Møteinnkalling Kontrollutvalget Trøgstad Møtested: Trøgstad kommune, møterom Båstad Tidspunkt: 01.06.2015 kl. 16:00 Eventuelle forfall meldes til, telefon 908 55 384, e-post anirov@fredrikstad.kommune.no Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Trøgstad, 27.05.2015 Helge Kolstad Leder (sign.) Kontrollutvalget Trøgstads møte 01.06.2015 Sakliste U.off. PS 15/13 Protokoll fra kontrollutvalgets møte 04.05.2015 PS 15/14 PS 15/15 PS 15/16 PS 15/17 PS 15/18 Forvaltningsrevisjonsrapport 2014/2015 "Eiendomsforvaltning" Trøgstad kommune Oppdragsvurdering og vurdering av revisors uavhengighet Planlagte ressurser og tidsforbruk - Indre Østfold Kommunerevisjon IKS Overordnet revisjonsstrategi, Trøgstad kommune Informasjon fra revisjonen PS 15/19 Møteplan for kontrollutvalget i Trøgstad, andre halvår 2015 PS 15/20 Eventuelt
Dokumentnr.: 1 Løpenr.: 88608/2015 Kontrollutvalget Trøgstad 01.06.2015 15/13 Protokoll fra kontrollutvalgets møte 04.05.2015 Protokoll fra kontrollutvalgets møte 04.05.2015 godkjennes. Protokoll fra kontrollutvalgets møte 04.05.2015.
Dokumentnr.: 6 Løpenr.: 88980/2015 Kontrollutvalget Trøgstad 01.06.2015 15/14 Forvaltningsrevisjonsrapport 2014/2015, "Eiendomsforvaltning" Trøgstad kommune Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak som legges fram for Trøgstad kommunestyre til behandling: 1. Forvaltningsrevisjonsprosjekt "Eiendomsforvaltning" Trøgstad kommune tas til orientering. 2. Rapportens følgende anbefalinger vedtas iverksatt: Kommunen skal innarbeide eiendomslisten med vedlikeholdsbehov for de neste 30 årene i vedlikeholdsplanen, samt utarbeide en detaljert prioriteringsliste over vedlikeholdsbehovet som samsvarer med det faktiske vedlikeholdsbehovet. Kommunen skal innarbeide relevant lovverk i vedlikeholdsplanen. Kommunen skal benytte normtall ved planlegging av budsjettarbeidet som kan være førende for vedlikeholdskostnadene. Kommunen skal innarbeide en mer konkret plan for arealeffektivt vedlikehold i vedlikeholdsplanen, samt en mer detaljert plan og oversikt over strategier og rutiner for drift og vedlikehold. Kommunen skal utarbeide en oversikt over lokaler som står ubenyttet, eller som kunne vært benyttet mer effektivt, og vurdere å optimalisere bruksområdet for disse. Kommunen skal utarbeide rutiner for tilbakemelding for vedlikeholdsbehov fra innleid fagkompetanse. Kommunen skal opprette rutiner for å be om dokumentasjon på anbefalt vedlikehold og drift ved oppføring av nye bygg. 3. Kontrollutvalget følger opp at administrasjonen gjennomfører kommunestyrets vedtak i saken ved at revisjonen fremlegger oppfølgingsrapport, jfr. anbefaling nr 8 «( ) revisjonen følger opp kommunestyrets vedtak i saken ett år etter at rapporten er ferdigbehandlet i kommunestyret.»
Sammendrag I henhold til kommuneloven kap 12, 78 og forskrift om revisjon kapittel 3, 6 skal det i hver kommune utføres forvaltningsrevisjon, hvorpå revisjonen skal rapportere resultatene av sin revisjon til kontrollutvalget. I 2012 vedtok kontrollutvalget og kommunestyret i Trøgstad plan for forvaltningsrevisjon, hvorpå forvaltningsrevisjonsprosjekt «Eiendomsforvaltning» skulle gjennomføres i løpet av planperioden. Prosjektbeskrivelsen er vedtatt i kontrollutvalget 29.10.2012 i sak 12/18. Forvaltningsrevisjonsrapport "Eiendomsforvaltning" Trøgstad kommune. Saksopplysninger Rapporten er skrevet på bakgrunn av problemstillingen «Er eiendomsforvaltningen i Trøgstad kommune arealeffektivt i forhold bruk og vedlikehold, sett opp mot vedlikeholds-normer og systemer?» På grunnlag av kontrollhandlinger gjennom intervju med leder for teknisk drift, dokumentanalyser av retningslinjer, rutiner og plandokumenter, kontroll og gjennomgang av driftsregnskap 2013, investeringsregnskap 2013, budsjett for 2012-2015, vedlikeholdsplan 2015-2018, KOSTRA-analyse og spørreundersøkelse, finner revisjonen det positivt at det er utarbeidet og vedtatt en vedlikeholdsplan, men finner samtidig at den er lite utfyllende. Revisor peker på behovet for en detaljert prioriteringsliste over vedlikeholdsbehovet i vedlikeholdsplanen, samt en mer konkret oversikt over planer, strategier og rutiner i forhold til drift og vedlikehold av eiendommene. Revisjonen har avdekket forbedringsområder og fremmer på bakgrunn av disse følgende 7 anbefalinger: 1. Revisjonen anbefaler at kommunen innarbeider eiendomslisten med vedlikeholdsbehov for de neste 30 årene i vedlikeholdsplanen, samt utarbeide en detaljert prioriteringsliste over vedlikeholdsbehovet som samsvarer med det faktiske vedlikeholdsbehovet. 2. Revisjonen anbefaler at kommunen innarbeider relevant lovverk i vedlikeholdsplanen. 3. Revisjonen anbefaler at kommunen benytter normtall ved planlegging av budsjettarbeidet som kan være førende for vedlikeholdskostnadene. 4. Revisjonen anbefaler at kommunen innarbeider en mer konkret plan for arealeffektivt vedlikehold i vedlikeholdsplanen, samt en mer detaljert plan og oversikt over strategier og rutiner for drift og vedlikehold. 5. Revisjonen anbefaler at kommunen utarbeider en oversikt over lokaler som står ubenyttet, eller som kunne vært benyttet mer effektivt, og at kommunen vurderer å optimalisere bruksområdet for disse. 6. Revisjonen anbefaler at kommunen utarbeider rutiner for tilbakemelding for vedlikeholdsbehov fra innleid fagkompetanse. 7. Revisjonen anbefaler at kommunen oppretter rutiner for å be om dokumentasjon på anbefalt vedlikehold og drift ved oppføring av nye bygg. I sin tilbakemelding til revisjonen gjør rådmannen rede for hvordan de enkelte anbefalinger i rapporten vil følges opp videre. Sekretariatet ber kontrollutvalget særlig merke seg at rådmannen ikke stiller seg bak revisjonens anbefaling nr. 3 om å benytte normtall ved planleggingen av budsjettarbeidet, hvor rådmannen uttaler at kommunen har god erfaring med bruk av erfaringstall og ønsker å fortsette med dette.
Vurdering Rapporten anses, etter sekretariatets mening, å være i samsvar med kontrollutvalgets bestilling. Rapporten fremmer ingen konklusjon i forhold til problemstillingen da vedlikeholdsplanen i følge rapporten ikke danner godt nok grunnlag for å trekke en konklusjon. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å ta rapporten, samt rådmannens tilbakemeldinger, til orientering. Revisjonen vil være til stede og tilgjengelige for å besvare spørsmål fra utvalget når saken behandles.
Dokumentnr.: 5 Løpenr.: 88833/2015 Kontrollutvalget Trøgstad 01.06.2015 15/15 Oppdragsvurdering og vurdering av revisors uavhengighet 1. Revisjonens oppdragsvurdering og brev om vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet tas til orientering. Oppdragsvurdering Brev til kontrollutvalget fra Indre Østfold Kommunerevisjon IKS om vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet i forhold til Trøgstad kommune Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Kontrollutvalget skal påse at regnskapene blir revidert på en betryggende måte jfr. kommuneloven 77 nr. 4. Utvalget ivaretar sitt påseansvar ved å gjennomføre aktiviteter knyttet til oppfølging av revisjonen og revisjonsarbeidet, dette omfatter bla revisors oppdragsvurdering og uavhengighetserklæring. Oppdragsvurderingen er vurdert ut fra revisjonsstandardene ISA 200, 210 og 220. Revisor har vurdert egen uavhengighet i forhold til kommuneloven 79, og forskrift om revisjon 12 om krav til vandel, samt kap. 6 om krav til revisors uavhengighet og objektivitet. Vurdering Sekretariatet anbefaler at kontrollutvalget tar revisors oppdragsvurdering og brev om vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet til orientering.
Dokumentnr.: 3 Løpenr.: 88636/2015 Kontrollutvalget Trøgstad 01.06.2015 15/16 Planlagte ressurser og tidsforbruk i Trøgstad kommune - Indre Østfold Kommunerevisjon IKS 1. «Planlagte ressurser og tidsforbruk 2015» for Trøgstad kommune tas til orientering «Planlagte ressurser og tidsforbruk 2015» (Unntatt offentlighet jfr. off.l 13 første ledd jfr. forvaltningsloven 13 første ledd nr. 2). Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Jfr. kommuneloven 77 om kontrollutvalgets påseansvar ovenfor revisjonen, blir utvalget fremlagt dokumentet «Planlagte ressurser og tidsforbruk 2015» for Trøgstad kommune. Dokumentets hovedformål er å gi en oversiktlig dokumentasjon over samlede ressurser og planlagt tidsforbruk i revisjonsdistriktet og i den enkelte eierkommune. Vurdering Dokumentet «Planlagte ressurser og tidsforbruk 2015» for Trøgstad kommune tas til orientering.
Dokumentnr.: 4 Løpenr.: 88672/2015 Kontrollutvalget Trøgstad 01.06.2015 15/17 Overordnet revisjonsstrategi 2015, Trøgstad kommune 1. «Overordnet revisjonsstrategi 2015, Trøgstad kommune» tas til orientering. Overordnet revisjonsstrategi 2015, Trøgstad kommune.(unntatt offentlighet jfr off.loven 13 første ledd, jfr. kom.l 78 nr 7) Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv FOR -2004-15-06-904 Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner FOR 06-15-905 Revisjonsstandard 300 Planlegging og Revisjonsstandard 315- Forståelse av foretaket Saksopplysninger Kontrollutvalget skal hvert år motta en skriftlig egenvurdering av revisors uavhengighet, jfr. revisjonsforskriften 15. Revisor skal med utgangspunkt i bestemmelser i lov, forskrift og anvendt revisjonsmetodikk, planlegge revisjonsarbeidet slik at revisjonen blir utført på en effektiv og faglig skikker måte. Overordnet revisjonsstrategi skal bidra til å sikre at: Viktige revisjonsområder blir satt i fokus (Risiko og vesentlighet) Mulige problemer / områder identifiseres så tidlig som mulig Det tilegnes tilstrekkelig kunnskap om kommunes virksomhet
Revisor skal med utgangspunkt i overordnet revisjonsstrategi beskrive angrepsvinkel og omfang, utarbeide og dokumentere ulike revisjonsplaner og revisjonsprogrammer. Disse skal angi type og tidspunkt for utførelse og omfang av revisjonshandlingene. Revisjonsplaner og programmer utarbeides på grunnlag av revisors vurdering av risiko og vesentlighet. Innholdet i den overordnede revisjonsstrategien skal ha et omfang som er akseptabelt i forhold til å kunne bekrefte regnskapet og avgi en revisjonsberetning. Vurdering Det vises til innhold og vurderinger i Overordnet revisjonsstrategi for Trøgstad kommune 2015 utarbeidet av Indre Østfold Kommunerevisjon IKS. Revisjonsstrategien anses i både kvalitet og omfang å oppfylle alle krav for å kunne bekrefte regnskapet og avgi revisors beretning.
Dokumentnr.: 7 Løpenr.: 89125/2015 Kontrollutvalget Trøgstad 01.06.2015 15/18 Informasjon fra revisjonen 1. Informasjonen fra revisjonen tas til orientering Sammendrag I forbindelse med henvendelse fra Wiig og Horgmo AS siv. arkitekter MNAL, legger revisjonen fram sitt tilsvar for kontrollutvalget. Svarbrev fra revisjonen vedr. henvendelse angående prosjekt: Utvikling av boliger for mennesker med nedsatt funksjonsevne Trøgstad kommune. Saksopplysninger Revisjonen mottok 07.05.2015 e-post fra Wiig og Horgmo As, hvor det går frem at selskapet har bemerkninger i forhold til Trøgstad kommunes pågående prosjekt: Utvikling av boliger for mennesker med nedsatt funksjonsevne. Indre Østfold Kommunerevisjon IKS svarte Wiig og Horgmo As i brev av 26.05.2015. Brevet legges frem for kontrollutvalget til orientering. Vurdering Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget og ta informasjonen fra revisjonen til orientering.
Dokumentnr.: 8 Løpenr.: 89919/2015 Kontrollutvalget Trøgstad 01.06.2015 15/19 Møteplan for kontrollutvalget i Trøgstad, andre halvår 2015 1. Med forbehold om endringer fastsetter kontrollutvalget følgende møtedager for sin virksomhet andre halvår 2015: Mandag 14. september 2015 kl. 17:00 Mandag 9. november 2015 kl. 17:00 Rakkestad, 27.05.2015 Ingen Saksopplysninger I henhold til kommuneloven 32 er det utvalget selv, kommunestyret eller utvalgets leder som fastsetter når det skal avholdes utvalgsmøter. Av praktiske grunner er det formålstjenlig at utvalget fastsetter møteplan for hvert halvår. Vurdering Det er i innstillingen antydet to møter for andre halvår 2015. Når det er foreslått konkrete dager så har dette sammenheng med sekretariatets praktiske muligheter til saksbehandling osv., samt forholdet til frister, ferieavvikling m.m. Utover møtene som er foreslått, er det opp til utvalget å endre tidspunkter, bestemme andre møter, eller å avlyse allerede berammede møter.
Dokumentnr.: 2 Løpenr.: 88626/2015 Kontrollutvalget Trøgstad 01.06.2015 15/20 Eventuelt Saken legges frem uten innstilling.