Utvalget for Gymnastikk- og Bredde Retningslinjer for barnekretsturnstevner (revidert 18.09.13) Lagenes ansvar 1. Innen 15.04 sende påmeldingsskjemaene med navneliste, oppvisningsformer, behov for materiell til oppvisningen, plassering av dette osv. Husk å føre på fødselsdata og hvor mange stevner den enkelte tidligere har deltatt på. Hvis påmeldingen sendes etter fristen eller det blir etteranmeldinger, må det betales kr. 25 per deltaker ekstra. Arrangerende forening kan sette en annen frist hvis det er forsvarlig. Se derfor nøye på påmeldingsskjemaene for å slippe gebyr. Medaljer og plaketter fra forbund må bestilles av Bredde utvalget minst en mnd. før stevnedato. Hvis dette ikke overholdes så er det den gjeldende klubb dette går ut over. 2. Oppvisning turn: Lagene kan ha egne oppvisninger, men er det flere grupper i en klubb som skal ha oppvisning, skal alle gruppene være på banen samtidig. Det er kun en oppvisning per klubb. Det må være 1 2 personer som sikrer trampett under oppvisning. Små lag kan samarbeide med andre lag. Ta kontakt med den klubben dere ønsker. Den klubben som blir spurt må være positive slik at det kan bli et godt samarbeid. 3. Valg av musikk er opp til hver klubb, men lengden på musikken må overholdes. Lengden på musikken er: a) Klubber med flere enn 50 utøvere har maks. 8 minutter til rådighet, inkludert inn- og utmarsj. b) Mindre tropper enn 50 utøvere har maks 5 minutter til rådighet, inkludert inn- og utmarsj. 4. Særoppvisninger: Jazz, hip-hop, RG, drill og lignende får max 3. min. pr.klubb til deres oppvisning. Tiden blir tatt under stevnet, og musikken stoppes hvis den er for lang. 5. Basismesterskapet skal arrangeres under barnekretsturnstevnet. Egne regler følger. 6. Synsekonkurranse er et tilbud som går inn i oppvisningen. (se egne retningslinjer) 7. KM- frivillig arrangement. Dette avklares med arrangør på forhånd og søknad sendes til troppsutvalget i kretsen.
Breddeutvalget og kretsstyrets ansvar: 1. Sende ut disse retningslinjene til arrangerende forening innen 01.09. 2. Være arrangerende forening behjelpelig med råd og vink dersom de ønsker det. Det må også oppfordres til å finne på nye ting være kreative. 3. Minne arrangerende forening og lagene på at det på påmeldingsskjemaene må oppgis fødselsdata til deltakerne samt hvor mange stevner de har vært med på tidligere. 4. Åpne og avslutte stevnet. 5. Dele ut kretsmedaljer på stevnedagen ( 7-8- 9 og 10års plakett/medalje) deles ut på bana under åpningen. Arrangerende forening sitt ansvar: 1. Oppnevne arrangementskomite` med stevneleder. 2. Det er opp til arrangør om Stevnet/ Festivalen skal arrangeres over en eller flere dager. 3. Sette opp en økonomisk kalkyle. Sende dette til Breddeutvalget, slik at de kan være behjelpelige med evnt justeringer. Målet er at foreningen skal tjene penger på arrangementet. Husk at kretsen også skal ha sin del av overskuddet. (Se pkt. 17 nedenfor.) 4. Innkalle kretsstyret og Gym- og Breddeutvalget til møte ang. arrangementet innen 31.01. 5. Sende ut innbydelse til stevnet innen 01.02 sammen med påmeldingsskjemaer til stevnet. Innbydelsen må inneholde opplysninger om: a) Tid og sted for stevnet. b) Stevnekontingentens størrelse og hva denne dekker. c) Sette opp program for stevnet. d) Frist for innsending av påmeldingsskjema. (Pass på at det blir nok tid slik at medaljer, T-skjorter etc. blir ferdige til stevnet. Få en sikker avtale med leverandørene.) Husk frist for bestilling av forbundets medaljer, en mnd. før stevnet. e) At lagene må kopiere påmeldingsskjemaet i tre eksemplarer: Ett eksemplar sendes til arrangøren, ett eksemplar til Bredde-utvalget i kretsen og ett eksemplar beholdes av laget selv.
Kartotekansvarlig sender liste over tidligere stevner til arrangør, som de sender videre til lagene sammen med påmeldingen. Kryss av for årets stevne og lista returneres til kartotekansvarlig. Nye deltagere må også føres på originallista fra kretsen. Husk kopi til dere selv. f) Påmeldingsskjemaet/ innbydelse må inneholde opplysninger om lagets oppvisningsformer. f) Behov for materiell og plassering av dette sendes til arrangør minst to uker før stevnet. 6. Ordne med stevnemedaljer. Kretsmedaljer ( bronse, sølv, gull) besørges av Gymog Bredde-utvalget og deles ut på stevnekontoret på stevnedagen. Lagene får utdelt stevnemedaljene på stevnedagen og sørger selv for at lagets medlemmer får medaljene. Evnt. andre utmerkelser som Breddeutvalget ønsker å dele ut besørges av dem. 7. Innhente tillatelse til bruk av skoler for eventuell innkvartering. 8. Bestille bane/hall. 9. Innhente polititillatelse til bruk av offentlig vei under defileringen. 10. Ordne med musikkorps under defileringen. Helst minst tre korps. Defileringsrekkefølge: Kretsstyret, arrangerende forening, de andre klubbene i alfabetisk orden. Neste års arrangør går sist. Plasser musikkorpsene innimellom på en fornuftig måte, men første korps skal gå mellom flaggborgen og kretsstyret. 11. Sørge for mannskap til: a) Stevnekontor b) Eventuell innkvartering. c) Mottaking og bespisning av kretsstyret og lokale gjester. d) Defilering, oppmarsj, flytting av apparater etc. Banemannskap sørger for at apparatene er tilstede før oppvisningen. Arrangøren kan bestemme hvor for eks. airtracken skal plasseres. Utstyr plasseres etter de anvisninger som klubbene har sendt inn. e) Salg av inngangsbilletter og forfriskninger. f) Betjening av høyttaleranlegg som må være testet på forhånd. Musikken som skal brukes skal være innsendt og testet av arrangør. Ved bruk av filer skal lagene ha med back up på cd og omvendt. g) Må ha en avtale med lege som eventuelt kan tilkalles.
h) Sørge for at et hjelpekorps er til stede hele dagen. i) PR kontakt ( få litt oppmerksomhet rundt arrangementet) 12. Ordne med bespisning: a) En-dags stevne: Det må være et måltid mat, for eks. lunsjpakke med juice. (Ikke ferdig smurt matpakke) Bruk matbonger til varm mat som kan spises etter ønske. Husk at det er mange som har allergier. b) Ha også åpnet steder der publikum kan få kjøpt seg mat og drikke. Mange har med seg foreldre og disse får ikke lunsj. Tenk også økonomi i dette. Mange reiser langt og ha servering fra når folk begynner å komme har viste seg å være lurt. Tenk tilgang og plassering av serverings steder. Det er mye folk som skal betjenes. c) To-dagers stevne: Det serveres mat både lørdag og søndag. Det må være felles bespisning på kvelden. Vurdere muligheten til en oppvisning i sentrum av byen eller bygda for å skape blest om stevnet. 13. Stevneprogram: Sende ut stevneprogram til alle deltakere via foreningen, samt kretsstyret, minst 2 uker før stevnet. Programmet skal i tillegg til en hilsen fra ordfører, kretsleder og leder i arrangerende forening, bl.a. inneholde detaljerte opplysninger om: a) Sted for innkvartering, trening, oppvisning, kart over området med anvisninger. b) Sted for stevnekontor med åpningstider. c) Tid for befaring av bane for alle partier og tropper, defileringsrekkefølge og oppvisningsrekkefølge (tenk tid for flytting av apparater). d) Hvem som er ansvarshavende for ulike områder. Stevneprogrammet bør være i A5 format der arkene er stiftet sammen, gjerne som en bok. Dette er lettere å ha med seg enn en bunke med løse ark. 14. Hvis det er utestevne og utsikt til dårlig vær på stevnedagen, må kretsstyret innkalles til møte tidlig på morgenen for å vurdere eventuell avlysning. Hvis avlysning, bør man kunne samle turnerne til en liten høytidelighet med utdeling av medaljer. 15. Drive PR for stevnet i annonser i avisene etc.
16. Overlevere rapport og regnskap over stevnet innen tre måneder, dette gjøres på evalueringsmøte med Breddeutvalget/ kretsen. Kretsen skal for tiden ha kr. 20,- pr påmeldt gymnast. Generelle bestemmelser: Godkjennelse av stevnet ved fravær: Gymnasten må ha fulgt treningen gjennom hele året. Egen eller søskens konfirmasjon. Sykdom med legattest. Leirskole. Aldersbestemmelser: Foreningen godkjenner hvis det er en av disse årsakene. Eventuell godkjenning grunnet andre årsaker til fravær, sendes Gym- og Breddeutvalget til avgjørelse. Hvis en gymnast flytter fra en krets til en annen, så sørg for at antall tellende stevner blir registrert. Det første tellende stevne gjelder fra det året gymnasten fyller 6 år og til og med det året gymnasten fyller 18 år. 1. tellende stevne deltakermedalje 2. tellende stevne deltakermedalje + bronse 3. tellende stevne deltakermedalje 4. tellende stevne deltakermedalje + sølv 5. tellende stevne deltakermedalje 6. tellende stevne deltakermedalje + gull 7. tellende stevne deltakermedalje + sjuårsmedalje 8. tellende stevne deltakermedalje + plakett 9. tellende stevne deltakermedalje + plakett 10. tellende stevne deltagermedalje + plakett Gymnasten kan delta på voksenkretsturnstevne fra fylte 16 år. Det vil si at samme gymnast kan delta på både barnekretsturnstevne og voksenkretsturnstevne samme år, men er man med på begge stevnene er det bare ett av dem som er tellende. Antall stevner på voksenkretsturnstevner teller fra første deltakelse. Det er bare arrangerende forening som kan ha med mindre barn på sitt eget barnekretsturnstevne (egen oppvisning), men dette blir ikke et såkalt tellende stevne. Imidlertid skal ungene få deltakermedaljen. Total tidsramme for oppvisningen på banen bør ikke overstige 2,5 time. Arrangerende forening må ikke være redd for å ta kontakt med Breddeutvalget hvis man er usikker på noe. Revidert 18/9-13