MANDAL KOMMUNE REGLEMENT FOR SAKSBEHANDLING MV. I FOLKEVALGTE ORGANER I MANDAL KOMMUNE 1 2007/3603-61 1 VALG OG SAMMENSETNING Utvalg og råd med folkevalgt representasjon i Mandal kommune, velges av bystyret, jfr. koml. 10. Antall medlemmer og varamedlemmer fastsettes av bystyret, og bystyret velger leder og nestleder. Dersom et medlem dør eller løses fra vervet, velges nytt medlem selv om det er valgt varamedlem. Er valget foretatt etter reglene for forholdsvalg, skal det suppleres fra den gruppe som står bak den uttredene. Dør lederen eller løses denne fra vervet, skal det velges ny leder selv om det tidligere er valgt nestleder. 2 ANSVARS- OG ARBEIDSOMRÅDE Bystyret fastsetter folkevalgte organers ansvars- og arbeidsområder, jfr. koml. 10 nr. 2. Organene skal på bystyrets vegne ivareta kommunens interesser på de ansvars- og arbeidsområder det får seg tildelt. Organet skal særlig sørge for: - God planlegging. - At miljøhensyn ivaretas i kommunen. - Nødvendig samordning og samarbeid mellom berørte kommunale virksomhetsområder, og med andre offentlige og private organer. Organet fører kontroll med at vedtak innenfor organets arbeidsområde blir gjennomført, og at det blir utarbeidet årsberetninger. Organet skal fatte avgjørelser i de sakstyper bystyret bestemmer, og ellers gi innstilling i saker til bystyret. Organet kan gi lederen eller et arbeidsutvalg myndighet til å treffe vedtak i enkeltsaker eller i typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning, jfr. koml. 10 nr. 4. Slik myndighetstildeling skal i tilfelle meldes til ordføreren, rådmannen og revisjonen umiddelbart. 1 I kraft 01.01.03. Sist revidert 19.04.12 POSTADRESSE: BESØKSADRESSE: TELEFON : 38 27 30 00 INTERNETT: www.mandal.kommune.no Postboks 905 Rådhuset, Ytre Sandgt. 25 TELEFAKS: 38 27 30 01 E-POST : fellespost@mandal.kommune.no 4509 MANDAL BANKKTO : 6335.05.22222 ORG.NR : 964 968 519
Bystyret kan forlange enhver sak lagt fram for seg til orientering eller avgjørelser, jfr. koml. 76. Organet kan delegere sin avgjørelsesmyndighet så langt annet ikke fremgår av lov, i medhold av lov eller bystyrevedtak. Delegasjon til administrasjonen skjer til rådmannen, jfr. koml. 23 nr.4. 3 DE FOLKEVALGTE ORGANENES MØTER a) Organet skal ha møte når lederen finner det påkrevet eller 1/3 av medlemmene krever det. Det utarbeides halvårlige møteplaner. Møtene skal bekjentgjøres. b) Organet innkalles normalt skriftlig med 8 dagers varsel. Saksdokumentene sendes til medlemmer og varamedlemmer og alle andre med møterett, samt ordfører, rådmann og revisjonen. c) Organet er beslutningsdyktig når minst halvparten av medlemmene er tilstede. Avgjørelser treffes med alminnelig flertall. d) Sak som ikke er nevnt i innkallingen kan ikke tas opp til realitetsavgjørelse dersom møtelederen eller 1/3 av forsamlingen setter seg mot at den avgjøres jfr. koml. 34.1. I så fall sendes den til det folkevalgte organ eller til den kommunale instans den hører under, eller den føres opp til behandling i senere møter. e) Ordfører og rådmann har møte-, tale- og forslagsrett i alle folkevalgte organer oppnevnt av bystyret, jfr. koml. 9 nr. 4 og 23 nr. 3. Kommunalt ansatte kan ta del når organet selv eller lederen, i samråd med rådmannen, kaller dem inn. Videre kan sakkyndige ta del når lederen eller organet kaller dem inn. Personer som møter etter reglene i dette ledd kan gi opplysninger og utgreiinger, men har for øvrig ikke anledning til å ta del i forhandlingene. f) Det skal føres møtebok, jfr. bestemmelsene i 21 i reglement for bystyret, som får tilsvarende anvendelse. Utskrift av møteboka sendes innen en uke til ordføreren, rådmannen og revisjonen. 4 FORFALL. VARAMEDLEMMER Bestemmelsene i 4 i reglementet for bystyret får tilsvarende anvendelse. 5 RETT OG PLIKT TIL Å DELTA I MØTE. INHABILITET. TAUSHETSPLIKT Medlemmene har møteplikt, jfr. koml. 40. Gyldig forfall meldes straks til sekretariatet slik at varamedlem kan innkalles. Om inhabilitet gjelder reglene i forvaltningsloven og koml. 40 nr. 3. Medlem som antar at det kan foreligge inhabilitet i en sak, skal snarest mulig ta spørsmålet opp med møteleder eller sekretariat.
Gyldig forfall under møtet meddeles straks til møteleder, og varamedlem som er til stede trer inn. Medlemmene og de kommunale tjenestemenn som måtte være tilstede plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det han får vite om noens personlige forhold eller tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår. Jfr. fvl. 13. Kommunen kan kreve at medlemmene av organet undertegner taushetserklæring, jfr. fvl. 13c. 6 ÅPNE ELLER LUKKEDE MØTER Alle folkevalgte organers møter er åpne, med mindre annet følger av koml. 31. Bystyrets reglement 6 får tilsvarende anvendelse. Det skal utarbeides sakskart (A-kart) for de saker som skal behandles for åpne dører, og sakskart (B-kart) for de saker som skal behandles for lukkede dører. A-kart skal normalt behandles først i møtet. I saker som gjelder årsbudsjett (koml. 45) eller økonomiplan (koml. 44), er administrasjonens forslag offentlig fra det tidspunkt det legges fram, og sakene behandles i åpent møte. I enkeltsaker ellers avgjør organet selv spørsmålet om lukkede dører etter kommunelovens 31 nr. 4 og 5. 7 SAKSFORBEREDELSEN Rådmannen har ansvaret for at de saker som legges fram til behandling i folkevalgte organer, er forberedt på forsvarlig måte og i samsvar med de regler som lov og andre bindende bestemmelser gir. Det skal normalt fremmes innstilling fra administrasjonen, unntatt i saker som gjelder valg og ellers i saker av overveiende politisk karakter. I de tilfeller ordfører eller utvalg fremlegger saker for bystyret med forslag til vedtak/innstilling, har rådmannen bare ansvaret for lovlighetskontroll. 8 UTSETTELSE AV SAK. SAK SOM IKKE ER NEVNT I INNKALLINGEN. FORESPØRSLER Organet kan med alminnelig flertall vedta å utsette realitetsbehandlingen av en sak på den utsendte sakslisten. Det kan også treffe vedtak i sak som ikke er oppført på sakslisten, hvis ikke møteleder eller 1/3 av de møtende medlemmene motsetter seg dette. Ethvert medlem kan rette forespørsler til lederen i møtet, også om saker som ikke står på sakslisten.
9 SAKSORDFØRER I saker der det skal lages innstilling til bystyret, utpeker utvalgene som har saken til behandling, en saksordfører som skal fremlegge saken i bystyrets møte. 10 MØTELEDERENS REDEGJØRELSE FOR SAKEN. TALERNES REKKEFØLGE Bestemmelsene i 11 i reglementet for bystyret får tilsvarende anvendelse. 11 ORDSKIFTET OG STEMMEGIVNINGENE Om forhandlingene gjelder de bestemmelser som er gitt i bystyrereglementets 12, 13 første ledd, 14 annet ledd, 15 første ledd og 16. Om avstemninger gjelder det som er bestemt i 16-18 i reglementet for bystyret. 12 ØVRIGE SAKSBEHANDLINGSREGLER ANKE For saksbehandlingen gjelder koml. kap. 6, forvaltningsloven, eventuelle særlovsbestemmelser og bystyrets reglement så langt det passer. I saker hvor vedtak fattes i medhold av delegert myndighet fra bystyret eller overordnet folkevalgt organ og annet ikke fremgår av lov, kan ett medlem, ordføreren, rådmannen eller den som møter på hans vegne, innen møtets slutt forlange saken lagt frem for bystyret. Dette gjelder dog ikke avgjørelser i medhold av plan- og bygningsloven. 13 SEKRETARIAT Rådmannen fastlegger sekretariatsordning. Sekretariatet skal påse at de saker som legges frem, er forsvarlig utredet og at vedtak blir iverksatt. Det skal normalt fremmes innstilling fra administrasjonen, unntatt i saker som gjelder valg og ellers saker av overveiende politisk karakter. Sekretariatet har ansvar for bekjentgjøring av møtene, protokoller, saksekspedering, arkiv m.v. Bestemmelsene om bokføring i 21 i reglement for bystyret får tilsvarende anvendelse. I tillegg til avstemningsresultatet skal protokollen vise hvordan det enkelte medlem stemte. 14 KLAGE Enkeltvedtak som treffes av en komite eller annet politisk organ i Mandal kommune, jfr. Fvl 28, kan påklages av part eller annen med rettslig klageinteresse til kommunens klagenemnd (eller annen klageinstans i henhold til lov eller forskrift.)
For vedtak som fattes etter særlovgivning, gjelder disse lovenes klageordning. 15 REGLEMENTETS GYLDIGHET Dette reglement gjelder for alle folkevalgte organer i Mandal kommune, så langt bystyret ikke har bestemt noe annet eller lov bestemmer noe annet.