Dok.nr.: 100396 Side: 1 av 5 INSTRUKS FOR STYRET I UNDERVISNINGSBYGG OSLO KF (vedtatt av styret 2. februar 2007) 1 Formålet med styreinstruksen Formålet med styreinstruksen er å gi regler om styrets arbeid og saksbehandling. Instruksen gjelder for det arbeidet som utføres av styret i Undervisningsbygg Oslo KF. Instruksen skal bidra til å klargjøre styrets hovedoppgaver og arbeidsdeling mot foretakets administrasjon og adm. dir. Instruksen setter fokus på hvilken rolle styret skal spille i foretaket, og hvilke saker som skal behandles av styret. 2 Formål og hovedoppgaver for styrets arbeid Styret er ansvarlig for ledelsen av foretakets virksomhet. Foretakets virksomhet skal følge det som er omtalt som formålet og hovedoppgaver for virksomheten i vedtektenes 3 og 4, kommuneloven med forskrifter og retningslinjer og rammebetingelser gitt av bystyret og/eller byrådet. Styrets formål og arbeid rettes mot følgende hovedoppgaver: Strategioppgaver Kontrolloppgaver Organiseringsoppgaver Egenoppgaver Styrets arbeid vil rettes mot og dekke følgende typer saker: Referatsaker Oppfølgingssaker Beslutningssaker Diskusjoner 3 Styrets sammensetning og rettigheter. Styret skal ha 7 medlemmer, hvorav 5 oppnevnes av byrådet og 2 av og blant de ansatte. Styrets leder og nestleder oppnevnes av byrådet.
Dok.nr.: 100396 Side: 2 av 5 Styrets medlemmer kan ved henvendelse til styrets leder kreve at lederen kaller inn til ekstraordinære møter. Det enkelte medlem kan også kreve at saker ut over de som fremgår av egen arbeidsplan for styret blir behandlet. Den enkelte medlem har rett til å kreve redegjørelse og undersøkelser. Slike krav skal rettes til styrets leder. 4 Arbeidsplan og forhold til daglig leder Styret skal hvert år utarbeide en arbeidsplan for sin virksomhet. Arbeidsplanen skal bygge på styrets hovedoppgaver og dekning av disse. I tillegg til ordinære saker på møtene skal styret ta opp temaer som dekker hovedoppgavene. Styrets leder og adm. dir. utarbeider forslag til arbeidsplan som behandles og fastsettes på styrets møte i desember. Styret har totalansvaret for foretakets virksomhet, og ansvaret for ledelse av foretaket. Adm. dir. forestår den daglige ledelse av foretaket og skal følge de retningslinjer og pålegg styret har gitt for utøvelsen av den daglige ledelsen. Den daglige ledelse omfatter ikke saker som etter foretakets forhold er uvanlige eller av stor betydning. På styremøtene skal adm. dir. rapportere om den daglige ledelsen av foretaket. 5 Omfang og oppgaver Styrets arbeid rettes inn mot 4 hovedoppgaver med tilhørende innhold: Strategioppgaver Styrets ansvar for foretakets måloppnåelse og strategiske utvikling omfatter blant annet følgende oppgaver: Utvikle og vedta målsetninger og strategiske planer for foretaket, og følge opp at disse blir gjennomført. Fastsette hovedrammer for foretakets operative oppgaver. Fastsette forretningsplan/virksomhetsplan. Fastsette budsjetter innenfor rammer gitt av bystyret. Godkjenne avtaler av vesentlig og/eller strategisk betydning. Kontrolloppgaver Styret skal gjennom rapporter fra adm. dir. holde seg orientert om foretakets virksomhet og økonomiske situasjon. Styret skal føre tilsyn med at foretaket drives i samsvar med gjeldende lover, forskrifter og retningslinjer, samt vedtatte mål, planer og budsjetter. Kontrolloppgavene omfatter blant annet: Vurdering av risikoområder, risikoprofil og risikostyring. Påse at det er etablert en betryggende intern kontroll. Vurdering av økonomi- og regnskapsrapporter og økonomiske analyser.
Dok.nr.: 100396 Side: 3 av 5 Vurdere foretakets likviditet og soliditet Gjennomgang av rapporter fra Kommunerevisjonen og foretakets internrevisjon, og påse at eventuelle korrektive tiltak blir gjennomført. Vurdere kundetilfredshet og foretakets evne til å levere produkter og tjenester som tilfredsstiller kundenes behov. Påse at foretaket har sikre skolebygg og et godt arbeidsmiljø, herunder HMS på arbeidsplasser/skoler. Sikre at lover, forskrifter og retningslinjer innen foretakets virksomhetsområde blir overholdt. Organiseringsoppgaver Styret har ansvar for at foretaket er tilfredsstillende organisert og ledet, og at foretakets samlede ressurser utnyttes best mulig. Disse oppgavene omfatter blant annet: Etablering av en overordnet organisasjonsmodell for foretaket med definerte virksomhetsområder. Påse at det er etablert en betryggende intern myndighetsfordeling med ansvars- og rolledeling. Påse at det er fastsatt stillingsbeskrivelser. Påse at det er etablert gode kommunikasjons- og rapporteringslinjer. Foreta ressursvurderinger. Vurdere kompetanseoppbygging og rekrutteringsfremmende tiltak Ansette adm. dir. og leder av internrevisjonen. Egenoppgaver Hvert år skal styret: Evaluere sitt arbeid og arbeidsform (egenevaluering). Evaluere adm. dirs. arbeid og dennes samarbeid med - og forhold til - styret. 6 Saker som skal behandles av styret Styret kan behandle alle saker som gjelder foretaket og dets virksomhet. Følgende saker skal adm. dir. fremlegge for behandling i styret: Styret skal avlegge foretakets årsregnskaper og styrets årsberetning. Foretakets forretningsplan og andre strategidokumenter. Alle saker av prinsipiell eller vesentlig betydning skal forelegges styret. Større saker om investeringer, kjøp/salg av eiendom, leieavtaler m.v. som etter vedtatte fullmaktsgrenser skal vedtas av styret. Alle saker som skal behandles av byrådet og/eller bystyret skal behandles av styret. Større organisasjonsmessige saker. Styret fastsetter foretakets budsjett innenfor de rammer som er gitt av bystyret eller byrådet.
Dok.nr.: 100396 Side: 4 av 5 Foretakets statusrapporter. Alle rapporter fra Kommunerevisjonen eller foretakets internrevisjon. 7 Styrets møter Styret skal normalt gjennomføre 8-10 styremøter pr. år. Ut over dette møtes styret når styrets leder kaller styret sammen til ekstraordinært styremøte. Styremedlemmer og adm. dir. kan kreve at styret sammenkalles. Styrets leder er ansvarlig for at styret kalles inn til møte. Innkalling med sakskart og styredokumenter skal som hovedregel være sendt styrets medlemmer minst en uke før møtet. Styremøtene ledes av styrelederen, eller i dennes fravær av nestlederen. Dersom begge er fraværende, velges en møteleder. Styret er vedtaksdyktig når minst halvparten av medlemmene er til stede. Som styrets beslutning gjelder det som flertallet av de møtende styremedlemmene har stemt for. De som stemmer for et forslag, må likevel utgjøre mer enn en tredel av samtlige styremedlemmer for at et forslag skal anses som vedtatt. I tilfelle stemmelikhet er det møteleders stemme som avgjør. Adm. dir. deltar på styremøtene, men er ikke medlem av styret. I saker hvor adm. dirs. deltagelse ikke er ønskelig, skal lederen klarere dette med adm. dir. 8 Styrebehandling uten møte Styret kan treffe vedtak uten å være samlet i møte dersom styreleder finner at saken kan forelegges for styrets medlemmer skriftlig eller på annen betryggende måte. Styreleder skal i slike tilfeller sørge for at styremedlemmene så vidt mulig kan delta i en samlet behandling av saken uten møte, f. eks. telefonmøte eller lignende. 9 Styrets protokoller Styret skal for hvert møte føre en protokoll. Styreprotokollene skal angi tid, sted, deltagere, om styret er beslutningsdyktig, om alle styremedlemmene er gitt anledning til å møte, behandlingsmåte og saksreferanse. I den enkelte sak skal det protokolleres hva saken gjelder, hvilket grunnlag styret har hatt til vurdering, og styrets vedtak. Der det kan ha betydning for forståelsen av vedtaket, skal det gis en kort begrunnelse for styrets beslutning. Momenter fra diskusjonen eller særsynspunkter protokolleres bare når dette er tjenlig for oppfølging av saken, eller når medlemmer ønsker/krever det. Styrets medlemmer som er uenig i vedtak må stemme mot. Protokollen skal alltid angi hvem som stemte for og i mot beslutninger. Den som er uenig kan be om å få sitt syn ført inn i protokollen. Dette gjelder også adm. dir.
Dok.nr.: 100396 Side: 5 av 5 Utkast til protokoll sendes styrets medlemmer senest en uke etter at møtet er avholdt. Ønske om endringer meddeles styrets sekretær som vurderer endringen i samråd med styreleder. Styrets protokoll vedtas og undertegnes på neste styremøte. Hele styret skal undertegne protokollen. De som ikke var til stede på møtet, skal se protokollen og skal påtegne at de har sett den. Kopi av undertegnet protokoll skal sendes Byrådsavdeling for byutvikling til orientering. 10 Habilitet Et styremedlem skal ikke delta i behandlingen av saker som har betydning for egen, nær families eller arbeidsgivers økonomiske interesse. Styremedlemmene har selv ansvar for å reise spørsmål om sin egen habilitet og skal fratre møtet under styrets behandling av habilitetsspørsmålet og behandlingen av saken dersom vedkommende blir ansett som inhabil. For øvrig gjelder forvaltningslovens regler om habilitet. 11 Taushetsplikt Styrets medlemmer har taushetsplikt når det gjelder kunnskap de får om foretaket og foretakets virksomhet og som ikke må gis til uvedkommende. Taushetsplikten gjelder ikke opplysninger som kreves med hjemmel i lov. I en slik situasjon skal styreleder informere adm. dir. 12 Sekretærfunksjonen Etter samråd med adm. dir. skal styret velge en sekretær. I samarbeid med styrets leder og adm. dir. skal sekretæren påse de praktiske oppgaver rundt styrets arbeid. Disse er blant annet: Utsending av innkallelse og styredokumenter Føring av referat og protokoll fra styrets møter Oppfølging av styrevedtak Ajourhold og arkivering av foretakets protokoller Å holde registrene i Brønnøysund à jour Oslo, 2. februar 2007