ØRLAND KOMMUNE - KONTROLLUTVALGET Saksbehandler/telefon: Arvid Lund/73 85 27 24 Vår dato: Vår ref: 15.05.2012 alu/04/12 Deres dato: Deres ref: Ordfører i Ørland kommune KONTROLLUTVALGET I ØRLAND KOMMUNE, MØTE 4. MAI 2012 FREMSENDING AV UTVALGETS BEHANDLING AV ÅRSMELDING OG KOMMUNEREGNSKAP 2011 - UTTALELSE Kontrollutvalget i Ørland kommune behandlet årsmelding og kommunens årsregnskap for 2011 i møte 4. mai 2012. Behandlingen er gjennomført i henhold til kommuneloven 77 og 7 i forskriftene for kontrollutvalg. Kontrollutvalget vedtatte uttalelse i sak 08/12; Årsmelding og kommuneregnskap 2011 for Ørland kommune til uttalelse: Kontrollutvalget slutter seg til revisjonsberetningen med merknader fra Fosen kommunerevisjon. Lånebelastningen er stor og den vil legge press på driften i flere år fremover. Lånevolumet er 141,5 % av bruttoinntekt til kommunen, anbefalt volum er ikke over 85 % av bruttoinntekten. Formen og innholdet i årsberetningen og regnskapet for 2011 er konsistent i forhold til budsjettet for 2011. God og informativt årsmelding og regnskap for 2011. Vedlegg: - Protokoll fra møte i kontrollutvalget 4. mai 2012 - Revisjonsberetning for 2011 - Ørland kommune Leder kontrollutvalget 47/C.-/ 44«Arvid Lund sekretær
Møtebok - Kontrollutvalget i Ørland kommune. Møtested Møtedato Fra kl. Rådhuset Ørland kommune 04.05.12 09.00 Til kl. 12.15 Møteleder Leder i kontrollutvalget Møteinnkalling Møtende medlemmer Mail og post pr 26.04.12 Ove D. Vinge Hans Kristian Norset Mary Vereide Gilde Inger J. Lenes Fraværende medlemmer Møtende varamedl. Andre møtende Beh. saker Økonomisjef til stede under sak 08/12. Arnfinn Brasø til stede under orienteringene. Monica Larsen Torvik fra Fosen kommunerevisjon. Arvid Lund sekretær 08/12 11/12 Underskrifter / Leder kontrollutvalget Lederen ønsket velkommen til møtet. Merknader til innkalling: Ingen.
Protokoll fra møte i kontrollutvalget i Ørland den 04.05.12 08/12 ÅRSMELDING OG REGNSKAP 2011 FOR ØRLAND KOMMUNE TIL UTTALELSE Revisor gikk gjennom regnskap og årsmelding for kontrollutvalget. Administrasjon v/økonomisjef til stede for å gi sine merknader til regnskap og årsmelding samt svare på spørsmål fra kontrollutvalget. Uttalelse: Kontrollutvalget slutter seg til revisjonsberetningen med merknader fra Fosen kommunerevisjon. Lånebelastningen er stor og den vil legge press på driften i flere år fremover. Lånevolumet er 141,5 % av bruttoinntekt til kommunen, anbefalt volum er ikke over 85 % av bruttoinntekten. Formen og innholdet i årsberetningen og regnskapet for 2011 er konsistent i forhold til budsjettet for 2011. God og informativt årsmelding og regnskap for 2011. 09/12 REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALGET I ØRLAND KOMMUNE EVALUERING TIL UTTALELSE I forbindelse med at kommunestyret har besluttet en gjennomgang og oppdatering av kommunens reglementer, ble det oppnevnt en arbeidsgruppe som ble gitt oppdraget. Kontrollutvalget ble forespurt om å gi sine merknader til reglement for kontrollutvalget i ørland kommune. Kontrollutvalget gir sitt innspill til arbeidsgruppen i form av en uttalelse. Uttalelse: Kontrollutvalgets forslag til reglement for kontrollutvalg i ørland kommune: 16. Reglement for Kontrollutvalg Kommunen er pålagt internt tilsyn og kontroll, dette er regulert i Kommunelovens kapittel 12, hvor 77 i loven omhandler Kontrollutvalget. Til 77 har Kommunal og regionaldepartementet fastsatt egen forskrift, FOR 2004-06-15 nr 905 Kapittel 10 i kommuneloven omhandler statlig tilsyn med kommuner, 60 i kommuneloven. I tillegg gjelder følgende reglement og med direkte henvisning til de enkelte paragrafer og punkter i normalreglementet: 16.1 Kontrollutvalgets formål (til 1) Kontrollutvalget skal gjennom sitt arbeid: 1. Påse at organisasjon, saksforberedelse og beslutningsprosess i de politiske organer og administrasjon fungerer på en måte som garanterer oppfyllelse av alle faglige krav og ivaretar grunnleggende rettssikkerhetshensyn overfor innbyggere og andre som berøres av vedtakene. 2. Sikre gode rutiner som overholdes slik at politikere og administrasjon får et godt rykte blant innbyggere og overordnet myndighet. 3. Maksimere den allmenne tillit til at kommunale oppgaver blir ivaretatt på best mulig måte.
Protokoll fra møte i kontrollutvalget I Ørland den 04.05.12 4. Utføre sine oppgaver på kommunestyrets vegne og kan ikke tillegges andre funksjoner enn de som fremgår av kommunelovens 77. 16.2 Valg og sammensetning (til 2) Kontrollutvalget har 5 medlemmer. Kommunestyret velger medlemmer og varamedlemmer til utvalget, og blant medlemmene leder og nestleder. Ett av de faste medlemmene i kontrollutvalget skal være medlem av kommunestyret. 16.3 Saksbehandlingen i kontrollutvalget (til 3) 1. For kontrollutvalget er møteprinsippet absolutt. Utvalgets møter kan legges til skoler, institusjoner og virksomheter som et fedd i utvalgets tilsynsansvar. Protokoll fra møtene i kontrollutvalget legges frem for kommunestyret som referatsak. Kopi av protokollen (møteboka) sendes også ordfører, rådmann og politisk sekretariat. Protokollen undertegnes av leder og paraferes av utvalgets sekretær. Protokollen oppbevares ved sekretariatet i samsvar med gjeldende lover og forskrifter. 2. Innkalling og saksliste skal sendes ut senest 1 uke før møtet avholdes. Sakslisten settes opp i samarbeid mellom utvalgets leder og sekretær. Kopi av innkallingen skal også sendes til ordfører, rådmann og politisk sekretær. 3. Møteinnkallinger og protokoller for kontrollutvalget legges ut på kommunens hjemmeside av administrasjon i kommunen. 4. Kontrollutvalget kan innkalle rådmannen, andre kommunalt ansatte eller folkevalgte når det er behov for å klargjøre en sak. Rådmannen kan anmode utvalgets leder om å få møte i kontrollutvalget. 16.4 Utvalgets oppgaver (til 4) 1. Som et ledd i oppfølgingen av revisjonsarbeidet, skal revisjonens årsplan forelegges utvalget til orientering. Revisor skal rapportere vesentlige avvik til utvalget. 2. Utvalget skal ha tilgang til alle innkallinger, protokoller, referatsaker og rapporter som behandles i politiske styrer, råd og utvalg. Kontrollutvalget skal tilgang til alle dokumenter som omhandler den el de saker utvalget behandler. 3. Kontrollutvalget skal sammen med revisjonen prioritere forvaltningsrevisjonsoppgaver i årsplanen. Kommunestyret og kontrollutvalget kan i særlige tilfeller pålegge revisjonen å gjennomføre konkrete forvaltningsrevisjonsoppgaver. I alle saker som medfører kritikk eller påtale, skal berørte parter ha avgitt uttalelse før saken endelig behandles i kontrollutvalget. Kontrollutvalget avgjør om saken skal fremmes for kommunestyret. 4. Revisjonens årsmelding behandles av kontrollutvalget 5. Kontrollutvalget skal årlig legge frem rapport for kommunestyret om virksomheten til orientering, og egen årsplan for selskapskontroll og forvaltningsrevisjon til godkjenning. Utvalget skal utarbeide virksomhetsplan for valgperioden. Kontrollutvalget har innstillingsmyndighet til kommunestyret. 6. Det er kun kommunestyret som kan gi kontrollutvalget pålegg om oppgaver. Formannskapet, ordfører og rådmann kan legge spørsmål som hører under kontrollutvalgets kontrollfunksjon, frem for utvalget til uttalelse. Utvalget vurderer selv om en sak hører under utvalgets kontrolifunksjon. Det er kontrollutvalget som organ som avgir uttalelser. Leder eller annet medlem kan kun etter fullmakt, og ikke på eget initiativ eller i egenskap av medlem opptre evt. uttale seg på utvalgets vegne. Forslag som fremsettes i møte, bl.a. i forbindelse med spørsmål, kan ikke avgjøres i møtet dersom leder eller 1/3 del av medlemmene motsetter seg dette. 16.5 Bruk av sakkyndig bistand (til 5) Behov for ekstern sakkyndig bistand må kun skje oppdragsvis og innenfor de ordinære budsjettrammer, evt. etter søknad om tilleggsbevilgning til formålet.
Protokoll fra møte i kontrollutvalget i Ørland den 04.05.12 16.6 Innhenting av opplysninger (til 6) Opplysninger fra revisjonen skal normalt gis av revisjonssjefen. Når opplysninger gis ett medlem av kontrollutvalget, skal disse samtidig gis de øvrige medlemmer. Innhenting av opplysninger fra kommunale organer eller fra kommunens forbindelser skal skje fra kontrollutvalget fortrinnsvis ved dets leder eller sekretær. Utvalget må ved innhenting av nødvendige opplysninger fra revisjonen, kommunen, andre offentlige organer eller forretningsforbindelser klarlegge om opplysningene er taushetsbelagteller forretningshemmeligheter. 16.7 Taushetsplikt offentlighet (til 7) Kontrollutvalgets medlemmer har taushetsplikt. 10/12 OPPFØLGING POLITISKE VEDTAK Møtebøker tom mars 2012 (KST) og tom 26. april 2012 (FMSK) er gjennomgått. Vedtak: Få avklart med administrasjon på møte 8. juni 2012 hvordan manglende referater i perioden 2008-2010 fra kontrollutvalget skal legges ut på kommunens hjemmesider. 11/12 DELTAKELSE I ANBUDSKONKURRANSE AMBULANSESTASJON - MERKNADER Saksopplysninger: Med bakgrunn i orienteringen om saken som ble gitt i møte besluttet kontrollutvalget å behandle dette som egen sak, kontrollutvalgs sak nr 11/12. Behandling av saken: Formannskapet hadde saken som orienteringssak i møte 15. desember 2011. Administrasjon fikk i oppdrag å avklare noen forhold med bakgrunn i orienteringssaken anbudskonkurranse ambulansestasjon på Brekstad. I referatet er det gitt en konklusjon; Kommunen melder se å anbudskonkurransen vedr lokaliserin av ambulansestas'on. Dette er fortsatt en orientering. Saken settes på sakslista i forbindelse med møte i Formannskapet 12. jan 2012 - sak nr 12/4. I møte den 12. jan 2012 ble det vedtatt av Formannskapet at ørland kommune skulle delta i anbudskonkurransen og ordfører ble delegert myndighet til å godkjenne anbudet. Formannskapets vedtak i sak 12/4: Forsla et ble vedtatt med 4 mot 3 stemmer. Edelig vedtak: 1. rland kommune leverer anbud til Helse Midt-Nor e å etablerin av ambulansestas'on å Brekstad. 2. Formannska et dele erer til ord rer å odk'enne anbudet. Administrasjon informerte kontrollutvalget i møtet om at det ble utarbeidet tre alternative prisforslag; 1. Et forslag som innebar sikkerhet for å få oppdraget. 2. Et forslag som innebar ingen utgifter for kommunen. 3. Et forslag hvor det var lagt inn fortjeneste for kommunen. Alternativ nr 2 ble valgt.
Protokoll fra møte i kontrollutvalget i Ørland den 04.05.12 Fakta: Fristen for å sende inn anbud var 20. januar 2012. Kommunen leverte sitt anbud 19. januar 2012 og ble valgt av Helsebygg Midt-Norge. Vedtatt budsjett for virksomhetsåret 2012 omhandler ikke bygging av ambulansestasjon i 2012. Kommunelovens 45 og 50 omhandler behandling av budsjett og låneopptak. 45 i kommuneloven sier at det er kommunestyret som skal vedta kommunens budsjett, dette kan ikke delegeres. Oppsummering: Formannskapet har fattet et vedtak som ikke har dekning i vedtatt budsjett for ørland kommune i 2012. Ved å sende anbud har kommunen påtatt seg en økonomisk forpliktelse, dette blir stadfestet når kommunens anbud blir valgt. Vurdering: Kommunen vil i dette tilfelle være ansvarlig overfor tiltakshaver som er Helsebygg Midt-Norge. Intern feilbehandling vil ikke kunne belastes en ekstern part. Utvalget gikk gjennom saken med bakgrunn i gitt orientering og dokumenter i saken. Vedtak: Vedtak i Formannskapet sak 12/4 er ikke hjemlet i vedtatt budsjett for virksomhetsåret 2012, da tiltaket ikke er omtalt i budsjettet. Viser til kommunelovens 45. Saken sendes frem til kommunestyret med innstilling lik vedtak. Orienteringer/Drøftinger Orientering: Administrasjon orienterte om følgende saker: Påstander presentert i F-F 15. august 2011. Det ble lagt frem dokumentasjon på at påstand som var presentert i F-F 15. august 2011, ikke var korrekt. Kontrollutvalget vil ikke forfølge saken videre. Orienterte om prosessen i forbindelse med ambulansestasjon på Brekstad. Utvalget besluttet å behandle dette som egen sak. Orienteringen om regler for hvor lenge en utbygger kan eie en tomt i regulert områder før bygging må iverksettes utsettes til neste møte. Drøfting: Ingen Neste møte 8. juni 2012, kl 0900 A Lund, referent