Årsmøte Skedsmo Western Club. Strømmen 29. mars 2016

Årsmøte Skedsmo Western Club Strømmen 29. mars 2016

Dagsorden 1 Åpning av årsmøte 2 Valg av dirigent 3 Valg av tellekorps 4 Valg av 1 referent og 2 til å signere referatet 5 Styrets årsberetning 6 Beretning fra komiteene: - Dansekurs - Aktiviteter 7 Forslag og saker til behandling 7.1 Forslag til endringer i vedtekter. 8 Regnskap 8.1 Regnskap 2015 8.2 Budsjett 2016 9 Valg av a Styre b Revisor c Valgkomité 10 Avslutning

1 Åpning av årsmøte Åpning Antall godkjente stemmeberettigede medlemmer til stede. Godkjenning av innkalling 2 Valg av dirigent 3 Valg av tellekorps 4 Valg av 1 referent og 2 til å signere referatet

5 Styrets årsberetning Styrets årsberetning 2015 - Skedsmo Western Club Følgende personer til styret ble valgt på årsmøte 24. mars 2015: Leder: Nestleder: Styremedlem: Styremedlem: Styremedlem: Varamedlem: Varamedlem: Trude Olafsen Karin Fagersand Jostein Bareksten Ove Ottosen Heidi Jensen Anne Berit Ulvestad Frank Olsen Styret har i løpet av året gjennomført: - 3 styremøter. - 1 medlemsmøte - 3 møter med instruktører Medlemstall Medlemstallet i 2015 var 66 personer. Kurs Våre linedance kurs har i 2015 blitt holdt på Folkets Hus på Strømmen. Antall deltagere har i gjennomsnitt vært 26 stk pr. Kurskveld. Tirsdager før ordinært linedance kurs, har vi konkurranse trening. Vi har i 2015 hatt medlemmer fra klubben, som har deltatt i konkurranser i Norge(Norwegian Championships), Danmark (Danish Linedance Classics), Sverige (Swedish Open), Sveits (Swiss Open) og Tyskland (World Championships). Nye æresmedlemmer Det ble i 2015 utnevnt 0 nytt æresmedlem. Regnskap Regnskapet per 31.12.2015 fikk et resultat på 30044,- som gir et positivt avvik på 23044,- i forhold til budsjett 2015 som var på 7000,-. Aktivitets kalender Styret har en egen aktivitets kalender over arrangementer som det kan være aktuelt å delta på. Når det gjelder klubbens deltagelse på arrangementer, se arrangementskomiteens egen beretning. Styret ønsker å takke arrangementskomiteen, valgkomiteen og andre frivillige i klubben for en flott innsats i 2015. Instruktører Uten instruktører kunne vi ikke ha avholdt våre linedance kurs eller konkurranse trening. Styret retter en stor takk til Karin Bjørgo Fagersand, Mona Akersveen Schützer, Trine Haukø Lund, Svanhild Ottosen og Frank Olsen. For styret i Skedsmo Western Club Askim, 18.03.2016 Trude Olafsen Karin B. Fagersand Jostein Bareksten Heidi Jensen Leder Nestleder Styremedlem Styremedlem Ove Ottosen Anne Berit Ulvestad Frank Olsen Styremedlem Varamedlem Varamedlem

6 Beretning fra komiteene: - Dansekurs Dansekurs Skedsmo Western Club 2015 Vårsesongen Linedance Tirsdager. Klubben gjennomførte 20 kurskvelder (Årsmøtet med åpen dans er ikke tatt med) i perioden fra 6. januar til 9. juni, hvor vi hadde kurs på 2 nivåer: grunnkurs 1 og grunnkurs 2. Det har vært konkurranse trening før ordinært kurs. Instruktører denne sesongen har vært: Grunnkurs 1: Mona A. Schützer Grunnkurs 2: Karin B. Fagersand Konkurranse trening: Trine H. Lund Høstsesongen Linedance Tirsdager. Klubben avholdt 16 kurskvelder (Medlemsmøte med åpen dans er ikke tatt med) i perioden fra 11. august til 8. desember, hvor vi hadde kurs på 2 nivåer: grunnkurs 1 og grunnkurs 2. Det har vært konkurranse trening før ordinært kurs. Instruktører denne sesongen har vært: Grunnkurs 1: Mona A. Schützer Grunnkurs 2: Karin B. Fagersand Konkurranse trening: Trine H. Lund Møter Det har vært avholdt 3 møter med styret og instruktører i 2015. Utviklingskurs Klubbens instruktører engasjerer seg i kurs og workshops som er interessante for inspirasjon og egenutvikling, slik at de skal kunne gi klubbens medlemmer enda bedre undervisning. Trude Olafsen Leder for instruktørene

Aktiviteter i 2015 for Skedsmo Western Club: Arrangementskomiteen har i år bestått av Anne Berit Ulvestad og Heidi jensen. Noen av aktivitetene klubben og danserne har vært med på i 2015 er: Tilstelninger: Årsfesten 21 mars: Tema: Sweet 16, uten utkledning. Det ble pølse/hamburgerfest med alt av tilbehør. Ca 33 tilstede. En hyggelig aften med dans og godt humør! ;) Sommeravslutning 9 juni: Det ble servert is og kaker, som aldri slår feil. Avsluttet med sosialdans for rundt 35 personer og som vanlig stort loddsalg med mange flotte gevinster. Workshop i Valdress 21-23 aug: Det ble utlært mange fine nye danser. Munter stemning på kvelden gjorde helgen flott for de få fra klubben som var tilstede. Juleavslutning 8 des: Flott oppmøte, med nesten 60 personer! Vi koste oss med tvist, kaker og grøt med mandel og mandelpresang. Fikk danset en del denne kvelden, også, til tross for rekordstort loddsalg med mange superfine gevinster.. Oppvisninger: Tertitten- 6 juni: Vi startet dagen med øs pøs regnvær. Heldigvis hadde vi partytelt fått låne både partytelt og platting, slik at vi kunne danse både tørt og på stødig underlag. På tross av været var det topp stemning og veldig moro, både for de ca 15 fra klubben og alle store og små tilskuere, da spesielt en liten 4-åring, som danset med like stor innlevelse som oppvisningsgruppa. Moro! Byfesten-12 juni: Vi danset foran utescenen ved kulturhuset i Lillestrøm. Det var fint vær og masse folk. Ca 6-9 danset, noen holdt fanen og noen delte ut flygeblad. Kanskje ikke den optimale danseplassen, pga smalt og litt ujevnt underlag.

4 Juli: Dagen startet med felles gjennomgang. Vi var ca 9. Den første oppvisningen var rett ved utstillingen av kong Olavs veteranbil på parkeringsplassen utenfor Norges varemesse. Her fikk vi danse kun 3 av våre 9 danser, pga rot hos arrangøren. Vi var noe skuffet! Etter det hadde vi en liten pause før vi var klar for oppvisning nummer to i gågata. Etter litt høytalerkluss fikk vi en godt gjennomførtoppvisning med supert publikum utenfor fratelli. Huseby- 5 september: På Skedsmokorset var det en vindfull dag. Vi var ca 8 og startet dagen med en dansegjennomgang bak stabburet før det braket løs. Vi danset oppe på scenen. Alle hadde det veldig moro og vi fikk gode tilbakemeldinger i etterkant. Arrangementskomiteen takker for uvurderlig hjelp vi har fått under alle arrangementene og ser fram til et nytt, spennende og festlig danseår. Hilsen Arrangementskomiteen

7 Forslag og saker til behandling 7.1 Forslag fremmet av Styret Forslag til endring i SWC's vedtekter: Forslag til endring av 8 siste avsnitt: Fra gammel tekst "på årsmøte kan ikke behandles forslag om lovendring som ikke er oppfør på utsendt/ kunngjort saksliste. Andre saker kan behandles når 2/3 av de stemmeberettigede på årsmøtet vedtar det, ved godkjenning av sakslisten" Ny tekst På årsmøte behandles kun saker som er med i kunngjort saksliste. Styret

9. Valg av: a: Styre Valgkomiteen har i år bestått av: Anne Dyve, Svanhild Ottosen og Tove Finsrud b: Revisor Valg av revisor c Valgkomite Styret foreslår følgende personer til valgkomite 10. Avslutning

Vedtekter for Skedsmo Western Club 8.9.2015 VEDTEKTER FOR SKEDSMO WESTERN CLUB Side 1 av 8

Vedtekter for Skedsmo Western Club 8.9.2015 Vedtekter for Skedsmo Western Club (forkortet SWC), stiftet 29.11.98 Vedtatt den 01.09.2004 med senere endringer senest av 24.03.2015. 1 Formål SWC skal fremme country og western danseformen, og drive kontaktskapende virksomhet mellom klubbene i Norge. Arbeidet i SWC skal preges av frivillighet, demokrati, lojalitet og likeverd 2 Organisasjon SWC hører hjemme i Skedsmo kommune. SWC er selveiende og frittstående med utelukkende personlige medlemmer.(1) 3 Medlemmer Alle som aksepterer SWC`s lover og bestemmelser kan bli tatt opp som medlem. (2) Forøvrig plikter ethvert medlem å overholde SWC`s lover og bestemmelser. Medlemskap SWC er først gyldig og regnes fra den dag første kontingent er betalt. 4 Medlemskontingent og avgifter Medlemskontingenten fastsettes av årsmøtet og betales forskuddsvis. Medlemskontingent for inneværende år må være betalt innen fristen som er 31.januar. Æresmedlemmer er unntatt medlemskontingent. Andre avgifter/egenandeler kan kreves for deltakelse i lagets aktivitetstilbud. Dette vedtas av styret. Medlem som skylder kontingent for mer enn ett år, kan av styret strykes som medlem av SWC. (3) Hvis medlemmet, ved forfall skylder 2 års kontingent, skal medlemskapet bringes til opphør ved strykning fra SWC`s side. Strykes et medlem, kan det ikke tas opp igjen før skyldig kontingent er betalt. 5 Stemmerett og valgbarhet For å ha stemmerett må man være fylt 15 år, og hatt gyldig medlemskap i minst 1 måned og ha oppfylt medlemsforpliktelsene, jfr 3. Ingen kan møte eller avgi stemme ved fullmakt. Side 2 av 8

Vedtekter for Skedsmo Western Club 8.9.2015 Alle medlemmer som har stemmerett er valgbare til tillitsverv i SWC. Medlemmer som skylder kontingent har ikke stemmerett, er ikke valgbar, jfr. 4. 6 Tillitsvalgtes godtgjørelse For refusjon av utgifter og godtgjørelse til SWC`s tillitsvalgte gjelder: Tillitsvalgt kan motta refusjon for nødvendige, faktiske utgifter, inkludert tapt arbeidsfortjeneste, som påføres vedkommende i utførelsen av vervet. Tillitsvalgt kan motta en rimelig godtgjøring for sitt arbeid. Utgifter til tapt arbeidsfortjeneste og til godtgjøring skal fremgå av budsjett og regnskap. 7 Inhabilitet Tillitsvalgte og oppnevnte representanter er inhabil til å tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse eller til å treffe avgjørelse: a) når vedkommende selv er part i saken b) når vedkommende er i slekt eller svogerskap med en part i oppstigende eller nedstigende linje eller i sidelinje så nær som søsken c) når vedkommende er gift med eller er forlovet eller samboer med en part d) når vedkommende er leder for eller har ledende stilling i eller er medlem av styret i et selskap som er part i saken Likeså er tillitsvalgte og oppnevnte representanter inhabil når andre særegne forhold foreligger som er egnet til å svekke tilliten til vedkommendes upartiskhet, blant annet skal det legges vekt på om avgjørelsen i saken kan innebære særlig fordel, tap eller ulempe for vedkommende selv eller noen som vedkommende har nær personlig tilknytning til. Det skal også legges vekt på om inhabilitetsinnsigelse er reist av noen part. Inhabilitetsspørsmålet avgjøres av det aktuelle organ.(4) Inhabilitetsreglene får ikke anvendelse dersom det er åpenbart at den tillitsvalgte tilknytning til saken eller partene ikke vil kunne påvirke vedkommendes standpunkt. Med part menes i denne bestemmelsen tillitsvalgte og oppnevnte representanter som en avgjørelse retter seg mot eller som saken ellers direkte gjelder. 8 Årsmøtet SWC`s øverste organ er årsmøtet som holdes hvert år i mars måned. Årsmøtet innkalles av styret med minst 6 ukers varsel, direkte til medlemmene og eventuelt på SWC`s internettside. Forslag som skal behandles på årsmøtet må være sendt til styret senest 4 uker før årsmøtet. Fullstendig sakliste og andre nødvendige saksdokumenter med forslag må være tilgjengelig for medlemmene senest 1 uke før årsmøtet. Alle SWC`s medlemmer har adgang til årsmøtet. Årsmøtet kan invitere andre personer og/eller media til å være tilstede, eventuelt vedta at årsmøtet kun er åpent for medlemmer. Side 3 av 8

Vedtekter for Skedsmo Western Club 8.9.2015 Lovlig innkalt årsmøte er vedtaksført dersom det møter et antall medlemmer som minst tilsvarer antallet styremedlemmer. Dersom årsmøtet ikke er vedtaksført kan det innkalles til årsmøte på nytt uten krav om minimumsdeltakelse. På årsmøtet kan ikke behandles forslag om lovendring som ikke er oppført på utsendt/kunngjort sakliste. Andre saker kan behandles når 2/3 av de stemmeberettigede på årsmøtet vedtar det, ved godkjenning av saklisten. 9 Ledelse av årsmøtet Årsmøtet ledes av valgt(e) dirigent(er). Dirigenten(e) behøver ikke å være medlem av idrettslaget. 10 Årsmøtets oppgaver Årsmøtet skal:(5) 1. Godkjenne de stemmeberettigede. 2. Godkjenne innkallingen, referat fra forrige årsmøte, sakliste og forretningsorden. 3. Velge dirigent(er), sekretær(er)(6) samt 2 representanter til å underskrive protokollen. 4. Behandle SWC`s årsmelding, herunder eventuelle gruppeårsmeldinger. 5. Behandle SWC`s regnskap i revidert stand.(13) 6. Behandle innkomne forslag og saker. 7. Fastsette medlemskontingent. 8. Vedta SWC`s budsjett. 9. Foreta følgende valg: a) Leder (velges for 2 år) og nestleder (velges for 1 år) b) 3 styremedlem og 2 varamedlem (velges for 2 år) c) 2 revisorer (velges for 1 år) d) Valgkomite med 4 medlemmer (velges for 1 år) Leder og nestleder velges enkeltvis. De øvrige medlemmer til styret velges samlet. Deretter velges varamedlemmene samlet, og ved skriftlig valg avgjøres rekkefølgen i forhold til stemmetall. 11 Stemmegivning på årsmøtet Med mindre annet er lovfestet skal et vedtak for å være gyldig være truffet med alminnelig flertall av de avgitte stemmene. Valg foregår skriftlig hvis det foreligger mer enn ett forslag eller det fremmes krav om det. Hvis det skal være skriftlige valg, kan bare foreslåtte kandidater føres opp på stemmeseddelen. Stemmesedler som er blanke, eller som inneholder ikke foreslåtte Side 4 av 8

Vedtekter for Skedsmo Western Club 8.9.2015 kandidater, eller ikke inneholder det antall det skal stemmes over, teller ikke, og stemmene anses som ikke avgitt. Når et valg foregår enkeltvis og en kandidat ikke oppnår mer enn halvparten av de avgitte stemmer, foretas omvalg mellom de to kandidater som har oppnådd flest stemmer. Er det ved omvalg stemmelikhet, avgjøres valget ved loddtrekning. Når det ved valg skal velges flere ved en avstemming, må alle, for å anses valgt, ha mer enn halvparten av de avgitte stemmer. Dette gjelder ikke ved valg av varamedlemmer. Hvis ikke tilstrekkelig mange kandidater har oppnådd dette i første omgang, anses de valgt som har fått mer enn halvparten av stemmene. Det foretas så bundet omvalg mellom de øvrige kandidater, og etter denne avstemmingen anses de valgt som har fått flest stemmer. Er det ved omvalg stemmelikhet, avgjøres valget ved loddtrekning. 12 Ekstraordinært årsmøte i idrettslaget Ekstraordinært årsmøte i SWC innkalles av SWC`s styre med minst 14 dagers varsel etter: a) Vedtak på årsmøte i SWC. b) Vedtak i styret i SWC. c) Skriftlig krav fra 1/3 av SWC`s medlemmer. Ekstraordinært årsmøte i SWC skal bare behandle de saker som er angitt i vedtaket eller i kravet om innkalling av årsmøtet. Saksliste og nødvendige saksdokumenter skal følge innkallingen. 13 SWC`s styre Styret skal 1. Iverksette årsmøtets og SWC`s vedtak og bestemmelser. 2. Påse at SWC`s midler brukes og forvaltes på en forsiktig måte i samsvar med de vedtak som er fattet på årsmøte. Styret skal videre påse at SWC har en tilfredsstillende organisering av regnskaps- og budsjettfunksjonen, og har en forsvarlig økonomistyring. 3. Oppnevne etter behov komiteer/utvalg/personer for spesielle oppgaver og utarbeide mandat/instruks for disse. 4. Representere SWC utad. Styret skal holde møte når lederen bestemmer det eller et flertall av styremedlemmene forlanger det. Styret er vedtaksført når et flertall av styrets medlemmer er til stede. Vedtak fattes med flertall av de avgitte stemmene. Ved stemmelikhet er møtelederens stemme avgjørende. 14 Grupper/avdelinger/komiteer SWC skal ha valgkomite som velges på fritt grunnlag på årsmøtet i SWC, etter innstilling fra styret, og har som oppdrag å legge frem innstilling på kandidater til alle øvrige tillitsverv som skal velges på årsmøtet. Side 5 av 8

Vedtekter for Skedsmo Western Club 8.9.2015 SWC kan organiseres med grupper og/eller avdelinger. SWC`s årsmøte bestemmer opprettelse av grupper/avdelinger, og hvordan disse skal organiseres og ledes. For grupper/avdelingers økonomiske forpliktelser hefter hele SWC, og grupper/avdelinger kan ikke inngå avtaler eller representere SWC utad uten styrets godkjennelse. 15 Lovendring Lovendring kan bare foretas på ordinært eller ekstraordinært årsmøte i SWC etter å ha vært oppført på saklisten, og krever 2/3 flertall av de avgitte stemmer. Lovendringer gjort av årsmøtet trer i kraft umiddelbart. 16 Oppløsning Oppløsning av SWC kan bare behandles på ordinært årsmøte. Blir oppløsning vedtatt med minst 2/3 flertall, innkalles ekstraordinært årsmøte 3 måneder senere. For at oppløsning skal skje må vedtaket her gjentas med 2/3 flertall. Sammenslutning med andre lag anses ikke som oppløsning av laget. (8) Vedtak om sammenslutning og nødvendige lovendringer i tilknytning til dette treffes i samsvar med bestemmelsene om lovendring, jfr. 16. I tilfelle oppløsning eller annet opphør av SWC tilfaller SWC`s eiendeler et formål som årsmøtet bestemmer. Ved konkurs gjelder reglene i konkursloven og dekningsloven. 17 Æresmedlem Til æresmedlemmer kan inviteres personer som har gjort seg fortjent til å bli hedret av SWC. Æresmedlemmer blir utnevnt etter et enstemmig vedtak av styret etter retningslinjer vedtatt på årsmøte. Æresmedlemmer har alle vanlige rettigheter i klubben. Alle medlemmer kan fremme forslag på æresmedlemmer til SWCs Styre. Forslaget skal være skriftlige med begrunnelse. Æresmedlemsskap kan fratas når grunnlaget for æresmedlemskapet faller bort eller æresmedlemmet opptrer på en slik måte at dette ikke er i tråd med SWCs lover og regler eller som strider i mot SWCs interesser. Side 6 av 8

Vedtekter for Skedsmo Western Club 8.9.2015 18 Fond Medlemmer av SWC som driver aktiv konkurranse for SWC kan søke om stipend ved deltagelse i konkurranse fra SWCs fond. Stipendet er ment å dekke påmeldingsavgift til konkurranse men kan ikke overstige 1000,- Med aktiv konkurranse menes følgende: -Medlemmet melder seg på som deltager fra SWC i de konkurranser det er mulig å registrere klubbtilhørighet i påmeldingen. - Medlemmet plikter å holde klubben orientert om hvilke konkurranser man skal delta i. - Deltagelse i konkurranse meldes inn til Web-ansvarlig minst en uke før konkurranse. - Resultater fra konkurranse meldes inn til Web-ansvarlig senest en uke etter konkurranse. - Promoterer klubben på events. - Det skal ikke være tvil om hvilken klubb man representerer. m skal avsettes i fondet. Beløpet kan max. utgjøre 20% av årets overskudd. Årsmøte vedtar med min. 50 % av stemmene hvor mye som skal avsettes til fondet. Gjenstående midler i fondet skal overføres til neste års utdeling. alle klubbens medlemmer om fondet og søknadsfrist. Medlemmet må levere søknad innen fastsatt frist for å komme i betraktning. Søknaden skal minimum innholde liste over alle konkurranser man har deltatt i, når de er avholdt og hvor konkurransene har vært. Stipendets størrelse til hver enkelt utøver er avhengig av hvor mange som får innvilget stipend, hva hver enkelt utøver har vært med på og fondets størrelse. Stipendet skal min. være 200,- NOK og max. 1000,- NOK. Likt tilskudd for samme konkurranse. Minimum en person fra styret skal tas med på vurderingen sammen med fondskomiteen når pengene skal fordeles Stipendet vil bli utdelt på årsfesten, søknadsfristen vil settes til 2 uker før festen. Side 7 av 8

Vedtekter for Skedsmo Western Club 8.9.2015 Fotnoter: 1) Personlige medlemmer betyr at SWC ikke opererer med andre typer medlemskap, som for eksempel familiemedlemskap og firmamedlemskap. Enten er man personlig medlem eller så er man ikke medlem. At det innføres familiekontingent er å anse som en rabattordning, og har ikke noe med selve medlemskapet å gjøre. 2) Når det står «kan bli tatt opp som medlem» innebærer dette at ingen har krav på å bli medlem. SWC har rett til å avslå en opptakssøknad i helt spesielle tilfeller 3) Skyldig kontingent må forstås å være manglende innbetaling i forhold til den betalingsfrist som styret har satt ved utsending av kontingentkrav. Skyldig kontingent for mer enn ett år må forstås slik at det kan foretas strykning etter ordinært årsmøte og når det er vedtatt kontingent for nytt driftsår. 4) Inhabilitetsreglene gjelder ikke på årsmøtet. 5) Dersom saklisten ikke fullføres, kan det innkalles til fortsettende årsmøte. Slik innkalling skjer på tilsvarende måte som for ordinært årsmøte, men eventuelt med kortere frist godkjent av årsmøtet. Fortsettende årsmøte kan bare behandle saker som var med i godkjent sakliste for årsmøtet. 6) Sekretæren(e) behøver ikke å være medlem i idrettslaget. 7) Antall styremedlemmer og varamedlemmer fastsettes ved vedtakelse av loven, minimum 1 styremedlem og 1 varamedlem. Det er ikke noe i veien for at styremedlemmene kan velges til spesifikke oppgaver. 8) Ved sammenslåing skal eldste stiftelsesdato og klubbnummer for dette idrettslaget benyttes. Side 8 av 8