KONTRAKT FOR KJØP AV KONTROLLOPPDRAG mellom Undervisningsbygg Oslo KF (heretter kalt oppdragsgiveren) og (heretter kalt kontrolløren) Organisasjonsnr: om Rammeavtale for uavhengig kontroll og andre kontrolloppdrag Oppdragsgiveren Kontrolløren
For denne kontrakten gjelder Norsk Standard (NS) 8404:2013 med nedenstående endringer og suppleringer. 1 Kontrakten (NS 8404 pkt. 2) 1.1 Rekkefølge på kontraktsdokumenter NS 8404 punkt 2 utgår og erstattes med følgende bestemmelse: Følgende dokumenter er kontraktsdokumenter: a) dette kontraktsdokumentet, samt eventuelle endringsavtaler; b) referater og annet skriftlig materiale fra oppklarende drøftelser som er godkjent av begge parter; c) kontrollørens tilbud; d) oppdragsgiverens konkurransegrunnlag; e) NS 8404:2013 (ikke vedlagt) Ved motstrid gjelder dokumentene i ovennevnte rekkefølge. 2 Partenes representanter (NS 8404 pkt. 3.1) For oppdragsgiveren: For kontrolløren: : Terje Stepaschko : Adresse: Postboks 6473 Etterstad Adresse: 0605 Oslo Telefon: 23 06 09 70 Telefon: E-post: postmottak@ubf.oslo.kommune.no E-post: 2.1 Fullmakter (NS 8404 pkt. 3.2) Som nytt 2. punktum under NS 8404 punkt 3.2, 1. ledd gjelder: Kontrolløren, eller den som opptrer på hans vegne, plikter å sette seg inn i de relevante delegasjons- og fullmaktsbestemmelser som gjelder for oppdragsgiverens representant. 3 Oppdragets omfang Oppdraget er rammeavtale for uavhengig kontroll og 3. partskontroll av prosjektering og utførelse. 4 Underkontrollører og andre medhjelpere (NS 8404 pkt. 3.3) (Fylles ut dersom det avtales hvilke underkontrollører kontrolløren skal benytte) Følgende underkontrollører er avtalt benyttet: Org.nr./personnr. Org.nr./personnr. Org.nr./personnr. Side 2 av 8 Oppdragsgiveren Kontrolløren
5 Tiltransport (NS 8404 pkt. 3.4.2) I henhold til NS 8404 pkt. 3.4.2 forbeholder oppdragsgiver seg retten til å pålegge kontrolløren å overta ansvar for en sidekontrollør. Kontrolløren kan kun nekte å overta ansvar for en sidekontrollør dersom nektelsen er saklig begrunnet i sidekontrollørens forhold. 6 Krav til varsel (NS 8404 pkt. 3.5) NS 8404 pkt. 3.5 utgår og erstattes av følgende bestemmelse: Varsel, krav og andre meldinger som skal gis etter kontrakten, skal sendes partenes representanter etter 3.1 eller til avtalte adresser for varsling. Varsel skal gis skriftlig i brevs form mellom partene. 7 Kontrollørens uavhengighet (NS 8404 pkt. 5.1) NS 8404 punkt 5.1 utgår og erstattes av følgende bestemmelse: Kontrolløren skal være uavhengig og ikke i interessekonflikt ved gjennomføringen av oppdraget. Han skal uten ugrunnet opphold varsle oppdragsgiveren hvis en slik situasjon oppstår. Dersom kontrolløren ikke gjenoppretter sin uavhengighet uten ugrunnet opphold, kan oppdragsgiveren heve kontrakten i henhold til NS 8404 pkt. 16. 8 Forsikring (NS 8404 pkt. 5.2) Kontrolløren plikter til enhver tid å være forsikret mot brann, avbrudd, samt det fulle ansvar de kan komme i jf. NS 8404 pkt. 5.2. Polisen, inkl. dokumentasjon for at premie er betalt, skal forelegges oppdragsgiver innen 30 dager etter at kontraktsarbeidet er bestilt. Oppdragsgiver plikter ikke å betale avdrag før han har mottatt kontrollørens dokumentasjon på at forsikringsplikten er oppfylt. 9 Oppdragets utførelse (NS 8404 pkt. 5.6) 9.1 Rammer for prosjektet Rammer fastsettes i ytelsesbeskrivelsen for den enkelte bestilling. 9.2 Varslingsplikt ved overskridelse av fastsatte rammer Er det fastsatt rammer for kostnader for oppdraget, skal kontrolleringen tilrettelegges slik at disse rammene eller kravene kan overholdes. Dersom oppdraget ikke lar seg gjennomføre innenfor de angitte rammene, skal kontrolløren skriftlig varsle oppdragsgiveren uten ugrunnet opphold når han blir eller burde bli klar over dette. Dersom kontrolløren unnlater å varsle eller varsler for sent, er kontrolløren forpliktet til for egen regning å gjøre om kontrollen slik at den kan gjennomføres i henhold til avtalte rammer. 10 Gruppekontrakter (NS 8404 pkt. 5.4 og 5.5) 10.1 Gruppens sammensetning Gruppen er ikke pålagt av oppdragsgiveren. Side 3 av 8 Oppdragsgiveren Kontrolløren
10.2 på gruppedeltakerne 11 Oppdragets fremdrift (NS 8404 pkt. 7 og 11) Tidsfrister fastsettes i ytelsesbeskrivelsen for det enkelte prosjekt. Dersom tidsfrister ikke er angitt gjelder de bestemmelser som fremgår av NS 8404 punkt 7 og 11. 12 Fristforlengelse og forsering (NS 8404 pkt. 7) 12.1.1 Justering av honorar (NS 8404 pkt. 7.3.4) Justeringen skal baseres på de avtalte satser. 13 Forsinkelse (NS 8404 pkt. 9.1) NS 8404 punkt 9.1 1.ledd utgår og erstattes av følgende bestemmelse: Det foreligger forsinkelse dersom oppdraget ikke gjennomføres innenfor de tidsfrister som gjelder etter NS 8404 punkt 7.2, med de justeringer som følger av reglene om fristforlengelse og forsering i denne kontrakten. 14 Reaksjon ved forsinkelse (NS 8404 pkt. 9.2) 14.1 Dagmulktsatser (NS 8404 pkt. 9.2) Med mindre andre dagmulktssatser er angitt i ytelsesbeskrivelsen for det enkelte prosjekt, gjelder de bestemmelser som fremgår av NS 8404 pkt. 9.2. 15 Maksimalgrenser for erstatningsansvar (NS 8404 pkt. 10.3) Med mindre andre maksimalgrenser for erstatningsansvar for kontrollørfeil er angitt i ytelsesbeskrivelsen for det enkelte prosjekt, gjelder de bestemmelser som fremgår av NS 8404 pkt. 10.3. 16 Reklamasjon (NS 8404 pkt. 10.4) NS 8404 pkt. 10.4, 2. ledd suppleres med nytt 2. punktum: Oppdraget anses avsluttet på det tidspunkt som er angitt i kontrakten. Er ikke slikt tidspunkt angitt, anses oppdraget som avsluttet når de ytelser som oppdraget omfatter, er ferdig utført. Videre gjelder følgende presisering: Ved enkeltstående feil eller avvik fra kontrakten som alene ikke utgjør kontrollørfeil i henhold til NS 8404 punkt 10.1, men som samlet sett utgjør et avvik fra faglig forsvarlig handlemåte eller aktsomhet, skal oppdragsgiver påberope seg disse innen rimelig tid fra det tidspunkt han oppdaget eller burde oppdaget feilenes samlede konsekvens. Side 4 av 8 Oppdragsgiveren Kontrolløren
17 Honorar og utgifter (NS 8404 pkt. 12 og 13) 17.1 Honorar for oppdraget (NS 8404 pkt. 12.1 og 12.2) Prisene følger av kontrollørens prisskjema. Alle timepriser er oppgitt eksklusiv merverdiavgift og skal dekke kontrollørens fortjeneste og kostnader, inkludert alle påslag, utgifter og reisetid til og i Oslo som er nødvendige for å gjennomføre oppdraget. Oppdrag utføres etter medgått tid med et avtalt honorarbudsjett, eller etter medgått tid med et avtalt honorartak. Kontrolløren skal i samarbeid med oppdragsgiveren utarbeide et budsjett for honorar og utgiftsdekninger for oppdraget. Budsjettet skal utformes slik at det tar høyde for og omfatter de ytelser som er angitt i oppdragsgivers prosjektspesifikke ytelses- og honorarbeskrivelse. Ytelser som ikke er nevnt spesielt i ytelses- og honorarbeskrivelsen, men som naturlig hører til en komplett løsning av oppdraget, skal også medregnes i honoraret. For oppdrag som utføres etter medgått tid med et avtalt honorarbudsjett, gjelder følgende: Kontrolløren skal uten ugrunnet opphold varsle oppdragsgiveren hvis det er grunn til å anta at budsjettet vil bli overskredet. Oppdragsgiveren skal uten ugrunnet opphold ta stilling til varselet. Overskridelser som ikke er varslet til oppdragsgiveren, gir ikke grunnlag for krav for økt honorar. For oppdrag som utføres etter medgått tid med et avtalt honorartak, gjelder følgende: Det avtalte honorartaket er et øvre tak for oppdraget og kontrolløren skal tilrettelegge utførelsen av oppdraget slik at disse grensene overholdes. Justering av honorartaket skal skje i samsvar med bestemmelsene i NS 8404 punkt 7 og 8. 17.2 Regulering av timesatser (NS 8404 pkt. 12.2) Timesatsene reguleres med virkning fra 1. januar hvert år, første gang 01.01.2015, tilsvarende økningen i RIF, aritmetisk middellønn for alle årskull, foregående år. 17.3 Øvrige utgifter (NS 8404 pkt. 13) I tillegg til avtalt honorar skal oppdragsgiveren dekke kontrollørens dokumenterte utgifter til: Ekstern kopiering, dersom Undervisningsbyggs til enhver tid gjeldende rammeavtale benyttes. 18 Betaling (NS 8404 pkt. 14) 18.1 Fakturaadresse Korrekt faktura sendes til: Oslo kommune, Fakturasentralen Postboks 6532, Etterstad 0606 OSLO Fakturaen skal merkes med Oppdragsgiverens navn (Undervisningsbygg Oslo KF) og inneholde følgende opplysninger Kontraktens navn og eventuelt kontraktsnummer Ressursnummer (A4 ) Side 5 av 8 Oppdragsgiveren Kontrolløren
Prosjektets navn og/eller prosjektnummer Fakturatype Prosjektleder i Undervisningsbygg Nødvendig fakturagrunnlag slik som timelister mv skal medfølge og være attestert iht. avtalt prosedyre. Eventuell faktureringsplan fastsettes i avrop for det enkelte prosjekt. 18.2 Betalingsfrist (NS 8404 pkt. 14.2) NS 8404 punkt 14.2: Betalingsfristen på 28 dager erstattes med 30 dager etter mottak av korrekt faktura. 18.3 Sluttfaktura og sluttoppgjør (NS 8404 pkt. 14.4) NS 8404 pkt. 14.4 utgår og erstattes av følgende bestemmelse: Kontrolløren skal sende sluttfaktura innen rimelig tid og senest 3 måneder etter at oppdraget er avsluttet. Sluttfakturaen skal omfatte alle kontrollørens krav. Krav som ikke er medtatt i sluttoppgjøret kan ikke fremsettes senere. Kontrolløren kan likevel ta spesifisert forbehold om senere endring av sluttsummen dersom grunnlaget for beregningen av kravet ikke har foreligget i tide. 18.4 Krav om elektronisk faktura Kontrolløren plikter å tilby elektronisk fakturering i e2b-format, med de tilleggskrav som oppdragsgiveren har, fra dato for kontraktsinngåelse. Informasjon om formatet er tilgjengelig på www.e2b.no. Informasjon om oppdragsgiverens krav til elektronisk faktura fremgår på http://www.utviklings-ogkompetanseetaten.oslo.kommune.no/fakturasentral/elektronisk_faktura/. Kontrolløren plikter å kontakte Fakturasentralen for testing minst 2 uker før første elektroniske faktura blir sendt til oppdragsgiveren. Dersom Kontrolløren ikke har oppfylt kravene innen fristen påløper en mulkt pålydende kroner 50,- per faktura oppdragsgiveren mottar på papir. Påløpt mulkt kommer til fradrag på den aktuelle faktura. 19 Reklame Kontrolløren må innhente skriftlig forhåndsgodkjennelse fra oppdragsgiveren dersom han ønsker å gi offentligheten informasjon om avtalen utover å oppgi oppdraget som generell referanse. 20 Hevning (NS 8404 pkt. 16) NS 8404 punkt 16 suppleres med følgende bestemmelse: Brudd på kontrollørens uavhengighet anses som vesentlig mislighold. 21 Lønns- og arbeidsvilkår Kontrolløren og deres underkontrollører plikter å ha lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende allmenngjøringsforskrifter eller gjeldende Side 6 av 8 Oppdragsgiveren Kontrolløren
landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje. Dette gjelder bare for ansatte som direkte medvirker til oppfyllelse av kontrollørens forpliktelser under avtalen. Dersom kontrolløren ikke etterlever kravet til lønns- og arbeidsvilkår, har Oppdragsgiveren rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen til det er dokumentert at forholdet er brakt i orden. Summen som blir holdt tilbake skal tilsvare ca. 2 ganger innsparingen for arbeidsgiveren. Oppdragsgiveren har rett til innsyn i dokumenter og rett til å foreta andre undersøkelser som gjør det mulig for oppdragsgiver å gjennomføre nødvendig kontroll med at kravet til lønns- og arbeidsvilkår overholdes. Kontrolløren plikter å ha tilsvarende kontraktsbestemmelse i sine kontrakter med underkontrollører og skal gjennomføre nødvendig kontroll hos sine underkontrollører for å påse at plikten overholdes. Kontrolløren plikter på oppfordring å legge frem dokumentasjon på de lønns- og arbeidsvilkår som blir benyttet. Dokumentasjonsplikten omfatter også underkontrollører. Dersom etterspurt dokumentasjon ikke fremlegges er dette å anse som et vesentlig kontraktsbrudd som gir Oppdragsgiveren rett til å heve kontrakten. Brudd på forpliktelsene etter denne bestemmelsen er å anse som vesentlig mislighold. 22 Innrapportering av utenlandske oppdragstakere og arbeidstakere Kontrolløren plikter å rapportere eventuell bruk av utenlandske oppdragstakere og arbeidstakere i henhold til de til enhver tid gjeldende regler. 23 Etiske regler for Oslo kommune De medarbeidere som utfører kontraktsarbeidet på vegne av kontrolløren plikter å sette seg inn i og å etterleve de til enhver tid gjeldende etiske regler for ansatte i Oslo kommune. Dersom kontrolløren etter samtykke fra Oppdragsgiver skifter navngitte medarbeidere i løpet av kontraktsperioden, skal kontrolløren sørge for at nye medarbeidere også etterlever denne plikten. 24 Tvister (NS 8404 pkt. 17) NS 8404 punkt 17 utgår og erstattes med følgende bestemmelse: Enhver tvist mellom partene om kontraktsforholdet som ikke løses i minnelighet avgjøres ved ordinær rettergang. Verneting er Oslo tingrett. Ved løsning av tvister skal norsk rett legges til grunn. 25 Rammeavtalen 25.1 Rammeavtalens varighet Rammeavtalen gjelder fra (dato) Rammeavtalen gjelder til (dato) Side 7 av 8 Oppdragsgiveren Kontrolløren
25.2 Forlengelse av rammeavtalen (Opsjon på 1 år + 1 år + 1 år) Oppdragsgiver har rett til å kreve rammeavtalen forlenget i inntil 3 år på samme vilkår. Avtalen kan forlenges med 1 år av gangen. Varsel om forlengelse av avtalen skal være skriftlig og oversendes leverandøren i rimelig tid før utløpet av gjeldende kontraktstid. 26 Krav til kvalifiserte medarbeidere Dersom en eller flere av leverandørens medarbeidere som skal utføre oppdrag under rammeavtalen slutter, blir syk eller av annen grunn ikke kan utføre oppdraget, skal vedkommende erstattes av en medarbeider med tilsvarende kvalifikasjoner som den eller de opprinnelige tilbudte. Hvis det viser seg at en eller flere av leverandørens medarbeidere ikke fungerer tilfredsstillende kan oppdragsgiver kreve vedkommende erstattet av en medarbeider med tilsvarende kvalifikasjoner. Dersom dette ikke lar seg gjøre kan oppdragsgiver avbestille oppdraget. 27 Overgangsordning For oppdrag inngått i medhold av rammeavtalen gjelder avtalens priser og betingelser for oppdraget, selv om rammeavtalen opphører før oppdraget er ferdig. 28 Oppsigelse av rammeavtalen Det foreligger en gjensidig rett til å si opp rammeavtalen med 3 måneders varsel. Oppdragsgiver kan til enhver tid si opp rammeavtalen hvis det viser seg at kontrolløren ikke fungerer tilfredsstillende. Oppsigelse etter denne bestemmelsen kan gjennomføres etter en oppsigelsesfrist på 30 dager. ****************************** Dette avtaledokumentet med bilag er utferdiget i to eksemplarer hvorav partene beholder hvert sitt. den den oppdragsgiveren kontrolløren Side 8 av 8 Oppdragsgiveren Kontrolløren