Til medlemmene av kontrollutvalget Jnr. 7/11 Tid: 26. januar 2011 kl 18:00 Sted: Rådhuset, formannskapssalen M Ø T E I N N K A L L I N G NB! Møtet holdes for åpne dører. Publikum bes ta kontakt på tlf. 959 39 656. Forslag til dagsorden: Sak 01/11 Protokoll fra utvalgets møte den 8. desember 2010 Sak 02/11 Kontrollutvalgets årsrapport 2010 Sak 03/11 Sak 04/11 Sak 05/11 Sak 06/11 Skifte av oppdragsansvarlig revisor IKT- arbeidet i kommunen Internkontrollen i kommunen Sentrale utfordringer for kommunen i årene framover Sak 07/11 Forvaltningsrevisjon 2011 Sak 08/11 Sak 09/10 BDOs revisjonsmetodikk Orienteringssaker Eventuelt Rådmann Knut Haugestad er invitert til sakene 04/11, 05/11 og 06/11. Han vil ha med seg andre medarbeidere til enkelte av sakene. Vi foreslår at administrasjonen slipper til før sakene formelt tas opp til behandling. 19. januar 2011 Tore Hem /s./ Leder Jan T. Løkken Sekretær Kopi: Ordfører Rådmann BDO AS
Sak 01/11 Protokoll fra utvalgets møte den 8. desember 2010 Saksutredning: Sekretæren sendte et forslag til protokoll til utvalgets medlemmer via e-post den 9. desember. Noen mindre merknader framkom og disse er tatt inn i protokollen som leder og nestleder har underskrevet. Særutskrift av sak 39/10 Selskapskontrollen er sendt til kommunestyret. Deltakere er påmeldt til kontrollutvalgskonferansen, jf. sak 42/10. Brev med vedtaket i sak 44/10 Orienteringssaker, vedlegg 3, er sendt til rådmannen. I tråd med anmodningen under Eventuelt vil IKTavdelingen komme i møtet den 26. januar. Sekretæren foreslår at utvalget vurderer om det for framtida vil være mer hensiktsmessig å få en mer rendyrket vedtaksprotokoll. Innstilling: Protokoll fra kontrollutvalgets møte den 8. desember 2010 godkjennes. Ås, den 14. januar 2011 Jan T. Løkken /s./ Sekretær Vedlegg: Protokoll fra kontrollutvalgets møte den 8. desember 2010.
KONTROLLUTVALGET I VESTBY KOMMUNE PROTOKOLL Fra møtet i Vestby rådhus onsdag 8. desember 2010 kl. 18.00 kl. 19.40 Til stede: Forfall: Tore Hem (leder) Lars Johan Rustad Bjørg Sellevoll Gunvor Vedvik Bjørn Espen Opheim Paal Jargel Fra kommunestyret: Ordfører John Ødbehr (sak 39/10) Fra sekretariatet: Jan T. Løkken Fra BDO: Hovedrevisor Stein Jøraandstad Vedtak: Innkalling og dagsorden ble godkjent. Sak 38/10 Protokoll fra utvalgets møte den 3. november 2010 Innstilling: Behandling: Vedtak Sak 39/10 Innstilling: Protokollen fra kontrollutvalgets møte den 3. november 2010 godkjennes. På sekretariats spørsmål i saksutredningen, mente medlemmene protokollene burde være såpass fyldige at de også ga mening for ettertiden. En rendyrket vedtaksprotokoll kan da noen ganger være noe snaut. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Selskapskontrollen 2010 rapport om oppfølgingen av kommunestyrets vedtak. Kontrollutvalget tar rapporten om oppfølgingen av kommunestyrets vedtak vedr. eiermeldingen m.v. til orientering. Saken oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar rapporten vedr. oppfølgingen av eiermeldingen m.v. til orientering.
Ordføreren bes videreføre sitt arbeid med å følge opp meldingen. Behandling: Vedtak: Fra sekretariatet ble det presisert at rapporten i denne saken er tatt inn i saksutredningen. Ordføreren orienterte blant annet om at eiermeldingen vil bli lagt fram for kommunestyret igjen til våren. Han mente kontrollutvalget medlemmer vil ha nytte av å delta på den kommende eierskapsdagen. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Sak 40/10 Revisjonens halvårsrapport 1.5 31.10 2010 Innstilling: Behandling: Revisjonens halvårsrapport 1.5 31.10 2010 tas til orientering. Det ble bemerket at revisjonen bør be om at kommunen, innen rimelig tid, svarer på formelle rapporter og merknader som den har lagt fram. Vedtak: 1. Revisjonens halvårsrapport 1.5 31.10 2010 tas til orientering. 2. Kontrollutvalget forventer at trevisjonsrapporter besvares skriftlig av kommunen. Sak 41/10 Innstilling: Behandling: Vedtak: Retningslinjer for utvalgets arbeid Forslaget til revidert strategi for utvalgets arbeid godkjennes. Det ble vist til at kontrollutvalget ikke er noe klageorgan for enkeltvedtak i kommunen. Det var enighet om at kap. 4, siste ord i første avsnitt bør endres tilsvarende. Med den endringen som det var enighet om i møtet, ble den reviderte strategiplanen for kontrollutvalgets arbeid enstemmig godkjent. Sak 42/10 Deltakelse på kontrollutvalgskonferansen 2-3 februar 2011 Innstilling: Saken ble lagt fram uten innstilling. Vedtak: Gunvor Vedvik og Paal Jargel deltar på kontrollutvalgskonferansen 2011. Bjørg Sellevoll velges som vara. Sak 43/10 Møteplan 1. halvår 2011 Innstilling: Kontrollutvalget har møte på følgende dager 1. halvår 2011: 26. januar
16. mars 13.april 11. mai (årsregnskapet) 22. juni Alle dager fra kl 18.00 Vedtak: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Sak 44/10 Orienteringssaker Innstilling: Vedlegg 3): Vedtak: 1. Janos Lübecks brev av 3.10 d.å. tas til orientering. Kopi av brevet oversendes kommuneadministrasjonen og ordføreren. 2. Øvrige orienteringssaker tas til orientering. Det ble pekt på at utvalget nylig behandlet en sak om kommunens rutiner for journalføring og etterlevelse av tidsfrister. Behandling av enkeltsaker faller utenfor kontrollutvalgets mandat og brevet fra Janos Lübeck bør derfor oversendes rådmannen som rett adressat. 1. Janos Lübecks brev av 3.10 d.å. tas til orientering. Kopi av brevet oversendes rådmannen som bes svare på brevet med kopi til kontrollutvalget. Kopi av utvalgets vedtak sendes Janos Lübeck. 2. Øvrige orienteringssaker tas til orientering. Eventuelt 1. Det ble reist spørsmål ved omfanget av kommunens dataproblemer i høst. Det var enighet om at rådmannen og representanter for IKT-avdelingen inviteres til utvalgets første møte over nyttår for å orientere om de problemer som oppsto i høst, rutiner ved driftsstans og kvalitetssikringen av dette området generelt. 2. Stein Jøraandstad orienterte om et forestående skifte av oppdragsansvarlig revisor i BDO for Vestby kommune. Etter møtet hadde utvalget, sekretæren og revisor juleavslutning på Peppers. Vestby, den 15. desember 2010
Tore Hem Leder Lars Johan Rustad Nestleder
Sak 02/11 Kontrollutvalgets årsrapport 2010 Saksutredning: Forslaget til årsrapport legges fram for kontrollutvalget til behandling Innstilling: Kontrollutvalgets årsrapport for 2010 vedtas. Årsrapporten for 2010 oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsrapport for 2010 til orientering. Ås, den 18. januar 2011 Jan T. Løkken /s./ Sekretær Vedlegg: Kontrollutvalgets årsrapport 2010
KONTROLLUTVALGET I VESTBY KOMMUNE ÅRSRAPPORT 2010
KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER 1.1 Kommuneloven 77 Bestemmelsen om at kommunen skal ha kontrollutvalg er tatt inn i kommuneloven av 25. september 1992 nr. 107 i 77 om Kontrollutvalget. Kommunal- og regionaldepartementet har med hjemmel i kommunelovens 77 nr. 11 vedtatt forskrift om kontrollutvalg som trådte i kraft fra 1. juli 2004. Jf. rundskriv H-15/04. For at kommunestyret skal være orientert om kontrollutvalgets arbeid blir det hvert år utarbeidet en årsrapport som framlegges for kommunestyret. Rapporten tar for seg de oppgaver kontrollutvalget er pålagt i henhold til forskriften og hvordan utvalget har løst sine oppgaver. 1.2 Forskriftens bestemmelser om utvalgets oppgaver I forskriftenes 4, 1. ledd, er kontrollutvalgets ansvar og oppgaver definert: " Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning Forskriftens 5, 1.ledd, om kontrollutvalg sikrer at utvalget kan innhente alle nødvendige opplysninger: Kontrollutvalget kan hos kommunen eller fylkeskommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. For kontrollutvalgets medlemmer og dets sekretariat gjelder forvaltningslovens alminnelige bestemmelser om taushetsplikt, jf. forvaltningsloven 13 mv. Utvalgets viktigste oppgaver er: - Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Jf. 6. Regnskapsrevisjon - Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapittel. Jf. 9, 1. ledd. Forvaltningsrevisjon
- Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Jf. 13. Selskapskontroll - Kommunestyret eller fylkestinget avgjør selv om kommunen eller fylkeskommunen skal ansette egne revisorer, delta i interkommunalt samarbeid om revisjon eller inngå avtale med annen revisor. Vedtaket treffes etter innstilling fra kontrollutvalget. Jf. 16, 1.ledd. Valg av revisjonsordning. Valg av revisor 2. KONTROLLUTVALGET I 2010 Kontrollutvalget i Vestby har 5 medlemmer, og har i 2009 bestått av følgende medlemmer: Liv Løberg (leder) fram til 13. september 2010 Tore Hem (leder) fra 14. september 2010 Lars Johan Rustad (nestleder) Paal Jargel Bjørg Sellevoll Gunvor Vedvik Kommunestyret avholdt i sak 64/10 den 13. september nytt valgoppgjør for hele kontrollutvalget. Tore Hem ble valgt som ny leder av utvalget istedenfor Liv Løberg. For øvrig ble hele utvalget gjenvalgt. Dagfrid Hammersvik og Bjørn Espen Opheim har i perioden deltatt som varamedlemmer på ett eller flere møter. Kontrollutvalget har i 2010 hatt 8 møter og behandlet 44 saker, deriblant orienteringssaker. Tre av utvalgets medlemmer deltok den 25. august i møtet i faglig forum for kontrollutvalgene i Follo. Utvalget har vedtatt et strateginotat for sitt arbeid som skal rulleres årlig, siste gang i møtet den 8. desember. Kontrollutvalgsmedlemmenes rett til å delta i lukkede møter i kommunen ble bl.a. presisert. Til hjelp i arbeidet fører kontrollutvalget en rullerende aktivitetsplan som inneholder de lovmessige sakene utvalget skal behandle, samt de forvaltningsrevisjonsprosjekter og andre saker som utvalget har vedtatt. Offentlighetsloven og særlover regulerer borgernes rett til innsyn i forvaltningens dokumenter og disse skal være offentlige så langt det ikke er gjort unntak i lov eller i
medhold av lov. Blant annet er dokumenter som kontrollutvalget mottar fra revisjonen åpne for offentlig innsyn. For å styrke innsynet har kontrollutvalget fra 2008 holdt sine møter for åpne dører. Bare unntaksvis har noen benyttet seg av denne muligheten, men ordningen er likevel et signal om åpenhet til resten av kommunen og innbyggerne. På nasjonalt plan holder ca 25% av kontrollutvalgene sine møter åpne og dette blir trolig etter hvert hovedregelen. Kontrollutvalgets møter kunngjøres på kommunens internettsider og der legges også ut sakspapirer og protokoller til møtene. Forvaltningsrevisjonsrapporter som er behandlet av utvalget legges ut på FIKS internettsider. 3. SEKRETARIATET I Kontrollutvalgsforskriftens 20 om sekretariat heter det at kommunestyret skal sørge for at kontrollutvalget har tilfredsstillende sekretariatsbistand. Sekretariatsfunksjonen kan verken legges til kommunens administrasjon eller til den som utfører revisjonsoppgaver for kommunen. Forskriftens krav er ivaretatt ved at det er etablert et interkommunalt samarbeid om sekretariatet. Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat (FIKS) hadde 1. desember 2010 vært i arbeid i fem år med kommunene Enebakk, Frogn, Oppegård, Ski, Vestby og Ås som deltakere. Ås er vertskommune for sekretariatet. Nesodden kommune søkte høsten 2010 om å bli tatt opp som deltaker i samarbeidet. Kommunestyret i Vestby har ennå ikke behandlet denne søknaden. Samarbeidet er hjemlet i kommunelovens 27. Lederne av kontrollutvalgene utgjør styret for FIKS. Det enkelte kontrollutvalg fastsetter i henhold til vedtektens 7.5 for øvrig sekretariatets arbeidsoppgaver. Kontrollutvalget vedtok i sak 03/06 foreløpige rammer for sekretariatets arbeidsoppgaver. Jan T. Løkken har i 2010 vært sekretær for utvalget. 4. BUDSJETT FOR 2011 Kontrollutvalgsforskriften 18 slår fast at det er kontrollutvalget som skal innstille om budsjett for kontroll og tilsyn i kommunen. Utvalget avga innstilling overfor kommunestyret om budsjettet for revisjonen, sekretariatet og egne utgifter i sitt møte den 12. oktober. 5. UTVALGETS ARBEIDSOPPGAVER I 2010 5.1 Tilsyn med revisjonen
Kontrollutvalget skal i henhold til kontrollutvalgsforskriften 4 påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning og skal blant annet påse at kommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte, jf. 6 i forskriften. BDO er kommunens regnskapsrevisor. Forvaltningsrevisor velges for hvert oppdrag, jf. nedenfor. Revisor har deltatt i utvalgets møter og rapportert fortløpende om sitt arbeid. I tillegg legger revisjonen fram en hel - og en halvårsrapport om arbeidet i revisjonsåret. I utvalgets møte den 12. oktober ble revisjonens plan for revisjonsåret 2010 (1. mai 2010 31. april 2011) behandlet. I tråd med revisjonsforskriftens krav avga oppdragsansvarlig revisor, Kjetil Rivelsrud, i brev av 22. september 2010 en skriftlig egenvurdering om uavhengighet og kontrollutvalget tok denne til orientering, jf. sak 28/10. Hovedrevisor har vært Stein Jøraandstad. 5.2. Oppgaver ved regnskapsrevisjon Kommunens årsregnskap og årsrapport Som kontrollorgan på vegne av kommunestyret skal kontrollutvalget behandle kommunens regnskaper og på grunnlag av regnskapene, årsmeldingen og revisjonsberetningen, avgi uttalelse til kommunestyret. Kontrollutvalget vedtok i sitt møte 19. mai følgende uttalelse om kommunens regnskap for 2009: Kontrollutvalgets uttalelse om Vestby kommunes årsregnskap for 2009: Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, revisjonsberetningen fra BDO AS datert 15. april 2010 og rådmannens årsmelding. Ut over ovennevnte har kontrollutvalget ikke merknader til Vestby kommunes årsregnskap for 2009. Kontrollutvalget anbefaler at kommunestyret godkjenner det framlagte regnskapet for Vestby kommune for 2009. Vedtaket oversendes kommunestyret med kopi til formannskapet.
Kontrollutvalget tok i sak 34/10 BDOs rapport pr. 31.12.09, datert 14. juni 2010, vedr. revisjonsrapport år 2009 for henholdsvis kommunen og Vestby havn til orientering. Rapportene var pr. 8. desember ikke skriftlig besvart av kommunen og kontrollutvalget vedtok i sak 40/10 at det forventet at dette blir gjort. Vestby havnekasses årsregnskap Driften av havnekassa er en del av kommunens virksomhet og lagt under resultatområdet eiendom. Kontrollutvalget behandlet Vestby Havnekasses årsregnskap for 2009 den 9. juni 2010. Utvalget merket seg at revisjonsberetningen fra BDO var avlagt med en presisering om at regnskapet ikke var avlagt innen lovens frist. Utvalget anbefalte kommunestyret å godkjenne det framlagte regnskapet. 5.3 Tilsyn med forvaltningen I henhold til Kontrollutvalgsforskriften 4 skal kontrollutvalget, på vegne av kommunestyret, stå for et løpende tilsyn med forvaltningen i kommunen. Med forvaltningen menes hele administrasjonen og alle virksomheter i kommunen og alle råd og utvalg med unntak av kommunestyret selv. Utvalget rapporterer direkte til kommunestyret. Forvaltningsrevisjonen spiller en viktig rolle i dette tilsynet og har i hovedsak vært ivaretatt ved at revisjonen gjennomfører forvaltningsrevisjonsprosjekter som fremlegges for kontrollutvalget. Arbeidet baserer seg på Handlingsplanen for forvaltningsrevisjon 2009 2012 som kommunestyret, etter innstilling fra kontrollutvalget, vedtok 2. februar 2010. Revisjonsordningen som kommunestyret vedtok i 2009 har som konsekvens at forvaltningsrevisjonsprosjektene skal konkurranseutsettes for hvert år og valget av revisor for det enkelte prosjekt må gjøres av kommunestyret. For 2010 sluttet også kommunestyret seg til utvalgets forslag om å avsette kr 375 000 inkl mva. til forvaltningsrevisjon. Dette ga rom for to prosjekter. Valget av prosjekter i 2010 ble behandlet av kontrollutvalget i møtene den 2. desember 2009 (jf. sak 49/09), 27. januar og 17. mars. Uvalget valgte anskaffelser i kommunen og kvaliteten på sykehjemstilbudet som tema for prosjektene. Sekretariatet ba om tilbud fra fire selskaper og tre av disse fulgte opp anmodningen. Kontrollutvalget innstilte i sitt møte 21. april, jf, sak 13/10, om at Østfold kommunerevisjon IKS ble gitt oppdraget for begge temaene. Kommunestyret sluttet seg 10. mai til utvalgets innstilling. Kontrollutvalget godkjente 9. juni revisjonens forslag til prosjektplan for de to prosjektene. Rapportene fra Østfold kommunerevisjon IKS ble behandlet i kontrollutvalget den 3. november:
- I rapporten om innkjøp og anskaffelser i Vestby kommune konkluderte revisor bl.a. med at deres funn tyder på at kommunen har fokus på overholdelse av anskaffelsesregelverket. Det ble avdekket et forbedringspotensial i forhold til etterprøvbarhet og kontroll med visse typer anskaffelser. Kontrollutvalget oversendte rapporten til kommunestyret med innstilling om å ta den til etterretning og be rådmannen følge opp anbefalingene og melde tilbake til kontrollutvalget om dette innen seks måneder. - I rapporten om kvalitet i sykehjemstilbudet viste revisors funn at saksbehandling og iversetting av tjenester ved sykehjemmet følger regelverket. Kvalitetskravene blir i stor grad etterlevd. Dokumentasjon av avvik kan forbedres. Kontrollutvalget foreslo at kommunestyret tar rapporten til etterretning og at rådmannen bes følge opp anbefalingene og melde tilbake til kontrollutvalget om dette innen seks måneder. Rådmannens oppfølging av anbefalingene Kontrollutvalgsforskriften 12 pålegger kontrollutvalget ansvaret for at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon blir fulgt opp. Rapporten om barn i fosterhjem ble behandlet av kommunestyret 25. juni 2007. Utvalget har bedt om en årlig tilbakemelding fra administrasjonen om oppfølgingen av denne rapporten. Rapporten pr. 9. februar 2010 ble behandlet av utvalget den 17. mars. Utvalget ba da om en redegjørelse om enkelte spørsmål. Svaret ble behandlet i utvalgets møte den 9. juni og ble tatt til orientering. Rapporten om barnevernet hjelpetiltak i hjemmet. Utvalget vedtok i møtet den 12. oktober, jf. sak 23/09, å ta tilbakemeldingen om oppfølgingen av rapporten til orientering og å sende saken til kommunestyret som melding. 5.4 Selskapskontrollen Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper med mer (jfr. Kontrollutvalgsforskriften 13). Dette innebærer en kontroll rettet mot selskapene i form av eierskapskontroll og/eller forvaltningsrevisjon. Vestby kommune har eierinteresser i til sammen åtte selskaper hvor det kan drives selskapskontroll. Kommunestyret vedtok i sak 105/08, etter innstilling fra kontrollutvalget, en handlingsplan for selskapskontroll for perioden 2009 2011.
- Kontrollutvalget behandlet rapporten fra FIKS for 2009 i sitt møte den 2. september 2009, jf. kontrollutvalgets årsrapport for 2009. Kommunestyret sluttet seg den 1. februar 2010, med en presisering av hvilke selskaper som særlig skal følges opp, til kontrollutvalgets innstilling. - Rapporten fra FIKS for 2010 fokusert på oppfølgingen av tidligere kommunestyrevedtak, jf. kommunestyresakene 31/09 og 01/10. Kontrollutvalget oversendte rapporten til kommunestyret med innstilling om å ta rapporten til orientering og be ordføreren videreføre sitt arbeid med å følge opp rapporten. Kommunestyret ventes å behandle saken på et møte tidlig i 2011. 5.4 Andre kontroller I tillegg til de kontrollformene som er beskrevet ovenfor, skal kontrollutvalget gjennomføre et løpende tilsyn med forvaltningen på andre måter, jf. kontrollutvalgsforskriftens 5. I 2010 har kontrollutvalget bl.a. tatt opp følgende saker: - Utvalget foreslo overfor kommunestyret å be rådmannen legge fram en sak om internkontrollen for oppfølging av kommunestyrevedtak og forslag til en ordning for å gi fullstendig oversikt over status for alle saker. Kommunestyret sluttet seg 12. april enstemmig til utvalgets innstilling. Rådmannens forslag ble behandlet i kommunestyret den 6.desember og det ble det gitt tilslutning til at oversikten over administrasjonens oppfølging av vedtakene innarbeides i eksisterende dokumenter. - På grunnlag av en henvendelse fra en innbygger i kommunen, ba utvalget rådmannen om en redegjørelse for journalføring og etterlevelse av svarfrister. Administrasjonens redegjørelse forelå i brev av 23. juni og utvalget vedtok i møtet 12. oktober å ta dette til orientering. - Utvalgets forespørsel til rådmannen om en redegjørelse om forsikringsordningene for kommunens eiendommer ble besvart i e-post av 22. november. Utvalget valgte å ta denne til orientering, jf. - Utvalgets forespørsel til rådmannen om å få en skriftlig redegjørelse for kommunens framleie av boliger ble besvart i e-post av 29. oktober. Utvalget fant svaret tilfredsstillende og vedtok 3. november å ta det til orientering.
- En rapport fra en arbeidsgruppeoppnevnt av Kommunal- og regionaldepartementet med 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane ble behandlet i utvalgets møte den 12. oktober. Utvalget konstaterte at mange av utvalgets anbefalinger vedr. kontrollutvalgets arbeid allerede er ivaretatt i Vestby. Som en oppføling ble rådmannen bedt om å gi en skriftlig rapport om internkontrollen i kommunen. Rådmannens svar forelå i e-post av 17. desember og vil trolig bli behandlet på utvalgets første møte i 2011. - Ordfører John Ødbehr har hatt en dialog med utvalget i flere møter.. Vestby, 26. januar 2011 Tore Hem leder Lars Johan Rustad nestleder
Sak 03/11 Skifte av oppdragsansvarlig revisor Saksutredning: BDO AS melder i brev av 19. januar d.å. at Terje Tvedt overtar for Kjetil Rivelsrud som oppdragsansvarlig revisor overfor Vestby kommune. Endringen skjedde fra 1.1. 2011. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner m.v. 11 bestemmer at oppdragsansvarlig revisor skal ha bestått eksamen til bachelor i revisjon eller høyere revisjonseksamen (master i revisjon) iht. Kredittilsynets krav til registrert revisor, og i tillegg ha tre års praksis fra regnskapsrevisjon. Forskriftens 15, jf. kommuneloven 79, krever at revisor hvert år skal avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget. Vedlagt følger utskrift av konsesjonsregisteret til Finanstilsynet som bekrefter at Terje Tvedt er statsautorisert revisor. Vi forutsetter da at han også oppfyller praksiskravet. Videre følger Terje Tvedt uavhengighetserklæring datert 22. desember 2010 vedr. oppdraget for Vestby kommune Innstilling: Kontrollutvalget tar skiftet av oppdragsansvarlig revisor for Vestby kommune til orientering. Ås, den 19. januar 2011 Jan T. Løkken /s./ Sekretær Vedlegg: BDOs brev av 19.1.11 vedr. endring av oppdragsansvarlig revisor Vestby kommune m/vedlagt:utdarag av Finanstilsynets konsesjonsregister, utskrift av 18. januar 2011, ditto vedr. BDO AS og egenvurdering datert 22. desember 2010.
Sak 04/11 IKT-arbeidet i kommunen Saksutredning: I kontrollutvalgets forrige møte ble det reist spørsmål om omfanget av kommunens dataproblemer i fjor høst. Det var enighet om å invitere rådmannen og representanter for IKTavdelingen til utvalgets første møte over nyttår for å en orientering om de problemene som oppsto i fjor høst, rutiner ved driftsstans og kvalitetssikringen av dette området generelt. Rådmannen svarte i e-post av 20. desember at kommunen sannsynligvis vil møte med personal- og organisasjonssjef Rune Sletner og IT-sjef Raymond Orderud. Innstilling: Redegjørelsen for IKT-arbeidet i kommunen tas til orientering. Ås, den 18. januar 2011 Jan T. Løkken /s./ Sekretær
Sak 05/11 Internkontrollen i kommunen Saksutredning: Kontrollutvalget vedtok i sitt møte den 12. oktober d.å. å be rådmannen om en skriftlig orientering om internkontrollen i kommunen. I vår e-post til rådmannen ba vi om at rådmannen i sin orientering kommenterer de aktuelle anbefalingene i rapporten 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane. Rapporten er tidligere utdelt til medlemmene av kontrollutvalget og kan leses på Kommunal- og regionaldepartementets internettsider. Vi vedlegge kopi av anbefalingene fra 12 til 37. Rådmannens redegjørelse, jf. vedlegg, forelå i e-post av 17. desember (svarfristen ble utsatt etter avtale med sekretariatet).. Vi har invitert rådmannen til møtet for å ha en dialog om saken. Innstilling: Rådmannens redegjørelsen for internkontrollen i kommunen tas til orientering. Ås, den 14. januar 2011 Jan T. Løkken /s./ Sekretær Vedlegg: 1. Rådmannens e-post av 17.12.10 med redegjørelse om internkontrollarbeidet i kommunen. 2. 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane, anbefalingene fra nr. 12 t.o.m 36.
Sak 06/11 Sentrale utfordringer for kommunen i årene framover Saksutredning: Vi har invitert rådmannen til innlede til en dialog i møtet om sentrale utfordringer for kommunen i årene framover. Innstilling: Rådmannens redegjørelse tas til orientering. Ås, den 18. januar 2011 Jan T. Løkken /s./ Sekretær
Sak 07/11 Forvaltningsrevisjon 2011 Saksutredning: Kommunestyret vedtok den 2. februar d.å. kontrollutvalgets forslag til plan for forvaltningsrevisjon 2009 2012. Kontrollutvalget foreslo i budsjettet for kontroll og tilsyn i 2011, jf. sak 33/10 at det avsettes midler til to forvaltningsrevisjonsprosjekter med en kostnadsramme på til sammen kr 390 000,- inkl. mva. Denne saksutredningen bygger på at kommunestyret vedtok utvalgets innstilling på dette punktet. Gjennomføringen av forvaltningsrevisjonen må konkurranseutsettes, jf. kommunestyrets vedtak. V foreslår forberedelsene følger samme framdriftsplan som i fjor: 1. Kontrollutvalget vedtar temaer for forvaltingsrevisjonen 2011. 2. Sekretariatet bes legge fram et forslag til formål og problemstillinger og en plan for konkurranseutsettingen (jf. anskaffelsesreglene) 3. Sekretariatet innhenter anbud fra et utvalg revisjonsselskaper. 4. Kontrollutvalget innstiller om valg av revisor(er) overfor kommunestyret. 5. Kommunestyret velger revisor(er). Kontrollutvalget oppsummerte i planen for forvaltningsrevisjon Vestby kommunes risiko til å være størst på resultatområdene: Område Risiko Vesentlighet Barnevern Manglende etterlevelse av regelverk og svikt i det forebyggende arbeidet Rus Skole Sykehjem Økonomi Etterlevelse av sentralt regelverk Eierskapsmeldingen Manglende oppfølging av regelverket generelt og svikt i det forebyggende arbeidet Manglende etterlevelse av opplæringsloven ved blant annet vansker med å rekruttere lærere Berører den enkeltes livskvalitet og rettssikkerhet Store konsekvenser for de det gjelder og store kostnader for samfunnet Høyt samfunnsmessig fokus Svikt i kvaliteten på tjenesten Berører den enkeltes livskvalitet og rettssikkerhet Manglende oversikt og Kommunen forvalter store kontroll over økonomien verdier. For eksempel brudd på Kan påføre kommunen store reglene for offentlige ekstrakostnader anskaffelser Manglende etterlevelse av målene Kommunen forvalter store verdier via sitt eierskap i
selskaper Det ble i tillegg definert risikofaktorer på resultatområdene (uprioritert): IKT, vedlikehold av kommunale bygg, VAR-området og boliger for vanskeligstilte. Kommunestyret ga i sitt vedtak om handlingsplanen kontrollutvalget fullmakt til å kunne vedta prosjekter med andre temaer. Forvaltningsrevisjonsprosjeker i Vestby de siste årene: 2010: Anskaffelser i kommunen Kvalitet i sykehjemmene 2009: Barnevernet hjelpetiltak i hjemmet. 2008: Spesialundervisning i grunnskolen Hjemmebaserte tjenester 2007 Barn i fosterhjem Forslag til vedtak: Kontrollutvalget følgende temaer for forvaltningsrevisjon i 2011: 1 2.. Sekretariatet bes legge fram et forslag til formål og problemstillinger og en plan for konkurranseutsettingen til det neste møtet i utvalget Ås, den 18. januar 2011 Jan T. Løkken /s./ Sekretær Vedlegg: Handlingsplanen for forvaltningsrevisjon 2009-2012
VESTBY KOMMUNE PLAN FOR GJENNOMFØRING AV FORVALTNINGSREVISJON 2009 2012. VEDTATT AV KOMMUNESTYRET 2. FEBRUAR 2009
INNHOLD 1. BAKGRUNN FOR PLANEN... 26 2. MÅL FOR FORVALTNINGSREVISJONSARBEIDET.... 26 3. RESULTATET AV OVERORDNET ANALYSE I VESTBY KOMMUNE... 27 4. GJENNOMFØRING AV FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKTER... 28 5. PLANENS TIDSHORISONT OG DELEGERING.... 6 6. RAPPORTERING TIL KOMMUNESTYRET.... 6 6.1 RAPPORTERING AV DET ENKELTE PROSJEKT... 6 6.2 RAPPORTERING OM GJENNOMFØRT FORVALTNINGSREVISJON.... 6
1. BAKGRUNN FOR PLANEN Kommunestyret har det øverste tilsyn med den kommunale forvaltning. For å forestå det løpende tilsyn med forvaltningen velger kommunestyret et kontrollutvalg. I henhold til kommuneloven 77 nr 4, 2. punktum skal kontrollutvalget påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). I Forskrift om kontrollutvalg 10 om Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon, står det: Kontrollutvalget skal minst èn gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Denne planen beskriver mål for forvaltningsrevisjon, resultatet av den overordnede analysen samt hvordan forvaltningsrevisjon skal gjennomføres av kommunens revisor. Til slutt beskrives planens tidshorisont og rapporteringen til kommunestyret. 2. MÅL FOR FORVALTNINGSREVISJONSARBEIDET Målet med forvaltningsrevisjon er å gjennomføre systematiske undersøkelser av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Forvaltningsrevisjonen kan gi viktig informasjon til kommunens beslutningstakere til bruk ved blant annet: Kommunestyrets og kontrollutvalgets tilsyn med forvaltningen. Ledelsens vurderinger av muligheter for mer sparsom/økonomisk drift, økt produktivitet, større effektivitet eller bedre måloppnåelse for kommunen. Sikring av at den kommunale virksomheten drives i samsvar med statlig og lokalt regelverk og fastsatte mål. Sikring av at innbyggere og brukere får det tjenestetilbudet de skal ha.
Forvaltningsrevisjon skal ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens folkevalgte organer. Vestby kommune forvalter store økonomiske verdier. I 2007 var kommunens driftsutgifter på 549 millioner kroner 1) og kommunen disponerte 689 årsverk 2). Kommunen er innbyggernes største velferdsprodusent, og det er viktig at kommunens midler blir disponert i samsvar med lover og forskrifter og i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Kommunen er avhengig av innbyggernes tillit til at kommunen kan løse sine oppgaver på en tilfredsstillende måte. 3. RESULTATET AV OVERORDNET ANALYSE I VESTBY KOMMUNE Det framgår av forskrift om kontrollutvalg 10 at planen for forvaltningsrevisjon skal baseres på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. Follo Distriktsrevisjon har gjennomført en overordnet analyse (unntatt offentlighet etter offentlighetsloven 5) for kontrollutvalget i Vestby kommune. Analysen er basert på risikoog vesentlighetsvurderinger. Med risiko- og vesentlighetsvurderinger menes en vurdering av hvilke områder av kommunens virksomhet det er risiko for vesentlige avvik i forhold til de vedtak, forutsetninger og mål som er satt for virksomheten. Kontrollutvalget oppsummerte Vestby kommunes risiko til å være størst på resultatområdene: Område Risiko Vesentlighet Barnevern Manglende etterlevelse av regelverk og svikt i det forebyggende arbeidet Rus Skole Manglende oppfølging av regelverket generelt og svikt i det forebyggende arbeidet Manglende etterlevelse av opplæringsloven ved blant annet vansker med å rekruttere lærere Berører den enkeltes livskvalitet og rettssikkerhet Store konsekvenser for de det gjelder og store kostnader for samfunnet Høyt samfunnsmessig fokus Sykehjem Svikt i kvaliteten på tjenesten Berører den enkeltes livskvalitet og rettssikkerhet Økonomi Manglende oversikt og Kommunen forvalter store 1 I hht Vestby kommunes årsmelding 2007, s. 3. 2 I hht Vestby kommunes årsmelding 2007. s. 5.
Etterlevelse av sentralt regelverk Eierskapsmeldingen kontroll over økonomien For eksempel brudd på reglene for offentlige anskaffelser Manglende etterlevelse av målene verdier. Kan påføre kommunen store ekstrakostnader Kommunen forvalter store verdier via sitt eierskap i selskaper Det er i tillegg definert risikofaktorer på resultatområdene (uprioritert): IKT, vedlikehold av kommunale bygg, VAR-området og boliger for vanskeligstilte. Prioriteringen er ikke til hinder for at kontrollutvalget også kan finne det aktuelt å gjennomføre forvaltningsrevisjon innenfor andre tjenesteområder eller med et annet innhold. I henhold til forskrift om revisjon 7 om forvaltningsrevisjonens innhold skal det prioriteres å undersøke om: a ) b ) c ) d ) e ) f ) Forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området. Regelverket etterleves. Forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige. Beslutningsgrunnlaget fra administrasjonen til de politiske organer samsvarer med offentlige utredningskrav. Resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets eller fylkestingets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd. 4. GJENNOMFØRING AV FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKTER Gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekter skal skje i henhold til god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standarder på området. Vestby kommune har satt revisjonstjenesten ut på anbud, men har foreløpig ikke sagt opp sin avtale med Follo distriktsrevisjon. I vedtektene for Follo distriktsrevisjon forutsettes det at revisjonens utgifter i hovedsak skal fordeles mellom kommunene etter deres innbyggertall.
Revisjonens budsjett setter dermed en økonomisk ramme for omfanget av prosjekter som kan gjennomføres i Vestby kommune. I henhold til Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 9, skal kontrollutvalget påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Forvaltningsrevisjonsprosjekter velges ut av kontrollutvalget innenfor de rammene som er fastsatt av kommunestyret i Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Dette skjer normalt på grunnlag av den overordnede analysen kontrollutvalget har gjennomført. Kontrollutvalget må avveie prosjektenes størrelse og antall opp mot den nytte prosjektene vurderes å ha innenfor tilgjengelige økonomiske rammer. Dersom kommunen ønsker mer omfattende prosjekter enn revisjonens rammer gir rom for, må kommunen bevilge ekstra ressurser til dette. Nødvendige tjenestekjøp til slike prosjekter foretas av kontrollutvalget etter innstilling fra FIKS. FIKS står for bestillingen. Det framgår av forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner at det ved gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekter skal etableres/utledes revisjonskriterier. Revisjonskriterier er normer og/eller standarder som forvaltningsrevisjonsobjektet skal vurderes/revideres i forhold til. Revisjonskriteriene skal brukes som grunnlag for å vurdere om forvaltningens økonomi, produktivitet, måloppnåelse og/eller virkninger er i samsvar med kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger og/eller det regelverk som gjelder på området. Når et tema er identifisert som ønskelig å gjennomføre forvaltningsrevisjon på, utarbeider revisjonen et forslag til prosjektmandat som forelegges kontrollutvalget for beslutning med følgende elementer: Bakgrunn - hva er prosjektets foranledning Formål - hvilken nytte forventes Problemstillinger - hva skal konkret undersøkes Revisjonskriterier - hvilken målestokk skal funnene vurderes opp mot, f.eks lover, vedtak, standarder Metode - kilder og analytiske grep Omfang (tidsbruk) og ansvarlig for gjennomføring av prosjektet. 5. PLANENS TIDSHORISONT OG DELEGERING. Etter forskrift om kontrollutvalg 10 skal kontrollutvalget minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret som delegerer til kontrollutvalget å gjøre endringer i planperioden. Kontrollutvalget foreslår at denne planen skal gjelde for perioden 2009-2012.
Kontrollutvalget foretar eventuelle justeringer i denne planen hvis dette skulle vise seg nødvendig. 6. RAPPORTERING TIL KOMMUNESTYRET. 6.1 Rapportering av det enkelte prosjekt Etter at en forvaltningsrevisjon er gjennomført vil kontrollutvalget ta stilling til hvordan denne skal følges opp. Kontrollutvalget er kommunestyrets kontrollorgan og rapporteringen fra kontrollutvalget vil derfor skje til kommunestyret. Kontrollutvalget legger rapporten fram for kommunestyret til behandling med forslag til vedtak. 6.2 Rapportering om gjennomført forvaltningsrevisjon. I følge Forskrift om kontrollutvalg 11 Rapporter om forvaltningsrevisjon, skal kontrollutvalget med utgangspunkt i planen for gjennomføring av forvaltningsrevisjon avgi rapport til kommunestyret om hvilke forvaltningsrevisjoner som er gjennomført og om resultatene av disse. Kontrollutvalget vil følge opp denne bestemmelsen ved å rapportere om hvert enkelt prosjekt (jf. 6.1) og gjennom årsrapporten fra kontrollutvalget som oppsummerer alle rapporter gjennom det foregående året. I innstillingen fra kontrollutvalget til kommunestyret foreslår kontrollutvalget rutinemessig at rådmannen skal rapportere tilbake til kontrollutvalget om oppfølgingen av rapportens anbefalinger.
Sak 08/11 BDOs revisjonsmetodikk Saksutredning: I forbindelse med behandling av sak 34/10 Oppfølging av rapporten 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane vedtok utvalget å be BDO gi en orientering om - hvordan regnskapsrevisjonen gjennomføres og om metodikken i dette arbeidet. - sitt interne kvalitetsarbeid. Ny oppdragansvarlig revisor fra BDO, Terje Tvedt, vil stå for orienteringen. Innstilling: Redegjørelsen tas til orientering. Ås, den 18. januar 2011 Jan T. Løkken /s./ Sekretær
Sak 09/11 Orienteringssaker Vedlegg: 1. Kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer. Sjekk at opplysningene stemmer! 2. Utvalgets strategiplan, revidert 8.12.10 3. Aktivitetsplanen pr. Innstilling: Orienteringssakene tas til orientering. Ås, den 18. januar 2011 Jan T. Løkken /s./ Sekretær