Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Tydal kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Tydal kommune Arkivsak: 13/160 Møtedato/tid: , kl. 09:00 Møtested: Rådhus 2, Storkleppen Møtedeltakere: Kari Slungård, leder Astid Jensen Toralv Øverås Forfall: Ingen. Andre møtende: Gunnbjørn Berggård, rådmann Hanne B. Tangen Revisjon Midt-Norge IKS (RMN) Kopi: Varamedlemmer, ordfører, postmottak Tydal kommune, postmottak RMN, Wenche Holt RMN og Frode Singstad RMN. Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/arvid Hanssen på telefon , eller e-post: arvid.hanssen@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Kari Slungård (sign.) Leder av kontrollutvalget Arvid Hanssen Daglig leder, KonSek 1

2 Sakliste 025/13 026/13 027/13 028/13 029/13 030/13 031/13 032/13 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte Referatsaker til kontrollutvalgets møte Evaluering av kontrollutvalgets arbeid, herunder kommunikasjon med administrativt og politisk nivå i Tydal kommune. Bestilling av forvaltningsrevisjon - valg av prosjekt. Status per revisjon av regnskap 2013 for Tydal kommune. Retningslinjer for høring i kontrollutvalget - innledende diskusjon. Møteplan 2014 for kontrollutvalget. Eventuelt. 2 s 3 s 4 s 18 s 20 s 29 s 31 s 38 s 40

3 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Tydal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 025/13 Arvid Hanssen 13/160-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen godkjennes. Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. Protokollen er tidligere distribuert til utvalget og ligger på KonSek sine hjemmesider 3

4 Referatsaker til kontrollutvalgets møte Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Tydal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 026/13 Arvid Hanssen 13/160-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Vedlegg Dropper høring i helsetur Sivilombudsmannens uttalelser vedr. rådmannsansettelser Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Orientering fra samling for kontrollutvalg i Trondheim To av kontrolutvalgets medlemmer deltok. 2. Kontrollkomiteen i Trondheim sin sluttbehandling av sak vedrørende reisevirksomhet i regi av Sør-Trøndelag Pleie og omsorgsforum. Jf sak 13/13 behandlet i kontrollutvalget i Tydal (Publisering er vedlagt) 3. Uttalelser fra Sivilombudsmannen, datert om rådmannsansettelser. (Vedlagt) 4

5 Dropper høring i helsetur-saken Kontrollkomiteen i Trondheim har innskjerpet kritikken av rådmannen og lederne som Publisert , kl. 21:30Oppdatert , kl. 06:50 Kontrollkomiteen i Trondheim behandlet mandag kveld den såkalte helsetur-saken. Saken fikk stor medieoppmerksomhet etter at 15 av kommunens helse- og omsorgsledere var med på en sponset ferie- og fagtur til Australia tidligere i vår. Til sammen 30 personer fra en rekke kommuner i fylket deltok på turen, som skjedde i regi av Sør-Trøndelag pleie- og omsorgsforum. Helseledere har deltatt på reiser jorda rundt i regi av forumet i flere år. Alvorlig sak for Trondheim kommune Leder i kontrollkomiteen i Trondheim, Rolf Jarle Brøske, sier at komiteen har brukt svært lang tid på å diskutere saken, og at saken er kompleks og alvorlig for Trondheim kommune og for enkeltpersoner. Vi har besluttet å ikke gjennomføre høring i saken, men vi har innskjerpet kritikken av rådmannen og lederne som har deltatt på de såkalte helseleder-reisene, sier Brøske til NRK. Klar for å sette punktum Brøske sier saken har vært en stor belastning for kommunen og for enkeltpersoner. Dette har vært en lang og tung sak, som allerede har fått konsekvenser for enkelte av lederne som har vært involvert, sier Brøske. Nå mener han det er på tide å sette et punktum i saken. Vi har fått fakta på bordet, saken er godt belyst, revisjonen har gjort en god jobb og rådmannen har vært svært samarbeidsvillig og fremskaffet nødvendig dokumentasjon. Nå er vi klare for å sette et punktum for saken. Avventer endelig vedtak i bystyret Brøske sier han nå håper alle sider i saken er belyst og at de nå avventer endelig vedtak i bystyret i slutten av oktober. 5

6 Nå går saken til bystyret og jeg forventer at saken blir endelig vedtatt, forhåpentligvis med enstemmighet rundt den krasse kritikken som nå er innstilt fra kontrollkomiteen, sier han. Rådmann i Trondheim, Stein Ytterdahl, er enig med kontrollkomiteen i at det er sterkt kritikkverdig at en slik driftsform har fått lov å utvikle seg i SørTrøndelag pleie- og omsorgsforum: Når kontrollkomiteen skjerper kritikken, opplever jeg at de understreker lederansvaret. Og den kritikken forstår og aksepterer jeg. Vi kommer til å arbeide for å unngå at noe slikt skal skje igjen, sier Ytterdahl. 6

7 7

8 8

9 9

10 10

11 11

12 12

13 13

14 14

15 15

16 16

17 17

18 Evaluering av kontrollutvalgets arbeid, herunder kommunikasjon med administrativt og politisk nivå i Tydal kommune. Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Tydal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 027/13 Arvid Hanssen /12-10 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget legger konklusjonene i møtet til grunn for utvalgets videre arbeid. Saksutredning Kontrollutvalget hadde i sak 6/12, den , en diskusjon om kontrollutvalgets funksjon, oppgaver og roller. I sak 15/10, den , satte det forrige kontrollutvalget ned noen stikkord som skulle være et supplement til retningslinjer for kontrollutvalget i Tydal. Saksfremlegg og protokoll av sakene nevnt ovenfor ligger på kontrollutvalgene/tydal Punktene som ble diskutert i møtet i mai 2010 gjengis her: 1. Leder tar initiativ til møter med ordfører og rådmann ved behov. 2. Alle faste medlemmer i kontrollutvalget får sakspapirer og protokoller fra alle utvalg. Den enkelte tar opp saker fra andre utvalg ved behov. 3. Sakspapirer og protokoller fra KonSek sendes i hovedsak elektronisk til de faste medlemmene. Større rapporter sendes i papirformat. 4. Henvendelser fra innbyggere og andre må i all hovedsak skje skriftlig, dersom de skal behandles av kontrollutvalget. 5. I tråd med retningslinjene for kontrollutvalget skal leder uttale seg til media på vegne av utvalget. Administrasjonen orienteres om uttalelser fra kontrollutvalget. 6. Kontrollutvalget ønsker fortsatt å følge hovedregelen i forskriftene om å holde lukkede møter. 7. Leder deltar i kommunestyremøter ved behov. Dette gjelder særlig når det behandles saker fra kontrollutvalget. 8. Kontrollutvalget vurderer og holde enkelte møter utenom rådhuset. Administrative ledere inviteres/innkalles til møter når det er ønskelig å få belyst spesielle områder av den kommunale virksomheten. En del av punktene er nå uaktuelle. Kontrollutvalgets leder er medlem av kommunestyret og kontrollutvalgets møter er nå gjennom lovendring åpne. Det vil være naturlig å drøfte punktene ovenfor. Med ordfører, rådmann og revisor til stede kan andre punkter også berøres: 18

19 Stikkordsmessig nevnes noen punkter som kan være aktuelle for diskusjon: - Kontakten /samspillet med kommunestyret. INFO om tilsynsrollen godt nok forankret i kommunestyret? (Gis INFO ifm årsmelding for KU) - Kontakten med ordfører og rådmann. - Informasjonstilgang for kontrollutvalget. Kontrollutvalget har tilgang til alle saksdokumenter i kommunen på sine lesebrett. Bør utvalgets medlemmer fordele ansvaret for å se gjennom saksdokumenter fra andre utvalg og rapporterer under fast sak- Nytt fra utvalgene- i kontrollutvalgsmøter? - Utvalget ønsker at henvendelserfra innbyggere og andre i hovedsak skal være skriftlige. Kjenner innbyggerne til kontrollutvalget? Ønskelig å gjøre utvalget mer synlig? Eventuelt, hvordan? - Primært gjennomføres møtene Rådhus 2, da det er få enheter som er aktulle. Bør utvalget likevel mer ut, for å innblikk i virksomheter og dermed få et bedre grunnlag for å utøve tilsynsfunksjonen.det har ikke vært kontrollutvalgsmøter utenfor rådhuset i inneværende valgperiode. Punktene som er tatt opp ovenfor er kun ment som innspill. Det er viktig at utvalgets medlemmer, og andre aktører i møtet, tar en bred diskusjon om alle forhold som en mener er viktige for å kunne gjennomføre tilsynsrollen på en god måte for Tydal kommune. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Saken legges frem som grunnlag for samtaler i utvalget. Utvalgets kommunikasjon med andre, herunder politisk og administrativt nivå i kommunen og revisjonen, bør drøftes og eventuelt tas opp på nytt i senere møter dersom dette anses nødvendig. 19

20 Bestilling av forvaltningsrevisjon - valg av prosjekt. Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Tydal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 028/13 Arvid Hanssen 216,, 12/135-5 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget bestiller en forvaltningsrevisjon innenfor interkommunalt samarbeid i Værnesregionen. Gjennomgang av IT-området prioriteres. 2. Forvaltningsrevisjonen gjennomføres innenfor en total ressursramme på inntil 200 timer og levering av rapport skjer i løpet av Prosjektskisse for gjennomføring av prosjektet, herunder ressursbruk og leveringstidspunkt, utarbeides av Revisjon Midt-Norge IKS og presenteres i første møte i Vedlegg FR-Plan Tydal vedtatt i kommunestyret Saksutredning I forhold til forvaltningsrevisjonsarbeidet har kontrollutvalget en bestillerrolle. Dette innebærer for det første å utarbeide en plan for forvaltningsrevisjon i kommunen basert på en overordnet analyse av kommunens virksomhet. Selv om plan for forvaltningsrevisjon er vedtatt må kontrollutvalget initiere det enkelte prosjekt ut fra prioriteringer i planen. I vurderingen av om prosjekt skal igangsettes eller ikke, må kontrollutvalget ta stilling til om prosjektet fortsatt er relevant, og i så fall, innfallsvinkler og innretning på prosjektet, ressursbruk og tidspunkt for ferdigstillelse. Kontrollutvalget prioriterte byggesaksbehandling i forslag til plan for forvaltningsrevisjon i møte Kommunestyret endret prioriteringene da planen ble behandlet i kommunestyret , sak 11/13 og prioriterte interkommunalt samarbeid. Kun ett prosjekt ble prioritert. Fra omtalen i plan for forvaltningsrevisjon siteres: Interkommunalt samarbeid. Interkommunalt samarbeid er igangsatt på flere områder i kommunen. Samarbeidet i Værnesregionen er et stort prosjekt som har utviklet seg over år. Værnesregionen har pekt seg ut som en region med mye samarbeid og har fått økonomisk støtte til forskjellige prosjekt. En mulig innfallsvinkel for et prosjekt er å se på om interkommunalt samarbeid gir de effekter som er forventet, og da særlig for Tydal kommune, herunder innbyggerne. Et forvaltningsrevisjonsprosjekt kan synliggjøre både gode og mindre gode erfaringer med interkommunalt samarbeid for Tydal kommune. 20

21 Hvilke områder som er egnet for interkommunalt samarbeid, ulike organisasjonsmodeller og hvilke kostnader og gevinster denne typen samarbeid gir, kan også være aktuelle innfallsvinkler for et forvaltningsrevisjonsprosjekt. Dersom et prosjekt om interkommunalt samarbeid skal gjennomføres er det viktig at kontrollutvalget ved eventuell bestilling, og revisjonen ved utarbeidelse av den endelige prosjektplanen, tar hensyn til evalueringer/rapporter som allerede er utarbeidet og planlagt. Prosjektet er særlig aktuelt, hvis flere kommuner i Værnesregionen deltar eller gjennomfører tilsvarende prosjekt samtidig. Kontrollutvalget har lagt opp til at bestilling av forvaltningsrevisjon skal skje på siste møte i Sekretariatet ser ikke at det har oppstått forhold som tilsier at kontrollutvalget må endre prioriteringene i planen. Viser likevel til punktene nedenfor, som berører forhold knyttet til kontroll der kommuner går sammen for å løse ulike oppgaver. Lovverket som regulerer vertskommunesamarbeid inneholder ikke noen spesielle regler om revisjon. Når det gjelder forvaltningsrevisjon, kan det være en fordel om deltagerkommunene etablerer kontakt for eventuelt samarbeid om forvaltningsrevisjon av vertskommunesamarbeidet. Dette momentet ligger også inne i planen for forvaltningsrevisjon for Tydal kommune. Samarbeid mellom kontrollutvalgene i deltagerkommunene kan effektivisere kontrollarbeidet og minske belastningen på ansatte som har ansvar for tjenesten, i motsetning til at hvert enkelt utvalg skulle gjort egne kontroller. Interkommunalt samarbeid er ikke inne i planene for forvaltningsrevisjon i Selbu og Malvik. Sekretariatet har også forespurt sekretariatet for kontrollutvalgene i Stjørdal, Frosta og Meråker. Heller ikke der er dette området prioritert høyt i planer for forvaltningsrevisjon. Sekretariatsleder for samarbeidet i Værnesregionen opplyser på forespørsel at det ikke er foretatt systematiske evalueringer av samarbeidet i Værnesregionen, i alle fall ikke i den senere tid. Evalueringer skal etter planen skje fra og med Det har vært drøftet å fremskynde evalueringen av barnevernstjenesten til Det foregår en følgeevaluering av organiseringen av vertskommunesamarbeidet i Værnesregionen, da vertskommunesamarbeid med politisk nemd, slik det er i Værnesregionen, må betraktes å være på forsøksstadiet på landsbasis. Følgende samarbeid er organisert som vertskommunekommunesamarbeid i Værnesregionen: (Vertskommune i parantes) - Skatteoppkreverkontor (Malvik) IT-tjenster (Stjørdal) Lønn/regnskap (Stjørdal) Barnevernstjeneste (Stjørdal) Distriktsmedisinsk senter (Stjørdal) Forvaltningskontor (Stjørdal) Personvernombud (Tydal) Innkjøp (Stjørdal) Eget sekretariat for samarbeidert. (Stjørdal) 21

22 Hver enkelt kommune som inngår i samarbeid er ansvarlig for at innbyggerne får de tjenestene de har krav på, og det er kommunestyrets ansvar å sørge for betryggende kontroll og tilsyn. Vertskommunesamarbeid innebærer at det blir delegert beslutningsmyndighet til en annen kommune (vertskommune). I utgangspunktet er det kontrollutvalget i vertskommunen som skal gjennomføre kontroll med vertskommunens utførelse av de oppgaver som kommunene er tillagt fra andre kommuner. Kontrollutvalgene i samarbeidskommunene har likevel rett til å få informasjon om beslutninger og virksomhet i vertskommunen som angår samarbeidet. På grunnlag av denne informasjonen kan hvert enkelt kontrollutvalg vurdere om vertskommunesamarbeidet skjer innenfor rammen av det som er avtalt, og om samarbeidet bidrar til å realisere de målsettingene kommunestyret har. I forhold til dette er det relevant å gjennomføre et prosjekt i Tydal, selv om andre kommuner ikke deltar. Sekretariatet har gjort henvendelse til rådmannen for å få innspill om det er områder for samarbeid som Tydal kommune er spesielt opptatt av å få belyst. IT kan iflg rådmannen, være et aktuelt område, da også kommunestyret har stilt en del kritiske spørsmål om kostnader og verdi. IT er jo også et basisområde for samarbeid generelt, der kommunen er helt avhengige av løsningene i Værnesregionen. Sekretariatet har også kontaktet Revisjon Midt-Norge IKS, i forhold til tidspunkt for gjennomføring av neste forvaltningsrevisjon. Oppstart av prosjekt vil iflg revisjonen skje etter årsskiftet. Ressurser til forvaltningsrevisjon Ut fra avtale om ressursbruk til forvaltningsrevisjon er det årlig ca 125 timer til disposisjon til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for Tydal kommune. Dette er i utgangspunktet lite. Forvaltningsrevisjoner i Tydal kommune har ofte blitt gjennomført med ressurser for 2 år. Malvik kommune har i 2013 disponert 75 timer mer enn tildelt ramme til forvaltningsrevisjon. Disse timene lånes fra Tydal, som dermed kan benytte minimum 200 timer til forvaltningsrevisjon i Ubrukte timer i Tydal kommune i 2013 skyldes manglende avslutning av byggeregnskap flerbrukshall. Det var i møtet enighet i kontrollutvalget om at sluttrapporteringen fra revisjonens gjennomgang av byggeregnskapet kan sammenstilles i en forenklet rapport, og ikke gjennomføres som en forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalgssekretariatets vurdering Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å ta stilling til igangsetting av et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på interkommunalt samarbeid eller om det er ønskelig å vurdere og foreta en begrunnet omprioritering. Gjeldende plan for forvaltningsrevisjon følger som vedlegg. Dersom kontrollutvalget ønsker å bestille en forvaltningsrevisjon rundt interkommunalt samarbeid nå, må det foretas en avgrensning av prosjektet til ett eller få områder. Om Tydal kommunes forutsetninger for å gå inn i samarbeidet er innfridd, bør være sentralt i et eventuelt prosjekt innen interkommunalt samarbeid. IT-området er i så fall relevant å ta med som en del av prosjektet, eller at prosjektet i sin helhet omfatter dette området. 22

23 Rammen for neste prosjekt bør være inntil 200 timer og levering skje i løpet av Endelig timeressurs fastsettes i prosjektplan som utarbeides av revisjonen etter at prosjekt er valgt. Leveringsfrist i 2014 fastsettes også i prosjektplanen. Uavhengig av om prosjekt innen interkommunalt samarbeid igangsettes nå mener sekretariatet at det bør gjennomføres et møte hvor alle kontrollutvalg i Værnesregionen avklarer samhandling og koordinering på områder hvor flere kommuner er involvert i samarbeid. Enkelte kontrollutvalg har etterlyst dette. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Det er viktig at kontrollutvalget følger opp kommunestyrets prioriteringer, da utvalget er underlagt kommunestyret. Samtidig må kontrollutvalget bidra til at de samlede kontrollressurser og ikke minst ressursene administrasjonen må stille til disposisjon ved forvaltningsrevisjon ikke blir unødig store. Manglende avslutning av byggeregnskap flerbrukshus har ført til at det ikke er gjennomført forvaltningsrevisjonen i Tydal i Kontrollutvalget kan avvente endelig bestilling til første møte i 2014, dersom utvalget er usikker i forhold til valg av prosjekt. Sekretariatet mener i så fall at bestilling må skje senest i februar Viser imidlertid til innstillingen, hvor sekretariatet har tatt høyde for at utvalget følger kommunestyrets prioritering, selv om det i saken er lagt inn en del argumenter som indikerer at en gjennomføring sammen med andre kommuner kan være mer rasjonelt. 23

24 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON FORVALTNINGSREVISJON Tydal kommune Vedtatt i kommunestyret, sak 11/13 møte

25 1 Om forvaltningsrevisjon I henhold til kommuneloven 77 er kontrollutvalget ansvarlig for å påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Dette innebærer et ansvar for kontrollutvalgene, for at følgende oppgaver utføres: o o o regnskapsrevisjon forvaltningsrevisjon selskapskontroll Forvaltningsrevisjonens innhold er utdypet i forskrift om revisjon 7 første ledd: Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Herunder om a) forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, b) forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området, c) regelverket etterleves, d) forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige, e) beslutningsgrunnlaget fra administrasjonen til de politiske organer samsvarer med offentlige utredningskrav f) resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets eller fylkestingets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd. Forvaltningsrevisjonen er med andre ord et viktig verktøy for kommunens øverste politiske organ for å føre tilsyn og kontroll med kommunens totale forvaltning og de resultater som oppnås. 1.1 Utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon Kommunestyret er oppdragsgiver for forvaltningsrevisjonen. For å sikre at den revisjonen som utføres er i tråd med kommunestyrets ønsker og behov, skal dette i følge kontrollutvalgsforskriften 10 vedta en egen plan for forvaltningsrevisjon, hvor det angis prioriteringer for en gitt periode: 10. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Denne planen er utarbeidet for perioden Kontrollutvalget vil underveis i perioden eventuelt vurdere om det må gjøres omprioriteringer, eller om planen må oppdateres. 25

26 Denne planen er basert på dokumentet overordnet analyse, utarbeidet av Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS. (Sak 24/12 behandlet av kontrollutvalget og ligger på ) 1.2 Gjennomføring av forvaltningsrevisjonene Kommunens revisor er Revisjon Midt-Norge IKS. De vil stå for den praktiske utføringen av forvaltningsrevisjonsprosjektene. Prosjektene utføres i tråd med kommuneloven 78, forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner og RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon vedtatt av Norges Kommunerevisorforbund. Kontrollutvalget vedtar med bakgrunn i planen mer konkrete bestillinger av prosjekter, og følger opp disse overfor revisjonen. Kontrollutvalget gis anledning til å fravike planen, dersom de finner det nødvendig. I så tilfelle rapporteres det om eventuelle endringer til kommunestyret. 1.3 Oppfølging og rapportering I tråd med forskrift om revisjon 8 skal revisor rapportere fortløpende til kontrollutvalget om resultater av gjennomført forvaltningsrevisjon. Videre er kontrollutvalget tillagt ansvar for å rapportere om sitt arbeid til kommunestyret. Kontrollutvalget legger normalt rapport for det enkelte prosjekt fortløpende frem for kommunestyret. 26

27 2 Prioriterte områder i planperioden Her angis prioritert(e) områder for forvaltningsrevisjon, med forslag til mulig innretning på prosjektene. Prosjektene er vurdert på bakgrunn av risiko- og vesentlighetsvurderingene i den overordnede analysen. Det er prioritert 1 prosjekt, mens 3 prosjekter er vurdert som aktuelle, men ikke prioritert i denne planperioden. Det er i prioriteringen også tatt hensyn til områder der det har vært gjennomført lite forvaltningsrevisjon i tidligere år, hvorvidt forvaltningsrevisjon anses å være et godt virkemiddel til å forbedre kvaliteten på området og eventuelle signaler fra politisk hold om hvor det er ønskelig med mer kunnskap. Utdypingene av innretning må ses på som eksempler på muligheter, ikke et bindende forslag til gjennomføring av prosjektene. Område Interkommunalt samarbeid. Interkommunalt samarbeid er igangsatt på flere områder i kommunen. Samarbeidet i Værnesregionen er et stort prosjekt som har utviklet seg over år. Værnesregionen har pekt seg ut som en region med mye samarbeid og har fått økonomisk støtte til forskjellige prosjekt. 1 En mulig innfallsvinkel for et prosjekt er å se på om interkommunalt samarbeid gir de effekter som er forventet, og da særlig for Tydal kommune, herunder innbyggerne. Et forvaltningsrevisjonsprosjekt kan synliggjøre både gode og mindre gode erfaringer med interkommunalt samarbeid for Tydal kommune. Hvilke områder som er egnet for interkommunalt samarbeid, ulike organisasjonsmodeller og hvilke kostnader og gevinster denne typen samarbeid gir, kan også være aktuelle innfallsvinkler for et forvaltningsrevisjonsprosjekt. Dersom et prosjekt om interkommunalt samarbeid skal gjennomføres er det viktig at kontrollutvalget ved eventuell bestilling, og revisjonen ved utarbeidelse av den endelige prosjektplanen, tar hensyn til evalueringer/rapporter som allerede er utarbeidet og planlagt. Prosjektet er særlig aktuelt, hvis flere kommuner i Værnesregionen deltar eller gjennomfører tilsvarende prosjekt samtidig. Følgende områder foreslås som aktuelle for forvaltningsrevisjon, men er ikke prioritert i planen. Dersom endringer i forutsetninger gjør at prosjekt vedrørende byggesaksbehandling er mindre aktuelt å gjennomføre, kan disse bli aktuelle for gjennomføring i perioden. Kontrollutvalget har gjennom vedtak i saken fullmakt til å omprioritere. 27

28 Område Vurdering av bruken av Næringsfondet Tydal kommune bruker relativt store ressurser til planlegging, tilrettelegging og tilskudd til næringslivet. Næringsfondet er ett av virkemidlene som er av stor betydning for næringsutvikling i Tydal. Det ble gjennomført et prosjekt på dette området for 9-10 år siden. Den gang skulle undersøkelsen gi svar på om Næringsfondet bidro til å skape arbeidsplasser og sikre bosettingen i Tydal. Det var vanskelig å konkludere på næringsfondets betydning, da mange faktorer utenom bruken av næringsfondet er viktige i forhold til arbeidsplasser og bosetting. For å avgrense prosjektet i forhold til ressurser som er tilgjengelig, ønsker kontrollutvalget at prosjektet tar utgangspunkt i gjeldende vedtekter og vurderer om bruken og måloppnåelse samsvarer med intensjonene i disse. Evaluering av samhandlingsreformen Dersom det oppstår spesielle forhold kan det være aktuelt å bestille en gjennomgang av deler av virksomheten - eventuelt i samarbeid med andre kommuner. En mer omfattende gjennomgang bør eventuelt skje i neste planperiode. Byggesaksbehandling (Tatt ut fra prioritert liste ved kommunestyrets behandling) Som forvaltningsorgan, tjenesteleverandør og myndighetsutøver griper virksomheten til Tydal kommunene inn i store deler av innbyggernes hverdag. En gjennomgang av byggesaksbehandlingen i Tydal kommune må se på kommunens prosedyrer og rutiner for saksbehandling og myndighetsutøvelse. Viktige innfallsvinkler vil være responstid, saksbehandlingstid, håndtering av habilitetsproblematikk, kvalitetssikring og generell internkontroll. Dersom kontrollutvalget ønsker å utvide prosjektet noe, kan opplevd service blant brukerne av tjenestene være aktuelt å se på. Dette kan gi nyttig tilbakemelding i forhold til videreutvikling av tjenestene på dette området. 28

29 Status per revisjon av regnskap 2013 for Tydal kommune. Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Tydal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 029/13 Arvid Hanssen /8-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken tas til orientering. Saksutredning Kontrollutvalget er tillagt et betydelig tilsynsansvar gjennom kommuneloven og tilhørende forskrifter. Viser i den forbindelse til Kontrollutvalgsbokens kap.9 side 119 når det gjelder regnskapsrevisjon. Boka er utlevert faste medlemmer i kontrollutvalget, er lagt på lesebrettene til faste medlemmer og er tilgjengelig på KonSek sine hjemmesider: Nedenfor gjengis kontrollutvalgets oppgaver knyttet til regnskapsrevisjon, slik de fremgår av kontrollutvalgsforskriftene: Kap. 4. Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon 6. Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. 7. Uttalelse om årsregnskapet Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Uttalelsen avgis til kommunestyret eller fylkestinget. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet/kommunerådet eller fylkesutvalget/fylkesrådet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret/fylkestinget. 8. Oppfølging av revisjonsmerknader Når revisor påpeker forhold i årsregnskapet, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4, skal kontrollutvalget påse at dette blir fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvordan kommunestyrets eller fylkestingets merknader er blitt fulgt opp. 29

30 Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Som det fremgår av 6 skal kontrollutvalget holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet. Regnskapsrevisor Hanne Bakken Tangen, Revisjon Midt-Norge IKS, vil gi en muntlig orientering om status i revisjonsarbeidet per og svare på eventuelle spørsmål fra kontrollutvalget 30

31 Retningslinjer for høring i kontrollutvalget - innledende diskusjon. Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Tydal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 030/13 Arvid Hanssen /12-8 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget ser behovet for å vedta Retningslinjer for høring i kontrollutvalget. 2. Kontrollutvalget ber sekretariatet legge frem utkast til retningslinjer ut fra signaler gitt i kontrollutvalgets møte Kontrollutvalget ber sekretariatet legge frem utkast til reviderte Retningslinjer for kontrollutvalget i Tydal kommune. 4. Sak legges frem på kontrollutvalgets første møte i Vedlegg Retningslinjer for kontrollutvalget i Tydal kommune Utkast til retningslinjer for gjennomføring av høringer i kontrollutvalget Saksutredning Selv om det er sjelden, hender det at kontrollutvalg gjennomfører høringer når det er behov for å innhente muntlige opplysninger knyttet til konkrete saker eller henvendelser kontrollutvalg har fått. Blant kommunene som er eiere av KonSek Midt-Norge IKS, er det kun kontrollutvalget i Meldal som har gjennomført et kontrollutvalgsmøte som høring. Dette skjedde i Ordfører i Meldal og KonSek orienterte om denne høringen på samling for kontrollutvalg i Trondheim den To medlemmer fra kontrollutvalget i Tydal deltok. KonSek opplyste at retningslinjer nå diskuteres i flere kontrollutvalg i kontrollsamarbeidet og at saker blir satt på dagsorden i de øvrige utvalg, hvis det er ønskelig. Hvis det i fremtiden skulle bli behov for å gjennomføre høringer i kontrollutvalget i Tydal kommune, er det viktig å tenke gjennom hvilke prosedyrer som skal gjelde. Retningslinjene må angi hvordan slike møter skal forberedes og gjennomføres. Det er også viktig å bidra til at de innkaltes rettsikkerhet sikres. Sekretariatet har, i samråd med utvalgets leder, i denne omgang kun lagt frem saken til drøfting. Et utkast til retningslinjer legges likevel med, slik at kontrollutvalget kan få innspill til diskusjonen. Det vil være naturlig at Retningslinjer for kontrollutvalget i Tydal kommune som ble vedtatt av kommunestyret i sak 22/06 den også revideres samtidig. Det må nå inn at kontrollutvalgets møter er åpne (fra ) og et punkt om at kontrollutvalget har eget reglement for møter som gjennomføres som en høring. 31

32 Kontrollutvalget vurderte retningslinjene i sak 14/11 den Dette ble gjort på bakgrunn av lovforslag om å økte antall medlemmer i kontrollutvalget til minimum 5 personer og at møtene skulle være åpne. Kontrollutvalget vedtok da å ikke fremme forslag til endringer i Retningslinjer for kontrollutvalget i Tydal kommune. Gjeldende retningslinjer for kontrollutvalget i Tydal følger som vedlegg. Innspill til endringer i retningslinjene tas direkte i møtet. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet anbefaler utvalget å jobbe videre med utkast til retningslinjer for møter som gjennomføres som høringer i neste møte. Sekretariatet mener det er riktig å få utabeidet retningslinjer og gjerne også forankre disse gjennom vedtak i kommunestyret. Sekretariatet foreslår at Retningslinjer for kontrollutvalget i Tydal kommune revideres og forelegges kommunestyret til godkjenning i samme sak. 32

33 TYDAL KOMMUNE Retningslinjer for kontrollutvalget Vedtatt i kommunestyret i sak 22/06 den

34 Retningslinjer for kontrollutvalget i Tydal kommune 1 Formål Kontrollutvalget er kommunestyrets eget kontroll- og tilsynsorgan. Gjennom sitt arbeid skal kontrollutvalget bidra til at Tydal kommune ivaretar sine oppgaver overfor innbyggerne i Tydal på en best mulig måte ut fra hensynet til likebehandling, rettssikkerhet og en effektiv ressursutnyttelse sett i lys av brukernes særskilte behov. Utvalget skal gjennom sitt arbeid sørge for at innbyggerne og øvrige interessenter har tillit til Tydal kommune, og at kommunen leverer sine tjenester på en effektiv og målrettet måte i henhold til lov, forskrifter, statlige føringer og i tråd med kommunestyrets intensjoner og vedtak. 2 Organisering av kontroll- og tilsynsfunksjonen Kontrollutvalget i Tydal kommune består av 3 medlemmer. Funksjonstiden følger valgperioden. Minst et av utvalgets medlemmer velges blant kommunestyrets medlemmer. Lederen bør velges fra ett av de partiene som ikke utgjør flertallskonstellasjonen i kommunestyret. Til å bistå seg i arbeidet har kontrollutvalget et uavhengig og sakkyndig sekretariat som forbereder saksbehandlingen i utvalget, ivaretar sekretariatsfunksjonen i utvalgets møter og følger opp saker på vegne av utvalget. Revisjonsfunksjonen for kommunen og eventuelt tilknyttede selskaper ivaretas av egen revisor / revisjonsselskap som kommunestyret velger etter innstilling fra kontrollutvalget. 3 Kontrollutvalgets oppgaver Kontrollutvalgets oppgaver er gitt i kommuneloven, men kommunestyret kan be utvalget utføre særskilte tilsynsoppgaver på sine vegne. Kontrollutvalgets hovedoppgave er å føre tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunen og påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget skal ifølge kommuneloven sørge for at følgende oppgaver blir utført: Regnskapsrevisjon; som omfatter bestilling av regnskapsrevisjon fra revisor og å påse at regnskapene blir revidert på en betryggende måte, avgi uttalelse om kommunens årsregnskap og å påse at revisors- og kommunestyrets påpekninger til årsregnskapet blir fulgt opp. Forvaltningsrevisjon; som er systematiske vurderinger av kommunens økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Basert på en overordnet analyse av kommunens virksomhet skal kontrollutvalget utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon som identifiserer behovet for og prioriterer forvaltningsrevisjonsarbeidet i kommunen. Videre skal utvalget bestille og følge opp forvaltningsrevisjon hos revisor. Kontrollutvalget rapporterer resultatene av gjennomførte forvaltningsrevisjoner til kommunestyret. Selskapskontroll; som innebærer å føre kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper. Kontrollutvalget utarbeider en plan for gjennomføring av selskapskontroll og bestiller selskapskontroller i henhold til planen, og rapporterer til kommunestyret om gjennomført selskapskontroll. Granskninger eller undersøkelser; kontrollutvalget kan enten på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret foreta granskninger eller undersøkelser av kommunens virksomhet. 34

35 4 Kontrollutvalgets ressurser og rammebetingelser Kontrollutvalget fremmer eget forslag til budsjett for kontroll- og tilsynvirksomheten i Tydal kommune til kommunestyret. Utvalget må ha et ressursgrunnlag som er tilpasset utvalgets oppgaver og ansvarsområde og må sikres en sekretariatsordning som er tilpasset utvalgets behov. Kontrollutvalget legger opp til en revisjonsordning som er tilpasset kommunestyrets tilsynsbehov, behovet for oppfølging av særskilte vedtak, kompetansenivået i kommunen og kommunens egen organisering og internkontroll. 5 Saksbehandlingen i kontrollutvalget Kontrollutvalget treffer sine vedtak i møte, og det føres protokoll fra møtene. Utvalgets møter holdes for lukkede dører i henhold til vedtatt møteplan. Møteinnkalling, med sakliste og sakspapirer, sendes utvalgets medlemmer, varamedlemmer, ordføreren, rådmannen og revisor en uke før møtet finner sted. Ordfører har møte og talerett i kontrollutvalget. 6 Kontrollutvalgets arbeidsmåte Kontrollutvalget skal holde seg orientert om den administrative og politiske virksomheten i Tydal kommune. Gjennom sitt arbeid skal utvalget legge vekt på samarbeid og opptre på en uavhengig og politisk nøytral måte. Kontrollutvalget vil særlig legge vekt på å følge opp kommunens beslutningssystemer, rutiner og organisasjonens egen kvalitetssikring. Gjennom en aktiv og synlig arbeidsmåte vil kontrollutvalget bidra til at feil og uregelmessigheter forebygges, men i den grad slike forhold skulle forekomme vil utvalget påpeke dette. Kontrollutvalget skal arbeide for å sikre god kvalitet i kommunens tjenester å sikre god produktivitet og en effektiv ressursutnyttelse å ivareta innbyggernes rettsikkerhet i deres kontakt med den kommunale forvaltningen å sikre at politiske vedtak i Tydal kommune følges opp. 7 Informasjon og rapportering Som et ledd i sitt forebyggende arbeid skal kontrollutvalget prioritere veiledning og informasjon. Utvalget skal legge vekt på å være løsningsorientert og bidra til læring i organisasjonen. Kontrollutvalget skal ha en aktiv og nær dialog med kommunestyret som kommunens øverste tilsynsorgan, og vil fremme aktuelle saker og rapportere til kommunestyret ved behov. Kontrollutvalgets leder, eller den lederen måtte bemyndige, ivaretar kontakten med media. 8 Ikrafttredelse Retningslinjene for kontrollutvalget i Tydal kommune trer i kraft etter vedtak i Tydal kommunestyre i sak 22/06 den

36 Utkast til Retningslinjer for gjennomføring av høringer i kontrollutvalget i Tydal kommune 1.Generelt Kontrollutvalget kan som et ledd i tilsynsarbeidet avholde høringer innenfor det ansvarsområde som er gitt utvalget i medhold av kommuneloven: Kontroll og tilsyn med forvaltningen. Med høring menes et møte i kontrollutvalget der utvalget mottar muntlige forklaringer fra personer som er innkalt for å få belyst komplekse saker eller saksområder. Høringen skal i utgangspunktet være åpen, men kontrollutvalget kan med vanlig flertall beslutte at hele eller deler av høringen kan være lukket. Eksempelvis som følge av at de som skal høres kun ønsker å uttale seg i lukket møte. Kontrollutvalget kan bare motta taushetsbelagte opplysninger for lukkete dører. Under en åpen høring må kontrollutvalgets medlemmer ikke gjengi eller vise til opplysninger som er underlagt taushetsplikt. 2.Formål Formålet med bestemmelsen er å sikre kontrollutvalgets informasjonsbehov for å kunne skaffe seg et godt beslutningsgrunnlag. Retningslinjene skal også bidra til en god fremdrift i høringen og å ivareta den innkaltes rettssikkerhet. 3.Forberedelse Før møtet gjennomføres skal det være et saksforberedende møte. På dette møtet skal utvalget gjennomgå hvilke problemstillinger som ønskes belyst. Det skal videre fastsettes en fremdriftsplan for møtet som bl.a kan fastsette taletid for den enkelte som er innkalt, rekkefølge og hovedspørsmål. På det saksforberedende møtet skal kontrollutvalget velge ett av sine medlemmer som hovedutspørrer for høringen. 4.Den innkaltes stilling Innkallingen skal sendes i så god tid som mulig. Det skal opplyses om hvilke sak eller saksområde som er tema for høringen, informeres om mulighet for eksterne aktører til å reservere seg fra å møte, og mulighet for alle til å kreve å uttale seg i lukket møte. Den innkalte skal ha tilgang til kontrollutvalgets saksdokumenter, dersom disse ikke er underlagt taushetsplikt. Den innkalte har anledning til å ha med seg bisitter(e) og har rett til å konferere med bisitter(e) før svar avgis. Bisitter(ene) kan også supplere forklaringen. De innkalte avgjør selv om de vil besvare kontrollutvalgets spørsmål, og kan anmode om å få avgi forklaring for lukkede dører. Dersom slik anmodning fremsettes, skal høringen avbrytes og avgjørelsen tas i lukket møte. 5.Gjennomføring av høringen Kontrollutvalgets leder innleder møtet ved å orientere om temaet for høringen og de prosedyrer som gjelder. Før kontrollutvalget starter utspørringen skal den innkalte få anledning til å gi en fremstilling av saken. Den innkalte skal gis anledning til å sammenfatte saken etter at utspørringen er ferdig. 36

37 Meningsutveksling mellom kontrollutvalgets medlemmer skal ikke finne sted under høringen. Det skal ikke voteres eller treffes konklusjoner under høringen. Kontrollutvalget avgjør i møte hvordan opplysningene som fremkom under høringen skal følges opp. Det skal føres protokoll fra høringen. (Administrativt utkast til kontrollutvalgets møte ) 37

38 Møteplan 2014 for kontrollutvalget. Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Tydal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 031/13 Arvid Hanssen /12-9 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget møter avholdes kl 9.00 på følgende datoer i 2014: 20.februar, 15.mai, 25.september og 20.november. 2. Kontrollutvalgets leder gis fullmakt til å endre møtedatoer og fastesette ekstra møter. Saksutredning For å kunne planlegge og gjennomføre kontroll- og tilsynsarbeidet på en best mulig måte er det nødvendig å fastsette en møteplan for kontrollutvalget. Kontrollutvalgets møter vil fungere som milepæler, både for gjennomføring og presentasjon av revisjonsarbeid for kontrollutvalget, og for oppgaver som er sterkere knyttet til kontrollutvalgets egen virksomhet. Kontrollutvalget kan i tilknytning til saken diskutere tema for de enkelte møter, dersom det er ønskelig. Sekretariatet har ut fra tidligere erfaringer, samt lovpålagte oppgaver, lagt inn noen foreløpige stikkord. Det er så langt foreslått 4 møter, selv om det budsjettmessig er tatt høyde for 5 møter i Enkelte år har det vært behov for ett møte utenom oppsatt møteplan. Kontrollutvalgets møteplan bør tilpasses møteplanen for kommunestyret, samt formannskapets behandling av regnskap for Møteplan 2014 for politiske utvalg er ikke vedtatt. Datoene for kommunestyremøter er de administrrative forslag som foreligger per Sekretariatet har satt opp noen datoer der vi, så langt det har vært mulig, har koordinert i forhold til avvikling av møter i andre kontrollutvalg, da både sekretær og oppdragsansvarlig revisor har ansvar for flere kommuner. I tråd med tidligere ønsker fra kontrollutvalget er torsdager, med møtestart kl 9.00, foreslått. Kontrollutvalget må vurdere oppsatte dager ut fra de enkelte medlemmers øvrige aktivitet. Utvalget kan i møtet, eller løpende gjennom året, vurdere om det er behov for endringer. Møtedato i forhold til behandling av uttalelse til regnskap 2013 for Tydal kommune må tilpasses, slik at formannskapet får kontrollutvalgets uttalelse før de lager sin innstilling til kommunestyret. 38

39 Følgende møteplan for kontrollutvalget foreslås for 2014: Januar Kommunestyret 23. Kontrollutvalget Februar Mars April Aug. Sept. Kommunestyret 11. Kontrollutvalget 25. Mai 22. Juni 5., Okt. 16. Nov. 27. Des februar 2014 Prosjektskisse forvaltningsrevisjon. Retningslinjer for kontrollutvalget i Tydal kommune og Retningslinjer for gjennomføring av høringer i kontrollutvalget. (En sak) 15. mai 2014 Uttalelse til regnskap Tydal kommune. Uttalelse til regnskap Tydal Kommunale Energiverk KF. (Sluttregnskap) Sluttrapport byggeregnskap flerbrukshuset. Orientering om gjennomført selskapskontroll TrønderEnergi I henhold til forskrift om revisjon skal revisor avgi sin revisjonsberetninger innen 15. april. Kontrollutvalget skal gi uttalelse om regnskapene til kommunestyret. Uttalelsen vedrørende kommuneregnskapet skal også foreligge før formannskapet gir trolig sin innstilling til kommunestyret i regnskapssaken den 26.mai. 25.september 2014 Forvaltningsrevisjon behandling av rapport? Budsjett og økonomiplan for kontrollorganene for november 2014 Kommunikasjon med administrativt og politisk nivå i kommunen. Erfaringer Forvaltningsrevisjon behandling av rapport? Møteplan Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler at kontrollutvalget fastsetter 4 møter i Forslag til møteplan for 2014 fremgår av kontrollutvalgssekretariatets innstilling ovenfor. Det kan bli behov for ekstra møter utenom oppsatt møteplan, dersom det kommer opp saker som krever rask behandling. 39

40 Eventuelt. Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Tydal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Arvid Hanssen 13/160-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling. 40 Saksnr 032/13