Release notes til norske brukere Fra og med 21.02.2013 forenkler vi prosessen for TED-kunngjøringer. Visma Opic har gjort et antall forbedringer av integrasjonen mellom TendSign og Doffin. Mye av informasjonen som registreres om kunngjøringen i TendSign overføres nå til annonsen, og mange av spørsmålene har ifylte default-svar (som er redigerbare). Les mer om samtlige endringer i listen på neste sider. Prosessen i korthet Annonsen opprettes i TendSign og sendes til publisering Visma Opic gransker og sender til Doffin Doffin gransker, oversetter, publiserer på Doffin og sender til TED Visma Opic publiserer i TendSign TED publiserer Prosessen steg for steg hva skjer og hvor lang tid tar det? Du lager din annonse i TendSign. Når du er klar sender du den til publisering. Den sendes da til Visma Opic for manuell gransking der vi ser over ett par viktige punkter som at siste anbudsdag og prosedyre er det samme i annonsen som i underlagene. Om vi finner at noe er uklart vil vi kontakte deg per epost. Vi endrer ikke selve annonsen. Om vi ikke finner åpenbare feil sender vi annonsen videre til Doffin for publisering; du vil ikke få en annonse som skal godkjennes under dette steget, men det vil være din egen annonse som sendes videre. For at Visma Opic skal rekke å gjøre vår manuelle validering og sende annonsen til Doffin innen kl. 16.00 må vi ha en korrekt annonse inn til oss innen kl.14.00 samme dag. Vær oppmerksom på at ettersom annonsen ikke blir synlig før Doffin har oversatt den til engelsk kan det drøye 1-2 dager innen den publiseres hos Doffin og deretter hos Visma Opic. Doffin gransker at informasjonen som er lagt inn er korrekt i henhold til reglene i deres system. Om denne manuelle validering finner feil vil Visma Opic gjøres oppmerksom på dette. Vi vil da ta kontakt med deg slik at du kan gjøre de nødvendige endringene i TendSign og oversende annonsen på nytt. Doffin legger til koder for stikkord og leveringssted, slik at kunngjøringen tilpasses Doffins løsninger for søk på nettsiden. Disse kodene er ikke en del av skjemaet og er heller ikke underlagt forskriften i Norge. Doffin gjør dette manuellt utifra den informasjon du har lagt inn i annonsen. Du vil dog ikke få noen koorekltur på dette, men vil se det i den ferdige publiserte annonsen. Har du spørsmål rundt dette, kontakt Doffin-support på e-post: support@doffin.no eller telefon: (+47) 22 11 11 05. Om Doffin bedømmer at alt er godkjent vil de oversette teksten til engelsk. Millstream, som drifter Doffin, kommer per default å oversette samtlige annonser til engelsk mot en kostnad på 450 NOK/ kunngjøring. (Om du selv ønkser å gjøre en engelsk kopi av din annonse, kan du kontakte Visma Opics support på e-post: support.tendsign@visma.no eller telefon: (+47) 40 00 68 14 innen du lager annonsen). Du vil da få en mail med korrektur på den engelske oversettelsen. Det kreves at du har påloggingsdetaljer under din egen organisasjon for å kunne lese/godkjenne oversettelsen. Doffin sender deg en direktelink, som kun brukere under din organisasjon kan følge. Hvis oppdragsgivere ikke har tilgang på Doffin og svarer på e-posten, så kan Doffin være behjelpelig med å sende den engelske teksten på e-post og godta en skriftlig godkjenning. Det vil nok være raskere for oppdragsgivere å ha tilgang på Doffin under sin egen organisasjon. Hvis du ikke godkjenner oversettelsen innen en arbeidsdag (24 timer), vil Doffin anta at oversettelsen er godkjent og den vil publiseres automatisk.
Doffin sender så oversettelsen til TED og den norske versjonen av annonsen vil samtidig publiseres i Doffin. Norsk versjon publiseres altså først når oversettelsen er ansett som godkjent. Dette er vanligvis 1-2 arbeidsdager etter at norsk versjon er mottatt. Kunngjøringen er først synlig når dere får e-posten Doffin - Bekreftelse på oversendelse av kunngjøring til TED databasen. Visma Opic får samtidig som deg denne mailen fra Doffin og vi publiserer den da i vår database slik at den tilgjengeliggjøres for leverandører. Vi har ikke lov å publisere den i TendSign før vi har mottatt bekreftelsesmail fra Doffin. Om mailen fra Doffin kommer inn til Visma Opic innen kl. 15.00 vil vi publisere annonsen for våre leverandører samme dag. Kunngjøringen publiseres deretter i TED. Det kan ta opp til 5 dagar innen kunngjøringen publiseres i TED. Unntak fra overnevnte punkter Visma Opic og Doffin publiserer ikke lørdager, søndager eller helligdager (røde dager). Andre innsendelsesfrister kan gjelde ved for eksempel dager før helligdager. Dette vil du bli informert om per epost og/eller via vår nettside, eller på Doffins nettside. Vær oppmerksom på at ved komplettering som berører siste tilbudfrist, må dette oversendes Doffin i god tid innen tilbudfristen ellers vil de ikke godkjenne kompletteringen; Visma Opic må derfor ha en slik komplettering minst to timer før tilbudfristen (mellom kl 08-17) for å kunne rekke å sende den inn til Doffin i tide. Vi kan ikke garantere at Doffin vil godta å gjøre endringen om den sendes inn med knapp margin. Hvilken bekreftelse mottar du? Du får e-post ved følgende tilfeller: Bekreftelse på at annonsen er sendt til publisering (fra TendSign) Korrektur på den engelske oversettelsen (fra Doffin) Bekreftelse på at annonsen er sendt til TED og publisert i Doffin (fra Doffin) Bekreftelse på at annonsen er publisert hos Visma Opic (fra TendSign) Bekreftelse på at annonsen er publisert i TED (fra Doffin) Har du spørsmål, kan du kontakte Visma Opics support på e-post: support.tendsign@visma.no eller telefon: (+47) 40 00 68 14. Følgende forberd\ringer av integrasjonen TendSign-Doffin er utført: Terminologien i TendSign/DIBUS er i samsvar med Doffin sin termininologi. Type kunngjøring og prosedyretype Endret i TendSign for å samsvare som i Doffin. Type oppdr.giver og hovedaktivitet Endret i TendSign for å samsvare som i Doffin. Anskaffelse for flere org Kundenes ønske var Ja/Nei med fritekstboks. For anskaffelser på nasjonalt nivå har vi kun mulighet til å sende over Ja/Nei-svar, ikke fritekst, dette er i henhold til det skjemaet som Doffin har spesifisert for vår integrasjon. For TED-kunngjøringer kan man i annonsen legge til ytterligere en oppdragsgiver. Når vår nye annonseringsmotor kommer på plass, vil det være mulig å oppgi flere organisasjoner.
Anskaffelse som agent Funksjonen finnes og aktiveres med hjelp av vår supportavdeling. Type anskaffelse Valg i rullegardin stemmer overens med Doffins valg. CPV-klassifisering Kundene opplever at dersom man tar et steg tilbake i TS, forsvinner kodene når man går tilbake til dette steget. Problemet er løst med en lagre-funksjon. Kort beskrivelse Tidligere tekst: For denne anbudsprosessen benytter oppdragsgiver Visma TendSign. For å melde din interesse på dette anbudet samt få tilgang til dokumenter, skal du klikke på lenken: https://tendsign.no/doc.aspx?id=xxxxx Tekst etter release: For denne anbudsprosessen benytter oppdragsgiver Visma TendSign. For å melde din interesse og få tilgang til dokumenter, kopier og lim inn linken i din nettleser. https://tendsign.no/doc.aspx?id=xxxxx Alle tilbud skal leveres via visma.no/tendsign innen tilbudsfristen. Er du ikke kunde av Visma eller har spørsmål knyttet til funksjonalitet eller bruk av verktøyet, ta kontakt med Support på tlf: 4000 6814 eller e-post til: support.tendsign@visma.no Det anbefales at tilbudet leveres i god tid før fristens utløp. Skulle det komme tilleggsinformasjon fra oppdragsgiver som fører til at du ønsker å endre tilbudet ditt før tilbudsfristen utgår, kan du gå inn og åpne tilbudet, gjøre eventuelle endringer og levere på nytt helt inntil tilbudsfristen utgår. Det siste leverte tilbudet regnes som det endelige tilbudet. Validering på 650 ord Totalt antall ord i fritekstfeltet får ikke overstige 650 ord. Dette er bestemt av Doffin. Det finnes nå en validering i TendSign,som stopper annonsen før videresendning.
Dato, tid og sted for åpning av tilbud Det er nå mulig å oppgi klokkeslett for Tilbudsåpning. For to-trinns kunngjøringer angis også klokkeslett for åpning av prekvalifikasjonssøknader. Ett-trinns: To-trinns: Tidsramme for kontraktsprosedyre Datoene i tidsplanen for: Kontraktstildeling, Vedståelsesfrist og Kontraktens varighet overføres til annonsen. Avtalens start- og sluttdato Avtalens start- og sluttdato som blir angitt i tidsplanen vises nå i kunngjøringen. Tildelingskriterier I de tilfeller der anskaffelsen kun består av en del kommer de ti første oppgitte tildelingskriteriene til å autoinnfylles i annonseskjeamet (gjelder ikke kriterier oppgitt i merverdimodellen). Dersom anskaffelsen består av mer enn en del, vil det stå «kriterier fastsatt i konkurransegrunnlaget».
Krav til tilbyders organisatoriske og juridiske stilling Økonomisk og finansiell kapasitet Teknisk og faglig kapasitet Samme valg i TendSign som er i Doffin med avkryssingsmuligheter. Dataene er nå tilgjengelig på trinnet Opprett annonse i TendSign. Klikk på pilen for å sjekke alternativene i avsnitt III: Felt i annonseskjemaet der det etter releasen vil være default-svar: Omfattet av GPA/WTO Default «Ja», men redigerbar. Alternative tilbud Reservert kontrakt Elektronisk auksjon Betalingsplikt for utlevering Språk Default "Norsk", men redigerbar. Tilbudsåpning - Personer som kan være tilstede ved tilbudsåpning Berører kunngjøringen periodiske innkjøp
Ønsker som ikke lar seg oppfylle per d.d.: Oppdeling i delarbeid. På grunn av logikken rundt obligatoriske felt, ble det ingen bra løsning å autoinnfylle tittel og beskrivelse. CPV-klassifisering Dette bør ligge inne i planleggingsfasen, og om mulig deretter autoinnfylles fra TS. Kommentar: CPV-kodningen kommer ikke til å flyttes i TS. Antall leverandører Det er ikke mulig i flytte over informasjonen da det finnes tre svaralternativer for valget «Flere leverandører» og DIBUS vet ikke hvilke av disse tre alternativene som gjelder. Opsjoner Det er mulig å legge inn default «nei», men ikke i tillegg å kunne overføre tidslengde for de påfølgende kontraktene.