Ph.d.-håndbok Universitetet i Nordland Høst 2013 1
Innholdsfortegnelse 1. Innledning... 3 2. Oppstartfasen... 5 Finansiering... 5 Søknadsprosessen:... 5 Krav til prosjektbeskrivelse:... 5 Opptaksvedtak:...6 Ph.d.-avtale:...6 Tips og råd for å komme i gang:... 7 3. Veiledning og tilknytning til forskermiljø...8 Dine plikter og rettigheter som ph.d.-kandidat er:...8 Veiledning...9 Du kan forvente følgende av din hovedveileder:...9 Du kan forvente følgende av din medveileder:... 10 Dersom det oppstår problemer med veiledningen... 10 4. Gjennomføring...11 Opplæringsdel...11 Presentasjoner...11 Forskningsetikk...11 Meldeplikt... 12 Hva er personopplysninger?... 12 Progresjonsrapport... 13 Forsinkelse eller avbrudd fra ph.d.-studiet... 13 Studere i utlandet... 13 Publisering... 14 5. Avslutningsfasen... 15 Grunnlag for tildeling av grad... 15 Godkjenning av opplæringsdelen... 15 Innlevering av avhandling til bedømming... 15 Oppnevning av bedømmelseskomité... 15 Bedømmelseskomiteens arbeid... 16 Bedømmelseskomiteens innstilling... 16 Trykking og offentliggjøring av avhandlingen... 16 Prøveforelesning og disputas (offentlig forsvar av avhandlingen)... 17 Bedømmelseskomiteens innberetning, og tildeling av grad, vitnemål og diplom... 17 Omarbeidelse og reinnlevering... 18 Klage over avslag på søknad om bedømmelse, ikke godkjent avhandling, prøveforelesning eller forsvar... 18 2
1 Innledning Ph.d.-håndboken er et samarbeid mellom de fire fakultetene og forskningsadministrasjonen, og skal gjøre informasjon om ph.d.-løpet lett tilgjengelig for potensielle og nåværende kandidater, veiledere og andre som er involvert i ph.d.-utdanning ved Universitetet i Nordland (UiN). Ved UiN er det faglige og administrative ansvaret for ph.d.-utdanningen delegert til fakultetene, hvor hvert fakultet har en egen ph.d.-koordinator. Forskningsadministrasjonen har ansvar for en del administrative oppgaver knyttet til forskerutdanningen, og som er felles for hele institusjonen. Håndboken tar for seg de viktigste delene i oppstartsfasen, underveis i studiet og i avslutningsfasen. Nødvendige skjemaer, retningsgivende dokumenter og kontaktpersoner er tilgjengelig på UiN sine nettsider for ph.d.-utdanningen: www.uin.no/forskning/phdprogram Håndboken tar utgangspunkt i Reglement for graden philosophiae doctor (ph.d.) ved Universitetet i Nordland (ph.d.-reglement) vedtatt av universitetsstyret den 20.juni 2012. All aktivitet på ph.d.-utdanningen er underlagt dette reglementet. I tillegg har hvert fakultet egne utfyllende retningslinjer. Ph.d.-kandidatenes studieforhold administreres av det enkelte fakultet og reguleres av følgende dokument: 1. Reglement for graden philosophiae doctor (ph.d.) ved Universitetet i Nordland 2. Fakultetenes utfyllende retningslinjer 3. Avtale ved opptak til ph.d.-utdanning ved Universitetet i Nordland 4. Ph.d.-håndbok for Universitetet i Nordland 5. Studieplaner og emnebeskrivelser Ph.d.-kandidater har både et studieforhold til UiN og en arbeidsgiver som kan være UiN eller en ekstern arbeidsgiver. For Ph.d.-kandidater som er ansatt som stipendiat ved UiN reguleres ansettelsesforholdet blant annet av følgende dokument: 1. Arbeidsavtale 2. Forskrift om ansettelsesvilkår som postdoktor, stipendiat, vitenskapelig assistent, spesialistkandidat og kombinert stilling for kandidat i dobbelkompetanseutdanning 3. Universitetet i Nordlands Medarbeiderhåndbok PH.D.-PROGRAM VED UIN: Ph.d. i akvatisk biovitenskap ved Fakultet for biovitenskap og akvakultur Ph.d. i bedriftsøkonomi ved Handelshøgskolen i Bodø Ph.d. i sosiologi ved Fakultet for samfunnsvitenskap Ph.d. i studier av profesjonspraksis ved Profesjonshøgskolen 3
PH.D.-PROGRAMMETS INNHOLD: 1. En avhandling basert på selvstendig forskning 2. Opplæringsdel med relevante kurs slik det er beskrevet i fakultetenes utfyllende regler 3. Deltakelse i nasjonale og internasjonale forskermiljø 4. Relevant faglig formidling 5. Avsluttende doktorgradsprøve med prøveforelesning og disputas 4
2 Oppstartfasen FINANSIERING Før du sender inn din søknad om opptak til et av våre doktorgradsprogram, må du skaffe tilstrekkelig finansiering av mulige doktorgradsstudier. Finansieringen må dekke hele doktorgradsperioden. Mulige finansieringstyper kan være stipendiatmidler og andre forskningsmidler, eller annen ekstern finansiering. Å ha tilstrekkelig finansiering er en absolutt forutsetning for å kunne innvilge opptak. Særlig om stipendiatmidler: Stipendiater er en egen stillingskategori hvor kandidaten blir ansatt og lønnet, for å gå inn i et doktorgradsløp. Ved utlysning av slike stipendiatmidler, er det ofte en forutsetning for ansettelse at søkeren må søke opptak til et bestemt doktorgradsprogram. Arbeidsgiver kan også tillegge stillingen en viss andel andre arbeidsoppgaver. Ansettelse av stipendiater følger universitetets egne prosedyrer for ansettelse av vitenskapelig personell. Prosjektbeskrivelsen kan inngå som en del av ansettelsesgrunnlaget. Annen finansiering: Også andre enn de som er ansatt som stipendiater kan søke om opptak til et doktorgradsprogram. For disse vil vilkåret om finansiering kunne være oppfylt ved at for eksempel arbeidsgiver inntar arbeidet med doktorgradsavhandlingen som del av den ansattes primæroppgaver. Et annet alternativ kan være at søkeren har søkt om midler fra for eksempel Norsk forskningsråd, og at disse midlene benyttes til å kjøpe søkeren fri fra ordinære oppgaver hos sin arbeidsgiver. Dette gjelder også utenlandske stipendiater som har med seg finansiering fra hjemlandet. SØKNADSPROSESSEN Til søknaden benyttes universitetets søknadsskjema. Du må også ha utarbeidet en prosjektbeskrivelse i tråd med universitetets og det enkelte fakultets retningslinjer. Alle punkter i søknadsskjemaet må være fylt ut. Som vedlegg skal det i tillegg til prosjektbeskrivelse (se nedenfor), ligge vitnemål for utdanning som skal danne grunnlag for opptak og bekreftelse på finansiering. Universitetets reglement for ph.d.-utdanning spesifiserer hvilke dokumenter som må være vedlagt. Det enkelte ph.d.-programmet kan også ha særegne krav, herunder krav til utdanning eller arbeidserfaring. Søknad med vedlegg sendes til fakultetet. Søknad om opptak behandles av fakultetenes forskningsutvalg, doktorgradsutvalg eller tilsvarende, og avgjøres av dekan ved det respektive fakultet. KRAV TIL PROSJEKTBESKRIVELSE Etter Reglement for ph.d.-studier ved Universitetet i Nordland skal prosjektbeskrivelsen inneholde følgende deler: Faglig redegjørelse for prosjektet. Plan for fremdrift, inklusiv plan for gjennomføring av opplæringsdel. Dokumentasjon av spesielle behov for faglige og materielle ressurser. 5
Eventuelle planer for opphold ved annen institusjon. Planer for faglig formidling. Opplysninger om eventuelle immaterialrettslige restriksjoner for å beskytte andres rettigheter. Hvis relevant: finansieringsbevis for stipend tildelt fra eksterne eller utendlandske institusjoner og kontrakt mellom bedrift og UiN ved ph.d. som er helt eller delvis finansiert av næringslivet. Det enkelte fakultet kan ha egne krav til prosjektbeskrivelsen i sine utfyllende regler. I behandlingen av søknaden kan fakultetet be søkeren om å revidere sin prosjektbeskrivelse for at prosjektet skal være mest mulig tilpasset ph.d.-programmet, skal være gjennomførbart innenfor den angitte tidsrammen og for at det skal tilfredsstille vitenskapelige krav til et doktorgradsprosjekt. For stipendiater ansatt ved UiN skal prosjektbeskrivelsen være endelig godkjent senest tre måneder etter ansettelse. For disse vil vurdering av prosjektbeskrivelsen også være gjort i selve ansettelsesprosessen. For andre søkere kan fakultetet gi betinget opptak til ph.d.-programmet, og prosjektbeskrivelsen må da være endelig godkjent senest tre måneder etter slikt betinget opptak ble gitt. OPPTAKSVEDTAK Vedtak til søknad om opptak fattes på bakgrunn av en helhetlig vurdering av søknaden. Hvor opptak innvilges, skal hovedveileder for doktorgradsprosjektet oppnevnes i opptaksvedtaket. I vedtaket skal det også fremgå en avtaleperiode. Avtaleperioden vil som hovedregel være tilsvarende perioden for finansiering. PH.D.-AVTALE Når opptak til doktorgradsprogrammet innvilges, skal fakultetet ta initiativ til å inngå en avtale om doktorgradsløpet. En slik avtale er tredelt og ulike parter vil være avtalepartnere for de ulike delene. Del A er en generell del og regulerer forholdet mellom kandidaten og fakultetet hva angår gjennomføring av doktorgradsstudiet. Denne delen av avtalen undertegnes av kandidaten og fakultetet ved dekan. Del B gjelder avtale om faglig veiledning for doktorgradsarbeidet, og undertegnes av veileder, kandidat og fakultetet ved dekan. Denne delen av avtalen inngås med hver enkelt av de veilederne kandidaten får oppnevnt. Del C av avtalen inngås der hvor en ekstern tredjepart har en rolle i samarbeidet med gjennomføring av doktorgradsprosjektet. Denne delen regulerer blant annet kandidatens lønnsforhold, driftskostnader, infrastruktur og forhold som eksempelvis patenter etc. Avtalen undertegnes av kandidat, representant for ekstern partner og fakultetet ved dekan. Ph.d.-avtalen kan forlenges underveis dersom forholdene tilsier det. Dette er blant annet nærmere regulert i universitetets forskrift. Dersom det forekommer vesentlige endringer underveis i løpet, kan det kreves at det inngås ny avtale. Dersom avtalen misligholdes kan den heves. Dette innebærer at kandidaten kan miste sin studierett til ph.d.-studiet. Mer om dette finnes i universitetets reglement for ph.d.-studiet 5.5. 6
TIPS OG RÅD FOR Å KOMME I GANG Det aller viktigste for å få en god start på tilværelsen som doktorgradskandidat, er at man på et så tidlig stadium som mulig gjennomarbeider prosjektbeskrivelsen. Prosjektbeskrivelsen er grunnsteinen i doktorgradsarbeidet, og er utgangspunkt for den forskningsprosessen man skal gjennom. I denne forbindelse er det avgjørende at man får satt seg godt inn i aktuell litteratur. Det er viktig at kandidaten og veileder tidlig etablert et fungerende forhold. Det skal også gis veiledning til prosjektbeskrivelsen. Det er også viktig at man begynner å skrive tidlig. Her er det viktig å være bevisst på hvilke prosesser man er i; forskningsprosessen eller fremstillingsprosessen. Skrivingen som del av forskningsprosessen er kanskje ikke det som blir sluttproduktet, men er med på å danne et godt fundament for å gå inn i fremstillingsprosessen som leder frem til sluttproduktet. Å lage egne milepæler vil også kunne være til hjelp for å komme i gang med skrivingen. Husk også at opplæringsdelen skal fungere som støtte i doktorgradsarbeidet. Det vil derfor være en fordel å starte opp med dette tidlig. Videre kan disse kursene være en viktig plattform for å komme i dialog med andre doktorgradskandidater og fagpersoner. Mye av forskningen skjer gjennom dialog med kolleger. 7
3 Veiledning og tilknytning til forskermiljø Arbeidet med doktorgradsavhandlingen skal foregå under individuell veiledning. Fakultet og veilederne skal sammen sikre at ph.d.-kandidaten deltar i et aktivt forskningsmiljø. DINE PLIKTER OG RETTIGHETER SOM PH.D.-KANDIDAT ER: 1. Å utføre din forskning effektivt, med høy standard og innenfor den gitte tidsrammen 2. Å delta på ph.d.-aktiviteter i regi av universitetet og fakultetet, samt å delta på kurs som avtales med din hovedveileder. 3. Å bli enig om og overholde en tidsplan for jevnlig kontakt med hovedveileder, vanligvis en gang i mnd, og for innlevering av skriftlig arbeid. Jevnlig kontakt kan opprettholdes gjennom e-poster, møter eller telefonkontakt, det er ikke nødvendig å legge frem skriftlig materiale før alle veiledningstimer. 4. Å levere inn skriftlig arbeid til avtalte tidsfrister som gir nok tid til kommentarer og diskusjon. 5. Å presentere ditt arbeid eller dine funn ved seminar/konferanser når det er anbefalt av din hovedveileder. 6. Å følge den etiske standarden i forskning som gjelder for det aktuelle fagfeltet, husk meldeplikt til NSD eller REK eller forsøksdyrutvalget (FDU). 7. Å levere en fremdriftsrapport om progresjonen i forskerutdanningen til fakultetet hvert år. Rapporten skal leveres innen den tid som angis av det enkelte fakultet. 8. Å holde oversikt over all arbeidstiden som knytter seg til 25 % delen som er pliktig for ph.d.-kandidater som har en stipendiatstilling ved UiN på 4 år. 9. Å holde oversikt over all dokumentasjon av kurs, seminarer og aktiviteter som du fullfører som en del av opplæringsdelen. 10. Å informere hovedveileder om alle forhold som kan ha betydning for veiledningen. Alle eventuelle problemer, også av sosial eller medisinsk art, kan tas opp med hovedveileder, dekan eller din administrative ph.d.-koordinator. 11. Å kunne rådføre deg i fortrolighet med dekan/programansvarlig/adm. ph.d.- koordinator hvis du av en eller annet grunn ønsker å skifte veileder. 12. Å konsultere medveileder når hovedveileder anbefaler dette. 13. Å informere ekstern part (for dem som har ekstern finansiering eller annen ekstern støtte) om alle forhold som kan ha innvirkning på samarbeidet og for prosjektets progresjon. 14. Å følge prosedyrene for studiepermisjon eller avbrudd i forskerutdanningen. Hvis du har en sykemelding eller annen godkjent grunn til studiepermisjon, må du også melde fra til din adm. ph.d.-koordinator. 15. Å diskutere alle forhold rundt utgifter og finansieringen av ditt forskningsprosjekt med din hovedveileder ved UiN, og hvis aktuelt, representanter fra institusjonen som har finansieringsansvaret for din stilling. 8
VEILEDNING Kandidaten vil få tildelt en veiledningsgruppe som vil bestå av en hovedveileder og medveileder(e). Veiledernes forskningskvalifikasjoner må dekke de aktuelle forskningsfelt slik at gruppen som helhet har den kompetansen som kreves i forhold til forskningsprosjektet. DU KAN FORVENTE FØLGENDE AV DIN HOVEDVEILEDER: 1. Aktiv deltagelse i utviklingen av ditt forskningsprosjekt og i å velge ut relevante kurs i din opplæringsdel. 2. Rådgivning/veiledning av høy faglig kvalitet i forhold til ditt forskningsprosjekt, vurdering av hvilke problemstillinger og metoder som kan være passende, og tilbakemelding på ditt skriftlige arbeid etter hvert som det utvikler seg (skisser, innhold, stil, dokumentasjon osv.). 3. At han/hun bidrar til å sikre muligheten til at avhandlingen blir ferdig innenfor tidsrammen som er 3 år (eventuelt 4 år med 25% arbeidsplikt) for forskerutdanningen. 4. At han/hun innen rimelig tid gir deg konstruktiv kritikk og tilbakemelding på innleverte utkast slik at arbeidet ditt kan diskuteres og tidsrammen kan bli overholdt. Slik oppfølging bør finne sted minst 3 ganger i semesteret. 5. Hjelp til å finne relevant litteratur og datakilder (bibliotek, arkiv, osv). 6. At han/hun introduserer deg til fakultetet, andre ph.d.-kandidater og aktuelle ansatte, og oppmuntrer deg til å delta på aktiviteter og seminarer relevante for forskerutdanningen og til det aktuelle forskningsfeltet. Veileder skal også tidlig i ditt forskerutdanningsløp introdusere deg for relevante fagmiljø utenfor fakultetet, også internasjonalt, slik at du kan starte planleggingen av et studieopphold i utlandet. 7. At han/hun informere deg om hvem som er administrativt ansvarlig for forskerutdanningen ved fakultetet (ph.d.-kordinator) og programansvarlig. Ph.d.-koordinator kan introdusere deg for fakultetets fasiliteter og prosedyrer. Med ph.d.-koordinator og programansvarlig kan du ta opp saker som angår forskerutdanningen, inkludert vanskeligheter som kan oppstå i forhold til veileder og til din forskerutdannningsprogresjon. 8. At han/hun i starten av prosjektet, i samarbeid med leder for ph.d. programmet, avgjør om en fordeling av Intellectual Property Rights (IPR) er nødvendig, og hvis det er, sikre at en avtale om IPR har kommet i stand ved prosjektets start. 9. At han/hun bidrar til å sikre at en risikovurdering av et eventuelt laboratoriearbeid og/eller feltarbeid blir utført i henhold til UiNs HMS-håndbok. 10. At han/hun bidrar til å sikre at forskningsprosjektet er godkjent i henhold til det etiske regelverk, og gir råd i forhold til spørsmål om etikk som relaterer seg til forskningsarbeidet. Veileder skal også påse at du blir kjent med at det er ditt ansvar å unngå alle former for uredelighet. 11. At han/hun bidrar til å sikre at du oppevarer dine forskningsdata på en forsvarlig og systematisk måte slik at de kan bli forstått og vurdert av alle som har rett til innsyn, slik som bedømmelseskomiteen. 12. At han/hun diskuterer hendelser med deg som virker å være knyttet til uredelighet i forskning og plagiering, og rapportere til fakultetet hvis det er mistanke om uredelighet i forskningen, inkludert plagiering. 13. At han/hun organiserer og deltar i ph.d.-kandidatens obligatoriske aktiviteter som inngår i doktorgradsavtalen, som for eksempel midtveisevaluering, midtveisseminar. 9
14. At han/hun årlig leverer en standardrapport til fakultetet om progresjonen i din forskerutdanning i henhold til de frister som angis av fakultetet. 15. At det i samarbeid med medveiledere og fakultetet sikres et tilfredsstillende opplegg for veiledning hvis hovedveileder er borte i over 4 uker. Veileder skal holde deg informert om alle saker som kan ha betydelig innvirkning på veiledningen. 16. At han/hun oppmuntrer deg til å presentere progresjonen i ditt arbeid fra tid til annen, delta i relevante konferanser, møter og workshops, sjekke ut relevante informasjonskilder og rådgivning, både innenfor og utenfor instituttet. 17. Dersom du er ansatt i stipendiatstilling ved UiN med arbeidsplikt, skal veileder hjelpe deg med å passe på at ikke pliktarbeidet overskrider 25 % av den totale arbeidsmengde. DU KAN FORVENTE FØLGENDE AV DIN MEDVEILEDER: 1. Deltagelse i planleggingen av ditt forskningsprosjekt og i opplæringsdelen som er nødvendig for opptak og registrering som ph.d.-kandidat 2. Veiledning på ditt forskningsprosjekt. 3. At han/hun er oppdatert i forhold til progresjon i ditt arbeid. Medveileder skal være tilstede i møter for veiledningsteam, og/eller ha jevnlig koordineringssamtaler med hovedveileder via telefon, e-post etc. 4. At han/hun gir deg rådgivning i forhold til forskningsarbeidet med hensyn til passende problemstillinger og metode, og gir deg tilbakemelding på ditt skriftlige arbeid etter hvert som det utvikler seg. Dette er for å bidra til at avhandlingen blir ferdig innenfor tidsrammen, som er 3 år for forskerutdanningen. 5. At han/hun styrker veiledningen av ditt arbeid ved å trekke inn en tilleggsvurdering eller ytterligere et spesialistområde, hvis hovedveileder mener det er fordelsaktig. 6. At han/hun bidrar med kontinuitet i veiledningen hvis hovedveileder ikke er til stede. 7. Han/hun kan delta i din midtveisevaluering. DERSOM DET OPPSTÅR PROBLEMER MED VEILEDNINGEN Ph.d.-kandidat og veiledere kan ved behov diskutere utfordringer ved veiledningen med leder for ph.d.-programmet de er tilknyttet. Bytte av veileder skal vedtas av dekan eller den dekan bemyndiger. 10
4 Gjennomføring OPPLÆRINGSDEL Ph.d-utdanningen er normert til tre (3) års fulltidsstudier og inkluderer en opplæringsdel av minimum 30 studiepoengs omfang. Se utfyllende retningslinjer for ditt fakultet. Som ph.d.-kandidat gjennomgår du kurs på ph.d.-nivå ved Universitetet i Nordland eller ved andre institusjoner i Norge eller i utlandet. Ved oppstart lager du en plan for opplæringsdelen. Det anbefales at du konsulterer med hovedveileder og administrativ kontaktperson før du deltar på kurs som ikke er inkludert i den opprinnelige opplæringsplanen. Ph.d.-kandidater vil motta informasjon fra sitt fakultet om retningslinjer for valg av emner i opplæringsdelen. Krav om opplæring i vitenskapsteori og etikk, samt i metode er felles for alle fakulteter. Emner velges i samarbeid med hovedveileder. Oppdatert informasjon om tilgjengelige kurs vil du blant annet finne på ditt fakultets hjemmeside. PHS og FBA krever at forskningsutvalget/ doktorgradsutvalget forhåndsgodkjenner eksterne kurs. Opplæringsdelen må være gjennomført og godkjent før avhandlingen kan leveres til komité. PRESENTASJONER Ph.d-kandidaten skal i løpet av studiet gjennomføre flere ulike presentasjoner. Det kan være interne og eksterne presentasjoner, foredrag, fremlegg av paper på konferanse, forskningsseminar og lignende. Antall og form for presentasjonene spesifiseres av ditt fakultet. FORSKNINGSETIKK UiNs forskere har et selvstendig ansvar for at forskningen utføres i samsvar med god forskningsskikk og anerkjente vitenskapelige og etiske prinsipper. Dette skal også ligge til grunn for samarbeid med eksterne aktører. Som ph.d.-kandidat forutsettes det at du setter deg inn i de etiske aspekter ved forskerrollen og utøvelse av forskningsarbeidet, dette gjelder redelighet, habilitet og uavhengighet. Det er viktig å nevne god henvisningsskikk og regler for medforfatterskap. Det er viktig at ph.d.-kandidaten setter seg godt inn i akademisk henvisningsskikk. Henvisninger i løpende tekst skal gjøres på en slik måte at det aldri er tvil om hvilken litteratur eller hvilke kilder som er brukt. Bruk en standard henvisningsstil som er vanlig innenfor ditt fagområde. Kandidater som skriver en artikkelbasert avhandling må forholde seg til format og retningslinjer som det aktuelle tidskriftet krever. All forskning som drives ved Universitetet i Nordland, er underlagt internasjonale og nasjonale forskningsetiske retningslinjer og det lovverk som måtte gjelde for det området forskningen er utøves på. Mer informasjon om god forskningspraksis og etiske retningslinjer generelt for ditt fagfelt, også i forhold til hva og hvem du skal forske på, finner du hos Forskningsetiske komiteer, se: http://www.etikkom.no/no/ 11
MELDEPLIKT Norsk samfunnsvitenskapelig datatjeneste (NSD) Forskningsprosjekter som benytter seg av persondata er, i henhold til personopplysningsloven, meldepliktige. NSD er UiNs personvernombud for forskning og alle prosjekter som benytter seg av persondata, skal meldes inn og godkjennes av NSD før de igangsettes. Prosjekter som omfattes av helseforskningsloven skal meldes til Regional etisk komité (REK nord). Forskere og studenter skal melde sine forsknings- eller kvalitetssikringsprosjekter dersom prosjektene utløser meldeplikt etter personopplysningsloven: HVA ER PERSONOPPLYSNINGER? Personopplysninger er opplysninger og vurderinger som kan knyttes til enkeltpersoner: Direkte, ved at datamaterialet inneholder navn, personnummer eller andre personentydige kjennetegn. Indirekte, via en kombinasjon av bakgrunnsopplysninger. Via referansenumre i datamaterialet som viser til adskilt navneliste (koblingsnøkkel). Vil datamaterialet inneholde sensitive personopplysninger: Informasjon om etnisk bakgrunn, politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning, at en person har vært mistenkt, siktet eller dømt for en straffbar handling, helseforhold, seksuelle forhold, eller fagforeningstilhørighet. Da vil prosjektet være meldepliktig selv om du ikke registrerer opplysningene ved bruk av datamaskin. Lyd/video/bilder: skal du behandle/lagre lyd og bildefiler på datamaskin, hvor informanten gjenkjennes direkte eller indirekte må du melde prosjektet. Nettbaserte spørreundersøkelser: utløser meldeplikt dersom datamaterialet blir koblet mot IPadresse, e-postadresse og/eller er direkte eller indirekte personidentifiserende. MERK: meldeplikten utløses selv om du som student/forsker ikke får tilgang til kopling mot IP eller e-postadresse, slik ofte er tilfelle. Dersom du utelukkende skal registrere anonyme opplysninger er prosjektet ikke meldepliktig. Et anonymt datamateriale består av opplysninger som ikke på noe vis kan identifisere enkeltpersoner, direkte, indirekte, eller via koblingsnøkkel. Dersom ditt prosjekt er meldepliktig må du sende inn et meldeskjema senest 30 dager før datainnsamlingen starter. For mer informasjon og meldeskjema: http://www.nsd.uib.no/ REGIONAL ETISK KOMITÉ (REK) REK skal forhåndsgodkjenne prosjekter som omfattes av helseforskningsloven: Medisinske og helsefaglige forskningsprosjekter Generelle forskningsbiobanker Dispensasjon fra taushetsplikt for annen type forskning Les mer: http://helseforskning.etikkom.no/ikbviewer/page/forside?_ikblanguagecode=n 12
FORSØKSDYRUTVALGET (FDU) Forsøksdyrutvalget (Utvalg for forsøk med dyr) er et offentlig forvaltningsorgan. Utvalget skal sørge for at nødvendig bruk av forsøksdyr skjer på en dyrevernmessig forsvarlig måte. Utvalget fatter vedtak i enkeltsaker og saker av prinsipiell natur, driver rådgivning, foretar inspeksjoner og har myndighet til å godkjenne forsøksdyravdelinger og prosjekter. http://www.mattilsynet.no/fdu/ PROGRESJONSRAPPORT Årlig skal du og hovedveileder levere rapporter til Forskningsutvalget/Doktorgradsutvalget om framdrift i ph.d.-prosjektet. Rapportene skal ta ut utgangspunkt i plan for ph.d.-utdanningen og opplyse om eventuelle avvik fra planen og alle faktorer som har påvirkning for faglig fremdrift. FORSINKELSE ELLER AVBRUDD FRA PH.D.-STUDIET Sykemelding og søknader om permisjon leveres arbeidsgiver (UiN eller ekstern). På bakgrunn av søknad og sykemelding fra lege kan det innvilges forlengelse av studieperioden og finansiering. Det er viktig at arbeidsgiver og ph.d.-koordinator er informert om lengre avbrudd i dine ph.d.-studier. Dersom du mottar din finansiering eksternt, bør du undersøke rettigheter og plikter i forhold til forlengelse av finansiering. Ph.d.-kandidater som ønsker å avbryte studiene kan lese mer om dette i Reglement for graden philosophiae doctor(ph.d.) ved Universitetet i Nordland 5.5. Tvungent avbrudd av studiene kan skje i spesielle tilfeller. STUDERE I UTLANDET Ph.d.-kandidaten kan velge å tilbringe perioder av studietiden ved en utenlandsk utdanningseller forskningsinstitusjon. Besøksinstitusjon velges i samarbeid med veileder, og oppholdet bør fortrinnsvis skje ved en anerkjent institusjon hvor kandidat, veileder eller fagmiljø ved UiN allerede har et etablert samarbeid. Et utenlandsopphold kan være inspirerende og gi impulser som du ikke får hjemme. I tillegg er det nyttig i forhold til nettverksbygging. Det finnes mange måter å finansiere et utenlandsopphold på. Noen av de vanligste er gjennom Norges Forskningsråds stipendordninger, med midler fra forskningsprosjektet, eller med midler fra arbeidsgiver. Det er også mulig å søke sentralt Forskningsutvalg ved UiN om FoU-midler for reise til ph.d.-kandidater. Fristene er 1. oktober og 1. mars. 13
PUBLISERING En ph.d.-avhandling kan bestå av en monografi, eller en artikkelbasert avhandling. Ph.d.-kandidater og veiledere har felles ansvar for at kandidatene gjør seg kjent med gjeldene forskningsetikk og de relevante forskningsetiske retningslinjene, og særlig god henvisningsskikk og reglene for medforfatterskap, for eksempel Vancouver-reglene. Lenke: http://www.regjeringen. no/nb/dep/kd/dok/regpubl/otprp/20052006/otprp-nr-58-2005-2006-/3/5/6.html?id=187825 Dersom avhandlingen omfatter et fellesarbeid skal Vancouver-reglene for medforfatterskap følges. Som hovedregel skal kandidaten kun kreditere Universitetet i Nordland, unntak er hvis andre institusjoner oppfyller prinsippene for kreditering. Se også www.icmje.org for internasjonalt anerkjente prinsipper for god forskningsetikk ved vitenskapelig publisering, som er utarbeidet for medisinsk forskning, men er overførbart til flere fagområder. TIPS OG RÅD TIL GJENNOMFØRING Det er anbefalt at opplæringsdelen fullføres under den første halvdel av ph.d.-studiet. Bruk de obligatoriske interne ph.d.-seminarer aktivt for å få råd og inspirasjon fra kollegaer. Opprett diskusjonsgrupper, fysisk eller virtuelt. 14
5 Avslutningsfasen GRUNNLAG FOR TILDELING AV GRAD Grunnlaget for tildeling av grad framgår av studieplanen for ph.d.-programmet. Normalt vil grunnlaget bestå av en opplæringsdel og en avhandling. Omfang av og innhold i opplæringsdelen vil variere fra program til program. I tillegg kan det være obligatoriske krav underveis, som for eksempel midtveis- og sluttseminar, som må være fullført og bestått. GODKJENNING AV OPPLÆRINGSDELEN Opplæringsdelen, slik den er beskrevet i det enkelte ph.d.-programmet, må være godkjent før søknad om bedømming av avhandlingen. Det er dekan eller den hun/han har bemyndiget som godkjenner opplæringsdelen. INNLEVERING AV AVHANDLING TIL BEDØMMING Kandidaten søker om bedømming av avhandlingen til sitt fakultet. Sammen med søknaden sendes bekreftelse på godkjent opplæringsdel og avhandlingen. I tillegg kan søknaden ha følgende vedlegg: Erklæring om at doktorgradsarbeidet ikke er levert inn til bedømmelse ved annen institusjon (kan være en del av teksten i søknadsbrevet). Tillatelse fra forskningsetiske komiteer eller andre myndigheter, eller fra private hvis prosjektet har vært avhengig av at slike tillatelser har vært innhentet. Hvis avhandlingen er artikkelbasert og involverer medforfattere, skal det legges ved bekreftelse fra hovedveileder eller medforfattere på kandidatens bidrag til det som er gjort i fellesskap. Kandidaten leverer selv avhandlingen til trykkeriet i oppgitt mal. Avhandlingen blir i første omgang trykket i et A4-format og fakultetet betaler det antall eksemplar som er nødvendig for å gjennomføre bedømmingen. Fakultetet kan på selvstendig grunnlag avvise søknad om å få avhandlingen bedømt dersom det er åpenbart at avhandlingen ikke holder høy nok vitenskapelig kvalitet og vil bli underkjent av en komité. Et innlevert arbeid kan ikke trekkes tilbake før det er endelig avgjort om det er verdig til å forsvares. Tiden fra søknad om bedømming er sendt og til disputas skal normalt ikke overstige fem måneder. OPPNEVNING AV BEDØMMELSESKOMITÉ Dekan foretar oppnevningen av bedømmelseskomité, etter anbefaling av doktorgradsutvalg, forskningsutvalg eller ph.d.-programansvarlig, jfr reglene for det enkelte fakultet. Det skal være minst tre medlemmer i en komité, men kravet til sammensetning kan variere mellom fakultetene. Bedømmelseskomiteen skal normalt settes sammen slik at: Begge kjønn er representert. 15
Minst ett av medlemmene er uten tilknytning til UiN. Minst ett av medlemmene ikke har hovedstilling ved norske institusjoner. Alle medlemmene har doktorgrad eller tilsvarende kompetanse. Flertallet i bedømmelseskomiteen er eksterne medlemmer. Medlemmene må være kompetent/habil i forhold til forvaltningsloven. Kandidaten kan gi skriftlig merknad til oppnevningen, inkludert innsigelser på habilitet, innen en uke. Leder av bedømmelseskomiteen skal: Se til av tidsfristene overholdes. Sørge for raskt å etablere kontakt med de eksterne medlemmene og informere dem om hvilke plikter som gjelder, deriblant veiledning om bedømmelse av norske doktorgrader. Koordinere bedømmelseskomiteens arbeid i å utvikle innstillingen som sier hvorvidt avhandlingen er verdig til å forsvares eller ikke. Oversende tittel på prøveforelesning til ph.d.-koordinator når avhandlingen er funnet verdig til forsvar i disputas, senest 11 virkedager før forelesningen skal finne sted. BEDØMMELSESKOMITEENS ARBEID Bedømmelseskomité gis en tidsfrist for ferdigstillelse av bedømmingen i en innstilling. Vanligvis gis mellom to og tre måneder på dette arbeidet, normalt ikke over tre måneder. Avhandlingen må bedømmes i den form som den blir overlevert, men komiteen kan be om å få framlagt kandidatens grunnlagsmateriale og utfyllende og oppklarende tilleggsinformasjon. BEDØMMELSESKOMITEENS INNSTILLING Lederen skal koordinere bedømmelseskomiteens arbeid i å utvikle innstillingen som sier hvorvidt avhandlingen er verdig for forsvar i offentlig disputas eller ikke. Innstillingen og eventuelle dissenser skal begrunnes. Kandidaten gis en frist på 10 dager til å fremme skriftlige merknader til innstillingen. Hvis avhandlingen ikke er funnet verdig for disputas kan den enten omarbeides etter gitte regler og tidsfrister, eller avvises. Se eget punkt nedenfor Omarbeidelse og reinnlevering. Innstillingen er midlertidig unntatt offentlighet til etter vellykket og godkjent disputas. Da tas skjermingen bort. Innstillingen for avhandlinger som ikke blir funnet verdig, blir derimot ikke offentliggjort. TRYKKING OG OFFENTLIGGJØRING AV AVHANDLINGEN Etter at avhandlingen er funnet verdig tildeles avhandlingen et ISBN nummer og et serienummer. Avhandlingen skal trykkes i UiNs format for ph.d.-avhandlinger. Også denne trykkingen betales av fakultetet og i det antall eksemplar som er nødvendig for å gjennomføre disputasen. Det er ikke mulig å gjøre endringer i en avhandling som er bedømt. Men endringer av formelle feil, som ikke berører det vitenskapelige innholdet, kan gjøres i den trykte avhandlingen hvis det søkes om det til fakultetet på forhånd. Ved godkjenning fra fakultetet må en errata (liste som viser til sidetall og type endring) legges ved som innstikk i avhandlingene. Et kortfattet sammendrag av avhandlingen på engelsk eller norsk skal trykkes på baksiden av 16
avhandlingen. Det er plass til ca. 300 ord. Sammendraget (skrevet både på engelsk og norsk) sendes administrativ koordinator på fakultetet straks avhandlingen er funnet verdig. Sammendraget benyttes i pressemeldinger. Avhandlingen blir pliktavlevert til Nasjonalbiblioteket og til Universitetsbiblioteket ved UiN. UiN ønsker også at ph.d.-avhandlinger etter godkjent disputas gjøres elektronisk tilgjengelig i fulltekst i UiNs publiseringsarkiv BLIX. Kontakt biblioteket for mer informasjon om prosedyren for dette. Avhandlingen skal være offentlig tilgjengelig senest to uker før disputas. Med offentlig tilgjengelig menes at den skal være tilgjengelig for gjennomsyn, men nødvendigvis ikke til utdeling. Det kan ikke legges restriksjoner på offentliggjøring av en doktorgradsavhandling med unntak av en på forhånd avtalt utsettelse av datoen for offentliggjøring. Slik utsettelse kan finne sted for at institusjonen og eventuelt ekstern part som helt eller delvis har finansiert ph.d.-utdanningen, skal kunne ta stilling til eventuell patentering og lignende. PRØVEFORELESNING OG DISPUTAS (OFFENTLIG FORSVAR AV AVHANDLINGEN) Ved Universitetet i Nordland skjer vanligvis prøveforelesning og disputas på samme dag og begge er offentlig. Disputasen med prøveforelesning ledes av dekan eller en settedekan. Det er den komiteen som opprinnelig har bedømt avhandlingen som også bedømmer det offentlige forsvaret. Prøveforelesningen holdes over et oppgitt tema utarbeidet av bedømmelseskomiteen. Tittel eller tema for prøveforelesningen blir oversendt doktoranden 10 virkedager før forlesningen skal avholdes. Doktoranden har 45 minutter til disposisjon. Prøveforelesningen må være godkjent før forsvaret av avhandlingen kan finne sted. Det kan derfor ofte være en lengre pause mellom disse to begivenhetene. Forsvaret er en formell faglig diskusjon om avhandlingen. Doktoranden eller førsteopponenten starter med en ca 30 minutters presentasjon av avhandlingen. Deretter starter opponentenes diskusjon med doktoranden. Opponentene har likeverdige posisjoner og er på forhånd blitt enig om arbeidsfordelingen under disputasen. Kopier av avhandlingen må være tilgjengelig for publikum i auditoriet under disputasen. På den måten kan tilhørerne følge med i diskusjonens henvisninger til avhandlingen og eventuelt stille spørsmål ex auditorio til doktoranden. BEDØMMELSESKOMITEENS INNBERETNING, OG TILDELING AV GRAD, VITNEMÅL OG DIPLOM Etter avviklet disputas skal komiteen gi sin innberetning til doktoranden og til fakultetet. Ut fra en innberetning om godkjent prøveforelesning og vellykket forsvar gjøres et dekanvedtak som, sammen med selve innberetningen, oversendes universitetsstyret. Doktorgraden blir gitt på grunnlag av: En godkjent doktorgradsavhandling og et tilfredsstillende forsvar. En godkjent opplæringsdel, eller en annen godkjent faglig opplæring eller kvalifikasjon. En godkjent prøveforelesning i et tema som er gitt av bedømmelseskomiteen. Det er universitetsstyret som, på grunnlag av bedømmelseskommisjonens innberetning, formelt kreerer doktoranden til Philosophiae Doctor (ph.d.). Vitnemålet (diplomet) overrekkes personlig under en høytidelig seremoni som del av den akademiske årsfesten om høsten ved UiN. Doktordiplomet utferdiges av institusjonen. På dette står tittelen på avhandlingen oppført. Opplysninger om det faglige opplæringsprogram doktoranden har deltatt i er et vedlegg til vitnemålet (Diploma Supplement). 17
OMARBEIDELSE OG REINNLEVERING Bedømmelseskomiteen kan, på grunnlag av den innleverte avhandlingen, og eventuelt tilleggsmateriale, tilrå at fakultetet gir tillatelse til mindre omarbeiding før endelig innstilling foreligger. Komiteen skal da gi en konkret, skriftlig oversikt over hva kandidaten må omarbeide. Tillater fakultetet en slik mindre omarbeiding av avhandlingen gis det en frist som normalt ikke er lengre enn tre måneder. Bedømmelseskomiteen får en ny frist for oversendelse av komiteens endelige innstilling når den omarbeide avhandlingen er levert. En avhandling som krever større omarbeiding, og som derfor i komiteens innstilling ikke er funnet verdig til forsvar, kan bedømmes i omarbeidet utgave først etter seks måneder. Ny bedømmelse kan bare finne sted én gang. Kandidaten skal ved ny innlevering opplyse i søknaden at arbeidet tidligere har vært bedømt og ikke blitt funnet verdig til å forsvares. Dersom bedømmelseskomiteen finner at dyptgripende endringer vedrørende teori, hypotese, materiale eller metode er nødvendige for at arbeidet skal kunne anbefales til disputas, skal komiteen underkjenne avhandlingen. KLAGE OVER AVSLAG PÅ SØKNAD OM BEDØMMELSE, IKKE GODKJENT AVHANDLING, PRØVEFORELESNING ELLER FORSVAR Avslag på søknad om å få avhandlingen bedømt og vedtak om ikke godkjent avhandling, prøveforelesning eller forsvar kan påklages etter reglene i forvaltningsloven. 18
19
20