SØR-VARANGER KOMMUNE Boks 406, 9915 Kirkenes Tlf. 78 97 74 00. Fax 78 99 22 12 E-post: postmottak@sor-varanger.kommune.no www.svk.

SØR-VARANGER KOMMUNE Boks 406, 9915 Kirkenes Tlf. 78 97 74 00. Fax 78 99 22 12 E-post: postmottak@sor-varanger.kommune.no www.svk.no MØTEINNKALLING Utvalg: Møtedato: Møtested: Møtetid: Formannskapet 07.03.2012 Kommunestyresalen, Rådhuset Kl. 11:30 Ved eventuelt forfall, er representantene selv ansvarlig for å innkalle vara. Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Møtet vil åpne med en orientering inntil 30 minutter. Tema for orienteringen vil bli meddelt før møtet. Kirkenes, 24.02.2012 Cecilie Hansen Ordfører SMW

SAKSLISTE: Saksnr.: Sakstittel: ArkivsakID: 015/12 GARANTI FOR LÅN - STIFTELSEN BOLIGBYGG Saksordfører: Linda Beate Randal 11/227 016/12 FINANSFORVALTNING 2012-2015 Saksordfører: Lena Norum Bergeng 12/403 017/12 EVALUERING AV SØR-VARANGER-MODELLEN 2012 Saksordfører: Bror Sundstrøm 10/2755 Side 2 av 2

SØR-VARANGER KOMMUNE Boks 406, 9915 Kirkenes Tlf. 78 97 74 00. Faks 78 99 22 12 E-post: postmottak@sor-varanger.kommune.no www.svk.no SAKSFRAMLEGG Sak til politisk behandling Saksbehandler: Nina Bordi Øvergaard Virksomhetsleder:, tlf. Arkivkode: K1-613 Saksordfører: Linda Beate Randal SAKSGANG Behandling: Kommunestyret Formannskapet Dato: 10.02.2012 Arkivsaksnr.: 11/227 Møtedato: Saksnr.: 07.03.2012 015/12 GARANTI FOR LÅN - STIFTELSEN BOLIGBYGG Vedlagte dokumenter: Dokumenter i saken: Dok.dato Type Avsender/mottaker 11.02.2011 U 21.02.2011 I 23.02.2011 U 04.04.2011 I 07.06.2011 X 10.10.2011 U Tittel Saksbehandler Ivar Kaski Stiftelsen Bolig Bygg MELDING OM VEDTAK FRA FORMANNSKAPET 09.02.11: UNGBO PLANLEGGING OG BYGGING INNKALLING MØTE VEDR. UNGBO Rådmann Bente Larssen for oppfølging Stiftelsen Bolig Bygg (SBB) Stiftelsen Bolig Bygg (SBB) Saksbehandler Nina B. Øvergaard UNGBO - PLANLEGGING OG BYGGING TILBAKEBETALING AV LÅN OG DEKNING AV PLANLEGGINGSKONSTNADER - UNGBO OG TANGENLIA PROSJEKTKOSTNADER TANGENLIA OG UNGBO MELDING OM VEDTAK FRA KOMMUNESTYRET 06.10.11: UNGBO Side 1 av 5

15.12.2011 U 04.01.2012 I 06.01.2012 I 06.01.2012 I 09.01.2012 I Fylkesmannen i Finnmark Fylkesmannen i Finnmark Stiftelsen Bolig Bygg SØKNAD OM GODKJENNING AV GARANTI SØR-VARANGER KOMMUNE GARANTISAK TIL GODKJENNING HOS FYLKESMANNEN VEDTEKTER FOR STIFTELSEN BOLIG BYGG Fylkesmannen i Finnmark Fylkesmannen i Finnmark GARANTISAK TIL GODKJENNING HOS FYLKESMANNEN GODKJENNING AV KOMMUNAL GARANTI Kort sammendrag: Kommunestyret har vedtatt følgende i sak angående SBB tilbakebetaling av lån til SørVaranger kommune: Kommunestyrets vedtak i sak 075/11: 1. Sør-Varanger kommune garanterer med simpel kausjon for lån kr 15.600.000,- som Stiftelsen Bolig Bygg tar opp til nedbetaling av lån til Sør-Varanger kommune. 2. Garantien gjelder for lånets hovedstol maks kr 15.600.000,- med tillegg av 10 % av til enhver tid gjeldende hovedstol til dekning av eventuelle påløpte renter og omkostninger. Kommunens maksimale garantiansvar kan ikke overstige kr 17.160.000,-. 3. Garantiansvaret reduseres i takt med nedbetalingen på lånet og opphører etter 30 år med tillegg av inntil 2 år, jfr. garantiforskriftenes 3. Garantien er godkjent av fylkesmannen 09.01.2012. I vedtaket forutsettes at SBB skal innfri lån som stiftelsen har til Sør-Varanger kommune i forbindelse med salg av boligmasse. I saken ligger også at utgifter som stiftelsen boligbygg har hatt i forbindelse med prosjektering av prosjektet Ungbo skal motregnes i forbindelse med oppgjøret. Prosjektkostnadene for Ungbo prosjektet er kr. 2 028 078,-. Bakgrunnen for at saken igjen fremmes for kommunestyret er at Kommunalbanken, som pr i dag er den banken som kan tilby lavest lånerente til slike formål, nylig har endret sitt regelverk hva angår simpel- og selvskyldner kausjon. Faktiske opplysninger: Kommunene kan stille garanti. Garantiene skal godkjennes av fylkesmannen. Det finne to alternativ for garanti ved kausjon. Dette er simpel kausjon eller selvskyldnerkausjon. Side 2 av 5

- Simpel kausjon innebærer at kreditor ved et eventuelt mislighold først må søke dekning hos virksomheten det garanteres for, og kommunens ansvar begrenses til det som ikke kan drives inn her. - Selvskyldnerkausjon innebærer at kreditor ved mislighold kan gå direkte på garantisten. Høsten 2008 åpnet Kommunal- og regionaldepartementet for at kommuner kan stille selvskyldnergaranti for tredjepersons økonomiske forpliktelser. Kapitaldekningsreglene for banker, finansieringsforetak og verdipapirforetak sier at utlån med simpel garanti og selvskyldnerkausjon skal vektes ulikt ut fra risiko. Da saken var oppe til behandling i høst var reglene 20-30 punkter i differanse. Kommunalbanken melder nå om endring av dette. Endring av rammevilkårene og krav om en styrking av såkalt «ren kjernekapital» gjør det nødvendig for kommunalbanken å revurdere prisene på lån med simpel garanti. Bakgrunnen er at lån med simpel garanti krever fem ganger mer avsatt egenkapital enn lån med selvskyldnergaranti, i tillegg til at risiko for kapitalkostnader ved et eventuelt mislighold er større ved simpel kausjon enn ved selvskyldnerkausjon. Ved vurdering av pris på nye lån, så vil en bankfaglig kredittvurdering legges til grunn, og nytt påslag vil være ca 100 punkter (1%) over ordinært kommunelån. Beregninger viser at med et lån på vel 15 mill.kr med 30 års løpetid vil 1 % rente utgjøre om lag 2,2 mill.kr. Dette er merutgifter SBB vil måtte betjene dersom en opptar lån med simpel kausjon som vilkår. Det er med dette som bakgrunn rådmannen fremmer saken på nytt for kommunestyret og anbefaler at SBB får garanti med selvskyldnerkausjon for låneopptak av vel 15 mill.kr som skal benyttes til innfrielse av kommunalt lån. Et vedtak om selvskyldnerkausjon krever en ny godkjenning av fylkesmannen. Pr utgangen av februar er restgjelden kr. 17 293 167,-. Av dette skal kr. 2 268 750,motregnes for prosjektkostnader Ungbo. Dette betyr at SBB skal innfri kr. 15 024 417,-. Kommuneplanens hovedmål: Sør-Varanger kommune skal utvikles til et lokalsamfunn som gir grunnlag for befolkningsvekst i alle deler av kommunen. Arealdisponering og offentlig service og tjenesteproduksjon skal dimensjoneres ut fra en samlet befolkning på 12.000 innbyggere ved planperiodens utløp, og ha en kvalitet som gjør kommunen attraktiv som bosted og for etableringer og knoppskyting i privat næringsliv. Hovedmålet vil være retningsgivende for de politiske og administrative prioriteringer i hele den kommunale organisasjon i planperioden. Ut fra dette, skal det gjøres vurderinger i forhold til følgende satsingsområder: Side 3 av 5

Næringsutvikling: Infrastruktur: Barn og ungdom: Kompetansebygging: Økonomi: Universell utforming, jfr. bestemmelser i plan- og bygningslov: Alternative løsninger: Kommunestyret vedtar å opprettholde vedtak av 06.10.11. Forslag til innstilling: 1. Sør-Varanger kommunestyret vedtar at prosjektkostnadene for prosjektet Ungbo, kr. 2 028 078,-, skal motregnes ved innfrielse av lån fra Stiftelsen boligbygg. 2. Sør-Varanger kommune garanterer med selvskyldner kausjon for lån kr. 15.100.000,som Stiftelsen Bolig Bygg tar opp til nedbetaling av lån til Sør-Varanger kommune. 3. Garantien gjelder for lånets hovedstol maks kr 15.100.000,- med tillegg av 10 % av til enhver tid gjeldende hovedstol til dekning av eventuelle påløpte renter og omkostninger. Kommunens maksimale garantiansvar kan ikke overstige kr 16.610. 000,-. 4. Garantiansvaret reduseres i takt med nedbetalingen på lånet og opphører etter 30 år med tillegg av inntil 2 år, jfr. garantiforskriftenes 3. Bente Larssen rådmann Side 4 av 5

SØR-VARANGER KOMMUNE Boks 406, 9915 Kirkenes Tlf. 78 97 74 00. Faks 78 99 22 12 E-post: postmottak@sor-varanger.kommune.no www.svk.no SAKSFRAMLEGG Sak til politisk behandling Saksbehandler: Nina Bordi Øvergaard Virksomhetsleder:, tlf. Arkivkode: K1-200 Saksordfører: Lena Norum Bergeng Dato: 16.02.2012 Arkivsaksnr.: 12/403 SAKSGANG Behandling: Kommunestyret Formannskapet Møtedato: Saksnr.: 07.03.2012 016/12 FINANSFORVALTNING 2012-2015 Vedlagte dokumenter: Nr. Dok.dato Tittel 1 2 07.02.2012 FINANSREGLEMENT UTTALELSE.PDF 13.02.2012 FINANSREGLEMENT MAI 2011.PDF Dokumenter i saken: Dok.dato Type Avsender/mottaker Tittel 17.01.2012 I Økonomiavdelingen FINANSREGLEMENT 25.01.2012 I 01.02.2012 I Finnmark kommunerevisjon IKS Finnmark kommunerevisjon IKS UAVHENGIG ATTESTASJONSRAPPORT OM REGLEMENT FOR KOMMUNENS FINANSFORVALTNING FINANSREGLEMENT - UTTALELSE Side 1 av 4

08.02.2012 I Økonomiavdelingen FINANSREGLEMENT MAI 2011 - VERSJON 2 Kort sammendrag: I følge kommunelovens 52 om finansforvaltning skal kommunestyret selv gi regler for kommunens finansforvaltning. Kommuner skal forvalte sine midler slik at tilfredsstillende avkastning kan oppnås, uten at det innebærer vesentlig finansiell risiko, og under hensyn til at kommunen skal ha midler til å dekke sine betalingsforpliktelser ved forfall. Faktiske opplysninger: Med innføringen av finansforskriften av 1 juli 2010 ble kommunene pålagt å fastsette regler for finansforvaltningen som kommunestyret kan ta stilling til. Kommunestyrets oppgave er å påse at det er fastlagt betryggende rutiner for håndtere finansiell risiko. Gjennom den nye forskriften er det etablert retningslinjer som legger opp til at de folkevalgte både skal forstå omfanget av og ta ansvaret for risikoen i kommunens egen finansforvaltning. Den operative finansforvaltningen må av praktiske grunner foretas av kommunens administrasjon. Finansreglementet skal regulere de fullmakter som administrasjonen skal forholde seg til ved forvaltning av kommunens finansielle midler. I følge finansforskriftens 2 er det kommunestyret selv som skal gi regler for kommunens finansforvaltning. Reglementet skal vedtas minst en gang pr. kommunestyreperiode. Med det som bakgrunn fremmer rådmannens kommunens finansreglement for perioden 2012-2015. I følge Finansforskriften 5 skal reglementet kvalitetssikres av en uavhengig instans med kunnskap og finansforvaltning. Rådmannens forslag til finansreglement er kvalitetssikret av Finnmark kommunerevisjon, se vedlegg. Rådmannen skal minst to ganger i året legger fram rapporter som viser kommunens finansforvaltning. Rådmannen har praktisert at dette legges frem som en del av kommunens kvartalsrapporteringer. Kommunens finansreglement angir forvaltning av ledig likviditet og andre midler, kommunens gjeldsportefølje og plassering og forvaltning av langsiktig finansiell Side 2 av 4

aktiva. Det er i reglementet lagt hovedvekt på forvaltning av ledig likviditet og gjeldsporteføljen. Med langsiktige finansielle aktiva menes midler som ikke regnes som ledige likvider og andre midler beregnet for driftsformål, og som ut fra kommunens konkrete økonomiske situasjon kan anses å kunne forvaltes med en lang tidshorisont. Det er i reglementet ikke oppgitt rammer for plassering av langsiktige finansielle aktiva, utover formål og etiske retningslinjer, da kommunen pr ikke besitter langsiktige finansielle aktiva som skal forvaltes i egen regi. Forvaltning av pensjonsmidler og pensjonsfond gjøres i dag av KLP. Langsiktig forvaltning vil kunne være aktuelt i de tilfeller kommunen enten selger eiendeler eller mottar ekstraordinære bevilgninger av betydelig størrelse. I den forbindelse skal det vurdere om midlene skal forvaltes etter prinsippene i kapitel 2 eventuelt underlegges særskilt forvaltning og saken legges fram for politisk behandling. Kommuneplanens hovedmål: Sør-Varanger kommune skal utvikles til et lokalsamfunn som gir grunnlag for befolkningsvekst i alle deler av kommunen. Arealdisponering og offentlig service og tjenesteproduksjon skal dimensjoneres ut fra en samlet befolkning på 12.000 innbyggere ved planperiodens utløp, og ha en kvalitet som gjør kommunen attraktiv som bosted og for etableringer og knoppskyting i privat næringsliv. Hovedmålet vil være retningsgivende for de politiske og administrative prioriteringer i hele den kommunale organisasjon i planperioden. Ut fra dette, skal det gjøres vurderinger i forhold til følgende satsingsområder: Næringsutvikling: Infrastruktur: Barn og ungdom: Kompetansebygging: Økonomi: Universell utforming, jfr. bestemmelser i plan- og bygningslov: Alternative løsninger: Side 3 av 4

Forslag til innstilling: Kommunestyret vedtar vedlagt finansreglement som kommunens finansreglement. Reglementet erstatter alle tidligere finansreglement. Bente Larssen rådmann - Dette dokumentet er godkjent elektronisk i Sør-Varanger kommune og har derfor ingen signatur. - Side 4 av 4

Reglement for finansforvaltning Sør-Varanger kommune Vedtatt av kommunestyret mars 2012 1

REGLEMENT FOR FINANSFORVALTNING 1. Finansreglementets virkeområde og generelle rammer... 3 1.1 Hensikten med reglementet... 3 1.2 Hvem reglementet gjelder for... 3 1.3 Gyldighet... 3 1.4 Hjemmel... 3 1.5 Forvaltning og forvaltningstyper... 4 1.6 Formålet med kommunens finansforvaltning... 5 2. Forvaltning og plassering av overskuddslikviditet... 5 2.1 Plassering av overskuddslikviditet kortsiktig likviditet... 5 2.2. Direkte eie av verdipapirer... 6 2.3. Rapportering... 6 3. Forvaltning av kommunens gjeldsportefølje og øvrige finansieringsavtaler... 6 3.1. Vedtak om opptak av lån... 6 3.2. Valg av låneinstrumenter... 7 3.3. Tidspunkt for låneopptak... 7 3.4. Konkurrerende tilbud... 7 3.5. Rentebinding bruk av sikringsinstrumenter... 7 3.6. Størrelse på enkeltlån spredning av låneopptak... 8 3.7. Rapportering... 8 4. Forvaltning av kommunens langsiktige finansielle aktiva... 8 4.1 Formål... 8 4.2 Etiske retningslinjer... 8 5. Konstatering av avvik og vurdering og kvalitetssikring av finansiell risiko... 9 2

1. Finansreglementets virkeområde og generelle rammer 1.1 Hensikten med reglementet Forskrift om kommunens finansforvaltning 3 Rammer for reglementet Kommunestyret og fylkestinget skal ved fastsettelsen av reglementet vektlegge hensynet til en forsvarlig økonomiforvaltning og hensynet til å kunne dekke sine løpende betalingsforpliktelser. Reglementet skal inneholde bestemmelser som hindrer kommunen eller fylkeskommunen fra å ta vesentlig finansiell risiko i sin finansforvaltning. Ved forvaltning av ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål skal det legges vekt på lav finansiell risiko og høy likviditet. Det skal i kommunen eller fylkeskommunen være kunnskap om finansforvaltning som til enhver tid er tilstrekkelig for at kommunen eller fylkeskommunen kan utøve sin finansforvaltning i tråd med sitt finansreglement. Dette gjelder også når kommunen eller fylkeskommunen kjøper finansforvaltningstjenester fra andre. Reglementet skal gi rammer og retningslinjer for kommunens finansforvaltning. Reglementet utgjør en samlet oversikt over de rammer og begrensninger som gjelder og underliggende fullmakter/instrukser/rutiner er hjemlet i reglementet. Reglementet definerer de avkastnings- og risikonivå som er akseptable for plassering og forvaltning av likvide midler og midler beregnet for driftsformål, opptak av lån og plassering av langsiktige finansielle aktiva. 1.2 Hvem reglementet gjelder for Reglementet gjelder for Sør-Varanger kommune. Reglementet gjelder også for kommunale foretak etter kommuneloven kapittel 11. Dette reglementet omfatter ikke IKS da dette ivaretas av det interkommunale selskapets egne organer. 1.3 Gyldighet Reglementet gjelder fra og med 2012 og erstatter alle tidligere finansreglement. Finansreglementet skal vedtas minst én gang i hver kommunestyreperiode. 1.4 Hjemmel Dette reglementet er utarbeidet på bakgrunn av Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992, 52 3

Ny forskrift om kommuners og fylkeskommuners finansforvaltning fastsatt av KRD 9. juni 2009 (FOR 2009-06-09 nr 635). Kommunestyret skal selv gjennom fastsettelse av dette finansreglement, ta stilling til hva som er tilfredsstillende avkastning og vesentlig finansielle risiko, jfr. Kommunelovens 52 52 Finansforvaltning. 1. Kommunestyret og fylkestinget skal selv gi regler for kommunens eller fylkeskommunens finansforvaltning. 2. Departementet kan i forskrift gi nærmere regler om disposisjoner som innebærer finansiell risiko. 3. Kommuner og fylkeskommuner skal forvalte sine midler slik at tilfredsstillende avkastning kan oppnås, uten at det innebærer vesentlig finansiell risiko, og under hensyn til at kommunen og fylkeskommunen skal ha midler til å dekke sine betalingsforpliktelser ved forfall. Kommunestyret skal ta stilling til prinsipielle spørsmål om finansforvaltningen. Det påligger rådmannen en selvstendig plikt til å utrede og legge frem saker for kommunestyret som anses som prinsipielle. Rådmannen skal fortløpende vurdere egnetheten av reglementets ulike rammer og begrensninger, og om disse på en klar og tydelig måte sikrer at kapitalforvaltningen utøves forsvarlig i forhold til de risikoer kommunen er eksponert for. Det tilligger rådmannen å inngå avtaler i overensstemmelse med dette reglementet. Det tilligger rådmannen med hjemmel i dette finansreglement å utarbeide nødvendige fullmakter/instrukser/rutiner for de enkelte forvaltningsformer som er i overensstemmelse med kommunens overordnede økonomibestemmelser. Det tilligger rådmannen å sikre at kommunen har kunnskap om finansforvaltning som til enhver tid er tilstrekkelig for at Sør-Varanger kommune kan utøve sin finansforvaltning i tråd med sitt finansreglement. 1.5 Forvaltning og forvaltningstyper I samsvar med bestemmelsene i forskriften om kommuners og fylkeskommuners finansforvaltning skal reglementet omfatte forvaltningen av alle kommunens finansielle aktiva (plasseringer) og passiva (gjeld). Gjennom dette finansreglementet er det vedtatt målsettinger, strategier og rammer for: Forvaltning av ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål. Forvaltning av kommunens gjeldsportefølje og øvrige finansieringsavtaler. Plassering og forvaltning av kommunens langsiktige finansielle aktiva. 4

1.6 Formålet med kommunens finansforvaltning Finansforvaltningen har som overordnet formål å sikre en rimelig avkastning på plassering av overskuddslikviditet samt stabile og lavest mulige finansieringskostnader. Dette søkes oppnådd gjennom følgende delmål: Kommunen skal til en hver tid ha likviditet til å dekke løpende forpliktelser. Plassert overskuddslikviditet skal over tid gi en avkastning innenfor definerte krav til likviditet og risiko, hensyntatt tidsperspektiv på plasseringene. Lånte midler skal over tid gi lavest mulig totalkostnad innenfor definerte krav renterisiko, hensyntatt behov for forutsigbarhet i lånekostnader. Eventuell langsiktige finansielle aktiva, skal forvaltningen av disse gi en god langsiktig avkastning til akseptabel risiko. 2. Forvaltning og plassering av overskuddslikviditet Rådmannen skal sikre at kommunen til en hver tid har tilstrekkelige midler for å dekke løpende betalingsforpliktelser. Kommunen skal til enhver tid ha tilgjengelig driftslikviditet som minst er like stor som forventet likviditetsbehov i de neste 30 dagene. Likviditet utover dette utgjør overskuddslikviditet. Driftslikviditet skal kunne gjøres tilgjengelig innen 3 dager. Kommunens midler skal som hovedregel plasseres i bankinnskudd. Plasseringer utover driftskonto i hovedbank kan finne sted dersom likviditetsprognoser tillater det og forsvarlig avkastning oppnås. Alle plasseringer skal gjøres i norske kroner. Kommunen skal inngå rammeavtale for å ivareta det løpende behov for banktjenester. Ved valg av hovedbankforbindelse stilles det krav om minimum internasjonal kredittrating A- eller tilsvarende kredittvurdering. Det kan gjøres avtale om trekkrettighet. Kommunens driftslikviditet skal som hovedregel plasseres i kommunens hovedbank, eventuelt supplert med innskudd i andre større spare- eller forretningsbanker med forvaltningskapital. 2.1 Plassering av overskuddslikviditet kortsiktig likviditet Overskuddslikviditet skal plasseres etter følgende retningslinjer For plassering i pengemarkedsfond gjelder følgende: a) Midler kan kun plasseres i fond forvaltet av selskap med bred verdipapirforvaltning og som inngår som en del av anerkjent institusjon/finanskonsern. 5

b) Det skal kun plasseres i fond med rentefølsomhet kortere enn 12 måneder. c) Ingen av fondets enkeltpapirer skal ha lavere kredittrating enn BBB( investment grade ), eller de skal være vurdert av forvalter til å ha minimum tilsvarende kredittkvalitet. d) Porteføljen i aktuelle pengemarkedsfond kan bestå av papirer med inntil 20 % BIS-vekt, herunder: - Rentebærende papirer utstedt eller garantert av den norske stat. - Rentebærende NOK denominerte papirer utstedt eller garantert av OECD/EØS sone A stater1. - Obligasjoner med fortrinnsrett (særskilt sikrete obligasjoner)2 - Rentebærende papirer utstedt eller garantert av norske statsforetak. - Rentebærende papirer utstedt eller garantert av norske kommuner eller fylkeskommuner. - Rentebærende papirer, i form av seniorsertifikat og obligasjonslån, utstedt eller garantert av norske banker eller kredittinstitusjoner. e) Det kan ikke plasseres midler i pengemarkedsfond som inneholder industriobligasjoner, ansvarlige lån eller fondsobligasjoner. f) Det skal ikke være begrensninger på uttaksretten i fondene som benyttes og midlene skal alltid være tilgjengelige på få dager. g) Samlet gjennomsnittlig løpetid for kreditten i et enkelt pengemarkedsfond skal ikke overstige 1,5 år. 2.2. Direkte eie av verdipapirer Sør-Varanger kommune skal ikke plassere direkte i rentebærende verdipapirer. 2.3. Rapportering Rådmannen skal ved halvårsrapport og ved årsmelding legge frem status vedrørende forvaltning av ledig likviditet og inneholde kommentarer knyttet til sammensetning, rentebetingelser og avkastning. 3. Forvaltning av kommunens gjeldsportefølje og øvrige finansieringsavtaler 3.1. Vedtak om opptak av lån Som hovedregel skal kommunestyret fatte vedtak om opptak av nye lån for kommende budsjettår i forbindelse med budsjettbehandling. Vedtaket skal som minimum angi lånebeløp og nedbetalingstid. Med utgangspunkt i kommunestyrets vedtak delegeres rådmannen fullmakt til å gjennomføre låneopptak, herunder godkjenning av lånevilkår og for øvrig forvaltning 6

av kommunens innlån etter de retningslinjer som framgår av dette reglementet og i tråd med bestemmelsene i Kommunelovens 50 om låneopptak. Rådmannens fullmakt innebærer også fullmakt til opptak av nye lån til refinansiering av eksisterende gjeld. 3.2. Valg av låneinstrumenter Det kan kun tas opp lån i norske kroner. Lån kan tas opp som direkte lån i offentlige og private finansinstitusjoner, samt i livselskaper. Det er også adgang til å legge ut lån i sertifikat- og obligasjonsmarkedet. Lån kan tas opp som rammelån og uten avdrag. Finansiering kan også skje gjennom finansiell leasing. 3.3. Tidspunkt for låneopptak Låneopptakene skal vurderes opp mot likviditetsbehov, vedtatt investeringsbudsjett, forventninger om fremtidig renteutvikling og generelle markedsforhold. 3.4. Konkurrerende tilbud Låneopptak skal søkes gjennomført til markedets gunstigste betingelser. Det skal normalt innhentes minst 3 konkurrerende tilbud fra aktuelle långivere. Det gjøres unntak fra denne reglen for situasjoner hvor kommunen velger å legge ut sertifikateller obligasjonslån gjennom å gi en tilrettelegger et eksklusivt mandat. Prinsippet kan også fravikes ved låneopptak i Husbanken. 3.5. Rentebinding bruk av sikringsinstrumenter Kommunen har som målsetning for låneforvaltningen at kommunens finansutgifter skal være mest mulig forutsigbare og til lavest mulig kostnad. Kommunen ønsker derfor at 20 % av kommunens samlende lån til egne investeringer skal ha en bindingstid med fastrente på mellom 1 år og 5 år. Dette for å dempe de største rentesvingene men samtidig ha moderate rentekostnader over tid. Styring av låneporteføljen skal skje ved å optimalisere låneopptak og rentebindingsperiode i forhold til forventinger om fremtidig renteutvikling og innenfor et akseptabelt risikonivå. For å oppnå ønsket rentebinding gis rådmannen anledning til å ta i bruk framtidige renteavtaler (FRA) og rentebytteavtaler (SWAP). Rentesikringsinstrumentene kan benyttes i den hensikt å bedre renteeksponeringen for kommunens lånegjeld. Forutsetninger for å gå inn i slike kontrakter skal være at en totalvurdering av renteforventninger og risikoprofil på et gitt tidspunkt tilsier at slik endring er ønskelig. 7

3.6. Størrelse på enkelt lån spredning av låneopptak Forvaltningen legges opp i henhold til følgende; a) Låneporteføljen skal bestå av færrest mulig lån, dog slik at refinansieringsrisikoen ved ordinære låneforfall begrenses. b) Under ellers like forhold vil det være formålstjenlig at kommunen fordeler låneopptakene på flere lånegivere. 3.7. Rapportering Rådmannen skal i forbindelse med kvartalsrapportering rapportere på status for gjeldsforvaltningen. I tillegg skal rådmannen gjennom årsmeldingen rapportere til kommunestyret om utviklingen gjennom året og status ved utgangen av året. 4. Forvaltning av kommunens langsiktige finansielle aktiva 4.1 Formål Forvaltning av kommunens langsiktige finansielle aktiva har som formål å sikre en langsiktig avkastning. 4.2 Etiske retningslinjer De etiske retningslinjene som til enhver tid er gjeldende for Statens Pensjonsfond Utland, skal være retningsgivende for Sør-Varanger kommunes etiske håndtering av kapitalforvaltningen. Disse retningslinjene innebærer blant annet at selskaper som produserer særlig inhumane våpen skal utelukkes fra porteføljen. Videre skal selskaper utelukkes dersom det er åpenbar uakseptabel risiko for at kommunen gjennom sine investeringer medvirker til: Grove eller systematiske krenkelser av menneskerettigheter, som for eksempel drap, tortur, frihetsberøvelse, tvangsarbeid, utnyttelse og annen utbytting av barn Alvorlig krenkelse av individers rettigheter i krig eller konfliktsituasjoner, alvorlig miljøskade, grov korrupsjon og andre særlige grove brudd på grunnleggende etiske normer Sør-Varanger kommune vil påse at samarbeidende forvaltere er informert om både forvaltningsrammer og etiske retningslinjer i kommunens Reglement for finansforvaltning. Det er Sør-Varanger kommunes mål at kapital ikke plasseres i selskaper med en uakseptabel etisk profil og at det derfor velges forvaltere som hensyntar de etiske sidene ved utvelgelsen av sine investeringer. 8

Dersom kommunen blir gjort oppmerksom på at det hos en forvalter er plasseringer i selskaper med en uakseptabel etisk profil skal dette tas opp til diskusjon med forvalteren med sikte på at nevnte plasseringer gjort av forvalteren, opphører, eller at kommunen trekker seg ut av det aktuelle produkt hos forvalteren. 5. Konstatering av avvik og vurdering og kvalitetssikring av finansiell risiko Ved konstatering av avvik mellom faktisk finansforvaltning og finansreglementets rammer skal slikt avvik umiddelbart lukkes. Avviket slik det har fremstått og eventuelt økonomisk konsekvens av avviket skal uten ugrunnet opphold rapporteres til kommunestyret sammen med forslag til rutineendringer som vil redusere risikoen for slikt avvik i fremtiden. Finansforskriften pålegger kommunestyret å la uavhengig kompetanse vurdere om finansreglementet legger rammer for en finansforvaltning som er i tråd med kommunelovens regler og reglene i finansforskriften. I tillegg skal uavhengig kompetanse vurdere rutinene for vurdering og håndtering av finansiell risiko og rutiner for å avdekke avvik fra finansreglementet. Rådmannen pålegges ansvar for at slike eksterne vurderinger innhentes. Kvalitetssikring av finansreglementet skal finne sted ved hver endring av reglementet og før kommunestyret vedtar nytt, endret finansreglement. I denne sammenheng skal det også rapporteres på utført kvalitetssikring av rutinene. 9

SØR-VARANGER KOMMUNE Boks 406, 9915 Kirkenes Tlf. 78 97 74 00. Faks 78 99 22 12 E-post: postmottak@sor-varanger.kommune.no www.svk.no SAKSFRAMLEGG Sak til politisk behandling Saksbehandler: Judith Celius Virksomhetsleder:, tlf. Arkivkode: K1-031 Saksordfører: Bror Sundstrøm SAKSGANG Behandling: Arbeidsmiljøutvalget Kommunestyret Administrasjonsutvalget Formannskapet Dato: 16.02.2012 Arkivsaksnr.: 10/2755 Møtedato: Saksnr.: 05.03.2012 07.03.2012 004/12 017/12 EVALUERING AV SØR-VARANGER-MODELLEN 2012 Vedlagte dokumenter: Nr. 1 Rapport evaluering av Sør-Varanger modellen, januar 2012 Debatthefte Dok.dato Tittel 30.01.2012 EVALUERING AV SØR-VARANGER MODELLEN 23.02.2012 DEBATTHEFTE 2 Dokumenter i saken: Dok.dato Type Avsender/mottaker Tittel Side 1 av 5

05.01.2011 U 19.01.2011 I 04.02.2011 I 04.02.2011 X 23.02.2011 I 24.02.2011 I 30.01.2012 I virksomhetsledere, rådmannens ledergruppe, Personalavdelingen Kommunestyrets medlemmer folkevalgte m.fl. Virksomhetsledere Personalsjef Judith Celius Sandnes skole Bjørnevatn barnehage Arbeidsgruppen INNKALLING TIL 1. HELDAGSSAMLING EVALUERING AV SØRVARANGERMODELLEN PROSESSPLAN - EVALUERNG AV SØRVARANGER MODELLEN DEBATTHEFTE - EVALUERING AV SØRVARANGER MODELLEN DEBATTHEFTE - EVALUERING AV SØRVARANGER MODELLEN EVALUERING AV SØRVARANGERMODELLEN EVALUERING AV SØR-VARANGERMODELLEN 2011 SØR-VARANGER MODELLEN Kort sammendrag: Kommunestyret vedtok i 2006 ny organisasjonsstruktur 2 nivåmodell med lokale tilpasninger Sør-Varanger modellen. Ny organisasjonsstruktur ble iverksatt fra 01.07.2007. Modellen skulle evalueres, og dette ble i gang i januar 2011. Evalueringen ble innledet med en heldagssamling med deltakelse fra rådmannens ledergruppe, virksomhetsledere, spesialrådgivere, folkevalgte, tillitsvalgte og hovedvernombud. På bakgrunn av samlingen ble det i gangsatt intern egen evaluering i form av et debatthefte. Det har vært nedsatt ei prosessgruppe som har gjennomgått alle innspill og presenterer sin anbefaling i rapport Evaluering av Sør-Varanger modellen, januar 2012 jfr. vedlegg. Faktiske opplysninger: Den politiske og administrative ledelse i Sør-Varanger kommune igangsatte høsten 2005 en organisasjonsutviklingsprosess i erkjennelsen av at kommunen hadde et potensiale til å forbedre mange sider ved sin organisasjon og rolle som samfunnsutvikler. På bakgrunn av prosessen i 2005/2006 vedtok kommunestyret høsten 2006 ny organisasjonsstruktur 2 nivåmodell med lokale tilpasninger Sør-Varangermodellen. Ny organisasjonsstruktur ble iverksatt fra 01.07.2007. Modellen skulle evalueres. 2-nivåmodellen kjennestegnes særlig ved 2 ledernivå/2 beslutningsnivå. Ingen ledere/beslutningsnivå mellom rådmann og virksomhetsleder. Dette til forskjell fra etatsmodellen der organisasjonen hadde etatsjefer som et mellomnivå. Side 2 av 5

Evalueringen ble innledet med en heldagssamling i januar 2011 med følgende innhold: - Tilbakeblikk på organisasjonsutviklingsprosessen Sør-Varangermodellen v/rådmannen Forskningsresultat, erfaringer, opplevelser, utfordringer, dilemmaer, problemer og utvikling med 2 nivå modell v/dr. polit. Harald Torsteinsen, Høgskolen i Harstad Presentasjon av prosessplan for evalueringen v/rådmannen På samlingen deltok rådmannens ledergruppe, virksomhetsledere, spesialrådgivere, folkevalgte, tillitsvalgte og hovedvernombud. På bakgrunn av samlingen og erfaringer ble det igangsatt en intern evaluering i form av et debatthefte, jfr vedlegg Lærende evaluering. Hva har vi gjort identifisere handling? Hva har vi lært identifisere læring? Hva var lurt - Hva lykkes vi med/ Hva lykkes vi ikke til? Debattheftet ble sendt folkevalgte, alle ledere, tillitsvalgte, hovedverneombud og alle ansatte med invitasjon til å drøfte spørsmålene og komme med innspill. Det innkom til sammen 37 innspill fra ledere, ansatte og tillitsvalgte. Det har vært nedsatt ei prosessgruppe som har bestått av: Rådmann Bente Larssen, virksomhetslederne Vibeke Øie, Edgar Jensen, Randi Kubban og Beate Ryeng. Fra arbeidstakerorganisasjonene har Line Kristoffersen Fagforbundet og Terje Johansson - Utdanningsforbundet, deltatt. Personalsjef Judith Celius har fungert som sekretær. Prosessgruppa har gjennomgått alle innspill og presenterer sin anbefaling i rapport Evaluering av Sør-Varanger modellen, januar 2012 jfr. vedlegg. Prosessgruppas anbefaling: Sør-Varanger modellen (tilnærmet 2-nivåmodell) opprettholdes med beslutningsnivåene rådmann og virksomhetsledere i en stab/støtte organisasjon. Følgende områder videreutvikles: 1. Antallet virksomhetsområder må vurderes. 2. Organisering av interne tjenester og roller gjennomgås herunder også innenfor økonomi- og personalforvaltning. 3. Det igangsettes lederutviklingsprogram på masternivå. Vektlegge organisasjons- og ledelseskultur. 4. Interne møtearenaer defineres med hensyn til deltakere, rolle, funksjon, arbeids- og ansvarsområde. 5. Rådmannens ledergruppe vurderes inndelt i forhold til ensartede virksomheter. 6. Gjennomgang av subdelegasjon som et grunnlag for å definere de ulike rollene på beslutningsnivå. Side 3 av 5

7. Virksomhetslederne gis opplæring i kommunekunnskap/kommunalforvaltning. 8. Formulere og vektlegge resultatmåling på flere forhold spesielt med vekt på o Bedre samordning og samhandling o Koordinering o Helhetlig løsning av oppgaver i kommunen På bakgrunn av egne erfaringer i perioden 2007-2012, innspill fra ledere, ansatte og tillitsvalgte slutter jeg meg til anbefalingene fra prosessgruppa, og anbefaler for kommunestyret at Sør-Varangermodellen opprettholdes med beslutningsnivåene rådmann og virksomhetslederne i en stab/støtte organisasjon. Videre anbefaler jeg også at anbefalte områder i rapporten videreutvikles. Pkt 4 Interne møtearenaer, pkt. 6 Gjennomgang av subdelegasjonsreglementet og pkt 7 Opplæring i kommunekunnskap/kommunal forvaltning vil følges opp internt av rådmannen. Når det gjelder pkt. 5 i anbefalingen; Rådmannens ledergruppe vurderes inndelt i forhold til ensartede virksomheter, vil jeg kommentere dette nærmere i formannskapets møte 7. mars d.å. Kommuneplanens hovedmål: Sør-Varanger kommune skal utvikles til et lokalsamfunn som gir grunnlag for befolkningsvekst i alle deler av kommunen. Arealdisponering og offentlig service og tjenesteproduksjon skal dimensjoneres ut fra en samlet befolkning på 12.000 innbyggere ved planperiodens utløp, og ha en kvalitet som gjør kommunen attraktiv som bosted og for etableringer og knoppskyting i privat næringsliv. Hovedmålet vil være retningsgivende for de politiske og administrative prioriteringer i hele den kommunale organisasjon i planperioden. Ut fra dette, skal det gjøres vurderinger i forhold til følgende satsingsområder: Næringsutvikling: Delegering av myndighet fra rådmannen til virksomhetsleder gir raskere beslutninger og oppfattes/oppleves positivt. Infrastruktur: Ikke aktuell. Barn og ungdom: Ikke aktuell. Kompetansebygging: Virksomhetslederrollen gir økt kompetanse. Bedre sosialt miljø og faglige arena virksomhetslederne imellom. Økonomi: Ingen ledernivå mellom rådmann og virksomhetsleder. Når det gjelder anbefalingen om å igangsette et lederutviklingsprogram på masternivå og opplæring generelt av virksomhetslederne i kommunekunnskap/kommunal forvaltning søkes dekning av KS OU-midler. Side 4 av 5

Universell utforming, jfr. bestemmelser i plan- og bygningslov: Ikke aktuell. Alternative løsninger: Forslag til innstilling: Sør-Varanger modellen (tilnærmet 2-nivåmodell) opprettholdes med beslutningsnivåene rådmann og virksomhetsledere i en stab/støtte organisasjon. Følgende områder videreutvikles: Antallet virksomhetsområder må vurderes. Organisering av interne tjenester og roller gjennomgås herunder også innenfor økonomi- og personalforvaltning. Det igangsettes lederutviklingsprogram på masternivå. Vektlegge organisasjons- og ledelseskultur. Rådmannens ledergruppe vurderes inndelt i forhold til ensartede virksomheter. Formulere og vektlegge resultatmåling på flere forhold spesielt med vekt på o Bedre samordning og samhandling o Koordinering o Helhetlig løsning av oppgaver i kommunen Bente Larssen rådmann - Dette dokumentet er godkjent elektronisk i Sør-Varanger kommune og har derfor ingen signatur. - Side 5 av 5