Invitasjon til innspillsprosess om nye retningslinjer for forvaltning av spillemidler til kulturbygg i Finnmark

Vår dato: 13.12.2016 Vår ref: 201300340-17 Arkivkode: --- Gradering: Deres ref: Saksbehandler: Emil Agersborg Bjørnå Telefon: +4778963245 Emil.Agersborg.Bjorna@ffk.no Tana kommune Rådhusveien 3 9845 TANA Invitasjon til innspillsprosess om nye retningslinjer for forvaltning av spillemidler til kulturbygg i Finnmark Finnmark fylkeskommune skal revidere retningslinjer for forvaltning av spillemidler til kulturbygg i Finnmark. Den nye retningslinjene vil erstatte nåværende «Bestemmelser om tilskudd til lokale og regionale kulturbygg i Finnmark». Forslag til nye retningslinjer følger vedlagt. Det er blant annet foreslått å endre søknadsfristen. Finnmark fylkeskommune inviterer kommuner og andre interessenter til å gi innspill om retningslinjene. Fylkeskommunen ber kommunen gjøre aktuelle organisasjoner, stiftelser, lag og foreninger i egen kommune oppmerksom på dette arbeidet, slik at også de får anledning til å gi innspill. Innspill sendes per e-post til rådgiver Emil Agersborg Bjørnå, emil.agersborg.bjorna@ffk.no, innen 1. februar 2017. De nye retningslinjene vil være gjeldende for søknadsrunden i 2017. Med hilsen Tore Gundersen Plan- og kultursjef Juli-Anne Staven Dette dokumentet er godkjent elektronisk og har derfor ikke underskrift. Vedlegg: Forslag til nye retningslinjer for forvaltning av spillemidler til kulturbygg Postadresse Besøksadresse Telefon +47 78 96 30 00 Org.nr 964 994 218 Postboks 701 Henry Karlsens plass 1 Telefaks +47 78 96 30 01 Bankkonto 4930.09.12051 9815 VADSØ postmottak@ffk.no 9800 VADSØ www.ffk.no Plan- og kulturavdelinga

Likelydende brev sendt til: Vardø kommune, Postboks 292, 9951 VARDØ Vadsø kommune, Postboks 614, 9811 VADSØ Berlevåg kommune, Torget 4, 9980 BERLEVÅG Hasvik kommune, Postboks 43, 9593 BREIVIKBOTN Loppa kommune, Parkveien 1/3, 9550 ØKSFJORD Nesseby kommune / Unjárgga gielda, Rådhuset, 9840 VARANGERBOTN/VUONNABATHA Alta kommune, Postboks 1403, 9506 ALTA Karasjok kommune, Ráddeviessogeaidnu 4, 9730 KARASJOK / KÁRÁŠJOHKA Kautokeino kommune, Bredbuktnesveien 6, 9520 KAUTOKEINO Lebesby kommune, Postboks 38, 9790 KJØLLEFJORD Måsøy kommune, Torget 1, 9690 HAVØYSUND Nordkapp kommune, Postboks 403, 9751 HONNINGSVÅG Porsanger kommune, Rådhuset, 9712 LAKSELV Tana kommune, Rådhusveien 3, 9845 TANA Båtsfjord kommune, Postboks 610, 9991 BÅTSFJORD Gamvik kommune, Boks 174, 9770 MEHAMN Hammerfest kommune, Postboks 1224, 9616 HAMMERFEST Kvalsund kommune, Rådhusveien 18, 9620 KVALSUND Sør-Varanger kommune, Postboks 406, 9915 KIRKENES Kopi til: Det kongelige Kulturdepartement, Postboks 8030 Dep, 0030 OSLO

Retningslinjer for forvaltning av spillemidler til kulturbygg i Finnmark Versjon 1, 13.12.2016 1

Innhold 1 Om ordningen... 4 2 Formål... 4 3 Hvordan kan du søke?... 4 4 Kunngjøring... 4 5 Hvem kan søke?... 5 6 Hvor mye kan det søkes om?... 5 7 Krav til søknaden... 6 8 Tildelingskriterier... 7 8.1 Hva regnes som kulturbygg?... 7 8.2 Det gis ikke tilskudd til følgende typer lokaler:... 7 8.3 Hva kan det søkes om tilskudd til?... 7 8.4 Det gis ikke tilskudd til:... 8 8.5 Hvilke krav stilles til prosjektet:... 9 8.6 Krav til lokalet etter ferdigstilling av prosjektet... 9 9 Hvordan blir søknaden behandlet?... 10 9.1 Kommunen... 10 9.2 Fylkeskommunen... 10 9.3 Hva skjer videre med søknaden?... 11 10 Når utbetales midlene det er gitt tilsagn om?... 11 10.1 Delutbetaling... 11 10.2 Sluttrapportering og sluttutbetaling... 11 10.3 Verdi av gaver, rabatt og dugnad... 12 10.4 Bortfall av tilskudd... 12 11 Oppfølging og kontroll... 12 12 Klageadgang og innsyn... 13 13 Evaluering... 13 14 Aktuelle lenker... 13 2

Vedlegg Vedlegg 1: Vedlegg 2: Vedlegg 3: Vedlegg 4: Krav til vedtekter som skal godkjennes av fylkeskommunen Standardvedtekter stiftelser Standardvedtekter aksjeselskap Standardvedtekter samvirkeforetak 3

1 Om ordningen Retningslinjer for forvaltning av spillemidler til kulturbygg i Finnmark skal ivareta god forvaltningsskikk og gi tydelig informasjon om hvilke formål ordningen støtter opp under. Finnmark fylkeskommune gir tilskudd til kulturbygg, som en del av spillemidlene fra Norsk Tipping. Midlene blir fordelt fra Kulturdepartementet til fylkeskommunene gjennom «desentralisert ordning for tilskudd til kulturbygg». 2 Formål Tilskuddene skal bidra til egnede lokaler, bygninger og arenaer som gir rom for ulik kulturell virksomhet. Arenaene skal fungere som kulturelle møtesteder for alle. Lokaler for øving og produksjon er berettiget til støtte på lik linje med saler for formidling. «Regionale kulturstrategier for Finnmark 2015 2020» gir føringer for denne ordningen. Spesielt to av hovedmålene i planen er ivaretatt i retningslinjene: Kulturen skal være en drivkraft for regional utvikling, vekst og det gode liv i bygder og byer. Kulturlivet skal være mangfoldig, inkluderende og med høy kvalitet. Kommunesektoren har i dag anstrengt økonomi, som igjen begrenser mulighetene til å utvikle den kulturelle grunnmuren og infrastrukturen. Det kan derfor være formålstjenlig å utvikle infrastruktur for opplevelse og aktivitet som fyller flere formål, som f.eks. museum, bibliotek, kunst og sosiale møteplasser. Utvikling av kulturbygg for flerbruk er både hensiktsmessig og kostnadsbesparende for alle parter. Fylkeskommunen tar sikte på å innrette sine virkemidler til kulturbygg i tråd med slike formål. 3 Hvordan kan du søke? Før søkeprosessen starter, skal du ta kontakt med kommunen hvor kulturbygget ligger/skal ligge. Selve søknaden skal fylles ut på www.idrettsanlegg.no (det er samme søknadsprosedyre som for spillemidler til idrettsanlegg). Du må ha mottatt anleggsnummer fra kommunen før du får sendt inn søknaden. Søknaden blir automatisk sendt til kommunen når du sender den inn. Kommunen fastsetter selv sin søknadsfrist, men den kan senest være 15. mars. Se hjemmesidene til den kommunen hvor kulturbygget skal ligge. 4 Kunngjøring Tilskuddsordningen kunngjøres på Finnmark fylkeskommunes hjemmeside http://www.ffk.no/sok-tilskudd/. I tillegg sendes det ut informasjon til kommunene. 4

5 Hvem kan søke? a) Offentlige organer: Kommuner og kommunale foretak Fylkeskommuner og fylkeskommunale foretak Interkommunale selskaper b) Frivillige organisasjoner: Lag og foreninger Stiftelser Samvirkeforetak (SA) (tidligere AL), Samvirkelag og andre selskap med begrenset ansvar (BA) c) Aksjeselskap og andre selskapsformer i henhold til lovgivningen, som for eksempel DA og ANS. d) Institusjoner e) Andre selskaper med langsiktig leieavtale (minimum 20 år) med offentlige instanser som garanterer driften av kulturbyggene i minst 20 år. Søkere under punkt b-e må ha et ideelt formål. Det kreves at vedtekter for eierenhet og eventuelle leieavtaler, samt garantier for drift, skal sendes inn sammen med søknaden. Krav til vedtekter følger som vedlegg 1. Finnmark fylkeskommune avgjør om organisasjonens formål dekkes av denne tilskuddsordningen. Det er i utgangspunktet kun eier av bygget som kan søke om tilskudd. Søkere om tilskudd må ha organisasjonsnummer. Det er et grunnleggende prinsipp at tilskudd i form av spillemidler ikke skal danne grunnlag for fortjenestebaserte eierformer, eller dannes om til fortjeneste for private eiere. Følgende krav skal være oppfylt for å få tilskudd: Det skal ikke foretas økonomiske utdelinger (utbytte etc.) til eierne. Et eventuelt overskudd skal tilfalle videre drift eller videre investering i kulturbygget. Ved oppløsning/avvikling skal alle økonomiske verdier, fratrukket et beløp til dekning av forpliktelser, tilfalle kulturelle formål etter beslutning av Finnmark fylkeskommune. 6 Hvor mye kan det søkes om? Det kan søkes om inntil 1/3 av total godkjent kostnad på prosjektet. Nedre grense for total, godkjent kostnadsramme er 150 000 kroner. Minste tilskuddssum er da 50 000 kroner. Øvre grense for tilskudd til en kulturbygg er 2 000 000 kroner. For kulturbygg der flere separate kulturfunksjoner (eksempelvis flerbrukshus med konsertsal, bibliotek og utstillingslokaler) inngår, gis det anledning til å sende inntil tre ulike søknader om tilskudd (maksimalt 6 000 000 kroner til tre søknader). Større tilskudd kan bli delt i deltilsagn over inntil 3 år. Dersom kulturbygget er samlokalisert med andre virksomheter, skal en dele kostnadene til fellesareal og sambruksareal. For prosjekter i skolebygg og bygg med andre funksjoner enn kunst- og kultur er det kun kostnader til elementer som går direkte til kulturbygget som skal tas med i 5

prosjektbudsjettet/kostnadsoverslaget, og ligge til grunn for utregning av søknadssum. Kostnader til andre bygningsmessige elementer skal holdes utenfor disse beregningene. For søkere som har krav på refusjon av merverdiavgift skal tilskuddsandelen på 1/3 regnes ut fra prosjektkostnadene etter at merverdiavgiften er trukket fra. Det gis kun tilskudd for ett år av gangen. Når det gjelder større tilskudd som kan bli delt over flere år, tas det forbehold om at Kulturdepartementet viderefører ordningen, og at tildelinger til Finnmark opprettholdes på et nivå hvor dette er mulig. 7 Krav til søknaden Følgende vedlegg skal følge søknaden: a) Opplysninger om søker, firmaattest og vedtekter for organisasjonen/selskapet (gjelder ikke for kommune og fylkeskommune). b) Opplysninger om prosjekt og behovsgrunnlag hva er formålet med prosjektet? Hva skal konkret gjøres/bygges? Hvilke andre kulturbygg er på stedet i rimelig nærhet? Hvilke kulturaktiviteter skal foregå med forventede tall på deltakere og antall ganger per måned? c) Dokumentasjon av bygget/prosjektet med tegninger. Rammetillatelse fra kommunen skal legges ved i prosjekter hvor det er påkrevet. Uttalelse fra relevant faglig hold, for eksempel om sceneutforming, universell utforming, teknikk og lysforhold. Tegninger av bygget på minimum 1:200 i plan og snitt. Situasjonsplan på minimum 1:500. d) For lokaler som skal brukes til musikkformål skal det legges ved dokumentasjon på at det er brukt akustisk kompetanse som ligger til grunn for vurderinger og valg av løsninger. For rehabilitering skal det legges ved dokumentasjon på at det er gjort akustiske målinger i lokalet. Norsk Standard NS8178 Akustiske kriterier for rom og lokaler til musikkutøvelse bør ligge til grunn for dette arbeidet. e) Detaljert prosjektbudsjett/kostnadsoverslag for prosjektet. Bruk skjema som du finner på fylkeskommunens nettsider. Kostnadene skal dokumenteres med kopi av tilbud. Administrasjonskostnader kan maksimalt utgjøre 5 % av total kostnad (uten merverdiavgift). f) Det skal settes av midler til kunst, usikkerhet og reserve. I enkelte prosjekter kan det gis dispensasjon fra dette. Dette avgjøres av fylkeskommunen. Der hvor det settes av midler til kunst, skal kunsten komme fellesskapet til gode, i rom som er tilgjengelig for alle. g) Plan for drift og vedlikehold med opplysninger om driftsansvar og hvordan kulturbygget skal administreres. Plan for bruk med opplysninger om brukstid, brukergrupper og driftsbudsjett. h) Finansieringsplan dokumentasjon på alle poster. Egenkapital må bekreftes med kontoutskrift, lån må bekreftes med lånetilsagn og kommunalt/fylkeskommunalt tilskudd må bekreftes med kopi av vedtak. Verdi av dugnadsarbeidet skal dokumenteres med tilbud fra firma eller annen fagperson, f.eks. i kommune. Gaver bekreftes med underskrevet gavebrev (se mal for gavebrev på fylkeskommunens nettsider). i) Grunnbokutskrift/ festeavtale/ leieavtale Grunnbokutskrift for grunnen der arenaen står eller skal bygges. Ved avtale om feste eller leie kreves kopi av tinglyst feste- eller leieavtale på minimum 20 år fram i tid. 6

8 Tildelingskriterier 8.1 Hva regnes som kulturbygg? Flerfunksjonshus med f.eks. utstillingslokaler, bibliotek og kultursal Spesialiserte kulturbygg Kultursal Arenaer som viser profesjonell kultur og kunst for barn og unge, for eksempel gymsaler som brukes i forbindelse med Den kulturelle skolesekken (DKS) Bibliotek Kino Teater/scenekunstlokale Visnings- og formidlingslokale for visuell kunst Museum Lokale verksteder for øving/produksjon av kultur Lokale arenaer, f.eks. samfunnshus/grendehus/forsamlingshus/ungdomshus som inneholder kulturaktiviteter (f.eks. dans, teater, musikk, kunstformidling). Her må behovskartleggingen dokumentere at kulturaktiviteter utgjør en vesentlig del av driften 8.2 Det gis ikke tilskudd til følgende typer lokaler: Lokaler med religiøst formål Lokaler for tros- og livssynsorganisasjoner Mindre grendehus og forsamlingshus som primært har sosialt formål Bygg hvor de som driver aktivitetene har råderett til lokalene og selv regulerer utleie til andre brukere ut fra egne behov Lokaler for kommersielle kulturformål, som o Faste galleri for salg o Selskapslokale o Verksteder og utstillingslokaler for salg o Kino drevet av kommersielle aktører 8.3 Hva kan det søkes om tilskudd til? For å realisere en kulturbygg der det ikke er noen fra før, kan tilskudd gis til: a) Kjøp av lokale til kulturformål b) Nybygging av kulturbygg c) Rehabilitering/ombygging av eksisterende lokale til kulturformål 7

I et eksisterende lokale kan det gis tilskudd til: d) Tilrettelegging av romakustikk og til lydisolasjon e) Tilrettelegging for universell utforming f) Tilrettelegging for mer åpne bibliotek g) Debatt- og formidlingsarena i bibliotek h) Tilrettelegge museumsbygg for faste utstillinger i) Tilrettelegging for visuell kunst, f.eks.: Visningsrom Formidlingsrom og rom for diskusjon, refleksjon og samtale om kunsten, samt workshops i kunstneriske teknikker Belysning og lysforhold av permanent karakter Blending av permanent karakter Skjerming av permanent karakter j) Permanent eller fastmontert inventar, f.eks.: Vindusblending Amfiløsning Teleskoptribuner Scenerigg Teknikk (f.eks. lys, lyd- og sceneteknikk) Teleslynge Kjøkkeninnredning 8.4 Det gis ikke tilskudd til: a) Vedlikehold og drift b) Utbedring av skader som skyldes feil ved planlegging, utføring eller manglende vedlikehold c) Kulturverntiltak d) Rehabilitering av en kulturbygg som er yngre enn 10 år e) Kulturbygg som har mottatt maksimalt tilskudd for mindre enn 10 år siden f) Dekking av gjeld g) Erverv av grunn h) Utomhusarbeider, for eksempel: Tilførsels- og avløpsledninger for vann og kloakk Tilførselsledninger for elektrisitet Inngjerding Veier og parkeringsplasser i) Løst utstyr, som for eksempel: Stoler Bord Hvitevarer Sceneutstyr j) Ferdigstilte byggeprosjekt som det ikke er søkt om støtte til tidligere k) Søknad må fremmes første gang senest i løpet av kalenderåret etter ferdigstillelse av anlegget 8

8.5 Hvilke krav stilles til prosjektet: a) Prosjektet må være planlagt ut fra definerte behov. Disse må beskrives i et eget vedlegg (behovsbeskrivelse). b) Prosjektet skal gjennomføres i tråd med gjeldende krav i plan- og bygningsloven, gjeldende TEK-forskrift, og annen relevant lovgivning. c) Kulturbygget skal oppfylle krav til universell utforming, inkludert akustikk. d) Kravene gjelder både ved nybygg og ombygging/rehabilitering. e) Kulturbygget må gis en god estetisk arkitektonisk utforming i samsvar med byggets funksjon og etter regler i plan- og bygningsloven. Begrepet «god arkitektonisk utforming» er et samlebegrep for integrering av visuelle kvaliteter, brukbarhet, funksjonalitet og universell utforming. Det handler ikke bare om utseendet, men alle elementer i plan- og bygningsloven som skal balanseres mot hverandre for å få en tilfredsstillende helhet både ved prosjektering og utførelse. f) Kulturbygget må få en god funksjonell utforming. Relevant teknisk ekspertise bør derfor involveres allerede i starten av planleggingsfasen, for eksempel akustisk kompetanse, sceneteknisk kompetanse og fagkompetanse på visuell kunst. 8.6 Krav til lokalet etter ferdigstilling av prosjektet a) Kulturbygget skal benyttes til kulturformål i minst 20 år. b) Bygget skal være åpent for all lovlig kulturvirksomhet. c) Ingen må stenges ute av religiøse, sosiale eller politiske årsaker. d) Når det søkes om tiltak i skolenes bygg, er det et krav at lokalene det søkes om midler til skal være tilgjengelig for kunst- og kulturaktiviteter utenfor skoletid. e) Dersom kulturbygget blir stengt i tre måneder eller mer, plikter huseier å orientere fylkeskommunen på forhånd. Denne plikten påhviler også kommunen. Fylkeskommunen har rett til å stille vilkår for slik midlertidig stenging. Blir bygget ikke åpnet igjen i løpet av seks måneder, regnes stengingen som mislighold, med mindre det foreligger skriftlig godkjennelse for en forlenget stenging. f) Dersom den fremtidige drift av kulturbygget er truet, skal huseier uten ugrunnet opphold orientere fylkeskommunen om dette. Denne plikten påhviler også kommunen. g) Salg eller deling av kulturbygget, eller overføring av drift, skal ikke skje uten at fylkeskommunen på forhånd har gitt skriftlig samtykke om det. h) Huseier plikter å holde bygget i godkjent teknisk stand, samt påse at sikkerhetsforskrifter etterleves. Bygget må vedlikeholdes slik at det ikke blir verditap utover det som følger av normal bruk og elde. i) Dersom kulturbygget ikke blir brukt i samsvar med opprinnelig formål og ikke oppfyller vilkårene i bokstav a-h, kan det medføre at mottatt tilskudd må tilbakebetales. Da kan Finnmark fylkeskommune pålegge mottakeren å betale tilbake hele det mottatte tilskuddsbeløpet. Finnmark fylkeskommune fatter eventuelt vedtak om dette. 9

9 Hvordan blir søknaden behandlet? 9.1 Kommunen Kommunen som har mottatt søknaden kontrollerer om: a) Søker har rett til å motta tilskudd. b) Prosjektet er innenfor formålet med ordningen. c) Kulturbygget har fått tilskudd fra denne ordningen tidligere. d) Det er opprettet anleggsnummer i det nasjonale saksbehandlingssystemet for ordningen. e) Fremdriftsplan og budsjett er realistisk. f) Søknadssum utgjør 1/3 av totalkostnad for prosjektet (totalkostnad for de elementene som er tilskuddsberettiget). g) Prosjektet er gitt rammetillatelse i kommunen, der det er aktuelt. h) Søker har lagt ved de nødvendige vedlegg. Kommunen kan be søker om ytterligere opplysninger og dokumentasjon dersom noe skulle mangle. Videre skal kommunen: i) Vurdere søknaden og sette status til i orden eller ikke i orden i Kulturdepartementets saksbehandlingssystem. j) Skrive en uttalelse til behovsvurderingen som er gjort i søknaden. k) Sette opp en prioritert liste over søknadene dersom det er flere enn en søknad fra kommunen. Prioriteringslisten skal behandles politisk i kommunen. l) Innen 15. april skal søknadene overføres til fylkeskommunen gjennom saksbehandlersystemet for ordningen. For sent innkomne søknader godkjennes ikke. m) Sende et oversendelsesbrev til Finnmark fylkeskommune, med prioritering og kort redegjørelse for kommunens behandling av søknadene. 9.2 Fylkeskommunen Fylkeskommunen behandler søknadene, og setter opp en prioritert liste over godkjente søknader. Det som står under punkt «1. Formål» i disse retningslinjene, samt øvrige føringer i «Regionale kulturstrategier for Finnmark 2015 2020», er førende for den prioriteringen fylkeskommunen gjør når midlene skal fordeles. Prioriteringen gjøres etter en samlet vurdering, hvor blant annet følgende kriterier inngår: Søknader med søknadssum på 100 000 kroner eller mindre vil tillegges vekt. Gjentatt søknad (for prosjekt som har fått deltilsagn året før) vil bli prioritert. Satsingsområder i tråd med de regionale kulturstrategiene for Finnmark vil bli prioritert. Kommunenes prioriteringslister, ved flere søknader fra samme kommune vil tillegges vekt. 10

Prioriteringsliste med fordeling av tilskudd blir behandlet i hovedutvalget for kultur, samferdsel og folkehelse i fylkeskommunen i mai/juni. Du vil få tilsendt brev om tilsagn eller avslag, med informasjon om mulighet til å klage på vedtaket. Kommune og kommunerevisor skal motta kopi av tilsagnsbrevet. 9.3 Hva skjer videre med søknaden? Dersom prosjektet får avslag på søknaden med begrunnelse om at det ikke er nok midler, kan man søke igjen neste år. Da er det viktig at søknaden fornyes på www.idrettsanlegg.no. Dersom søknaden avslås med begrunnelse at fylkeskommunen ikke ønsker å støtte dette prosjektet, eller at fylkeskommunen har gitt nok midler, trenger du ikke søke igjen. Dersom du har fått et deltilsagn med begrunnelse at du kan søke igjen til neste år, er det viktig at du leverer gjentatt søknad på www.idrettsanlegg.no. Du må redegjøre for endringer eller avvik fra tidligere innsendt søknad, for eksempel nytt prosjektbudsjett eller ny finansieringsplan. 10 Når utbetales midlene det er gitt tilsagn om? Alle tilskudd fra denne ordningen blir utbetalt via kommunen. 10.1 Delutbetaling Inntil 85 % av tilskuddet utbetales som delutbetaling underveis i prosjektet, når arbeidene har kommet i gang. Du må levere dokumentasjon som viser at arbeidet er igangsatt. Du sender inn en anmodning til kommunen om en delutbetaling av tilskuddet det er gitt tilsagn om. Kommunen sender anmodning om utbetaling til fylkeskommunen. 10.2 Sluttrapportering og sluttutbetaling For å få ut siste del av tilsagnet, må søker sende inn rapport og regnskap for prosjektet. Alle søkere som mottar tilskudd til kulturbygg, plikter å levere eget regnskap. Regnskapet skal være ført slik at det kan sammenliknes med godkjent prosjektbudsjett (kostnadsoverslaget) og finansieringsplan fra søknaden. Hovedpostene i regnskapet skal være de samme som i det godkjente budsjettet/kostnadsoverslaget. Vi anbefaler at du kontakter kommunen når prosjektet har fått tilsagnsbrevet. Da kan du få hjelp til å legge opp regnskapsrutinene slik at de blir tilfredsstillende, og samtidig enkle og effektive. Prosjektregnskap med vedlegg sendes til kommunen innen 3 år etter at prosjektet har fått tilsagn om tilskudd, det vil si 36 måneder etter dato på tilsagnsbrevet. Bruk skjema for regnskapssammendrag som finnes på fylkeskommunens nettsider. 11

Kommunens revisor skal bekrefte prosjektregnskapet. Etter at fylkeskommunen har mottatt en anmodning om utbetaling fra kommunen, med vedlagt bekreftet prosjektregnskap, blir tilskuddet overført til kommunen. Kommunen betaler ut til søker. Dersom regnskapet viser at prosjektet har blitt rimeligere enn det som ligger til grunn i prosjektbudsjettet, vil tilsvarende del av tilsagnet bli inndratt. 10.3 Verdi av gaver, rabatt og dugnad Dugnad: For de poster der hele eller deler av arbeidet er utført på dugnad, skal verdien av dugnaden settes til det beløp dette arbeidet var satt opp med i godkjent prosjektbudsjett i søknaden. Verdien av dugnadsarbeidet kan ikke føres opp med et høyere beløp i regnskapet enn i prosjektbudsjettet som ble godkjent av fylkeskommunen i søknaden. Gaver og rabatt: Gaver (ikke pengegaver) og rabatt kan heller ikke føres opp med høyere beløp enn i godkjent søknad. Det skal ikke beregnes merverdiavgift på dugnad, gaver og rabatter. Dersom det er betalt for arbeid som i søknaden var oppført som dugnad, rabatt eller gaver, skal verdien i regnskapet for disse postene nedjusteres med tilsvarende beløp. Verdien vil i stedet fremkomme som ei betalt utgift under kontantutgifter i regnskapet. 10.4 Bortfall av tilskudd Dersom prosjektet ikke er igangsatt innen tre år og søker ikke har bedt om utbetaling, bortfaller tilsagnet, og midlene inndras. 11 Oppfølging og kontroll Finnmark fylkeskommune og/eller fylkesrevisjonen har rett til innsyn i all dokumentasjon som har tilknytning til formål som er blitt tildelt støtte. Mottaker av tilskudd skal etterleve krav i relevant regelverk for sin organisasjon. Det forventes at mottaker av tilskudd ivaretar krav til universell utforming og miljøhensyn, samt krav til etisk og sosialt ansvar for forsvarlig produksjon, handel og forbruk. 12

12 Klageadgang og innsyn Forvaltningslovens 28 andre ledd gir søkere rett til å klage på enkeltvedtak, i anledning søknad om spillemidler etter denne ordningen. Kulturdepartementet er klageinstans. I fylkeskommunens underretning til søkerne om vedtak skal det blant annet gis opplysninger om klageadgang og klagefrist, jf. forvaltningsloven 27 tredje ledd. Du kan be om å få se sakens dokumenter, jf. forvaltningsloven paragraf 18 og 19. 13 Evaluering Finnmark fylkeskommune evaluerer og forbedrer tilskuddsordningen basert på erfaringer fra søknadsbehandling det enkelte år, herunder innspill og forslag fra søkere og kommuner. 14 Aktuelle lenker Søknadsskjema finnes på Kulturdepartementets nettsider. Informasjon om ordningen i Finnmark, samt retningslinjene finnes på: http://www.ffk.no/sok-tilskudd/spillemidler-kulturbygg.270055.aspx Kulturdepartementets retningslinjer for desentralisert ordning for tilskudd til kulturbygg finnes her. Lenke til Norsk Musikkråds side om musikklokaler: www.musikklokaler.no Lenke til Norsk musikkråds normer og anbefalinger: http://www.musikklokaler.no/sfiles/1/32/28/66/5/file/nmr_akustikknormmusikklokaler_2016.pdf Lenke til Standard.no, hvor NS8178 kan kjøpes: http://www.standard.no/no/nettbutikk/produktkatalogen/produktpresentasjon/?productid=68 7200 13

VEDLEGG 1 KRAV TIL VEDTEKTER SOM SKAL GODKJENNES AV FYLKESKOMMUNEN For ulike sammenslutninger (se kap. 5) er det et krav om at vedtektene skal godkjennes av fylkeskommunen. For aksjeselskap, stiftelser og samvirkeforetak er det utarbeidet egne standardvedtekter, se vedlegg 4-7. For øvrige sammenslutninger krever fylkeskommunen at følgende inntas i vedtektene (i helt spesielle tilfeller kan fylkeskommunen gi dispensasjon fra kravene): Virksomhet/formål [sammenslutningens navn]s virksomhet/formål er å eie, vedlikeholde og drive anlegg [navn] for [det kulturelle formålet]. [sammenslutningens navn] er uten eget økonomisk formål. Styremedlemmer Majoriteten av styrets medlemmer velges av [navn på kommune mv. idrettslag m.v og/eller øvrig sammenslutning som kan være søker om tilskudd]. Anvendelse av overskudd/formue [Sammenslutningens navn]s overskudd skal anvendes for [det kulturelle formålet]. Ved oppløsning/avvikling av [sammenslutningens navn] skal [sammenslutningens navn]s eiendeler tilfalle [det kulturelle formålet]. Overdragelse av eierandeler Overdragelse av [form for eierandel (andeler mv.)] i [sammenslutningens navn] er betinget av samtykke fra [sammenslutningens navn]s styre. [Sammenslutningens navn]s styre skal nekte overdragelse av[eierandelene] i [sammenslutningens navn] dersom det foreligger saklig grunn eller overdragelsen vil medføre brudd på bestemmelser i vedtektene. Eierskap Mer enn 50 % av [form for eierandel (andeler mv.)] i [sammenslutningens navn] skal ved stiftelsen og til enhver tid være eiet av kommuner/fylkeskommuner og/eller øvrige sammenslutninger som kan være søker om tilskudd. Vedtektsendringer Eventuelle vedtektsendringer skal umiddelbart sendes fylkeskommunen. 14

VEDTEKTER FOR [stiftelsens navn] 15 VEDLEGG 2 1. Navn Stiftelsens navn er [stiftelsens navn]. 2. Formål Stiftelsen har som formål å [det kulturelle formålet]. Stiftelsen er uten eget økonomisk formål. 3. Stiftelseskapital Stiftelsen er etablert med en grunnkapital på kr [beløp]. 4. Styremedlemmer 16 Alternativ 1: Stiftelsens styre består av [antall] medlemmer. Styrets medlemmer velges av [navn på kommune mv., foreninger mv. og/eller øvrig sammenslutning som kan være søker om tilskudd]. Alternativ 2: Stiftelsens styre består av fra [antall] til [antall] medlemmer. Styrets medlemmer velges av [navn på kommune mv., foreninger mv. og/eller øvrig sammenslutning som kan være søker om tilskudd]. 5. Stiftelsens øvrige organer [Hvis stiftelsen skal ha andre organer enn styret, skal vedtektene angi hvilke organer dette er, hvordan organenes medlemmer skal velges, og hvilken myndighet og hvilke oppgaver disse skal ha.] 6. Anvendelse av overskudd. Utdeling. Avvikling Stiftelsens overskudd skal anvendes for [det kulturelle formålet]. Tilsvarende gjelder ved eventuell utdeling fra stiftelsen. Ved opphevelse/avvikling av stiftelsen skal stiftelsens eiendeler tilfalle [det kulturelle formålet]. 7. Vedtektsendringer Eventuelle vedtektsendringer skal umiddelbart sendes fylkeskommunen. 8. Forholdet til stiftelsesloven Stiftelseslovens regler kommer til anvendelse. 15 Punkt 1, 2, 3, 4 og 5 utgjør minstekrav til vedtektene etter stiftelsesloven 10. 16 Vedtektene skal angi antallet medlemmer (alternativ 1) eller laveste og høyeste antall medlemmer (alternativ 2) samt hvordan styret skal velges. Stiftelsesloven 26 og 27 stiller krav til styrets medlemmer. Kulturdepartementet krever at majoriteten av styremedlemmene velges av idretten og/eller det offentlige. De aktuelle idrettslag/kommuner mv. må navngis. 15

VEDTEKTER FOR [aksjeselskapets navn] AS 17 VEDLEGG 3 1. Navn Selskapets navn er [selskapets navn] AS. 2. Forretningskontor Selskapets forretningskontor er i [kommunens navn]. 3. Virksomhet/formål Selskapets virksomhet/formål er å [det kulturelle formålet/virksomheten]. Selskapet er uten eget økonomisk formål. 4. Aksjekapital aksjenes pålydende Selskapets aksjekapital er kr [beløp] fordelt på [antall aksjer] hver pålydende kr[ beløp]. 5. Styremedlemmer 18 Alternativ 1: Selskapets styre består av [antall] medlemmer. [Antall] av styremedlemmene velges av [navn på kommune mv., foreninger mv. og/eller øvrig sammenslutning som kan være søker om tilskudd] og [antall] av generalforsamlingen. Alternativ 2: Selskapets styre består av fra [antall] til [antall] medlemmer. Inntil halvparten av styremedlemmene velges av [navn på kommune mv., foreninger mv. og/eller øvrig sammenslutning som kan være søker om tilskudd]. De øvrige styremedlemmene velges av generalforsamlingen. 6. Daglig leder [Vedtektene skal angi om selskapet skal ha flere daglige ledere eller om styret eller bedriftsforsamlingen skal kunne bestemme at selskapet skal ha flere daglige ledere, samt i så fall om flere daglige ledere skal fungere som kollektivt organ.] 7. Generalforsamling På den ordinære generalforsamlingen skal følgende saker behandles og avgjøres: 1. godkjennelse av årsregnskapet og årsberetningen 2. andre saker som etter loven eller vedtektene hører inn under generalforsamlingen. 8. Registrering i verdipapirregister [Vedtektene skal angi om aksjene skal registreres i et verdipapirregister.] 17 Punkt 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 og 8 utgjør minstekrav til vedtektene etter aksjeloven 2-2. 18 Vedtektene skal angi antallet medlemmer (alternativ 1) eller laveste og høyeste antall medlemmer (alternativ 2). Aksjeloven krever at majoriteten av selskapets styremedlemmer velges av generalforsamlingen. Kulturdepartementet krever at de øvrige styremedlemmene velges av idretten og/eller det offentlige. De aktuelle idrettslag/kommuner mv. må navngis. 16

9. Anvendelse av overskudd. Utdeling av utbytte. Avvikling Eventuelt overskudd skal anvendes for [det kulturelle formålet]. Det skal ikke utbetales utbytte fra selskapet. Ved oppløsning/avvikling av selskapet skal selskapets eiendeler tilfalle [det kulturelle formålet]. 10. Overdragelse av aksjer Overdragelse av aksjer er betinget av samtykke fra selskapets styre. Selskapets styre kan nekte overdragelse av aksjene dersom det foreligger saklig grunn eller overdragelsen vil medføre brudd på bestemmelser i vedtektene. 11. Eierskap Mer enn 50 % av aksjene i selskapet skal ved stiftelsen og til enhver tid være eiet av kommuner/fylkeskommuner og/eller øvrige sammenslutninger som kan være søker om tilskudd. 12. Vedtektsendringer Eventuelle vedtektsendringer skal umiddelbart sendes fylkeskommunen. 13. Forholdet til den alminnelige aksjelovgivningen Aksjelovgivningens regler kommer til anvendelse med mindre annet fremgår av vedtektene. 17

VEDTEKTER FOR [samvirkeforetakets navn] VEDLEGG 4 For samvirkeforetak krever fylkeskommunen at følgende inntas i vedtektene (i helt spesielle tilfeller kan fylkeskommunen gi dispensasjon fra kravene): 1. Navn Foretakets navn er [foretakets navn]. 2. Forretningskontor Foretakets forretningskontor er i [kommunens navn]. 3. Virksomhet/formål Foretaket har som virksomhet/formål [den/det kulturelle virksomheten/formålet]. Foretaket har ikke til formål å gi medlemmene økonomisk gevinst. 4. Andelsinnskudd. Medlemskontingent Medlemmene skal yte andelsinnskudd. Hvert andelsinnskudd er på kr [beløp]. Andelsinnskuddene skal ikke forrentes. Ved utmelding skal andelsinnskuddene [ikke] tilbakebetales. Medlemmene skal[ikke] betale kontingent. 5. Styremedlemmer Foretakets styre skal bestå av fra [antall] til [antall] personer. Årsmøtet velger majoriteten av styrets medlemmer. Resten velges av [navn på kommune mv., forening og/eller øvrig sammenslutning som kan være søker om spillemidler]. Foretaket skal ha en valgkomité som skal foreslå kandidater til styret. I valgkomiteen skal [navn på kommune mv., forening mv. og/eller øvrig sammenslutning som kan være søker om tilskudd] ha flertall. Komiteen skal for øvrig bestå av medlemmer i foretaket. 6. Årsmøte På det ordinære årsmøtet skal følgende saker behandles og avgjøres: 1. godkjennelse av årsregnskap og årsberetning 2. valg av styremedlemmer 3. valg av medlemmer til valgkomiteen 4. andre saker som etter loven eller vedtektene hører inn under årsmøtet. 7. Anvendelse av overskudd. Utdeling. Oppløsning Foretakets overskudd skal i sin helhet anvendes for [det kulturelle formålet]. Det kan ikke foretas utdelinger fra foretaket til annet enn [det kulturelle formålet]. Ved oppløsning av foretaket skal foretakets formue dekke foretakets økonomiske forpliktelser. [Dernest skal andelsinnskuddene tilbakebetales til medlemmene, dersom medlemmene har krav på tilbakebetaling av innskuddene ved utmelding, jf. punkt 4 ovenfor.] En eventuell restformue skal tilfalle [det kulturelle formålet]. 8. Medlemskap i foretaket Erverv og opphør av medlemskap skjer normalt ved innmelding og utmelding. Innmelding, samt overdragelse av medlemskap er betinget av samtykke fra foretakets styre. Styret skal nekte overdragelse av medlemskap dersom det foreligger saklig grunn eller overdragelsen vil medføre brudd på bestemmelsene i vedtektene. 18

9. Eierskap Mer enn 50 % av den samlede andelskapitalen skal til enhver tid innehas av kommuner/fylkeskommuner og/eller øvrige sammenslutninger som kan være søker om tilskudd. 10. Vedtektsendringer 21 Eventuelle vedtektsendringer skal umiddelbart sendes fylkeskommunen. 11. Forholdet til samvirkelova 22 Samvirkelovas regler kommer til anvendelse. 21 Vedtektene kan endres etter bestemmelsene i samvirkelova 54. 22 Foretaket omfattes av lov 29. juni 2007 nr. 81 om samvirkeforetak (samvirkelova). Lovens bestemmelser gjelder fullt ut med mindre de er lovlig fraveket i vedtektene her. 19