Vedlegg I SYSTEMREVISJON ved HORDAFÔR AS KONTROLL NR R 03.001 Bedriftens adresse: 5397 Bekkjarvik Arkivkode: 03/02209-461.3 Utslippstillatelse av: 27. mars 1990, endring av 3.juni 1997 Tidsrom for kontrollen: 11. og 12. november 2003 MVAs kontrollgruppe: Astrid Holte Eric Backer-Røed Kontaktperson i bedriften: Tor Vikenes Fra SFT Egil Strøm (observatør) Revisjonen omfattet følgende emner: - Internkontroll for det ytre miljø med vekt på risikoplanlegging, avvikksbehandling og erfaringstilbakeføring - Bedriftens overholdelse av utslippstillatelsen av 27. mars 1990 m/endring av 3. juni 1997 med vekt på tiltak for å hindre luktplager og behandling av avløpsvann Sammendrag av resultater: Fylkesmannen avdekket følgende avvik under revisjonen : - Hordafôr a/s har ikke fullt ut etablert og implementert internkontroll for det ytre miljø Fylkesmannen gjorde følgende merknader under revisjonen : - Lagertanker for råvarer koker regelmessig over. Dette kan i ugunstige situasjoner føre til uakseptabel lukt. Utarbeidet dato: Eric Backer-Røed e.f. Revisjonsleder Astrid Holte revisor
Innholdsfortegnelse 1. Innledning 2. Dokumentunderlag 3. Omfang 4. Avvik 5. Merknader 6. Andre forhold 7. Gjennomføring Vedlegg: Vedlegg 1.1: Dokumentunderlag for fylkesmannens revisjon Vedlegg 1.2 Omfanget av fylkesmannens kontroll Vedlegg 1.3: Deltakere ved fylkesmannens kontroll
1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter en kontroll ved Hordafôr AS i perioden 11. og 12 november 2003. Revisjonen inngår som en del av fylkesmannens planlagte revisjonsvirksomhet for inneværende år. Revisjonen fokuserer på overholdelse av krav og rapporten beskriver eventuelle avvik og merknader som ble avdekket under kontrollen. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av bedriftens miljøarbeid eller miljøstatus. Formålet med revisjonen var å vurdere om virksomheten har en tilfredsstillende styring med aktiviteter og utstyr som har betydning for det ytre miljø. Det ble særlig sett på områder som har betydning for utslipp til luft, beredskap mot akutt forurensning og internkontroll. Tilsynet omfattet bl.a undersøkelse om : - bedriftens internkontroll innenfor nevnte områder er hensiktsmessig og dekkende - aktiviteter utføres slik som beskrevet og uttalt - bedriften når sine mål og driver sin virksomhet innenfor egne rammer og de rammer som myndighetene har satt Revisjonen ble gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer av sentralt plasserte personer i organisasjonen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen. - AVVIK defineres som overtredelse av krav fastsatt i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. (F.eks overtredelse av krav i forurensningsloven, produktkontrolloven, forskrifter hjemlet i disse to lovene, utslippstillatelsen og virksomhetenen egne rutiner som er nødvendige for å overholde myndighetenes krav). - MERKNAD defineres som: et forhold som tilsynsetatene mener det er nødvendig å påpeke for å ivareta helse, miljø og sikkerhet og som ikke omfattes av definisjonen for avvik. 2. Dokumentunderlag Dokumentunderlaget for revisjonen var : - Aktuelle lover og forskrifter - Utslippstillatelse av 27. mars 1990 m/endring av 3. juni 1997. - Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og forhold av betydning for det ytre miljø - senere korrespondanse med bedriften Dokumenter av spesiell viktighet for gjennomføring av revisjonen er listet i vedlegg 1.
3. Omfang Omfanget av fylkesmannens revisjon er nærmere beskrevet i vedlegg 2. Miljøvernavdelingen har ikke vurdert andre forhold ved / områder av bedriftens virksomhet. 4. Avvik Følgende avvik ble avdekket under revisjonen: Avvik 1 Hordafôr A/S har ikke fullt ut etablert og implementert internkontroll for det ytre miljø. Avvik fra : Forskrift om systematisk helse,- miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheter (IKforskriften) 5.4 og 5.8 Kommentar : IK-forskriften av 6. desember 1996 pålegger den som er ansvarlig for virksomheten å sørge for at det innføres og utøves internkontroll, jf 4. Internkontrollen skal dokumenteres i den form og det omfang som er nødvendig og på bakgrunn av virksomhetens art, aktiviteter, risikoforhold og størrelse, jf 5. Avviket bygger på følgende observasjoner: - Det er ikke angitt i de framlagte dokumentene og intervjuer hvilke mål bedriften har for det ytre miljø. For at internkontrollen skal kunne fungere som et verktøy for bedriften til å forbedre seg i forhold til det ytre miljø, er det viktig å sette seg konkrete mål for arbeidet. Målene bør etterfølges av en handlingsplan med parametre for måloppnåelse. - Det framlagte materialet og intervjuer viser at bedriften ikke foretar systematisk overvåking og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt. Bedriften har planer for slik aktivitet, uten at dette er gjennomført. 5. Merknader Følgende merknad ble avdekket under revisjonen : Merknad 1 Lagertanker for råvarer koker regelmessig over. Dette kan i ugunstige situasjoner føre til uakseptabel lukt. Ensilasje renner på utsiden av tankene og ned i sikkerhetsbasseng. Selv om tanker og basseng vaskes regelmessig vil dette under uheldige omstendigheter kunne føre til uakseptabel lukt hos naboer.
Dette gjelder i situasjoner der råvaren som koker over er av dårlig kvalitet og værforholdene er ugunstig. Bedriften har utarbeidet plan for gjennomføring av avbøtende tiltak. 6. Gjennomføring Revisjonen omfattet følgende aktiviteter: Formøte 2. januar 2003 Informasjon fra fylkesmannen om gjennomføring av revisjonen. Besiktigelse av anlegget. ------------------------------ Åpningsmøte og intervjuer 11. november 2003 7 personer ble intervjuet. ------------------------------ Sluttmøte 12. november 2003 Oppsummering med presentasjon av resultatene. I vedlegg 3 er det gitt en oversikt over deltakerne på revisjonen.
VEDLEGG 1.1 Dokumentasjonsunderlag for fylkesmannens revisjon Redegjørelse for hvilke dokumenter som ble lagt til grunn for fylkesmannens revisjon. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- Nedenfor er listet dokumenter som var av spesiell betydning som dokumentunderlag for revisjonen. 1. Lov om vern mot forurensning og om avfall 2. Forskrift om internkontroll 3. Forskrift om farlig avfall 4. Rundskriv T-5/91 om fylkesmannens myndighet etter forurensningsloven 5. Internkontrolldokumentasjon for Hordafôr A/S 6. Utslippstillatelse av 27. mars 1990 7. Endring av utslippstillatelse av 3. juni 1997
VEDLEGG 1.2 Omfanget av fylkesmannens revisjon Redegjørelse for hvilke emner revisjon omfattet. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- For fylkesmannen var en forventning til målrettet styring utgangspunktet for alle emnene som ble tatt opp med bedriften. Målrettet styring kan f.eks. beskrives gjennom generelle funksjoner som å: - Fastsette mål - Planlegge og organisere for at målene kan nås - Kontrollere og verifisere at arbeidet blir utført som planlagt - Vurdere og behandle avvik, og foreta nødvendige korrigerende tiltak for å hindre gjentakelser - Bruke erfaringer systematisk til forbedringer Revisjonen omhandlet bedriftens håndtering av følgende emner: Bedriftenes målsetning og internkontrollsystem på miljøsiden - Ledelsens mål - Bedriftens organisering og ansvarsfordeling - Beskrevne rutiner/prosedyrer - Avviksbehandling - Erfaringstilbakeføring - System for oppdatering Bedriftens overholdelse av utslippstillatelsen av 27. mars 1990 m/endring av 3. juni 1997 med vekt på tiltak for å hindre luktplager og behandling av avløpsvann - Sikring av råvarekvalitet og logistikk - Utslipp til luft og vann fra renseanlegg, lagertank og uteområde
VEDLEGG 1.3 Deltakere på fylkesmannens revisjon Redegjørelse for hvilke personer fra Hordafôr AS som var direkte involvert i revisjonen. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra Hordafôr AS under innledende møte, formøte og oppsummerende møte, og over hvilke personer som ble intervjuet. Navn Funksjon Formøte Åpningsmøte Intervju Sluttmøte Tor Vikenes Adm. Dir. X X X Harald HMS-ans. X X X X Halsebakke Rolf Ove Sørvik Fabrikksjef X X X Leif Haukås Verneombud/brannleder X X X Ole Arne Veivåg Medarbeider tankanlegg X X Hans Petter Ligstikk/råvareansvarlig X X X X Bjånesøy Kåre Haugen Skipper X Bartdal Dulavik Markedssjef X X Karl Otto Nesdal Tidl. Adm. Dir. X Trond Ingar Pedersen Tidl. Produksjonsleder X Fra fylkesmannen deltok Astrid Holte og Eric Backer-Røed med sistnevnte som revisjonsleder. Egil Strøm fra Statens foruresningstilsyn var med som observatør.