Hvordan har vi og vil vi jobbe med tidstyver og utvikling i Datatilsynet? 14.04.2016
Temaer Kort om Datatilsynet; mandat, saksomfang, sakstyper, arbeidsprosesser, IKT-verktøy osv Kartlegging av tidstyver Interne og eksterne Oppfølging av tidstyvene Hvordan jobbe videre? 14.04.2016
Kort om Datatilsynet Opprettet 1980, lokalisert i Oslo 46 medarbeidere Særlig uavhengig forvaltningsorgan under KMD To roller forvaltning og ombud Regelverk: Personopplysningsloven Helseregisterloven Pasientjournalloven Helseforskningsloven Politiregisterloven Lov om Schengen informasjonssystem mv. Personvernnemnda er klageorgan for våre vedtak
Arbeidsmetoder Tilsyn Fortolkning, uttalelser Klagesaker Konsesjoner Lavterksel veiledning til forbrukere og næringsdrivende Råd- og veiledningsmøter Utredningsarbeid 4
Datatilsynets organisasjon
8 727 henvendelser til juridiske veiledningstjenester 6
Antall Individuell veiledning pr telefon og epost Henvendelser de siste årene, fordelt på telefon og e-post 3 264 3 081 2 175 2 546 4 675 5 032 5 769 5 646 2012 2013 2014 2015 Årstall Telefoner E-post 7
Hva handler henvendelsene om? Henvendelser til veiledningstjenesten i 2015 fordelt på kategorier Fødselsnummer 4 % Skole/barnehage 3 % Internett 7 % Info.sikkerhet 7 % Annet 23 % Melding/konsesjon 9 % Arbeidsliv 21 % Kameraovervåking 12 % Register 14 % 8
Antall Lite klager på Datatilsynets vedtak Antall vedtak fattet av Datatilsynet, og antall klager på disse de siste årene 381 457 525 595 37 50 38 33 2012 2013 2014 2015 Årstall Antall vedtak fattet totalt Antall klager på vedtak 9
Antall Færre saker går til Personvernnemnda Antall saker oversendt til Personvernnemnda de siste årene 30 26 15 15 2012 2013 2014 2015 Årstall 10
Vi gjennomførte 54 tilsyn i 2015 Gjennomførte tilsyn fordelt på områder Kryptering Andre Arbeidsliv Justissektoren Helsesektoren Forskning Reiseselskap Kameraovervåking Offentlige etaters internkontroll Finanssektoren 11
Antall Konsesjoner Antall konsesjonssøknader og gitte konsesjoner de siste årene 235 249 173 155 179 192 2013 2014 2015 Årstall Konsesjonssøknader Gitte konsesjoner 12
Kartlegging av tidstyver Hva er egentlig en tidstyv? Den interne kartleggingen i flere faser Beslutning i ledergruppen, basert på bestilling fra departementet Brede gruppesamtaler i hver enkelt faggruppe Behandling i ledermøte av hva vi skal rapportere inn Behandling i ledergruppen av hvordan vi skal følge opp Rapportering til departementet og intern oppfølging 13
Kort oversikt over hva vi rapporterte inn Konsesjonsbehandling Generell saksbehandling Meldeplikt Informasjon Dobbelsaksbehandling Samordning av saksbehandling Nye arbeidsverktøy ( borgerkasse, Altinn) Automatisering av saksbehandlingen 14
Oppfølging av prosessene Tiltaksplanen ble lagt ut i tid Noen tiltak kunne gjøres kjapt Avhengighet av IKT prosesser Avhengighet av lovgivning Hvert tiltak ble fordelt på enkeltmedarbeidere med en klar lederforankring så var det bare å sette i gang 15
Konkrete tiltak Ba om forskriftsregulering istedenfor konsesjonen 12 til 15 saker per år Be om at konsesjonsplikten ble erstattet av en meldeplikt 3-5 000 meldinger per år 16
Konkrete tiltak Be om at dobbeltbehandling av saker som gjaldt endring eller sletting i journal opphørte 3o til 40 saker per år Tok initiativ til å forenkle behandlingen av søknader om konsesjoner for å drive helseforskning Potensielt en del sak, som er arbeidskrevende og tar lang tid 17
Konkrete tiltak Bedre og enklere samhandling med de behandlingsansvarlige Altinn, automatisk saksbehandling Nye skjema for innsending av søknader Effektivisering av saksbehandling og tilsyn Intern arbeidsgruppe som fremla sin rapport for to uker siden Bedre tilsynsopplæring Flere maler Bedre kompetanse i veiledningsarbeid mv Klarspråk 18
Noen suksessfaktorer Internt innsalg: Snakket like mye om effektivisering og bedre arbeidsprosesser som tidstyver Skape forståelse for at vi også kan være en tidstyv for andre Forankring av hele prosjektet i ledelsen En klar plan for oppfølging hvem følger opp hvilke prosjekter? Klart lederansvar hvilken leder har ansvar for hvilke prosjekter? Oppfølging i ledergruppa 19
20