Oslo kommune Bydel Østensjø Bydelsadministrasjonen Møteinnkalling 5/07 Kart 2 Møte: Bydelsutvalget Møtested: Ryensvingen 1, kantinen Møtetid: mandag 03. september 2007 kl. 18.30 Sekretariat: 23438589 SAKSKART II Åpen halvtime Saker til behandling Sak 120/07 Status for oppfølging av BU-vedtak pr. august 2007...2 Sak 121/07 Etablering av ordning med hjemme-pc for folkevalgte i Bydel Østensjø...4 Eventuelt Bydel Østensjø, 30.08.2007 Arnfinn Aabø /s BU-leder Therese Kloumann Lundstedt BU-sekretær
1
Sak 120/07 Status for oppfølging av BU-vedtak pr. august 2007 Arkivsak: 200500854 Arkivkode: 102.9 Saksbehandler: Tove Stien Saksgang Møtedato Saknr Bydelsutvalget 03.09.07 120/07 Bydelsutvikling, Miljø- og Kulturkomite 01.10.07 Ungdomsrådet 01.10.07 Oppvekstkomite 01.10.07 Eldrerådet 02.10.07 Råd for funksjonshemmede 02.10.07 Omsorgskomite 02.10.07 STATUS FOR OPPFØLGING AV BU-VEDTAK PR. AUGUST 2007 Bakgrunn: Vedlagt følger en oversikt over status pr. august 2007 for vedtak fattet av bydelsutvalget i forbindelse med budsjettbehandlingen for 2007, samt vedtak fattet i løpet av året f.o.m forrige rapportering i BU-møte 18.09.2006. Administrasjonen har ikke greid å ferdigstille dokumentet til rådene og komiteenes møter i august. Saken går derfor først til bydelsutvalget til behandling, og vil bli lagt fram til orientering for rådene og komiteene i neste møterekke. Bydelsdirektørens forslag til vedtak BU tar saken til etterretning. Tove Stien /s bydelsdirektør Vedlegg: Status for oppfølging av BU-vedtak pr. august 2007 2
3
SAK 121/07 ETABLERING AV ORDNING MED HJEMME-PC FOR FOLKEVALGTE I BYDEL ØSTENSJØ Arkivsak: 200401458 Arkivkode: 026.1 Saksbehandler: Tove Stien Saksgang Møtedato Saknr Bydelsutvalget 03.09.07 121/07 ETABLERING AV ORDNING MED HJEMME-PC FOR FOLKEVALGTE I BYDEL ØSTENSJØ Bakgrunn: Bystyret behandlet i møte 06.12.2006, sak 446, Kartlegging og vurdering av bydelsutvalgenes arbeidsbetingelser - Byrådsak 102 av 11.05.2006. I vedtakets pkt 4 heter det: Bydelene oppfordres til å etablere en ordning med hjemme-pc for bydelsutvalget Bydelsutvalget behandlet saken i møte 19.03.2007, sak 32/07 Endringer i reglement for godtgjøring av folkevalgte verv i Oslo kommune bydelsutvalgets arbeidsbetingelser, og fattet følgende vedtak: 1. Bydelsutvalget vil beholde nåværende økonomiske kompensasjonsordning resten av dette bydelsutvalgs funksjonstid. 2. Bydelsutvalget vedtar et forslag om økonomi og arbeidsbetingelser for det nye bydelsutvalget, som skal behandles av nåværende bydelsutvalg, før avgang. Det nye bydelsutvalget, som tiltrer etter valget i september, vil stå fritt med hensyn til valg av foreslått alternativ. I denne saken fremlegges forslag til etablering av pc-ordning for bydelsutvalget. Saksframstilling: Bydel Bjerke har hatt en pc-ordning for politikere siden 2004. Ordningen gjaldt i utgangspunktet for bydelsutvalgets faste medlemmer, 1. vara til bydelsutvalget, leder av Miljøog samferdselskomiteen og leder av Kultur- og oppvekstkomiteen. I bydelsutvalgets møte 24.05.2007 ble ordningen evaluert og erfaringene ble oppsummert som gode. Ordningen ble utvidet til også å gjelde leder av Ungdomsrådet, Råd for funksjonshemmede og Eldrerådet. I tillegg ble det vedtatt at faste medlemmer i råd og komiteer skal tilbys godtgjørelse (statens satser for godtgjøring), mot at all informasjon, innkallinger og lignende sendes elektronisk. Bydel Bjerke har også utarbeidet et eget pc-regelverk for folkevalgte i Bydel Bjerke. Bydelsdirektøren anser Bydel Bjerkes erfaringer med pc-ordning for sine folkevalgte som svært interessante. Fra saksfremlegget deres heter det bl.a: Ordningen har nå vært benyttet i ca 2 år. Erfaringene er gode og det er flere positive faktorer med ordningen, vi opplever: sammenlagt store økonomiske innsparinger i papir- og portoutgifter i løpet av et år Informasjonsflyten går raskere Det virker arbeidsbesparende for det merkantile personalet Det gir bedre service overfor publikum (alle sakspapirer legges på bydelens nettsider) Lett tilgjengelige dokumenter ved søk på "politiske saker". 4
Bydelsdirektøren vil foreslå at det etableres en tilsvarende pc-ordning for de folkevalgte i Bydel Østensjø, som den ordningen Bydel Bjerke har foreslått for sine folkevalgte for neste kommunevalgsperiode. Dette vil innebære en pc-ordning i henhold til vedlagte forslag til Pc-regelverk for folkevalgte i bydel Østensjø. I korte trekk gjøres gjeldende at bydelsutvalgets faste medlemmer, 1. varamedlem, samt ledere av rådene og komiteene omfattes av hele pc-ordningen (lån av bærbar pc m/pc-veske, printer, samt definerte årlige driftsutgifter. Medlemmer som velger bruk av privat datautstyr vil motta en tilleggsgodtgjørelse på kr 100 pr. måned). I tillegg tilbys faste medlemmer av rådene og komiteene en ordning med månedlig godtgjørelse for oppkobling til internett, tilsvarende statens satser, mot at alle henvendelser mottas elektronisk. Alle mottar også en kartong med printerpapir pr. år. Fra 01.01.2006 ble det endringer i reglene for fordelsbeskatning, slik at beløp mellom kr 1000 og kr 5000 er skattepliktig. Økonomi Følgende foreløpige økonomiske beregninger er lagt til grunn (beregningene er basert på nåværende komitestruktur, antall medlemmer etc., og det tas forbehold om at det vil forekomme endringer etter valg av nytt bydelsutvalg): BU-medlemmer 15 1.vara (4 partier) 4 Komiteledere 3 Leder av rådene 3 Antall mulige personer tilknyttet hele ordningen 25 Engangsutgifter 2007-2011 pr. stk Totalt Bærbar pc 8 000 200 000 Skriver 1 000 25 000 PC-veske 500 12 500 Sum engangsutgifter 2007-2011 237 500 Årlige driftsutgifter 2007-2011 Pr pers./år Tot. pr. år Internettoppkobling i henhold til statens satser (25 pers) 3 192 79 800 1 kartong papir pr. år (2500 ark) 85 2 125 Sum årlige utgifter 81 925 Tillegg årlige driftsutgifter 2007-2011 til råd og komiteer Pr pers./år Tot. pr. år Internettabonnement for BMK-medl. (7*kr 266/mnd) 3 192 22 344 Internettabonnement for OMK-medl. (7*kr 266/mnd) 3 192 22 344 Internettabonnement for OVK-medl. (7*kr 266/mnd) 3 192 22 344 Internettabonnement for ER-medl. (9*266kr/mnd) 3 192 28 728 Internettabonnement for RFF-medl.(7*266kr/mnd) 3 192 22 344 5
Internettabonnement for UR-medl.(15*kr 266/mnd) 3 192 47 880 1 kartong papir pr. år (2500 ark) til 52 personer 85 4 420 Sum årlige utgifter til medlemmer av råd og komiteer 170 404 Sum engangskostnader for perioden 2007-2011 blir på kr 237 500. Årlige driftskostnader blir på til sammen kr 252 329 pr år. Det antas at de reelle kostnadene vil bli noe mindre, ettersom flere folkevalgte erfaringsmessig er medlemmer både av råd, komiteer og bydelsutvalg, og sånn sett kun èn gang skal omfattes av ordningen. Det tas også forbehold om at kommende bydelsutvalg velger å beholde samme komitestruktur for neste periode. Ut fra bydelens nåværende økonomiske situasjon, foreslås det at ordningen trer i kraft fra og med budsjettåret 2008 Bydelsdirektørens forslag til vedtak 1. Det etableres en ordning med hjemme-pc for folkevalgte i Bydel Østensjø for kommunevalgsperioden 2007-2011, i tråd med vedlagte forslag til pc-regelverk for folkevalgte i Bydel Østensjø. 2. Ordningen trer i kraft f.o.m budsjettåret 2008. Tove Stien /s bydelsdirektør Vedlegg: Forslag til PC-regelverk for folkevalgte i Bydel Østensjø 6