Opplæring av nye fellesråd/ menighetsråd med fellesrådsfunksjon. Organisering: Opplæringen for nye fellesråd etter kirkevalget 2011, er denne gangen delt i to - en lokal og en regional del. Slik blir det mulig å utvide både tidsressursen og omfange. Dette grepet er gjort etter tilbakemeldinger fra sist runde og i samarbeid med Lederforum. Del 1 skal gjennomføres lokalt av kirkevergen. Mange kirkeverger har allerede utarbeidet opplegg for lokal opplæring av de nye rådene. Vi anbefaler at slike opplegg eventuelt samordnes med Del 1 slik at plattformen for Del 2 blir så lik som mulig. Del 2 - kursrekken som KA organiserer, avholdes i løpet av vinteren 2012 (se kurs på ka.no). Veiledning Nedenfor følger veiledningen til Del 1. Opplegget er beregnet til å ta ca en time. I utgangspunktet er dette tenkt gjennomført på første møte i nytt fellesråd. Alternativt kan det gjøres i menighetsrådene før man velger representanter til fellesrådet, for på den måten å informere og motivere i til valg av fellesrådsrepresentanter. Læringsmål for Del 1 Rådsmedlemmene skal: bli bevisstgjort på egen rolle få oversikt over kirkens organisering lokalt få informasjon om aktuelt lov- og avtaleverk få innblikk i rådets ansvars- og myndighetsoppgaver Bilde 1 Åpningsbilde: Kunnskap hjelper brikkene til å falle på plass Bilde 2 Mål: Få oversikt over det planlagte opplæringstilbudet. Opplæringstilbudet er todelt. Del 1 har fokus på fellesrådet lokalt. Del 2 går dypere inn fellesrådets oppgaver, lovendringer samt utviklingen av Den norske kirke i tiden som kommer. Bilde 3 Mål: Få et lite historisk innblikk i utviklingen av rådsstrukturen i Dnk. Formannskapsloven av 1837 innførte soknestyre som var et slags kommunestyre for soknet. Dette var forløperen til menighetsrådet, som ble opprettet i 1920.
Soknestyret var noe av det som la grunnlaget for utviklingen av folkevalgt styringsorgan for kirken der embete og råd i samarbeid er med på å skape den lokale kirke. Bispedømmerådene ble opprettet i 1933 med oppgaver rundt biskopen og biskopens ansvarsområde. Først i 1989 fikk disse ansvaret for å ansette menighetsprester. Planer om å opprette et kirkeråd med geistlige og lekmenn til å være kirkens høyeste organ, var blitt lagt frem flere ganger i tiden etter 1900, men de ble aldri tatt til følge. Samarbeidet mellom bispedømmerådene la grunnen for det nåværende Kirkerådet. Kirkerådet som et offisielt organ innen Den norske kirke ble opprettet 1969 som Bispedømmenes Fellesråd. Nåværende navn og funksjoner er fra 1984. Rådet er Kirkemøtets forberedende og iverksettende organ. I 1981 vedtok Stortinget å opprettholde statskirkeordningen, med kongen som Kirkens konstitusjonelle overhode, samtidig som man gikk inn for å gi kirkelige organer økt selvstyre. Som en følge av dette ble derfor Kirkemøtet opprettet i 1984. Ny kirkelov som ble vedtatt av Stortinget i 1996 fastslo at det skulle være et fellesråd i alle kommuner med mer enn ett sokn. I disse kommunene skal menighetsrådet inneha begge funksjoner (både MR og FR). Også dette var et ledd i frigjøringen mellom stat og kirke. Til da hadde kommunen vært ansvarlig for bygg, kirkegårder/ gravplasser, økonomi og ansatte. Nå ble kirkelig fellesråd og menighetsråd egne rettsubjekter med hjemmel i egen lov kirkeloven (kl). Bilde 4 Mål: Bevisstgjøre det individuelle og kollektive ansvaret. Fellesrådet er et kollektivt organ der det foregår saksbehandling med meningsutveksling hvor ulike standpunkter blir vurdert. Etter dette blir vedtak fattet. Men for at det skal fattes vedtak, må rådet være beslutningsdyktig. Medlemmene har plikt til å møte dersom de ikke har lovlig fravær. Vedtak treffes ved alminnelig flertall og hele rådet er kollektivt forpliktet på vedtaket. Når et råd er vedtaksført, er beskrevet i Regler om formene for menighetsrådets og fellesråds virksomhet i lovsamlingen pkt 6.1. Eventuell uttreden i valgperioden for enkeltmedlemmer, er omhandlet i kirkeloven 7. Representantene i FR er valgt for 4 år jf. kl. 12. Valg av leder og nestleder skal skje hvert år jf 6.1 1 (4) i Lovsamlingen. Bilde 5 Mål: Bevisstgjøre egen rolle i rådet samt betydningen av denne. Hver enkelt skal benytte seg av den kompetanse og erfaring de har med seg inn i rådsarbeidet. Dette er et viktig demokratisk prinsipp. Den valgte har fått tillit blitt valgt av folket/medlemmene til å styre.
Påvirke: Før rådet fatter et vedtak, foregår det en drøfting/ saksbehandling, og forslag til vedtak kan bli stående eller bli endret. Uansett vil vedtaket føre til at et eller annet skjer - eller ikke skjer. Et rådsmedlem er derfor, gjennom sin saksbehandling, med på å påvirke store og små endringer og konsekvenser. Lyttepost og kanal for synspunkter: Mange i lokalsamfunnet er opptatt av aktiviteten i kirken, kirkebygget og kirkegården/ gravplassen. Viktig å være åpen og lyttende til dette. Ta avgjørelser og gjøre prioriteringer: Det å være med på vedtak i en sak, betyr ofte å gjøre prioriteringer, fordele ressurser, velge noe framfor noe annet eller sette nivå/standard for noe. Dette er en spennende oppgave der man skal bruke sitt skjønn og sin klokskap. Utdyp gjerne med eksempler fra tidligere saker i rådet. Veivalg: Det å styre handler om å velge kurs, retning eller vei innenfor de rammer som foreligger. Planer og budsjetter er slike styringsarenaer. Myndighet: Gravferdsloven (gl) gir fellesrådet myndighet til å bestemme eller utøve myndighet, på dette området, ovenfor alle borgere i kommunen. Mye av dette er delegert til kirkevergen/ administrasjonen men ansvaret ligger hos rådet. Gi gjerne eksempler på situasjoner der man har utøvet slik myndighet. Bilde 6 Mål: Få forståelse for ansvars- og oppgavefordelingen mellom MR og FR. Soknets to organer er gitt ulike oppgaver, jf kirkeloven. Gå gjennom plansjen. Men selv om oppgavene er fordelt, er det mange møtepunkter mellom rådene. Målet for begge organer er å bidra til utvikling av den lokale kirke. Kommunikasjon mellom MR og FR er derfor helt nødvendig. Særlig forholdet til de ansatte og deres prioriteringer og arbeidsinnsats krever en gjennomgang av spilleregler mellom menighetsrådet som fastsetter planer og fellesrådet som er arbeidsgiver. Bruk felles møteplasser for FR og MR lokalt, der samhandling drøftes. Beskriv hvordan dette har vært ivaretatt hos dere tidligere. Trekk fram erfaringer og eventuelle tanker om endringer. Både trosopplæringsreformen og gudstjenestereformen kan være eksempler på situasjoner der menighetsråd (virksomhetsansvar) og fellesråd (arbeidsgiveransvar) utfordres til samhandling.
Bilde 7 Mål: Få oversikt over kirkens to arbeidsgiverlinjer. For medlemmer av fellesråd er det viktig, for å kunne håndtere rådsarbeidet, å ha kjennskap til de to hovedsystemene for arbeidsforhold i kirken. Gå derfor gjennom strukturen i begge virksomhetene. Den stiplede streken mellom disse indikerer at det i praksis skjer mye samarbeid på kryss og tvers av strukturene. Statsansatte: Kongen har ansvaret for den geistlige delen av kirken. Dette er direkte forankret i Grunnloven og finansiert av staten. Grunnloven er under forandring, men kirkeforliket, som varer ut inneværende stortingsperiode, slår fast at prestene fremdeles skal være statstjenestemenn. Det er ca 1300 prestestillinger. Ansatte på bispedømmekontorene og i Kirkerådet er også statstjenestemenn (til sammen 3-400 årsverk). Fellesrådsansatte: Fellesrådet er, samlet sett, den største arbeidsgiveren i Den norske kirke (ca 6500 ansatte). Som organ som opptrer på vegne av soknet, representerer fellesrådet en selvstendig virksomhet uten noe overordnet organ over seg. Kirkevergen er rådets daglige leder og ivaretar arbeidsgiveransvaret på vegne av rådet. Bilde 8 Mål: Få innsikt i viktig lovverk og hvor man finner det. Loven skaper ikke engasjement, men loven skal legge til rette for engasjement. Gi en kort opplisting av lover og forskrifter som gjelder for fellesrådet. Vis til i lovboka for Dnk. Denne finnes elektronisk på kirken.no http://www.kirken.no/?event=dolink&famid=6915 Vis også til håndbok for nye menighets- og fellesråd. Bruk gjerne lokale eksempler der en eller flere av lovene kom til anvendelse i fellesrådets arbeid. På KA sine regionale kurs Del 2 vil dette temaet utdypes ytterligere. Av temaer kan nevnes: Gjeldende kirkelig lovverk. Saksbehandlingsregler, taushetsplikt, habilitet osv. Kulturminnelovgivningen. Fellesrådets arbeidsgiveransvar i forhold til lov- og avtaleverk. Fellesrådet som tariffpart i KA. Følgende endringer vil bli tatt opp: Endringer i Grunnloven og konsekvenser av dette. Konsekvenser ved endringene i kirkeloven (eks politiattest). Konsekvenser ved endringene i gravferdsloven. Endringer i forskrifter som følge av endringer i lov.
Bilde 9 Mål: Bevisstgjøring av rådets oppgaver og ansvar. Fellesrådet har ansvar for det som står listet opp i loven. Det vil si at rådet ikke har mer ansvar enn det man har fått myndighet til det som er nevnt i lov. Menighetsrådet har ansvar for det øvrige arbeidet i soknet. Kirkevergen er fellesrådets daglige leder som ivaretar den daglige driften. Gi gjerne et innblikk i en helt vanlig dag på jobben for en kirkeverge. Dette kan gi en god illustrasjon i mangfoldet av oppgaver. Bilde 10 Mål: Tydeliggjøre arbeidsgiveransvar. Vis til tidligere plansje om to arbeidsgiverlinjer. I tillegg til disse to har noen menighetsråd egne ansatte (eks barnehager). Noen steder er det også stiftelser med egne ansatte. Fellesrådet gjøres her oppmerksom på hvem de ikke har arbeidsgiveransvar for. Bilde 11 Mål: Få oversikt over egne ansatte. Det er viktig for rådet å få en oversikt over egen organisasjon og egen ansattressurs. Gå derfor grundig gjennom dette. For fellesråd med flere sokn kan det i også være aktuelt å si noe om fordelingen mellom soknene. Noen fellesråd har også mellomledere med delegert arbeidsgiveransvar. Andre har mindre ansattressurs enn det som er foreslått på plansjen. Oppsettet må derfor tilpasses lokale forhold. Bilde 12 Mål: Konkretisering av arbeidsgiveransvaret. Knytt sammen det å forvalte personalressursen med fellesrådets oppgaver i kl 14 og menighetsrådenes virksomhetsansvar i 9. Poengter at arbeidsgivers oppgave er å styre og lede arbeidet slik at oppgavene blir ivaretatt samtidig som arbeidstakerne har et godt arbeidsmiljø og gode arbeidsforhold. Vis også til rammer og regler gitt i lov- og avtaleverk samt egne reglement. Her er det viktig å informere om delegert arbeidsgiveransvar til kirkevergen samt hvordan kirkevergen jobber med disse tingene.
Videre bør det opplyses om at det er hovedarbeidsgiver på en arbeidsplass som har det overordnede HMS-ansvaret. (HMS = Helse, Miljø og Sikkerhet) På de aller fleste steder er dette fellesrådets ansvar. Det kan også være lurt å gjøre oppmerksom på at tariffavtalene til statsansatte og menighetsråds- eller fellesrådsansatte, er forskjellige. Lov og avtaleverk gjeldende for menighetsråds- eller fellesrådsansatte vil bli grundigere gjennomgått på KA-kurset. Bilde 13 Mål: Få kunnskap om den lokale bygningsmassen og fellesrådets ansvar. Dersom det er aktuelt, kan det orienteres om følgende: Kirker fra fram til 1650 er automatisk fredet og direkte underlagt RA sin myndighet. Kirker fra 1650 1850 og et utvalg av kirker bygget etter 1850, er verneverdige. For denne kategorien kirker gjelder det at riksantikvaren (RA) skal uttale seg før biskopen fatter vedtak om vedlikehold og endringer. De øvrige kirkene har biskopen myndighet og ansvar til å godkjenne all ombygging, utvidelse osv. RA definerer inventar som benker, prekestol, alterring, alter og orgel som en del av bygningen i antikvarisk sammenheng. Endringer av dette betyr derfor ombygging/endring, og må godkjennes. Anskaffelse og avhendelse av inventar skal godkjennes av biskopen. Fellesrådet skal ivareta bygget i henhold til sitt ansvar gjennom kirkelovens 14. Videre anbefales det at man kort går gjennom den lokale bygningsmassen. Hvis det finnes tilstandsrapporter på bygningene, bør det orienteres om dette. Dersom det finnes andre bygg som lokalkirken disponerer, men som fellesrådet ikke har ansvar for, bør det orienteres også om dette. Bilde 14 Mål: Kunnskap om gravferdsvirksomheten samt rådets ansvar som slik myndighet. Gi en kort orientering om omfanget av gravferdsvirksomheten lokalt. Dette kan f. eks være: Antall begravelser og bisettelser i 2010. Vær tydelig på at fellesrådet er gravferdsmyndighet for alle som bor i kommunen. Informer om hvor mange prosent av seremoniene som i 2010 var i regi av Dnk. Beskriv i korthet kirkegårdenes/ gravplassenes beskaffenhet, kapasiteten mht ledige graver, utstyr, samt eventuelle fremtidige behov. Tilrettelagte plasser for ulike tros- og livssynssamfunn må også tas med.
Dersom det er aktuelt, kan det her også gis informasjon om kommunale regulerings- og økonomiplaner. Det bør også informeres om gjeldende festeavgifter samt ev salg av varer og tjenester i forbindelse med gravferdsvirksomheten. Dersom gravferdsmyndigheten er lagt til kommunen, informeres det om det som er rådets ansvar samt samarbeidet med kommunen. Del 2 Gravferdsloven er i endring og endringer vil derfor komme både i lov og i forskrift (trer i kraft fra 1. januar 2012). Konsekvenser og utfordringer for den lokale kirkegårdsmyndighet i forbindelse med lovendringene, og fellesrådets ansvar for å være gravferdsmyndighet for alle i kommunen, uansett tros- eller livssyn og de forpliktelser som ligger i dette, vil bli behandlet på KA-kurset. Bilde 15 Mål: Få et bilde av fellesrådets økonomiske situasjon. Hensikten er at man skal fylle inn regnskapstall for eget fellesråd. De tallene som står på plansjen er kun for å illustrere. Redigering av tall: Klikk et sted i diagrammet. Da får du opp en grønn rute. Dobbeltklikk når du står på den grønne rute og markøren er som et kryss. Gå aller øverst på kommandolinjen og klikk på Diagramverktøy. Gå så på kommandolinjen og klikk på rediger data. Da får du opp et regneark til høyre. Slett eksemplet og fyll inn egne tall. Avslutt så regnearket. De innlagte tallene er da i diagrammet. Kommenter tallene. Bilde 16 Mål: Gi et visuelt bilde av rådets inntekter. Denne plansjen er laget som et eksempel. Hensikten er å legge lokale inntektstall inn i diagrammet. Bruk helst regnskapstall slik at det blir sammenheng med forrige plansje. Dette gjøres på følgende måte: Klikk et sted i diagrammet. Da får du opp en grønn rute. Dobbeltklikk når du står på den grønne rute og markøren er som et kryss. Gå aller øverst på kommandolinjen og klikk på Diagramverktøy. Gå øverst på kommandolinjen og klikk på rediger data. Da får du opp et regneark til høyre.
Slett eksemplet og fyll inn egne tall. Avslutt så regnearket. De innlagte tallene er da i diagrammet. Kommenter tallene. Si gjerne også litt om utviklingen de siste årene. Pek på eventuelle sårbarheter. Bilde 17 Mål: Gi et visuelt bilde av rådets utgifter. Denne plansjen er laget som et eksempel. Hensikten er å legge lokale utgiftstall inn i diagrammet. Dette gjøres på følgende måte: Klikk et sted i diagrammet. Da får du opp en grønn rute. Dobbeltklikk når du står på den grønne rute og markøren er som et kryss. Gå aller øverst på kommandolinjen og klikk på Diagramverktøy. Gå øverst på kommandolinjen og klikk på rediger data. Da får du opp et regneark til høyre. Slett eksemplet og fyll inn egne tall. Avslutt så regnearket. De innlagte tallene er da i diagrammet. Kommenter tallene. Si gjerne også litt om utviklingen de siste årene. Pek også her på eventuelle risikomomenter. Bilde 18 Mål: Få innsikt i økonomiarbeidet i rådet gjennom et år. For at planer, budsjetter og rapporter skal kunne fungere som styringsverktøy, må det sørges for at det blir behandlet i en rekkefølge som gjør at informasjoner og vedtak fra det ene dokumentet kan innarbeides i de øvrige. Dette oppnås best ved at rådet legger opp til en fast årlig rutine for økonomiarbeidet. Da fellesrådene er avhengig av de frister som settes opp fra kommunens side for behandling av budsjett, er det ikke mulig å oppgi faste tidspunkt for alt. Likevel vil de aller fleste kunne benytte opplegget som er beskrevet i figuren. Figuren kan revideres og tilpasses lokale forhold. (Datoene for avlegging av regnskap og årsrapport, som ligger i figuren, er i henhold til økonomiforskriften.) Bilde 19 Mål: Invitere rådet til å tenke strategisk i forhold til rådets oppgaver. Trekk gjerne tråden tilbake til plansje 9. Dette er de oppgavene fellesrådet ikke bare skal drifte, men også tenke framtid om.
Vis gjerne til tidligere/gjeldende investeringsbudsjett og strategiplaner. Beskriv kort hvordan fellesrådet har jobbet med slike saker tidligere. Del erfaringer. Her er det viktig å fortelle om hvordan samspillet med kommunen er i forhold til framtidige satsningsområder og investeringsbehov. Drøft om det finnes andre måter å finansiere planer og strategier på. Bilde 20 Mål: Se viktigheten av planarbeid. Drøft hvordan planarbeid i fellesrådet. Bruk punktene på plansjen som utgangspunkt for samtalen. Orienter om det arbeidet som allerede er gjort av tidligere fellesråd. Det er viktig at plattformen blir gjort til allemannseie. Fellesrådets oppgaver er både mange og store, som det er viktig å jobbe strategisk og systematisk med. Informer om tidligere fellesråd sitt planarbeid. Drøft videre hvilke utfordringer som finnes lokalt i forhold til fellesrådets oppgaver. Det kan i denne sammenhengen være aktuelt å referere til tidligere årsrapporter. Bilde 21 Mål: Orientering om kommunens økonomiske ansvar og samhandlingen mellom kommune og kirke. Denne plansjen er et utdrag fra kirkeloven. Orienter fellesrådet om hvordan samspillet med kommunen er med hensyn til økonomiske rammer og budsjetter. Fortell hvilken rolle administrasjonen/kirkevergen har ovenfor kommunen. Snakk gjerne sammen om hvordan rollene til administrasjonen/kirkevergen og fellesrådet, og hvordan de bør være i forholdet til kommunen. Hvis dette ikke gjøres her, er det viktig at kirkeverge og leder av fellesrådet drøfter dette så fort som mulig. Bilde 22 Mål: Se sammenhengen mellom planer i MR, FR og kommune. Når MR legger planer, har det ofte innvirking på de ressursene som FR råder over. Samarbeidet mellom MR og FR er derfor grunnleggende viktig. Dette bør først og fremst ivaretas av MR sine medlemmer som sitter FR, ved at det informeres gjensidig i rådene. Men det kan også være nyttig med andre møtepunkter (henvis gjerne tilbake til plansje nr 6). Det er FR som fremmer budsjettforslag ovenfor kommunen. Kommunen bevilger så penger til FR som så bevilger til MR i form av menneskelige ressurser og midler til drift. Beskriv gjerne lokal praksis.
Den beste veien for kirken til å kunne spille en aktiv rolle i lokalsamfunnet, er gjennom aktiv deltagelse i forhold til kommunens planarbeid. Er dette tilfelle hos dere? Bilde 23 Mål: Få et innblikk i hva som kan komme. Dette er til informasjon om hva som ser ut til å komme. Stat kirkeprosessen er i full gang. Råde vil i løpet av sin 4-årsperiode bli høringsinstans for en mulig ny ordning. KA-kursene vinteren 2012 vil gi oppdatert informasjon om dette. Ressursene er knappe i mange FR. Hvordan kan FR i sitt arbeid ha et aktivt forhold til bruk av ressurser? Bilde 24 Mål: Drøfting om arbeidet i rådet. Inviter medlemmene til å si noe om forventninger og tanker om arbeidet i rådet. Her kan Drammensfilmen benyttes som innledning til samtale. Bilde 25 Påmeldingsfristen til KA-kurset er: Påmeldingen til menighetsrådskurs gjøres i menighetsrådsmøtet.