MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget Møtested: Longyearbyen, Næringsbygget, møterom Galileo Møtedato: 28.11.2013 Varighet: 1230-1415 Møteleder: Sekretær: Svein Jonny Albrigtsen Bjørn-Harald Christensen Faste medlemmer Svein Jonny Albrigtsen Odd Egil Hofstad Jørn Dybdahl Frigg Jørgensen Hanne Jensen Personlige varamedlemmer (1. vara AP) (2. vara AP) Jens Abild Thor O. Bendiksen Sten Christian Pedersen Fra utvalget møtte: Svein Jonny Albrigtsen Jens Abild Hanne Jensen Fast medlem Varamedlem Fast medlem Medlem Odd Egil Hofstad meldt forfall til møtet (ingen varamedlemmer). Medlem Frigg Jørgensen meldt forfall til møtet, varamedlem også meldt forfall. Fra politiske ledelse møtte: Fra administrasjonen møtte: Administrasjonssjef Lars Ole Saugnes, tilstede sakene 17 og 18/2013 Fra KomRev NORD IKS møtte: Oppdragsansvarlig revisor Doris Gressmyr Revisor Emely Bertelsen Fra K-Sekretariatet IKS møtte: Daglig leder Bjørn-Harald Christensen
2 Representantene fra KomRev NORD og K-Sekretariatet deltok i møtet fra Tromsø ved bruk av videokonferanseutstyr. Merknader til innkalling og sakliste: Ingen merknader til innkalling og sakliste. Behandlede saker: SAKLISTE Saknr Tittel U.off. 17/13 Godkjenning av protokollen fra møte 25.4.2013 18/13 Ny organisasjonsstruktur Longyearbyen lokalstyre 19/13 Longyearbyen lokalstyre vurdering av uavhengighet oppdragsansvarlig revisor 20/13 Longyearbyen lokalstyre Kultur- og fritidsforetak KF vurdering av uavhengighet oppdragsansvarlig revisor 21/13 Longyearbyen lokalstyre Oppvekstforetak KF vurdering av uavhengighet oppdragsansvarlig revisor 22/13 Longyearbyen lokalstyre Bydrift KF vurdering av uavhengighet oppdragsansvarlig revisor 23/13 Svar på revisjonsbrev nr. 1 - Manglende finansiering av investeringer, og regulering av investeringsbudsjettet for 2012 Longyearbyen lokalstyre Kultur- og fritidsforetak KF 24/13 Svar på revisjonsbrev nr. 1 - Manglende finansiering og manglende budsjettregulering investeringsprosjekter i 2012 Longyearbyen lokalstyre Bydrift KF 25/13 Rapportering fra revisor revisjonsstrategi 2013 Longyearbyen lokalstyre 2613 Rapportering fra revisor revisjonsstrategi 2013 Longyearbyen lokalstyre Kultur- og fritidsforetak KF 27/13 Rapportering fra revisor revisjonsstrategi 2013 Longyearbyen lokalstyre Oppvekstforetak KF 28/13 Rapportering fra revisor revisjonsstrategi 2013 Longyearbyen lokalstyre Bydrift KF 29/13 Budsjettramme 2014 - kontroll og tilsyn 30/13 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Forebyggende arbeid, saksbehandling og internkontroll i barnevernstjenesten informasjon fra revisjonen 31/13 Referatsaker 32/13 Møte i kontrollutvalget - møtedato
3 Sak 17/13 GODKJENNING AV PROTOKOLLEN FRA MØTE 25.4.2013 Protokollen fra møte 25.4.2013 godkjennes. Protokollen fra møte 25.4.2013 godkjennes. Sak 18/13 NY ORGANISASJONSSTRUKTUR LONGYEARBYEN LOKALSTYRE Administrasjonssjef Saugnes redegjorde i møtet om arbeidet med ny administrasjonsstruktur i Longyearbyen lokalstyre. Felles forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar administrasjonssjefens redegjørelse til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar administrasjonssjefens redegjørelse til orientering. Sak 19/13 LONGYEARBYEN LOKALSTYRE - VURDERING AV UAVHENGIGHET OPPDRAGSANSVARLIG REVISOR
4 Sak 20/13 LONGYEARBYEN LOKALSTYRE KULTUR- OG FRITIDSFORETAK KF - VURDERING AV UAVHENGIGHET OPPDRAGSANSVARLIG REVISOR Sak 21/13 LONGYEARBYEN LOKALSTYRE OPPVEKSTFORETAK KF - VURDERING AV UAVHENGIGHET OPPDRAGSANSVARLIG REVISOR
5 Sak 22/13 LONGYEARBYEN LOKALSTYRE BYDRIFT KF - VURDERING AV UAVHENGIGHET OPPDRAGSANSVARLIG REVISOR Sak 23/13 SVAR PÅ REVISJONSBREV NR. 1 MANGLENDE FINANSIERING AV INVESTERINGER, OG REGULERING AV INVESTERINGSBUDSJETTET FOR 2012 LONGYEARBYEN LOKALSTYRE KULTUR- OG FRITIDSFORETAK KF 1. Kontrollutvalget viser til Kultur- og fritidsforetakets svar i brev av 14.5.2013 og revisjonens vurdering av svaret i brev av 7.11.2013. 2. Kontrollutvalget tar saken til orientering 1. Kontrollutvalget viser til Kultur- og fritidsforetakets svar i brev av 14.5.2013 og revisjonens vurdering av svaret i brev av 7.11.2013. 2. Kontrollutvalget tar saken til orientering
6 Sak 24/13 SVAR PÅ REVISJONSBREV NR. 1 MANGLENDE FINANSIERING OG MANGLENDE BUDSJETTREGULERING INVESTERINGS- PROSJEKTER I 2012 LONGYEARBYEN LOKALSTYRE BYDRIFT KF 1. Kontrollutvalget viser til Kultur- og fritidsforetakets svar i brev av 14.5.2013 og revisjonens vurdering av svaret i brev av 3.7.2013. 2. Kontrollutvalget tar saken til orientering 1. Kontrollutvalget viser til Kultur- og fritidsforetakets svar i brev av 14.5.2013 og revisjonens vurdering av svaret i brev av 3.7.2013. 2. Kontrollutvalget tar saken til orientering Sak 25/13 RAPPORTERING FRA REVISOR REVISJONSSTRATEGI 2013 LONGYERBYEN LOKALSTYRE Vedtak om lukket møte Med henvisning til revisors taushetsplikt jf. kommunelovens 78 nr. 7 fattet kontrollutvalget slikt vedtak: Saken behandles for lukkede dører. Vedtaket var enstemmig.
7 Sak 26/13 RAPPORTERING FRA REVISOR REVISJONSSTRATEGI 2013 LONGYEARBYEN LOKALSTYRE KULTUR- OG FRITIDSFORETAK KF Vedtak om lukket møte Med henvisning til revisors taushetsplikt jf. kommunelovens 78 nr. 7 fattet kontrollutvalget slikt vedtak: Saken behandles for lukkede dører. Vedtaket var enstemmig. Sak 27/13 RAPPORTERING FRA REVISOR REVISJONSSTRATEGI 2013 LONGYEARBYEN LOKALSTYRE OPPVEKSTFORETAK KF Vedtak om lukket møte Med henvisning til revisors taushetsplikt jf. kommunelovens 78 nr. 7 fattet kontrollutvalget slikt vedtak: Saken behandles for lukkede dører. Vedtaket var enstemmig.
8 Sak 28/13 RAPPORTERING FRA REVISOR REVISJONSSTRATEGI 2013 LONGYEARBYEN LOKALSTYRE BYDRIFT KF Vedtak om lukket møte Med henvisning til revisors taushetsplikt jf. kommunelovens 78 nr. 7 fattet kontrollutvalget slikt vedtak: Saken behandles for lukkede dører. Vedtaket var enstemmig. Sak 29/13 BUDSJETTRAMME 2014 KONTROLL OG TILSYN 1. Budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2014 vedtas med netto driftsutgifter på til sammen kr 653.000,- før lønns- og prisjusteringer for kontrollutvalgets egen virksomhet og eventuelle andre politiske vedtak. 2. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn bes innarbeidet i administrasjonsutvalgets samlede budsjettinnstilling til lokalstyret. 3. Kontrollutvalget viser til kontrollutvalgsforskriftens 18 samt kommentarer i Kontrollutvalgsboken fra Kommunal- og regionaldepartementet, 2011, for behandling av kontrollutvalgets budsjettforslag. Utvalget forutsetter at behandlingen skjer som beskrevet her.
9 1. Budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2014 vedtas med netto driftsutgifter på til sammen kr 653.000,- før lønns- og prisjusteringer for kontrollutvalgets egen virksomhet og eventuelle andre politiske vedtak. 2. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn bes innarbeidet i administrasjonsutvalgets samlede budsjettinnstilling til lokalstyret. 3. Kontrollutvalget viser til kontrollutvalgsforskriftens 18 samt kommentarer i Kontrollutvalgsboken fra Kommunal- og regionaldepartementet, 2011, for behandling av kontrollutvalgets budsjettforslag. Utvalget forutsetter at behandlingen skjer som beskrevet her. Utskrift av saksprotokoll og sak sendt elektronisk 29.11.2013 til: - Longyearbyen lokalstyre v/administrasjonssjefen Sak 30/13 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT - FOREBYGGENDE ARBEID, SAKSBEHANDLING OG INTERNKONTROLL I BARNEVERNSTJENESTEN INFORMASJON FRA REVISJONEN Kontrollutvalget tar revisjonens informasjon til orientering. Kontrollutvalget tar revisjonens informasjon til orientering. Sak 31/13 REFERATSAKER Referatsakene tas til orientering. Referert: A. RUNDSKRIV OM IVERKSETTING AV ENDRINGER I KOMMUNELOVEN M.M. EGENKONTROLL MV - KRDs rundskriv H-2/13
10 B. OPPSUMMERING AV ÅRSREGNSKAP 2012 LONGYEARBYEN LOKALSTYRE - revisjonens brev av 7.5.2013 - lokalstyrets brev av 14.8.2013 C. OPPSUMMERING AV ÅRSREGNSKAP 2012 LONGYEARBYEN LOKALSTYRE BYDRIFT KF - revisjonens brev av 7.5.2013 D. KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2012 - Lokalstyrets vedtak i sak 26/2013 E. NKRFs KONTROLLUTVALGSKONFERANSE 2014 - www.nkrf.no F. LOKALSTYRE SOM BARNEHAGEMYNDIGHET - rapport av 10.6.2013 fra Fylkesmannen i Troms G. RAPPORT FRA TILSYN MED HELSESTASJONSTJENESTER FOR BARN 0 TIL 6 ÅR VED UNIVERSITETSSYKEHUSET I NORD- NORGE, LONGYEARBYEN SYKEHUS 2013 - Rapport av 19.9.2013 fra Fylkesmannen i Troms Innstillingen enstemmig vedtatt Referatsakene tas til orientering. Sak 32/13 MØTE I KONTROLLUTVALGET - MØTEDATO Felles forslag til vedtak: Neste møte fastsettes til 13. mai 2014 kl. 1230. Eventuelt behov for møte før dette avtales med leder av kontrollutvalget. Forslaget enstemmig vedtatt. Neste møte fastsettes til 13. mai 2014 kl. 1230. Eventuelt behov for møte før dette avtales med leder av kontrollutvalget.