ØKONOMI- OG ADMINISTRASJONSSTAB Sist endret 12.04.2013 Utarbeidet av Linda verde Dato 19.12.2012 Godkjent av Fylkesrådmannen Dato 19.12.2012 Ansvarlig for oppdatering Linda Verde Neste oppdatering [Dato] Dokument-id 08/416-51 Hvordan lage et godt saksframlegg råd og rammer Innhold 1. INNLEDNING 12 PRAKTISKE BUD... 2 2. OPPRETTE SAK, VELGE MAL OG UTVALG... 2 3. OMFANG... 2 4. FORMULERING AV VEDTAK... 2 5. DISPOSISJON MAL... 3 6. OM INNHOLDET... 3 7. VEDLEGG OG LENKER... 3 8. UTSATTE SAKER... 4 Side 1 av 4
1. Innledning 12 praktiske bud Et saksframlegg er et beslutningsgrunnlag for å fatte vedtak. Det må inneholde tilstrekkelig informasjon, men ikke mer enn det. Saksbehandler bør sette seg i leserens sted når saken beskrives. Tenk pedagogisk. Nedenfor gis råd og rammer for saksframlegg i Buskerud fylkeskommune, også av teknisk art knyttet til sak/arkivsystemet: Velg en god og unik tittel for denne spesielle saken, helst kort Ved retting i overskrift, rett også i sakstittel under fanen Behandlinger Fjern aldri underliggende inndelinger i malen som ligger i saksframlegget du skriver Kopier kun mellom inndelingene når du kopierer fra andre saksframlegg, aldri hele saken Ingress er en kort innledning som leder leseren inn i saken som behandles, 1-5 linjer Nummerer forslag til vedtak i punkter når det består av flere deler. Nummerer manuelt, ikke automatisk (sett tall/bokstav over første tekstlinje) Anvis konkret finansiering i forslag til vedtak som gir økonomiske konsekvenser Gi alltid fullmakt til fylkesrådmann når myndighet bes gitt til administrasjonen. Gjelder også hovedutvalg Skriv saksframlegg ut fra faglige og økonomiske vurderinger og råd Vurder meroffentlighet før saker unntas fra offentlighet. Ved u.off. må rett paragraf i forvaltningslov/offentlighetslova angis Begrens bruken av vedlegg. Legg ingen lenker i vedleggsfanen Legg eventuelle lenker til andre dokumenter til slutt i saksframlegget. Lenk kun til internettdokumenter 2. Opprette sak, velge mal og utvalg Finn eller etabler (via dok.senteret) rett saksmappe i ephorte. Velg nytt dokument og velg malen saksframlegg. Saksbehandler må melde utvalgssaken opp til alle behandlende utvalg via ephorte. Bruk sakstype PS (politisk sak). Valg av utvalg, møtedato og sakstype ligger under fanen Behandlinger, se bilde på side 4. Velg "flett på nytt" hvis behandling etableres/endres etter påbegynt saksframlegg, overskrift endres, vedlegg endres, behandlingsflyt endres. Da oppdateres dokumenttekst. 3. Omfang Saksbeskrivelsen søkes begrenset til to sider i tillegg til ingress og forslag til vedtak. 4. Formulering av vedtak Forslag til vedtak skrives i form og innhold som et endelig vedtak i det siste utvalg som behandler saken (fylkesting/fylkesutvalg). Ved gruppering av vedtakspunkt, skrives disse manuelt med tall over hver gruppering av forslaget. (Automatisk nummerering gir tekniske og praktiske problem). Finansiering av tiltak må alltid angis. Side 2 av 4
Dersom det skal fattes et enkeltvedtak skal det som hovedregel samtidig gis begrunnelse for valg av løsning, jf forvaltningslovens bestemmelser. 5. Disposisjon mal MALSTANDARD OG AVSNITT KOMMENTAR Tittel Ingress Forslag Bakgrunn Valgfrie avsnittsoverskrifter, f.eks: o Problemstilling o Ulike løsninger og konsekvenser Konklusjon Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Disse tre deler ligger fast. Velg tittel som beskriver denne spesifikke saken. Ingress er en kort innledning på 1 5 linjer som gir leseren forståelse for hva saken dreier seg om. Den står normalt i kursiv. Del opp teksten i passende bolker med overskrift. Sammensatte saker krever gjerne flere overskrifter. Brukes hvis det skal lenkes til internettdokumenter. Kan fjernes hvis det ikke er behov for henvisninger. 6. Om innholdet Teksten skal leses på nett. Nettspråket er kort og effektivt. Det vil si at vi må gå mest mulig rett på sak. Leserne er ikke fagfolk. Derfor bruker vi ikke faguttrykk uten å forklare dem. Det samme gjelder faglige forkortinger. Tekstene deles opp i korte avsnitt. Mellomtitler hjelper leseren med å orientere seg. Utheving markerer vi slik at det ikke fremstår som en lenke. Forkortinger brukes minst mulig og må forklares ved første bruk.. Saken skal legges fram åpent og ærlig ut fra nøkterne faglige vurderinger. 7. Vedlegg og lenker Bruken av vedlegg til utvalgsaker må begrenses vi må ikke drukne leseren med informasjon. I ephorte legges vedlegg til utvalgssaker inn under dokumentfanen. Side 3 av 4
Lenker skal ikke legges inn under vedleggsfanen. Vedlegg er arkivverdige dokumenter, og er følgelig enten et helt nytt dokument som utarbeides særskilt til utvalgssaken (Nytt vedlegg), eks et word-dokument, et regneark eller et innskannet dokument, eller det er et dokument som allerede er registrert i ephorte (Knytt til eksisterende dokument), eksempelvis et inngående brev eller en rapport. Eventuelle lenker legges inn helt til slutt i saksframlegget, under Andre saksdokumenter (ikke vedlagt). Det kan bare lenkes til dokumenter som allerede finnes på internett. Det skal ikke lenkes til dokumenter som er beskyttet for offentligheten av brannmurer, som: brev, notater, referater som er utarbeidet og lagret i ephorte dokumenter som er lagret i mapper som saksbehandler har i sin utforsker dokumenter som befinner seg på fylkeskommunens intranett Vis aktsomhet ved bruk av lenker en lenke leder leseren bort fra det dokumentet som vedkommende starter å lese. Når det legges på lenker, velg alltid å la det lenkede dokumentet åpne seg i nytt vindu. 8. Utsatte saker Dersom en utvalgssak blir utsatt, må det lages et nytt saksframlegg. Utsatt sak legges da som vedlegg til nytt saksframlegg. Overskriften på det nye saksframlegget skal vise til den utsatte utvalgssaken, for eks. slik det er gjort i fylkesutvalgssak Utsatt fu-sak 91/10 Fylkeskommunale boliger - regulering av husleier. Side 4 av 4