REFERAT FRA STYREMØTE NR. 07 16-17 Sted: Idrettens hus, Ullevål, Oslo Tid: Mandag 15. mai 2017 Til stede: Forfall: Siri Barfod (SB), president Katrine Foss (KF), 1. Visepresident Roger Leegaard (RL), 2. visepresident Eilert Hesthagen (EH), leder TDK Martin Lunde (ML), leder UK Kristian Sæther (KS), nestleder TKS (på skype) Simen Enger (SE), medlem BMU/TKN ikke styremedlem Lotte Friid Fladeby (), NHF s adm. Stein Tage Domaas (STD), leder TKS Vidar Kjelsberg (VK), nestleder TDK Eira Aaseby (EAa), nestleder UK Stephen Smithurst (SS), NHF s adm. Neste styremøte(r): 09.juni, Gardermoen Pkt. Sak: Ansvar Frist 1 Informasjon NIFs ledermøte, Bodø. SB deltok. Mye fokus på blant annet: - Forventningsavklaring mellom styret og administrasjonen i særforbundene. - Frivillighet og organisasjonsutvikling. - Modernisering av NIF som organisasjon, herunder organisering av særforbund og klubber. - Kjønnsbalanse. - Det ble vedtatt full åpenhet bakover i tid fra før 7. juni 2015. Det inkluderer innsyn i regnskapsopplysninger på bilagsnivå så langt bakover i tid som man har oppbevaringsplikt i henhold til bokføringsloven. SFF årsmøte, Ullevål. SB deltok. Særforbundenes Fellesforbund (SFF) jobber med å få på plass en NM uke, tilsvarende SM veckan som de allerede har i Sverige der hundekjøring er med. NHF v/presidenten har gitt svar på en undersøkelse der hun signaliserte at NHF stiller seg positive til dette allerede fra 2018. 16-17 Styrereferat 05 1
2 BESLUTNINGSAKER Sak 1 Økonomi a) Regnskap 2016. Se e-post behandling under punkt 2. b) Regnskap 2017 Foreløpig regnskap pr 30.04.17 viser et foreløpig resultat på 1 527 869,- Det bemerkes at det ikke er ajourført 100% pr april 2017. Vedtak: Regnskapet tas til etterretning. c) Budsjett 2018, samt revisjon av budsjett 2017 Det ble utarbeidet et forslag til revidert budsjett for 2017, samt forslag til budsjett for 2018 og forslag til budsjett 2018 tilhørende forslag til ny organisasjonsmodell som ble sendt ut med tingpapirene. Vedtak: Styret godkjenner forslag til revidert budsjett 2017, samt forslag til budsjett 2018 og forslag til budsjett 2018 tilhørende forslag til ny organisasjonsmodell. d) Økonomisk tildeling 2017 fra NIF NHF mottar i 2017: Post 2 1 918 043,- Post 3 723 374,- Totalt = 2 641 417,- NHFs budsjett 2017: Post 2 1 860 000,- Post 3 700 000,- Totalt = 2 560 000,- Økning = 81 417,- Det er satt krav til alle SF om at full utbetaling skjer under forutsetning at SF har fattet styrevedtak på å innlede en prosess for å implementere de fastsatte minstrekravene til antidopingarbeidet. NHF har allerede vedtaksført dette i referat 01 16/17. 16-17 Styrereferat 05 2
Vedtak: Det er gledelig å se en økning i den økonomiske tildelingen. Administrasjonen får ansvaret med å oversende nødvendig dokumentasjon til NIFs økonomiavdeling for endelig tildeling 01.08.2017 Sak 2 Konfirmering av tidligere behandlede e-post saker a) Opprettelse av Hundevelferdsutvalg Etter at VKM kom med sin rapport «Risk of negative effects on the welfare of dogs associated with being housed outdoors or used for sled dog racing» besluttet styret i NHF at det skulle opprettes et eget utvalg som kunne ta denne saken videre for hele hundekjørermiljøet. Samtidig kom det også inn et tingforslag om opprettelse av tilsvarende gruppe/komite. Etterspørsel etter medlemmer til utvalget ble lyst ut via e-post til alle klubber, samt lagt ut via NHF s mediekanaler. Vedtak: Det opprettes et eget Hundevelferdsutvalg sentralt i NHF. Administrasjonen får i oppgave å etterlyse medlemmer til utvalget via NHFs kanaler. b) OLT stipend TKN og TKS innstilte sine kandidater til hovedstyret etter en ny beregningsmodell som vektet grenene opp mot hverandre basert på antall deltakere og antall nasjoner. Dette gjorde vedtaksinnstillingen enklere da vi kunne sette utøvere fra de forskjellige grenene i rekkefølge basert på poengene. Vedtak: B-stipend: Yngve Hoel (62p) Petter Jahnsen (50p) Solveig Aaseby (46p) Elisabeth Edland (45p) Utviklingsstipend: Niklas Rogne (40p) Henrik Schiøtz (34p) Eira Aaseby (33p) Emil Sletmo (32p) Gjennomført 16-17 Styrereferat 05 3
Administrasjonen gjennomfører søknadsprosedyren for de ovennevnte utøverne c) Regnskap 2016 Regnskapet 2016 ble godkjent 02. mai 2017. Vedtak: Årsregnskapet 2016 godkjennes av styret og oversendes til revisjon. Gjennomført Gjennomført Sak 3 Medlemmer til Hundevelferdsutvalg Ref. sak 2 a) ble det etterlyst medlemmer til et hundevelferdsutvalg sentralt i NHF. 10 stk meldte sin interesse til å sitte i utvalget. Alle er meget gode kandidater med stor interesse for hundevelferd. Da det ligger inne et tingforslag om å opprette en egen Etikk og Samfunnskomite (ESK) der blant annet hundevelferd og hold av trekkhunder er sentrale oppgaver ser styret det som hensiktsmessig at det nyopprettede Hundevelferdsutvalget vil bli erstattet av ESK dersom forslaget vedtas. Flere av forslagsstillerne av dette forslaget ønsker å sitte i hundevelferdsutvalget og videre inn i en eventuelt ny ESK. Styret ser det som hensiktsmessig å utpeke de 3 som både ønsker å jobbe sammen og som har vært med på å utforme forslaget om ESK. Vedtak: Styret oppnevner Snorre Næss, Karin Wiik og Steinar Dagestad til det nyopprettete Hundevelferdsutvalget i NHF. De må konstituere seg selv og må velge 2 ekstra medlemmer av de gode og kompetente søknadene som foreligger. De må også lage utkast til mandat som oversendes styret før tinget. Ved behov kan utvalget opprette undergrupper/arbeidsgrupper der spesiell kompetanse er krevet. Sak 4 Kvalitetssikringsrutiner a) TKN b) TKS Det er fremlagt en endring i KR 222 Prosedyre for uttak til landslag og representasjonslag sledehundstil. Vedtak: Styret godkjenner dette. 16-17 Styrereferat 05 4
c) TDK d) UK e) BMU Sak 5 Statutter til Seppalaløpet Vi ser at deltakerne deltar i Seppalaløpet i mange år og høyeste utmerkelse på 40 år har allerede blitt delt ut flere ganger. Vinteren 2017 hadde vi en deltaker som gjennomførte sitt 45. Seppalaløp. Dette medfører at vi må utvide premiestigen. Vedtak: Administrasjonen får i oppgave å se på forslag til nye utmerkelser. Høst 2017 Sak 6 a) NM barmark 2017 Innstilling fra BMU: Forbundet har mottatt 1 søker til arrangementet, Trysil HK. BMU foreslår at Trysil HK blir tildelt NM barmark 2017. Trysil HK har tidligere arrangert NM barmark på samme arena, Jømna/Heradsbygd skistadion egner seg meget bra for hundekjøring barmark da den har et godt underlag og en utmerket topografi. Trysil HK har også ved flere anledninger vist seg god som arrangør. Vedtak: Trysil HK tildeles NM barmark 2017, 14.-15. oktober på Jømna/Heradsbygd skistadion. b) Leder og nestleder trekker seg fra TKN Cathrine Spigseth og Christina Holst Jensen trekker seg fra styret i NHF og som leder og nestleder av teknisk komite nordisk med umiddelbar virkning 14.05.2017. Vedtak: Styret takker de begge to for jobben som er lagt ned. Saken tas til orientering. 3 DRØFTINGSSAKER Sak 1 Forbundstinget 2017 a) Agenda Ikke ferdigstilt, men temaene blir hundevelferd, arrangørkompetanse, organisasjonsutvikling og klubbdrift/klubbutvikling. 16-17 Styrereferat 05 5
b) Forslag 11 forslag vil bli stilt til årets forbundsting. Styrets kommentarer til forslagene er å finne i tingpapirene. Eventuelt a) Salg av chipper Styret er forelagt en rapport fra Knut Sandersen (KS) som hadde i oppdrag å se på nye løsninger vedrørende salg av chipper til hunder. Bakgrunnen for bestillingen av denne rapporten er at dette er et tidkrevende arbeid for administrasjonen. KS skisserer 3 alternativer i den forelagte rapporten. Styret ønsker større og bedre utredning med større fokus på kost/nytte og flere alternativer. b) KS har også sett på en felles/bedre løsning for terminliste, påmeldingssystem, tidtakersystem og resultatservice. Det er viktig at systemet er tilpasset alle grenene og arrangørene våre. Rapporten er enda ikke klart. c) Valgkomite NHF. Styret skal arbeide iht. egne retningslinjer for å finne kandidater til ny valgkomite. d) Vedr. oppfølging av dopingsak på utenlandsk utøver under EM barmark 2014. Vi følger opp saken videre. 4 RAPPORT FRA ALLE TK/KONTORET TKN: Leder og nestleder i TKN har valgt å trekke seg fra styret og TKN med umiddelbar virkning fra14.05.2017. Det er tatt ut et landslag, men styret er ikke orientert om hvem som er tatt ut. TKN får i oppgave å konstituere seg selv frem mot forbundstinget. Fagmøtet til nordisk får i oppgave å drøfte grundig hvordan arbeidet i TKN skal driftes i fremtiden. Avgåtte TKN leder må overgi all informasjon om arbeidet som er gjort rundt uttak av landslaget, samt passord/innlogging og andre TKN relaterte artikler til forbundskontoret og de resterende medlemmene i TKN snarest. TKS: Gjennomført TKS møte på Gardermoen 22. april. Det jobbes med landslagsuttak. 16-17 Styrereferat 05 6
UK: Planlagt ungdomssamling 28. mai i Oslo. TDK: Planlagt TD samling på Gardermoen. BMU: Leder av BMU har trukket seg av helsemessige årsaker. Innstilt NM arrangør til forbundsstyret. Har sett på arrangørhåndboka og ønsker å forenkle denne særlig mot barmark. Kontoret: Utviklingskonsulenten (Fungerende gen.sek): - Samordnet rapportering 2017 - Sommerhundekjørerskolen 2017 - Tinget 2017 - Ny lisensperiode Buypass - Regnskap - Møtevirksomhet - Andre administrative oppgaver Generalsekretæren: Sykemeldt 5 REFERAT OG INFORMASJONSSAKER a) Innkommen post 17/17 NIF: Invitasjon til ledermøtet 2017 18/17 Olympiatoppen: Søknad om stipendstøtte 17/18 19/17 NIF: Sakspapirer til NIF s ledermøte 20/17 Femundløpet: Tilsynsrapport Femundløpet 2017 21/17 Juryen under FEL 2017: Vedtak i ankesak 22/17 Trysil HK: Søknad NM barmark 2017 23/17 IFSS: IFSS application information 24/17 Knut Sandersen: Rapport outsourcing chipper 25/17 Hedmark HK: Innkalling årsmøte 26/17 IFSS: IFSS general Assembly 2018 16-17 Styrereferat 05 7
b) Informasjons og oppfølgingssaker c) Deltakelse møter/kurs 21.03.17 NIF: Gode idrettsanlegg 23.03.17 Barmarksutvalget: møte 28.03.17 NIF: voksenidrett 31.03-02.04.17 Camp Villmark Lillestrøm 06.04.17 Idrettsbutikken 24.04.17 NIF: Samarbeidsmodell NIF 04.05.17 NIF: Ungdomsidrett 04.05.17 NIF: post 3 08.05.17 NIF: Samarbeidsmodell NIF 10.05.17 SFF: Årsmøte, Ullevål 12.-13.05.17 NIF: Ledermøtet, Bodø d) Kommende møter/kurs 28.05.17 NHF: Ungdomssamling 31.05.17 NRK: Planlegging av mediedekning 10-11.06.17 NHF: Tinghelg, Gardermoen KF,,ML,EA SB SB ML, EA Alle e) Fra kontoret, reiser, ferie/fri etc: Sommerferie: 07.07-07.08 f) Fremtidige møtedatoer styret/tk 09.06.17 Styremøte, Gardermoen Oslo, 15. mai 2017 Siri Barfod Katrine Foss Roger Leegaard president 1. visepresident 2. visepresident Kristian Sæther Martin Lunde Eilert Hesthagen Nestleder TKS/styremedlem styremedlem styremedlem Lotte Friid Fladeby NHFs admin/referent 16-17 Styrereferat 05 8
Distribusjonsliste: NIF NIFs idrettsstyremedlem (ansvar NHF) Styrets medlemmer NHFs internasjonale representanter Hundekjørerkretser Hundekjørerklubber Kontrollkomité Valgkomité Antidopingkomité Idrettens Regnskapskontor Revisor 16-17 Styrereferat 05 9