STYRESAK GÅR TIL: FØRETAK: Styremedlemmer Helse Vest RHF DATO: 25.05.2016 SAKSHANDSAMAR: Gina Beate Holsen og Hilde Christiansen SAKA GJELD: Rutinar og system for anonym varsling ved særleg graverande forhold ARKIVSAK: 2016/1600 STYRESAK: 082/16 STYREMØTE: 20.06. 2016 FORSLAG TIL VEDTAK 1. Styret legg til grunn at rettleiing og rutine blir innført slik det blir gjort greie for i denne styresaka. 2. Styret ber om bli halden orientert om framdrifta for etablering av ordninga
Oppsummering Denne styresaka byggjer vidare på Styresak 034/14 Rapportering på HMS- og kvalitetsområdet og 105/15 HMS-arbeidet i føretaksgruppa Helse Vest. Helseføretaka har etablerte rutinar for rapportering av hendingar og rutinar for varsling. Disse ligg til grunn og denne saka grip ikkje inn i eller skal erstatta dei allereie etablerte prosessane som er vurdert som gode og godt kjend for alle tilsette. Denne saka dreier seg om etablering av ein «naudkanal» for varslingsformidling utover det som er etablert i verksemdene. Rettigheiter og plikter som følgjer av Arbeidsmiljølova ligg fast. Medarbeidarar skal oppleva eit trygt og godt arbeidsmiljø der det er stor openheit om å ta opp saker med nærmaste overordna. Det er etablert rutinar for melding om hendingar og varslingsrutinar i alle verksemdene. Denne naudkanalsen legg til rette for varslingsformidling der varslar blir anonym overfor arbeidsgjevar og skal dekke dei tilfella der anna tilnærming er forsøkt eller at det er utilrådeleg eller uforsvarleg å varsle i linja, og ein heller ikkje har sett seg i stand til å varsle leiarar på høgare nivå i verksemda. Hovudprinsippet skal framleis byggje opp under ein kultur der ein har gode rutinar og system for å ivareta varsling, at ein har eit leiarskap som legg til rette for openheit og deltaking frå medarbeidarar, verneombod og tillitsvalde. Bakgrunn Styret har bedd om å få eit forslag til korleis ein kan leggje til rette for ein «naudkanal» der ein utpeikar ein ekstern kanal som kan formidla varsling til den verksemda det angår anonymt. Fakta Føretaksgruppa Helse Vest har felles etiske retningslinjer og felles meldesystem. Alt dette er etablert og lagt til rette slik at alle medarbeidarar og andre som utfører oppgåver i helseføretaka og Helse Vest IKT, skal utføre sine oppgåver i tråd med etiske retningslinjer, i tråd med felles nasjonale kjerneverdiar og i samsvar med gjeldande lovgiving og interne rutinar som er etablert. Medarbeidarar skal oppmuntrast til å drøfte saker eller hendingar dei er uroa over med sin næraste overordna. Det er mange tiltak som skal bidra til god meldekultur. Når alle tiltak og rutinar for melding om hendingar eller andre viktige avvik/ kritiske situasjonar er uttømd, utan at det fører til betring skal alle medarbeidarar ha tilgang til ein «naudkanal» for varslingsformidling utanfor helseføretaka/verksemdene. Ein slik «naudkanal» er per no ikkje etablert. 2
Kommentarar For at ein ekstern «naudkanal» skal vere tilgjengeleg utover dei ordinære rutinane er det viktig at ein gjer ordninga kjend i verksemdene. Vi meiner ein god tilnærming er at det på alle Intranett blir lagt ut eit tydeleg symbol som er lett å finne att for medarbeidarar. Det må og leggjast linkar til verksemdene sine ordinære rutinar for melding om hendingar/avvik og varsling slik at det skal vere enkelt å finne fram til dei ordinære rutinane og denne ekstra kanalen for varslingsformidling. Når vi har etablert ein ekstern aktør som har som oppgåve å vidareformidle mottatt varsling, skal varslinga bli vidareformilda anonymisert og utan nærare saksbehandling overfor arbeidsgjevar. Dette skal med andre ord være ein varslingsformidling og ikkje behandling av ei varslar sak. Det er viktig at ein har god rutine og lett tilgjengeleg rettleiing med direkte kontaktinformasjon og forklaring kva ordninga inneber. Når ein medarbeidar nyttar denne kanalen skal det uttrykkeleg gå fram at varslinga vil bli anonym overfor verksemda det gjeld. Ekstern aktør som får i oppdrag å vidareformidle meldinga skal så raskt som råd er etter mottaket sørgje for at administrerande direktør i den aktuelle verksemda får saka tilsendt. Dette skal vere ein særskild naudkanal. Helse Vest vil sørgja for at det blir lagt til rette for at slike saker tilsvarande blir tilsendt administrerande direktør i Helse Vest RHF. Helse Vest er opptatt av at vi byggjer opp om etablerte funksjonar og vi foreslår også at administrerande direktør i den verksemda det angår orienterer hovudverneombodet og aktuell hovudtillitsvald om at det er mottatt ei sak som er varsla gjennom ekstern varslingsformidlar. Dette for å sikre at vernetenesta og tillitsvalde blir involvert så tidleg som mogleg. Helse Vest RHF vil inngå avtale med ekstern varslingsformidlar, som anten kan vere eit ekstern revisjonsselskap eller advokatfirma. Det er sjølvsagt at den aktør som får denne oppgåva ikkje kan ha andre oppdrag for føretaksgruppa Helse Vest. Prinsipp: Varsling som blir formidla gjennom ekstern varslingsformidling vil bli tatt på det aller største alvor og administrerande direktør i Helse Vest vil samtidig bli gitt same informasjon som blir formida til administrerande direktør i den verksemda det angår. Medarbeidar som nyttar seg av denne varslingsformidlinga skal vere sikra anonymitet, men må sjølvsagt gi tilstrekkeleg informasjon slik at det er mogleg å gjere noko med saka. Medarbeidarar som varslar i god tro, skal vere verna mot ein kvar straffesanksjon som følgje av varslinga. Dei etiske retningslinjene som er etablert for føretaksgruppa Helse Vest gjeld for alle medarbeidarar og leiarar. Det er viktig at ein også nyttar rettleiarar 3
for refleksjon kring dei etiske retningslinjene før ein varslar, anten det er internt eller via denne eksterne varslingsformidlinga. Bruk av ekstern varslingsformidling skal ikkje erstatte eksisterande rutinar for melding om hendingar/nesten hendingar, avvik med meir, men skal vere eit supplement til dei heilt spesielle sakene der ein har forsøkt å nytte ordinære rutinar utan at dette har ført fram. Helse Vest vil sikre at ekstern varslingsformidlar blir gjort kjend på Intranett i alle verksemdene. Det føreset at medarbeidar som vil nytte seg av varslingsformidlinga nyttar vedlagte skjema. Skjemaet er utforma i dialog saman med konsernhovudverneombodet for føretaksgruppa Helse Vest. Sjå vedlegg som skisserer rammer og tilnærming. Vedlegg: 1 Rettleiing for moglegheiter for å ta opp saker før en vel bruk av ekstern varslingsformidlar 2 Forslag til skjema som skal nyttast av den som vil nytta seg av ordninga 4
Vedlegg 1 Rettleiing for moglegheiter for å ta opp saker før en vel bruk av ekstern varslingsformidlar: 5
Vedlegg 2 Forslag til skjema som skal nyttast av den som vil nytta seg av ordninga: 6