Kontrollutvalgets virksomhetsplan for 2012

NORD TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget Kontrollutvalgets virksomhetsplan for 2012 Postboks 2564, 7735 Steinkjer Telefon 74 11 14 76 E post: post@komsek.no Web: www.komsek.no

INNHOLDSFORTEGNELSE INNLEDNING... 3 1 KONTROLLUTVALGETS SAMMENSETNING... 3 1.1 KONTROLLUTVALGETS HJEMMEL... 3 1.2 KONTROLLUTVALGETS ANSVAR... 4 2 KONTROLLUTVALGETS ARBEIDSOMRÅDE... 4 3 KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET... 4 3.1 MØTER I KONTROLLUTVALGET... 4 3.2 REGNSKAPSREVISJON... 4 3.3 FORVALTNINGSREVISJON... 5 3.4 SELSKAPSKONTROLL... 5 3.5 ANDRE OPPGAVER... 5 3.5.1 GJENNOMGANG AV FYLKESRÅDETS PROTOKOLLER... 5 3.5.2 BESTILLING FRA FYLKESTINGET... 6 3.5.3 ORIENTERING FRA POLITISK OG ADMINISTRATIV LEDELSE... 6 3.5.4 BEFARING/BESØK... 6 3.5.5 HENVENDELSER TIL KONTROLLUTVALGET... 6 3.5.6 TILSYN MED REVISJONEN... 6 3.5.7 RAPPORTERING... 7 3.5.8 ANNET... 7 4 KONTROLLUTVALGETS BUDSJETT 2012... 7 5 PLAN FOR MØTEVIRKSOMHETEN I 2012... 7 6 VEDLEGG... 8 Vedlegg 1 Reglement for kontrollutvalget... 8 Vedlegg 2 - Organisasjonskart... 12 Vedlegg 3 Møteplan 2012... 13 SIDE 2 AV 13

INNLEDNING Fylkestinget har det øverste tilsyn med den fylkeskommunale forvaltning, og kan forlange enhver sak lagt fram for seg til orientering eller avgjørelse. De kan omgjøre vedtak av andre folkevalgte organer eller administrasjonen i samme utstrekning som disse kunne omgjøre vedtaket selv. Fylkestinget skal påse at de fylkeskommunale regnskaper revideres på en betryggende måte. Fylkestinget velger et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med den fylkeskommunale forvaltning på sine vegne, jf. kommunelovens (koml.) 76 og 77. Den fylkeskommunale egenkontrollen som utøves av kontrollutvalget må ikke forveksles med fylkeskommunens internkontroll. Fylkeskommunens internkontroll er fylkesrådets ansvar. 1 KONTROLLUTVALGETS SAMMENSETNING I fylkestingets møte den 18. oktober - sak 11/77, er det gjort følgende valg i tilknytning til kontrollutvalget: Fast medlem Vara i rekkefølge Leder: Ola Morten Teigen (Frp) 1. Bjørg Tingstad (SP) Nestleder: Bjørn Arild Gram (Sp) 2. Åge Husby (Frp) 3. Trond Martin Sæterhaug (SV) 4. Håkon Alstadheim (V) Medlem Camilla Hansen Skjelstad (Ap) 1. May B. Sørmo Ervik (AP) Medlem Torfinn Aas (Ap) 2. Einar Olav Vie (AP) 3. Britt H. Buvarp (AP) 4. Knut Berger (AP) Medlem Merethe Strand Hamborg (H) 1. Tor Arild Elstad (H) 2. Heidi Fuglesang (H) Alle kontrollutvalgets faste medlemmer er medlemmer av fylkestinget. Alle kontrollutvalgets varamedlemmer er vara til Fylkestinget. 1.1 KONTROLLUTVALGETS HJEMMEL Kontrollutvalgets arbeid er regulert av: Kommunelovens (koml.) kap 12 76 til 80 Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Fylkestinget har i tillegg til de lovpålagte oppgaver og prosedyrer fastsatt eget reglement for kontrollutvalget som gir nærmere regler for kontrollutvalgets arbeid (Se vedlegg 1) SIDE 3 AV 13

1.2 KONTROLLUTVALGETS ANSVAR Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den fylkeskommunale forvaltningen på vegne av fylkestinget, herunder påse at fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning, jf. Forskrift om kontrollutvalg 4. Kontrollutvalget skal påse at fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte (regnskapsrevisjon). Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av fylkeskommunens interesser i selskaper (selskapskontroll). Kontrollutvalget skal ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av fylkeskommunens folkevalgte organer. 2 KONTROLLUTVALGETS ARBEIDSOMRÅDE Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med hele den fylkeskommunale forvaltningen (se organisasjonskart, vedlegg 2). I tillegg skal det også føres kontroll med forvaltningen av fylkeskommunens interesser i selskaper. 3 KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET 3.1 MØTER I KONTROLLUTVALGET Kontrollutvalgets møter i fylkeskommunen holdes for åpne dører, jf. kontrollutvalgets sak 09/033. Men dørene lukkes under behandling av opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt og under orienteringer fra revisor. Fylkeskommunens ordfører og fylkeskommunens revisor har møte- og talerett i kontrollutvalgets møter. I henhold til møteplanen legges det opp til 10 møter i 2012, se vedlegg 3 3.2 REGNSKAPSREVISJON Kontrollutvalget skal påse at årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at det foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Kontrollutvalget skal avgi uttalelse om årsregnskap og årsmelding til fylkestinget før det tas opp til behandling. Årsregnskap og årsmelding skal foreligge før fylkesrådet foretar innstilling i disse sakene. SIDE 4 AV 13

Kontrollutvalget skal følge opp revisors merknader til regnskapet. 3.3 FORVALTNINGSREVISJON Forvaltningsrevisjon er hjemlet i koml. 77.4, og i forskrift om kontrollutvalg kap 5. I forskriftens kap 5 heter det: Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Det er viktig at dette arbeidet ferdigstilles så snart som mulig, slik at kontrollutvalget kan jobbe ut fra nytt planverk. Iht. plan for forvaltningsrevisjon 2008-2011 gjenstår følgende: Fagopplæring er bestilt og forventes levert 1. halvår 2012 Økonomistyring er bestilt og forventes levert 1. halvår 2012 Nord-Trøndelag som arbeidsgiver Transporttjenesten for funksjonshemmede / bestillingstransport Ny plan vil være avgjørende for om de to siste prosjektene vil bli gjennomført. 3.4 SELSKAPSKONTROLL Selskapskontroll er hjemlet i koml. 77.5, og i forskrift om kontrollutvalg kap 6. I forskriftens kap 6 heter det: Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden Det er viktig at dette arbeidet ferdigstilles så snart som mulig, slik at kontrollutvalget kan jobbe ut fra nytt planverk. Kontrollutvalget vil i sak 048/11 ta stilling til selskapskontroll med forvaltningsrevisjon i tilknytning til Steinkjerhallen AS. Iht. plan for selskapskontroll 2008-2011 gjenstår det flere prioriterte selskaper, men kontrollutvalget avventer med å sette i gang yterigere prosjekter inntil ny plan foreligger. 3.5 ANDRE OPPGAVER 3.5.1 GJENNOMGANG AV FYLKESRÅDETS PROTOKOLLER Kontrollutvalget skal iht. eget reglement punkt 7, legge frem sak for fylkestinget vedrørende fylkesrådets egen rapportering, med følgende deltemaer: 1. Gjennomgang og vurdering av om fylkesrådets anvendelse av fylkestingets enekompetanse (jf. hastefullmakt iht. kommunelovens 13) er innenfor rammen av lovens krav (hastefullmaktsoppfølgning) SIDE 5 AV 13

2. Gjennomgang og vurdering av om øvrige vedtak i fylkesrådet siden forrige fylkestingssamling er lovlige og ligger innenfor delegert vedtaksmyndighet fra fykestinget (lovlighetsoppfølgning) 3. Gjennomgang og vurdering av fylkesrådets viderebehandling av forslag som er blitt oversendt fra fylkestinget (forslagsoppfølgning) 3.5.2 BESTILLING FRA FYLKESTINGET Kontrollutvalget skal føre tilsyn med forvaltningen på vegne av fylkestinget, og vil følge opp saker / prosjekter fylkestinget ønsker kontrollutvalget skal følge opp. 3.5.3 ORIENTERING FRA POLITISK OG ADMINISTRATIV LEDELSE Kontrollutvalget kan hos fylkeskommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene, jfr. koml. 77.7. Dersom det er ønskelig av hensyn til behov for saksopplysninger, kan kontrollutvalget også innkalle administrasjonssjefen i forbindelse med behandling av saker i møtene. Ansvarlig fylkesråd og administrativ ledelse bør normalt være til stedet ved kontrollutvalgets møte når årsregnskap, årsberetning og årsmelding for foregående år skal behandles. 3.5.4 BEFARING/BESØK For å kunne føre tilsyn med den totale virksomheten er det viktig at kontrollutvalget har ressurser og anledning til å besøke ulike fylkeskommunale virksomheter. 3.5.5 HENVENDELSER TIL KONTROLLUTVALGET Kontrollutvalget skal iht. eget reglement punkt 7, ta standpunkt til, og etter egen vurdering eventuelt iverksette uavhengig utredning eller granskning, når anmodning om dette kommer fra en eller flere av følgende instanser: Tre eller flere av fylkestingets medlemmer En fylkestingskomite Et parti representert i fylkestinget Fylkesrådet Fylkesordfører Kontrollutvalget kan også ta i mot henvendelser fra publikum, men kontrollutvalget er imidlertid ikke et klageorgan, og har ikke avgjørelsesmyndighet på forvaltningsområdet. Kontrollutvalget avgjør selv i hvilken form og grad henvendelser fra publikum skal følges opp. 3.5.6 TILSYN MED REVISJONEN Kontrollutvalget er pålagt å føre tilsyn med revisjonens arbeid. Denne funksjonen utøves gjennom sekretariatet som har faste møter med revisjonen gjennom året, der revisjonen SIDE 6 AV 13

orienterer om sitt arbeid. Sekretariatet har fullt innsyn i revisjonens arbeidspapirer. Oppsummering fra møtene legges frem for kontrollutvalget som et internt notat. 3.5.7 RAPPORTERING Kontrollutvalget rapporterer årlig til fylkestinget om sin virksomhet. Rapporter fra gjennomførte forvaltningsrevisjonsprosjekter og selskapskontroller rapporteres vanligvis fortløpende. 3.5.8 ANNET Det er viktig at kontrollutvalget er gitt ressurser til å kunne holde seg oppdatert på sine arbeidsområder og med det kunne delta på kurs og konferanser som arrangeres både lokalt og nasjonalt. 4 KONTROLLUTVALGETS BUDSJETT 2012 Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i møte 14. september 2011 - sak 035/11 som inneholder budsjett for kontrollutvalgets egen aktivitet inklusive kjøp av sekretariatstjenester og revisjonstjenester. Kontrollutvalgets forlag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet skal følge fylkesrådets innstilling til fylkestinget. 5 PLAN FOR MØTEVIRKSOMHETEN I 2012 Se vedlegg 3 med kontrollutvalgets møteplan. Denne gir en oversikt over behandlingen av de faste sakene. Kontrollutvalget forbeholder seg retten til på eget initiativ å foreta endringer i planen og evt. gå inn på andre saker eller prosjekter som ikke er nevnt. Endring av møteplan kan også bli nødvendig av hensyn til saksgang eller andre årsaker. SIDE 7 AV 13

6 VEDLEGG Vedlegg 1 Reglement for kontrollutvalget Vedtatt av kontrollutvalget 20. mai 2008, sak 23/08, Fylkestinget 12. juni 2008, sak 08/52 1. Lovgrunnlaget for fylkeskommunens kontrollfunksjon: Nord-Trøndelag fylkeskommunes samlede kontrollfunksjon utøves innenfor: Kommuneloven (KL) kapittel 12, ( 76-81): Internt tilsyn og kontroll. Revisjon. Forskrifter om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner (KF), 1-22, fastsatt av Kommunaldepartementet den 15. juni 2004 med hjemmel i KL 77 nr. 11. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv. (RF), 1-23, fastsatt av Kommunaldepartementet den 15. juni 2004 med hjemmel i KL 78 og 79. Dette reglementet gir utfyllende bestemmelser utover ovennevnte lovverk. 2. Valg og sammensetning av kontrollutvalget: Fylkestinget velger selv et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med den fylkeskommunale forvaltning, (KL 77.1). Utvalget skal ha 5 medlemmer. Fylkestinget velger selv medlemmer og varamedlemmer til utvalget,(jf. KL 77.1) Medlemmene velges blant fylkestingets faste medlemmer, og varamedlemmer velges blant fylkestingets varamedlemmer (jf. fylkestingets sak 08/13). Fylkestinget velger selv leder og nestleder, som velges blant kontrollutvalgets medlemmer. (jf. KL 77.1) Leder og nestleder av kontrollutvalget velges fra de partiene som ikke er representert i den politiske grupperingen bak fylkesrådet. Utelukket fra valg er fylkesordfører eller -varaordfører, medlem av fylkesrådet, medlem eller varamedlem av fylkeskommunal nemnd med beslutningsmyndighet, og ansatte i fylkeskommune (jf. KL 77,2). Medlemmer av kontrollutvalget som også sitter i kommunestyret eller fylkestinget, er utelukket fra valg til komiteene (jf. KL 10 A nr 2). Fylkestinget kan når som helst foreta nyvalg av utvalgets medlemmer (jf. KL 77,3) 3. Valg/ansettelse av revisor og kontrollutvalgets sekretariat: Fylkestinget velger/ansetter selv revisjonsordning og revisor, etter innstilling fra kontrollutvalget. (jf. KL 78.3 og 4). Det samme gjelder ved suspensjon/oppsigelse/avskjedigelse av ansatt revisor eller opphør av avtale med ekstern revisor. Kontrollutvalget ivaretar kontrollfaglige bestiller- og tilsynsfunksjoner overfor valgt revisor. Fylkestinget velger/ansetter selv eget sekretariat, etter innstilling fra kontrollutvalget. Det samme gjelder ved oppsigelse/opphør av avtale med sekretariatet. Kontrollutvalgets sekretariat forestår saksbehandling og innstillinger overfor utvalget i ovennevnte saker. Lederen i kontrollutvalget forestår saksutredning og innstilling i saker hvor utvalgets sekretariat er inhabil. 4. Saksbehandling, saksutredninger, mv Fylkestinget skal sørge for at kontrollutvalget har sekretariatsbistand som til enhver tid tilfredstiller utvalgets behov (jf. forskrift om kontrollutvalg 20). Sekretariatet skal påse at de saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet, og at utvalgets vedtak blir iverksatt (jf. forskrift om kontrollutvalg 20). SIDE 8 AV 13

Den som utfører revisjonsoppgaver for fylkeskommunen kan ikke utøve sekretariatsfunksjoner for kontrollutvalget (jf. forskrift om kontrollutvalg 20). Regelverket for saksbehandling og behandling av kontrollsaker følger forøvrig av det generelle regelverket for offentlig saksbehandling, herunder i Kommuneloven, Forvaltningsloven, Offentlighetsloven, mv. 5. Kontrollutvalgets møter Kontrollutvalgets møter holdes for lukkede dører dersom ikke utvalget selv har bestemt noe annet. Dersom møtet holdes for åpne dører, skal dørene likevel lukkes dersom utvalget skal behandle opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. KL 31 nr. 3 siste punktum gjelder tilsvarende (jf. KL 77.8). Dersom kontrollutvalget selv bestemmer at møtene holdes for åpne dører, skal dørene likevel holdes lukket under orientering fra revisor og når utvalget behandler opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. 6. Overordnet idegrunnlag for fylkeskommunens kontrollfunksjon: Fylkeskommunens kontrollfunksjon skal ivareta lovgivers krav, samt oppfylle kontrollmessige behov hos fylkestinget, kontrollutvalget og øvrige legitime interessenter. Kontrollmessige vurderinger og prioriteringer skal være styrt ut ifra ovennevnte krav og brukerbehov. Fylkestinget, kontrollutvalget og dets sekretariat, samt revisjonen skal innenfor rammen av lovgivningen opptre og framstå som en samlet, koordinert, omforent og effektiv kontrollorganisasjon. Kontrollorganene skal i fellesskap påse og aktivt bidra til at fylkeskommunen ivaretar alle sine oppgaver og forpliktelser på en effektiv måte, og derved oppnår allmenn samfunnsmessig tillit. Kontrollorganene forutsettes herunder å bidra aktivt i fylkeskommunens utviklings-, omstillings- og effektiviseringsprosesser, herunder avdekke svakheter og gi konstruktive innspill til forbedringer i administrativ organisering og driftsopplegg, plan- og rapporteringssystemer, internkontrollsystemer, m.v. 7. Kontrollorganenes arbeidsområder og oppgaver: Kontrollutvalgets lovbestemte arbeidsområde og oppgaver er i hovedsak regulert i Kommunelovens kapittel 12 - spesielt 77, samt Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. Kontrollutvalget skal dertil i særlig grad ivareta de spesielle kontrollmessige utfordringer, krav og behov som følger av at Nord-Trøndelag har valgt en parlamentarisk styringsmodell. Kontrollutvalget skal rapportere resultatene av sin virksomhet til fylkestinget (jf.. KL 77.6 ). Kontrollutvalget skal på fylkestingets vegne forestå det løpende tilsynet med den fylkeskommunale forvaltningen (jf. KL 77.1). Videre skal kontrollutvalget påse (jf. KL 77.4): at fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltningen foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger, ut fra fylkestingets vedtak og forutsetninger Kontrollutvalget skal påse (jf. KL 77.5): at det føres kontroll med forvaltningen av fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. (selskapskontroll) I tilknytning til sin spesielle parlamentariske rolle, skal kontrollutvalget overfor fylkestinget framlegge regelmessige kontrollsaker basert på fylkesrådets rapportering, med følgende deltemaer: 1. Gjennomgang og vurdering av om fylkesrådets anvendelse av fylkestingets enekompetanse (jf. hastefullmakt iht. kommunelovens 13) er innenfor rammen av lovens krav (hastefullmaktsoppfølgning) 2. Gjennomgang og vurdering av om øvrige vedtak i fylkesrådet siden forrige fylkestingssamling er lovlige og ligger innenfor delegert vedtaksmyndighet fra fykestinget (lovlighetsoppfølgning) 3. Gjennomgang og vurdering av fylkesrådets viderebehandling av forslag som er blitt oversendt fra fylkestinget (forslagsoppfølgning) SIDE 9 AV 13

Kontrollutvalget skal i offentlige høringssaker som vedrører kontrollfunksjonen spesielt, avgi innstilling til fylkestinget, som selv avgir høringsuttalelse på vegne av fylkeskommunen. Dersom høringsfristen i slike kontrollrelaterte saker tilsier at fylkestinget selv ikke rekker å avgi høringsuttalelse i tide, kan kontrollutvalget avgi høringsuttalelse på vegne av fylkeskommunen. Kontrollutvalget skal for øvrig gjennomføre uavhengig utredninger eller granskninger som fylkestinget pålegger. Kontrollutvalgets leder eller en tredjedel av kontrollutvalgets medlemmer kan kreve at det blir iverksatt gransking og innhenting av informasjon i spesielle saker. Dette for å ivareta mindretallets (opposisjonens) rettigheter innenfor et parlamentarisk styringssystem. Kontrollutvalget skal ta standpunkt til, og etter egen vurdering eventuelt iverksette uavhengig utredning eller granskning, når anmodning om dette kommer fra en eller flere av følgende instanser: Tre eller flere av fylkestingets medlemmer En fylkestingskomite Et parti representert i fylkestinget Fylkesrådet Fylkesordfører For at kontrollorganene skal kunne ivareta en helhetlig og effektiv forvaltningskontroll med all fylkeskommunal virksomhet, gis kontrollutvalget eller den som utvalget bemyndiger, generell observatørstatus i alle fylkeskommunale organer, med unntak for fylkesrådets lukkede møter. 8. Overordnet eiertilsyn og selskapskontroll med fylkeskommunale selskaper mv.: Kontrollutvalget skal ivareta kontroll med forvaltningen av vesentlige fylkeskommunale interesser i selskaper mv., jf. KL 77.5). Kravet til habilitet under kontrollutvalgets utøvelse av lovbestemt selskapskontroll, medfører at medlemmer av kontrollutvalget ikke bør være medlemmer av styringsorganer i selskaper som omfattes av slik selskapskontroll. (jf. fylkestingets vedtak i sak 08/13). I forbindelse med selskapskontrollen kan kontrollutvalget, eller den som utvalget bemyndiger, foreta alle de undersøkelser som kontrollutvalget finner nødvendig. Kommunelovens generelle kontrollbestemmelser samt dette reglementets idegrunnlag skal så langt de passer legges til grunn også for overnevnte selskapskontroll. Selskapskontrollen kan utøves både innenfor fylkeskommunen og innenfor det enkelte selskap, når formelle forhold tillater dette. Fylkeskommunens valgte representant(er) overfor/innenfor fylkeskommunale selskaper, skal så langt dette er mulig og lovlig, sørge for at fylkeskommunens kontrollinteresser blir ivaretatt og tilrettelagt innenfor det enkelte selskap. Det forutsettes at forholdene for øvrig legges til rette for at kontrollutvalget kan utøve selskapskontroll i nødvendig omfang. Ved inngåelser av kontrakter og avtaler mellom fylkeskommunen og tredjepart, skal det etter kontrollutvalgets behov innarbeides klausuler betingelser om innsynsrett for og informasjonsplikt overfor fylkeskommunens kontrollorganer vedrørende forhold i tilknytning til vedkommende avtale. Kontrollutvalget kan på fylkestingets vegne og i nødvendig grad vedta ytterligere føringer og presiseringer vedr. selskapskontrollen, i den grad fylkestinget ikke selv har vedtatt - eller innen rimelig tid rekker å vedta slike føringer. 9. Overordnet planlegging og rapportering av kontrollvirksomheten: Kontrollutvalget forestår på fylkestingets vegne planlegging av og faglig tilsyn med all kontrollvirksomhet innenfor og i tilknytning til fylkeskommunen. Det skal årlig utarbeides hhv. Virksomhetsplan, økonomiplan/årsbudsjett samt årsrapport for den samlede kontrollvirksomheten. SIDE 10 AV 13

Virksomhetsplanen er fylkeskommunens operative plan for gjennomføring av kontrollvirksomheten, og skal inkludere både lovgivningens krav og de kontrollmessige behov som til enhver tid er prioriterte, herunder kontrollmessige føringer fra fylkestinget. Virksomhetsplanen vedtas årlig av kontrollutvalget på vegne av fylkestinget. Virksomhetsplanen justeres fortløpende gjennom året ved behov, og minimum etter første halvår. Fylkestinget skal dessuten vedta periodiske planer for hhv. forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, som innarbeides i de årlige virksomhetsplanene (se forskrift om kontrollutvalg 10 forvaltningsrevisjon og 13 selskapskontroll). Økonomiplan og årsbudsjett for kontrollvirksomheten vedtas årlig av fylkestinget, etter innstilling fra kontrollutvalget. Kontrollutvalgets innstilling og premisser oversendes fylkestinget som særskilt vedlegg til årlig sak vedr. fylkeskassens økonomiplan og årsbudsjett (se forskrift om kontrollutvalg 18). Årsrapport for kontrollvirksomheten forelegges fylkestinget som egen sak, etter innstilling fra kontrollutvalget. Kontrollutvalgets rapportering for øvrig skjer innenfor rammen av gjeldende lov og forskrifter. 10. Fullmakter for kontrollsektoren. Kontrollutvalget utøver overordnet og løpende administrativt og økonomisk tilsyn med den samlede kontrollvirksomheten, på fylkestingets vegne. Kontrollutvalget gis alle beslutningsfullmakter vedr. den samlede kontrollvirksomheten, som ikke ved lov, vedtak eller på annen måte er tillagt andre organer, herunder: Kontrollutvalget delegeres bestillingsfullmakt, fordelingsfullmakt, attestasjonsfullmakt og anvisningsfullmakt for budsjettområdet Tilsyn og kontroll, i henhold til budsjettreglement vedtatt av fylkestinget. Kontrollutvalget kan helt eller delvis videredelegere ovennevnte fullmakter til utvalgets leder og nestleder. Når det gjelder leders personlige forhold ligger anvisningsmyndigheten til fylkesordføreren. Bestillings- og attestasjonsfullmakt kan også gis til kontrollutvalgets sekretariat. Når det gjelder lederens sine personlige forhold, skal utvalgets nestleder/sekretariat forestå saksbehandling. Eventuell beslutning i saker som er av prinsipiell art ligger til fylkesordføreren. Når det gjelder øvrige utvalgsmedlemmer, skal lederen i utvalget forestå saksbehandling og eventuell beslutning i saker som er av prinsipiell art SIDE 11 AV 13

Vedlegg 2 - Organisasjonskart pr. 8.november 2011 SIDE 12 AV 13

Vedlegg 3 Møteplan 2012 Kontrollutvalgets møteplan / virksomhetsplan 2012 Jan Feb Mars April Mai Juni Sept Okt Nov Des Kontrollutvalgets møter i fm fylkesting 14/2 24/4 12/6 2/10 4/12 Kontrollutvalgets møter utenfor fylkesting Faste saker til behandling 2012 Referatsaker X X X X X X X X X X Kontrollutvalgets årsrapport 2011 X Kontrollutvalgets gjennomgang av fylkesrådets reglementsfestede rapportering Uttalelse til NTFKs årsregnskap/årsmelding 2011 X Orientering fra administrasjonen / fylkesrådet X X X Orientering fra revisor - status revisjonsarbeidet X X X Orientering fra sekretær X Oppfølging av tidligere saker X Gjennomgang forvaltningsrevisjon inkl. plan X Gjennomgang selskapskontroll, inkl. plan X Revisjonsstrategi 2012 X Kontrollutvalgets virksomhetsplan/møteplan 2013 (X) X Budsjett for kontroll og tilsyn 2012 (detaljbudsjett) X Budsjett for kontroll og tilsyn 2013 (rammebudsjett) X Besøk/befaring ved fylkeskommunal virksomhet - X Faglig oppdatering - opplæring X X X Skolens vinterferie 20. til 26. februar (uke 8). Påske fra palmelørdag den 1. april (skjærtorsdag 7. april) og varer til og med 2. påskedag den 9. april. 1. mai er en tirsdag, 17. mai er en torsdag og sammenfallende med Kristi himmelfart. 2. pinsedag er mandag den 28. mai. Siste skoledag før sommerferien er torsdag 19. juni, og varer til 20. august. Skolens høstferie 8. til 14. oktober (uke 41)