Plan for kontrollutvalgets virksomhet

Bergen kommune Saksnr: 201531708-9 Saksbehandler: GYSP Delarkiv: EKTRU-0224 Plan for kontrollutvalgets virksomhet for 2017 med - og aktivitetsplan 1

1. Innledning Kontrollutvalgets primære ansvar er å føre løpende tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen og påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning, jf. Kommuneloven (KL) 77. Tilsynet gjennomføres på vegne av Bystyret, som har hovedansvar for all kommunal virksomhet. Hvordan tilsynet skal skje er nærmere beskrevet i Forskrift for kontrollutvalg, jf. herunder Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommune, og i et eget reglement, Reglement for kontrollutvalget i Bergen kommune, vedtatt av Bystyret 18.12.2013. Rammene for ansvars- og oppgavedelingen mellom Bystyret, Kontrollutvalget og kommunens revisor(er) er gitt i kommunelovens kapittel 12. Revisorenes uavhengighet ivaretas gjennom styringslinjer fra Bystyret via Kontrollutvalget. Overordnet kan rolleinndelingen beskrives som skissert under. En prinsippskisse over rollene 2. Kontrollutvalgets sammensetning Bystyret har det øverste tilsynet med den kommunale forvaltningen (KL 76) og velger i den forbindelse et kontrollutvalg til å forstå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltningen på sine vegne (KL 77 nr. 1). Bystyret står fritt til å utpeke medlemmer til kontrollutvalget. Utvalgets uavhengige stilling i forhold til andre politiske organer og administrasjonen ivaretas gjennom strenge krav til valgbarhet (KL 77 nr. 2). I forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner stilles det krav om at kontrollutvalget skal ha minst tre medlemmer, hvorav minst ett skal være medlem av bystyret. Kontrollutvalget i Bergen kommune består av 9 medlemmer med personlige varamedlemmer. Minst ett medlem skal være medlem av Bystyret. I 2

t 28. oktober 2015 sak 275/15 ble det valgt kontrollutvalg for perioden 2015 2019, der både leder og nestleder er medlemmer av Bystyret. Kontrollutvalget i Bergen har hatt følgende sammensetning siden 28.10.2015: Medlemmer Varamedlemmer 1. Thor Brekkeflat nestleder (A) 1.. Arild Inge Frantzen (A) 2. May Britt Tabak (A) 2. Torill Helland (A) 3. Robert Monsen leder (H) 3. Alfa Merete Sefland (H) 4. Ingrid Reitan (H) (H) 4. Therese Chr. Hjortland (H) 5. Hallstein Aadland (FrP) 5. Nils Haaland jr. (FrP) 6. Steinar Nørstebø (SV) 6. Ragnhild Hedemann (SV) 7. Karl Johan Halleråker (KrF) 7. Astrid Øien Halsnes (KrF) 8. Stian Skår Ludvigsen (V) 8. Gunn Vivian Eide (V) 9. Mathias Hunskår Furevik (R) 9. Brita Toppe (SP) 3. Ansvarsområde Slik nevnt innledningsvis er kontrollutvalgets primære ansvar å føre løpende tilsyn med den kommunale forvaltningen, og med at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Tilsynet gjennomføres på vegne av Bystyret, som har overordnet ansvar for all kommunal virksomhet 1. Av kontrollutvalgsforskriften fremkommer følgende oppgaver: Alminnelige regler (kap. 3) Tilsyn og kontroll ( 4) Regnskapsrevisjon (kap. 4) Uttalelse om årsregnskapet ( 7) Oppfølging av revisjonsmerknader ( 8) Misligheter ( 8) Forvaltningsrevisjon (kap. 5.) Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon ( 10) Rapportering om forvaltningsrevisjon ( 11) Oppfølging av forvaltningsrevisjon ( 12) Selskapskontroll (kap. 6) Selskapskontrollens innhold ( 14) Rapportering om selskapskontrollen ( 15) Særlige oppgaver (kap. 7): Valg av revisjonsordning og revisor ( 16) Budsjettbehandling (for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen) ( 18) Kontrollutvalget er bindeleddet mellom kommunens valgte revisor(er) og Bystyret. Kontrollutvalget prioriterer kontrolloppgaver (forvaltningsrevisjon, selskapskontroll, avtalte kontrollhandlinger mm) med revisor(ene) som utførende instanser, og disse arbeider bl.a. ut fra bestillinger fra kontrollutvalget. Kommunens eksterne revisorer utfører regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll iht. lover, forskrifter og revisjonsstandarder. Eventuelle granskninger kan bestilles og gjennomføres av kommunens revisor og/eller andre. Oppdragsansvarlig revisor for regnskapsrevisjon er BDO AS ved Terje Tvedt. Bergen bystyre behandlet i t 16.06.16 sak 180-16 saken «Valg av revisor - regnskapsrevisjonstjenester» og fattet følgende vedtak: «Bergen bystyre velger BDO AS som kommunens sin regnskapsrevisor for perioden 01.07.2016 30.06.2020.» 1 Se diverse organisasjonskart på kommunens nettsider 3

Sak om valg av oppdragsansvarlig revisor for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for perioden fremover, blir lagt frem i dette t. Kontrollutvalget skal ha sekretariatsbistand. Bistanden skal være uavhengig av kommunens administrasjon. Sekretariatet skal være kontrollutvalgets operative ledd, bistå kontrollutvalget revisjonsfaglig og påse at sakene som skal behandles av utvalget, er forsvarlig utredet og at utvalgets vedtak blir iverksatt og (KL 20). Utvalget påser at det på tilfredsstillende måte foregår en løpende kontroll med forvaltningen, og sørger for å holde Bystyret orientert gjennom rapporteringer på vesentlige forhold, jf. KL 77 nr. 6. Saker som rapporteres, og som det innstilles i til Bystyret, blir av Bystyrets forretningsutvalg gjerne sendt komiteene for eventuell uttalelse før Bystyrets behandling. Utvalgets leder og nestleder for perioden 2015 2019 er medlemmer av bystyret og kan slik ivareta kontrollutvalgets - og talerett i Bystyret når utvalgets saker behandles, jf. KL 77 nr. 9. Kontrollaktørene Bystyret KL 76 (Overordnet) Byrådet KL 20 (Utfører) Kontrollutvalget KL 77 (Tilsyn) Sekretariatet KU F 20 (Tilsyn) Revisor KL 78 (Tilsyn) Oppgaver (kjernevirksomhet) Det øverste tilsyn med den kommunale forvaltningen Kommunal forvaltning gjenstand for betryggende kontroll (intern kontroll) Kommunal forvaltning i samsvar med lov, forskrift, instruks Saker forsvarlig utredet Vedtak blir iverksatt Løpende tilsyn med den kommunale forvaltningen. Bl.a. å påse at det utføres: o regnskapsrevisjon o forvaltningsrevisjon o selskapskontroll o evt. granskninger og spesialoppdrag Saker til KU forsvarlig utredet Vedtak fattet av KU blir iverksatt Utføre og rapportere RR og FR iht. god kommunal revisjonsskikk (iht. profesjonsstandarder) 4. Møteplan Normalt holdes det 9-10 r i året. For 2016 vil det være avholdt 11 r (19. januar, 16. februar, 15. mars, 19. april, 18. mai, 6. juni, 20. september, 15. oktober, 31. oktober, 15. november og 20. desember). Enkelte medlemmer deltar gjerne på Norges kommunerevisorforbunds og på Forum for kontroll og tilsyns årlige fagkonferanser for kontrollutvalg på Gardermoen i hhv. februar og juni. Forslag til - og aktivitetsplan for 2017 fremkommer som vedlegg til dette dokumentet. 5. Saksbehandling I kontrollutvalgforskriftens kap. 8 fremkommer bestemmelsene om saksbehandling og sekretariat: Saksbehandling ( 19) Møte- og talerett i utvalgets r ( 19) Sekretariat ( 20) Utvalgsmedlemmene signerer taushetserklæring. Det er leder som ved behov uttaler seg til media. Revisor(ene) har uttalerett når de er til stede i ne. Ordfører har - og talerett. Saker fra revisor(ene) som skal til behandling i Kontrollutvalget bør være sekretariatet i hende ca. 2 uker før ne. 4

Sakslisten med dokumenter sendes utvalgets medlemmer og varamedlemmer, ordfører, byrådsleder og revisor(ene) ca. 1 uke før t. Medlemmene mottar dokumentene digitalt (nettbrett). Sakslister, saksutredninger og protokoller (som er offentlige) gjøres fortløpende tilgjengelige på kommunens hjemmeside på Internett. 6. Planer Virksomhetsplanen (se kapittel 6 under) er delt i: A Tilsyn gjennom revisors arbeid (dokumentasjon), herunder - regnskapsrevisjon - forvaltningsrevisjon - selskapskontroll B Tilsyn gjennom kontrollutvalgets egne undersøkelser Denne planen er ikke å forstå som en fullstendig presentasjon av alle oppgaver/saker som kontrollutvalget vil behandle i løpet av året, men vektlegger oppgavene som utvalget etter egen forskrift er pålagt å se nærmere på. I tillegg til ordinære saker som blir lagt frem for kontrollutvalget gjennom året, vil det av erfaring alltid dukke opp spørsmål som blir gjenstand for utredninger og/eller drøftinger i utvalget. Enkelte saker utvalget behandler er også av en slik karakter at de blir behandlet unntatt offentlighet. Tilsynet med kommunen bør ta utgangspunkt i revisorenes rapporteringer knyttet til forvaltningsrevisjoner og til den finansielle revisjonsproduksjonen. Revisjonsåret for regnskapsåret 2015 går frem til 30.05.16 (1.5-30.4). Kontrollutvalget skal holde seg løpende orientert om revisjonen for regnskapsåret. Utgangspunktet for utvalget kan være oppdragsansvarlig regnskapsrevisors revisjonsstrategi for revisjonsåret. Denne bør fremstilles for kontrollutvalget om høsten. Rapporteringer fra revisjonen til kontrollutvalget bør skje gjennom informasjon om interimrevisjonen, nummererte revisjonsbrev, kopi av revisjonsberetninger, samt oppsummeringsbrev ved ferdigstilt årsoppgjørsrevisjon (før oppstart av neste års revisjon eller parallelt med oppstarten). Sentrale forhold i planprosessen som kontrollutvalget bør innhente informasjon om er f.eks.: Risikoanalyse som ligger til grunn for revisjonsutførelsen/-strategien Risikoanalyse med henblikk på misligheter Risikoanalyser med henblikk på om Bergen kommune følger lover og forskrifter (ISA 250 2 ) Risikoanalyser av tidligere rapporterte svakheter, herunder internkontrollsvakheter Oversikt over områder som baserer seg på syklisk revisjon (dvs. ikke årlig revisjon) 2 Regnskapsrevisjonen i kommuner skal gjennomføres iht. god kommunal revisjonsskikk som innebærer at revisor skal følge internasjonale revisjonsstandarder (ISAer). 5

Kontrollutvalget vil ellers kunne få relevant informasjon gjennom risikobetraktninger andre har gjort, f.eks. fra: Enheten for økonomisk internkontroll Kommuneadvokaten Byrådet Komitéene Byombudet Ansvaret for kvaliteten på den finansielle revisjonen ligger på leverandøren (BDO AS). Selskapet er underlagt statlig tilsyn (Finanstilsynet) og foreningsbasert kontroll (DnR) på revisjonsoppdraget, jf. BDOs Åpenhetsrapport 2014 som ligger tilgjengelig på Internett. Ansvaret for kvaliteten på forvaltningsrevisjoner ligger hos Kontrollutvalget. 6.1 Kontrollutvalgets tilsyn med forvaltningen Som det fremgår under Planer skal kontrollutvalget forestå det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen på bystyrets vegne (jf. kommunelovens kapittel 12 og kontrollutvalgforskriften 4). Kontrollutvalgets tilsyn gjennomføres: A Gjennom revisors arbeid B Gjennom kontrollutvalgets egne undersøkelser Kontrollutvalget vil i stor grad ivareta sitt tilsynsansvar gjennom skriftlige rapporteringer, kopi av sentrale dokumenter, og dessuten gjennom orienteringer fra revisor(ene) og andre. A. Tilsyn gjennom revisors arbeid/dokumentasjon Som ordinære saker Revisjonsstrategi for revisjonsåret Gjennomgang av uavhengighetserklæring Gjennomgang av engasjementsbrev Behandling av forvaltningsrevisjonsrapporter Behandling av rapporter om eierskapskontroll/selskapskontroll Revisjonsberetninger med eventuell orientering og/eller årsoppgjørsbrev fra revisor (både kommunen og foretakene) Revisors attestasjoner og orienteringer, f.eks. i forbindelse med sluttregnskap for investeringsprosjekter og/eller andre avtalte kontrollhandlinger Nummererte brev 3 (jf. forskriftene om kontrollutvalg ( 8) og revisjon ( 4)) Undersøkelser utført av revisjonen på bakgrunn av bestilling fra utvalget (avtalte kontrollhandlinger og/eller forvaltningsrevisjoner) Saker om misligheter/uregelmessigheter Løpende orientering fra revisor(ene) i kontrollutvalgets r Revisors interimsrapporteringer for revisjonsåret B. Tilsyn gjennom kontrollutvalgets egne undersøkelser 1. Som saker til gjennomsyn, referatsaker og orienteringssaker For saker som ikke behandles som ordinære saker kan disse følges opp på følgende måte: o Gjennom Referat og orienteringer som er skriftlige eller som gis muntlig i t. o Gjennom en egen Oppfølgingsliste hvor kontrollutvalget aktivt setter opp saker de ønsker orienteringer om eller vil følge opp på et senere tidspunkt. Møtedokumenter fra folkevalgte organ med beslutningsmyndighet. Tilbakemelding av vedtak i Bystyret i saker som har vært oversendt fra kontrollutvalget. 3 Revisor plikter å ta opp vesentlige forhold i «nummererte brev». Brevene nummereres fortløpende og sendes kontrollutvalget med kopi til kommunens ledelse. Kontrollutvalget skal behandle brevene og påse at forhold revisor har påpekt, blir fulgt opp. 6

Orientering (muntlig/skriftlig) om kommunens interne rutiner (etatsvise /enhetsvise /pr. rammeområde) Redegjørelser fra administrasjonen i enkeltsaker Tilsynsrapporter fra andre forvaltningsorganers tilsyn med kommunen (Fylkesmann, Helsetilsyn mm.) Avgjørelser fra KOFA der kommunen har vært part. Møteinnkallinger og -protokoller fra generalforsamlinger i kommunale AS og representantskapsr i IKS. Samtaler med ordfører, byrådsleder, byråder mv i forkant av eller i t. 2. Som ordinære saker Rapportering fra administrasjonen om status på oppfølging av politiske vedtak i fm revisjonsrapporter Overordnet analyse for forvaltningsrevisjon Plan for forvaltningsrevisjon Overordnet analyse for selskapskontroll Plan for selskapskontroll Gjennomgang av kommunale planer, reglement etc. Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter med orientering fra administrasjonen. Behandling av rapporter om Eierskapskontroll og selskapskontroll Økonomirapporter/regnskapsrapporter periodevis (kvartal/tertial) Undersøkelser utført av sekretariatet på bakgrunn av bestilling fra utvalget. 3. Andre måter Møte opp i bystyrer, komiteer etc. Tilsynsbesøk/befaring hos de forskjellige enhetene i kommunen på bakgrunn av årsmelding/årsregnskap/sluttregnskap mm. Vurdere oppslag i pressen Vurdere tips og varslinger Granskninger Høringer Oversiktene samt eksemplene, er ikke uttømmende. 7. Kontrollutvalgets tilsyn med revisjonen Bystyrets tilsyns- og kontrollorgan er organisert som en uavhengig funksjon. Kontrollutvalget fører tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen. Tilsynsoppgaven gjelder alle organer og personer i kommunen, også de folkevalgte. Utvalget skal påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget plikter å påse at regnskapsrevisjonen skjer på en betryggende måte, at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon og at det føres kontroll med kommunens eierinteresser i selskaper mm. 7

Aktuelle bestemmelser i lover og forskrifter: Kommunelovens 77 nr. 4, 77 nr. 5, 78 nr. 1, 78 nr. 2, 78 nr. 5, 79: Forskrift om kontrollutvalg: 5 Innhenting av opplysninger. 6 Regnskapsrevisjon. Forskrift om revisjon: 3 Revisjonens innhold, siste ledd. 4 Revisors plikter, 2. ledd. 8 Rapportering om forvaltningsrevisjon. 11 Krav til utdanning og praksis. 12 Krav til vandel. 15 Dokumentasjon av uavhengighet. Mulige og hensiktsmessige tilsyn kan utøves: A Gjennom engasjementsbrev og andre avtaler med revisorene Revisjonstjenestekontraktene, engasjementsbrev og andre avtaler (avtalte kontrollhandlinger og forvaltningsrevisjoner i godkjente prosjektplaner) som revisorene har med oppdragsgiver kan være viktig. Gjennom engasjementsbrev avtales/tydeliggjøres de tjenester som skal leveres. Andre tjenester må bestilles av kontrollutvalget (forvaltningsrevisjon, selskapskontroll, granskninger, avtalte kontrollhandlinger med mer.). B Gjennom dokumenter 1. Uavhengighetserklæringer Kontrollutvalget har en årlig plikt til å foreta en kvalifikasjonskontroll av oppdragsansvarlig revisor, jf. revisjonsforskriften 15. Dette gjøres ved at oppdragsansvarlig regnskapsrevisor og oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor framlegger uavhengighetserklæringer. Når nye oppdragsansvarlige revisorer tiltrer, eller for øvrig på forespørsel fra kontrollutvalget, framlegges dokumentasjon for utdanningskrav og vandelsattest, jf. revisjonsforskriften 11 og 12. Det bør avgis uavhengighetserklæring for hvert oppdrag, også for kommunale foretak. 2. Revisjonsstrategier Revisjonsstrategi for gjennomføring av revisjonsarbeidet bør framlegges for kontrollutvalget minst en gang i året. «Så tidlig som mulig i revisjonsåret bør kontrollutvalgene få orientering om revisjonsstrategien», jf. Kontrollutvalgsboken side 128. 8

I forbindelse med regnskapsbehandlingen settes revisors rapportering med bakgrunn i strategien, opp som egen sak (årsrapport/årsoppgjørsbrev/nummerert brev). Her redegjør revisor for de store linjene gjennom presentasjon av funn, konklusjoner, administrasjonens svar mv. Hvorvidt administrasjonen er til stede under denne rapporteringen eller ikke, avgjøres i hvert enkelt tilfelle. 3. Revisjonsrapporteringer Revisor bør gjennom året foreta løpende rapportering om hvordan strategien fungerer. Orienteringen om revisjonsstrategien tilpasses kontrollutvalget basert på følgende kriterier: Risikobildet i kommunen (bykassen/foretak etc.) Størrelse og kompleksitet på oppdraget Kontrollutvalgets interesse for spesielle områder innen regnskapsrevisjon Mislighetsrisiko Det bør vies spesiell oppmerksomhet på forhold som er tatt opp i nummererte revisjonsbrev/-rapporter. Oppfølging av nummererte brev, f.eks.: Er svar fra administrasjonen tilfredsstillende? Er videre oppfølging fra revisjonens side aktuelt? Er det forhold som tilsier ny rapportering til kontrollutvalget? Kontrollutvalget bør få tilsendt kopi av all vesentlig korrespondanse mellom revisor og administrasjonen. 4. Forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisjonsrapporter: Innholdet i rapportene vurderes opp mot bestillingen. C Kommunikasjon med revisorene Samtaler (sekretariat og revisor) gjennomføres for å diskutere hvordan oppdragene/bestillingene løses og for å avklare samhandlingen. For øvrig bør det være løpende faglig kontakt. De oppdragsansvarlige revisorene kan i kontrollutvalgsne for å svare på spørsmål som det for kontrollutvalget kan være aktuelle å få svar på hos revisor. Dette kan f.eks. gjelde: 9

Vedr. plan for gjennomføring av regnskapsrevisjonsarbeidet: Er kommunens økonomiske rapportering tilfredsstillende? Er kommunens rutiner og interne kontroll tilfredsstillende? Er kvaliteten på kommunens regnskapsføring tilfredsstillende? Har det vært uenighet med ledelsen, og hvordan er i så fall disse løst? Har samarbeidet med ledelse og ansatte for øvrig fungert tilfredsstillende? Har økonomipersonell og ledelse den nødvendige kompetanse? Er det forhold som revisor for øvrig har kommentarer til? Er det rapportert til kontrollutvalget om revisjonsarbeidet? Vedrørende årsregnskapet: Er det forhold som vil gi forbehold eller presiseringer i revisjonsberetningen? Er det avdekket feil i regnskapet som ikke er korrigert? Har det vært uenighet eller usikkerhet knyttet til regnskapsposter? Er selve regnskapsavslutningsprosessen tilfredsstillende organisert? Er det spesielle problemområder i forbindelse med revisjonen? Har revisor forslag til kvalitetsforbedringer vedr. økonomisk rapportering, rutiner eller intern kontroll? Vedrørende forvaltningsrevisjon: Dialog med forvaltningsrevisor i forhold til fremdriften på bestilte prosjekter. D Granskninger Påse at det gjennomføres granskinger når det avdekkes misligheter. Her er det spesielle rutiner som skal følges. E Interne forhold hos revisorene I tillegg kan det være naturlig å be om orientering fra oppdragsansvarlig revisor om: de øvrige ansatte på teamets uavhengighetsvurderinger rutiner for oppdragsansvarlig revisors kvalitetssikring av de øvrige revisorenes arbeid 10

Møte- og aktivitetsplan for 2017 (arbeidsutkast) 1 MYNDIGHET Kontrollutvalgets tilsyns- og kontrolloppgaver ifølge kommunelovens 77 nr. 4, 5 og 6 kan oppsummeres slik: Påse at kommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte (regnskapsrevisjon) Påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltningen foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra bystyrets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon) Påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper mv. (selskapskontroll). I tillegg har kontrollutvalget ansvar for å fremme forslag til Bystyret om budsjett for kontrollutvalget, dets sekretariat og revisjonstjenestene. Videre skal utvalget avgi innstilling til bystyret i saker om valg av revisjonsordning og om valg av revisor. 2 KONTROLLUTVALGETS ARBEIDSOMRÅDER Forvaltningsområder Kontrollutvalget skal føre løpende tilsyn og kontroll med hele den kommunale forvaltningen. For en oversikt over Bergen kommunens forvaltningsområder og organisering, vises til kommunens egen Internettside. Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens og foretakenes årsregnskaper blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets beslutninger og/ eller avtaler med revisor. Kontrollutvalget skal avgi uttalelse om kommunens og foretakenes årsregnskaper og årsmeldinger til bystyret før de tas opp til behandling. Byrådet skal ha kopi av uttalelsene før det foretar innstilling i disse sakene. Kontrollutvalget skal følge opp revisors merknader til regnskapene. Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal i henhold til kontrollutvalgsforskriften 10 minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at Bystyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Gjeldende rammeplan er basert på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på ulike sektorer og virksomheter. Overordnet analyse som grunnlag for plan for forvaltningsrevisjon i perioden 2012 2016 ble utarbeidet av Deloitte AS og behandlet av kontrollutvalget høsten 2012. Kontrollutvalgets forslag til rammeplan ble endelig behandlet og godkjent i Bystyret i t 23.01.13 sak 21-13. Kontrollutvalget sørger for at det nå gjennomføres ny overordnet risikoanalyse som grunnlag for sak til Bystyret om ny plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2017 2020. Slik sak er i arbeid og blir lagt frem slik sak i dette t. Selskapskontroll og kommunale eierinteresser Kontrollutvalget skal også påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper, herunder interkommunale selskaper og aksjeselskaper, jf. KL 77 5. ledd. Kontrollutvalget har full innsynsrett i selskaper som er heleid av kommunen eller eid sammen med andre kommuner / fylkeskommuner eller interkommunale selskaper. I selskaper der det også er private eierinteresser har kontrollutvalget ikke den samme 1

innsynsretten så fremt dette ikke er vedtaksfestet. Det overordnede formålet med selskapskontrollen er å styrke forvaltningen av de kommunale eierinteresser. For oversikt over kommunens eierinteresser vises til note 12 i tilknytning til aksjer og andeler oppført i kommunens balanseregnskap for 2014. Kontrollutvalget skal i henhold til kontrollutvalgsforskriftens 13 minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at bystyret eller kontrollutvalget er konstituert, utarbeide en plan for selskapskontroll. Overordnet analyse som grunnlag for plan for selskapskontroll i perioden 2012 2016 ble utarbeidet av Deloitte AS og behandlet av kontrollutvalget høsten 2012. Kontrollutvalgets forslag til rammeplan for selskapskontroll ble endelig behandlet og godkjent i Bystyret i t 23.01.13 sak 20-13. Kontrollutvalget avventer en rapport fra Deloitte etter eierskapskontroll og vil utarbeide ny plan når denne rapporten foreligger. Orientering / befaring / tilsynsbesøk For å kunne føre tilsyn med den totale virksomheten kan det fremstår hensiktsmessig at kontrollutvalget også setter av tid til orienteringer fra Byrådet om ulike saker, samt å besøke ulike avdelinger av kommunens virksomhet. Tilsyn med revisor Kontrollutvalget er pålagt å føre tilsyn med revisorenes arbeid. Denne funksjonen utøves gjennom faste r med revisor gjennom året, der revisjonen orienterer om sitt arbeid, samt dokumentbasert tilsyn gjennom rapporteringer fra revisor. Bestilling fra Bystyret Kontrollutvalget skal føre tilsyn med forvaltningen på vegne av Bystyret, og vil således prioritere innspill og forslag til saker / prosjekter bystyret ønsker fulgt opp. Henvendelse for publikum Kontrollutvalget er ikke et klageorgan, og har ikke avgjørelsesmyndighet på forvaltningsområdet, dvs. kan ikke behandle klager på enkeltområder. På den annen side kan kontrollutvalget på eget initiativ eller på bakgrunn av konkrete saker, vurdere om kommunens egne retningslinjer, samt sentrale lover og forskrifter følges av forvaltningen. Kontrollutvalget avgjør selv i hvilken grad de vil følge opp henvendelser fra publikum. Rapportering Kontrollutvalget rapporterer årlig til Bystyret om sin virksomhet. Rapporter fra regnskapsrevisor, gjennomførte forvaltningsrevisjonsprosjekter og selskapskontroller rapporteres vanligvis fortløpende. 2

3 MØTE- OG AKTIVITETSPLAN FOR 2017 (mulige datoer og mulige aktiviteter / saker) Måned Dag Aktivitet Sakstyper Januar 24. Orientering Tema: Byrådet om byrådsplattformen på punkter som byggesak, kontraktsoppfølging mm. Saker 4 : Kontrollutvalgets årsrapportering for 2016 Rapportering fra regnskapsrevisor f.eks. om: o Interimsrevisjonen (risikoforhold) o Planer for årsoppgjørsrevisjonen Rapporter fra forvaltningsrevisjoner Februar 01. 02. Konferanse Norges Kommunerevisorforbunds (NKRFs) Kontrollutvalgskonferanse 2016 (Gardermoen) Mars 21. Orientering Tema: Byrådet om oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter April 25. Etatsbesøk Orientering Rapportering fra regnskapsrevisor f.eks. om: o Status på finansiell revisjon o Oppsummering interimsrevisjon Rapporter fra forvaltningsrevisjon Sted: F.eks.? Tema: F.eks. Byrådet om kommunes systemer for registrering og oppfølging av klagesaker Rapportering fra regnskapsrevisor om årsoppgjørsrevisjonen f.eks.: «trafikklysrapporter», nummererte brev. Rapporter fra forvaltningsrevisjoner Mai 30. Orientering Tema: Byrådet om styrke og svakheter i kommuneøkonomien Uttalelse om årsoppgjør for 2016 på bakgrunn av f.eks.: o Årsregnskap og årsberetning o Revisjonsberetning o Oppsummering om regnkapsrevisjonen o Nummererte brev o Revisjonsberetning Rapporter fra forvaltningsrevisjoner Budsjettforslag for kontroll- og tilsyn 2018 Måned Dag Aktivitet Sakstyper 4 Faste saker er ikke listet opp: f.eks. godkjenning av protokoll, saker til gjennomsyn/referatsaker, prosjektskisser mm. Andre saker som kan dukke opp, f.eks.: ulike utredninger, misligheter, granskninger, tilsynsrapporter fra andre mm. 3

Juni 20. Orientering Tema: Byrådet om kommunes rutiner for behandling av tilsynsrapporter Nye revisjonskontrakter Oppsummering restanser på kontrollutvalgets «bestillinger» Oppfølging av nummererte brev fra regn Juli 7. 8. Konferanse Forum for tilsyn og kontrolls (FKTs) fagkonferanse - Gardermoen August September 26. Orientering Tema: Byrådet om status på avlagte revisjonsrapporter, samt utviklings- og moderniseringsarbeid Gjennomgang av risikoanalyser Rapporter fra regnskapsrevisjon Rapporter på forvaltningsrevisjoner Oppfølging av nummererte brev Oktober 24. Orientering Tema: Byrådet om fremdrift og status på vedlikeholdsplanen Kvalifikasjonskontroll av oppdragsansvarlige revisorer regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon (uavhengighetserklæringer) Regnskapsrevisors revisjonsstrategi for revisjonsåret 2017 Rapporter fra regnskapsrevisjon Rapporter fra forvaltningsrevisjoner November 15. Seminar Desember 20. Studietur, f.eks. Stavanger kommune og med kontrollutvalget Orientering fra regnskapsrevisor om interimsrevisjonen Rapporter fra regnskapsrevisjon Rapporter fra forvaltningsrevisjoner Interimsrapportering regnskapsrevisjon Rapporter fra regnskapsrevisjon Rapporter på forvaltningsrevisjoner 4

4 FRA FYLKESMANNEN I NORDLANDS VEILEDER FOR KONTROLLUTVALG Plan for kontrollutvalgets virksomhet for 2017 med - og aktivitetsplan 5