Utvalg: FORMANNSKAPET Møtested: Formannskapssalen Møtedato: 05.09.2011 Tid: 12.00 Eventuelt forfall meldes snarest. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. MØTEINNKALLING SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 64/11 11/566 STARTLÅN FOR VIDERETILDELING - TILLEGGSBEVILGNING FOR 2011 65/11 11/1762 REVISJON AV REGLEMENT FOR ALSTAHAUG FORMANNSKAP 66/11 11/1761 REVISJON AV REGLEMENT FOR ALSTAHAUG KOMMUNESTYRE Sakspapirene er sendt medlemmer og varamedlemmer pr. mail. Saksframleggene vil bli utdelt i møtet. Sakspapirene er i tillegg lagt ut på Austbø Samvirkelag og biblioteket i Sandnessjøen, samt på www.alstahaug.kommune.no Sandnessjøen, 29.08.2011 Stig Sørra leder
Alstahaug kommune Sak nr.: Behandlende organ i saken: Dato: 44/11 Formannskapet 16.06.2011 32/11 Kommunestyret 28.06.2011 64/11 Formannskapet 05.09.2011 Saksbehandler: Kristina Volnes Larsen Sluttbehandlende vedtaksinstans (underinstans): Kommunestyret Dok. offentlig: x Ja Nei. Hjemmel: Møte offentlig x Ja Nei. Hjemmel: Komm.l 31 Klageadgang: Etter FVL: Ja Nei Etter Særlov: Ja Nei x Ikke klageadgang Arkivsaksnr.: 11/566 Arkivnr.: 251 SAK: STARTLÅN FOR VIDERETILDELING - TILLEGGSBEVILGNING FOR 2011 I Saksdokumenter (vedlagt): Kommunens søknad om husbankmidler (kopi) II Saksdokumenter (ikke vedlagt): III Saksutredning: (Bakgrunn / Fakta / LA21/ Beredskapsforhold/ Økonomi/ Vurdering / Konklusjon) NAV Alstahaug har funnet behov for å søke Husbanken om nye 5 000000 i tilleggsbevilgning for 2011. Husbanken har tidligere i år bevilget kommunen kr 5 000 000,-. Etterspørselen etter startlån øker stadig og per 24.08.2011 er 3 420000 kroner av nylig innvilget startlån allerede brukt. Samtidig er det stadig nye søkere slik at man kan se at behovet for mer midler er tilstede. En årsak til dette kan være at bankene er blitt betydelig mer restriktiv på utlån til fullfinansiering av bolig, samtidig som boligprisene i kommunen stadig øker. Kommunen har i år innvilget startlån til mye toppfinansiering for slik å gi mange muligheten til å bosette seg. Videre har noen fått innvilget startlån til refinansiering. Vi ønsker å være med på å skape stabile bo situasjoner for både unge i etableringsfasen og økonomisk vanskeligstilte for å nevne noen. Pr. 24.08.2011 er store deler av årets bevilgning brukt opp, og det ser nå ut som vi vil få behov for kr 5 000 000,- til i lån fra Husbanken. 2
Sak 64/11 Lånesøknad til Husbanken i denne forbindelse er blitt sendt samtidig med søknad om godkjenning av eventuelle midler til formannskap og kommunestyret. Dette for å få en så smidig som mulig saksgang. IV Saksbehandlers innstilling: Alstahaug kommunestyre vedtar å ta imot kr 5 000 000,- av Husbankens startlån for videre tildeling. Sandnessjøen, den 24.08.2011 V Sektorleders innstilling: Kristina Volnes Larsen veileder Saksbehandlers innstilling tiltres. Sandnessjøen den 24.08.2011 VI Administrasjonssjefens innstilling: Anne Christine Hjelt NAV leder Sektorleders innstilling tiltres. Sandnessjøen den 29.08.11 Børge Toft Administrasjonssjef 3
Alstahaug kommune Sak nr.: Behandlende organ i saken: Dato: 65/11 Formannskapet 05.09.2011 Saksbehandler: Grethe Tønder Sluttbehandlende vedtaksinstans (underinstans):kommunestyret Dok. offentlig: x Ja Nei. Hjemmel: Møte offentlig x Ja Nei. Hjemmel: Komm.l 31 Klageadgang: Etter FVL: Ja Nei Etter Særlov: Ja Nei Ikke klageadgang Arkivsaksnr.: 11/1762 Arkivnr.: 033 SAK: REVISJON AV REGLEMENT FOR ALSTAHAUG FORMANNSKAP I II Saksdokumenter (vedlagt): Gjeldende reglement Saksdokumenter (ikke vedlagt): III Saksutredning: (Bakgrunn / Fakta / LA21/ Beredskapsforhold/ Økonomi/ Vurdering / Konklusjon) Kommunestyremøte 22.06.2011 ble formannskapet vedtatt redusert fra 9 til 7 representanter. Fra kommunelovens 8.3 siteres:. For øvrig fastsetter kommunestyret selv området for formannskapets virksomhet. Formannskapet kan tildeles avgjørelsesmyndighet i alle saker hvor ikke annet følger av lov. Reglement for Alstahaug formannskap ble sist revidert i 2005. Revisjon av kommunens delegasjonsreglement ble vedtatt i kommunestyremøte 11.5.2011 sak 17/11 Evaluering av politisk styringsmodell ble gjennomført i 2010 og kommunestyret fattet i møte 22.6.2010 vedtak om å reduseres formannskapet fra 9 til 7 representanter. Med bakgrunn i ovennevnte foreslår saksbehandler flg. endringer i reglementet: Ny 2 og 3. Endring til 5 Saksdokumentene sendes pr. mail til medlemmer og varamedlemmer samt til andre 4
Sak 65/11 med møterett. Møtet kunngjøres i Helgelands Blad og på internett. Samtidig med at innkalling sendes, legges alle sakenes dokumenter ut til ettersyn på rådhuset, Austbø S-lag, biblioteket i Sandnessjøen og på internett. Etter at møteboken er underskrevet legges den ut på internett og ett eksemplar oppbevares hos sentraladministrasjonen. Forslag til REGLEMENT FOR FORMANNSKAPET 1 VALG OG SAMMENSETNING Formannskapet skal ha 7 medlemmer med varamedlemmer. Alle medlemmene skal være representert i kommunestyret jf. kommunelovens 8 punkt 2. Formannskapet velges av kommunestyret, jf. kommunelovens 8 punkt 1. Valget følger den kommunale valgperiode Kommunestyret velger ordfører og varaordfører, jf. kommunelovens 9 punkt 1. Ordføreren leder møtene i formannskapet, jf. kommuneloven 9 punkt 3. Hvis medlemmer av formannskapet trer endelig ut eller får varig forfall, trer varamedlemmer fra vedkommende gruppe inn i deres sted i den nummerorden de er valgt hvis organet er valgt ved forholdsvalg, jf kommunelovens 16 punkt 2. Trer ordføreren endelig ut av organet, skal det velges ny ordfører, jf. kommunelovens 16 punkt 4. 2 ARBEIDSOMRÅDE Formannskapet lovhjemmel 8 i kommuneloven. Kommuneloven slår fast at formannskapet skal behandle forslag til økonomiplan, årsbudsjett og skattevedtak. Myndighet delegert fra kommunestyret: Formannskapets generelle ansvars- arbeidsområde er alle saker som vedrører økonomi, oppvekst, kultur, helse, sosial, omsorg, samferdsel og generell forvaltningsmessige saker. Hastekompetansen etter Kommuneloven 13. Formannskapet gis myndighet til å treffe vedtak i saker som skulle vært avgjort av annet organ, når det er nødvendig at vedtaket treffes så raskt at det ikke er tid til å innkalle dette. Formannskapet er Alstahaug kommunes økonomiutvalg og er delegert myndighet til å behandle alle økonomiske saker. Formannskapet er Alstahaug kommune sitt likestillingsutvalg og er delegert myndighet til å behandle og ta avgjørelser i alle saker som har med likestilling å gjøre. Formannskapet har det politiske ansvaret etter Alkoholloven skjenkestyre. Formannskapet skal behandle saker som er av prinsipiell betydning når det ikke er bestemt at behandlingskompetanse ligger hos annet kommunalt organ. Formannskapet har vedtaksmyndighet i slike saker med mindre noe annet er bestemt i lov eller dette reglement. 5
Sak 65/11 Formannskapet skal også Ta initiativ til, og delta aktivt i, utarbeiding og rullering av strategisk næringsplan og andre saker av overordnet betydning som berører næringsutviklingen i kommunen. Ta initiativ til samarbeid med eksterne samarbeidsorgan, organisasjoner og personer som ledd i en aktiv samfunns- og næringsutvikling i kommunen. Ta avgjørelser i saker om tildeling til næringsformål av kommunale, statlige og andre midler, som stilles til rådighet for kommunen. Behandle sektor- og fagplaner som ikke går på arealdelen og gi innstilling til kommunestyret i de tilfellene hvor de ikke sluttbehandles i formannskapet. Ha det overordnede ansvaret for kommunikasjonsspørsmål, kommunens samlede miljøarbeid og ressursforvaltning og sørge for at det blir utarbeidet retningslinjer for kommunens samlede miljøpolitikk. Ha forvaltningsoppgaver knyttet til lovverket innen jord- og skogbruk og saker som gjelder fiskerispørsmål, etter delegert myndighet fra kommunestyret. Ha som arbeidsområde saker av driftsmessig karakter knyttet til gjennomføring av årsbudsjettet for alle virksomhetsområder, herunder organisatoriske endringer med sikte på å øke produktivitet, effektivitet og kvalitet. Budsjettmessige konsekvenser for investeringer vurderes også. Uttale seg om organisasjonsmessige endringer med utgangspunkt i ønsket om å endre tjenesteproduksjon eller arbeidsoppgaver for å tilpasse seg behov i kommunen. Behandle saker som er tillagt organet eller som blir delegert av kommunestyret i henhold til kommuneloven og/eller særlov, jf. kommunelovens 8 punkt 3. Dersom det skulle oppstå uenighet om hvor en sak skal behandles, avgjøres saken endelig av ordfører. A. AVGJØRELSESMYNDIGHET 3 OPPGAVER OG MYNDIGHET Formannskapet fatter vedtak innenfor de rammer og retningslinjer som er fastsatt i lov, forskrifter eller retningslinjer og/eller bestemmelser vedtatt av kommunestyret. Formannskapet gis myndighet til å treffe vedtak i saker som skulle vært avgjort av kommunestyret, når det er nødvendig at vedtak treffes så raskt at det ikke er tid til å innkalle dette, jf. kommunelovens 13 (hasteparagrafen) 6
Sak 65/11 I medhold av kommunelovens 10, nr. 5 gis formannskapet myndighet å opprette utvalg til foreberedende behandling av saker/saksområder (ad-hoc utvalg). I medhold av kommunelovens 16.5 gis formannskapet myndighet til å foreta suppleringsvalg til andre organer enn formannskapet. Formannskapet tar avgjørelser etter delegert myndighet fra kommunestyret i saker etter Alkoholloven, Barnehageloven, Barnevernloven, Bibliotekloven, Filmloven, Forpaktningsloven, Forvaltningsloven, Husbankloven, Jordlov, Introduksjonsloven, Kommunehelsetjenesteloven, Konsesjonsloven, Kulturminneloven, Lov om tilskott til livsynssamfunn, Odelsloven, Opplæringsloven, Offentlighetsloven, Serveringsloven, Smittevernloven, Sosialtjenesteloven, Skogbruksloven, Stadnamnlova, Straffeloven, Tobakkskadeloven, Trusfridom, trudomssamfunn og ymist anna, Tvangfullbyrdelses-loven, Tvistemålsloven og Voksenopplæringslova. Formannskapet har myndighet til å: ta avgjørelser om bruk av midler fra kommunalt landbruksfond etter vedtekter som gjelder for fondet ta avgjørelser om bruk av midler fra kommunalt fiskerifond ta avgjørelser i tildeling av tilskudd til næringsformål fra næringsfond i henhold til gjeldende retningslinjer Formannskapet kan delegere til administrasjonene å ta avgjørelser i saker på områder hvor det er adgang til å delegere avgjørelsesmyndigheten. B. RÅDGIVENDE MYNDIGHET Formannskapet har direkte innstillingsrett overfor kommunestyret i saker innenfor sitt arbeidsområde. Formannskapet skal gi anbefaling/innstilling innenfor følgende saksområder: Gi innstilling til kommunestyret om økonomiplan, årsbudsjett, årsmelding, regnskap og kommuneplanens langsiktige del, med unntak av arealdelen. Gi anbefalinger om kommunenes næringsplan og kommuneplaner. Gi anbefalinger om reguleringsplaner som berører landbruk, skogbruk og øvrige næringsinteresser. 4 ØVRIGE OPPGAVER Formannskapet er ansvarlig for en planmessig, rasjonell og økonomisk organisering for kommunens samlede virksomhet. Formannskapet er kommunens samarbeidsorgan med andre offentlig og private organ samt enkeltpersoner som har oppgaver innenfor de samme eller tilgrensende arbeidsoppgaver som formannskapet har med tilsvarende oppgaver. 7
Sak 65/11 Formannskapet skal føre kontroll med kommunens samlede virksomhet og føre tilsyn med at vedtak blir gjennomført. Formannskapet skal i sitt arbeid og i sine prioriteringer legge vekt på å stimulere og fremme næringsvirksomhet som er miljømessig og ressursmessig forsvarlig. 5 - FORMANNSKAPETS MØTER a) Formannskapet skal ha møte når ordfører finner det påkrevd eller når minst 3 medlemmer krever dette. b) Formannskapets møter ledes av ordfører. Ved forfall ledes møtet av varaordfører. Ved forfall fra begge velges setteordfører ved flertallsvalg. c) Formannskapet innkalles normalt med 8 dagers skriftlig varsel. Saksdokumentene sendes pr. mail til medlemmer og varamedlemmer samt til andre med møterett. Møtet kunngjøres i Helgelands Blad og på internett. Samtidig med at innkalling sendes, legges alle sakenes dokumenter ut til ettersyn på rådhuset, Austbø S-lag, biblioteket i Sandnessjøen og på internett. Dette gjelder likevel ikke dokumenter som er unntatt fra offentlighet etter lov om offentlighet i forvaltningen eller unntatt etter annen lov. Disse bestemmelser er gitt i samsvar med lovens 32. d) Formannskapet er beslutningsdyktig når minst halvparten av medlemmene er tilstede. Avgjørelser treffes med alminnelig flertall. Ved stemmelikhet er lederens stemme avgjørende. Det skal føres møtebok. Formannskapet utpeker 2 representanter til å undertegne møteboka. Etter at møteboken er underskrevet legges den ut på internett og ett eksemplar oppbevares hos sentraladministrasjonen. e) Møtene holdes for åpne dører, men lukkes ved behandling av saker unntatt fra offentlighet jf. kommunelovens 31.3. Medlemmer/varamedlemmer har taushetsplikt, jf. Lov om personvern. 6 SEKRETARIATETS OPPGAVER Administrasjonssjefen eller dennes stedfortreder har sekretariatsfunksjonen for formannskapet og har møte- og talerett. Sekretariatet kan i samråd med ordfører innkalle andre eksterne parter som man finner det ønskelig/nødvendig å rådføre seg med. Sekretærtjeneste for formannskapet skal ligge til sentraladministrasjonen som koordinerende organ. Likeså sekretærtjeneste som arbeid med sakslister, innkalling og utsendinger. 8
Sak 65/11 Sekretariatet skal ha ansvar som det kontrollerende ledd i forhold til sektorene vedrørende den formelle siden av saksbehandlingen til politiske organ. 7 DETTE REGLEMENT GJELDER BARE I DEN UTSTREKNING DET IKKE ER I STRID MED LOV, ELLER FORSKRIFTER GITT I MEDHOLD AV LOV. IV Saksbehandlers innstilling: Alstahaug kommunestyre vedtar foreliggende revisjon av reglement for Alstahaug formannskap Sandnessjøen, den V Administrasjonssjefens innstilling: Saksbehandlers innstilling tiltres. Sandnessjøen den 29.8.11 Grethe Tønder Sekretariatsleder Hans Aarsund for Børge Toft Administrasjonssjef 9
Alstahaug kommune Sak nr.: Behandlende organ i saken: Dato: 66/11 Formannskapet 05.09.2011 Saksbehandler: Grethe Tønder Sluttbehandlende vedtaksinstans (underinstans):kommunestyret Dok. offentlig: x Ja Nei. Hjemmel: Møte offentlig x Ja Nei. Hjemmel: Komm.l 31 Klageadgang: Etter FVL: Ja Nei Etter Særlov: Ja Nei Ikke klageadgang Arkivsaksnr.: 11/1761 Arkivnr.: 033 SAK: REVISJON AV REGLEMENT FOR ALSTAHAUG KOMMUNESTYRE I II Saksdokumenter (vedlagt): Gjeldende reglement for Alstahaug kommunestyre Saksdokumenter (ikke vedlagt): III Saksutredning: (Bakgrunn / Fakta / LA21/ Beredskapsforhold/ Økonomi/ Vurdering / Konklusjon) Reglement for Alstahaug kommunestyre ble sist vedtatt i kommunestyremøte 25.10.06 sak 46/06. Revisjon av kommunens delegasjonsreglement ble vedtatt i kommunestyremøte 11.5.2011 sak 17/11 Evaluering av politisk styringsmodell ble gjennomført i 2010 og kommunestyret fattet i møte 22.6.2010 vedtak om å reduseres kommunestyret fra 31 til 27 representanter. Med bakgrunn i ovennevnte legges frem forslag til revisjon av reglement for Alstahaug kommunestyre I tillegg er reglementet gjennomgått og saksbehandler foreslår flg. endring Ny 1 og 2. Endring 3 Innkalling til møte: Innkallingen sendes pr. mail til alle medlemmer og varamedlemmer i kommunestyret. Møtet kunngjøres i Helgelands Blad og på internett. Samtidig med at innkalling sendes, legges alle sakenes dokumenter ut på rådhuset, Austbø S-lag, biblioteket i Sandnessjøen, samt på www.alstahaug.kommune.no. 10
Endring 21 saken tas opp til avstemming. Valg av medlemmer av nemnder holdes som avtalevalg, jf. 38a, eller forholdsvalg når minst ett medlem krever det, jf. 35 nr. 4. Ny 1 og 2 medfører at er forskjøvet i forhold til gjeldende reglement. Forslag til REGLEMENT FOR ALSTAHAUG KOMMUNESTYRE 1 VALG OG SAMMENSETNING Kommunestyret hjemlet i Kommuneloven 6. Kommunestyret i Alstahaug kommune består av 27 representanter med vararepresentanter. Det vises til kommunelovens 17 om konstituering av kommunestyret. Kommunestyret trer i funksjon fra det konstituerende møte og er valgt for 4 år. Kommunestyret velger selv blant formannskapets medlemmer ordfører og varaordfører. Trer ordføreren endelig ut av organet, skal det velges ny ordfører, jf. kommunelovens 16 pkt. 4. Ordfører leder møtene i kommunestyret og formannskapet. Ordfører er kommunens rettslige representant og underskriver på vegne av kommunen når slik myndighet ikke er tildelt andre ( 9-3). Ordfører har møte og talerett i alle kommunale organ ( 9-4). Myndighet delegert fra kommunestyret etter kommuneloven 9-5: Ordfører representerer Alstahaug kommune som aksjeeier i forhold til aksjeselskap kommunen eier aksjer i. Dette griper ikke inn i tidligere valg til konkrete verv i selskapet. Ordfører tar stilling til om klage på vedtak skal gis oppsettende virkning når vedtaket er fattet av politiske organ. Ordføreren har fullmakt til å engasjere setteadministrasjonssjef når administrasjonssjefen er inhabil. Ordføreren kan innstille i saker som skal til politisk behandling når administrasjonssjefen er inhabil. Ordføreren kan fatte vedtak i saker som er delegert til administrasjonssjefen når administrasjonssjefen er inhabil. Ordføreren har ansvaret for at samarbeidet mellom de ulike politiske organene blir organisert på formålstjenlig måte. Ordføreren har ansvaret for at samarbeidet mellom administrasjonssjefen og de politiske organene blir organisert på formålstjenlig måte. 2 - KOMMUNESTYRETS VIRKEOMRÅDE Kommunestyret er det øverste besluttende organ med overordnet ansvar for hele kommunens virksomhet. 11
Kommunestyret skal avgjøre saker som gjelder: Velge formannskap og fastsette området for formannskapets virksomhet ( 8). Velge ordfører og varaordfører ( 9). Opprette og nedlegge faste utvalg og fastsette området for disses virksomhet ( 10). Opprette styre for kommunal bedrift ( 11). Gi myndighet i hastesaker ( 13). Ansette administrasjonssjef og avgjøre spørsmål om åremål i ledende stillinger ( 22 og 24). Opprette interkommunale styrer og gi slik myndighet til å treffe avgjørelser som angår virksomhetens drift og organisering ( 27). Overdra tariffmyndighet til interkommunal sammenslutning ( 28). Fastsette reglement for saksbehandling i politiske organ ( 39). Ta stilling til innkommet innbyggerinitiativ ( 39). Vedta og å endre økonomiplan og vedta å gjøre vesentlige endringer i årsbudsjettet ( 44 og 45). Velge kontrollorgan og ansette revisor ( 77 og 78). Opprette kommunalt foretak, endre vedtekter til kommunalt foretak, velge styret for kommunale foretak og utpeke leder og nestleder ( 62, 63, 65 og 66). Særlover Kommunestyret utøver den myndighet som ikke er delegert til andre, eller som loven selv legger til andre organer for : Forvaltningsloven, Alkoholloven, Arbeidsmiljøloven, Arbeidstvistloven, Barnehageloven, Barnevernloven, Brann- og eksplosjonsloven, Eierseksjonsloven, Eldrerådsloven, Filmloven, Folkebibliotekloven, Forpaktningsloven, Forurensningsloven, Friluftlova, Grannelova, Havne- og farvannsloven, Husbankloven, Introduksjonsloven, Jordlova, Kommunehelsetjenesteloven, Konsesjonsloven, Kulturminneloven, Laksefisk og innlandsfiksloven, Matloven, Matrikkelloven, Motorferdselsloven, Odelsloven, Offentlighetsloven, Opplæringslova, Plan og bygningloven, Serveringslova, Skogbrukslova, Smittevernloven, Sosialtjenesteloven, Stadnamnlova, Straffeloven, Tobaksskadelova, Tvangsfullbyrdelsesloven, Tvistemålslova, Trusfridom, trudomssamfunn og ymist anna, Valgloven, Vass- og kloakkavgiftsloven, Veglova, Vegtrafikklova og Viltloven. 1. Spesielt om kommunestyrets myndighet (som ikke kan delegeres): 2. Alkoholloven Fastsette et bestemt antall bevillinger etter 1-7a. Vedta kommunal alkoholpolitisk handlingsplan etter 1-7d. 3. Brann og eksplosjonsloven Kommunestyret gir forskrifter etter 7 (store arrangementer) og 13 4.1edd (særskilde brannobjekt). Kommunestyret fastsetter gebyr etter 28 (feiing). 4. Forpaktningsloven Kommunestyret velger skjønnsutvalg etter 11 2. ledd. 5. Forurensningsloven Fastsette gebyrer. Vedta lokale forskrifter. 12
6. Kommunelsetjenesteloven Begjæring av offentlig påtale etter 4a -11 3.ledd, jfr.. 4-a-3 1.1edd. Matrikkelloven ( 5a 2. ledd): Å inngå avtale om å overlate til andre å utføre oppmålingsforretninger på sine vegne. Å inngå avtale om å overlate til annen kommune etter reglene i kommunelovens kapittel 5, eller til sentral matrikkelmyndighet, å føre matrikkelen på sine vegne Å fastsette gebyr ( 32) Plan- og bygningsloven ( 3 3): Kommunestyret selv har ledelsen av den kommunale planleggingen og skal sørge for at plan- og bygningslovgivningen følges i kommunen. Kommunestyret skal vedta kommunal planstrategi, kommuneplan og reguleringsplan Kommunestyret skal sørge for å etablere en særskilt ordning for å ivareta barn og unges interesser i planleggingen. Kommunestyret skal sikre at kommunen har tilgang til nødvendig planfaglig kompetanse. Kommunestyret kan foretak ekspropriasjon til gjennomføring av reguleringsplan. Kommunestyret selv kan med samtykke av departementet utvide ekspropriasjonen til å gjelde inngrep utenfor reguleringsområdet ( 16-2) Kommunestyret skal fastsette gebyr ( 33-1) 7. Valgloven Valg av valgstyret etter 4-1. Avgjøre at valg også skal foregå på søndag etter 9-2 nr. 2. 3 - INNKALLING TIL MØTE Ordføreren kaller kommunestyret sammen til møte. I ordførerens fravær innkaller varaordfører. Innkallingen skal inneholde opplysninger om tid og sted for møtet, spesifisert oppgave over de saker som skal behandles, og opplysninger om hvor saksdokumentene er lagt ut. Innkallingen sendes pr. mail til alle medlemmer og varamedlemmer i kommunestyret Møtet kunngjøres i Helgelands Blad og på internett. Innkallingen skal sendes ut med høvelig varsel og som regel med en frist på minst 10 dager. Det samme gjelder for kunngjøring av møtet i Helgelands Blad og på internett Samtidig med at innkalling sendes, legges alle sakenes dokumenter ut på rådhuset, Austbø S-lag, biblioteket i Sandnessjøen, samt på www.alstahaug.kommune.no. Dette gjelder likevel ikke dokumenter som er unntatt fra offentlighet etter Lov om offentlighet i forvaltningen eller unntatt etter annen lov. Disse bestemmelser er gitt i samsvar med lovens 32. 4 - TIDSPUNKT FOR MØTET Møte i kommunestyret skal holdes på de tidspunkter som er vedtatt av kommunestyret selv, og eller når ordføreren finner det påkrevd eller minst en tredjedel av medlemmene krever det, jf. 32 nr. 1. 13
5 - MØTELEDELSE Ordføreren leder møtet. Ved ordførerens fravær leder varaordfører møtet. Hvis begge disse har forfall ledes møtet av en valgt ordstyrer blant møtets deltakere for anledningen. Dette valget skjer ved flertallsvalg, jf. 32 nr. 4. 6 - MØTETS ÅPNING Til den tid møtet er berammet roper møtelederen opp medlemmene og de varamedlemmer som skal møte for fraværende medlemmer. Er det lovmessige minste antall til stede, erklærer han møtet for satt, og tilhørere får adgang til tilhørerplassene, dersom ikke forhandlingen skal føres for lukkede dører. Fra det tidspunkt og til møtets slutt kan ikke noen av forsamlingens medlemmer forlate salen for kortere eller lengre tid uten på forhånd å melde fra til møtelederen og få slikt samtykke. Medlemmer og varamedlemmer som møter etter oppropet må alltid melde seg for møteleder før de tar sete i forsamlingen. 7 - FORFALL - VARAMEDLEMMER Den som er valgt til medlem av kommunestyret plikter å delta i kommunestyrets møter med mindre det foreligger gyldig forfall. jf. 40 nr. 1 Den som har gyldig forfall plikter å melde dette til ordføreren uten opphold. Ordføreren skal da kalle inn varamedlemmer i den nummerorden de er valgt, jf. 16 nr. 1. Det samme gjelder når noen må fratre som inhabil i en enkelt sak som skal behandles i møtet. Må noen på grunn av lovlig forfall forlate møtet under forhandlingene skal vedkommende straks melde fra til møteleder om dette. Varamedlem som er til stede, eller som om mulig blir kalt inn, trer inn i stedet for den som forlater møtet. Har et varamedlem lovlig tatt sete i forsamlingen, og den hvis plass han har inntatt, eller et varamedlem som i nummerorden står foran ham, deretter innfinner seg, tar han del i møtet inntil den sak er behandlet ferdig som var påbegynt da vedkommende innfant seg. 8 ALSTAHAUG UNGDOMSRÅDS DELTAKELSE Alstahaug ungdomsråd skal gi politikerne i Alstahaug kommune råd om behandlingen av saker som angår ungdom, og ungdomsrådet v/leder har tale- og forslagsrett i kommunestyret. Ungdomsrådet kan også ta opp saker det selv mener er viktige for ungdommene i Alstahaug. 9 - KOMMUNALE TJENESTEMENNS DELTAKELSE Administrasjonssjefen har møte- og talerett, enten personlig eller ved en underordnet, jf. 23 nr. 3. Formannskapssekretæren/sekretæren er til stede og fører møtebok. Likeså andre kommunale tjenestemenn og særlig sakkyndige når administrasjonssjefen eller ordføreren kaller dem inn. 14
Andre kan ta del når særskilt lovbestemmelse gir dem rett til det og da med de rettigheter og plikter vedkommende lov gir dem. Personer som nevnt ovenfor kan gi opplysninger og redegjørelser, men har forøvrig ikke høve til å ta del i forhandlingene. 10 - ÅPNE ELLER LUKKEDE MØTER Møter i kommunestyret skal som hovedregel alltid holdes for åpne dører hvis ikke annet følger av lovbestemt taushetsplikt, jf. 31 nr. 1. Kommunestyret kan vedta å behandle en sak for lukkede dører hvor hensynet til personvern eller andre tungtveiende private eller offentlige hensyn tilsier det. Debatt om dette foregår for lukkede dører, dersom ordfører krever det eller forsamlingen vedtar det, jf. 31 nr. 3. Personalsaker behandles alltid for lukkede dører, jf. 31 nr. 3 Ordføreren kan på anmodning gi tillatelse til at forhandlingene i åpent møte tas opp på lydbånd, video, e.l., eller kringkastes dersom dette ikke virker forstyrrende på gjennomføringen av møtet, jf. 31 nr. 2 11 - ORDEN I SALEN OG BYGNINGEN Ordføreren skal sørge for å opprettholde ro og orden i møtesalen og bygningen ellers. Han skal også se til at talerne ikke avbrytes eller forstyrres fra noen kant. Hvis publikum ved meningsytring eller på annen måte forstyrrer forhandlingene eller forøvrig opptrer på en måte som strider mot god orden. kan ordføreren la tilhørerplassene rømme eller vise vedkommende ut. 12 - HABILITET Det er det folkevalgte organet selv som skal ta stilling til de enkelte medlemmenes habilitet, jf. Fvl. 8 andre og tredje ledd. En representant har plikt til å varsle selv hvis han mener det kan stilles spørsmål ved hans habilitet. Også andre medlemmer kan melde fra om mulig inhabilitet. Slik melding bør gis så tidlig som mulig, i den hensikt at ordføreren skal ha mulighet til å innkalle varamedlem. Varamedlemmer skal, så sant mulig, også delta under behandling av habilitetsspørsmål. Under behandling av habilitetsspørsmålet, skal vedkommende fratre. Hvis det stilles spørsmål i forhold til flere medlemmers habilitet, skal samtlige fratre under behandling av habilitetsspørsmålene. Om habilitet gjelder videre reglene i forvaltningslovens kap. II, med følgende særregler, jf. kommunelovens 40 nr. 3: - Inhabilitet inntrer ikke ved valg til offentlige tillitsverv eller ved fastsettelse av godtgjøring o.l. til slike verv 15
- kommunalt ansatte som i denne egenskap har medvirket ved tilretteleggelsen av grunnlaget for en avgjørelse, eller ved tidligere avgjørelse i samme sak, skal alltid anses som inhabile når saken behandles i kommunestyret Unntak fra denne regelen er: Ved behandling av årsbudsjett, økonomiplan og kommuneplan gjelder ikke første punktum. Kommunestyret kan frita et medlem fra å delta ved behandlingen av en sak når han eller hun ber om det før saken tas opp til behandling, og vektige personlige grunner tilsier dette, jf. kommunelovens 40 nr. 4 Når en representant er inhabil ved behandlingen av en sak tar vedkommende plass på tilhørerbenken og forblir der til saken er sluttbehandlet, dersom saken er åpen. Er saken lukket må representanten forlate salen til saken er sluttbehandlet. 13 - OM TAUSHETSPLIKT Blir det vedtatt å behandle en sak for lukkede dører plikter kommunestyrets medlemmer og kommunale tjenestemenn som er tilstede å bevare taushet om forhandlingene og de vedtak som fattes dersom ikke annet bestemmes. Taushetsplikten varer inntil annet blir bestemt. 14- OM SAKSFRAMLEGGET Administrasjonssjefen har ansvar for at de saker som legges fram for kommunestyret er forberedt på forsvarlig måte, jf. 23 nr. 2, og i samsvar med de regler som lov, forskrifter, reglementer og andre bindende bestemmelser gir. I saksutredning skal administrasjonssjefen normalt fremme forslag til vedtak. Innstilling til kommunestyret fremmes som regel av de organer som har innstillingsrett: formannskap, fast uvalg for plansaker og administrasjonsutvalget. Saker som ikke er satt opp på sakslisten (hastesaker) og som behandles av kommunestyret, kan vedtas uten at det foreligger innstilling fra annet politisk valgt organ, jf. reglementets 19, 1. ledd. 15 REKKEFØLGEN FOR BEHANDLING AV SAKENE Er det under oppropet reist tvil om gyldigheten av noens forfall behandles dette først. Deretter godkjennes innkalling og saksliste. Deretter behandles de saker som er nevnt i innkallingen og i den rekkefølge de står der. Til slutt behandles andre saker som ikke er nevnt i innkallingen. Kommunestyret kan selv vedta en annen behandlingsrekkefølge. 16 - MØTELEDERS REDEGJØRELSE FOR SAKEN OG TALERNES REKKEFØLGE Møteleder leser opp den betegnelse som saken har fått på innkallingen. Deretter gjengir han det forslag til vedtak eller uttalelse som saken har. 16
Er det etter at saken ble sendt ut kommet inn nye opplysninger som ikke er gjengitt i saken opplyser han om dette. Ordføreren kan redegjøre ytterligere for saken dersom han finner det påkrevd. Ordføreren spør så om noen vil ha ordet til saken. Talerne får ordet i den rekkefølge de ber om det. Ber flere om ordet samtidig bestemmer ordføreren rekkefølgen mellom dem. 17 - OM SAK SOM ER TATT OPP TIL BEHANDLING Er en sak tatt opp til behandling kan ikke møtet heves før saken er avgjort ved avstemming, eller kommunestyret vedtar å utsette forhandlingene om den i h.h.t. 34 nr. 1 Møtet kan likevel ta pause for å avholde gruppemøter, få matservering o.l. Dette gjelder ikke etter at sak er tatt opp til votering. 18 - OM ORDSKIFTET Talerne skal rette sine ord til ordføreren og ikke til forsamlingen. Talerne skal holde seg til den sak eller til den del av saken som ordskiftet gjelder. Møtelederen skal se til at dette blir gjort. Det må ikke sies noe som krenker forsamlingen, noen av medlemmene eller andre. Det er ikke tillatt å lage ståk eller uro som uttrykk for misnøye eller bifall. Dersom noen krenker denne bestemmelse skal ordføreren advare ham. Retter vedkommende seg ikke etter reglementet kan ordføreren ta fra ham ordet eller ved avstemming kan forsamlingen avgjøre om vedkommende skal vises bort fra møtet. Møtelederen må ikke avbryte noen som har ordet med mindre det skjer for å opprettholde de bestemmelser som er gitt i reglementet, eller for å rette direkte misforståelser fra talerens side. Vil ordføreren delta i ordskiftet skal han overlate ledelsen av møtet til varaordfører. Før ordskiftet i en sak er begynt og under ordskiftet, kan forsamlingen med vanlig flertall begrense taletiden til et bestemt antall minutter for hvert innlegg. Det bør gjøres unntak for slik begrensning for administrasjonssjefen eller annen tjenestemann dersom han skal utrede særskilt om saken. Dersom ordføreren finner saken utdebattert, mens der ennå er inntegnet talere, kan han foreslå begrensning av debatten. Dette skjer ved forslag om at det settes strek og/eller at de senere inntegnede talere bare tilstås begrenset taletid. Når strek er satt, gis ikke adgang til å sette frem flere forslag. Ingen taler bør i regelen ha ordet mer enn to ganger under den alminnelige debatt, og to ganger til den enkelte post eller paragraf. Ordføreren kan tillate korte innlegg (replikker) utenfor tur, for å gi adgang til - i forbindelse med siste talers innlegg - å rette på misforståelser, framkomme med opplysninger, spørsmål eller svar på direkte spørsmål. 19 - OM SAK SOM IKKE ER NEVNT I INNKALLINGEN Det kan fattes vedtak i sak som ikke er oppført i sakslisten dersom møteleder eller 1/3 av forsamlingen ikke motsetter seg dette, jf. 34 nr. 1. 17
Utenfor de saker som er ført opp i innkallingen til møtet, kan hvert medlem av kommunestyret fremme interpellasjoner og spørsmål jf. 34. nr. 2 INTERPELLASJONER En interpellasjon er en forespørsel som gjelder prinsipielle spørsmål. Interpellasjonen må være meldt til ordfører i god tid før møtet - senest 10 dager før møtet. Interpellasjoner skal være skriftlig og bør sendes ut sammen med sakspapirene. Interpellasjonens behandlingstid i møtet begrenses til 20 minutter om ikke kommunestyret gjør annet vedtak i hvert tilfelle. Interpellanten og svareren får ordet 2 ganger hver, mens øvrige talere kan få ordet 1 gang hver. Forslag som fremmes i forbindelse med interpellasjoner kan ikke realitetsbehandles hvis ordføreren eller 1/3 av forsamlingen motsetter seg dette. SPØRSMÅL Hvert medlem av kommunestyret kan melde inn grunngitte spørsmål og forespørsler som gjelder konkrete forhold til ordføreren, jf. 34 nr. 2. Slik forespørsel bør være meddelt ordføreren skriftlig minst 4 dager forut for møtet. Spørsmålsstilleren får ordet til fremføring av spørsmålet, deretter får ordfører, eller den han utpeker, ordet til å besvare det. Spørsmålsstilleren får deretter anledning til å stille tilleggspørsmål og svareren gis anledning til å avgi tilleggssvar. Andre enn spørsmålsstilleren og svarer kan ikke delta i ordskiftet. Forslag som stilles i forbindelse med slik forespørsel kan ikke avgjøres i møtet dersom ordføreren eller 1/3 av forsamlingen motsetter seg dette. Utenom dette kan hvert medlem av kommunestyret rette forespørsel til ordføreren i møtet. Spørsmål som meldes i møtet kan ikke forlanges besvart i samme møte. 20 - OM FORSLAGET Forslag kan ikke settes fram av andre enn kommunestyrets medlemmer, med mindre særlige lovbestemmelse gir andre rett til å sette fram forslag. Forslaget skal leveres inn skriftlig til møtelederen. Forslagets realitet må være begrunnet, (Jf. fvl. 24 og 25 om enkeltvedtak) og forslaget må være undertegnet av forslagsstiller. Forslaget skal før votering refereres av møtelederen. 21 - SAKEN TAS OPP TIL AVSTEMNING Når ordskiftet er ferdig sier møtelederen fra at saken tas opp til avstemning. Fra da av og til den er avgjort ved avstemning må det ikke være ordskifte om den, eller settes fram nytt forslag i den. I dette tidsrom er det ikke anledning til å ta noen annen sak opp til behandling. Vedtak treffes med alminnelig flertall av de stemmer som avgis, hvis ikke annet følger av lov. Ved stemmelikhet i andre saker enn valg er møtelederens stemme avgjørende, jf. 35 nr. 1 18
Ved behandling av økonomiplan eller årsbudsjett i kommunestyret stemmes det ved den endelige avstemningen over forslag til økonomiplan eller årsbudsjett som helhet. Er det satt fram alternative forslag. og ingen av disse får flertall ved første gangs avstemning, stemmes det deretter alternativt mellom de to forslag som fikk flest stemmer ved denne, jf. 35 nr. 2 Valg av leder og nestleder for folkevalgte organer holdes som flertallsvalg, jf. 35 nr. 3 Valg av medlemmer av nemnder holdes som avtalevalg, jf. 38a, eller forholdsvalg når minst ett medlem krever det, jf. 35 nr. 4. Ved valg og ansettelser kan hvert enkelt medlem kreve skriftlig avstemning, jf. 35 nr. 5. Medlem som er tilstede plikter å avgi stemme, men slik at det ved valg og ansettelser er anledning til å stemme blankt, jf. 40 nr. 2. Bare de medlemmer som er til stede i salen i det øyeblikk saken tas opp til votering har rett til å avgi stemme. Disse kan ikke forlate salen før avstemningen er ferdig. Er saken delt opp, eller det skal stemme over flere forslag, setter møtelederen fram forslag om rekkefølgen av stemmeavgivningene. Blir det ordskifte om dette, skal møtelederen nøye se til at talerne bare holder seg til avstemningsspørsmålet. 22 - PRØVEAVSTEMNING Før endelig avstemming i en sak kan forsamlingen vedta å holde prøveavstemming som ikke er bindende. 23 - STEMMEMÅTEN Avstemming iverksettes på en av disse måter: - ved stilltiende godkjenning, når ikke noen uttaler seg mot et forslag som møtelederen setter fram med spørsmål om noen har noe å uttale mot det. - ved at møtelederen oppfordrer de medlemmer som er mot et forslag til å reise seg eller rekke opp hånden. Når møtelederen bestemmer det, eller et medlem krever det holdes kontraprøve ved at deretter de som stemmer for forslaget reiser seg eller rekker opp hånden. - ved sedler uten underskrift. To medlemmer som møtelederen oppnevner til det teller opp stemmene. Stemmesedler brukes bare ved valg eller ansettelse av tjenestemenn. De skal brukes ved slike avstemminger når noe medlem krever det. 24 - SÆRLIG OM FLERTALLSVALG OG ANSETTELSER Ved flertallsvalg og ansettelser er den eller de valgt eller ansatt som har fått mer enn halvparten av de avgitte stemmer, med de modifikasjoner som følger av kommuneloven 38 nr. 2. Hvis ingen eller et utilstrekkelig antall får slikt flertall, holdes ny avstemming. Ved denne er den eller de valgt eller ansatt som får flest stemmer. Ved stemmelikhet avgjøres ansettelse av møtelederen, mens valg avgjøres ved loddtrekning, jf. 38 nr. 1. 19
Skal det velges 4 medlemmer eller flere, skal hvert kjønn være representert med minst 40% blant de som velges. Skal det velges 2 eller 3 medlemmer skal begge kjønn være representert. Viser det seg ved opptelling at ett kjønn etter denne framgangsmåte vil få færre medlemmer enn det som følger av disse regler, jf. 39 nr. 2, rykker kandidater fra det underrepresenterte kjønn så langt mulig opp i det omfang som er nødvendig for å få slik balanse. 25 - GYLDIG VEDTAK Vedtak fattet av kommunestyret må alltid fattes i møte, jfr. 30 nr. 1. Gyldig vedtak kan bare treffes når minst halvparten av medlemmene har vært tilstede under forhandlingene og avgitt stemme i vedkommende sak. jfr. 33. Vedtak treffes med alminnelig flertall av de stemmer som er til stede hvis ikke annet følger av kommuneloven selv. Ved stemmelikhet i andre saker enn valg er møtelederens stemme avgjørende, jfr. 35 nr. 1 Enkeltvedtak skal alltid begrunnes, jfr. Forvaltningsloven 24 og 25. Dette skjer ved at begrunnelsen tas inn i vedtaket eller at det vises til begrunnelse i saksframlegget. Dersom det i møtet settes fram alternativt forslag til vedtak må dette alltid inneholde begrunnelse for vedtakets innhold. 26 - OM DET KONSTITUERENDE MØTE I KOMMUNESTYRET Så snar valgoppgjøret er avsluttet, innkalles til konstituerende møte i det nye kommunestyret. Møtet kalles sammen av tjenestegjørende ordfører med minst 14 dagers varsel, og holdes innen utgangen av oktober måned. Møtet er vedtaksført når minst 2/3 av medlemmene er til stede. I det konstituerende møte velges formannskap, ordfører og varaordfører for den kommende periode. I møtet bør også velges medlemmer av kommunale nemnder, og leder for disse, hvis dette ikke er overlatt til nemnden selv. Kommunestyret, formannskap, trer i funksjon fra det konstituerende møtet. Ordfører, varaordfører og andre folkevalgte organer trer i funksjon fra det tidspunkt de er valgt. For nemnder som ikke blir valgt i det konstituerende møtet, forlenges de sittende medlemmers funksjonstid inntil nyvalg foretas ( inntil 3 mndr.) Det nyvalgte kommunestyret treffer selv vedtak om neste års budsjett. denne bestemmelse er gitt og gjelder i tråd med 17. 27 - BOKFØRING AV FORHANDLINGENE Kommunestyret skal alltid føre møtebok over sine forhandlinger, jf. 30 nr. 3 I møteboken føres inn for hvert møte møtested og tid. Innkallingen (dato og måte) og fraværende medlemmer og møtende varamedlemmer. Trer noen fra eller til under forhandlingen, bokføres dette slik at en av boken sammenholdt med medlemsfortegnelsen ser hvem som har tatt del i forhandlingene av hver sak. Forøvrig føres det som må til for å vise gangen i forhandlingene, og at vedtakene gjøres etter rett framgangsmåte. Sakene bokføres i rekkefølge for kalenderåret, og slik at en kan se hva 20
saken gjelder. Under hver sak bokføres de forslag som blir framsatt, dog ikke forslag som ikke tilkommer sakens realitet og som det ikke blir stemt over. I forhold til saken kan en representant eller et mindretall kreve inntatt i møteboken en kort begrunnelse for sitt standpunkt (protokolltilførsel). Møteboken underskrives av ordføreren, og minst en til, valgt blant kommunestyrets medlemmer. Etter møtet tas utskrift av møteboken. Etter at møteboken er underskrevet legges den ut på internett og ett eksemplar oppbevares hos sentraladministrasjonen. 28 - SÆRINTERESSERS ANLEDNING TIL Å MØTE KOMMUNESTYRET Utsendinger fra organisasjoner eller grupper som vil møte for kommunestyret og uttale seg om en sak, skal melde fra om dette til ordføreren senest dagen før møtet. Kommunestyret selv avgjør om slik utsending skal tas i mot. 29 - LOVLIGHETSKONTROLL Tre eller flere av kommunestyret medlemmer kan sammen bringe en avgjørelse truffet av folkevalgt organ, også kommunestyret, inn for departementet for lovlighetskontroll jf. 59. Krav om lovlighetskontroll fremsettes for det organ som har truffet den aktuelle avgjørelse ( her kommunestyret). Hvis dette opprettholder avgjørelsen, oversendes saken til departementet. Jf. 59 nr. 2. Ved lovlighetskontrollen skal det tas stilling til om avgjørelsen er innholdsmessig lovlig, truffet av noen som har myndighet til å treffe slik avgjørelse, eller er blitt til på lovlig måte. Frist for innlevering av krav om lovlighetskontroll er 3 uker fra vedtak i angjeldende sak er fattet. Kommunestyret kan beslutte at avgjørelsen ikke skal iverksettes før lovlighetskontrollen er gjort. 30 - FORHOLDET TIL LOVER OG FORSKRIFTER DETTE REGLEMENT GJELDER BARE I DET OMFANG AT DET IKKE KOMMER I KONFLIKT MED LOV ELLER FORSKRIFT. IV Saksbehandlers innstilling: Alstahaug kommunestyre vedtar foreliggende revisjon av reglement for Alstahaug kommunestyre: Sandnessjøen, den V Administrasjonssjefens innstilling: Saksbehandlers innstilling tiltres. Grethe Tønder Sekretariatsleder 21
Sandnessjøen den 29,08,11 Hans Aarsund for Børge Toft Administrasjonssjef 22