamingsansvarleg. Med omsyn til oppfølgingsansvar i samband med registreringar (t.d. ved innmelding), seier ikkje høyringsdokumentet noko om dette. Det er ein veikskap at høyringsdokumentet ikkje reflekterer pastoralt oppfølgingsansvar i samband med inn- og utmeldingar i registeret. Ei anna problemstilling som høyringsdokumentet ikkje tar opp, er praksis omkring utskriving av attestar frå medlemsregisteret. Dette er eit sakn og det er ulik praksis mange stader. Det kan vere ein god måte å gi uttrykk for dei ulike rollane til lokal handsamingsansvarleg og kyrkjebokførar, at forrettande prest underskriv og stemplar alle originalattestar/1.gongsattestar (Attestar for inn- og ut-melding og attestar som blir utlevert i samband med kyrkjelege handlingar) med kyrkjebokførar sitt stempel. Så ligg ansvaret for å gi opplysningar frå medlemsregister og å skrive ut 2.gongs-attestar hos lokal handsamingsansvarleg. Omgrepet kyrkjebokførar har lang historie og omgrepet er forankra i kyrkjerett og i lovverk. Høyringsdokumentet peikar på at ordbruken forvirrar, sidan kyrkjebokføring ikkje lenger skjer og sidan lokal handsamingsansvarleg har oppgåva med å føre inn og ut av registeret. Det er ikkje lenger samsvar mellom omgrepet kyrkjebokførar og det ansvar presten har for medlemsregisteret. Presten har det pastorale ansvar for dei kyrkjelege handlingane, at dei blir meldt inn til handsamingsansvarleg og presten skriv (ofte) ut attestar i samband med gjennomføring av kyrkjelege handlingar, inn- og ututmeldingar. Sjølv om omgrepet er sterkt forankra, er namnet misvisande for presten sitt ansvar. Er det ikkje på tide å vurdere eit anna omgrep som er meir dekkande for presten sitt medansvar i drifta av medlemsregisteret? Kan omgrep som «pastoralt ansvarleg»/ «gjennomføringsansvarleg»/»utføringsansvarleg», betre uttrykkje presten sitt medansvar for registreringane i medlemsregisteret? Informasjonssikkerhet Når det gjeld reglane for kven som har tilgang til opplysningar frå medlemsregisteret gir ny forskrift viktige presiseringar. Høyringsdokumentet legg opp til meir dynamisk bruk av medlemsregisteret. Det er viktig at forskrifta er særs tydeleg på korleis lokal handsamingsansvarleg skal handtere interessene til dei partar som ønskjer tilgang til opplysningar frå registeret. Ny formulering i 7 slår fast at berre personar som har «tjenestlig behov» skal ha tilgang til opplysningar frå registeret. At paragrafen listar opp kven dette er, gir tryggleik til lokal handsamingsansvarleg. At dokumentet tydeleg opnar for at e-postadresse/telf kan registrerast i medlemsregisteret er også godt nytt. Slik kan ein lettare kommunisere i samband med trusopplæring og i anna kontakt med medlemene. Det er likevel viktig at registrering av e-postadresser og bruk av disse kan skje utan at ein utfordrar personvernet og reglar for informasjonssikkerhet. 10
Statistikk og dagsregister I aukande grad hentar ein ut statistikkdata frå medlemsregisteret. Det er positivt at ein reduserer dobbelregistreringar og at statistikkarbeidet kan utførast så rasjonelt som råd er. Enno er potensialet stort for rasjonalisering, ikkje minst ved å samordne registreringane i årsstatistikk og trusopplæringsrapportering. Innføring av digitalt dagsregister, sams for alle kyrkjelydar, vil gi meir presist tall-material for kvar kyrkjelyd og forbetre samanlikningsgrunnlaget med tidlegare år og med andre kyrkjelydar. Eit godt dagsregister vil bidra til å utvikle presise medlemsregistreringar og gi høgare kvalitet i føring av registeret. Opplysningar om gravferd Med omsyn til kva opplysningar som skal registrerast i samband med jordfestelse, så gir ikkje ordbruken i 6 andre ledd, bokstad d) tydeleg forståing. Forskrifta sin 6 lyd slik: «Med sted for jordfestelse menes soknet der begravelsessermonien skjedde», så forvirrar ordbruken, ikkje minst har uklar presisjon skapt utfordringar ved rapportering til årsstatistikk. Ofte tenkjer ein at begravelsessermoni viser til gravferdshandlinga, slik ho blir forretta i kyrkja eller i gravkapell. For det meste skjer jordfestinga, i alle høve på Vestlandet, ute på gravstaden, og det er ikkje uvanleg at gravstaden er lokalisert annan stad og i anna sokn enn der gravferda skjer. Det er naudsynt med større presisjon i språkbruken på dette punktet. Ordet jordfesting er ikkje dekkande i ei tid då ein aukande del av alle gravferder skjer med kremasjon, eller med jordpåkasting inne i kyrkje/sermonirom. Vidare er heller ikkje «begravelsessermoni» eit godt uttrykk. I Den norske kyrkja sin terminologi er gravferd ei kyrkjeleg handling. Ordet sermoni opnar for langt vidare tolking av form og innhald enn gravferdsliturgien inviterar til. Ordet «begravelsessermoni» bør difor ikkje nyttast. Kan begravelseshandlinga forståast i 2 deler, del A) stad/sokn der gravferdshandling fram til jordpåkasting skjer og B) stad/sokn der jordpåkasting skjer? På denne bakgrunn ønskjer bispedømerådet følgjande endring i framlegg til forskrift om Den norske kyrkja sitt medlemsregister. Ny ordlyd i 3, Definisjoner, bokstav. d) «Pastoralt ansvarlig: den som er ansvarlig for å gjennomføre og rapportere/melde kirkelige handlinger til lokal behandlingsansvarlig, samt ansvarlig for pastoral/kirkelig oppfølging av registreringer i medlemsregisteret». Utvidet 5 Registreringsplikt, nytt ledd 4: Pastoralt ansvarlig (kirkebokfører) gir aktuell 1.gangsattest i samband med kirkelige handlinger, inn og ut-meldinger. 2.gangsattest utstedes av lokal behandlingsansvarlig. Ny ordlyd i 6, Opplysninger som skal registreres, andre ledd, bokstav d, andre setn: «Gravferd: Navn på og fødselsnummer for avdøde, dato for dødsfall. og dato og sted/sokn der begravelseshandlingen del A) ble utført». Saksordførar: Rikke Kopperstad Ansvarsfordeling 11
Det er fint at ny forskrift ryddar opp i ansvarstilhøvet mellom sentral handsamingsansvarleg og lokal handsamingsansvarleg og at ny 4 presiserer at lokalt handsamingsansvar er avgrensa til å omfatte all handsaming av personopplysningar knytt til dei kyrkjelege handlingane i aktuelt fellesrådsområde. Høyringsdokumentet prøver også å rydde opp i tilhøvet mellom handsamingsansvarleg og kyrkjebokførar. Dokumentet forstår kyrkjebokførar som den «som har ansvaret for å se til at de kirkelige handlinger blir gjennomført og at de meldes til behandlingsansvarlig». I og med at registrering av opplysningar er overført frå kyrkjebøker til elektronisk medlemsregister, så fell registreringsansvaret til kyrkjebokføraren bort. Vidare skjer ikkje lenger inn- og utmelding ved samtale/melding til kyrkjebokførar, men direkte til lokal handsamingsansvarleg eller elektronisk. Kyrkjebokfører får derimot melding frå lokal handsamingsansvarleg når inn- og utmeldingar har funne stad. Kyrkjebokføraren har såleis framleis det pastorale ansvaret for dei kyrkjelege handlingane, medan registreringsansvaret er lagt hos lokal handsamingsansvarleg. Med omsyn til oppfølgingsansvar i samband med registreringar (t.d. ved innmelding), seier ikkje høyringsdokumentet noko om dette. Det er ein veikskap at høyringsdokumentet ikkje reflekterer pastoralt oppfølgingsansvar i samband med inn- og utmeldingar i registeret. Ei anna problemstilling som høyringsdokumentet ikkje tar opp, er praksis omkring utskriving av attestar frå medlemsregisteret. Dette er eit sakn og det er ulik praksis mange stader. Det kan vere ein god måte å gi uttrykk for dei ulike rollane til lokal handsamingsansvarleg og kyrkjebokførar, at forrettande prest underskriv og stemplar alle originalattestar/1.gongsattestar (Attestar for inn- og ut-melding og attestar som blir utlevert i samband med kyrkjelege handlingar) med kyrkjebokførar sitt stempel. Så ligg ansvaret for å gi opplysningar frå medlemsregister og å skrive ut 2.gongs-attestar hos lokal handsamingsansvarleg. Omgrepet kyrkjebokførar har lang historie og omgrepet er forankra i kyrkjerett og i lovverk. Høyringsdokumentet peikar på at ordbruken forvirrar, sidan kyrkjebokføring ikkje lenger skjer og sidan lokal handsamingsansvarleg har oppgåva med å føre inn og ut av registeret. Det er ikkje lenger samsvar mellom omgrepet kyrkjebokførar og det ansvar presten har for medlemsregisteret. Presten har det pastorale ansvar for dei kyrkjelege handlingane, at dei blir meldt inn til handsamingsansvarleg og presten skriv (ofte) ut attestar i samband med gjennomføring av kyrkjelege handlingar, inn- og ututmeldingar. Sjølv om omgrepet er sterkt forankra, er namnet misvisande for presten sitt ansvar. Er det ikkje på tide å vurdere eit anna omgrep som er meir dekkande for presten sitt medansvar i drifta av medlemsregisteret? Kan omgrep som «pastoralt ansvarleg»/ «gjennomføringsansvarleg»/»utføringsansvarleg», betre uttrykkje presten sitt medansvar for registreringane i medlemsregisteret? Informasjonssikkerhet Når det gjeld reglane for kven som har tilgang til opplysningar frå medlemsregisteret gir ny forskrift viktige presiseringar. Høyringsdokumentet legg opp til meir dynamisk bruk av medlemsregisteret. Det er viktig at forskrifta er særs tydeleg på korleis lokal handsamingsansvarleg skal handtere interessene til dei partar som ønskjer tilgang til opplysningar frå registeret. Ny formulering i 7 slår fast at berre personar som har «tjenestlig behov» skal ha tilgang til opplysningar frå registeret. At paragrafen listar opp kven dette er, gir tryggleik til lokal handsamingsansvarleg. At dokumentet tydeleg opnar for at e-postadresse/tlf kan registrerast i medlemsregisteret er også godt nytt. Slik kan ein lettare kommunisere i samband med trusopplæring og i anna 12
kontakt med medlemene. Det er likevel viktig at registrering av e-postadresser og bruk av disse kan skje utan at ein utfordrar personvernet og reglar for informasjonssikkerhet. Statistikk og dagsregister I aukande grad hentar ein ut statistikkdata frå medlemsregisteret. Det er positivt at ein reduserer dobbelregistreringar og at statistikkarbeidet kan utførast så rasjonelt som råd er. Enno er potensialet stort for rasjonalisering, ikkje minst ved å samordne registreringane i årsstatistikk og trusopplæringsrapportering. Innføring av digitalt dagsregister, sams for alle kyrkjelydar, vil gi meir presist tall-material for kvar kyrkjelyd og forbetre samanlikningsgrunnlaget med tidlegare år og med andre kyrkjelydar. Eit godt dagsregister vil bidra til å utvikle presise medlemsregistreringar og gi høgare kvalitet i føring av registeret. Opplysningar om gravferd Med omsyn til kva opplysningar som skal registrerast i samband med jordfestelse, så gir ikkje ordbruken i 6 andre ledd, bokstad d) tydeleg forståing. Forskrifta sin 6 lyd slik: «Med sted for jordfestelse menes soknet der begravelsessermonien skjedde», så forvirrar ordbruken, ikkje minst har uklar presisjon skapt utfordringar ved rapportering til årsstatistikk. Ofte tenkjer ein at begravelsessermoni viser til gravferdshandlinga, slik ho blir forretta i kyrkja eller i gravkapell. For det meste skjer jordfestinga, i alle høve på Vestlandet, ute på gravstaden, og det er ikkje uvanleg at gravstaden er lokalisert annan stad og i anna sokn enn der gravferda skjer. Det er naudsynt med større presisjon i språkbruken på dette punktet. Ordet jordfesting er ikkje dekkande i ei tid då ein aukande del av alle gravferder skjer med kremasjon, eller med jordpåkasting inne i kyrkje/sermonirom. Vidare er heller ikkje «begravelsessermoni» eit godt uttrykk. I Den norske kyrkja sin terminologi er gravferd ei kyrkjeleg handling. Ordet sermoni opnar for langt vidare tolking av form og innhald enn gravferdsliturgien inviterar til. Ordet «begravelsessermoni» bør difor ikkje nyttast. Kan begravelseshandlinga forståast i 2 deler, del A) stad/sokn der gravferdshandling fram til jordpåkasting skjer og B) stad/sokn der jordpåkasting skjer? Vedr dagsregister: Oversikt over den kirkelige teneste. Gjennom de elementer som ikke registreres i statistikk Bør gjeninnføres «Den kirkelige handlingen» erstatter begrepet «seremoni» På denne bakgrunn ønskjer bispedømerådet følgjande endring i framlegg til forskrift om Den norske kyrkja sitt medlemsregister. Ny ordlyd i 3, Definisjoner, bokstav. d) «Presten som Pastoralt ansvarlig: den som er ansvarlig for å gjennomføre og rapportere/melde kirkelige handlinger til lokal behandlingsansvarlig, samt ansvarlig for pastoral/kirkelig oppfølging av registreringer i medlemsregisteret». Utvidet 5 Registreringsplikt, nytt ledd 4: Presten som Pastoralt ansvarlig (kirkebokfører) gir aktuell 1.gangsattest i samband med kirkelige handlinger, inn og ut-meldinger. 2.gangsattest utstedes av lokal behandlingsansvarlig. Ny ordlyd i 6, Opplysninger som skal registreres, andre ledd, bokstav d, andre setn: «Gravferd: Navn på og fødselsnummer for avdøde, dato for dødsfall og dato og sted/sokn der begravelseshandlingen del A) ble utført» 13
36/17 Arbeidsplassundersøkingane i Møre bispedøme 2016 Saksfremstilling og vedlegg unntatt etter offentlighetsloven Offl. 13 1 ledd jf.r revl. 18 ledd nr. 2 1. Møre bispedømeråd tek dei framlagde arbeidsplassundersøkingane i 2016 for prestar og prostar til vitande. 2. Møre bispedømeråd stiller seg bak RAMU sitt vedtak i møte av 10. mai 2017. Saksordførar: Per Eilert Orten 1. Møre bispedømeråd tek dei framlagde arbeidsplassundersøkingane i 2016 for prestar og prostar til vitande. 2. Møre bispedømeråd stiller seg bak RAMU sitt vedtak i møte av 10. mai 2017. 37/17 Søknad om samanslåing av Ålesund og Volsdalen sokn 1. Møre bispedømeråd vedtar samanslåing av Ålesund sokn og Volsdalen sokn med verknad frå 1. januar 2018. 2. Det nye namnet på soknet er «Ålesund og Volsdalen sokn» 3. Det nye soknet er å sjå på som ein kyrkjebokførande eining Saksordførar: Therese Utgård 1. Møre bispedømeråd vedtar samanslåing av Ålesund sokn og Volsdalen sokn med verknad frå 1. januar 2018. 2. Det nye namnet på soknet er «Ålesund og Volsdalen sokn» 3. Det nye soknet er å sjå på som ein kyrkjebokførande eining 14
38/17 Klage vedr gravmonument Saksfremstilling og vedlegg unntatt etter offentlighetsloven Offl. 13 1. ledd, jf. fvl. 13 1. ledd nr. 1 Møre bispedømmeråd tar ikke klagen til følge slik at vedtak i Storfjorden kirkelige fellesråd blir stående. Saksordførar: Ann-Kristin Sørvik Møre bispedømmeråd tar ikke klagen til følge slik at vedtak i Storfjorden kirkelige fellesråd blir stående. Referatsaker Saksnr. Arkivsak Tittel 39/17 17/00414-22 Referatsaker 16.06.2017-17/00406-6 Referat fra kontaktmøte med fagorganisasjonene i Møre av 10.05.2017-17/04106-1 Referat frå kontaktmøte i Oslo 04.05.2017-17/01707-7 Referat frå møte i RAMU Møre 10.mai - 17/01651-1 Styringssamtaler våren 2017 - bispedømmene i Den norske kirke - 17/01978-15 Revisjon av årsregnskapet for Møre bispedømeråd 2016 Orienteringssaker Saksnr. Arkivsak Tittel 40/17 17/00414-23 Orienteringssaker 16.06.2017-17/03268-1 Tjenestebolig for prester i rekrutteringssvake områder - 17/03200-2 Vedr søknad om låneopptak - godkjenning - 17/03582-1 Avgjørelsesmyndighet i saker om kirkelig inndeling - vurdering 15