Dialog med markedet
Hvorfor dialog med markedet? Hvorfor dialog med markedet? Vet du hva markedet kan tilby? Vet markedet hva du trenger?
Utfordringer For sjelden dialog med markedet Mange bruker samme konkurransegrunnlag som sist En del konkurransegrunnlag svært detaljerte Hvorfor? Lite tid til dialogaktiviteter Redd for å gjøre feil favorisere noen tilbydere Mangler kultur for åpenhet og deling?
Hva sier loven om dialog med leverandører før konkurranse? Regelverket ikke til hinder for dialog med markedet så lenge kravet til likebehandling og konkurranse ivaretas. Sentrale spørsmål: Hvilken informasjon gir oppdragsgiver om den fremtidige anskaffelsen? Hvordan brukes informasjon man har fått fra leverandørene i forberedelsen til konkurransen?
Prinsippene Forholdsmessighet Forretningsskikk Likebehandling Konkurranse Forutberegnelighet Gjennomsiktighet Etterprøvbarhet Direktoratet for forvaltning og IKT advokat Kjell Steffner, LYNX advokatfirma
Difis veileder for innovative anskaffelser Se på siden http://anskaffelser.no/tema/innovasjon
Hva er innovative offentlige anskaffelser? Det å fremme innovasjon for offentlige innkjøpere kan bety å: Etterspørre de beste og nyeste tilgjengelige produktene og tjenestene på markedet. Etterspørre produkter eller tjenester som er bedre enn hva markedet kan tilby, men som krever mindre forbedringer i teknologi eller nye applikasjoner for eksisterende teknologi. Etterspørre produkter eller tjenester som er vesentlig bedre enn hva markedet er i stand til å tilby, og som derfor krever store investeringer i forskning og utvikling
Kjøreregler for dialog Ha tydelige spilleregler så det er klart hva som er målet med dialogen og at leverandørene senere må konkurrere om fremtidige leveranser. Gi informasjonen om fremtidige planer på et overordnet nivå. Gjør informasjonen tilgjengelig for alle interesserte leverandører. Ha møter hvor alle interesserte leverandører kan delta. Sørg for at møtene er bredt annonsert på forhånd. Gi tilstrekkelig tid for andre tilbydere til å sette seg inn i relevant informasjon
Hvem bør du ha dialog med? Aktuelle miljøer du kan involvere, kan være: Leverandører Bransjeforeninger og bedriftsnettverk Bruker- og interesseorganisasjoner Næringsutviklingsmiljøer Andre offentlige virksomheter, for eksempel planmyndigheter Forsknings- og utviklingsmiljøer
Ulike former for dialog 1: Markedsundersøkelse 2: Leverandørkonferanse 3: Dialogkonferanse 4: En-til-en-møter
Markedsundersøkelse Markedsundersøkelse En enkel kartlegging av hva som finnes i markedet Internett Sosiale medier Messer og konferanser Bransje-treff
Eksempel Dialog Stavanger kommune - lavterskel Foilen er lånt fra Leverandørutviklingsprogrammet 12
Leverandørkonferanse Mål: Informere og forberede leverandørmarkedet om kommende anskaffelser Økt oppmerksomhet, flere tilbydere og større konkurranse
Leverandørkonferanse forts.. Målgruppe Konferansen er åpen for alle leverandører Relevante bransjeforeninger og bedriftsnettverk FoU-miljøer Relevante interesseorganisasjoner og næringsutviklingsmiljøer Planmyndigheter Innhold til agenda Informasjon om egen virksomhet Presentasjon av virksomhetens fremtidige anskaffelser Presentasjon av spesielle fokusområder for virksomheten Anskaffelsenes tids- og fremtidsplan
Eksempler
Dialogkonferanse/dialogmøte Bruker du når du ønsker dialog om en konkret anskaffelse Mål Virksomheten har en anskaffelse med fokus på et eller flere fagområder Virksomheten har definert konkrete leverandørutfordringer og ønsker å presentere dette for leverandørmarkedet Virksomheten ønsker en dialog med leverandørene på hva som kan leveres Virksomheten ønsker økt oppmerksomhet, flere tilbydere og større konkurranse
Dialogkonferanse/dialogmøte forts. Målgruppe Åpent for alle leverandører med interesse for anskaffelsen Relevante bransjeforeninger og bedriftsnettverk FoU-miljøer Relevante interesseorganisasjoner og næringsutviklingsmiljøer Innhold til agenda Informasjon om virksomheten, mål og hva som skal anskaffes Presentasjon av spesielle fokusområder for virksomheten Innkjøper presenterer konkrete behov og leverandørutfordringer Dialog mellom innkjøper og leverandører/bransjer/fou-aktører Anskaffelsens tids- og fremdriftsplan
Eksempel SMARTHUSTEKNOLOGI Omsorgsboliger Skånland PILOTPROSJEKT Dialog Skånland kommune Dialogmøte bruk av smarthusteknologi Skånland kommune ønsker velkommen til dialogmøte med leverandører, entreprenører, produsenter og andre som kan gi oss kunnskap om mulighetsrommet for innovative og alternative løsninger for omsorgsboliganskaffelsen som er under utredning i kommunen. Dialogmøte 22. november 2011 Dialogmøtet gjennomføres 22. november på Skånland Rådhus, Digitalt senter (Møterom Loftet) og har følgende agenda: 11:00 11:30 Kaffe og registrering 11:30 11:45 Innledning velkommen v/ Torbjørn Simonsen 11:45 12:00 Om NHO/KS Nasjonalt program for Leverandørutvikling v/ Tore Andre Sines 12:00-12:15 Beskrivelse av brukernes innspilte behov v/ Leif Hugo Hansen 12:15 12:45 Presentasjon og beskrivelse av foreløpige planer/skisser for Omsorgsboligene på Sandstrand og Evenskjer v/ Jan Egil Strand 12:45 13:20 Spørsmål og diskusjon 13:20 13:30 Veien videre v/ Jan Egil Strand Møtet gjennomføres på Skånland Rådhus, Digitalt senter (Møterom Loftet). Påmelding foretas ved å sende e-post til Jan Egil Strand JanEgil.Strand@skanland.kommune.no innen 15. november 2011. Dialogmøtet vil også streames og publiseres på internett. Link for å følge møtet live vil bli lagt ut på kommunens hjemmeside. Eventuelle spørsmål kan rettes til Jan Egil Strand, telefon 901 40 537, eller på nevnte e-post. Foilen er lånt fra Leverandørutviklingsprogrammet TIPS! 18
En til en møter Mål Denne møteformen arrangeres i etterkant av en dialogkonferanse Virksomheten ønsker at leverandøren skal komme med forslag på leverandørutfordringen Virksomheten ber deltagerbedrifter å sende et skriftlig løsningsforslag før en-til-en møte avholdes Løsningsforslagene skal danne grunnlag for virksomhetens kommende funksjonelle kravspesifikasjon
En til en møter forts- Målgruppe Alle deltagere fra tidligere dialogkonferanse inkl. nye interessenter. Innhold til agenda Virksomheten setter opp en møteplan der virksomheten møter hver deltagerbedrift i en-til-en møter. Møtets varighet ca. 20 30 minutter. Virksomheten setter opp en fast agenda for alle møtene, med de samme punktene/spørsmålene som skal drøftes dette for å sikre likebehandling. Leverandøren presenterer løsningsforslaget muntlig. I møtet snakkes det kun om innsendte dokumentasjon. Informasjonen som sendes inn er fortrolig. ato
Hvordan skal leverandøren presentere seg Eksempel: «Det er ønskelig at de løsningsforslag som blir presentert er av beskjedent omfang og at forslagene er beskrevet på et overordnet og funksjonelt nivå. De som ønsker å presentere sine løsningsforslag vil få anledning til å legge frem en skriftlig beskrivelse (helst ikke mer enn 5 A4-sider) samt foreta en muntlig presentasjon. Idéer som kommer frem i denne prosessen vil bli kunne brukt i både utarbeidelse av kravspesifikasjonen og i senere anskaffelser. Disse anskaffelsene vil bli gjennomført som en etterfølgende prosess i henhold til lov om offentlige anskaffelser.»
Hvordan bruke informasjonen fra dialogaktiviteter? Har informasjonen du har fått, gitt grunnlag for å beskrive behovet på en annen måte enn det som først var planlagt? Hvordan bør konkurransen utformes med tanke på oppdeling av anskaffelsen, konkurranseform og tildelingskriterier? Er det behov for å starte et utviklingsarbeid nå for å ivareta mer langsiktige behov? NB! Pass på å ikke avsløre forretningshemmeligheter
Hva med dialog etter anskaffelsen? Kontraktsoppfølging = kontraktsstyring Får man levert i henhold til avtale? Oppstår det problemer? Standardkontrakter Hvem har ansvar for oppfølgingen? Risikoanalyse