Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Tydal kommune Arkivsak: 14/19 Møtedato/tid: 20.02.2014, kl. 09:00 Møtested: Storkleppen, rådhus 2. Møtedeltakere: Forfall: Andre møtende: Kopi: Kari Slungård, leder Toralf Øverås Astrid Jensen Ingen. Varamedlemmer, ordfører, postmottak Tydal kommune, postmottak RMN, Wenche Holt RMN og Frode Singstad RMN. Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Arvid Hanssen på telefon 915 85 102, eller e-post: arvid.hanssen@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, 14.02.14 Kari Slungård (sign.) Leder av kontrollutvalget Arvid Hanssen Daglig leder, Konsek 1
Sakliste 001/14 Godkjenning av protokoll fra møte i kontrollutvalget 21.11.13. 002/14 Bestilling av forvaltningsrevisjon - Byggesaksbehandling 003/14 Årsmelding 2013 for kontrollutvalget i Tydal kommune. 004/14 Retningslinjer for møter i kontrollutvalget som gjennomføres som høring. Oppdatering av retningslinjer for kontrollutvalget. 005/14 Avtaler om forvaltningsrevisjon og finansiell revisjon for 2014. 006/14 Referatsaker til kontrollutvalgets møte 20.2.14. 007/14 Eventuelt. 2
Godkjenning av protokoll fra møte i kontrollutvalget 21.11.13. Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Tydal kommune 20.02.2014 001/14 Saksbehandler: Arvid Hanssen Arkivkode: Arkivsaknr.: 14/19-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen godkjennes. Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. Protokollen er tidligere distribuert til utvalget og ligger på www.konsek.no. 3
Bestilling av forvaltningsrevisjon - Byggesaksbehandling Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Tydal kommune 20.02.2014 002/14 Saksbehandler: Arvid Hanssen Arkivkode: 216, &58 Arkivsaknr.: 14/20-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt knyttet til byggesaksbehandlingen i Tydal kommune. 2. Prosjektet gjennomføres innenfor en nærmere fastlagt ressursramme i prosjektplanen, begrenset oppad til 250 timer. 3. Prosjektrapport leveres kontrollutvalgets sekretariat ihht prosjektplan, senest 31.12.2014. 4. Kontrollutvalgets sekretariat godkjenner prosjektplanen som utarbeides av Revisjon Midt-Norge IKS og følger opp prosjektet på vegne av utvalget. 5. Kontrollutvalget disponerer gjennom dette prosjektet 50 timer av revisjonsressursene for 2015. Saksutredning Kontrollutvalget vedtok følgende under sak 28/13 Bestilling av forvaltningsrevisjon valg av prosjekt, i møtet 21.11.13: 1. Kontrollutvalget ser for seg at en forvaltningsrevisjon innen samarbeidet i Værnesregionen er lite hensiktsmessig å gjennomføre uten en koordinering med de øvrige samarbeidskommuner. 2. Kontrollutvalget ber om at forvaltningsrevisjon tas opp som et aktuelt samarbeidsområde i Værnesregionen. 3. Kontrollutvalget bestiller en forvaltningsrevisjon innenfor byggesaksbehandling i sitt første møte i 2014, dersom kommunestyret ikke har innvendinger. 4. Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret vedtar at det bestilles en forvaltningsrevisjon innenfor byggesaksbehandling. Kommuestyret vedtok kontrollutvalgets innstilling i sak 2/14 i møte 23.1.14 Prosjektet vedrørende byggesaksbehandling er gitt følgende omtale i plan for forvaltningsrevisjon: Byggesaksbehandling Som forvaltningsorgan, tjenesteleverandør og myndighetsutøver griper virksomheten til Tydal kommunene inn i store deler av innbyggernes hverdag. En gjennomgang av byggesaksbehandlingen i Tydal kommune må se på kommunens prosedyrer og rutiner for saksbehandling og myndighetsutøvelse. Viktige innfallsvinkler vil være responstid, saksbehandlingstid, håndtering av habilitetsproblematikk, kvalitetssikring og generell internkontroll. 4
Dersom kontrollutvalget ønsker å utvide prosjektet noe, kan opplevd service blant brukerne av tjenestene være aktuelt å se på. Dette kan gi nyttig tilbakemelding i forhold til videreutvikling av tjenestene på dette området. En gjennomgang av ulike deler av virksomheten knyttet til byggesaksbehandlingen som berører innbyggerne direkte, vil trolig kunne bidra med innspill til eventuelle forbedringer og også gi tilbakemelding på om formelle bestemmelser og lovverk følges. Å få bekreftet om kommunens egen tilsynsvrksomhet fungerer i henhold til krav i plan og bygningslov må inngå i prosjektet. Viser i den forbindelse til bygningslovens 25: 25-1. Tilsynsplikt Kommunen har plikt til å føre tilsyn i byggesaker med at tiltaket gjennomføres i samsvar med gitte tillatelser og bestemmelser gitt i eller i medhold av denne lov. Kommunen skal føre tilsyn i slikt omfang at den kan avdekke regelbrudd. Kommunen skal føre tilsyn ved allerede gitte pålegg og når den blir oppmerksom på ulovligheter utover bagatellmessige forhold. Som det fremgår av utdrag fra plan for forvaltningsrevisjon ovenfor, er det tatt høyde for å gjennomføre en brukerundersøkelse som en del av prosjektet, dersom det stilles ressurser til disposisjon. Sekretariatet mener en direkte tilbakemelding fra brukerne av tjenestene innenfor denne virksomheten av kommunen vil gi nyttig informasjon, også for administrasjonen. Sekretariatet foreslår at alle ressurser til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i 2014 legges inn i dette prosjektet. I utgangspunktet er det 130 timer årlig til disposisjon. Kontrollutvalget i Malvik kommune fikk låne 75 timer fra Tydal kommune i 2013. Dette tilbakeføres i 2014, slik at total ramme til disposisjon blir 205 timer. Ut fra samtaler sekretariatet har hatt med fagansvarlig for forvaltningsrevisjon hos Revisjon Midt-Norge IKS, er dette trolig for knappe ressurser til både å se på saksbehandlingen og å foreta en brukerundersøkelse Det er derfor ønskelig at kontrollutvalget diskuterer hva en skal legge mest vekt på og dermed prioritere. Tydal kommune har tidligere brukt revisjonsressurser for 2 år til enkeltprosjekt. Dersom dette er ønskelig også nå, kan en gjennom å benytte ca 50 timer av ressursene for 2015, bestille prosjektet slik det fremgår av planen og dermed innbefatte brukerundersøkelse. Den endelige prosjektplanen kan, ut fra sekretariatets vurdering, gjerne utarbeides av Revisjon Midt-Norge IKS i etterkant av oppstartsmøte med administrasjonen i kommunen. Det kan være enklere å foreta de riktige avgrensninger av prosjektet når revisjonen har fått bedre oversikt over området og har gjennomført samtaler med sentrale personer. Revisjonen vil likevel trolig kunne legge frem momenter de vil vektlegge i forvaltningsrevisjonen allerede til møtet i kontrollutvalget den 20.2.14. 5
Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å slutte seg til igangsetting av et forvaltningsrevisjonsprosjekt som omhandler byggesaksbehandling og samtidig legge brukerundersøkelse inn som en del av prosjektet. Forvaltningsrevisjonen gjennomføres og rapport oversendes til kontrollutvalgets sekretariat etter nærmere avtale, men senest innen 31.12.14. Ressursrammen avklares endelig i forbindelse med godkjenning av prosjektplanen. Maksimal ramme for prosjektet settes likevel til 250 timer. Kontrollutvalget har gjennom avtale om forvaltningsrevisjon med Revisjon Midt- Norge IKS muligheter til å be om egen oppfølging av prosjektet under veis. 6
Årsmelding 2013 for kontrollutvalget i Tydal kommune. Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Tydal kommune 20.02.2014 003/14 Saksbehandler: Arvid Hanssen Arkivkode: 033, &14 Arkivsaknr.: 11/107-9 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget vedtar årsmelding for 2013. Saken legges frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2013 til orientering. Vedlegg Årsmelding 2013 Tydal kontrollutvalg Saksutredning Kommunelovens bestemmelser om tilsyn og kontroll gir kommunestyret og kontrollutvalget betydelig ansvar og det er derfor viktig med en dialog mellom kontrollutvalget og kommunestyret. Kontrollutvalget er kommunestyrets eget kontroll- og tilsynsorgan og skal forestå det løpende tilsynet med kommunen og kommunens virksomhet på vegne av kommunestyret. Utvalget rapporterer sine saker til kommunestyret løpende gjennom året. For å oppsummere foregående års aktivitet og for å gi kommunestyret et innblikk i virksomheten, utarbeider kontrollutvalget likevel sin egen årsmelding som legges frem for kommunestyret til orientering. Kontrollutvalgets sekretariat viser til vedlagte årsmelding for kontrollutvalget for 2013. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å oversende saken til kommunestyret og innstille på at årsmeldingen tas til orientering. Kommunestyret kan likevel komme med innspill og tanker knyttet til kontrollutvalgets virksomhet i tilknytning til behandlingen i kommunestyret. 7
ÅRSMELDING 2013 KONTROLLUTVALGET I TYDAL KOMMUNE Adminstrativt utkast til kontrollutvalgets møte den 20.02.2014. 8
Innholdsfortegnelse 1. OM KONTROLLUTVALGET, MANDAT OG SAMMENSETNING... 3 1.1 KONTROLLUTVALGETS SAMMENSETNING... 3 1.2 RAMMER FOR UTVALGETS ARBEID... 3 1.3 KONTROLLUTVALGETS RESSURSER... 4 1.3.1 Sekretariat... 4 1.3.2 Revisjon... 4 1.3.3 Økonomi... 4 1.4 MØTER... 4 1.5 SAKER... 4 1.6 DELTAKELSE I RELEVANTE FORA... 5 2. REVISJON... 5 2.1 REGNSKAPSREVISJON... 5 2.2 FORVALTNINGSREVISJON.... 5 2.3 GRANSKINGER ELLER UNDERSØKELSER... 6 2.4 SELSKAPSKONTROLL... 6 3. PÅSEANSVAR OVERFOR REVISJON... 6 4. ETISK STANDARD... 6 5. AVSLUTNING... 7 2 9
1. Om kontrollutvalget, mandat og sammensetning Kontrollutvalget velges av kommunestyret og skal på vegne av kommunestyret føre det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen. Alle kommuner og fylkeskommuner er pliktig til å velge et kontrollutvalg. Kontrollutvalget skal minst bestå av tre medlemmer, der minst et av medlemmene utgår fra kommunestyret eller fylkestinget. Kommunestyret eller fylkestinget kan foreta nyvalg av kontrollutvalgets medlemmer, men da må hele utvalget velges på nytt. Kontrollutvalget skal ha sekretærbistand i sitt arbeid og kommunestyret skal i henhold til kommuneloven sørge for dette. 1.1 Kontrollutvalgets sammensetning Kontrollutvalget har etter valget høsten 2011 følgende sammensetning Medlemmer Varamedlemmer Kari Slungård Leder 1. Odd Svelmoe Toralf Øverås Nestleder 2. Arne Lien Astrid Jensen 3. Turid Bjerkli Græsli Utvalget størrelse, sammensetning og representasjon i kommunestyret er i henhold til kravene i kommuneloven og Retningslinjene for kontrollutvalget i Tydal kommune. Kommuneloven krever at minst ett av medlemmene skal utgå fra kommunestyret. I Tydal sitter leder av kontrollutvalget i kommunestyret. 1.2 Rammer for utvalgets arbeid Kontrollutvalget er et lovpålagt organ, hvis mandat har grunnlag i kommunelovens bestemmelser om internt tilsyn og kontroll 77: 4. Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). 5. Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalgets oppgaver er i utgangspunktet gitt i kommunelovens 77, og i forskrift om kontrollutvalg av 15.06.2004, men kommunestyret kan konkret be utvalget utføre særskilte tilsynsoppgaver på sine vegne. Kontrollutvalgets hovedoppgave er å føre tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret og påse at kommunen har en forsvarlig 3 10
revisjonsordning. Kontrollutvalget skal ifølge kommuneloven sørge for mange oppgaver som vil fremgå av kapittel 2 i årsmeldingen. 1.3 Kontrollutvalgets ressurser 1.3.1 Sekretariat Kontrollutvalget har sekretariatsbistand fra KonSek Midt-Norge IKS. Selskapet ble etablert i 2005 og har siden da levert tjenester til Tydal kommunes kontrollutvalg og kontrollutvalgene i 14 andre kommuner/fylkeskommunen i Sør-Trøndelag. Sekretariatet skriver saksframstillinger, bistår kontrollutvalget i praktisk tilrettelegging og oppfølging av møter, utarbeider forslag til plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, samt vedtaksoppfølging. I det løpende arbeidet er sekretariatet bindeledd mellom utvalg og revisjonsselskap, og utfører oppgaver på vegne av kontrollutvalget. Kontrollutvalget har i 2013 hatt de nødvendige ressurser til sekretariatsarbeid. 1.3.2 Revisjon Tydal kommune er medeier i, og har avtale om levering av revisjonstjenester med Revisjon Midt- Norge IKS. Selskapet ble etablert i 2005 og leverer revisjonstjenester til Tydal kommune og 14 kommuner/fylkeskommunen i Sør-Trøndelag. Selskapet utfører regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for kommunen. Revisjonsarbeidet gjøres innenfor tildelte ressursrammer. 1.3.3 Økonomi For å utøve sin funksjon på en god måte har kontrollutvalget lagt vekt på å be kommunestyret om økonomiske rammer som muliggjør en god nok aktivitet. Kontrollutvalget er i henhold til kommuneloven pålagt å utarbeide budsjettforslag for kontroll- og tilsynsvirksomheten i kommunen. Selv om regnskapet for 2013 ikke er avlagt, vil kontrollutvalget, som for tidligere år holde seg innenfor gjeldende budsjettrammer. Kontrollutvalget hadde i 2013 kroner 486 000 til disposisjon. Av dette utgjør ca 64 % honorar til Revisjon Midt-Norge IKS, 21 % honorar til KonSek Midt-Norge IKS og 15 % benyttes til aktivitet (inkl lønn) i kontrollutvalget. Arbeid i utvalget 1.4 Møter Kontrollutvalget i Tydal kommune har i 2013 avholdt 4 møter og behandlet 32 saker. Protokoller fra kontrollutvalgets møter oversendes kommunestyret som trykt referatsak. Kommunestyret får dermed løpende oversikt over virksomheten til kontrollutvalget. Kontrollutvalget legger vekt på å ha god kontakt med kommunens ledelse. Kontrollutvalget har etter lovendring gjeldende fra 1.7.13 åpne møter på lik linje med andre politiske utvalg. Ordfører og /eller rådmann har deltatt på noen av utvalgets møter, noe kontrollutvalget oppfatter som en styrke i sitt arbeid. 1.5 Saker Kontrollutvalgets saksbehandling i 2013 omfatter i hovedsak områder som utvalget er pålagt å arbeide med. Hvilket fokus som velges i de ulike arbeidsoppgavene er det i stor grad opp til utvalget å definere selv. 4 11
Kontrollutvalget kan etter anmodning fra kommunestyret, etter innspill fra innbyggere eller på eget initiativ ta opp forhold ved kommunens virksomhet, og som kan knyttes til utvalgets tilsynsarbeid. Stikkordsmessig nevnes følgende saker ut over de lovpålagte, so m har vært opp i utvalget i 2013: Orientering om ar det er igangsatt en selskapskontroll vedrørende Trønderenergi. Rapport 28.2.14. Tydal var ikke registrert medeier da prosjektet startet. Sør-Trøndelag Pleie - og omsorgsforum, reisevirksomhet status for Tydal kommune. Orientering om gavemidler Tydal sykehjem. Noen gavemidler er nå tatt inn i kommuneregnskapet. Orientering om brukerundersøkelse Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS. Rapporter fra noen selskap, hvor Tydal kommune er medeier. Orientering om kvalitetssikringsarbeidet i Tydal kommune. Barnevernstjenesten i Værnesregionen orientering fra møte i kontrollkomiteen i Stjørdal kommune. Evaluering av kontrollutvalgets arbeid, herunder kommunikasjon med administrativt og politisk nivå i Tydal kommune. Retningslinjer for høring i kontrollutvalget innledende diskusjon. 1.6 Deltakelse i relevante fora Alle medlemmer i kontrollutvalget er invitert til bl.a. samlinger i regi av KonSek Midt-Norge IKS, Norges kommunerevisorforbund (NKRF) og Forum for kontroll og tilsyn.(fkt) For å holde seg oppdatert om informasjon som er aktuell for utvalgets oppgaveløsing deltar medlemmene på konferanser og samlinger, når det vurderes som relevant, og mulig, innenfor gitte økonomiske rammer. Utvalget har kun deltatt i samlinger i Trøndelag. 2. Revisjon 2.1 Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget avgir hvert år uttalelse til kommunens årsregnskap. Uttalelsen vedlegges regnskapssaken til kommunestyret. Formannskapet får kopi av uttalelsen før de gir sin innstilling til kommunestyret. Informasjon fra oppdragsansvarlig revisor og rådmannen er sterkt vektlagt, slik at kontrollutvalget gis relevant og nødvendig kunnskap for å avgi uttalelsen. Det er i tillegg etablert rutiner for orienteringer fra oppdragsansvarlig revisor om planlegging og status i arbeidet med regnskapsrevisjon. Kommunen har gode rutiner for avleggelse av kommuneregnskap og årsberetninger. Videre er presentasjonen av hovedinnholdet i regnskapet, samt årsmeldingen for kommunen, slik at brukerne ikke trenger å være regnskapskyndige for å forstå regnskapet. Kontrollutvalget hadde ingen spesielle merknader til kommuneregnskapet for regnskapsåret 2012. 2.2 Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal utrede behovet for, planlegge og bestille forvaltningsrevisjoner i kommunen og resultatene fra arbeidet skal rapporteres til kommunestyret. 5 12
Forvaltningsrevisjonsrapporter legges fram for kontrollutvalget etter hvert som de avlegges og revisor foretar en gjennomgang av revisjonsarbeidet og konklusjonene. Samtlige rapporter sendes videre til kommunestyret. Kontrollutvalget har ikke behandlet revisjonsrapporter i 2013, ut over oppfølging av kommunestyrevedtak etter forvaltningsrevisjon Flerbrukshus. Byggeregnskapet for flerbrukshallen er fortsatt ikke avlagt. Kontrollutvalget har vedtatt at de kun ønsker en bekreftelse på tallmaterialet i byggeregnskapet og ikke en forvaltningsrevisjonsrapport i 2013, når regnskapet er avsluttet. Kontrollutvalget har i 2013 vedtatt å prioritere å bestille en forvaltningsrevisjon vedrørende byggesaksbehandling og fikk aksept for dette i kommunestyret i januar 2014. Rapport vil foreligge i 2014. 2.3 Granskinger eller undersøkelser Kontrollutvalget kan på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret, ta tak i forhold som kan oppfattes som uønskede eller i strid med mål om en effektiv og forsvarlig forvaltning av kommunens ressurser. Det er ikke gjennomført granskinger i 2013. 2.4 Selskapskontroll Kontrollutvalg utarbeidet i 2012 plan for selskapskontroll for 2013-2015. Den endelige planen ble vedtatt av kommunestyret 13.12.2012. Kontrollutvalget har ikke bestilt selskapskontroller i 2013, men skal iflg. formelle krav påse at det blir gjennomført selskapskontroll i løpet av valgperioden. Kommunestyret har signalisert at selskapskontroll er lite aktuelt å prioritere så lenge kommunen har svært små eierandeler i selskaper. 3. Påseansvar overfor revisjon Det er i forskriftene gitt en del bestemmelser om formelle krav som skal stilles til valgt revisor, herunder krav til utdanning, vandel, uavhengighet og objektivitet. Disse forholdene hviler det et ansvar på revisor å dokumentere, og det er etablert rutiner for at dette skjer. 4. Etisk standard I juni 2009 ble kommuneloven endret og 1, Lovens formål, fikk tillagt en ny setning: Loven skal også legge til rette for en tillitskapende forvaltning som bygger på en høy etisk standard. Endringen trådte i kraft 1. juli 2009. Det er i 2013 ikke gjennomført spesielle kontroller knyttet til etikk. 6 13
5. Avslutning I tillegg til en oppsummering av årets virksomhet anser kontrollutvalget årsmeldingen som et dokument for å informere om utvalget og dets virksomhet. Kontrollutvalgets saker ligger åpent på sekretariatets hjemmesider: www.konsek.no kontrollutvalgene/tydal. Kontrollutvalgets faste medlemmer får kontrollutvalgets sakspapirer på lesebrett. Dokumentene gjøres også tilgjengelig for alle øvrige politikere med lesebrett. Målet om å være uavhengig i sitt arbeide anser kontrollutvalget at det har ivaretatt på en god måte. I utvalgsmøtene er det tilsynsperspektivet som styrer diskusjoner og vedtak. Sakene som er behandlet i utvalget bærer ikke preg av å være politiske omkamper eller ha partipolitiske agendaer. Utvalget er bevisst på problemstillinger knyttet til uavhengigheten og setter denne høyt i sitt arbeid. Kontrollutvalgets arbeid krever at medlemmene er aktive og setter seg inn i til dels kompliserte saker som kan favne hele virksomhetsområdet som Tydal kommune er beskjeftiget med. Kontrollutvalgets arbeid krever et nært og godt samarbeid med kommunestyret og administrasjonen i Tydal kommune. Utvalget takker for samarbeidet som har vært i året som har gått og ser frem til et fortsatt nært og godt samarbeid. På denne måten kan kontrollutvalget på sin måte bidra til en velfungerende forvaltning og størst mulig tillit til kommunen, til beste for kommunen og den enkelte innbygger i Tydal kommune. Tydal 20. februar 2014 Kari Slungård (sign) Kontrollutvalgets leder 7 14
Retningslinjer for møter i kontrollutvalget som gjennomføres som høring. Oppdatering av retningslinjer for kontrollutvalget. Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Tydal kommune 20.02.2014 004/14 Saksbehandler: Arvid Hanssen Arkivkode: 033 Arkivsaknr.: 12/12-11 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget vedtar Retningslinjer for gjennomføring av høringer i kontrollutvalget i Tydal kommune, samt justering av Retningslinjer for kontrollutvalget i Tydal kommune, slik de fremgår av vedlegg. Saken oversendes til kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret vedtar Retningslinjer for gjennomføring av høringer i kontrollutvalget i Tydal kommune. 2. Kommunestyret vedtar reviderte Retningslinjer for kontrollutvalget i Tydal kommune. Vedlegg Utkast til retningslinjer for gjennomføring av høringer i kontrollutvalget Kontrollutvalgets forslag til reviderte Retningslinjer for kontrollutvalget i Tydal kommune Saksutredning Det foreligger ikke forskrifter eller sentrale retninglinjer knyttet til gjennomføring av høringer i kommunale kontrollutvalg. Et utvalg som skal komme med innspill til fremtidige endringer av kommuneloven skal vurdere dette spørsmålet. Sentrale bestemmelser vil neppe foreligge før i løpet av 2016. Kontrollutvalget kan komme bort i enkeltsaker hvor det er behov for å innhente bred informasjon for å skaffe seg et godt nok beslutningsgrunnlag. På et generelt grunnlag og ut fra erfaringer andre kontrollutvalg har gjort, ønsker kontrollutvalget i Tydal å legge til rette for å kunne gjennomføre møter som åpne eller lukkede høringer i helt spesielle saker som krever førstehånds informasjonsinnhenting. Dette er kunnskap ut over det som til vanlig innhentes av sekretariatet gjennom ordinær saksbehandling. Kontrollutvalget hadde i sak 28/13, den 21.11.13, en innledende diskusjon om behovet for å utarbeide egne retningslinjer for møter i kontrollutvalget som gjennomføres som en høring. Utkast til retningslinjer forelå som innspill til diskusjonen. Følgende ble vedtatt i sak 28/13: 1. Kontrollutvalget ser behovet for å vedta Retningslinjer for høring i Kontrollutvalget. 15
2. Kontrollutvalget ber sekretariatet legge frem utkast til retningslinjer ut fra signaler gitt i kontrollutvalgets møte 21.11.13. 3. Kontrollutvalget ber sekretariatet legge frem utkast til reviderte Retningslinjer for kontrollutvalget i Tydal kommune. 4. Sak legges frem på kontrollutvalgets første møte i 2014. Sekretariatet legger på bakgrunn av signaler fra kontrollutvalget frem utkast til retningslinjer for høringer. Det er reist spørsmål rundt hvem som kan innkalles til høringer, om de som innkalles er pliktige til å svare, hva som skal skrives i protokoll m.v. Generelt kan det sies at de samme regler som for ordinære møter i kontrollutvalget gjelder. En høring, eller som det står i forslag til retningslinjer, et møte som gjennomføres som høring, beskriver likevel noen prosedyrer som skal bidra til å ivareta den enkeltes rettsikkerhet og sikre en effektiv gjennomføring. Kontrollutvalget ønsker at retningslinjene forankres gjennom vedtak i kommunestyret, som har det øverste ansvar for tilsyn og kontroll i kommunen. Høringer i kontrollutvalget vil bare unntaksvis bli benyttet og da i helt spesielle saker. Det er imidlertid viktig at prosedyrer for gjennomføring av høringer er kjent for administrasjonen og andre som kan bli innkalt. Det er naturlig at høringer også tas inn som et punkt i Retningslinjer for kontrollutvalget i Tydal kommune. Sekretariatet har derfor foreslått et tillegg under 3 Kontrollutvalgets oppgaver. Videre er det foreslått å gjøre noen tilføyelser under kulepunkt vedrørende granskning i 3. Endringer er uthevet. Kontrollutvalget og kommunestyret kan vurdere om det er andre punkter enn de sekretariatet har foreslått som bør inn i retningslinjene. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Gjennomføring av høringer er ressurskrevende og bør brukes kun i helt spesielle saker, hvor kontrollutvalget mener det er nødvendig for å få et godt nok beslutningsgrunnlag. Saken oversendes kommunestyret etter behandlingen i møtet 20.2.14. 16
Retningslinjer for gjennomføring av høringer i kontrollutvalget i Tydal kommune 1.Generelt Kontrollutvalget kan som et ledd i tilsynsarbeidet avholde høringer innenfor det ansvarsområde som er gitt utvalget i medhold av kommuneloven: Kontroll og tilsyn med forvaltningen. Med høring menes et møte i kontrollutvalget der utvalget mottar muntlige forklaringer fra personer som er innkalt for å få belyst komplekse saker eller saksområder. Høringen skal være åpen, men kontrollutvalget kan lukke møte for hele eller deler av høringen dersom det framkommer taushetsbelagte opplysninger. Kontrollutvalget kan bare motta taushetsbelagte opplysninger for lukkede dører etter forvaltningsloven og kommuneloven. Under en åpen høring må kontrollutvalgets medlemmer ikke gjengi eller vise til opplysninger som er underlagt taushetsplikt. 2.Formål Formålet med bestemmelsen er å sikre kontrollutvalgets informasjonsbehov for å kunne skaffe seg et godt beslutningsgrunnlag. Retningslinjene skal også bidra til en god fremdrift i høringen og å ivareta den innkaltes rettssikkerhet. 3.Forberedelse Før møtet gjennomføres skal det være et saksforberedende møte. På dette møtet skal utvalget gjennomgå hvilke problemstillinger som ønskes belyst. Det skal videre fastsettes en fremdriftsplan for møtet som bl.a kan fastsette taletid for den enkelte som er innkalt, rekkefølge og hovedspørsmål. På det saksforberedende møtet skal kontrollutvalget velge ett av sine medlemmer som hovedutspørrer for høringen. 4.Den innkaltes stilling Innkallingen skal sendes i så god tid som mulig. Det skal opplyses om hvilke sak eller saksområde som er tema for høringen, informeres om mulighet for eksterne aktører til å reservere seg fra å møte, og mulighet for alle til å kreve å høres i lukket møte hvis det er opplysninger underlagt lovpålagt taushetsplikt. Den innkalte skal ha tilgang til kontrollutvalgets saksdokumenter, dersom disse ikke er underlagt taushetsplikt. Den innkalte har anledning til å ha med seg bisitter(e) og har rett til å konferere med bisitter(e) før svar avgis. Bisitter(ene) kan også supplere forklaringen. De innkalte avgjør selv om de vil besvare kontrollutvalgets spørsmål. Dersom det anmodes om lukkende dører på grunn av taushetsbelagt informasjon, skal høringen avbrytes og avgjørelsen tas i lukket møte, dersom utvalget eller den innkalte krever dette. 5.Gjennomføring av høringen Kontrollutvalgets leder innleder møtet ved å orientere om temaet for høringen og de prosedyrer som gjelder. Før kontrollutvalget starter utspørringen skal den 17
innkalte få anledning til å gi en fremstilling av saken. Den innkalte skal gis anledning til å sammenfatte saken etter at utspørringen er ferdig. Meningsutveksling mellom kontrollutvalgets medlemmer skal ikke finne sted under høringen. Det skal ikke voteres eller treffes konklusjoner under høringen. Kontrollutvalget avgjør i møte hvordan opplysningene som fremkom under høringen skal følges opp. Det skal føres protokoll fra høringen. (Administrativt utkast til kontrollutvalgets møte 20.2.14.) 18
Retningslinjer for kontrollutvalget i Tydal kommune 1 Formål Kontrollutvalget er kommunestyrets eget kontroll- og tilsynsorgan. Gjennom sitt arbeid skal kontrollutvalget bidra til at Tydal kommune ivaretar sine oppgaver overfor innbyggerne i Tydal på en best mulig måte ut fra hensynet til likebehandling, rettssikkerhet og en effektiv ressursutnyttelse sett i lys av brukernes særskilte behov. Utvalget skal gjennom sitt arbeid bidra til at innbyggerne og øvrig interessenter har tillit til Tydal kommune, og at kommunen leverer sine tjenester på en effektiv og målrettet måte i henhold til lov, forskrifter, statlige føringer og i tråd med kommunestyret intensjoner og vedtak. 2 Organisering av kontroll- og tilsynsfunksjonen Kontrollutvalget i Tydal kommune består av 3 medlemmer. Funksjonstiden følger valgperioden. Kontrollutvalget bør velges på det konstituerende kommunestyremøte. Minst et av utvalgets medlemmer velges blant kommunestyrets medlemmer. Lederen bør være medlem av kommunestyret og bør velges fra ett av de partiene som ikke utgjør flertallskonstellasjonen i kommunestyret. Til å bistå seg i arbeidet har kontrollutvalget et uavhengig og sakkyndig sekretariat som forbereder saksbehandlingen i utvalget, ivaretar sekretariatsfunksjonen i utvalgets møter og følger opp saker på vegne av utvalget. Revisjonsfunksjonen for kommunen og eventuelt tilknyttede selskaper ivaretas av egen revisor / revisjonsselskap som kommunestyret velger etter innstilling fra kontrollutvalget. 3 Kontrollutvalgets oppgaver Kontrollutvalgets oppgaver er gitt i kommuneloven, men kommunestyret kan be utvalget utføre særskilte tilsynsoppgaver på sine vegne. Kontrollutvalgets hovedoppgave er å føre tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunen, og å påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget skal ifølge kommuneloven sørge for at følgende oppgaver blir utført: Regnskapsrevisjon; som omfatter bestilling av regnskapsrevisjon fra revisor og å påse at regnskapene blir revidert på en betryggende måte, avgi uttalelse om kommunes årsregnskap og å påse at revisors og kommunestyrets påpekninger til årsregnskapet blir fulgt opp. Forvaltningsrevisjon; som er systematiske vurderinger av kommunens økonomi, produktivitet og måloppnåelse ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Basert på en overordnet analyse av kommunens virksomhet skal kontrollutvalget utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon som identifiserer behovet for og prioriterer forvaltningsrevisjonsarbeidet i kommunen. Videre Vedtatt i kommunestyret den 29.6.2006, sak 22/06. 19
skal utvalget bestille og følge opp forvaltningsrevisjon hos revisor. Kontrollutvalget rapporterer resultatene av gjennomførte forvaltningsrevisjoner til kommunestyret. Selskapskontroll; som innebærer å føre kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper. Kontrollutvalget utarbeider en plan for gjennomføring av selskapskontroll og bestiller selskapskontroller i henhold til planen, og rapporterer til kommunestyret om gjennomført selskapskontroll. Granskninger eller undersøkelser; kontrollutvalget kan enten på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret foreta granskninger eller undersøkelser av kommunens virksomhet. En granskning er en undersøkelsesform som kontrollutvalg kan iverksette i ekstraordinære situasjoner, som for eksempel i forbindelse med mistanke om korrupsjon, trakassering og andre alvorlige forhold. Høring: Kontrollutvalget kan avholde høringer innenfor det ansvarsområde som er gitt utvalget i medhold av kommuneloven: Kontroll og tilsyn med forvaltningen. Med høring menes et møte i kontrollutvalget der utvalget mottar muntlige forklaringer fra personer som er innkalt for å få belyst en spesiell sak eller saksområde. Kommunestyret vedtar retningslinjer for gjennomføring av møter som kontrollutvalget gjennomfører som høringer. 4 Kontrollutvalgets ressurser og rammebetingelser Kontrollutvalget fremmer eget forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Tydal kommune til kommunestyret. Utvalget må ha et ressursgrunnlag som er tilpasset utvalgets oppgaver og ansvarsområde og må sikres en sekretariatsordning som er tilpasset utvalgets behov. Kontrollutvalget legger opp til en revisjonsordning som er tilpasset kommunestyrets tilsynsbehov, behovet for oppfølging av særskilte vedtak, kompetansenivået i kommunen og kommunens egen organisering og internkontroll. 5 Saksbehandlingen i kontrollutvalget Kontrollutvalget treffer sine vedtak i møte, og det føres protokoll fra møtene. Utvalgets møter holdes for åpne dører i henhold til vedtatt møteplan. Møteinnkalling, med sakliste og sakspapirer, sendes utvalgets medlemmer, varamedlemmer, ordføreren, rådmannen, revisor og postmottaket i Tydal kommune en uke før møtet finner sted. Ordfører har møte og talerett i kontrollutvalget. Møteprotokoll sendes fortløpende til kommunestyret. Vedtatt i kommunestyret den 29.6.2006, sak 22/06. 20
Avtaler om forvaltningsrevisjon og finansiell revisjon for 2014. Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Tydal kommune 20.02.2014 005/14 Saksbehandler: Arvid Hanssen Arkivkode: 216, &58 Arkivsaknr.: 13/95-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget slutter seg til forslagene til avtaler om forvaltningsrevisjon og finansiell revisjon for 2014. 2. Kontrollutvalgets leder gis fullmakt til å signere avtalene. Saksutredning I 2011 ble det innført en ny praksis der kontrollutvalget inngår årlige avtaler om leveranse av revisjonstjenester med Revisjon Midt-Norge IKS. Avtalene er ment å skulle spesifisere hvilket omfang av revisjonstjenester kontrollutvalget kan forvente i inneværende år, og nærmere regulere samarbeidet mellom kontrollutvalget og revisjonen. Disse avtalene er et supplement til selskapsavtalen for Revisjon Midt-Norge IKS som setter rammene for selskapets virksomhet og styring, og deltakernes bidrag til dette. Avtalene er også en del av oppfølgingen av det ansvaret som ligger på kontrollutvalget for å påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning, slik det fremgår av kapittel 4 og 5 i kontrollutvalgsforskriften. Vedrørende regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens årsregnskap og kommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Mer om dette finnes i kontrollutvalgsboken side 122. www.konsek.no Vedrørende forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget skal utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret. Kommunestyret kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget initierer de enkelte prosjekt gjennom egne saker i kontrollutvalget. Den videre oppfølging skjer i stor grad via kontrollutvalgets sekretariat. Mer om dette finnes i kontrollutvalgsboken side 92. www.konsek.no 21
Avtaler med Revisjon Midt-Norge IKS Kommunens kontrollutvalg er opptatt av dialogen mellom utvalg og revisjonsselskap. Avtalene angir hvilke dokumenter som skal oversendes kontrollutvalget. Utvalget har stor frihet til å be om opplysninger i møter gjennom året. Det har etter hvert i stor grad utviklet seg en felles forståelse mellom utvalget og Revisjon Midt-Norge IKS, og dermed et godt grunnlag for dialog og samarbeid. For kontrollutvalget er det viktig å forsikre seg om at de har tilstrekkelig informasjonsgrunnlag til å utføre sitt arbeid på en god måte, herunder å påse at kommunens revisjonsordning fungerer på en tilfredsstillende måte. Timetall for 2014. For 2014 er rammen til regnskapsrevisjon satt til 210 timer, som er identisk med timetallet for 2013. Samlet ramme til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll er for 2014 på 130 timer, en økning på 4 timer. Avtalene følger som vedlegg. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalget oppfordres til å godkjenne avtalene for 2014. 22
23
24
25
26
Referatsaker til kontrollutvalgets møte 20.2.14. Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Tydal kommune 20.02.2014 006/14 Saksbehandler: Arvid Hanssen Arkivkode: Arkivsaknr.: 14/19-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Kommunestyrets behandling av sak 2/14 Bestilling av forvaltningsrevisjon valg av prosjekt. Behandlet 23.1.14. Vedtok å bestille forvaltningsrevisjon vedrørende byggesaksbehandling. 2. Felles møte med kontrollutvalgene i Værnesregionen, jf vedtak i sak 32/13 i kontrollutvalget. Planleggingsmøte mellom sekretærer for aktuelle kommuner er fastsatt til 14.mars. 27
Eventuelt. Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Tydal kommune 20.02.2014 007/14 Saksbehandler: Arvid Hanssen Arkivkode: Arkivsaknr.: 14/19-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling. 28