ØKONOMI- OG ADMINISTRASJONSSTABEN Tema Kontrollområde Reglement Folkevalgt Vedtatt av fylkestinget i møte 7.12.2004 (sak 66/04) og i møte 12.10.11 sak 62 og 66) Ansvarlig for oppdatering Økonomi- og administrasjonsstaben Dokument-id 2011/2497-7 Reglement for kontrollutvalget Fastsatt av Kommunal- og regionaldepartementet 15. juni 2004 med hjemmel i lov 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 77 nr. 11. Departementets forskrift er i kursiv. (Det som gjelder kommuner i forskriften er ikke tatt med). Forskriften om kontrollutvalg er bindende for fylkeskommunen. Innhold 1. KAP. VIRKEOMRÅDE OG FORMÅL... 3 1.1. 1 Virkeområde og formal... 3 2. KAP. KONTROLLUTVALGETS SAMMENSETNING. UTSKIFTING AV MEDLEMMER.... 3 2.1. 2 Valg og sammensetning... 3 2.2. 3 Utskifting av medlemmer... 3 3. KAP. ALMINNELIGE REGLER OM KONTROLLUTVALGETS ANSVAR OG OPPGAVER... 3 3.1. 4 Tilsyn og kontroll... 3 3.2. 5 Innhenting av opplysninger... 4 4. KAP. KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER VED REGNSKAPSREVISJON... 4 4.1. 6 Regnskapsrevisjon... 4 4.2. 7 Uttalelse om årsregnskapet og årsberetningen... 4 4.3. 8 Oppfølging av revisjonsmerknader... 4 5. KAP. KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER VED FORVALTNINGSREVISJON... 5 5.1. 9 Forvaltningsrevisjon... 5 5.2. 10 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon... 5 5.3. 11 Rapporter om forvaltningsrevisjon... 5 5.4. 12 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter... 5 Side 1 av 8
6. KAP. SELSKAPSKONTROLL... 5 6.1. 13 Selskapskontroll... 5 6.2. 14 Selskapskontrollens innhold... 6 6.3. 15 Rapportering om selskapskontrollen... 6 7. KAP. SÆRLIGE OPPGAVER FOR KONTROLLUTVALGET... 6 7.1. 16 Valg av revisjonsordning. Valg av revisor.... 6 7.2. 17 Saker om ansettelse, suspensjon, oppsigelse og avskjedigelse... 6 7.3. 18 Budsjettbehandlingen... 6 8. KAP. SAKSBEHANDLING OG SEKRETARIAT.... 7 8.1. 19 Saksbehandling. Møte-og talerett i kontrollutvalgets møter.... 7 8.2. 20 Sekretariat... 7 9. KAP. IKRAFTTREDELSE OVERGANGSREGLER... 8 9.1. 21 Ikrafttredelse m.m.... 8 9.2. 22 Overgangsregler... 8 Side 2 av 8
1. Kap. Virkeområde og formål 1.1. 1 Virkeområde og formal Forskriften omfatter fylkeskommunens kontrollutvalg, og gjelder utvalgets ansvar og oppgaver, regler om saksbehandling m.m. jf. kommuneloven 77. Kontrollutvalget har det løpende ansvar for tilsyn og kontroll med den fylkeskommunale forvaltningen som sitt primære ansvarsområde. Utvalget utfører sine funksjoner på fylkestingets vegne og er underlagt fylkestingets økonomiske og administrative styringsog instruksjonsmyndighet. 2. Kap. Kontrollutvalgets sammensetning. Utskifting av medlemmer. 2.1. 2 Valg og sammensetning Fylkestinget velger selv et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med den fylkeskommunale forvaltning på sine vegne. Utvalget skal ha minst tre medlemmer. Kontrollutvalget har syv medlemmer, med et antall varamedlemmer som tilsier partiets/gruppas antall medlemmer pluss to. Fylkestinget velger selv medlemmer og varamedlemmer til utvalget, og blant medlemmene leder og nestleder. Minst ett av utvalgets medlemmer skal velges blant fylkestingets medlemmer. I tillegg bør to av kontrollutvalgets medlemmer også velges blant fylkestingets faste medlemmer. Lederen bør velges fra opposisjonen i fylkestinget. Utvalgets leder og nestleder har møte- og talerett i fylkestinget når utvalgets saker behandles. Kontrollutvalgets funksjonstid følger valgperioden. Valg av medlemmer og varamedlemmer til kontrollutvalget skjer etter at valg av fylkesutvalg og fylkesordfører og fylkesvaraordfører er foretatt på fylkestingets konstituerende samling. Utelukket fra valg er fylkesordfører, fylkesvaraordfører, medlem og varamedlem av fylkesutvalg, medlem og varamedlem av fylkeskommunal nemnd med beslutningsmyndighet, medlem av fylkesråd og ansatte i fylkeskommunen. 2.2. 3 Utskifting av medlemmer Fylketinget kan når som helst foreta nyvalg av utvalgets medlemmer. Ved utskifting av ett eller flere medlemmer av utvalget skal det foretas nyvalg av samtlige medlemmer i utvalg. 3. Kap. Alminnelige regler om kontrollutvalgets ansvar og oppgaver 3.1. 4 Tilsyn og kontroll Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den fylkeskommunale forvaltningen på vegne av fylkestinget, herunder påse at fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Side 3 av 8
Utvalget er underlagt fylkestingets økonomiske og administrative styrings- og instruksjonsmyndighet. Utvalget skal påse at det er rutiner for oppfølging av politiske vedtak som ikke er iverksatt. Utvalget kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av fylkeskommunens folkevalgte organer. Politiske utvalg, driftsstyrer, fylkesordfører og fylkesrådmannen kan legge spørsmål som hører under kontrollutvalgets tilsyns- og kontrollfunksjon, fram for utvalget til uttalelse. Kontrollutvalget skal årlig forelegge fylkestinget en melding om tilsyns- og kontrollvirksomheten i fylkeskommunen. Utvalget avgjør selv hvilke protokoller, referatsaker og rapporter som det vil ha seg forelagt. Utvalget har myndighet til å samarbeide med politiet. 3.2. 5 Innhenting av opplysninger Kontrollutvalget kan hos fylkeskommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. For kontrollutvalgets medlemmer og dets sekretariat gjelder forvaltningslovens alminnelige bestemmelser om taushetsplikt, jf. forvaltningsloven 13 mv. Opplysninger fra fylkeskommunens revisor skal normalt gis av oppdragsansvarlig revisor. Når opplysninger gis til et medlem, skal opplysningene samtidig gis de øvrige medlemmene av kontrollutvalget. Innhenting av opplysninger fra fylkeskommunale organer eller fra fylkeskommunens forbindelser skal skje fra kontrollutvalget ved dets leder eller fra kontrollutvalgets sekretariat. Dersom fylkeskommunen har egen ansatt revisor, kan kontrollutvalget be om adgang til revisjonens arbeidsdokumenter og kan kreve opplysninger av revisjonen. 4. Kap. Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon 4.1. 6 Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at fylkeskommunens årsregnskap og fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. 4.2. 7 Uttalelse om årsregnskapet og årsberetningen Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet og årsberetningen før det vedtas av fylkestinget. Uttalelsen avgis til fylkestinget. Kopi av uttalelsen skal være fylkesutvalget i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til fylkestinget. 4.3. 8 Oppfølging av revisjonsmerknader Når revisor påpeker forhold i årsregnskapet, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4, skal kontrollutvalget påse at dette blir fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Kontrollutvalget skal gi rapport til fylkestinget om hvordan fylkestingets merknader er blitt fulgt Side 4 av 8
opp. Slik rapportering kan tas inn i kontrollutvalgets årlige melding om tilsyns- og kontrollvirksomheten etter 4 sjette ledd. 5. Kap. Kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon 5.1. 9 Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapittel. Forvaltningsrevisjon kan utføres av andre enn den som er ansvarlig for revisjon av fylkeskommunens årsregnskap eller et fylkeskommunalt foretaks årsregnskap. 5.2. 10 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. 5.3. 11 Rapporter om forvaltningsrevisjon Med utgangspunkt i planen for gjennomføring av forvaltningsrevisjon, skal kontrollutvalget avgi rapport til fylkestinget om hvilke forvaltningsrevisjoner som er gjennomført og om resultatene av disse, jf. 8 i forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. 5.4. 12 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter Kontrollutvalget skal påse at fylkestingets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Kontrollutvalget skal gi rapport til fylkestinget om hvordan fylkestingets merknader til rapport om forvaltningsrevisjon er blitt fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Rapportering omtalt i forrige ledd kan tas inn i kontrollutvalgets årlige melding om tilsyns- og kontrollvirksomheten etter 4 sjette ledd. 6. Kap. Selskapskontroll 6.1. 13 Selskapskontroll Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. jf. kommuneloven 80. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal vedtas av fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget avgjør selv hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll. Side 5 av 8
6.2. 14 Selskapskontrollens innhold Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver fylkeskommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner kap. 3. 6.3. 15 Rapportering om selskapskontrollen Kontrollutvalget fastsetter selv hvordan utført selskapskontroll skal rapporteres til utvalget, herunder hvilket innhold slik rapport skal ha. Et selskap som er omfattet av selskapskontrollen, og den som utøver fylkeskommunens eierfunksjon, skal alltid gis anledning til å gi uttrykk for sitt syn på de forhold som omtales i rapporten. Eventuelle kommentarer skal fremgå av rapporten. Med utgangspunkt i planen for gjennomføring av selskapskontroll skal kontrollutvalget avgi rapport til fylkestinget om hvilke kontroller som er gjennomført samt om resultatene av disse. Rapportering omtalt i forrige ledd kan tas inn i kontrollutvalgets årlige melding om tilsyns- og kontrollvirksomheten etter 4 sjette ledd. 7. Kap. Særlige oppgaver for kontrollutvalget 7.1. 16 Valg av revisjonsordning. Valg av revisor. Fylkestinget avgjør selv om fylkeskommunen skal ansette egne revisorer, delta i interkommunalt samarbeid om revisjon eller inngå avtale med annen revisor. Vedtaket treffes etter innstilling fra kontrollutvalget. Dersom fylkestinget vedtar å konkurranseutsette hele eller deler av revisjonen, foretar fylkestinget selv valg av revisor etter innstilling fra kontrollutvalget. Valgt revisor tjenestegjør inntil ny revisor er valgt av fylkestinget. 7.2. 17 Saker om ansettelse, suspensjon, oppsigelse og avskjedigelse Der det er en egen revisjon i fylkeskommunen, avgir kontrollutvalget innstilling til fylkestinget om saker om ansettelse, suspensjon, oppsigelse og avskjed av ansvarlig revisor. Der det er en egen revisjon i fylkeskommunen, foretar kontrollutvalget ansettelse, suspensjon, oppsigelse og avskjedigelse av revisjonens øvrige personale når slik myndighet ikke er delegert til revisor. Er ikke relevant i forhold til ordningen med IKS 7.3. 18 Budsjettbehandlingen Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge fylkesutvalgets innstilling til fylkestinget. Side 6 av 8
Der fylkeskommunen har en egen revisjon avgir revisjonen innstilling til kontrollutvalget om budsjett for revisjonen. 8. Kap. Saksbehandling og sekretariat. 8.1. 19 Saksbehandling. Møte-og talerett i kontrollutvalgets møter. Saksbehandlingsreglene følger av kommuneloven 29 såfremt ikke kommuneloven 77 bestemmer noe annet. Kontrollutvalgets møter holdes for lukkede dører dersom ikke utvalget selv har bestemt noe annet. Dersom møtet holdes for åpne dører, skal dørene likevel lukkes dersom utvalget skal behandle opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. Kommuneloven 31 nr. 3 siste punktum gjelder tilsvarende. Utvalgets møter kan legges til virksomheter som et ledd i utvalgets løpende tilsyns- og kontrollansvar. For kontrollutvalget er møteprinsippet absolutt. Innkalling til møtet skal med høvelig varsel sendes utvalgets medlemmer, fylkesordfører og fylkeskommunens oppdragsansvarlig(e) revisor(er). Innkallingen skal inneholde en oversikt over de saker som skal behandles samt saksdokumenter. Innkallingen settes opp av utvalgets leder i samarbeid med sekretariatet. Innkalling og saker som ikke er unntatt fra offentlighet, sendes fylkestingets gruppeledere og media. Protokoll underskrives av utvalgsleder og nestleder. Kopi av protokollen sendes kontrollutvalgets medlemmer og første varamedlem for hver gruppering, fylkesordfører, fylkesvaraordfører, fylkestingets gruppeledere, fylkesrådmann og media. Kontrollutvalgets saksdokumenter oppbevares av sekretariatet i samsvar med arkivlov med tilhørende forskrifter. Oppdragsansvarlig revisor, eller dennes stedfortreder, har møte- og talerett i kontrollutvalgets møter og kan forlange sine uttalelser på møtet protokollert. Møteretten gjelder likevel ikke når sak som angår en revisors tilsettingsforhold behandles. Utvalget kan innkalle fylkesrådmannen, andre fylkeskommunalt ansatte eller folkevalgte når dette er nødvendig for å klargjøre en sak. 8.2. 20 Sekretariat Fylkestinget skal sørge for at kontrollutvalget har sekretariatsbistand som til enhver tid tilfredsstiller utvalgets behov. Sekretariatet skal påse at de saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet og at utvalgets vedtak blir iverksatt. Sekretariatsfunksjonen kan ikke legges til fylkeskommunens administrasjon. Den som utfører revisjonsoppgaver for fylkeskommunen kan ikke utøve sekretariatsfunksjoner for kontrollutvalget. Den som utfører sekretariatsfunksjon for kontrollutvalget er direkte underordnet kontrollutvalget og skal følge de retningslinjer og pålegg som utvalget gir. Fylkesrådmannen har innenfor kontrollutvalgets myndighetsområde ikke instruksjons- eller avgjøringsmyndighet overfor sekretariatet. Side 7 av 8
9. Kap. Ikrafttredelse overgangsregler 9.1. 21 Ikrafttredelse m.m. Forskriften trer i kraft fra 1. juli 2004. Fra samme tidspunkt oppheves forskrift om kontrollutvalg av 13. januar 1993 nr. 4044. Bestemmelsen i 2 annet ledd med krav om at minst ett av kontrollutvalgets medlemmer skal velges blant fylkestingets medlemmer trer i kraft fra 1. november 2007. Bestemmelsen i 20 om sekretariatet trer i kraft fra 1. januar 2005. 9.2. 22 Overgangsregler Kravet i 10 om at kontrollutvalget senest ett år etter at fylkestinget er konstituert, skal vedta en plan for forvaltningsrevisjon, gjelder først fra ny valgperiode starter 1. november 2007. I inneværende valgperiode skal slik plan være utarbeidet innen 31. desember 2005. Tilsvarende gjelder for kravet i 13 om at fylkestinget senest innen utgangen av året etter at det er konstituert skal utarbeide plan for selskapskontroll. Fram til 1. januar 2005 kan fylkeskommunens revisor utføre saksutredning og sekretærbistand for kontrollutvalget. Side 8 av 8