Retningslinjer, Utdanningsforbundet September 2014 Retningslinjer for årsmøter i fylkeslag - sammensetning, valg og valgreglement De reviderte retningslinjene tar hensyn til endringer i vedtektene på landsmøtet i 2012. Vær oppmerksom på to vedtektsendringer: 44.5 som fastslår at det skal være fireårige årsmøteperioder. 45.1.6.6 som er endret til å foreslå kandidater mot tidligere å nominere. 1. Sammensetning av fylkesårsmøte Vedtekter for Utdanningsforbundet, 44.2: Årsmøtet har inntil 113 representanter 14, som omfatter fylkesstyrets medlemmer, jf. 47.2, og 100 15 delegater valgt av lokallagene 16 for fylkeslagets årsmøteperiode etter den fordelingen som framkommer i melding fra fylkesstyret. Delegasjonene skal settes sammen slik at en totalt oppfyller gjeldende kvoteringsregler. Jf. 15. Note 14: Jf. 47.2, fotnote til tallet 113 og fotnote om fylkesstyret i Oslo. Tallet på årsmøterepresentanter endres tilsvarende. Note 15: Normaltall som kan avvikes for påfølgende ordinære årsmøter gjennom vedtak på ordinære årsmøter. Note 16: For Utdanningsforbundet Oslo: av lokallagene gjelder ikke. Utdanningsforbundet Oslo gis fullmakt til å organisere valg av delegater slik fylkeslaget finner det hensiktsmessig, jf. likevel siste punktum i 44.2 Vedtekter for Utdanningsforbundet, 59 Valgmøte (i lokallag): 59.1 I år med årsmøte i fylkeslaget skal det holdes valgmøte i tilknytning til årsmøtet i lokallaget. Sammensetning og frister er de samme som for ordinært årsmøte. Følgende saker skal behandles: 59.1.1 Saker som er satt opp på saklisten for fylkesårsmøtet. 59.1.2 Valg av delegater til fylkesårsmøtet i samsvar med det tallet og den fordelingen som framkommer i melding fra fylkesstyret. 59.1.3 Forslag på kandidater til fylkesstyret og til valgkomiteen i fylkeslaget. De fleste fylkeslagene står derfor overfor utfordringen å sette sammen et årsmøte med 100 delegater som til sammen oppfyller kvoteringsreglene i 15 (medlemsgrupper og kjønn).
2 Forskjellen fra modell for sammensetning til landsmøte er at en på fylkesårsmøtene har 100 delegater mot 180 på landsmøtet, samtidig som tallet på delegasjoner til landsmøte er 19, mens mange fylkeslag har 30 lokallagsdelegasjoner eller flere (Nordland har 45), og med betydelig større variasjon i medlemstall både totalt og innenfor de enkelte medlemsgruppene enn variasjonen mellom fylkeslagenes landsmøtedelegasjoner. 2. Modeller for fordeling av delegater til fylkesårsmøter Sentralstyrets kommer ikke til å pålegge fylkeslagene å benytte spesielle modeller for sammensetning av delegasjonene til fylkesårsmøtene - ut over de vedtektsregulerte kriteriene som legges til grunn for sammensetningen: o Valg av delegater og varadelegater må skje etter en fordeling av delegatplasser mellom lokallag utarbeidet forut for valgmøtene. Antall medlemmer i hvert lokallag må legges til grunn. o Hvert lokallag bør ha minimum én delegat o Modellen må ivareta vedtektsmessig kvotering av årsmøterepresentantene mht. kvinneandel og en fordeling av medlemsgruppene (vedtektene 15). Det er et mål at representasjonen i størst mulig grad gjenspeiler mangfoldet blant medlemmene. o En må unngå at tallet på delegater økes ut over det som er nødvendig o Eventuelle justeringer av delegasjoner etter valgmøtene kan skje når valgresultatet totalt ikke oppfyller vedtektsmessige krav etter 15, og da ved opprykk fra den prioriterte varalisten slik at varadelegaten som er først på listen kan ivareta behovet for justering. o Fylkesstyret må avklare på forhånd eventuell fordeling av delegatplasser for ledermedlemmer. o Det må ikke være slik at de som utarbeider opplegget, kan kritiseres for å tilgodese spesielle medlemmer eller medlemsgrupper. 3. Spesielle behov i enkelte fylkeslag Utdanningsforbundet Oslo har ikke lokallag, og vil derfor måtte lage en særskilt modell for valg av delegater til fylkesårsmøtet. Fylkeslaget vil likevel være bundet av ovenstående prinsipper i dette arbeidet, så langt de passer. Behovet for økt delegattall (150) er dekket opp gjennom ovenfor nevnte tillegg til vedtektene. 4. Kvinnekvotering av delegatene til fylkesårsmøtet For fylkesårsmøtene vil kravet om minst 50 % kvinner gjelder for årsmøtet som helhet (alle representantene), og ikke for hver av delegasjonene. Dersom fylkeslaget etter valgene av delegater i lokallagene kommer i en situasjon der fylkesårsmøtet samlet sett får en sammensetning der kvinnerepresentasjonen ikke når
3 50 %, må kvinneandelen i lokallagsdelegasjoner med mer en én delegat justeres i etterhånd. Dette kan skje gjennom opprykk av varadelegater i de delegasjonene som har den laveste prosentvise andelen av kvinner inntil 50 %-regelen er nådd. Dersom flere lokallagsdelegasjoner står likt, kan det foretas loddtrekning. 5. Valg av varadelegater Det må velges minimum en personlig varadelegat for hver av de som er representert i lokallagets delegasjon til fylkesårsmøtet. Dersom det bare velges en varadelegat, må denne være kvinne, slik at en ved opprykk fra varalisten ikke risikerer at andelen kvinner på årsmøtet synker under 50 % som følge av at kvinner melder forfall. NB! Det bør velges så mange varadelegater av begge kjønn, at en ikke risikerer å måtte stille på årsmøtet med redusert delegasjon det er bare nytt valgmøte i lokallaget som kan velge nye varadelegater. 6. Frist for valg av delegater til fylkesårsmøter Fylkesstyret skal i brev informere lokallagene om fristene for fylkesårsmøtet og sammensetningen av delegasjonene (vedtektene 59.1.2). Dette bør skje i forbindelse med vedtektsfristen for å kunngjøre tid og sted for årsmøtet: 15. februar. Lokallagene har frist for å melde om valg av delegater til fylkesstyret 15. april. Om frister ellers, se vedtektene 44.6. 7. Godkjenning av fullmakter på fylkesårsmøtet Fylkesstyret har ansvar for at listen over årsmøterepresentanter er korrekt etter bestemmelsene i vedtekter og retningslinjer også etter eventuelle forfall og innsetting av varadelegater på selve årsmøtet. Fylkesstyret fremmer forslag til vedtak om godkjenning av representantenes fullmakter under sak om konstituering ved starten av møtet. 8. Forhold vedtekter - valg Fylkeslagene kan ikke foreta valg etter andre bestemmelser enn de som framkommer i gjeldende vedtekter ( 45), unntatt de valgene som er nødvendig for avviklingen av selve årsmøtet. Årsmøtet kan likevel fatte vedtak om strukturforsøk som ikke er i henhold til vedtektene. Slike vedtak krever 2/3 flertall og søkes godkjent etter 23 i vedtektene. Årsmøtet må da også foreta nødvendige valg, men med forbehold om at strukturforsøket godkjennes. Eventuelle vedtektsendringer på landsmøtet som får konsekvenser for verv i fylkeslaget, vil ikke kunne gis tilbakevirkende kraft. Derimot vil slike vedtak kunne korte ned den perioden enkelte tillitsvalgte er valgt for.
4 9. Særmøter på fylkesårsmøtet for valg av hovedtillitsvalgte i virksomheter på fylkesnivå Her vil det være aktuelt med særmøte for de representantene som har fylkeskommunen som arbeidsgiver. På dette møtet velges hovedtillitsvalgt(-e) og vara hovedtillitsvalgt(- e). Det vises til vedtektene 16, og egne retningslinjer for hovedtillitsvalgte i Utdanningsforbundet. 10. Sammensetning av fylkesstyret I følge vedtektene skal det velges fylkesstyrer på maksimum 13 (for Oslo 15) medlemmer. I henhold til vedtektenes 47.2 velges det minst tre varamedlemmer i prioritert rekkefølge, men det er ikke noen øvre begrensning på antall varamedlemmer. Med en valgperiode på fire år kan det være rimelig å velge flere enn tre varamedlemmer. Det er fylkesstyret som innstiller overfor årsmøtet på hvor mange fylkesstyremedlemmer som skal velges. Årsmøtet står imidlertid fritt til å vedta noe annet. Valgkomiteen må følgelig arbeide med utgangspunkt i det antall styremedlemmer fylkesstyret innstiller på, men må samtidig være forberedt på at årsmøtet kan ha et annet standpunkt. Når det gjelder kjønnskvotering gjelder 15.1 i vedtektene. Vedtektenes 15.2 har følgende føringer for medlemsgrupper og representasjon: [ ]Medlemsgruppene barnehage, grunnskole og videregående opplæring / fagskole skal være representert i fylkesstyret. Medlemsgruppene høgskole og universitet og faglig og administrativt støttesystem skal til vanlig være representert i fylkesstyret. Det skal være minst én lederrepresentant i fylkesstyret. [ ] Det er en skjønnsmessig vurdering av valgkomitéen om det er mulig å finne kandidater fra medlemsgruppene høgskole og universitet og faglig og administrativt støttesystem. Men uttrykket til vanlig er en føring som krever at komiteen skal anstrenge seg for å finne kandidater. Valgkomiteen må også bruke skjønn mht. fordeling av styreplasser mellom medlemsgruppene. Begrensningen ligger i 15.1 om kjønnskvotering og 15.2. om at ingen medlemsgruppe skal alene kunne ha mer enn 50 % av medlemmene i et besluttende organ på fylkesnivå og over. 11. Arbeidet i valgkomiteen Jf. vedtektene 50. Det vises til egne retningslinjer for forslags- nominasjonsprosedyre foran landsmøtevalg og eget veiledningshefte for valg av.
5 Fylkesstyrene kan utarbeide egne retningslinjer med frister, oppgaver og oppgavefordeling for valgene på fylkesårsmøtene, eventuelt etter mønster av ovennevnte retningslinjer. Forslag til valgreglement 1. Generelt om valgene Valgene gjelder formelt for en fire-årsperiode fra 1.8. årsmøteåret til 31.7. etter påfølgende ordinære årsmøte. Alle valg, med unntak av valg av revisor, skal være skriftlige dersom minst én delegat på årsmøtet krever det. Årsmøtets flertall kan likevel vedta å gjennomføre åpen avstemning dersom det er et enstemmig forslag fra valgkomiteen, og ingen andre forslag foreligger. Det kan ikke stemmes på andre enn de kandidatene som er innstilt av valgkomiteen, eller som det er fremmet forslag om fra årsmøtets talerstol. Stemmesedler som inneholder andre navn, blir forkastet. Blank stemmeseddel blir regnet som avgitt stemme. 2. Oversikt over valg på årsmøtet kronologisk rekkefølge a) dirigenter, referent(er), tellekorps, redaksjonskomité(er) og protokollunderskrivere b) leder og nestleder c) tillitsvalgte etter hovedavtalene (særmøter) d) valg av hovedtillitsvalgte som styremedlem e) øvrige fylkesstyremedlemmer og varamedlemmer f) delegater og varadelegater til landsmøte g) valgkomité I tillegg foreslås det kandidater til sentrale tillitsverv, jf. 45.1.6.6 i vedtektene og retningslinjer for forslags- og nominasjonsprosedyre foran landsmøtevalg. Første punkt over gjelder valg i konstitueringssaker, og behandles ikke her. 3. Gjennomføring av valgene på årsmøtet Valgene gjennomføres i den rekkefølgen som framkommer i nummereringen nedenfor. (1) Valg av leder (plenum) Leder velges ved særskilt valg. Den kandidaten som får mer enn 50 % av stemmene, er valgt.
6 Om ingen av kandidatene får mer enn 50 % av stemmene, skal det holdes omvalg. Dersom det er flere enn to kandidater, går kandidaten med lavest stemmetall ut. Nytt valg blir holdt mellom de kandidatene som står igjen. Dette prinsippet følges til bare to kandidater står igjen. Ved (nytt) valg mellom to kandidater, er den valgt som har fått flest stemmer. Ved stemmelikhet i siste valgomgang holdes først ett omvalg, og ved ny stemmelikhet avgjøres valget ved loddtrekning. (2) Valg av nestleder (plenum) Her gjelder de samme valgreglene som i punkt 1. (3) Særmøter på årsmøtet for valg av hovedtillitsvalgte i virksomheter på fylkesnivå Valgkomiteen må fremme forslag på hovedtillitsvalgt(e) og vara hovedtillitsvalgt(e) for medlemmer tilsatt i fylkeskommunen, jf. retningslinjer for hovedtillitsvalgte i Utdanningsforbundet. Valgene gjennomføres som særskilte valg i særmøte for årsmøterepresentanter med tilsetting i fylkeskommunen. Valgreglene for leder følges så langt de passer. (4) Valg av hovedtillitsvalgt i kommunal sektor som styremedlem (5) Valg av øvrige medlemmer av fylkesstyret Øvrige medlemmer av fylkesstyret velges samlet. Fylkesårsmøtet må se til at gjeldende kvoteringsregler i henhold til vedtektenes 15.1 (det skal tilstrebes en kvinneandel på minst 50 %) og 15.2 (ingen medlemsgruppe skal alene kunne ha mer enn 50 % av medlemmene) og at den vedtektsfesta representasjonen fra ulike medlemsgrupper ivaretas når leder, nestleder og HTV regnes med. Dersom valgene av leder, nestleder og HTV har gitt et annet resultat enn innstilt av valgkomiteen, skal denne gis anledning til å fremme ny innstilling på øvrige styremedlemmer. Ved skriftlig avstemning på øvrige styremedlemmer skal stemmeseddelen inneholde nøyaktig det antall navn som skal velges. Hver enkelt stemmeseddel skal også tilfredsstille kravene til kvotering: Forutsatt at det er mulig blant de kandidater som er innstilt fra valgkomiteen og foreslått på årsmøtet, skal stemmeseddelen oppfylle kravet om minst 50 % kvinneandel når allerede valgte styremedlemmer (leder, nestleder og HTV) regnes med. Er dette ikke mulig, skal alle innstilte/foreslått kvinner være ført opp på lista. Det skal ikke være mer enn 50 % representasjon fra en og samme medlemsgruppe når leder og nestleder og HTV regnes med.
7 Det skal før avstemningen opplyses hvilke kriterier som må være oppfylt for at stemmeseddelen skal være gyldig. Ved motstrid mellom prikkpunktene over går siste prikkpunkt foran. Stemmesedler som ikke fyller alle disse kravene, forkastes. Delegatene kan på stemmeseddelen markere at de støtter valgkomiteens innstilling, framfor å skrive opp alle navnene. Ved opptellingen rangeres kandidatene etter stemmetall, og de som får flest stemmer er i utgangspunktet valgt. Viser det seg at fylkesstyret etter denne opptellingen får færre enn 50 % kvinner, rykker det nødvendige antall kvinner opp på lista. Viser det seg etter dette at en medlemsgruppe har fått mer enn 50 % av medlemmene i fylkesstyret, flyttes den lavest rangerte fra denne medlemsgruppen (dog slik at det tas hensyn til kjønnskvotering dersom dette er nødvendig og mulig) ut av lista over valgte. Er det ikke mulig å tilfredsstille kravene i henhold til vedtektenes 15.1 og 15.2 samtidig, går hensynene i 15.2 foran. Leder, nestleder og HTV er allerede valgt, og kan ikke flyttes ut for å tilfredsstille kvoteringskrav. Mulighet for å bringe valget inn for overordnet organ ( mindretalls-anke ) Dersom et mindretall på 10 eller flere delegater på årsmøtet mener at det endelige resultat av styrevalget ikke tilfredsstiller kravene om rimelig representasjon fra medlemsgrupper, kan dette mindretallet bringe saken inn for sentralstyret. Slik mindretalls-anke fremmes på årsmøtet før dette heves. Sentralstyret kan med endelig virkning gjøre om på rangeringen innenfor de samme rammer som fylkesårsmøtet har fullmakt til. (6) Valg av varamedlemmer til fylkesstyret (plenum) Det velges minst 3 varamedlemmer i prioritert rekkefølge, etter innstilling fra valgkomiteen. Disse velges i særskilte valg etter samme regler som for leder så langt det passer. (7) Valg av delegater og varadelegater til landsmøtet (plenum) Så snart fylkesstyret mottar melding fra sentralstyret om fordeling av delegatplasser mellom fylkeslagene, samt sammensetning av delegasjonene innenfor de enkelte fylkeslagene, må fylkesstyret videresende disse opplysningene til valgkomiteen. Det vises til egne retningslinjer for landsmøte i Utdanningsforbundet og retningslinjer for forslags- og nominasjonsprosedyre foran landsmøtevalg. Valgkomiteen fremmer forslag på det antall og den sammensetning av delegater til landsmøtet som er fastsatt. Valgkomiteen fremmer også forslag på varadelegater i tilstrekkelig antall jf. retningslinjer for forslags- og nominasjonsprosedyre foran landsmøtevalg i Utdanningsforbundet.
8 Valg av delegater gjennomføres på samme måte som valget av øvrige fylkesstyremedlemmer. Fordeling mellom medlemsgrupper og kjønn skal tilfredsstille den fordeling som er bestemt av sentralstyret Valg av varadelegater gjennomføres etter at årsmøtet har valgt delegatene. Årsmøtet kan bestemme om varadelegatene skal velges én og én, i så fall følges samme valgprosedyre som for leder. Velges varadelegatene samlet, følges valgprosedyre som for øvrige styremedlemmer, men uten justering i etterkant for kjønn. Årsmøtet må være oppmerksom på at ved forfall fra en kvinne i delegasjonen, kan en annen enn den øverst rangerte varadelegaten for denne medlemsgruppen måtte rykke opp for å ivareta kravet til kjønnsfordeling. I henhold til vedtektene er det bare sentralstyrets medlemmer som automatisk er delegater til landsmøtet. Alle andre må velges inn som delegater fra fylkesårsmøtene. (8) Valg av valgkomité Fylkesstyret fremmer forslag på et antall medlemmer og varamedlemmer til ny valgkomité for årsmøteperioden. Antallet skal være lik tallet på medlemmer i fylkesstyret med fradrag av leder og nestleder. Sammensetningen skal følge reglene for kvotering i 15. Komiteen er ikke et besluttende organ slik at kravene i 15.2 om maksimalt 50 % representasjon fra én medlemsgruppe gjelder ikke for dette organet. Valgkomiteen med varamedlemmer velges på samme måte som for (øvrige) medlemmer av fylkesstyret og varamedlemmer av fylkesstyret. (9) Forslag og nominasjoner til sentrale verv (plenum) Det vises til egne retningslinjer for forslags- og nominasjonsprosedyre foran landsmøtevalg.