Instruks for styret i Norges Fekteforbund Styret i Norges Fekteforbund har 7. Desember 2016 vedtatt følgende styreinstruks som utfyller NIFs lov og Norges Fekteforbund egen lov. Om styreinstruksen Denne instruksen gjelder for styret i [Norges Fekteforbund], heretter «NF», og skal gi en oversikt over, og regulere, særforbundsstyrets oppgaver og ansvar. Instruksen gjelder for styrets arbeid, og er bindende for styrets medlemmer og særforbundets administrasjon. Styret kan til enhver tid endre instruksen, og gjennom vedtak fravike den i enkelttilfeller, med mindre annet følger av vedtak fattet av NIFs styrende organer eller Fektetinget. For å sikre at instruksen er tilpasset særforbundets virksomhet, skal den endres ved behov, og styret skal årlig vurdere behovet for eventuelle endringer. Følgende personer skal til enhver tid være kjent med innholdet i instruksen : - Medlemmer og varamedlemmer av styret - Medlemmer og varamedlemmer av kontrollkomiteen i særforbundet - Daglig leder i særforbundet 2. Styrets rolle Styret er særforbundets høyeste myndighet mellom særforbundstingene. Styret har ansvaret for at Norges Fekteforbund utvikler sin aktivitet, organisasjon, økonomi og ansatte slik at det imøtekommer de krav og utfordringer særforbundets medlemmer, norsk idrett og internasjonal idrett stiller. Styret skal arbeide for at de målsettinger som er vedtatt av fektetinget blir satt ut i livet, blant annet lojalt følge opp Fektetingets visjon og organisasjon- og handlingsplaner, og øvrige vedtak og føringer fra Fektetinget. Styret skal sørge for at forbundets virksomhet til enhver tid er forsvarlig organisert og derunder sørge for at administrasjonen har tilstrekkelige midler og tilstrekkelig kvalifisert personale. Styret skal representere særforbundet nasjonalt og internasjonalt, og ivareta interessene til særforbundets medlemmer og de idretter Norges Fekteforbund organiserer. Styret har ansvar for den strategiske utviklingen av særforbundet i samsvar med Norges Fekteforbunds lov og Fektetingets vedtak, og skal gjennom sin ledelse, synliggjøre organisasjonen, dens visjon og verdier. Styrets myndighet og oppgaver følger av regelverk og vedtak fattet av NIFs styrende organer eller Fektetinget, denne styreinstruksen, samt eventuelle forpliktelser pålagt av Det Internasjonale Fekteforbundet FIE, Det Europeiske Fekteforbundet CEF, og andre internasjonale forpliktelser. Følgende saker skal behandles av særforbundsstyre og kan ikke delegeres: - Saker som for særforbundet er av uvanlig art eller av stor betydning.
- Saker som skal behandles av styret i henhold til regelverk/vedtak fattet av NIFs styrende organer eller Fektetinget. - Saker styret vurderer som naturlig eller påkrevd at behandles av styret. - Saker knyttet til ansettelser og varig innleie av kompetanse I øvrige saker står styret fritt til å delegere oppgaver til ett eller flere medlemmer av styret, øvrige tingvalgte eller styreoppnevnte utvalg, daglig leder, sportslig leder eller øvrige ansatte i forbundet. 3. Styrets oppgaver Norges Fekteforbund skal etablere en klar og vel kommunisert visjon for norsk fekting som vedtas på Fektetinget og forankres i Norges Fekteforbunds sin lov. Styret har også ansvar for å utarbeide en organisasjonsplan med handlingsplaner og sikre jevnlig oppdatering slik at de er i pakt forbundets visjoner og fekteidrettens utvikling. 3.1 Styret skal blant annet: Styret i Norges Fekteforbund har ansvar for å arbeide langsiktig, systematisk og realistisk for å realisere forbundets visjon, eventuelt foreslå tilpassing av denne med endrede tider og nye krav, og realisere de mål og planer som er definert av Fektetinget og Norges Fekteforbunds lov. Styret skal blant annet sørge for at Norges Fekteforbund skal utvikle egen aktivitet, organisasjon, økonomi og ansatte slik at det imøtekommer de krav og utfordringer særidrettens medlemmer, norsk idrett og internasjonal idrett stiller. Styret skal utarbeide instruks og stillingsbeskrivelser for særforbundets daglige leder, og øvrige menneskelige ressurser, samt eventuelle styreoppnevnte utvalg, og skal sørge for at instruksene til enhver tid er tilpasset særforbundets virksomhet. Ved øvrig delegasjon bør styret utarbeide retningslinjer for de enkelte oppgaver som delegeres. Styret har det overordnete ansvaret for forvaltningen av særforbundet, og skal sørge for en forsvarlig organisering av særforbundets virksomhet, herunder ansettelse av forbundets daglige leder og andre administrative stillinger. Styret skal føre tilsyn med den daglige ledelsen og særforbundets virksomhet for øvrig. Den daglige forvaltningen av særforbundets virksomhet er lagt til særforbundets daglige leder, henhold til styrets vedtatte instruks og stillingsbeskrivelse. Styret kan instruere særforbundets daglige leder i enhver sak. Styret fastsetter de årlige budsjetter innenfor rammen av langtidsbudsjettet vedtatt på Fektetinget. De årlige budsjettene skal inneholde alle hovedposter i resultatregnskapet. Budsjettet skal være realistisk, og resultatet skal ikke vise underskudd med mindre det dekkes av positiv egenkapital. Disposisjoner av ekstraordinær karakter eller betydelig omfang i forhold til særforbundets størrelse og virksomhet, herunder låneopptak skal vedtas av tinget. Tinget bør vedta et særskilt fullmaktsreglement knyttet til slike disposisjoner. Styret skal i god tid fastsette planer og budsjetter for forbundets virksomhet i det påfølgende år, innen rammen av langtidsbudsjett vedtatt på Fektetinget, men med de begrensninger som definert i NIFs lov. Alle avvik må begrunnes i årsrapport og regnskap. Styret treffer alltid avgjørelser i saker som gjelder investeringer av betydelig omfang i forhold til forbundets ressurser, samt om rasjonalisering eller omlegging av driften som vil
medføre større endring eller omdisponering av arbeidsstyrken, innenfor NIFs lovs begrensninger. Styret skal holde seg orientert om særforbundets økonomiske stilling og påse at dens virksomhet, regnskap og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll. Styret skal sørge for at særforbundet til enhver tid har en egenkapital som er forsvarlig ut fra risikoen ved og omfanget av virksomheten i særforbundet. Dersom det må antas at egenkapitalen er lavere enn forsvarlig ut fra risikoen ved og omfanget av virksomheten i særforbundet, skal styret straks behandle saken. Styret skal i god tid fremlegge forrige års reviderte regnskap og årsberetning for gjennomgang på styremøte og av kontrollkomitéen i god ting før innkalling til Fekteting. Årsregnskap og årsberetning skal underskrives av samtlige styremedlemmer. 4 Behandling av saker i styret 4.1 Styrets saksbehandling mm. Presidenten koordinerer, planlegger, leder og iverksetter styrets arbeid, og representerer styret mellom styremøtene. Presidenten innkaller til styremøter og har hovedansvar for formelle prosesser, og er også styrets representant i interne og eksterne organer. Det påligger den valgte president å sørge for at alle aktuelle saker som hører inn under styret blir behandlet til hensiktsmessig tid. Styret skal behandle saker i møter, med mindre Presidenten finner at saken kan behandles skriftlig eller ved fjernmøte. Ved skriftlig saksbehandling sendes kopier av sakens dokumenter samtidig til alle medlemmer med forslag til vedtak. For gyldig vedtak kreves at flertallet av medlemmene gir sin tilslutning til det fremlagte forslaget, og til at dette treffes etter skriftlig saksbehandling. Presidenten kan foreslå styremøte som organiseres som fjernmøte eller epost avstemming. Hvis to av styremedlemmer krever at saken blir behandlet som fysisk møte kan saken ikke behandles som fjernmøte. Møteleder er President, eventuelt nestleder ved Presidentens fravær. Ved fjernmøte skal alle møtedeltakerne kunne høre og kommunisere med hverandre. Deltar verken President eller nestleder, velger styret en møteleder. Daglig leder har rett og plikt til å delta under styrets behandling av saker og til å uttale seg, med mindre annet er bestemt av styret i den enkelte sak. Styret kan vedta å behandle saker uten at daglig leder er tilstede. 4.2 Krav om styrebehandling og innkalling til styremøter Presidenten har ansvar for at saker som hører inn under styret blir styrebehandlet. Presidenten innkaller til styremøter etter samråd med daglig leder og etter den møteplan som styret vedtar og ellers ved behov. Styremedlemmene og daglig lederen kan kreve at styret behandler bestemte saker, og det skal avholdes møte dersom minst to av styrets medlemmer krever det. Før hvert årsskifte skal styret fastsette en møteplan for det følgende år hvor det så langt som mulig antydes de poster/saker som vil inngå under de enkelte styremøtene. Innkalling med saksdokumenter skal, om mulig, sendes ut minst 5 dager før styrebehandlingen. Ekstraordinære styremøter kan kalles inn på kortere varsel dersom sakens natur tilsier umiddelbar styrebehandling. Styremedlemmer eller varamedlem som er forhindret fra å delta i styrebehandlingen skal omgående varsle Presidenten.
Dersom et styremedlem ønsker å ta opp andre saker enn de som fremgår av saklisten, må dette varsles Presidenten så tidlig som mulig, og senest før utsendelse av saksdokumenter. Styret avgjør i så fall under styremøtet om sak som er fremmet etter dette skal settes på saklisten eller ikke. Styrets medlemmer plikter å delta på styremøter. Daglig leder har rett og plikt til å delta på styremøtene, med mindre styret bestemmer annet i den enkelte sak. Varamenn kalles inn til styremøtene og har rett til å delta på styremøtene hvor de har talerett, men ikke stemmerett med mindre styret ikke er fulltallig. Dersom et styremedlem meddeler at det ikke kan møte, skal Presidenten sørge for at det så vidt mulig blir gitt varsel til et varamedlem, så raskt det hensiktsmessig kan skje. 4.3 Kvalitet i forberedelsen av saker Alle saker skal forberedes og fremlegges slik at styret har et tilfredsstillende behandlingsgrunnlag. President kan bestemme at enkelte saker behandles muntlig, men vedtakssaker skal alltid behandles på basis av skriftlig dokumentasjon. Kvalitet i saksforberedelse og kommunikasjonsform er viktig for både beslutningsdyktighet og alle saker som krever avstemming forberedes med: a. Kort bakgrunn b. Indikasjon av formål c. Budsjettkonsekvens d. Alternativer e. Konklusjon med begrunnelse. Styrets saksbehandling kan gjøres på epost mellom styremøtene. Vedtak over mailkorrespondanse (fjernmøte) bør unngås og være unntak. All epostkorrespondanse for styrets medlemmer bør ha i emnefelt: a. hva saken gjelder, b. frist for svar c. være kortfattet d. forventet svar 4.4 Beslutningsdyktighet Styret er beslutningsdyktig når et flertall av medlemmene er til stede eller på annen måte deltar i styrebehandlingen. Styret kan likevel ikke treffe beslutning uten at alle styremedlemmene så vidt mulig er gitt anledning til å delta i behandlingen av saken. Vedtak fattes med flertall av de avgitte stemmene. Ved stemmelikhet er møteleders stemme avgjørende. 4.5 Inhabilitet Hvert styremedlem skal i god tid før styremøtet orientere resten av styret om forhold som gjør eller kan gjøre vedkommende inhabil i henhold til NIFs lov 2-8. Styret avgjør om et styremedlem er inhabil. Vedkommende medlem deltar ikke ved avgjørelsen av spørsmålet om egen habilitet. Dersom det i en og samme sak oppstår spørsmål om inhabilitet for flere medlemmer, kan ingen av dem delta ved avgjørelsen av sin egen eller et annet medlems habilitet, med mindre organet ellers ikke ville være vedtaksført i behandlingen av habilitetsspørsmålet. I sistnevnte tilfelle skal alle møtende medlemmer delta ved behandlingen av inhabilitetsspørsmålet.
Styremedlemmer skal ikke delta i behandling av saker der styret har avgjort at de er inhabile. 4.6 Styreprotokoll Presidenten utarbeider styreprotokoll i samråd med daglig leder, og skal sørge for at denne skal angi tid og sted, deltakere, behandlingsmåte, eventuelle bemerkninger til innkallingen, saker som ble behandlet samt styrets beslutninger. Det skal også fremgå om styrebehandlingen oppfyller kravene til vedtaksførhet, og at styret har vurdert styremedlemmenes habilitet; og eventuelle bemerkninger til innkalling. Er styrets beslutning ikke enstemmig, skal det angis hvem som har stemt for og imot. Styremedlem som ikke er enig i en beslutning, har rett til en protokolltilførsel, og kan kreve sin oppfatning innført i protokollen. Protokollen skal godkjennes av styremedlemmene som deltok i styrebehandlingen. Normalt skal protokollen signeres av styrets medlemmer, men styret kan treffe beslutning om godkjennelse per mail eller fravær av innsigelser, slik som beskrevet under. Forslag til komplett styreprotokoller med saksdokumenter, med eventuelle protokolltilførsler og anmerkninger skal sendes ut til styrets medlemmer og varamedlemmer, senest 7 dager etter styremøtet, med en frist for tilbakemelding senest 7 dager etter utsendelse. Når fristen er passert, eller når bemerkninger fra styremedlemmene er akseptert av styret, anses protokollen som godkjent. Protokollen skal publiseres på NFs websider så snart som mulig og senest 3 uker etter møtedato. Så snart protokollen er publisert skal vedtak tre i kraft. Styret kan vedta at protokollen eller deler av denne skal unntas offentliggjøring når særlige hensyn tilsier dette. Dette skal i så fall fremgå av protokollen. 4.7 Konfidensialitet, taushetsplikt og kommunikasjon utad Styrets diskusjoner i styrebehandlingen av en sak er konfidensielle, mens styrevedtakene med eventuelle protokollstilførsler kan kommuniseres videre. Styret kan beslutte noe annet for den enkelte sak. Samtlige styremedlemmer har taushetsplikt om fortrolige forhold de gjøres kjent med i forbindelse med sitt verv. 5. Styrets arbeidsform og formelle prosesser Styret har vedtatt en arbeidsfordeling som kan oppdateres ved jevne mellomrom, som innebærer et selvstendig ansvar for hvert styremedlem og varamedlem om å følge opp prosesser og målsettinger definert i styrets egen strategiplan og forbundets handlingsplaner. Dette er oppgaver som kommer i tillegg til dem knyttet til det formelle ansvaret. President avgjør i hvert enkelt tilfelle hvilke rådgivere, observatører eller andre (f.eks. fra forbundets administrasjon) som kan delta på styremøter eller deler av møter, og hvorvidt slike personer skal gis talerett. Slike personer har ingen stemmerett. Presidenten skal minst en gang hvert år avholde medarbeidersamtale med daglig leder der det bl.a. fastsettes mål for virksomhet og gjøres vurderinger av i hvilken grad oppsatte mål er oppnådd. I forbindelse med budsjettutarbeidelsen avholdes særskilt møte om lønnsforhold.
Presidenten skal minst en gang hvert år sørge for at styret gis anledning til å foreta en evaluering av styrets arbeid, arbeidsfordeling, instrukser og dets innsats. Styrets medlemmer skal følge særskilt kommunikasjonsinstruks og media plan. Alle henvendelser knyttet til styrets arbeid skal henvises til Presidenten. Med mindre styret beslutter noe annet, er det bare Presidenten som skal uttale seg på styrets vegne. Presidenten kan utpeke andre til å uttale seg på styrets vegne. 6. Åpenhet og kvalitet i styrets arbeid. Norges Fekteforbund (NF) skal tilstrebe stor åpenhet om prosesser, dokumenter, regler og vedtak slik at klubber og medlemmer får bedre innsikt i særforbundets aktiviteter. Styret har et selvstendig ansvar for at dette respekteres. 6.1 Styret skal løpende og proaktivt sørge for at hele fektenorge blir representert i forbundets informasjon, med relevant og innsiktsfull informasjon som reflekterer aktivitet, resultat og planer i norsk fekting. Styret skal blant annet sørge for å: 6.2 publisere fortløpende kunngjøringer, offisiell informasjon av almen interesse for norsk fekting, herunder invitasjoner fra utenlandske instanser. 6.3 informere om deltagelse i internasjonale fora og skrive rapport om deltagelse som publiseres snarest på forbundets hjemmesider. 6.4 publisere, spesifisere og informere om forbundets støtteordninger som er vedtatt til enhver tid; herunder oppstartstøtte, post 3 midler. 6.5 publisere regler for uttak for deltagelse i landslagssamlinger, internasjonale stevner og ordninger knyttet til disse. 6.6 øke synligheten av norsk fekting gjennom pressemeldinger og beskrivelse av viktige hendelser i idretten, og anvende sosiale media for å utbedre oppmerksomheten i det norske samfunn om norsk fekting. 6.7 oppdatere websidene med en aktivitetskalender med oversikt over viktige hendelser og tilstrebe beste praksis i synliggjøring av norsk fekting. 6.8 Fasilitere kontrollkomitéens arbeid Styret har ansvar for å oppfylle forventninger om innsyn og åpenhet avklart i NIF. Styret skal blant annet oversende informasjon slik at kontrollkomitéen får informasjon som er relevant i god tid for å kunne oppfylle sitt mandat. Kontrollkomitéen skal ha adgang til ettersyn på individuelle reiseregninger for dem som får disse dekket av forbundet. 7. Fullmaktsmatrise og signaturrett Særforbundet representeres av styret ved leder. Daglig lederen representerer særforbundet i saker som inngår i den daglige ledelse.
Mellom styremøtene har President fullmakt til å agere på vegne av styret. Styret har vedtatt følgende fullmakter for utgifter knyttet til den daglige driften innenfor av ramme gitt av styret og nedfelt i budsjett. 7.1 Signaturrett Styret tildeler Presidenten og general sekretær delt signaturrett, jr. enhetsregisterloven paragraf 8. 7.2 Signaturrett er rett til å tegne i selskapets navn for beløp opp til 50 000 kr. Beløp over 50 000 må signeres av to styremedlemmer. 7.3 Daglig leder eller Presidenten har fullmakt til utbetaling fra bank for ting knyttet til daglige drift for beløp opp til 10 000 kr, unntatt for beløp til seg selv. 7.4 Daglig leder og Presidenten sammen har fullmakt for utbetaling fra bank sammen for opptil 100 000 kr eller beløp over eksplisitt vedtatt av styret. Dobbelfullmakten innfris ved at en attesterer og den andre betaler. 7.5 Alle beløp for utbetaling til daglig leder direkte eller Presidenten direkte må attesteres av den andre. 8. Klage og varslingsrett Styret har ansvar for å etablere tilpassede rutiner som er i samsvar med krav etablert i arbeidsmiljøloven og andre lover, for eventuelle varslinger om kritikkverdige forhold i virksomheten som særforbund, og eventuelt som appellinstans for andre varslinger fra underordnede organisasjonsledd. Rutinene må kunne ivareta lovgivers intensjoner, blant annet om å sikre den enkeltes ytringsfrihet, sikre personvernhensyn og behov for å få rettet opp kritikkverdige forhold, samt forsvarlig behandling av varslene. Styret har også ansvar for å gjøre disse rutinene kjent og forankret i norsk fekting. 9. Varighet Denne styreinstruks trer i kraft fra og med dato for styrets vedtak, jf. ovenfor. Styreinstruksen gjelder inntil videre. Den kan til enhver tid endres av styret ved vanlig flertallsbeslutning.