Foredrag for NBBL Regnskapsførerregelverket/praktisk regnskap Tilsynsrådgiver Bernt Jan Aaland, Finanstilsynet
Utviklingen i antall autoriserte regnskapsførere og regnskapsførerselskap Tekst: 19.09. 2016 2015 2014 2013 2012 2011 2010 2009 2008 11628 11519 11 500 11611 11128 9971 9260 8790 8340 Regnskapsførere Regnskapsførerselskap 2877 2890 2858 2853 2862 2817 2691 2693 2676
Antall oppdrag ført av autoriserte regnskapsførere/regnskapsførerselskap Av det dokumentbaserte tilsynet som ble gjennomført i 2013 ble det oppgitt at autoriserte regnskapsførere/ regnskapsførerselskap hadde ca. 353 000 oppdrag per 31.12.2012. De aller fleste av disse er «ordinære» regnskapsføreroppdrag. Regnskap Norge har i sin bransjerapport anslått at oppdragsmengden per september 2015 var på ca. 380 000 oppdrag. Det antas at det dokumentbaserte tilsynet for 2016 vil vise ca. 400 000 oppdrag.
Regnskapsførerforskriften 1-3 1-3 Unntaket fra kravet til daglig leder som autorisert regnskapsfører Første ledd: Autorisert regnskapsførerselskap kan ha daglig leder som ikke er autorisert regnskapsfører dersom følgende vilkår er oppfylt: 1. Selskapet skal ikke drive annen virksomhet enn regnskapsføring 2. Selskapet skal ha minst 20 årsverk 3. Selskapet skal ha en faglig leder for regnskapsføringsvirksomheten som er autorisert regnskapsfører 4. Faglig leder skal være ansatt i selskapet 5. Minst ett av styremedlemmene skal være autorisert regnskapsfører, og 6. selskapet skal ha skriftlige retningslinjer for faglig leders oppgaver og rapportering m.m. til daglig leder
Regnskapsførerforskriften 1-3 forts. Annet ledd: Selskap som benytter seg av unntaket i første ledd, eller får dispensasjon etter fjerde ledd, skal gi melding til Finanstilsynet om hvem som er faglig leder og om bytte av slik faglig leder. Tredje ledd, første setning: Boligbyggelag opprettet i medhold av lov 6. juni 2003 nr. 38 om bustadbyggjelag kan gis autorisasjon som regnskapsførerselskap så fremt laget oppfyller vilkårene i denne paragraf første ledd nr. 3, 4 og 6. Fjerde ledd: Finanstilsynet kan i særlige tilfeller gi dispensasjon fra kravet til at daglig leder skal være autorisert regnskapsfører.
Stedlige tilsyn i 2015 Gjennomførte 45 stedlige tilsyn. De aller fleste av disse var basert på signal eller innrapporteringer, men under ellers like forutsetninger gjennomføres stedlig tilsyn med de som ikke er medlem av noen forening. Antall stedlige tilsynet var omtrent som tidligere år. Førsteprioritet i forbindelse med utvelgelsen var innrapporteringene fra RN og ev. DnR. Deretter følger alvorlige innrapporteringer fra Skatteetaten og ev. politiet samt bostyrere. Finanstilsynet mottok 11 innrapporteringer fra RN og 4 fra DnR. Innrapporteringene fra RN gjaldt mangler i yrkesutøvelsen, mens innrapporteringene fra DnR gjaldt mangler i etterutdanningen. Gjennomførte i oktober/november 2015 et tematilsyn mot regnskapsførerselskap hvor hovedformålet var kartlegging av IKT virksomheten. Rapporten ble publisert 20. april 2016. 11. november 2016 Endres i topp-/bunntekst Side 6
Stedlige tilsyn i 2016 Planlegger å gjennomføre samme antall stedlige tilsyn i 2016 som i 2015. Utvalgskriteriet er det samme som tidligere år. Flere saker i 2016 hvor vi samarbeider med politiet. Inkludert i antall stedlige tilsyn er tilsyn med to av de større regnskapsførergrupperingene. Tilsynet med Sparebank 1 Regnskap gruppen ble gjennomført i juni 2016 og er avsluttet. Tilsynet med BDO ble gjennomført i slutten av oktober/begynnelsen av november 2016. Det «vanlige» dokumentbaserte tilsynet er gjennomført i september/oktober 2016. Noe oppfølgingsarbeid gjenstår. Anses som svært viktig for å få oversikt over bransjen. Dette gjelder særlig på regnskapsførerområdet hvor antall enheter som praktiserer er høyt.
Dokumentbasert tilsyn høsten 2016 Gjennomføres nå hvert 3. år, mot tidligere hvert 2. år. Bakgrunnen for dette er at gjennomføringen er ressurskrevende, både personalog kostnadsmessig. Sendt ut i september 2016, med frist for besvarelse 19. oktober 2016. Den 4. november sendt brev til 101 regnskapsførerselskaper, lydende; «Pålegg om innsending av KRT-1004 regnskapsførerselskapets egenmelding og varsel om tilbakekall av autorisasjon som regnskapsførerselskap». Den 3. november sendt tilsvarende brev til ca. 350 regnskapsførere. Mange som benytter anledning til å slette sin autorisasjon. Per 9. november: 432 personer 78 selskaper
Tilbakekall 2015 og 2014 Tilbakekall 2015: 10 regnskapsførere 16 regnskapsførerselskap 1 suspensjon Tilbakekall 2014: 200 regnskapsførere 10 regnskapsførerselskap 2 suspensjoner
Tilsyn med boligbyggelag 2016 Kombinert tilsyn hvor flere seksjoner i Finanstilsynet deltok, siden enheten hadde både inkasso-, eiendoms-, og regnskapsførerkonsesjon. Forhold som ble kommentert ved regnskapsførertilsynet: Manglende synliggjøring av at kontroll på oppdragsnivå faktisk ble gjennomført (GRFS pkt. 7.1) Manglende dokumentasjon av at arbeid utført av medarbeidere uten autorisasjon ble dokumentert (GRFS pkt. 7.2) Kommentarer til oppdragsavtaler og fullmakter ved at navn på den som var oppdragsansvarlig ikke fremgikk av avtalen (GRFS pkt. 3.2 og 3.6) Manglende bruk av yrkestittel og yrkesbetegnelse (RF 1, tredje ledd).
Tilsyn med boligbyggelag 2016 forts.. Ikke dokumentert at risikobasert kundekontroll var gjennomført for nye regnskapsføringsoppdrag, og heller ikke dokumentert at løpende oppfølging av eksisterende kundeforhold var oppfylt (hvitvaskingsloven 5) Det ble også stilt spørsmål ved om opplæringstiltak var gjennomført. Foretaket kunne dokumentere at dette synes å være gjennomført. Noe svak dokumentasjon av risikobildet i selskapet etter kravene i risikostyringsforskriften, herunder kontrolltiltak som vil bli satt i verk for å redusere de risikoene som er identifisert. Ønskelig med en skriftlig beskrivelse av rutinene som gjelder i de tilfelle foretaket har bankfullmakt.
Endring i GRFS/Betalingsoppdrag Alle de tidligere (både foreløpige og endelige standardene) er nå samlet i ett dokument. Den nye standarden trådte i kraft fra 1.1.2015. Høringsforslag om endring i GRFS ved at det inntas i standarden egne punkter som omhandler hva som anses som forsvarlige rutiner når en autorisert regnskapsfører/et autorisert regnskapsførerselskap påtar seg betalingsoppdrag. Ikrafttredelse 1. januar 2017. Finanstilsynet har de siste årene hatt (altfor) mange saker hvor regnskapsførere har begått underslag av oppdragsgivers midler. Finanstilsynet har derfor hatt ekstra fokus på regnskapsførers/ regnskapsførerselskapets rutiner på dette området ved stedlige tilsyn.
Fokus-/risikoområder Følgende områder er «gjengangere» i Finanstilsynets funn etter stedlige tilsyn og fremgår også av rapportene: Mangelfull ajourhold av oppdragsavtale Mangelfull kvalitetskontroll, både på overordnet nivå og av medarbeidere Mangelfulle avstemminger av oppdragsgivers regnskaper, herunder svakheter i oppdragsdokumentasjonen Mangelfull oversikt over oppdragsgivers interne rutiner, herunder den bransjen oppdragsgiver driver innenfor
Fokus-/risikoområder forts. Mangelfull skriftlig rapportering til oppdragsgiver av feil som avdekkes i forbindelse med regnskapsføringen Mangelfull oppfølging av kravene i hvitvaskingsregelverket Dokumentasjonen av gjennomgangen som er gjort etter risikostyringsforskriften, og oppfølgingen av gjennomgangen, er i mange tilfelle ikke tilfredsstillende/fullstendig Mangelfull oppfyllelse av etterutdanningskravet
Tematilsyn 2015 Tematilsyn med regnskapsførerselskapenes IKT-virksomhet ble gjennomført høsten 2015. Kun regnskapsførerselskapene (2 886) ble bedt om å besvare skjemaet. Hensikten var primært å bevisstgjøre regnskapsførerselskapene mht. den risikoen som IKT-virksomheten kan medføre, og det ansvaret som påhviler regnskapsførerselskapene. Spørsmålene i skjemaet var knyttet opp mot risikostyringsforskriften og kravene i GRFS, ettersom Finanstilsynet anser at IKT-risikoen er en av de største risikoene i et regnskapsførerselskap. Både styret og daglig leder må derfor ha et bevisst forhold til dette, herunder at de vurderingene som gjøres blir dokumentert. 11. november 2016 Endres i topp-/bunntekst Side 15
Tematilsyn 2015 IKT Oppsummering: Tematilsynet viste at avtaleverket mellom systemleverandørene og regnskapsførerselskapene er for dårlig. Flere sentrale punkter som etter Finanstilsynets oppfatning enten ikke er omhandlet i avtalene eller er uklare. Dette innebærer at regnskapsførerselskapene ikke gis de rettigheter som er nødvendige for at de skal kunne oppfylle sine plikter etter lovgivningen, herunder ansvaret for risikostyring og internkontroll. Svarene viser at arbeidet som gjøres for å identifisere risikoer etter risikostyringsforskriften og sette i verk nødvendige tiltak, fortsatt bærer preg av å være en formaløvelse for mange. Videre oppfølging: RN har satt i gang et arbeid rettet mot systemleverandørene for å se nærmere på avtalene og innholdet i disse. 11. november 2016 Endres i topp-/bunntekst Side 16
Kravene til forsvarlig virksomhet som stilles i GRFS Det er verken i regnskapsførerloven eller forskriften stilt særlige krav til IKT-virksomheten. Kravene som stilles følger av GRFS. I GRFS pkt. 2.8 stilles det krav om følgende: Pkt. 2.8.1 Bruksrettigheter Pkt. 2.8.2 Oppdragsgivers tilgang til regnskapsførervirksomhetens regnskapssystem Pkt. 2.8.3 Regnskapsførers arbeid i oppdragsgivers regnskapssystem Pkt. 2.8.4 Vedlikehold Pkt. 2.8.5 IT-sikkerhet Pkt. 2.8.6 Ekstern drift av virksomhetskritisk IKT Pkt. 2.8.7 Bytte av programvare
Hvitvaskingsregelverket Som en følge av FATF-rapporten er det blitt satt økt fokus på hvitvasking og etterlevelse av hvitvaskingsregelverket i 2015 og 2016. Flere etater har dette nå som prioritert oppgave, herunder Finanstilsynet. Finanstilsynet har ved sine tilsyn fokus på: At legitimasjonskontroll er gjennomført At det foreligger kontroll- og kommunikasjonsrutiner, herunder at de ansatte i regnskapsførerselskapet er kjent med regelverket At det er utpekt en hvitvaskingsansvarlig At det er gjennomført en risikovurdering av porteføljen At regnskapsførerenheten har rutine for å rapportere mistenkelige transaksjoner til Økokrim
Hvitvaskingsregelverket Gjennomført 9 stedlige tilsyn på regnskapsførerområdet våren 2016 hvor tilsynet var begrenset til å gjennomgå de rutiner og systemer regnskapsfører/regnskapsfører-selskapet har satt i verk samt at det ble tatt stikkprøver på flere regnskapsføringsoppdrag for å kontrollere om rutinene ble etterfulgt. Det ble lagt vekt på å velge ut oppdragsgivere i «risikobransjer». I tillegg ble det innhentet rutinebeskrivelser fra 6 andre regnskapsførerselskap. Resultatet etter gjennomgangen vil bli publisert i en fellesrapport for revisorer/regnskapsførere. Denne forventes ferdigstilt og publisert i november -16. Arbeider med et nytt rundskriv til regnskapsførere angående hvitvaskingsregelverket og krav som stilles til regnskapsførere. Forventes ferdigstilt senest 31.12.2016.
«Oppdragsansvaret» Sørge for at oppdragene gjennomføres i samsvar med regnskapsførerloven og god regnskapsføringsskikk, jf. GRFS, herunder: kreve at selskapet har rutiner som er lett tilgjengelig og som sikrer etterlevelse av krav til oppdragsutførelsen vurdere egen kompetanse og kapasitet, ev. kreve at selskapet sørger for tilgang til nødvendig kompetanse og ressurser gjennomføre kontroll av uautoriserte medarbeidere gjennomføre overordnet kontroll på oppdragsnivå sørge for at oppdragsutførelsen og kontrollene er tilstrekkelig dokumentert overholde taushetsplikten benytte yrkestittelen «autorisert regnskapsfører» Se til at kravene i hvitvaskingsloven blir oppfylt Oppfylle det lovfastsatte kravet til etterutdanning 20
Oppdragsavtaler Oppdragsavtale. Kravet til oppdragsavtale følger av regnskapsførerloven 3 første ledd. Kravet til innholdet i oppdragsavtalen er ytterligere spesifisert i GRFS pkt. 3.1-3.5. Finanstilsynets observasjoner: Mange regnskapsførere har nå fått på plass rutiner som sikrer at oppdragsavtaler inngås. Det som savnes er at oppdragsavtalene ikke blir oppdatert når det skjer endringer i oppdraget. De gjenspeiler derfor ikke fullt ut det som er regnskapsførers ansvar og det som oppdragsgivers ansvar.
Kvalitetskontrollen 2016 I brev til DnR og RN datert 2. mars 2016 ba Finanstilsynet om at bransjeforeningene ved sine kontroller for 2016 har særlig fokus rettet mot de rutiner regnskapsfører/regnskapsførerselskap har for å ta opp brudd som avdekkes i regnskapsføringen for oppdragsgiver. Ved at slike brudd tas opp skriftlig, vil det på et senere tidspunkt kunne begrunne oppsigelse av oppdraget i de tilfeller regnskapsfører har en slik plikt. (regnskapsførerforskriften 3-1). Det er også viktig i forbindelse med uenigheter om bokføringen, særlig i de tilfelle det oppstår uenighet mellom eierne eller i de tilfelle selskapet står i fare for å gå konkurs og bostyrer avdekker transaksjoner som kan være omstøtelige. Også ved bokettersyn fra Skatteetaten er det viktig for regnskapsfører å kunne dokumentere hva som er gjort, særlig ved transaksjoner hvor dokumentasjonen og formålet med transaksjonen fremstår som uklar.
Regnskapsførerforskriften 3-1 Det følger av forskriftens 3-1 tredje ledd: «Hvis oppdragsgiver vesentlig misligholder sine plikter etter oppdragsavtalen, slik at regnskapsfører ikke har mulighet til å produsere eller gi grunnlag for avtalt lovbestemt rapportering, plikter regnskapsfører å frasi seg oppdraget.» Finanstilsynets erfaring: Det å frasi seg oppdrag sitter «langt inne» for de fleste regnskapsførerne. Unntaket er dersom oppdragsgiver ikke gjør opp for seg (ikke betaler.) Finanstilsynet har i en rekke tilfelle avdekket brudd på oppdragsavtalen fra oppdragsgivers side som burde ha medført at regnskapsfører frasa seg oppdraget uten at dette er blitt gjort. Regnskapsfører må passe på at han ikke blir et nyttig «alibi».
Særbestemmelser i bokføringsloven og -forskriften Bokføringsforskriften stiller særlige krav til bokføring og bokføringsspesifikasjoner for enkelte bransjer. Dette er bransjer hvor det erfaringsmessig har vært, og er, størst problemer med å få oppdragsgiverne til å innrette seg etter bokførings- og skatteregelverket. Dette er understøttet av en rekke rapporter, bl.a. fra Skatteetaten. Finanstilsynet legger til grunn at når regnskapsfører påtar seg oppdrag for disse bransjene, må alle «formalia» som stilles etter regnskapsførerregelverket være på plass:
Særbestemmelser i bokføringsloven og forskriften forts om en har tilstrekkelig kompetanse til å kunne påta seg oppdraget forstår forretningsideen om tidligere regnskapsfører (dersom det er aktuelt) er forespurt om det er noe til hinder for å påta seg oppdraget. om oppdragsgivers interne rutiner er gjennomgått og vurdert. om oppdragsavtale blir gjennomgått og underskrevet. Regnskapsfører må forsikre seg om at oppdragsgiver er kjent med de krav som stilles i oppdragsavtalen eventuelle fullmakter må være inngått og underskrevet
Særbestemmelser i bokføringsloven og forskriften forts.. De bransjene det stilles særlige dokumentasjonskrav til er bl.a.: bygge- og anleggsvirksomhet, bf.f. delkap. 8-1. taxinæringen, bf.f. delkap 8-2. frisørvirksomhet og skjønnhetspleie, bf.f. delkap. 8-3 serveringssteder, bf.f. delkap. 8-5. hoteller, bf.f. delkap. 8-6. I tillegg er det særregler i bf.f. delkap. 8-7 8-14 for enkelte andre bransjer. Det forutsettes at de som påtar seg å føre regnskap for disse bransjene kjenner til bestemmelsene og ser til at oppdragsgiverne innretter sin virksomhet etter regelverket.
Bankkontoer Det er ikke et lovkrav av en næringsdrivende har opprettet egen bankkonto for næringsvirksomheten. Finanstilsynet anbefaler likevel at når en autorisert regnskapsfører/et autorisert regnskapsførerselskap påtar seg et regnskapsføringsoppdrag, bør det sterkt anbefales overfor oppdragsgiver at slik bankkonto opprettes. Skatteetaten har også gått ut med en slik anbefaling i en veiledning til de næringsdrivende, «Kontorarbeid og regnskapsføring tips og råd». Skatteetaten anbefaler i brosjyren også sterkt at den næringsdrivende bruker autorisert regnskapsfører til å føre regnskapet!
Ny revisor- og regnskapsførerlov De vesentligste av utredningene skal gis til Finansdepartementet innen 18 måneder etter nedsettelse. Frist for utredningen av mandatet gitt i pkt. 7 skal avgis til Finansdepartementet innen 24 måneder etter nedsettelse. NB: Det fremgår uttrykkelig av mandatet at grensene for revisjonsplikt ikke skal vurderes av utvalget. Arbeidet med de nye lovene går etter planen. Revisorloven blir prioritert som en følge av EU-direktiv som må tilpasses.
Ny revisor- og regnskapsførerloven Mandatets pkt. 7. forts.. Både revisorloven og regnskapsførerloven har som formål å sikre kvaliteten i foretakenes finansielle rapportering. Konsesjons-, tilsynsog sanksjonsreglene er i stor grad de samme for begge bransjer. Flere revisjonsselskaper er i dag tilbydere av regnskapsførertjenester. Utvalget skal foreta en overordnet vurdering av forholdet mellom de to profesjonene, der deres roller, funksjoner og grensesnitt klargjøres. På bakgrunn av utvalgets vurderinger skal utvalget foreta en helhetlig gjennomgang av regnskapsførerloven med sikte på å vurdere behov for samordning av regler i revisor- og regnskapsførerloven, og skal videre vurdere om det er hensiktsmessig å integrere de to lovene i en felles lov. Utvalget skal foreslå lovendringer som reflekterer utvalgets vurderinger.
Ny rolle Regnskapsførere har opparbeidet seg økt tillit hos brukerne Gjenspeiles blant ved at revisjonsplikten ble opphevet for små selskaper Viktig at profesjonen er bevisst sin nye rolle i forhold til virksomhetens økonomiske informasjon til kreditorer, skattemyndigheter, eiere og ansatte
Takk for oppmerksomheten! Spørsmål?