Styrehåndbok Revisjon: A Oppdatert: 10. juni 2014
Innhold: 1. Innledning Side 3 2. Organisasjonskart Side 3 3. Gyldighet og bindinger Side 4 4. Ansvar, myndighet og oppgaver Side 4 5. Styrets sammensetning og de enkelte medlemmers rolle Side 7 6. Møteinnkallelser, innmelding av saker og saksfremlegg Side 8 7. Ordstyring og protokoll Side 10 8. Samspillet mellom styret, komiteer, utvalg og administrasjonen Side 11 9. Kontinuitet og forutsigbarhet i styrets arbeid Side 13 10. Lov og regelendringsforslag Side 13 11. Habilitet Side 13 12. Lojalitet Side 14 13. Representasjon Side 14 14. Honorarer, godtgjørelser og refusjoner Side 14 15. Vedlegg til NBBFs styrehåndbok Side 15 16. Liste over revisjoner Side 15 2
1. Innledning NBBFs styrehåndbok er et dokument som regulerer oppgavene som er tillagt styret og hvordan disse skal utføres. Styrehåndboken definerer også hvordan samspillet mellom styret, administrasjonen, komiteer og utvalg skal gjennomføres, og beslutningsmyndigheten til så vel styret samlet og det enkelte styremedlem. 2. Organisasjonskart: 3
3. Gyldighet og bindinger a. Styrehåndboken skal evalueres og eventuelt revideres på det første styremøtet som avholdes etter at et nytt styre er valgt. Styrehåndboken er å regne som gyldig frem til ny revidert styrehåndbok er vedtatt av styret. b. Styrehåndboken kan på et hvert tidspunkt revideres av styret som en ordinær innmeldt sak til styremøtet. c. Styrehåndboken er underlagt alle lover, regler, reguleringer og andre føringer som er gitt av: i. Norske myndigheter ii. Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komité (NIF) iii. FIBA World og FIBA Europe iv. Andre overordnede myndigheter. v. Norges Basketballforbunds (NBBFs) Forbundsting, herunder også: 1. Lov for NBBF 2. NBBFs kampreglement 3. Langtidsbudsjett 4. NBBFs tingvedtatte strategi d. Hvis innhold i denne styrehåndboken kommer i konflikt med punkt. c i dette kapittelet, skal den uten ugrunnet opphold revideres administrativt av generalsekretæren, og orientering skal gis til styret. 4. Ansvar, myndighet og oppgaver: a. Generelt ansvar: Styrets ansvar er definert i NBBFs lov, og er tilnærmet altomfattende for organisasjonens drift, utvikling og interesser. Dette med unntak av de tingvalgte komiteenes ansvar som fremkommer av NBBFs lov 21. Dette dokumentet definerer derfor hovedsakelig den interne ansvars og rollefordelingen, samt samspillet mellom: i. Styret ii. Arbeidsutvalget iii. Generalsekretæren og administrasjonen. iv. Komiteer v. Styreoppnevnte utvalg b. Styrets ansvar og myndighet: Styrets overordnede og viktigste arbeid er å sørge for en forsvarlig økonomisk styring av organisasjonen og videreutvikle idretten med forankring i NBBFs rammebetingelser, strategier, handlingsplaner og målsetninger. Styrets oppgave er også kontinuerlig å evaluere og, om nødvendig, komme med forslag til revisjon av strategi, med bakgrunn i den situasjonen Norges Basketballforbund til en hver tid er i. Det er viktig at styret til en hver tid har fokus på de overordnede, retningsgivende og målbare rammebetingelsene administrasjonens skal arbeide innenfor. Dette må skje på en slik måte at administrasjonen og dens fagkonsulenter likevel har rom til å utøve sitt fagfelt på en god og kreativ måte. Styrets oppgaver og ansvar er som følger: i. Forvalte forbundstingets vedtak. ii. Ansette generalsekretær. iii. Vedta revisjoner av styrehåndboken. iv. Vedta en rollefordeling og fokusområder for styrets medlemmer. v. Vedta et årshjul og terminliste organisasjonen, som inneholder henholdsvis: a. For Basketballidretten og organisasjonen generelt: i. Alle sportslige aktiviteter som er berører organisasjonen. 4
ii. Alle møter, kurs, samlinger og begivenheter som berører organisasjonen. b. For styrets arbeid og representasjon (Vedlegg c): i. Styremøter ii. Møter i regi av styret iii. Alle sportslige aktiviteter og begivenheter som berører styrets praktiske arbeid, interesser og representasjon. iv. Alle møter og møteplasser, internt og eksternt, som berører styrets interesser, plikter eller representasjon. v. Når faste styresaker er berammet for ordinær behandling. vi. Fortløpende overvåke og sikre en god økonomisk styring i organisasjonen. vii. Videreutvikle basketballidretten i Norge, i samarbeid med administrasjonen og dens faglige kompetanse, ved og: 1. Vedta å justere strategier og handlingsplaner, basert på de strategiene og målsetningene som er vedtatt på Forbundstinget og øvrige rammebetingelser. 2. Overvåke at innholdet og målsetningene i gjeldende handlingsplaner etterfølges og oppnås, og vedta nødvendige justeringer i disse. 3. Sikre at alle aktiviteter og tiltak i organisasjonen er forankret i gjeldende strategier, handlingsplaner, budsjetter og overliggende rammebetingelser. viii. Innta en aktiv rolle i forhold til eksterne instanser som har innflytelse på Norsk Basketballs generelle rammevilkår. ix. Fordele tekniske arrangementer underlagt NBBF. x. Oppnevne egne utvalg der det er nødvendig. xi. Fatte avgjørelser i saker som regnes å ha stor betydning for organisasjonens virke, også administrative. xii. Fatte avgjørelser i øvrige saker som fortløpende meldes inn til styret og/eller styret er lovpålagt å behandle. xiii. Fortløpende evaluere egne lover og regler, og fremlegge disse på forbundstinget. xiv. Utnevne kandidater til å representere Norge i FIBAs styrer og komiteer, samt bestemme hvilke mandater disse skal ha i samråd med representantene. xv. Representere organisasjonen på viktige arrangementer som berører Norges Basketballforbunds rammevilkår og virke. xvi. Innstille til ny valgkomité på forbundstinget c. Arbeidsutvalgets ansvar og myndighet i. Fungere som andre instans for vedtak fattet i regionstyrene eller av administrasjonen (f.eks. protester). ii. Forberede forundstinget sammen med administrasjonen. iii. Fungere som tvistenemd i overgangssaker. iv. Mindre budsjettjusteringer, begrenset oppad til justering av 1 % av NBBFs totale driftsinntekter og 5 % endring av NBBFs egenkapital, hvis ikke vedtak kan avventes til påfølgende ordinære styremøte. v. Styre prosessen, og innstille minimum to kandidater til styret ved ansettelse av ny generalsekretær. vi. Fremlegge sin innstilling til vedtak ovenfor styret i saker der dette kan anses som nødvendig. Slike innstillinger skal inngå i styrets saksdokumenter. vii. Behandle fortløpende saker mellom styremøtene, der det ikke lar seg gjøre å gjennomføre ordinært eller ekstraordinært styremøte innenfor gjeldende tidsrammer. viii. Fungere som tvistenemd i overgangssaker. ix. Vedta betingelsene for dommerne i nasjonale serier og turneringer. x. Fungere som mekler ved uoverensstemmelser mellom organisasjonsledd i saker som ikke er naturlig underlagt generalsekretær. 5
xi. Kunne fungere som diskusjonspartner og/eller beslutningstaker for generalsekretæren i saker som er underlagt generalsekretæren, der denne ønsker/trenger ytterligere organisatorisk ryggdekning i sine beslutningsprosesser. d. Presidentens ansvar og myndighet Presidenten organisasjonens styreleder med de formelle plikter og ansvar dette innebærer. i. Innkalle til styremøter og andre idrettspolitiske møter i regi av NBBF sentralt. ii. Lede styremøter og andre idrettspolitiske møter i regi av NBBF sentralt. iii. Innstille til styremedlemmenes rollefordeling ovenfor styret i samråd med det enkelte styremedlem. iv. Generalsekretærens nærmeste overordnede. v. Inneha den formelle kontakten med generalsekretær på vegne av styret. vi. Lede Arbeidsutvalget. vii. Påse at styrets arbeid og vedtak blir samordnet og effektuert. viii. Fremste talsperson for styrets og organisasjonens samlede syn og vedtak. ix. Generell representasjon på vegne av idretten. x. Ivareta relasjoner internt og eksternt. xi. Sammen med generalsekretæren, være bindeleddet til kontrollkomiteen og revisor. xii. Ved stemmelikhet i styret er presidentens stemme avgjørende. e. Visepresidentenes ansvar og myndighet 1. og 2. visepresident er styrets nestledere i rangert rekkefølge, og således presidentens stedfortredere, og skal alltid være klar til å kunne bekle presidentens roller. Visepresidentene er samtidig medlemmer av styret og faste medlemmer av Arbeidsutvalget. f. Generalsekretærens ansvar og myndighet i forhold til styret Generalsekretæren er den øverste lederen for NBBFs administrative øvrige ansatte ressurser, og er det formelle bindeleddet mellom styret, komiteene og organisasjonen for øvrig. Generalsekretæren er underlagt følgende rammer og ansvar: i. Rapporterer til presidenten. ii. Forberede forbundsstyremøter med dagsorden og saksgrunnlag etter samråd med presidenten. iii. Forvalte og iverksette styrets vedtak. iv. Forestå en forsvarlig økonomisk drift iht. styrets føringer. v. Forestå en forsvarlig generell drift av organisasjonens oppgaver. vi. Sammen med presidenten, være bindeleddet til kontrollkomiteen og revisor. vii. Påse at styret og andre instanser i NBBF holdes orientert om forhold som er relevant for deres virke. viii. Ivareta relasjoner internt og eksternt. ix. Utvikle og lede organisasjonens administrative ressurser og øvrige ansatte. x. Delta på politiske møter i regi av NBBF sentralt og påse at det arrangmentstekniske rundt disse er ivaretatt. xi. Være bindeleddet mellom de organisatoriske leddene i NBBF, og tilrettelegge for effektive kommunikasjonslinjer mellom de administrative og politiske og øvrige tillitsvalgte instanser. xii. Ta stilling til protester som første instans. xiii. Fungere som talsperson på vegne av organisasjonen. g. Delegert myndighet til det enkelte styremedlem For å kunne gi organisasjonen mest mulig handlekraft og fleksibilitet innenfor de rammer som er gitt, gis det enkelte styremedlem fullmakt til å fatte egne beslutninger innenfor sine fokusområder, så fremt det ikke kommer i konflikt med: i. lover, regler, reguleringer og andre rammebetingelser som er gitt av Styrehåndbokens kapittel 3, underpunkt c. 6
ii. NBBFs budsjetter, strategier, handlingsplaner og målsetninger. iii. Styrevedtak fattet i NBBF. Slike beslutninger skal i forkant av avgjørelsen konfereres med generalsekretæren eller den fagansvarlige i administrasjonen før de tas. Beslutningen skal også rapporteres til styret i generalsekretærens situasjonsrapport ved påfølgende styremøte, slik at styret har mulighet for å kunne kommentere dette mht. justering av fremtidig politikk. h. Vara styremedlemmets ansvar og myndigheter Varamedlemmet i styret gis utvidete mandater av styret, da det er av styrets interesse at varamedlemmet er fullt oppdatert og integrert i styrearbeidet til enhver tid. Dette innebærer følgende ansvar og fullmakter: i. Møte, tale og forslagsrett på styremøtene. ii. Møteplikt og stemmerett på styremøtene ved forfall som er varslet til varamedlemmet innen 7 dager før møtestart. iii. Stemmerett på styremøtene ved forfall. iv. Skal til enhver tid holde seg oppdatert om styrets arbeid og prosesser. i. Komiteenes ansvar og myndigheter NBBF har en rekke fagkomiteer og utvalg med ulike ansvarsområder og myndigheter. i. De lovpålagte komiteene, som velges på forbundstinget, og oppgavene deres er beskrevet i NBBFs Lov 21, og består av: 1. Kontrollkomiteen I tillegg til lovpålagte mandater, presiseres Kontrollkomiteens mandat til å få innsyn i hele organisasjonens drift. Dette for å kunne føre tilsyn med at driften forvaltes i tråd med de rammebetingelsene som NBBF er underlagt. 2. Valgkomiteen 3. Lovkomiteen 4. Sanksjonskomiteen 5. Appellkomiteen 6. Dommerkomiteen 7. Hederskomiteen ii. Styret kan i tillegg utnevne egne komiteer og utvalg, og skal fremkomme i Styrehåndbokens vedlegg 3. Denne oversikten skal inneholde: 1. Komiteens/utvalgets navn 2. Komiteens/utvalgets leder og medlemmer 3. Komiteens/utvalgets formål og rammebetingelser, som: a. Beskrivelse av oppgaven/prosjektet b. Målsetninger og frister c. Komiteens/utvalgets myndighet d. Budsjett e. Personlige betingelser 4. Komiteens/utvalgets varighet 5. Administrativ kontakt 6. Hvem komiteens/utvalget skal rapportere til. 5. Styrets sammensetning og de enkelte medlemmers rolle Styret skal, på det første styremøtet etter at det er valgt, konstituere seg med fokus og ansvarsområder tildelt de enkelte styremedlemmene. Dette for at styrets oppgaver kan ivaretas på en effektiv og best mulig måte. Den endelige rollefordelingen skal legges inn som et eget styrevedtatt vedlegg nr. A til Styrehåndboken. 7
6. Møteinnkallelser, innmelding av saker og saksfremlegg: a. Innkalling til ordinære styremøter og saksliste: Det skal innkalles ordinære styremøter iht. styrets vedtatte årshjul (vedlegg c) én uke før møtet skal avholdes. Denne skal, så langt det lar seg gjøre, inneholde følgende: i. Innkallelse med tid og sted for møtet. ii. Saksliste. iii. Saksunderlag til hver sak i kronologisk rekkefølge med henvisning til saksnummer med tilhørende *) innstillinger til vedtak. Fortrinnsvis skal saksunderlaget legges inn i det samme dokumentet som innkallelsen. *) = I enkelte saker, der det er formålstjenlig med en mest mulig åpen debatt som ikke bør påvirkes på forhånd, kan det være formålstjenlig og ikke legge frem en innstilling til vedtak på forhånd. Dette avgjøres av presidenten i samråd med generalsekretær. b. Innmelding av saker internt: Saker som skal bes tatt inn i sakslisten skal være meldt inn, primært skriftlig, til generalsekretæren minimum 10 dager før møtet slik at saksforberedelser kan utarbeides og vedlegges innkallelsen. i. Saker som meldes inn senere enn 10 dager før møtet, og derav ikke kan forberedes til møteinnkallelsen har funnet sted, skal: 1. Primært utsettes til påfølgende styremøte, 2. Legges inn som «sak til eventuelt» dersom det ikke er forsvarlig eller formålstjenlig å la saken vente på behandling til det etterfølgende ordinære styremøte. a. Saker til eventuelt meldes inn til generalsekretæren med kopi til presidenten. b. For saker til eventuelt, sendes saksunderlag ut fortløpende i forkant av møtet, så snart disse er klare. c. Innmelding av saker fra eksterne parter: Medlemmer i NBBF kan melde inn saker de ønsker tatt opp i styret, men kan ikke kreve saker tatt opp, så fremt det ikke er hjemlet i NBBFs lover, regler eller føringer fra ovenstående myndigheter. Følgende prosedyre skal da følges: i. Saksfremstilling skal sendes til NBBFs generalsekretær, eller den fagkonsulenten i administrasjonen som generalsekretæren har utpekt for det gitte fagområdet. ii. Sammen med styremedlemmet/styremedlemmene som har den aktuelle saken innenfor sitt/sine fokusområde(r), skal følgende vurderes: 1. Om sakens innhold sorterer under styret eller administrasjonen. 2. Behovet for behandling vurderes opp mot: a. Sakens karakter b. Gjeldende målsetninger, strategi og handlingsplaner c. Situasjonen 3. Eventuelt når saken skal meldes inn til styret iht. pkt. b, sett i forhold til: a. Sakens art b. Styrets årshjul c. Gjeldende Strategi og handlingsplaner 8
d. Saksliste på ordinære styremøter: Følgende saker skal automatisk være tatt inn for behandling på samtlige ordinære styremøter: 1. Innledning v/presidenten. 2. Godkjenning av dagsorden og saker til eventuelt (vedtakssak). 3. Formell godkjenning av referater fra forrige styremøte(r) (vedtakssak). 4. Referater fra AU, komiteer og utvalg i perioden (orienteringssak). 5. En generell overordnet situasjonsrapport fra generalsekretæren (orienteringssak). 6. Økonomi (vedtakssak) inneholdende: a. Regnskapsrapport målt opp mot periodisert budsjett. b. Redegjørelse/analyse. c. Likvidbudsjett. d. Innstilinger til eventuelle vedtak vedrørende økonomien. 7. Saker som skal behandles iht. styrets årshjul (vedtakssak). 8. Innmeldte vedtakssaker. 9. Innmeldte orienteringssaker. 10. Eventuelt. 11. Avslutning med rask evaluering av møtets gjennomføring. e. Forfall: Eventuelle forfall til oppsatte og planlagte møter må meldes til generalsekretær så snart forholdet er kjent, og senest 10 dager i forkant, hvis ikke omstendighetene tilsier noe annet. f. Ekstraordinære styremøter: Det kan oppstå situasjoner der saker krever et styrevedtak mellom de ordinære styremøtene. Slike møter skal fortrinnsvis avvikles som fjernmøte (telefon, videokonferanse eller e post), hvis dette er forsvarlig. Generalsekretær skal i disse tilfellene sondere hvilke møtetidspunkt som passer best i forhold til de gitte tidsrammene før innkallelse finner sted. Hvis saken er av slik karakter at den kan behandles som «e postmøte», kan saken fremlegges umiddelbart i. Følgende saker skal inn på ekstraordinære møter: 1. Innledning med godkjenning av dagsorden. 2. Innmeldt sak. 3. Avslutning. ii. Hvis det ikke er mulig å samle styret inne tidsrammene som er gitt, kan saken alternativt behandles av Arbeidsutvalget. 9
7. Ordstyring og protokoll: a. Ordstyring på møter: Ordstyrer er primært møteleder, hvilket normalt vil si presidenten. Hvis en sak er av en karakter der møteleder ønsker å være spesielt engasjert i den løpende debatten for en gitt sak, bør en annen en annen saksordstyrer utnevnes. b. Debatt og protokollføring i vedtakssaker: i. Hver debatt i vedtakssaker bør gå etter følgende mal: 1. Innledning ved ordstyrer og evt. presisering av tid som settes av til saken. 2. Bekreftelse av habilitet. 3. Saksfremlegg fra den som har fremmet saken og/eller gjennomgang av saksdokumenter med *) innstilling til vedtak, hvis ikke annet er bestemt. 4. Eksterne representanter kan inviteres av styret til å delta med talerett og forslagsrett under hele eller deler av spesifikke saker hvis det er formålstjenlig. Representant i internasjonalt FIBA skal innkalles iht. NBBFs lov 20 pkt. 4, for internasjonale saker. 5. Ordstyrers eventuelle syn i saken. Dette for at ordstyrer skal kunne fremme sitt syn, for så å kunne holde hovedfokus på ordstyringen. 6. Debatt der ordstyrer bør søke å få frem samtlige styremedlemmers syn. 7. Hvis debatten viser seg å være splittet bør det prøvevoteres. 8. Oppsummering/konklusjoner fra ordstyrer som skal søke å: a. Lage en samlet konklusjon som styret kan stille seg bak b. Oppsummere alternative vedtak det skal voteres over. 9. Eventuell votering eller enighet om vedtak. 10. Oppsummering inneholdende a. Hva som skal protokollføres b. Presisering av hvem som er ansvarlig oppfølging av vedtaket. c. Eventuelle tidsfrister. *) = I enkelte saker, der det er formålstjenlig med en mest mulig åpen debatt som ikke bør påvirkes på forhånd, kan det være formålstjenlig å ikke legge frem en innstilling til vedtak på forhånd. Dette avgjøres av presidenten i samråd med generalsekretær. ii. Følgende skal protokollføres for vedtakssaker: 1. Referanse til saken. 2. Styremedlemmenes habilitet i saken. 3. Belyste vesentlige hovedmomenter i debatten. 4. Styrets vedtak. 5. Eventuelt voteringsresultat. (Her kan også det enkelte styremedlem kreve at det navngis i protokollen at de stemte mot vedtaket. Dette for å kunne frasi seg evt. juridisk ansvar forbundet med vedtaket, eller av andre årsaker.) 6. Hvem som er ansvarlig for å iverksette vedtaket på vegne av styret, inkludert frister. (Normalt er generalsekretær ansvarlig). c. Debatt og protokollføring i orienteringssaker: i. Orienteringssaker bør gjennomføres etter følgende mal: 1. Innledning ved ordstyrer og evt. presisering av tid som settes av til saken. 2. Presentasjon av orienteringssaken. 3. Kommentarer fra styrets medlemmer. 4. Oppsummering av hva som evt. skal protokollføres av kommentarer fra styret. 10
ii. Følgende skal protokollføres for orienteringssaker: 1. Referanse til saken. 2. Vesentlige hovedmomenter fra orienteringen. 3. Kommentarer fra styret. d. Generalsekretæren er ansvarlig for å påse at protokoll føres for styremøtene. Denne skal: i. Ferdigstilles senest 2 virkedager etter møtet ble avholdt. ii. Gjennomleses av styret for midlertidig godkjennelse før distribusjon senest 2 virkedager etter mottatt utkast. iii. Distribueres til: 1. Styrets medlemmer og varamedlem 2. NBBFs ansatte 3. Kontrollkomiteen 4. Regionsledere iv. Godkjennes og signeres på påfølgende ordinære styremøte. v. Protokoll og tilhørende underdokumenter skal arkiveres hos generalsekretæren. vi. Protokoll omhandlende spesielt sensitive interne saker, deriblant personalrelaterte saker, skal kun henvises til i protokollen, og arkiveres internt som eget vedlegg uten å bli fulldistribuert. 8. Samspillet mellom styret, komiteer, utvalg og administrasjonen: a. Styrets og administrasjonens roller: Formelt er styret det overordnede beslutningsorganet i en tingperiode, mens administrasjonen er det utførende organet. Administrasjonen skal arbeide innenfor de rammer som til en hver tid er gitt av styret. b. Presisjon av styringsnivå: Det henvises til Styrehåndbokens kapittel 4 pkt. b, 1. og 2. ledd, hvordan samarbeidet bør fungere slik at ikke utnyttelsen av administrasjonens og fagkonsulentenes kunnskap, kreativitet og kapasiteter hemmes. c. Formell kommunikasjon: Formelt skal all kommunikasjon fra/til styret gå via presidenten til/fra generalsekretæren, som bringer/mottar saken inn for sin administrasjon. d. Delegert kommunikasjon: Det gis mulighet for å etablere direkte formell kommunikasjon og rapportering mellom: i. Det enkelte styremedlem og generalsekretæren i saker som berører styremedlemmets fokus /ansvarsområder. ii. Det enkelte styremedlem og ansatt fagkonsulent i saker som berører styremedlemmets fokus /ansvarsområder. iii. Det er generalsekretæren som er ansvarlig for reguleringen av kommunikasjonen og samarbeidet som fraviker kapittel 8 pkt. c. e. Kommunikasjon med komiteer, utvalg og arbeidsgrupper: Der ikke annet er presisert i NBBFs lov og Styrehåndboken, skal all formell kommunikasjon mellom komiteer, utvalg og arbeidsgrupper på den ene siden og styret og administrasjonen på den andre siden, gjøres gjennom generalsekretær. Det er komiteenes/utvalgenes og arbeidsgruppenes utnevnte ledere som skal ivareta denne kommunikasjonen. i. Eventuelle fravik fra disse kommunikasjonslinjene reguleres av generalsekretæren, eventuelt i samråd med presidenten hvis styremedlemmer er involverte. 11
f. Prinsippskisse for kommunikasjonslinjene: g. Merbelastning av organisasjonen: Saker som kan føre til en betydelig merbelastning for organisasjonen og/eller de administrative ressursene skal kanaliseres gjennom president og generalsekretær. h. Igangsettelse av prosesser: Det er administrasjonen som er ansvarlig for å igangsette prosesser forbundet med strategier, handlingsplaner, budsjetter og andre aktiviteter, og også trekke styret* inn i denne prosessen. (*=Normalt det styremedlemmet som har saken innenfor sitt fokusområde.) Det enkelte styremedlemmet har myndighet selv til å kontakte administrasjonen for å få igangsatt prosesser innenfor sine fokusområder. i. Tidspunkt for behandling av hovedtemaer: Tidspunktet for når hovedtemaer, som også involverer styremedlemmenes fokusområder, skal tas opp til ordinær styrebehandling, kommer frem i styrets årshjul. Det enkelte styremedlem gis myndighet til å få saker styrebehandlet til andre tider, hvis dette er nødvendig i forhold til prosessene. j. Igangsettelse av aktiviteter: Det er administrasjonens ansvar å igangsette aktiviteter som er stipulert i handlingsplaner etc., så fremt ikke annet er særskilt vedtatt eller avtalt. k. Statusrapportering: Administrasjonen skal rapportere status for alle prosesser og aktiviteter til styret til de tider som fremkommer i styrets årshjul, slik at disse kan evalueres som vedtakssak. Styremedlemmer som berøres gjennom sine fokusområder, skal involveres i fremstillingen av disse rapportene, med mulighet til å påvirke konklusjoner og innstillinger, før saken legges frem for hele styret. l. Ekstern kommunikasjon All offisiell kommunikasjon mellom organer i NBBF sentralt og andre instanser i eller utenfor NBBF, skal alltid kanaliseres gjennom generalsekretæren. Dette hvis ikke annet er særskilt avklart direkte med presidenten eller generalsekretæren. 12
9. Kontinuitet og forutsigbarhet i styrets arbeid NBBF må fremstå som forutsigbar og konsekvent, også etter et skifte av tillitsvalgte og ansatte. Det er derfor et viktig prinsipp at et nytt styre formelt er å regne som den samme enheten som tidligere sittende styrer i organisasjonen. Derfor må følgende kjøreregler gjelde: a. Vedtak som er fattet av tidligere styrer er å regne som gyldige frem til eventuelt nytt vedtak endrer saken. b. Styret må ha et bevisst forhold til tidligere vedtatt politikk som regnes som presedensgivende. c. Hvis styret velger å fatte vedtak som fraviker tidligere prinsipper, fattet av så vel sittende som tidligere styrer, må årsaken til dette kunne begrunnes. Dette kan enten være i form av sakens egenart, endring av de generelle rammebetingelsene eller endring av den politiske og strategiske kursen som styret velger å følge. 10. Lov og regelendringsforslag a. Forslag som skal fremmes av styret: Lov og regelendringer skal vedtas av Forbundstinget. For å sikre en grundig og god saksbehandling for lov og regelendringsforslag som avdekkes og skal innstilles til å bli fremmet av forbundsstyret, skal nedenstående prosedyre gjennomføres fortløpende gjennom tingperioden. i. Behov for endring avdekkes. ii. Administrasjonen rådfører seg med den/de ansvarlige i styret som berøres av endringen. iii. Endringsforslag med skriftlig begrunnelse utarbeides av administrasjonen. iv. Det ferdige endringsforslaget sendes til kontroll hos den/de ansvarlige i styret som berøres av endringen. v. Forslaget forelegges lovkomiteen for teknisk uttalelse. vi. Endringsforslaget justeres eventuelt iht. mulige føringer fra lovkomiteen og oversendes til styret til behandling på påfølgende styremøte. vii. Styret fatter vedtak i saken. viii. Eventuelt vedtatt forslag, med begrunnelse, legges inn som i tingdokumentene for påfølgende forbundsting. b. Forslag som mottas fra andre: Disse følger vanlig lovpålagt prosedyre for Arbeidsutvalget, 20 pk. 8 underpunkt c. Dog bør dette også kunne gjennomføres fortløpende gjennom perioden. i. Forslag mottas av Generalsekretær på vegne av Arbeidsutvalget. ii. Forslaget forelegges lovkomiteen for uttalelse. iii. Forslaget fremlegges for styret for behandling. iv. Forslaget legges inn som i tingdokumentene for påfølgende forbundsting. 11. Habilitet Det er viktig at alle som skal delta i en prosess eller styredebatt danner seg en oppfatning av egen habilitet i saken jfr. NBBF lov 10. a. Er en i tvil om egen habilitet, skal en enten: i. Melde seg inhabil i saken og trekke seg fra denne, eller ii. Overlate avgjørelsen til nærmeste overordnede. b. Dersom en er inhabil, skal en ikke gis anledning til å påvirke avgjørelsen i noen form, og man skal heller ikke gis innsyn i videre dokumentasjon før saken er avgjort. En skal således også forlate møterommet der saken behandles. c. Varamedlem gis stemmerett i styret i saker der noen forlater møtet på grunn av inhabilitet. 13
12. Lojalitet a. Samtlige tillitsvalgte og ansatte i organisasjonen skal forholde seg lojale til besluttede vedtak, i egen organisasjon, og skal opptre deretter. Dette så fremt de ikke selv får en sak til behandling som neste instans eller av andre legitime årsaker, noe som skal gjøres internt før nytt vedtak er fattet. b. Samtlige tillitsvalgte og ansatte i organisasjonen skal forholde seg lojale til de øvrige tillitsvalgte og ansatte i organisasjonen. Hvis en er uenig i deres handlinger eller beslutninger, skal en om nødvendig ta dette opp internt, fortrinnsvis tjenestevei. c. Organisasjonens nåværende og tidligere tillitsvalgte og ansatte har en lojalitetsnorm også ovenfor tidligere sittende tillitsvalgte og ansatte. Uttalelser som kan sette deres omdømme i negativt lys skal derfor i det aller lengste unngås. Dette så fremt ikke sakens omstendigheter formelt krever eller tillater dette ut fra et etisk eller formelt aspekt. 13. Representasjon Det er viktig for styret å være synlig og tilgjengelig i organisasjonen og på steder det avholdes arrangementer som kan ha innvirkning for idrettens rammebetingelser eller der våre medlemmer befinner ser. Representasjonsoppdrag legges inn i styrets årshjul fortløpende, og fordeles på styremedlemmene i forhold til hva som er mest relevant for deres ansvarsområder. Eksempler på representasjonsoppdrag er: a. Eksempler på oppdrag: i. NIFs forbundsting ii. FIBA og FIBA Europes generalforsamlinger iii. NIFs ledermøte iv. Møter med Særforbundenes Fellesorganisasjon (SFF) v. Regionsting vi. Ledermøter, klubbledermøter og generelle samlinger vii. Premieutdelinger viii. Landslagsaktiviteter ix. Norgesmesterskap b. Fremferd: Det er viktig at representanter: i. Fremstår profesjonell og korrekt pent antrukket i forhold til normen på den aktuelle møteplassen, og at kleskodeks undersøkes på forhånd hvis den ikke er kjent. ii. Alltid er minimum antrukket i pent formelt møteantrekk hvis man skal dele ut premier eller priser, holde foredrag, tale eller delta i møter. (Eks. for menn: Jakke, skjorte og pen bukse). iii. Er bevisst sin rolle som forbundets ansikt utad i sin fremferd. iv. Profilerer forbundet i form av antrekk eller jakkemerke. Der det er passende, skal profiltøy som profilerer hovedsamarbeidspartner(e) benyttes. c. Profileringsklær og materiell mottas fra administrasjonen. 14. Honorarer, godtgjørelser og refusjoner a. Forhold rundt honorarer, godtgjørelser og refusjoner for tillitsvalgte er omtalt i NBBFs lov 12. b. Refusjon av nødvendige faktiske utgifter fremmes til administrasjonen iht. til de prosedyrer som er gitt av generalsekretæren. Faktiske utgifter, utover reiser, skal godkjennes av generalsekretær, eventuelt i samråd med presidenten. c. Flyreiser skal bestilles så snart en reise er fastlagt for å sikre rimeligste betingelser. d. Reiser kan enten legges ut for av den tillitsvalgte, eller gjennom reisebyrå som er valgt ut av administrasjonen. e. Administrasjonen fastsetter prosedyrer for reiseregninger, og holder styrets medlemmer orienter om dette. 14
15. Vedlegg til NBBFs styrehåndbok a. Styrets sammensetning og rollefordeling. b. Liste over styreutnevnte utvalg og komiteer. c. Styrets årshjul 16. Liste over revisjoner: Dato: Revisjon Nr.: Endringer: 10.06.2014 A Styrehåndbok etablert og vedtatt på styremøte. 15