Innkalling med dokumenter til ekstraordinært årsmøte Eidsvold Værks Skiklub 2016 Innhold: Innkalling m/sakliste Lov for Eidsvold Værks Skiklub Suppleringsvalg Prokura og signaturrett
Innkalling til: Ekstraordinært årsmøte Eidsvold Værks Skiklub 2016 Skistua Idet det vises til rettidig kunngjøring av ekstraordinært årsmøte i Eidsvold Værks Skiklub (EVS) gjort kjent på vår Facebookside 23. mai 2016 og på www.evs1881.no 25. mai 2016 innkalles det herved til ekstraordinært årsmøte i EVS. Det ekstraordinære årsmøtet innkalles med hjemmel i Lov for Eidsvold Værks Skiklub (Lov/Loven) 17, 1c vedtak av styret i overordnet organisasjonsledd, og 17, 1b etter vedtak av styret i Eidsvold Værks Skiklub. Akershus Skikrets har krevd av Lov for Eidsvold Værks Skiklub endres til å være i samsvar med lovnormen. I tillegg har styret i skiklubben vedtatt at det skal holdes suppleringsvalg på tillitsverv og godkjenne prokura. Vel møtt!
Ekstraordinært årsmøte 2016 i Eidsvold Værks Skiklub Skistua 15. juni 2016. Sakliste 1. Konstituering av ekstraordinært årsmøte a. Godkjenning av innkalling, sakliste og forretningsorden b. Valg av dirigent c. Valg av tellekorps d. Valg av protokollfører e. Valg av redaksjonskomité f. Valg av 2 underskrivere av protokoll 2. Protokoll fra årsmøtet 2016 3. Endring av Lov for Eidsvold Værks Skiklub 4. Suppleringsvalg i samsvar med EVS lover 5. Tildele prokura og signaturrett 25. mai 2016 Styret i EVS
EVS ÅRSMØTE FORRETNINGSORDEN Sak 1) konstituering av ekstraordinært årsmøte 1. Det ekstraordinære årsmøtet skal godkjenne innkalling, sakliste og forretningsorden 2. Der velges dirigent til å lede det ekstraordinære årsmøtet Der velges 1 protokollfører til å føre protokoll fra det ekstraordinære årsmøtet. I protokollen inntas talere, forslag, avstemninger og vedtak Der velges tellekorps (valgstyre) bestående av 2 medlemmer Der velges 2 medlemmer til å underskrive protokoll. Det ekstraordinære årsmøtet beslutter om det er behov for redaksjonskomite 3. Under posten valg på dagsorden følges ordinær kutyme i organisasjonslivet. Det ekstraordinære årsmøtet avgjør om valg kan foregå ved akklamasjon, eller om det kreves skriftlig valg. a. Alle forslag skal settes frem skriftlig og være undertegnet av forslagsstiller b. Forslag som ikke støttes av minst ett medlem bortfaller, valgkomiteens forslag unntatt c. Ved valg av valgkomite m/varamedlem, skjer det enkeltvis, og bare ett navn skrives på hver stemmeseddel d. Den som får over halvparten av de avgitte stemmer ansees som valgt. Hvis ingen oppnår slikt flertall, foretas bundet omvalg mellom de tom som i den foregående avstemningen har oppnådd flest stemmer 4. Dirigenten kan foreslå strek satt med anledning til å tegne seg på talerlisten. Det ekstraordinære årsmøtet stemmer over forslaget. Etter at strek er satt, kan nye forslag ikke fremsettes eller tidligere forslag trekkes tilbake dersom noen i forsamlingen opprettholder disse Dirigenten skal på forhånd varsle om at han foreslår satt strek. De som da ønsker å sette frem forslag, skal gis prioritet på talerlisten 5. Ved alle skriftlige avstemninger regnes blanke stemmer som avgitte stemmer. Forslag til vedtak i sak 1 konstituering av det ekstraordinære årsmøtet Det ekstraordinære årsmøtet godkjenner at innkallingen er lovlig, godkjenner saklisten og forretningsorden. Det ekstraordinære årsmøtet velger og protokollfører hvem som innehar de konstituerte roller. Det ekstraordinære årsmøtet velger redaksjonskomite dersom det oppstår behov for det under årsmøtets gang
Sak 2) Protokoll fra årsmøtet 2016 Protokollen fra årsmøtene vedlegges som eget dokument. Forslag til vedtak i sak 2) protokoll fra årsmøtet 2016 Protokollen anses som kjent for det ekstraordinære årsmøtet gjennom publisering som dokument vedlagt innkallingen. Protokollen tas til etterretning. Sak 3) Endring av Lov for Eidsvold Værks Skiklub Begrunnelse Akershus idrettskrets har pålagt Eidsvold Værks Skiklub å gjøre endringer i Lov for Eidsvold Værks Skiklub som ble vedtatt på årsmøtet i skiklubben 15. mars 2015. Styret i skiklubben har gjennomgått loven som ble vedtatt på årsmøtet og sammenlignet den med lovnormen, og konkluderer med at det er ingen realitetsmessige forskjeller på vedtatt lov og lovnormen. Lovnormen har derimot en litt bedre strukturell oppbygning som gjør den tydeligere og mer lesevennlig. Styret har ut fra Lovnormen gjort tilpasninger slik at det samsvarer med at Loven gjelder for Eidsvold Værks Skiklub. Både loven vedtatt på årsmøtet 15. mars og forslag til ny lov iht lovnormen følger innkallingen som vedlegg. Forslag til vedtak i sak 3 Endring av Lov for Eidsvold Værks Skiklub Det ekstraordinære årsmøtet vedtar foreslått endring av Lov for Eidsvold Værks Skiklub uten endringer Sak 4) Suppleringsvalg i samsvar med EVS lover Begrunnelse Når valg skal foretas er det rimelig å se hen til skiklubbens formål, visjon, verdier og hovedmål for å se til at en innretter seg etter dette i utøvelse av typer verv for skiklubben. Formål, visjon, verdier og hovedmål Eidsvold Værks Skiklubs formål er å drive skiidrett organisert i Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komité (NIF).
Eidsvold Værks Skiklub skal arbeide for at alle i Eidsvoll gis mulighet til å utøve skiidrett ut fra sine ønsker og behov. Eidsvold Værks Skiklubs visjon er: Mange, gode og glade skiløpere i Eidsvoll Eidsvold Værk Skiklubs virksomhet bygger på det samme verdigrunnlaget som NIF og Norges Skiforbund (NSF): Organisasjonen skal preges av frivillighet, demokrati, lojalitet og likeverd All skiaktivitet skal bygge på grunnverdier som idrettsglede, fellesskap, helse og ærlighet. Eidsvold Værks Skiklub skal være en positiv verdiskaper for individ og bygd og dermed styrke skiidrettens posisjon som folkebevegelse og drivkraft i bygda. Eidsvold Værks Skiklubs hovedmål er: Skiidrett skal være en av de største idrettene for både barn, ungdom og voksne i Eidsvoll. Eidsvold Værks Skiklub skal være en av de beste skiklubbene på Romerike med ungdom, juniorer og seniorer som hevder seg både i kretsen og på nasjonalt nivå. Eidsvold Værks Skiklub skal gjennom sin virksomhet bidra til gode oppvekstvillkår, fine naturopplevelser og god folkehelse. Vi skal være en viktig samfunnsaktør i bygda som tar hensyn til natur og miljø. Gode anlegg og løyper skal være tilgjengelig for alle som ønsker å bruke ski uavhengig av ferdighetsnivå. For å være i stand til å arbeide godt for å oppnå skiklubbens formål, visjon, verdier og hovedmål er det avgjørende at klubbens tillitsvalgtorganisasjon er hensiktsmessig satt opp og at det er personer valgt ti lalle verv. På årsmøtet 15. mars 2016 var det ikke mulig å få valgt personer i alle tillitsverv, og det har siden da vært arbeidet med dette fra styret siden. Fortsatt har vi ikke klart å få på plass kandidater til alle vervene, men likevel vil suppleringsvalget være særdeles viktig å gjennomføre slik at vi får valgt inn personer til de rollene der vi har kandidater.
På årsmøtet 2016 ble følgende valg foretatt: Rolle Valgtid Valgstatus Nytt navn Valgperiode HOVEDSTYRET EVS Leder Velges for 1 år På valg Tommy Løkken 2016-2017 Nestleder Velges for 1 år På valg Ståle Årdal 2016-2017 Sekretær Velges for 2 år Ikke på valg Ole Bakkehaug 2015-2017 Styremedlem Velges for 2 år Ny Marianne Lie 2016-2017 Varamedlem Velges for 1 år Ny Rita Milli 2016-2018 Revisorer støttefunksjon hovedstyret Revisor 1 Velges for 2 år På valg Ole T Fodstad 2016-2018 Revisor 2 Velges for 2 år Ikke på valg Karsten Tanem 2015-2017 MARKEDSUTVALGET Leder marked Velges for 2 år Ny 2016-2018 Medlem Velges for 1 år Ny 2016-2017 LANGRENNSUTVALGET Leder Velges for 2 år Ny Thomas Nilsen 2016-2017 Nestleder Velges for 2 år Ny 2016-2018 Medlem Velges for 1 år Ny 2016-2017 HOPP- OG KOMBINERTUTVALGET Leder Velges for 2 år Ikke på valg Christoffer Brurud 2015-2017 Medlem Velges for 2 år Ikke på valg Tore Hafting 2015-2017 Medlem Velges for 2 år Ikke på valg Per Halvorsen 2015-2017 Romerike bakkesenter Velges for 2 år På valg Torgeir Olsen 2016-2018 EIENDOMSUVALGET Leder Velges for 2 år Ny 2016-2018 Leder Husstyret Velges for 1 år På valg Anne Marie Andersen 2016-2017 Bakkekomité del av eiendomsutvalget Bakkesjef Velges for 2 år Ikke på valg Finn Berger 2015-2017 Løypekomité del av eiendomsutvalget Leder Velges for 2 år På valg Jan Eriksen 2016-2018 Medlem Velges for 2 år Ikke på valg Atle Sørensen 2015-2017 Medlem Velges for 2 år På valg Ole T Forberg 2016-2018 Medlem Velges for 1 år På valg Trond Alfarrustad 2016-2018 Medlem Velges for 2 år Ny Jon Erik Johnsen 2016-2018 Husstyret del av eiendomsutvalget Leder Velges for 1 år - På valg Anne Marie Andersen 2016-2017 Oppsynsmann Velges for 2 år Ny Fridtjov Undseth 2016-2018 Utleier Velges for 2 år På valg Marianne Lie 2016-2018 Innkjøper Velges for 1 år Ny Elfrid Årdal 2016-2017 VALGKOMITE Leder Velges for 2 år Ny 2016-2018 Medlem Velges for 1 år Ny 2016-2017 Medlem Velges for 1 år På valg Svein Brurud 2016-2017
For ordens skyld vises det til at styret har utpekt følgende personer til roller som nevnt i figur nedenfor. Disse personene skal støtte styrets arbeid, inngår i EVS sin organisasjon med de oppgaver og fullmakter som gis i organisasjonsplanen og fra styret. Rolle Merknad Navn Utpekt for periode Medlemsregister støttefunksjon hovedstyret Medlemsregister Arne G. Frank 2016-2018 Arrangementskomité - støttefunksjon for hovedstyret Arrangementsansvarlig leder/vinter Thom-Arne Nordheim 2015-2017 Arrangementsansvarlig vinter Tom Roger Fossum 2016-2018 Arrangementsansvarlig sommer Ny person utpekes etter valget Ut fra dette gjenstår å velge personer til følgende verv 1. Leder eiendomsutvalget 2. Leder valgkomite 3. Medlem valgkomite 4. Nestleder langrennsutvalget 5. Medlem langrennsutvalget 6. Leder marked 7. Medlem marked Øystein Bieltvedt Skeie 2016-2018 Til å bekle disse rollene, har styret kandidater til 4 av rollene. Valgperioden er anført bak navnet. Disse er: 1. Leder eiendomsutvalget Kjell Olafsen, 2016-2018 2. Leder valgkomite Linda Børseth, 2016-2018 3. Medlem valgkomite Irene Myran, 2016-2017 4. Nestleder langrennsutvalget Øystein Bieltvedt Skeie, 2016-2018 5. Medlem langrennsutvalget Ove Hanssen, 2016-2017 Forslag til vedtak i sak 4 Suppleringsvalg i samsvar med EVS lover Det ekstraordinære årsmøtet velger leder eiendomsutvalget (for perioden 2016-2018), nestleder langrennsutvalget (for perioden 2016-2018) og medlem langrennsutvalget (for perioden 2016-2017) samlet. Det ekstraordinære årsmøtet velger leder av valgkomiteen Linda Børset for perioden 2016-2018. Det ekstraordinære årsmøtet velger medlem av valgkomiteen Irene Myran for perioden 2016-2017. Det ekstraordinære årsmøtet gir styret i EVS mandat til å arbeide videre med finne kandidater til rollene som leder og medlem av markedsutvalget, og til å utpeke disse til å utøve rollene frem til neste ordinære årsmøte.
Sak 5) Tildele prokura og signaturrett Begrunnelse Eidsvold Værks Skiklub har behov for at det er roller i styret som har fullmakter som gjør at de kan forplikte skiklubben ved å inngå avtaler, oppta lån m.v. Det er formelle krav til dette, og slike fullmakter skal meldes inn til Brønnøysundregisteret gjennom samordnet registrering. Styret i Skiklubben ber årsmøtet om å tildele to typer fullmakter; «prokura» og «signaturrett». Prokura er en fullmakt som omfatter forhold som har med den daglige driften av foreningen og som en eller flere personer tildeles for å inngå avtaler i foreningens navn. En person som er tildelt prokura kalles for en prokurist. Ved underskrift skal han/hun uttrykkelig betegne seg som prokurist ved at han/hun foran sitt navn skriver per proccura (p.p. eller annen forkortelse). Prokuristen kan i utgangspunktet «opptre på vegne av foretaket i alt som hører til driften av dette» (prokuraloven 1). Unntak gjelder imidlertid for salg og beheftelse (f.eks. pantsettelse) av fast eiendom. Prokura kan gis til flere personer slik at de bare kan nytte den i fellesskap eller hver for seg. En prokurist kan ikke overføre prokuraen til en annen person. Hvis flere har prokura, må det presiseres om de har retten hver for seg eller i fellesskap. Ved endring av registrerte opplysninger om prokura, må samtlige som skal ha prokura etter endringen oppgis. Signaturrett er en fullmakt som gjør at de som har denne fullmakten kan forplikte foreningen med sin underskrift, for eksempel ved låneopptak, salg av fast eiendom eller lignende viktige avgjørelser. Hvis flere har signaturrett, må det presiseres om de har retten hver for seg eller i fellesskap. Ved endringer av de registrerte opplysningene om signatur, må alle som skal ha signaturrett etter endringen oppgis. Frem til nå har kun leder i EVS hatt signaturrett, og det har ikke vært tildelt prokura. Tildeling av slike fullmakter innebærer et stort ansvar, og antall personer som skal ha slike fullmakter bør derfor begrenses sterkt. Det er normalt at kun styrets leder og en til har slike fullmakter. Av praktiske årsaker, og for bedre arbeidsfordeling, foreslår styret at også nestleder i EVS tildeles både prokura og signaturrett. Prokuraen og signaturretten bør kunne benyttes av leder og nestleder både hver for seg. Det som er viktig for alle i skiklubben å være kjent med er at ingen andre enn de med signaturrett eller prokura har fullmakt til å forplikte skiklubben gjennom inngåelse av avtaler, låneopptak, salg av fast eiendom eller andre viktige avgjørelser. Dette innebærer at alle nye inngåelser av enhver form for avtale må underskrives av enten leder eller nestleder. Dette er likevel ikke til hinder for at flere/andre kan utarbeide forslag til avtaler og forhandle om avtaler frem til det er klart for signering.
Forslag til vedtak i sak 5 tildele prokura Det ekstraordinære årsmøtet vedtar at både leder Tommy Løkken og nestleder Ståle Årdal i Eidsvold Værks Skiklub tildeles 1) prokura hver for seg og felles 2) signaturrett hver for seg og felles Årsmøtet heves ved at leder i Skiklubben takker for gjennomført ekstraordinært årsmøte.