Klubbens styrearbeid i praksis NFIF, Rica Nidelven, 24. januar 2015
Ansvarsoppgaver Strategioppgaver Ressursoppgaver Idrettens regelverk og styrets ansvar Økonomistyring Hva er klubbens forutsetninger for å lykkes? Har klubben en plan? Hvordan utarbeide en god plan? Hvordan kommunisere planen? Ressurser som virkemiddel til å realisere en plan. Vurdering av ressursbehov. Ledelse som sikrer involvering og ivaretar medlemmene. Organisering. Effektivt styrearbeid. Ansatte i klubben. Hvordan utvikle klubben videre?
NIFs visjon er å være fremste bidragsyter for å oppnå: «Idrettsglede for alle»
Idrettens verdigrunnlag Organisasjonsverdier: Organisasjonens arbeid skal preges av frivillighet, demokrati, lojalitet og likeverd Aktivitetsverdier: All idrettslig aktivitet skal bygge på grunnverdier som glede, fellesskap, helse og ærlighet
Norsk idretts organisasjonskart 19 Idrettskretser Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komite (NIF) 54 Særforbund 360 Idrettsråd 12 000 IL Særkretser/regioner Lag Gren(er)
Idrettens rammebetingelser Idrettens planer Frivillige Styret Trenere Andre frivillige Lover og regler Økonomi Stat/fylke Kommune Dugnad Sponsorer Aktivitet NIFS lov 1-2 Anlegg Kommune Egenbygd Stat/fylke Tilskudd og støtteordninger
Ansvarsoppgaven - har dere Gjennomført årsmøte ihht. idrettens regelverk? Fulgt opp vedtakene fra årsmøte? Meldt inn nytt styre til Brønnøysund? Sikret at alle tillitsvalgte er medlem av klubben? Oppdaterte lover ihht. lovnorm? Tilstrekkelig kompetanse om idrettens lover? Utarbeidet fullmaktsoversikter? Tilfredsstillende budsjett? Tilfredsstillende regnskapsrutiner? Kontroll med penger på konto (ikke penger på private konti)? To personer til å disponere konto Underslagforsikring? Gode rutiner for politiattest?
Ansvarsoppgaver
Tema juss Idrettens regelverk og styrets ansvar Idrettens regelverk Idrettslagets struktur, organer og oppgaver Årsmøtet Styret Medlemmer, tillitsvalgte og ansatte
Medlemskap stemmerett Stemmerett (og valgbar): Medlemsavgift Akseptere/følge lover og regler 15 år Må ha vært medlem i en måned * Ikke stemmerett gjennom bruk av fullmakt * kupp-paragraf
Medlemmer Regulert i NL 3 Alle som aksepterer idrettslagets og overordnede organisasjonsledds regelverk og vedtak kan opptas som medlemmer Nektelse i særlige tilfeller (avgjørelsen kan påklages til idrettskrets og deretter NIF) Straffbare forhold skal påtales til idrettens domsorgan. Idrettslaget kan ikke ekskludere enkeltmedlemmer. Medlemskap er personlig. Familiemedlemskap er kun en rabattordning.
Årsmøtet Idrettslagets høyeste myndighet Regulert i LN 13 til 17 Avholdes årlig Husk formelle krav til innkallingen! (Hjelpemiddel: mal for innkalling finnes i klubbguiden på idrett.no) Sakliste og nødvendige hjelpemidler skal sendes ut én uke før for at medlemmene skal kunne fatte forsvarlige vedtak.
Årsmøtet Årsmøtets oppgaver er listet opp i 15. Ved valg må man huske valgbarhetsbestemmelsene: o Kjønnsfordeling o Ansatte er ikke valgbare o Personer med avtale med klubben er ikke valgbare Årsmøteprotokoll (Hjelpemiddel: mal for protokoll finnes i klubbguiden på idrett.no)
Årsmøtet skal: 1. Godkjenne de stemmeberettigede. 2. Godkjenne innkallingen, sakliste og forretningsorden. 3. Velge dirigent(er), referent (er) samt 2 medlemmer til å underskrive protokollen. 4. Behandle idrettslagets årsberetning, herunder eventuelle gruppeårsmeldinger. 5. Behandle idrettslagets regnskap i revidert stand. 6. Behandle forslag og saker 7. Fastsette medlemskontingent 8. Vedta idrettslagets budsjett 9. Behandle idrettslagets organisasjonsplan 10. Foreta følgende valg: a) Leder og nestleder b)...styremedlem og.. varamedlem c) Øvrige valg i henhold til årsmøtevedtatt organisasjonsplan, jf. pkt. 9. d) 2 revisorer e) Representanter til ting og møter i de organisasjonsledd idrettslaget har representasjonsrett. f) Valgkomité med leder og 2 medlemmer og 1 varamedlem for neste årsmøte. (2) Leder og nestleder velges enkeltvis. De øvrige medlemmer til styret velges samlet. Deretter velges varamedlemmene samlet, og ved skriftlig valg avgjøres rekkefølgen i forhold til stemmetall. (3) Valgkomiteen velges på fritt grunnlag, etter innstilling fra styret..
Idrettslagets struktur EKSEMPEL ORGANISASJONSPLAN Årsmøtet Revisor 2 revisorer Styret 1 leder 1 nestleder 1 medlemmer 1 varamedlem Valgkomite 1 leder 2 medlemmer 1 varamedlem Administrasjon Daglig leder Ski gruppe Fotball gruppe Turn gruppe Håndball gruppe
Idrettslagets struktur, organer og oppgaver Idrettslaget er selveiende og frittstående med utelukkende personlige medlemmer (eget juridisk rettssubjekt) LN 2 (1) Må ha egen lov basert på lovnorm for idrettslag Oppgave: Drive idrett organisert i NIF Medlem av de(t) særforbund som årsmøtet bestemmer Forpliktet til å følge NIFs og tilsluttede organisasjonsledds regelverk og vedtak
Styret Idrettslagets høyeste myndighet mellom årsmøtene Styret forplikter idrettslaget samlet (Dersom styreleder eller administrativ leder skal forplikte laget må de ha fullmakt fra styret) Oppgaver (NL 18): a) Iverksette årsmøtets og overordnede organisasjonsledds regelverk og vedtak b) Påse at idrettslaget midler forvaltes forsvarlig c) Oppnevne komiteer/utvalg etter behov d) Representere idrettslaget utad e) Oppnevne politiattestansvarlig
Styret forts. Innkalling og avvikling av styremøter Leder innkaller evt. når flertallet forlanger det Vedtaksførhet og flertallskrav følger av LN 10 (1) Styremøte kan avholdes per telefon og e-post (NB formelle krav). Styreleder har ingen større myndighet enn de øvrige styremedlemmene Habilitetsreglene følger av LN 9. Møteleder bør alltid spørre om noen av styrets medlemmer er inhabile til noen saker på saklisten. Krav til skriftlig styreprotokoll
Styret forts. Hvilke saker skal behandles av årsmøtet, og ikke styret? Idrettslaget må foreta en konkret vurdering av hver enkelt sak etter LN 12 (7): «Disposisjoner av ekstraordinær karakter eller betydelig omfang i forhold til idrettslagets størrelse og virksomhet» Hva er styreansvaret? Alminnelig erstatningsansvar. Hvert enkelt styremedlem må opptre aktsomt. Ingen særlige regler innenfor idretten.
Styret forts. Hovedstyre vs. gruppestyre: Hovedstyret forplikter idrettslaget. Det betyr at gruppestyrene ikke kan forplikte idrettslaget uten fullmakt, f.eks. inngå avtaler.
Ansatte Idrettslaget er arbeidsgiver og følger alminnelige arbeidsrettslige regler
Oversikt - regelverk NIF -NIFs lov -Forskrifter -Lovnorm for Idrettslag -Retningslinjer -Etc. Den norske stat Alminnelig lovgivning: -Arbeidsmiljøloven -Skatteloven/mva -Erstatningsloven -Etc. Særforbund - Konkurranse-regler -Start-berettigelse Etc. Idrettslaget Selvstendig rettssubjekt
Idrettens regelverk NIFs lov Gjelder for alle organisasjonsledd Viktige bestemmelser for idrettslag: kapittel 1, 2 og 10 NIFs lovnorm for idrettslag (LN) Klubbens lov bygger på denne! NIFs forskrifter (bindende regler) Forskrift til 2-4: kjønnsfordeling (LN 5) Forskrift til 2-6 og 2-7: valgbarhet (LN 7 og 8)
Idrettens regelverk forts. NIFs Regnskaps- og revisjonsbestemmelser (bindende regler for små organisasjonsledd. Store organisasjonsledd følger regnskapsloven) Idrettens barnerettigheter (veiledende) og Bestemmelser om barneidrett (bindende) Retningslinjer (veiledende) F.eks. Dugnad, alkohol, tobakk, seksuell trakassering.
Juridiske spørsmål rettes til: Idrettskretsen Spørsmål om NIFs lov og lovnorm for idrettslag Særforbundene Spørsmål av særidrettslig art, som eksempelvis kamp- og konkurransebestemmelser
Tema økonomi Roller og ansvarsfordeling i idrettslag Budsjett og budsjettoppfølging Regnskapsregler Regnskap og bokføring Oppfølgingsrutiner og kontrolltiltak
LN 18 Idrettslagets styre 18 Idrettslagets styre (1) Idrettslaget ledes og forpliktes av styret, som er idrettslagets høyeste myndighet mellom årsmøtene. (2) Styret skal: a) Iverksette årsmøtets og overordnede organisasjonsledds regelverk og vedtak. b) Påse at idrettslagets midler brukes og forvaltes på en forsiktig måte i samsvar med de vedtak som er fattet på årsmøtet eller i overordnet organisasjonsledd, og sørge for at idrettslaget har en tilfredsstillende organisering av regnskaps- og budsjettfunksjonen samt en forsvarlig økonomistyring.
Økonomistyring - roller og ansvarsfordeling i et idrettslag Styrets ansvar: - tilfredsstillende organisering av regnskaps- og budsjettfunksjonen - forsvarlig økonomistyring Styret/Daglig ledelse skal stå for den daglige oppfølging av økonomien Regnskapsfører har ansvar for den daglige bokføring og regnskapsføring Revisor skal vurdere årsregnskapet og intern kontroll Kontrollkomiteen skal føre tilsyn med idrettslagets økonomi Aktuelle lovhenvisninger; LNI 18 RRB 4-2 NIFs lov 2-12
Styret må bl.a. påse at: - Det utarbeides budsjett i tråd med gjeldende bestemmelser og vedtak på årsmøtet - Regnskapet blir bokført i tråd med gjeldende bestemmelser - Det er god regnskapsrapportering internt - Idrettslaget har tilstrekkelig kompetanse på økonomiområdet - Idrettslaget har gode økonomiske rutiner herunder et avklart fullmaktsforhold
Budsjett- og budsjettoppfølging - Bruk av budsjett er et svært viktig verktøy - Budsjettprosessen må planlegges godt - Ved utarbeidelse av budsjettet bør alltid forutsetningene som er lagt til grunn oppgis
Budsjett- og budsjettoppfølging - Budsjettutarbeidelse - styret/daglig leders ansvar - kasserer/regnskapsfører bistår med den tekniske utarbeidelsen av budsjettet - forslag fremlegges av styret - fastsettes og vedtas av årsmøtet Aktuelle lovhenvisninger; NIFs lov 2-13 LNI 15 og 18
Budsjett- og budsjettoppfølging Krav til budsjettet - Inneholde alle kontoer og aktiviteter i regnskapet - Være realistisk - Ikke vise underskudd - Årsbudsjett - Anbefales at det utarbeides langtidsbudsjett Aktuelle lovhenvisninger; NIFs lov 2-13 LNI 15 og 18
Hvilke regnskapsregler gjelder? Over 5 millioner pr regnskapsår Skal bruke ordinær regnskapslov Må ha engasjert revisor (registrert eller statsautorisert revisor) Må ha kontrollkomité Størrelse på omsetning Under 5 millioner pr regnskapsår Idrettens regnskaps- og revisjonsbestemmelser Må ha valgt revisor (to revisorer valgt av årsmøtet) Aktuelle lovhenvisninger; NIFs lov 2-11
Oppfølgingsrutiner og kontrolltiltak Eksempler på gode interne kontroller utført av styret/daglig leder; 1. Fullmaktsoversikt 2. Attestasjon og godkjenning av bilag og avstemminger 3. Følge opp regnskap mot budsjett fortløpende 4. Følge opp bankkonto. Påse at det ALLTID er to stykker som disponerer bankkontoen i fellesskap og at det er tegnet underslagsforsikring på de som disponerer. 5. Påse minimal bruk av kontanter 6. Fast rutine for oppfølging med kasserer/regnskapsfører Kasserer bør legge frem regnskap på hvert styremøte
Særregler for norsk idrett MVA: - Ordinære mva-systemet - se egen brosjyre fra skatteetaten - Momskompensasjonsordninger se informasjon på Klubbguiden
Særregler for norsk idrett: Arbeidsgiverforhold - Se Skatteetaten brosjyre «Skatt for frivillige organisasjoner»
Hvor kan jeg få mer kunnskap? Idrettskretsene arrangerer følgende kurs innenfor økonomistyring og regnskap: - Økonomistyring og regnskap for styre/daglig ledelse - Økonomistyring og regnskap for regnskapsfører/kasserer - Valgt revisor* - Kontrollkomite* *Inngår som en del av de to førstnevnte kursene
Bruk klubbguiden på våre nettsider
Strategioppgaver
Strategioppgaven Målet med denne modulen er å svare på hvordan klubben kan jobbe for å utarbeide en god strategi? TEMAER Har klubben en plan? Hva har klubben best forutsetninger for å lykkes med? Hvordan utarbeide en god plan? Hvordan kommunisere planen?
Strategioppgaven - har dere Definert klubbens verdier, visjon og virksomhetside? Felles forståelse av klubbens mål hva dere skal oppnå? Felles forståelse for hvordan dere skal jobbe for å lykkes? En godt forankret og vedtatt virksomhetsplan? En god kommunikasjon med medlemmer og andre?
Hvilket planstadie er klubben på? 1) Det planløse stadiet - Ikke plan, penger tildeles og brukes når ting oppstår i løpet av året. 2) Budsjetteringsstadiet - Tilfeldige planer på ting som skal skje. - Penger fordeles etter oppsatt budsjett, men ofte uten bestemte tiltak. 3) Årsplanstadiet - Plan først, så penger. Klubben setter mål og gjør prioriteringer for året. - Penger fordeles i forhold til mål og planlagte tiltak. 4) Stadiet for strategisk planlegging - Langsiktig plan med mål for flere år og med definerte strategier. - Penger og ressurser brukes i forhold til langsiktige prioriteringer og mål som deles opp i årlige handlingsplaner.
Hvordan utvikle klubben videre for å komme fra nå-situasjon til dit dere ønsker?
GAP- analyse Ønsket situasjon Hvor vil klubben i fremtiden? Hva ønsker klubben å oppnå? Klubbens nå - situasjon: Hva fungerer bra? Hva fungerer mindre bra? Se fremover Ståsted Strategier - fokus på hvor vi vil - vurder hvor vi er nå - finn veien fra dagens ståsted til målene
Virksomhetsplan En gjennomtenkt måte for å finne svaret på hvorfor? Men også hva, hvordan, hvor og hvem
Hvorfor virksomhetsplan?
Kulturbygging Klubben bør ha et felles ståsted med tydelige verdier, visjon og virksomhetside. For å bygge en god klubbkultur bør det arbeides med fokus på: Fellesskap gruppe med felles interesser Sosial kapital nettverk og tillitt Delegering flere føler ansvar Omdømme for å skape velvilje i lokalsamfunnet
Ressursoppgaven
Ressursoppgaven - har dere Prioritert oppgaver i forhold til organisasjonshjulet? Oversikt over ressursbehov til de definerte oppgavene? En plan for hvordan dere sikrer nok frivillige til klubben? En god organisasjonsplan som ivaretar klubbarbeidet? Utarbeidet funksjonsbeskrivelser? En demokratisk arbeidsmåte i styret? Plan for kompetansearbeid og utdanning? Rutiner for HMS? Medlemsregister som ivaretar idrettens forskrifter?
Ressursoppgaven Målet med denne modulen er å få svar på følgende spørsmål: Hvilke oppgaver skal løses i klubben, og av hvem? Ressurser i forhold til klubbens planer Valgkomiteens betydning Vurdering av klubbens ressursbehov Styring og ledelse som sikrer involvering og ivaretar medlemmenes interesser Forsvarlig og fornuftig organisering av ressursgrupper i klubben Effektivt styrearbeid
Idrettens rammebetingelser Frivillige -Styret -Trenere -Andre frivillige Økonomi -Stat/fylke -Kommune -Dugnad -Sponsorer Aktivitet NIFS lov 1-2 Anlegg Kommune Egenbygd Stat/fylke
Idrettsregistrering og støtteordninger Idrettsregistreringen danner grunnlaget for ulike støtteordninger som LAM lokale aktivitetsmidler Spillemidler til anlegg Spillemidler til utstyr Kommunale midler Andre ordninger Momskompensasjon Grasrotandelen Skattefrie gaver Særforbundets støtteordninger Lokale offentlige ordninger Lokale private ordninger (Lokal bank osv.) Nasjonale fond og legater
Hva skal vi oppnå ved hjelp av klubbens ressurser? Tillitsvalgte skal være motivert og si ja fordi de har lyst til å bidra til å jobbe med å realisere det klubben skal. Da vil de føle seg nyttig, viktig og verdifull! Klubben bør jobbe med utgangspunkt i en plan, gitt av årsmøtet.
Hvilke oppgaver skal løses med utgangspunkt i årsmøtets vedtak og klubbens plan? Trenger vi anleggskomite? Trenger vi økonomiutvalg? Trenger vi sportsutvalg? Hvilken kompetanse har vi i klubben? Hva trenger vi å hente inn?
Valgkomiteens betydning Valgkomiteens sammensetning Er det viktig da? JA, det er ikke nok med et navn på blokka Valgkomiteen bør bestå av: Personer med god kjennskap til idrettslaget, for eksempel tidligere ledere og styremedlemmer Personer som er interessert i idrettslagsarbeid Personer med god kjennskap til en idretten
Hvordan ivareta medlemmer og tillitsvalgte? Tilby kompetanse Delegere ansvar for egne Lærerrikt Forpliktelser oppgaver Stadig nye opplevelser Tid Sosialt samvær Sosialt Forberedelser Klubbtilhørighet med klær eller andre effekter Nye nettverk Nå Vekst
Hvordan bruker klubben ungdom som ressurs? Undersøkelser viser at det er viktig: Å fokusere på dyktige ledere over tid, er det viktigste bidraget til å skape utvikling i idrettslagene Å rekruttere og kvalifisere ungdom til lederoppgaver bør intensiveres Å styrke ungdoms deltakelse i idrettens demokratiske prosesser, sikrer rekruttering og utvikling av fremtidens ledere MMI 2000
Forsikringer Styret har ansvar for å påse at klubben har forsikret det den bør. Aktivitet Lisens Underslag Styreansvarsforsikring Arrangement Ulykke Løsøre Brann Annet? Klubbforsikring
Politiattest Rutiner for politiattest Ansvarlig for politiattest Hvem omfattes av ordningen Den styreoppnevnte sitt ansvar Lagring av opplysninger Varighet
Medlemsoversikt 10-5 Registrering av enkeltmedlemmer i idrettens eget medlemsregister fra 1.januar 2014. KlubbAdmin Vil ivareta kravene i denne forskriften. En løsning som blir mulig for alle idrettslag. Tilgjengelig for alle idrettslag fra høsten 2013.
Hva er HMS? Plikten man har til å drive et systematisk arbeid for å forebygge Arbeidsmiljøloven 3-1 Helse Miljø Sikkerhet Helsen til ansatte og de som er berørt av vår virksomhet Omfatter et vidt begrep og gjelder både selve arbeidsmiljøet, samt det fysiske miljøet; internt og eksternt Skal ivaretas for alle brukere i idrettslaget
Virkemidler for klubbutvikling Oppfølging Verktøykassa Utviklingsprosesser Kurs Startmøte Klubbesøk