Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Malvik kommune Arkivsak: 11/302 Møtedato/tid: 11.01.2012, kl. 17:00 Møtested: Rådhuset, formannskapssalen Deltagere: Per Walseth, leder Per-Arild Lyng Arild Øyan Tove Grendstad Gunnar Lohse Kjerstin Leistad Grete Hepsø Kristian Rolstad, rådmann Wenche Holt, Revisjon Midt-Norge IKS (RMN) Anne Gråberg, RMN Arvid Hanssen, KonSek Midt-Norge IKS Forfall: Kopi: Kontrollutvalgets varamedlemmer, ordfører, Tor Arne Stubbe RMN, postmottak Malvik kommune og postmottak RMN Sakliste 001/12 002/12 003/12 004/12 005/12 006/12 007/12 008/12 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte 09.11.2011. Referatsaker til kontrollutvalgets møte 11.01.2012. Orientering om forvaltningsrevisjon med utgangspunkt i bestilt prosjekt saksbehandling Plan, byggesak og landbruk Vurdering av gjenstående prosjekt i plan for forvaltningsrevisjon 20102011 Vesentlighets- og risikovurdering - forarbeid til plan for selskapskontroll. Status for revisjon av kommuneregnskapet 2011. Møteplan 2012 for kontrollutvalget. Eventuelt. Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Arvid Hanssen på telefon 915 82 102, eller e-post: arvid.hanssen@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, 03.01.2012. Per Walseth (sign.) Leder av kontrollutvalget Arvid Hanssen Daglig leder, KonSek Side 1 av1 1
Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte 09.11.2011. Saken behandles i Kontrollutvalget i Malvik kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 11.01.2012 Saksnr 001/12 Arvid Hanssen 11/302-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen godkjennes. Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. Protokollen er tidligere utsendt til utvalget og ligger på KonSek sine hjemmesider www.konsek.no kontrollutvalgene/malvik. 2
Referatsaker til kontrollutvalgets møte 11.01.2012. Saken behandles i Kontrollutvalget i Malvik kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 11.01.2012 Saksnr 002/12 Arvid Hanssen 11/302-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering Vedlegg Hjelp jeg er ny i KU! Selskapskontroll av Trøndelag Brann- og redningstjeneste IKS Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Oppsummering/tilbakemelding fra deltakerne på opplæringsdagen for kontrollutvalg på Tiller 15.11.2011. 2. Hjelp jeg er ny i kontrollutvalget! Artikkel fra fagbladet Kommunerevisoren. (Vedlagt) 3. NKRF`s KU-konferanse på Gardermoen 1-2.februar. Per-Arild Lyng og Kerstin Leistad deltar fra kontrollutvalget i Malvik kommune.. Selskapskontroll Trøndelag Brann- og redningstjeneste IKS. Brev fra Trondheim kommunerevisjon, datert 09.09.11, er vedlagt. I e-post av 30.09.11 fra revisjonen er det opplyst at selskapskontrollen vil starte opp i løpet av januar 2011. Viser til egen sak om selskapskontroll. 3
Kommunerevisoren Page 1 of 5 Hjelp - jeg er ny i kontrollutvalget! I løpet av disse høstmånedene vil et betydelig antall folkevalgte møte i kommunenes kontrollutvalg for første gang. I mange kommuner har kontrollutvalget spilt en heller tilbaketrukket rolle med lite politisk fokus på dette utvalgets ansvar og oppgaver. Det mange ikke er klar over er at kontrollutvalget står i en særstilling som ett av få politiske utvalg som er lovpålagt gjennom kommuneloven, og dessuten med et eget sett med forskrifter. Dette tilsier at kontrollutvalget er tiltenkt en viktig rolle i kommunene. Av Bodhild Laastad, seniorrådgiver i NKRF Denne artikkelen er ment som "førstehjelp" for nyvalgte kontrollutvalgsmedlemmer og redegjør for kontrollutvalgets plass i det kommunale systemet og gir en oversikt over kontrollutvalgets oppgaver, ansvar og arbeidsmåter. Kort fortalt er kontrollutvalget kommunestyrets redskap for demokratisk tilsyn og kontroll for å sikre at den kommunale virksomheten skjer i tråd med gjeldende lover og regler, kommunens egne planer og vedtak, samtidig som fokus settes på kvalitet og effektivitet i produksjonen av velferd for kommunens innbyggere. Med andre ord ingen liten oppgave! Kontrollutvalgets rolle i det kommunale styringssystemet I Kommunal- og regionaldepartementets veileder "Kontrollutvalgsboken" er kontroll-utvalgets rolle illustrert på følgende måte: Figur 1: Prinsippskisse som viser kontrollutvalgets oppgaver og plass i styringssystemet i kommunene. (KRD, 2011) Figuren viser at det fra kommunestyret i prinsippet går to styringslinjer. Den ene går fra kommunestyret til administrasjonssjefen som har ansvaret for gjennomføringen av kommunens tjenesteproduksjon, planlegging og myndighetsutøvelse. Det ligger til administrasjonssjefen å sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende intern kontroll. Dette kan gjerne omtales som den interne styringslinjen. Den andre styringslinjen representerer en uavhengig og ekstern kontroll som går gjenn- om kontrollutvalget. Denne styringslinjen er derfor en tilsyns- og kontrollinje. Kontroll-utvalgets kjerneoppgave er å forestå det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen på kommunestyrets vegne. Dette tilsynet retter seg primært mot administrasjonssjefen og den kommunale virksomheten, men tilsynet retter seg også mot politiske utvalg under 4 http://tidsskrift.nkrf.prosjektweb.net/siste/artikkel2.html 01.12.2011
Kommunerevisoren Page 2 of 5 kommunestyret, mot kommunale foretak, heleide kommunale aksjeselskap og interkommunale selskap, og også mot andre selskap der kommunen har eierinteresser. I hovedsak bygger kontrollutvalget sitt tilsyn på de kontrollaktiviteter som blir utført og rapportert av revisor. Noen av tilsynsoppgavene kan også utføres av kontrollutvalgets eget sekretariat. Begge de to styringslinjene inngår i kommunestyrets totalansvar for den kommunale virksomheten. Det er viktig å presisere at det ikke inngår i kontrollutvalgets tilsynsansvar å overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens folkevalgte organer. Tilsynsansvaret omfatter heller ikke kommunestyret selv. Det er strenge valgbarhetsregler for medlemmer til kontrollutvalget. Kontrollutvalget bør derfor velges i det nye kommunestyrets konstituerende møter etter at formannskapet er valgt, men før det er foretatt valg til de øvrige politiske organene. Det angis at følgende forhold bør vektlegges når medlemmer til kontrollutvalget skal velges: Kontrollutvalget Kontrollutvalget Kontrollutvalget Kontrollutvalget Kontrollutvalget skal være et objektivt organ. skal være et fritt og uavhengig organ. må ha kunnskap og innsikt i kommunal virksomhet. må ha autoritet. skal selv initiere saker. Hvordan arbeider kontrollutvalget Kommuneloven gir kontrollutvalget et vidtgående mandat. Kontrollutvalget kan hos kommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre sine oppgaver. Innsynsretten gjelder også heleide kommunale og/eller fylkeskommunale selskaper. Det understrekes at kontrollutvalget er bundet av alminnelig taushetsplikt etter forvaltningslovens bestemmelser. Ifølge gjeldende regelverk skal kontrollutvalgets møter holdes for lukkede dører, men et forslag om at kontrollutvalgets møter skal være åpne, er i skrivende stund ute på høring. Et annet viktig prinsipp er at kontrollutvalget utøver sitt tilsyn og sin innsynsrett som kollegium og ikke som enkeltpersoner. Kontrollutvalget har ikke noen myndighet for egen del til å fatte vedtak som forplikter administrasjonen eller andre instanser. Men gjennom å legge fram sine rapporter om gjennomførte kontroller, kan kontrollutvalget gi tilrådning til kommunestyret om å fatte vedtak som instruerer administrasjonssjefen om å rette opp avdekkede avvik og svakheter. I den forbindelse pålegger kommuneloven kontrollutvalget å følge opp at kommunestyrets vedtak blir iverksatt og etterlevd. Kontrollutvalget skal ha et eget sekretariat som er uavhengig av kommunens administrasjon. Sekretariatet er kontrollutvalgets eget operative organ som til enhver tid skal tilfredsstille utvalgets behov. Sekretariatet har som hovedoppgave å påse at de saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet, og at utvalgets vedtak blir iverksatt. Kontrollutvalgets saker bygger i stor grad på det arbeidet som utføres av revisjonen og sekretariatet, og utvalgets hovedaktivitet skjer gjennom de sakene som behandles i utvalgets møter. Dette betyr ikke at kontrollutvalget bare passivt skal motta og sende videre saker som de får til behandling. For at utvalget skal oppfylle lovens intensjon, må kontrollutvalget ha et aktivt forhold til sine kontroll- og tilsynsoppgaver og selv ta initiativ gjennom å stille kritiske spørsmål og reise egne saker. Kontrollutvalgets oppgaver Vi har alt beskrevet kontrollutvalget som et redskap for kommunestyret til å få innsyn i og føre tilsyn med hvordan administrasjonssjefen løser sine oppgaver. Tilsynsansvaret omfatter også politiske instanser under kommunestyret. Kontroll og tilsyn kan defineres som et virkemiddel for at kommunen når sine mål regelverket etterleves etiske hensyn ivaretas Kommunens virksomhet kontrolleres ved at det utføres: regnskapsrevisjon forvaltningsrevisjon selskapskontroll Gjennom å påse at de tre kontrolloppgavene utføres, ivaretar kontrollutvalget sitt kontroll- og tilsynsansvar. Den praktiske utføringen av tilsyns- og kontrolloppgavene ivaretas hovedsakelig av revisjonen på oppdrag fra kontrollutvalget. Derfor må kontrollutvalget også ha tilsyn med revisjonen og sitt eget sekretariat. Det er kommunestyret selv som bestemmer hvilken revisjonsordning kommunen skal ha. Kommunestyret kan velge å: ansette egne revisorer 5 http://tidsskrift.nkrf.prosjektweb.net/siste/artikkel2.html 01.12.2011
Kommunerevisoren Page 3 of 5 delta i interkommunalt samarbeid inngå avtale med annen revisor Det er også kommunestyret selv som velger revisor. Kommunestyrets vedtak i saker som gjelder valg av revisjonsordning og valg av revisor, skal treffes på grunnlag av innstilling fra kontrollutvalget. Dette betyr at kontrollutvalget skal spille en aktiv og sentral rolle i saksforberedelsen. Kontrollformer Under følger en kort omtale av de ulike kontrollformene og kontrollutvalgets oppgaver i den forbindelse. 1. Regnskapsrevisjon Det er vanlig å definere regnskapsrevisjon som uavhengig bekreftelse av økonomisk informasjon. Kontrollutvalgets hovedoppgave i forbindelse med regnskapsrevisjon er å påse at kommunens årsregnskap blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal dessuten avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret. Kontrollutvalget plikter å holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og sørge for at dette foregår i samsvar med lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser og avtaler med revisor. Kommunen på sin side har plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger og en forsvarlig organisering av den økonomiske internkontrollen. Revisor skal skriftlig påpeke overfor kontrollutvalget dersom det konstateres mangler ved disse forholdene. Det er kontrollutvalgets plikt å følge opp revisors merknader og rapportere dette til kommunestyret. Dersom det avdekkes misligheter gjennom revisjonen eller på andre måter, skal revisor straks orientere kontrollutvalget. 2. Forvaltningsrevisjon I kommuneloven er forvaltningsrevisjon definert som systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Litt forenklet kan man si at vurderinger av økonomi og produktivitet gir svar på spørsmålet: Gjør man tingene riktig? mens vurderinger av måloppnåelse og virkninger gir svar på spørsmålet: Gjør man de riktige tingene? Her inngår også vurderinger av om regelverket etterleves, om styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige, og om beslutningsgrunnlaget fra administrasjonen til de politiske organer samsvarer med offentlige utredningskrav. De sentrale elementene i forvaltningsrevisjon kan illustreres ved hjelp av følgende modell for effektkjeden i den kommunale tjenesteproduksjonen: Figur 2: Modell som viser effektkjeden for den kommunale virksomheten Utgangspunktet for modellen er at innbyggerne har velferdsbehov som vi i vår samfunnsordning har valgt å la kommunene dekke gjennom sin tjenesteyting. Hvilke tjenester kommunen skal yte overfor sine innbyggere, følger dels av lover og regler og dels av kommunestyrets egne vedtak. Kommunestyret bevilger midler til å produsere de kommunale tjenestene. Disse tjenestene antas å ha direkte virkninger for innbyggerne i form av økt velferd. Innenfor modellens rammeverk kan kontrollutvalget utføre ulike undersøkelser av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger i forbindelse med den kommunale tjenesteproduksjonen. Økonomi fokuserer på at produksjonsfaktorene skaffes til veie på en mest mulig økonomisk måte. Produktivitet fokuserer på resultatet av produksjonen sett i forhold til forbruk av innsatsfaktorer. Vurdering av måloppnåelse og virkninger skjer ved at resultatet av produksjonen holdes opp mot kommunens mål. Det er kontrollutvalgets oppgave å påse at det årlig utføres forvaltningsrevisjon av 6 http://tidsskrift.nkrf.prosjektweb.net/siste/artikkel2.html 01.12.2011
Kommunerevisoren Page 4 of 5 kommunens virksomhet, og rapportere om dette til kommunestyret. Utvalget skal utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon med utgangspunkt i en overordnet analyse av kommunens virksomhet. Den overordnede analysen skal bygge på risiko og vesentlighetsvurderinger. Med risiko menes risiko for at ting går galt, for eksempel at mål ikke nås eller at lovverket brytes. Uttrykket vesentlighet henspeiler på hvor viktig eller betydningsfullt et forhold er. Sammenhengen er illustrert i figuren under. Hensikten med den overordnede analysen er å avdekke indikasjoner på avvik eller svakheter i forvaltningen, og på den måten danne grunnlag for å beslutte å gjennomføre forvaltningsrevisjon på ulike sektorer og virksomheter. Planen skal vedtas av kommunestyret. 3. Selskapskontroll Den tredje kontrolloppgaven er selskapskontroll. Dette var en ny oppgave for kontrollutvalget fra 2004, og som har kommet som et resultat av at kommunene i økende grad har tatt i bruk fristilte organisasjonsmodeller for deler av sin virksomhet. Selskapskontrollen omfatter to ulike kontrollformer eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon. Eierskapskontrollen som er obligatorisk har som hovedfokus å få svar på spørsmålet om kommunen fører kontroll med sine eierinteresser. Dette innebærer å kontrollere om kommunen har etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser, og om disse rutinene gode nok, og om de blir de fulgt. I dette ligger også å vurdere om kommunens eierinteresser utoves i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse. Et sentralt element blir å vurdere om den som utøver kommunens eierinteresser, gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon dersom kommunestyret ønsker det. Kontrollutvalget skal utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll som skal vedtas av kommunestyret. Planen bør baseres på risiko og vesentlighetsvurderinger, det vil si at kontroll blir gjennomført i selskap der det er størst risiko for å finne vesentlige avvik. Rapporter om gjennomførte selskapskontroller legges fram for kommunestyret. Etikk på dagsorden I 2009 fikk kommunelovens formålsparagraf et tillegg om at loven skal legge til rette for en tillitskapende forvaltning som bygger på en høy etisk standard. Etikk blir dermed et overordnet prinsipp for all kommunal virksomhet. Innbyggernes tillit til kommunens folkevalgte og de ansatte er en forutsetning for lokaldemokratiet. Offentlighet, innsyn og åpenhet utgjør viktige bærebjelker i et velfungerende demokrati. Når pressen har oppslag om korrupsjon, juks, kameraderi og inhabilitet i kommunens beslutningsprosesser, eller når folk opplever at noen skaffer seg goder og fordeler på bekostning av fellesskapet, er det ofte lett i ettertid å påpeke hva som gikk galt. Men det må være et mål for kommunene å utvikle en praksis som hindrer feiltrinn og sikrer korrekt handlemåte i situasjoner der de etiske grensene kan være uklare, eller der det mangler bevissthet om at en handling kan føre til mistillit. Her kan kontrollutvalget spille en viktig rolle, både ved å være kommunestyrets "vaktbikkje", men også gjennom å sørge for å sette etikk, samfunnsansvar og antikorrupsjonsarbeid på dagsorden i forebyggende hensikt og på den måten bidra til å sikre gode, etiske holdninger og handlinger både blant kommunens folkevalgte og de ansatte. Hvordan fange opp de viktige sakene Risiko og vesentlighetsanalyser som ledd i en overordnet analyse, kan gi indikasjoner på avvik i kommunens virksomhet, men det er også viktig at kontrollutvalget har åpne ører for mer uformelle, men etterrettelige signaler. Disse kan komme gjennom oppslag i media, 7 http://tidsskrift.nkrf.prosjektweb.net/siste/artikkel2.html 01.12.2011
Kommunerevisoren Page 5 of 5 kontakter i det politiske miljøet, henvendelser fra publikum eller varsling fra kommunens egne ansatte. Det er viktig at kontrollutvalget ikke bare passivt baserer sin virksomhet på den informasjon som framkommer i saker som er til behandling. Kontrollutvalgets medlemmer bør hver og en ha øyne og ører åpne, aktivt stille kritiske spørsmål og legge til grunn en sunn skepsis. Kontrollutvalget bør ta mål av seg å bli en god "vaktbikkje" som er godt synlig og ofte lar seg høre, uten dermed å bli en "gneldrebikkje". Kontrollutvalget i et nøtteskall: Kontrollutvalget er kommunestyrets tilsyns og kontrollorgan. Kontrollutvalget bidrar til en best mulig kommune som når sine mål, samtidig som regelverket etterleves og etiske hensyn ivaretas. Kontrollutvalget sørger for å være godt synlig i det politiske landskap. Kontrollutvalget er uavhengig og objektivt. Kontrollutvalget har et våkent og kritisk blikk. Kontrollutvalget er aktivt og tar egne initiativ. Kontrollutvalget gjennomfører de undersøkelser de måtte ønske. Kontrollutvalget har en vidtgående innsynsrett i kommunens saker. Kontrollutvalget har taushetsplikt. Kontrollutvalget har fokus på etikk, samfunnsansvar og antikorrupsjons arbeid. Tilbake til innholdssiden Kommunerevisoren, Nr. 6, 2011, 66. Årg. Sidene er produsert av Trykkpartner Grytting AS 8 http://tidsskrift.nkrf.prosjektweb.net/siste/artikkel2.html 01.12.2011
9
10
Orientering om forvaltningsrevisjon med utgangspunkt i bestilt prosjekt - saksbehandling Plan, byggesak og landbruk Saken behandles i Kontrollutvalget i Malvik kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 11.01.2012 Saksnr 003/12 Arvid Hanssen 216, &58 11/153-6 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Revisjonens gjennomgang tas til orientering. 2. Ny frist for levering av prosjektrapport til KonSek settes til 7.mars 2012. Vedlegg Prosjektplan Saksutredning Viser til Kontrollutvalgsbokens kapittel 7 om forvaltningsrevisjon, som gir en god oversikt over prosessen knyttet til forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. I dette ligger det at kontrollutvalget har ansvar for at det blir gjennomført forvaltningsrevisjon. Selv om det er revisor som gjennomfører forvaltningsrevisjonene, har kontrollutvalget en sentral rolle gjennom hele forvaltningsrevisjonsprosessen. Fasene i et forvaltningsrevisjonsprosjekt, sett fra kontrollutvalgets ståsted, vil være: bestilling og valg av tema, formål og problemstillinger holde seg orientert underveis mottak og behandling av forvaltningsrevisjonsrapport rapportering til kommunestyret oppfølging av vedtak Revisor utfører forvaltningsrevisjoner på vegne av kontrollutvalget, og er ansvarlig for at gjennomføringen er i samsvar med regelverk og standard for forvaltningsrevisjon. I revisjonsprosessen er det viktig med en god dialog mellom kontrollutvalget og revisor. For å gi kontrollutvalget økt innsikt i prosessen vil forvaltningsrevisor Anne Gråberg fra Revisjon Midt-Norge IKS (RMN) gi en orientering med utgangspunkt i pågående prosjekt i Malvik kommune. Prosjektplanen følger som vedlegg i saken. Kontrollutvalget er gjennom e-post i november 2011 gjort kjent med at RMN har bedt om utsettelse av leveringsfrist og at leder i kontrollutvalget ønsket å behandle utsettelsen formelt i 11
møte 11.januar 2012. Behovet for utsettelse knytter seg i første rekke til at det gjennomføres en brukerundersøkelse som en del av prosjektet. Sekretariatet har vært i dialog med RMN og orientert om at kontrollutvalget tar stilling til ny leveringsdato i møtet. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet vurderer det slik at det er en styrke for prosjektet at revisjonen får utvidet fristen og dermed bedre tid til å bearbeide innsamlede data og svar fra brukerundersøkelsen. Rådmannen skal gis mulighet til å uttale seg om foreløpig rapport. Sekretariatet mener det kan være positivt at det gis rom for at dette kan skje nå etter at budsjettarbeide for 2012 er avsluttet, da det er en spesielt hektisk periode før jul. Sekretariatet foreslår at ny frist for levering av rapport til KonSek settes 14 dager før neste møte i kontrollutvalget. 12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
Vurdering av gjenstående prosjekt i plan for forvaltningsrevisjon 2010-2011 Saken behandles i Kontrollutvalget i Malvik kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 11.01.2012 Saksnr 004/12 Arvid Hanssen 11/305-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget ber om at sekretariatet i neste møte legger frem en sak om bestilling av et forvaltningsrevisjonsprosjekt, hvor en ser på rutiner knyttet til rapportering og bruk av KOSTRA i Malvik kommune. Vedlegg Plan for forvaltningsrevisjon 2010-2011. Saksutredning I forhold til forvaltningsrevisjonsarbeidet har kontrollutvalget en bestillerrolle. Dette innebærer for det første å utarbeide en plan for forvaltningsrevisjon i kommunen basert på en overordnet analyse av kommunens virksomhet. Dette fremgår av Forskrift om kontrollutvalg 10. Kontrollutvalget og kommunestyret har gjennom utarbeidelsen og vedtak av plan for forvaltningsrevisjon for Malvik kommune for 2010-2011 lagt premissene for forvaltningsrevisjonsarbeidet ut 2011. Da planen ble lagt gikk revisjonsåret 2011 ut april 2012. Gjeldende plan for forvaltningsrevisjon ble vedtatt av kommunestyret på møte den 31.05.2010, sak 29/10, etter forutgående innstilling fra kontrollutvalget. Følgende prosjekt gjenstår som prioriterte i planen, når vi ser bort fra Saksbehandling innenfor areal og samfunnsplanlegging, som er under arbeid og presenteres i egen sak: 1. KOSTRA og andre rapporteringssystemer i kommunen. 2. Miljøsatsingen i Malvik kommune. 3. Omdømme og omdømmebygging i Malvik kommune. Selv om plan for forvaltningsrevisjon er vedtatt må kontrollutvalget initiere det enkelte prosjekt ut fra prioriteringer i planen. I vurderingen av om prosjekt skal igangsettes eller ikke, må kontrollutvalget ta stilling til om prosjektet fortsatt er relevant, og i så fall, innfallsvinkler og innretning på prosjektet, ressursbruk og tidspunkt for ferdigstillelse. Kontrollutvalget har fullmakt til å omprioritere prosjekter i planen. Bakgrunnen for dette saksfremlegget er ønske om en avklaring på om det nye kontrollutvalget ønsker å få fremlagt en sak om bestilling av nytt forvaltningsrevisjonsprosjekt i mars 2012, på grunnlag av gjeldende plan. Dersom kontrollutvalget ønsker dette får utvalget muligheter til en grundigere prosess i forhold til arbeidet med ny plan for forvaltningsrevisjon, som formelt må være vedtatt av kommunestyret innen utgangen av 2012. 23
Innspill fra administrasjonen, revisjonen er også viktig i planfasen for fremtidig plan for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget bør også vurdere om de ønsker å be om innspill fra andre politiske miljø. Dette er godt mottatt i andre kommuner. Det som er nevnt ovenfor tilsier at utvalget bør vurdere å bruke tid på arbeidet med ny plan for forvaltningsrevisjon. Dette tilsier at det kan være hensiktsmessig å bestille et prosjekt ut fra gjeldende plan. Sekretariatet mener at et forvaltningsrevisjonsprosjekt hvor en bl.a ser på om Malvik kommune har etablert tilfredsstillende rutiner for KOSTRA-rapportering er aktuelt. Om rutinene er kjent og følges i praksis, bør inngå i prosjektet. Det kan også være av interesse å se på hvordan kommunen bruker tilgjengelige data og informasjon. I forståelse med kontrollutvalgets leder er rådmannen invitert til behandlingen av saken. Rådmannen er oppfordret til å komme med synspunkter i forhold til prioritering av prosjekt, sett fra sitt ståsted. Selv om det er kontrollutvalget som har beslutningsmyndighet i forhold til å velge kontrollområder og spissing av prosjekt, er det nyttig å få innspill og oppdatert status fra rådmannen. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet mener at kontrollutvalget bør vurdere å bestille et forvaltningsrevisjonsprosjekt på neste møte, dersom utvalget mener prosjekter i gjeldende plan for forvaltningsrevisjon er aktuelle. Sekretariatet foreslår at prioriteringen i gjeldende plan følges og prosjekt som omhandler KOSTRA prioriteres. Vinklingen på prosjektet bør vurderes nøye ut fra hva som foreligger av analyser og dokumentasjon på området, samt hvor mye ressurser kontrollutvalget velger å stille til disposisjon. 24
Plan for forvaltningsrevisjon for 2010-2011. Malvik kommune Kontrollutvalget Behandlet i kontrollutvalget i sak 12/2010, den 22.04.2010. Vedtatt i kommunestyret 29/2010 den 31.05.2010. 25
Side 2 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON FOR 2010-2011 FOR MALVIK KOMMUNE. Innledning I henhold til Forskrift om kontrollutvalg, 10, skal kontrollutvalget utarbeide plan for forvaltningsrevisjon basert på en overordnet analyse av kommunens virksomhet. Planen skal vedtas endelig av kommunestyret, og utarbeides minimum en gang i løpet av valgperioden. Selv om det er tilstrekkelig å utarbeide plan for forvaltningsrevisjon kun én gang i valgperioden, legger kontrollutvalget opp til en 2-årlig rullering av planen i kommunestyret. Kontrollutvalget vil ha planen til løpende vurdering og gi tilbakemelding til kommunestyret, dersom det oppstår forhold som gjør dette nødvendig. Forvaltningsrevisjonsarbeidet har etter hvert blitt en sentral del av kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunal sektor og det er derfor viktig at kontrollutvalget og kommunestyret bruker plan for forvaltningsrevisjon som et redskap for å utøve en mest mulig målrettet og effektiv tilsynsfunksjon i kommunen. Fremgangsmåte Plan for forvaltningsrevisjon bygger på en overordnet analyse av virksomheten i Malvik kommune ut fra en risiko- og vesentlighetsvurdering. Formålet er å bidra til at Malvik kommune oppnår målsettingene som kommunen har satt for sin virksomhet, eller unngår å komme i situasjoner som gjør at måloppnåelse begrenses eller som kan skade kommunens omdømme utad. Kontrollutvalget/sekretariatet har i sitt arbeid tatt utgangspunkt i kommunens styrende dokumenter, herunder planverk, budsjett, regnskap, årsmeldinger og politiske vedtak. Kommunens virksomhet er i stadig endring. Organisasjonsmessige forhold og eksterne betingelser knyttet til økonomi, statlige føringer og krav m.m. vil variere i løpet av noen år. Disse variasjonene kan ha innvirkning på hvilke områder det er mest hensiktsmessig å sette inn ressurser til forvaltningsrevisjon. Denne planen er derfor utarbeidet med tanke på forvaltningsrevisjon i kommende 2-årsperode. Prosjektene som trekkes frem her er imidlertid flere enn det som er realistisk å gjennomføre i løpet av perioden. Prioriteringsrekkefølgen for områdene er førende for kontrollutvalgets bestillinger av de enkelte prosjekter, men med mulighet til å foreta endringer dersom det skulle være hensiktsmessig. Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å foreta nødvendige og begrunnede endringer fra prioriteringene i planen. Blant prosjektområdene som er pekt på som aktuelle i denne planen har kontrollutvalget valgt å prioritere noen. Det er ikke realistisk å få gjennomført mer enn 3-4 prosjekter i denne planperioden. Aktuelle forvaltningsrevisjonsprosjekter i 2010-2011: Med bakgrunn i gjennomgangen som er gjort av Malvik kommune og kommunens virksomhet foreslår kontrollutvalget temaer for forvaltningsrevisjon i 2010-2011. (Revisjonsåret 01.05.10-30.04.12.) Det er tatt med mange mulige prosjekter i planen, men kontrollutvalget har valgt å sette opp få prosjekt i prioritert rekkefølge ved oversendelse til kommunestyret. Kommunestyret endret noe på prioritetsrekkefølgen den 31.05.10. Malvik kommune Plan for forvaltningsrevisjon for 2010-2011 26
Side 3 1. Vurdering av interkommunalt samarbeid. Herunder legges det også vekt på samarbeidet om legevaktsordningen (vedtatt ved kommunestyrets behandling) Interkommunalt samarbeid er prøvd, planlegges eller igangsatt på flere områder i kommunen. Kommunen er aktiv både i forhold til Værnes-regionen og Trondheims-regionen. Fylkesmannen har gjennom et større prosjekt kartlagt ulike samarbeidsformer i Trøndelagsfylkene. Værnesregionen har pekt seg ut som en region med mye samarbeid og har fått økonomisk støtte til forskjellige prosjekt. Malvik kommune ønsker på enkelte områder å stå utenfor samarbeidet i Værnesregionen, noe som er mulig innenfor gjeldende samarbeidsavtale. Andre kommuner i samarbeidet har utrykt at Malvik vingler i forhold til sine samarbeidspartnere. En mulig innfallsvinkel for et prosjekt er å se på om kommunen har en strategi for sitt samarbeid og om denne følges opp i praksis. Å se på om interkommunalt samarbeid gir de effekter som er forventet, kan være en annen innfallsvinkel. Et forvaltningsrevisjonsprosjekt her kan synliggjøre både gode og mindre gode erfaringer med interkommunalt samarbeid for Malvik kommune. Hvilke områder som er egnet for interkommunalt samarbeid, ulike organisasjonsmodeller og hvilke kostnader og gevinster denne typen samarbeid gir, kan også være aktuelle innfallsvinkler for et forvaltningsrevisjonsprosjekt. Dersom er prosjekt om interkommunalt samarbeid prioriteres er det viktig at revisjonen ved utarbeidelse av den endelige prosjektplanen tar hensyn til evalueringer/rapporter som allerede er utarbeidet. 2. Evaluering av saksbehandlingen ved virksomhet plan byggesak landbruk og miljø. Som forvaltningsorgan, tjenesteleverandør og myndighetsutøver griper virksomheten til Malvik kommunene inn i store deler av innbyggernes hverdag. Virksomheten har stor betydning og det er viktig at Malvik kommune opptrer på en måte som skaper sikkerhet og trygghet for at riktige beslutninger tas innen rimelig tid. Fokus på kommunal forvaltning er stor og det er viktig at kommunen fremstår som en forutsigbar og pålitelig myndighetsutøver og tjenesteleverandør, med høy integritet som sikrer likebehandling og saksbehandling i henhold lov, forskrift og fattede vedtak. Et forvaltningsrevisjonsprosjekt om saksbehandlingen i Malvik kommune vil kunne se på kommunens prosedyrer og rutiner for saksbehandling og myndighetsutøvelse. Viktige innfallsvinkler vil være responstid, saksbehandlingstid, håndtering av habilitetsproblematikk, kvalitetssikring og generell internkontroll i kommunens saksbehandling og myndighetsutøvelse. Kontrollutvalget ønsker å avgrense prosjektet til saksbehandlingen ved avdeling for planbyggesak-landbruk og miljø. Formålet med prosjektet er som nevnt ovenfor å vurdere om gjeldende lovverk og saksbehandlingsregler følges, herunder frister. Mange innbyggere er opptatt av dette området. Dersom kontrollutvalget ønsker å utvide prosjektet noe kan det også vinkles i forhold til opplevd service blant brukerne av tjenestene. Dette kan gi nyttig tilbakemelding i forhold til videreutvikling av tjenestene på dette området. Malvik kommune Plan for forvaltningsrevisjon for 2010-2011 27
Side 4 3. KOSTRA og andre rapporteringssystemer i kommunen. Innrapportering av informasjon fra kommunen til ulike registre. KOSTRA, kommune stat rapportering, er et nasjonalt informasjonssystem som gir styringsinformasjon om kommunal virksomhet. Hvordan er kvaliteten i KOSTRA-tallene? Hvordan bruker kommunen KOSTRA-tallene som underlag for politiske beslutninger? IPLOS er systematisert standardinformasjon basert på individopplysninger om søkere og mottakere av kommunale sosial- og helsetjenester. Et obligatorisk verktøy for dokumentasjon, rapportering og statistikk for kommunene og sentrale myndigheter. Dersom det skal settes i gang et prosjekt på området for å se på kvaliteten av registreringen, er det en fordel om dette koordineres med prosjekt i flere kommuner. Så langt har få kommuner prioritert dette området som prosjekt, selv om kommunene etter hvert i større grad bygger sine analyser på informasjonen som legges inn i denne type statistiske oversikter. 4. Miljøsatsingen i Malvik kommune Miljø er et tema kommer mer og mer på dagsorden, både for den enkelte innbygger og for private og offentlige virksomheter. En felles målsetting har vært å leve og drive en virksomhet ut fra prinsippet om bærekraftig utvikling. I Brundtlandkommisjonens rapport "Vår felles framtid" (1987) er bærekraftig utvikling definert som: en utvikling som imøtekommer dagens behov uten å ødelegge mulighetene for at kommende generasjoner skal få dekket sine behov. "Viktige målsettinger ligger i Lokal Agenda 21 som er et handlingsprogram for en bærekraftig utvikling i det 21 århundre og som er et av flere sluttdokumenter fra FN konferansen om miljø og utvikling i Rio i 1992. Med tildelingen av Nobels fredspris for 2007 til FNs klimapanel og Al Gore er utfordringene knyttet til miljø og miljøarbeidet gitt anerkjennelse og publisitet verden over. I kommunene dukker spørsmålet etter hvert opp om hva som blir gjort for å sikre en bærekraftig utvikling og fokus på miljø. En forvaltningsrevisjonsundersøkelse kan være med å sette miljøperspektivet på dagsorden i Malvik kommune, med en vurdering av miljøbevisstheten hos den enkelte ansatte og om kommunen har en strategi for hvordan kan skal ivareta miljøet på best mulig måte i den kommunale virksomheten. 5. Omdømme og omdømmebygging i Malvik kommune. Et godt omdømme er viktig for enhver kommune som vil tiltrekke seg nye arbeidsplasser og innbyggere. Ved å fremstå som en attraktiv og god kommune å bo i vil Malvik kommune skape utvikling og et livskraftig miljø. I denne sammenhengen er det viktig at kommunene har et godt omdømme både hos kommunes innbyggere og i regionen. Omdømme kan enkelt defineres som bilde folk har av kommunen. For å skape og opprettholde et godt omdømme er det viktig å ha fokus på hvordan kommunen fremstår og på hvilken måte kommunen profilerer seg utad ikke minst i forhold til brukerne av kommunens tjenester. Mediastrategi, hvordan politikere og ansatte omtaler sin arbeidsplass/kommune og hvordan kommunen markedsfører seg selv, er viktige forhold med å skape et godt omdømme. Et forvaltningsrevisjonsprosjekt knyttet til omdømme kan rettes mot å se på hva kommunen har gjort, og eventuelt kan gjøre for å bygge et godt omdømme. Dette gjelder overfor egne Malvik kommune Plan for forvaltningsrevisjon for 2010-2011 28
Side 5 innbyggere, potensielle nye innbyggere og næringsaktører. Det kan også være aktuelt å kartlegge hvilket bilde innbyggere i Malvik og folk utenfor kommunen har av Malvik kommune. Rammene for prosjektet må sees opp mot ressursene en eventuelt ønsker å bruke. PROSJEKTER SOM ER DISKUTERT I KONTROLLUTVALGET, MEN IKKE PRIORITERT I REVISJONSÅRENE 2010-2011. Vann og avløp. Avgiftsnivået vies oppmerksomhet blant befolkningen da kommunen kun kan fakturere de faktiske kostnader til kundene (selvkost). Prosjektet kan vinkles mot kommunens beregninger av kostnader og/eller om kommunen driver kostnadseffektiv innenfor området. Økonomisk sosialhjelp. Tjenesten er lagt inn under NAV. Sosialtjenesten skal forebygge sosiale problemer og hjelpe personer som har kommet i en vanskelig livssituasjon. Aktuelle innfallsvinkler i et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på økonomisk sosialhjelp i Malvik er å se på saksbehandlingen, organiseringen og driften av tjenesten for å sikre at tilbudet drives i henhold til lov og forskrifter, statlige forventninger, kommunale vedtak og tjenestens egne målsettinger for sin virksomhet. Formålet er å bidra til at brukere i Malvik kommune får gode tjenester, at tjenestene fungerer best mulig med vekt på likebehandling og riktig hjelp til rett tid. NAV reformen innebar en betydelig omlegging, der både kommunal og statlig virksomhet er samlet under en felles paraply. For kommunen er det først og fremst sosialtjenesten som er innlemmet i samarbeidet. RAPPORTERING OM GJENNOMFØRT FORVALTNINGSREVISJON I tråd med forskrift om revisjon 8 skal revisor rapportere fortløpende til kontrollutvalget om resultater av gjennomført forvaltningsrevisjon. Videre er kontrollutvalget pålagt å rapportere om tilsvarende til kommunestyret. Med mindre kommunestyret vedtar spesielle bestemmelser for når og hvordan denne rapporteringen skal foregå er det opp til kontrollutvalget å finne form og frekvens for dette. I tråd med tidligere praksis videreføres en fortløpende rapportering til kommunestyret, etter hvert gjennomført forvaltningsrevisjonsprosjekt. Kontrollutvalget skal videre etter gjennomført forvaltningsrevisjon påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Forskrift om kontrollutvalg 12. Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvordan kommunestyrets eller fylkestingets merknader til rapport om forvaltningsrevisjon er blitt fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Rapportering til kommunestyret om oppfølging av forvaltningsrevisjon vil skje gjennom kontrollutvalgets årsmelding eller som enkeltsaker. Malvik kommune Plan for forvaltningsrevisjon for 2010-2011 29
Vesentlighets- og risikovurdering - forarbeid til plan for selskapskontroll. Saken behandles i Kontrollutvalget i Malvik kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 11.01.2012 Saksnr 005/12 Arvid Hanssen 219 11/210-5 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget tar de fremlagte vurderingene til orientering og ber sekretariatet ta med innspillene gitt i møte i det videre planarbeidet. 2. Utkast til plan for selskapskontroll legges frem på neste møte i kontrollutvalget. Vedlegg Oversikt alle selskap per 02.01.12.pdf Analyserapport Malvik.pdf Saksutredning Kontrollutvalget behandlet den 14.06.11, sak 16/11 Vesentlighetsanalyse for selskapskontroll. Vesentlighetsanalysen var første skritt mot en plan for selskapskontroll for kommende periode. Analysen har nå blitt bearbeidet videre og sekretariatet presenter her et foreløpig utkast til risiko- og vesentlighetsanalyse med prioriteringer for selskapskontroll. Risiko er vurdert på bakgrunn av den informasjonen vi har tilgjengelig. For noen selskaper er dette enda noe begrenset, og det vil etter all sannsynlighet bli nødvendig å gjøre flere justeringer fremover. Risikovurderingene baseres på sjansen for at selskapet ikke vil oppfylle målsetningene med eierskapet. I denne sammenhengen vil økonomisk risiko alltid være en faktor, da et selskap uten tilstrekkelige ressurser vanskelig kan ivareta andre målsetninger. Ut over økonomisk risiko er det for selskaper med et politisk formål også nødvendig å se på andre forhold som kan føre til lav måloppnåelse, for eksempel faren for at selskapet ikke er i stand til å levere en viktig tjeneste til kommunen. For selskaper som har blitt vurdert til å ha lav vesentlighet har det ikke blitt lagt ressurser i å gjøre en egen risikovurdering. Sekretariatet har valgt å unnta risikovurderingene fra offentligheten, med hjemmel i offentlighetslovens 28, som et dokument utarbeidet for den interne saksforberedelsen i organet. Dette av hensyn til at offentliggjøring av vurderinger av risiko også kan tenkes å ha vesentlige konsekvenser for selskapene som vurderes. Prioriteringen av selskaper er gjort på bakgrunn av en samlet vurdering av risiko og vesentlighet. Selskaper som både vurderes til å ha høy vesentlighet og høy risiko vil naturlig være de selskapene der det er mest aktuelt å gjennomføre selskapskontroller. Videre kan selskaper med middels vesentlighet, men høy risiko, også være aktuelle. Dersom enten risiko eller vesentlighet vurderes som lav vil det antagelig kun i spesielle tilfeller være aktuelt med selskapskontroll. 30
Videre prosess Sekretariatet vil arbeide videre med analysen som her er lagt frem. Innspill fra kommunen, kontrollutvalget og revisjonen er i den forbindelse viktig. Dette vil legge grunnlaget for at kontrollutvalget kan utarbeide en plan for selskapskontroll som deretter forelegges kommunestyret til behandling. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet ber kontrollutvalget, og gjerne også ordfører og rådmann dersom de er tilstede under behandlingen, om å komme med eventuelle innspill til vurderingene. Det presiseres at disse vurderingene er foreløpige og fortsatt skal gjennomgå en kvalitetssikring. 31
Status for revisjon av kommuneregnskapet 2011. Saken behandles i Kontrollutvalget i Malvik kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 11.01.2012 Saksnr 006/12 Arvid Hanssen 216 11/177-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar saken til orientering. Saksutredning Kontrollutvalget er tillagt et betydelig tilsynsansvar gjennom kommuneloven og tilhørende forskrifter. Viser i den forbindelse til Kontrollutvalgsbokens kap.9 side 119 når det gjelder regnskapsrevisjon. Boka er utlevert faste medlemmer i kontrollutvalget og er tilgjengelig på KonSek sine hjemmesider: www.konsek.no Nedenfor gjengis kontrollutvalgets oppgaver knyttet til regnskapsrevisjon, slik de fremgår av kontrollutvalgsforskriftene: Kap. 4. Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon 6. Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. 7. Uttalelse om årsregnskapet Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Uttalelsen avgis til kommunestyret eller fylkestinget. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet/kommunerådet eller fylkesutvalget/fylkesrådet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret/fylkestinget. 8. Oppfølging av revisjonsmerknader Når revisor påpeker forhold i årsregnskapet, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4, skal kontrollutvalget påse at dette blir fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvordan kommunestyrets eller fylkestingets merknader er blitt fulgt opp. Som det fremgår av 6 skal kontrollutvalget holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet. Oppdragsansvarlig revisor for kommuneregnskapet, Wenche Holt, vil gi en muntlig orientering om status i revisjonsarbeidet per 11.01.12, og svare på eventuelle spørsmål fra kontrollutvalget. 32
Møteplan 2012 for kontrollutvalget. Saken behandles i Kontrollutvalget i Malvik kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 11.01.2012 Saksnr 007/12 Arvid Hanssen 11/275-8 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Resterende møter i kontrollutvalget avholdes kl 17.00 på følgende dager i 2012: 21.mars, 9.mai, 29.august, 17.oktober og 12. desember. Saksutredning For å kunne planlegge og gjennomføre kontroll- og tilsynsarbeidet på en best mulig måte er det nødvendig å fastsette en møteplan for kontrollutvalget. Kontrollutvalgets møter vil fungere som milepæler, både for gjennomføring og presentasjon av revisjonsarbeid for kontrollutvalget, og for oppgaver som er sterkere knyttet til kontrollutvalgets egen virksomhet. Kontrollutvalget kan i tilknytning til saken diskutere tema for de enkelte møter, dersom det er ønskelig. Sekretariatet har ut fra tidligere erfaringer, samt lovpålagte oppgaver, lagt inn noen foreløpige stikkord. Det er foreslått 6 møter, som det budsjettmessig er tatt høyde for i 2012. Kontrollutvalgets møteplan bør tilpasses møteplanen for kommunestyret. Sekretariatet har satt opp noen datoer, der vi også har koordinert i forhold til avvikling av møter i andre kontrollutvalg, da både sekretær og oppdragsansvarlig revisor har ansvar for flere kommuner. I tråd med ønsker fra kontrollutvalget er onsdager, med møtestart kl 17.00, foreslått. Kontrollutvalget må vurdere oppsatte dager ut fra de enkelte medlemmers øvrige aktivitet. Utvalget kan i møtet, eller løpende gjennom året, vurdere om det er behov for endringer. Møtetidspunktet i forhold til behandling av uttalelse til regnskap 2011 for Malvik kommune må tilpasses, slik at formannskapet får kontrollutvalgets uttalelse før de lager sin innstilling til kommunestyret. Følgende møteplan for kontrollutvalget foreslås for 2012: Januar Kommunestyret 30. Kontrollutvalget 11. Februar Mars 27. 26. 21. 33 April Mai 30. Juni 4. og 25. 9.
August Kommunestyret Kontrollutvalget September Oktober 3. og 24. November Desember 29. 29. 26. 17. 17. 12. 11. januar 2012 Vurdering av gjeldende plan for forvaltningsrevisjon prosjekter som fortsatt er aktuelle for bestilling i neste møte? Vesentlighets- og risikovurderinger forarbeid til plan for selskapskontroll. Møteplan 2012 for kontrollutvalget. Orientering om forvaltningsrevisjon i Malvik kommune, med utgangspunkt i pågående prosjekt, herunder utsettelse av leveringsdato for forvaltningsrevisjonsprosjekt. Status regnskapsrevisjon 2011. 21. mars 2012 Årsmelding 2011 for kontrollutvalget. Forvaltningsrevisjonsrapport- saksbehandling byggesaker. Bestilling av nytt forvaltningsrevisjonsprosjekt? Plan for selskapskontroll 2012-2015. 9.mai 2012 Overordnet analyse arbeid med plan for forvaltningsrevisjon. Bestilling av selskapskontroll? Uttalelse til regnskap Malvik kommune 2011. I henhold til forskrift om revisjon skal revisor avgi sin revisjonsberetning innen 15. april. Kontrollutvalget skal gi uttalelse om regnskapet til kommunestyret. Uttalelsen skal også foreligge når formannskapet gir sin innstilling til kommunestyret i regnskapssaken. Møte i juni 2012? (Møte ute i en avdeling?) 29.august 2012 Diskusjon budsjett og økonomiplan for kontrollorganene for 2013-2016. 17.oktober 2012 Budsjett og økonomiplan for kontrollorganene for 2013-2016. Behandling av rapport forvaltningsrevisjon? 12.desember 2012 Kommunikasjon med administrativt og politisk nivå i kommunen. Erfaringer 2012. Møteplan 2013. Behandling forvaltningsrevisjonsrapport? Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler at kontrollutvalget avvikler 6 møter i 2012. Forslag til møteplan for 2012 fremgår av kontrollutvalgssekretariatets innstilling ovenfor. Det kan bli behov for ekstra møter utenom oppsatt møteplan, dersom det kommer opp saker som krever 34
rask behandling. Det kan være behov for å bestille et nytt forvaltningsrevisjonsprosjekt i juni, dersom ny plan for forvaltningsrevisjon er vedtatt. 35
Eventuelt. Saken behandles i Kontrollutvalget i Malvik kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 11.01.2012 Arvid Hanssen 11/302-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling. 36 Saksnr 008/12