Møteinnkalling Utvalg for oppvekst og kultur

Møteinnkalling Utvalg for oppvekst og kultur Av hensyn til innkalling av varamedlemmer bes eventuelt gyldig forfall meldt snarest til tlf. 64 87 85 32 Møtested: Vestveien barnehage Møtedato: 10.09.2014 Møtetid: 18:30 Det vil være fint om eventuelle spørsmål i forbindelse med sakene kan sendes på e-post til politisksekretariat@ski.kommune.no senest 3 dager før møtet slik at administrasjonen kan gi dere svar i møtet. TIL ORIENTERING: FRAMDRIFTEN I ARBEIDET TIL ARBEIDSGRUPPA SKOLEKAPASITET I SKI BY FRAMDRIFTEN I ARBEIDET TIL ARBEIDSGRUPPA BARNEHAGEKAPASITET I SKI TIL BEHANDLING: OK-19/14 VEDTEKTER SFO OK-20/14 RETNINGSLINJER FOR FRAVÆRSFØRING OG OPPFØLGING AV BEKYMRINGSFULLT SKOLEFRAVÆR Ski, 03.09.2014 J. Kristian Bjerke leder

Saksbehandler: Janne Roven Arkiv: B00 Arkivsaksnr.: 14/2490-1 BEHANDLING: SAKNR DATO Utvalg for oppvekst og kultur 19/14 10.09.2014 Rådet for likestilling av funksjonshemmede / VEDTEKTER SFO Forslag til vedtak: Endringen av oppsigelsestiden for kommunens skolefritidsordning vedtas. Ingress/hovedbudskap: Vedtektene for skolefritidsordningene i Ski kommune endres på følgende punkter: Vedtektene er justert i forhold til påmelding, endring og oppsigelse av plass, som nå utføres ved selvbetjening i foreldreportalen. Oppsigelsestiden i Ski kommunes skolefritidsordninger endres til èn måned, gjeldende fra den 1. i måneden etter at oppsigelsen er mottatt. Plass eller deler av plass kan ikke sies opp for månedene mai og juni. Skal plassen sies opp med virkning fra 1. august må dette gjøres innen 1. mai. Saksopplysninger: Ski kommunes vedtekter for SFO ble sist endret med virkning fra 1. januar 2011. Siden den gang har kommunen innført elektroniske løsninger, som skal håndtere påmelding, endring og oppsigelse av plass. Disse registreringene utføres nå av foreldrene/ de foresatte ved selvbetjening i Foreldreportalen. Ski kommune har innført elektronisk selvbetjeningsportal som et ledd i den økende digitaliseringen i samfunnet generelt. Avsnittet om oppsigelsestider har vært gjenstand for reaksjon fra foreldre. Temaet har vært grundig drøftet av skoleledere og SFO-ledere. Pedagogisk virksomhet har også fått henvendelser fra fortvilte foreldre, som reagerer på lange oppsigelsesfrister og rigid regelhåndhevelse. Oppsigelsestiden for SFO er i utgangspunktet én måned. SFO-plass eller deler av en SFO-plass kan ikke sies opp for mai og juni. Dette for å sikre balansen mellom ansatte og antall barn. I følge gjeldende vedtekter, må SFO-plassen sies opp innen 1. april for oppsigelse med virkning fra 1. august. Deretter er første mulige oppsigelsesdag 1. oktober med oppsigelsesfrist 1. september. Opplæringsloven Opplæringsloven gir føringer for innholdet i vedtektene. Ski kommunes vedtekter oppfyller disse kravene. Når det gjelder opptaksperiode og oppsigelse av plassen i skolefritidsordningen gir loven ingen føringer utover at dette skal presiseres i vedtektene. Side 2

3 Uttalelse fra Forbrukerombudet I 1998 redegjør Forbrukerombudet om sin plikt til å føre tilsyn med næringsdrivendes avtalevilkår og om den er i samsvar med Markedsføringsloven. De viser til 9a i loven som forbyr urimelige avtalevilkår overfor forbrukeren. Ombudets undersøkelser viser at det er vanlig å vedtektsfeste en oppsigelsestid på 1-2 måneder men at det forekommer oppsigelsestider på opptil 6 måneder. Denne lange oppsigelsestiden er gjerne begrunnet i at skolen prøver å begrense sitt økonomiske tap som følge av oppsigelsestiden. Skolen vil ha en tapsbegrensningsplikt, men Forbrukerombudet anser det som naturlig at det normalt opptas nye barn jevnlig og at det økonomiske tapet dermed begrenses. Forbrukerombudet anser det som rimelig at det ikke vedtektsfestes en lenger oppsigelsestid enn en måned. Videre ser ombudet at det kan være vanskeligere å få inn erstatningsbarn i sommermånedene og anser det som akseptabelt med en lengre oppsigelsesfrist for disse. Andre kommuners SFO-vedtekter - Oslo kommune praktiserer 1 måneds oppsigelsestid året rundt. - Oppegård kommune praktiserer en oppsigelsestid på 2 måneder regnet fra nærmeste 1. eller 15. i måneden. Oppsigelse for månedene april, mai og juni må skje innen 15. februar. - Ås kommune praktiserer 1 måneds oppsigelsestid - Vestby kommune praktiserer 2 måneders oppsigelsestid, og ingen oppsigelse for månedene mai og juni. - Frogn kommune praktiserer 1 måneds oppsigelsesfrist fra 1. september til 1.april - Enebakk kommune har en oppsigelsesfrist på 1 måned. For oppsigelse eller endring for kommende skoleår er fristen 1. april. Plass kan ikke sies opp eller endres etter 1. februar Gjeldende praksis I Ski kommune praktiserer vi en måneds oppsigelse regnet fra den 1. i måneden etter at oppsigelsen er mottatt. Plass kan ikke sies opp for månedene mai og juni. Skal plassen sies fra august må dette gjøres innen 1. april. Deretter er første mulige oppsigelsesdag 1. oktober med frist 1. september. Dette innebærer at plassen må sies opp innen 1. april med virkning fra august. Dette gir en oppsigelsestid på 5 måneder, noe som oppleves som urimelig lang oppsigelsestid.. Vurdering: Det foreslåes derfor at vedtektene endres slik at oppsigelse av plass 1. august må være levert den respektive SFO innen 1. mai. Dette harmonerer med det som ellers praktiseres med en oppsigelsesfrist på 3 måneder. Rådmannen vil peke på at man også må ta hensyn til den tiden det tar å tilpasse bemanningen i SFO for det kommende SFO- og skoleåret, med start 1. august. For resten av SFO- og skoleåret praktiseres en oppsigelsesfrist på en måned. Dette gjelder også ved oppsigelse av plass fra 1. september. Reduksjon av oppholdstiden i løpet av skoleåret følger de samme reglene. Plassen kan ikke sies opp for månedene mai og juni. Økonomiske konsekvenser: Trolig ingen. Konsekvenser for bærekraftig utvikling: Ingen

Konklusjon: Vedtektene med endringene av oppsigelsesfristene for skolefritidsordningene i Ski vil imøtekomme ønskene om kortere oppsigelsestid. 4 Ski, 22.08.2014 Audun Fiskvik rådmann Kjell-Arne Ekeberg kommunalsjef Vedlegg som følger saken: a) Reviderte vedtekter for skolefritidsordningene i Ski kommune.

Saksbehandler: Arnfinn Almås Arkiv: A00 &00 Arkivsaksnr.: 14/2602-1 BEHANDLING: SAKNR DATO Utvalg for oppvekst og kultur 20/14 10.09.2014 RETNINGSLINJER FOR FRAVÆRSFØRING OG OPPFØLGING AV BEKYMRINGSFULLT SKOLEFRAVÆR Forslag til vedtak: Utvalg for oppvekst og kultur tar Retningslinje for fraværsføring og arbeid med bekymringsfullt fravær til orientering. Ingress/hovedbudskap: Stort skolefravær og skolevegring er et økende problem. Pr. i dag vurderer Pedagogiskpsykologisk tjeneste (PPT) at ca. 35 elever i kommunens grunnskoler har bekymringsfullt fravær. Erfaringsmessig er dette utfordrende og komplekse saker som krever stor innsats fra impliserte parter. Tidlig identifisering, rask kartlegging av elevens utfordringer og god tverrfaglig og koordinert innsats, er kritiske suksessfaktorer for å lykkes. Skolens ledelse og skolens ressursteam vil være sentrale i dette arbeidet i et godt og konstruktivt samarbeid med elev og foresatte. Målet med arbeidet er at eleven raskest mulig skal komme tilbake på skolen og fullføre grunnskoletilbudet ved hjemskolen. Det er i kommunens interesse å arbeide for at skoler og barnehager bidrar til at barn og unge får en sunn fysisk og psykisk utvikling, hvor de trives og gjennomfører grunnskoleutdanningen med godt læringsutbytte. Frafall i skolen er svært negativt for videre skolegang og arbeidsliv. Et godt læringsmiljø bidrar til gode skolefaglige prestasjoner og sosial kompetanse, som igjen påvirker den enkelte elevs helse. Retningslinje for fraværsføring og arbeid med bekymringsfullt fravær vil gi en bedre og mer helhetlig samhandling mellom skolen og øvrig hjelpeapparat - til beste for elever og foresatte. Med denne retningslinjen supplert med en veileder, vil man sikre en ryddig og profesjonell håndtering av et utfordrende tema. Saksopplysninger: Levevaner som etableres tidlig, er med å prege helsen resten av livet. Barnehage og skole når de aller fleste barna på tvers av sosiale og kulturelle forskjeller, og er derfor sentrale arenaer i arbeidet med å utvikle gode holdninger og utjevne sosiale forskjeller i levevaner og helse. Ansatte og ledere i barnehager og skoler er i en unik posisjon til å oppdage sårbare barn og unge tidlig. Definisjon på bekymringsfullt fravær: Ugyldig fravær fra enkelttime eller dag. 3 forsentkomminger på en måned, uavhengig av om fraværet er gyldig eller ikke. Fravær 3 enkeltdager i løpet av en måned, uavhengig av om fraværet er gyldig eller ikke. Fravær over 10 dager innenfor samme semester, uavhengig av om fraværet er gyldig eller ikke (med unntak av fravær hvor det er søkt om og innvilget permisjon). Side 5

6 Ugyldig fravær er fravær der skolen ikke har fått informasjon fra elevens foresatte om årsak til fraværet. Det er også viktig at skolen er observant på foresattes bruk av permisjonssøknader, og at skolen vurderer om antall omsøkte permisjoner bør defineres som bekymringsfullt fravær. Retningslinjens utgangspunkt er behovet for tidlig inngripen, tidlig kartlegging og rask iverksetting av målrettede tiltak for å forhindre utvikling av omfattende, ureglementert skolefravær. Retningslinjen skal benyttes så snart kontaktlærer oppdager fravær, som omfattes av et av de fire punktene i definisjonen. God fraværsføring vil være alfa og omega. Ressursteam: Alle Ski kommunes skoler har ressursteam (R-team). Her møter skolens ledelse og koordinator for ressursteamet de av lærerne som har elever, som man trenger å drøfte tilbudet til. Likeledes møter faste kontaktpersoner fra PPT og fast kontaktperson for Familiens hus (herunder barnevernet, skolehelsetjeneste og forebyggende avdeling). R-teamet arbeider etter et fastlagt årshjul og er et koordinerende team for bistand til elever, som man er bekymret for, eller elever som man vurderer ikke har tilfredsstillende utbytte av opplæringstilbudet. Sentrale arbeidsoppgaver er drøfting, koordinering, veiledning, kartlegging, oppfølging og evaluering av tilbud til elever med behov for ekstra oppfølging og tilrettelegging. Tett oppfølging av elever med bekymringsfullt fravær er en sentral arbeidsoppgave. Tverrfaglig og koordinert innsats: For elever som utvikler bekymringsfullt fravær, er det svært viktig at arbeidet rundt eleven, familien og skolen koordineres godt. Skolens ressursteam skal bidra til å be rett instans om riktig hjelp til riktig tid og å koordinere dette arbeidet. Sentrale hjelpeinstanser er Pedagogisk virksomhet med pedagogisk-psykologisk tjeneste og skole- og barnehageavdelingen, og Familiens hus med forebyggende avdeling og barnevernstjenesten. Bistand fra spesialisthelsetjenesten (for eksempel barne- og ungdomspsykiatrien) avtales i hvert enkelt tilfelle og etter samtykke fra foreldre/foresatte. Vurdering: Rådmannen mener det er viktig at Ski kommune lykkes med tidlig å identifisere og følge opp elever med bekymringsfullt skolefravær. Forskning og erfaring viser at en grunnskolegang - hvor elever opplever et godt psykososialt læringsmiljø og har godt læringsutbytte - er vesentlig for å lykkes i videre utdanning og opplæring fram mot et godt arbeids- og samfunnsliv. Tidlig identifisering og rask igangsetting av tiltak, er god bistand og god ressursbruk. Rådmannen forventer at de omtalte rutinene for fraværsføring gjennomføres. Etter rådmannens vurdering vil man dermed raskere identifisere - og ta tak i - bekymringsfullt fravær. Rådmannen peker på betydningen av bekymringsfullt elevfravær i skolen bør forebygges ved at et godt, tverrfaglig arbeid starter allerede mens barna er i førskolealder. Rådmannen vil understreke potensialet for økt samhandling spesielt mellom følgende enheter i kommunen, som arbeider for og med barn og deres foreldre / foresatte: Barnehagene og grunnskolene med skolefritidsordningen (SFO), Familiens hus med helsestasjonene, skolehelsetjenesten, forebyggende avdeling og barnevernstjenesten, og Pedagogisk virksomhet med spesialpedagogisk førskoleteam (SPT), pedagogisk psykologisk tjeneste (PPT) og skole- og barnehageavdelingen. På rådmannsnivå er det lagt til rette for en slik tettere samhandling ved at nevnte virksomheter og tjenester fra 1. januar i år arbeider under samme kommunalsjef. Rådmannen mener det er positivt at man i Ski kommune har ressursteam (R-team) på alle skolene. For å få god effekt av R-teamet, forventer rådmannen at skolens ledelse sørger for at R- teamet aktivt brukes til å kartlegge, drøfte, koordinere, veilede, følge opp og evaluere tiltakene. Dette som grunnlag for å gi riktig form for hjelp til riktig tid.

Rådmannen minner om at skolen er den kommunale tjenesten, som har nærest, hyppigst og tettest kontakt med barna mens de er i alderen 6 til 15-16 år. Skolen må derfor se det som en stor mulighet - og som en særskilt forpliktelse - å samhandle med kommunens øvrige tjenester rettet inn mot barn og ungdom. Spesifikt når det gjelder bekymringsfullt elevfravær, bør den vedlagte retningslinjen være et effektivt verktøy for raskt å identifisere og ta tak i fraværet. 7 For at den vedlagte Retningslinje for fraværsføring og arbeid med bekymringsfullt fravær skal ha rask, god og varig effekt, vil rådmannen sørge for at det snarlig utarbeides en utdypende veileder. Økonomiske konsekvenser: Ikke aktuelt i denne saken. Konsekvenser for bærekraftig utvikling: I et folkehelseperspektiv er det å lykkes i barnehage, grunnskole og videre skolegang et godt grunnlag for seinere utdanning, jobb, fysisk og psykisk helse og tilhørighet. Mye av grunnlaget for god helse legges i barne- og ungdomsårene. Det vil være i samfunnets interesse å arbeide for at skoler og barnehager bidrar til at barn og unge får en sunn fysisk og psykisk utvikling, hvor man gjennomfører grunnskoleutdanningen med god trivsel og godt læringsutbytte. Et godt læringsmiljø bidrar til gode skolefaglige prestasjoner og sosial kompetanse, som igjen påvirker den enkelte elevs helse. Konklusjon: Rådmannen gjør nå gjeldende vedlagte Retningslinje for fraværsføring og arbeid med bekymringsfullt fravær. Utdypende veileder utarbeides så snart som mulig. Ski, 03.09.2014 Audun Fiskvik rådmann Kjell-Arne Ekeberg kommunalsjef Vedlegg som følger saken: a) Håndtering av elevfravær og bekymringsfullt skolefravær

VEDTEKTER FOR KOMMUNALE SKOLEFRITIDSORDNINGER I SKI KOMMUNE Vedtatt av kommunestyret 15.12.10 Gjeldende fra 01.01.2011 Forslag til endring 2014 1. Retningslinjer Skolefritidsordningen (SFO) drives i samsvar med opplæringslovens bestemmelser om SFO, andre statlige retningslinjer og kommunale vedtak. Kommunen har et tilbud om SFO før og etter skoletid for elever på 1. 4. årstrinn. 2. Definisjon og formål SFO skal legge til rette for lek og kultur- og fritidsaktiviteter med utgangspunkt i alder, funksjonsnivå og interesser hos barna. SFO skal gi barna omsorg, tilsyn og sosial læring. Verdimessig bygger SFO på grunnskolens formålsparagraf. SFO skal være en integrert del av skolen. Det skal være sammenheng og helhet i barnas dag med rik variasjon i innhold, aktiviteter og organisering. Skolens ordensregler gjelder også for SFO. 3. Eier og ansvarlig styringsorgan Vedtektene gjelder skolefritidsordninger som eies og drives av Ski kommune. Utvalg for tjenesteutvikling er ansvarlig styringsorgan for SFO i kommunen. 4. Styring og ledelse SFO er administrativt underlagt rådmannen eller den han bemyndiger. Rektor har det administrative og pedagogiske ansvaret for SFO ved den enkelte skole. Det skal være en egen fagleder ved den enkelte SFO. Fagleder rapporterer til rektor, som nærmeste overordnede. Fagleder og ytterligere én av de ansatte, skal ha faglig kompetanse, fortrinnsvis 3-årig høyere pedagogisk utdanning. Ved Skotbu skoles SFO kreves det bare én person med faglig kompetanse. Minst én av foreldrerepresentantene i skolens samarbeidsutvalg velges av og blant de foresatte som inneværende periode har eller har hatt barn i SFO. 5. Opptaksmyndighet Rådmannen, eller den han bemyndiger, er opptaksmyndighet. Etter rådmannens bestemmelse ivaretas rådmannens funksjon som opptaksmyndighet av kommunalsjef for oppvekst, som har delegert denne myndigheten til den enkelte skoles rektor ved SFO - leder. 6. Opptak Påmeldingsfristen er 1. mars for skolestarterne. Dette kunngjøres i lokalavisen (Østlandets Blad) og på kommunens hjemmeside. For øvrig tildeles plasser fortløpende dersom det er plass. Påmelding, endring og oppsigelse av plass registreres i foreldreportalen. Påmeldingen er bindende. 1

7. Opptaksperioden Hovedinntaket av barn skjer i vårsemesteret før barna starter på skolen. Oppholdet varer fram til barna går ut av 4. trinn, dersom foreldre/foresatte ikke sier opp plassen. Hvis det er særlige grunner for det (sykdom i hjemmet o.a.), og hvis det er plass, kan SFO ta mot barn for kortere perioder. 8. Opptakskriterier Påmeldte barn i SFO gis plass etter følgende kriterier i prioritert rekkefølge: - Barn som vurderes å ha stor nytte av plass i SFO. Dette kan for eksempel grunngis i dokumenterte språk- eller kommunikasjonsvansker etter anbefalinger fra instanser som helsevesen, barnevern, pedagogisk-psykologisk tjeneste eller barnets lærere. - Barn fra familier som har store belastninger p.g.a. sykdom eller funksjonshemming. - Barn av enslige foresatte i arbeid utenfor hjemmet eller under utdanning, og som alene fører tilsyn med barnet. - Barn som har begge foresatte i arbeid utenfor hjemmet eller under utdanning. 9. Funksjonshemmede barn Dersom funksjonshemmede barn etter sakkyndig vurdering er funnet å kunne ha nytte av opphold i SFO, kan disse gis plass t.o.m. 7. årstrinn, i det omfang man finner det faglig hensiktsmessig. 10. Oppsigelse Oppsigelse av plass er én måned regnet fra den 1. i måneden etter at oppsigelsen er mottatt. Endring og oppsigelse av plass registreres i foreldreportalen. Plass eller deler av plass kan ikke sies opp for månedene mai og juni. Skal plassen sies opp 1. august, må dette gjøres innen 1. mai. Reduksjon av oppholdstiden i løpet av skoleåret følger samme regler som ved oppsigelse. Gjentatte grove brudd på ordensreglene kan føre til oppsigelse. Manglende betaling kan føre til oppsigelse (jf pkt. 11). Dersom stengningstiden i SFO ikke overholdes, kan det føre til oppsigelse. Det blir som hovedregel krevd gebyr for barn som blir hentet etter stengetid. Gebyrets størrelse fastsettes av kommunestyret. 11. Finansiering og betaling for opphold SFO finansieres ved brukerbetaling og kommunale midler. Det betales for opphold etter betalingssatser og retningslinjer vedtatt av kommunestyret. Endringer varsles foresatte minst én måned på forhånd. Den årlige oppholdsbetalingen fordeles over 11 måneder pr. år (ikke juli måned) med forfall den 20. hver måned dersom ikke annen frist er angitt på fakturaen SFO-leder kan gi tillatelse til opphold for enkeltdager. Pris for dette tilbudet fastsettes av kommunestyret. 12. Manglende betaling Hvis skyldig restanse ikke blir betalt, sendes varsel om oppsigelse sammen med andregangs purring. Det beregnes purregebyr for hvert betalingsvarsel. Restanse som ikke er betalt etter andre gangs varsel, inndrives gjennom rettslig inkasso. Foreldre/foresatte med ubetalt oppholdsbetaling i SFO og barnehage, får ikke ny plass før denne gjelden til kommunen er oppgjort. 2

13. Klage Enkeltvedtak fattet i medhold av disse vedtektene, kan påklages etter reglene i forvaltningsloven. Klagen behandles av kommunens tjenesteutvalg. Fristen for å klage er 3 uker fra det tidspunkt underretningen om vedtak er mottatt. Klagen sendes skolen, som har fattet vedtaket. 14. Bemanning Bemanningen i SFO skal, i tillegg til lederstillingenes administrasjonstid, være etter en norm på 1 voksen pr. 15 hele plasser. Bemanningen kan styrkes utover dette innenfor rammen av kommunestyrets budsjettvedtak. 15. Åpningstider SFO er åpen i tidsrommet 07.30 17.00 mandag t.o.m. fredag. Dette gjelder også skolens ferie- og fridager med følgende unntak: - SFO holdes i alminnelighet stengt fire uker i juli måned (se årets oversikt over ferie og fridager). - SFO holdes stengt julaften og nyttårsaften. - Onsdag før skjærtorsdag er SFO stengt. - Det er 5 planleggingsdager for personalet i løpet av året hvor SFO holdes stengt (se årets oversikt over ferie og fridager). - Rektor kan gjøre avvik fra åpningstidene etter anbefaling fra samarbeidsutvalget (SU). 16. Ferier Påmelding for opphold i skolens ferier må gjøres innen fristen fastsatt av den enkelte SFO, men er i alminnelighet 3-4 uker før ferien. 17. Leke- og oppholdsareal Alle SFO har en base som er spesielt tilrettelagt for formålet. I tillegg kommer andre arealer i skolen, for eksempel gymnastikksal, skolekjøkken, musikkrom, bibliotek, andre klasserom m.v. Både ute - og innearealet skal være egnet for aktivitetene i SFO, og det skal samlet gi tilstrekkelig plass i forhold til antall barn i ordningen. 18. Måltider I SFO serveres det ett måltid mat daglig etter skoletid. 19. Internkontroll Skolens internkontrollsystem er dokumentert og skal til enhver tid være tilgjengelig. 20. Taushetsplikt Skolens regler for taushetsplikt gjelder også for ansatte i SFO. 21. Politiattest Krav til politiattest for arbeid i skolen gjelder også for ansatte i SFO. 22. Gyldighet Vedtektene vedtas av utvalg for Utvalg for oppvekst og kultur og gjelder inntil de erstattes. 3

Innledning I et folkehelseperspektiv er det å lykkes i barnehage, grunnskole og videre skolegang en suksessfaktor for senere utdanning, jobb, fysisk og psykisk helse og tilhørighet. Mye av grunnlaget for god helse i legges i barne- og ungdomsårene. Det vil være i kommunens interesse å arbeide for at skoler og barnehager bidrar til at barn og unge får en sunn fysisk og psykisk utvikling hvor man gjennomfører grunnskoleutdanningen med god trivsel og godt læringsutbytte. Et godt læringsmiljø bidrar til gode skolefaglige prestasjoner og sosial kompetanse, som igjen påvirker den enkelte elevs helse. Levevaner som etableres tidlig i livet, er med å prege helsen resten av livet. Barnehage og skole når de aller fleste barn på tvers av sosiale skillelinjer, og er derfor sentrale arenaer i arbeidet med å utvikle holdninger og utjevne sosiale forskjeller i levevaner og helse. Ansatte og ledere i barnehager og skoler er i en unik posisjon til å oppdage sårbare barn og unge tidlig. Etter opplæringsloven har alle elever i grunnskoler og videregående skoler rett til et godt fysisk og psykososialt miljø som fremmer helse, trivsel og læring. I læreplanverket er det sentralt at elevene skal utvikle en helsefremmende livsstil og lære å ta vare på egen psykisk og fysisk helse. Erfaringsmessig er tidlig koordinering av tiltak avgjørende for å øke sjansen for å lykkes med å få eleven tilbake til en vanlig skolehverdag dersom fraværet er bekymringsfullt og stort. Skolens ledelse og skolens ressursteam vil være sentral i dette arbeidet i et godt og konstruktivt samarbeid med elev og foresatte hvor målet med arbeidet er å komme tilbake på skolen og fullføre grunnskoletilbudet ved hjemskolen. Ressursteam (R-team) Alle skoler i kommunen skal ha ressursteam (R-team). Ressursteam ledes av rektor og koordineres av ressursteamkoordinator. Skolene har internt ressursteam som møtes hyppig (ukentlig) og utvidet ressursteam som møtes regelmessig (minimum hver måned). Internt ressursteam består av rektor, ressursteamkoordinator og utvalgte ressurspersoner på aktuell skole (dette kan eks. være leseveiledere, spesialpedagog, rådgiver eller lignende). Utvidet ressursteam består av de samme personene, i tillegg til faste kontaktpersoner fra Pedagogisk virksomhet ved PPT og fast kontaktperson fra Familiens hus. Andre samarbeidspartnere inviteres ved behov. Ressursteam arbeider etter fastlagt årshjul og er et koordinerende team for bistand til elever man har bekymring for, eller elever som vurderes ikke å ha tilfredsstillende utbytte av opplæringstilbudet. Sentrale arbeidsoppgaver er drøfting, koordinering, veiledning, kartlegging, oppfølging og evaluering av tilbud til elever med behov for ekstra oppfølging og tilrettelegging.

Definisjon på bekymringsfullt fravær Bekymringsfullt fravær defineres som: Ugyldig fravær fra enkelttime eller dag 3 forsentkomminger på en måned uavhengig av om fraværet er gyldig eller ikke Fravær fra 3 enkeltdager i løpet av en måned uavhengig av om fraværet er gyldig eller ikke Fravær over 10 dager innenfor samme semester uavhengig av om fraværet er gyldig eller ikke (med unntak av fravær hvor det er søkt om og innvilget permisjon) Ugyldig fravær er fravær der skolen ikke har fått informasjon fra elevens foresatte om årsak til fraværet. Det er også viktig at skolen er observant på foresattes bruk av permisjonssøknader og vurderer om antall omsøkte permisjoner bør defineres som bekymringsfullt fravær. Retningslinjer ved elevfravær Føring av fravær Alt fravær blir registrert hver dag, både gyldig og ugyldig Årsak til fravær skal føres på ITL Kontaktlærer er ansvarlig for at elevenes fravær er registrert Faglærer /timelærer skal melde fra til kontaktlærere om fravær Vikarer fører fravær inn i en vikarrapport, som skal leveres kontaktlærer Kontaktlærer følger ukentlig med på elevenes fravær Dersom kontaktlærer er fraværende en uke eller mer, har skolens ledelse ved rektor ansvar for å følge opp fraværsregistreringen Melding om fravær Foresatte skal ta kontakt med skolen ved alle typer fravær (også timefravær) og meldeplikten skal nedfelles i skolens ordensreglement Foresatte bes kontakte skolen ved første fraværsdag, via telefon, SMS, eller e-post. Foresatte skal ta kontakt med skolen senest ved 3. fraværsdag. Kontaktlærer skal informere hjemmet snarets mulig ved ugyldig fravær. Dersom foresatte ikke tar kontakt, skal kontaktlærer ta kontakt med foresatte for å få avklart fraværet. Ved bekymring vedrørende fraværet informeres ledelsen. For elever på ungdomstrinnet skal det orienteres om at det kan bli aktuelt å sette ned elevens ordenskarakter, jf. forskrift til opplæringsloven 3-7. Oppfølging av bekymringsfullt fravær Ved identifikasjon av bekymringsfullt fravær/skolevegring, følger skolen skissert modell og koordinerer bistand i ressursteam sammen med skolens samarbeidspartnere. Det er avgjørende at tiltak settes i gang etter kort tid. Oppfølging av langvarig ugyldig fravær Dersom det ikke oppnås kontakt med foresatte etter ubegrunnet elevfravær på mer enn tre dager, følger skolen følgende prosedyre. Tiltakene skal gjennomføres snarest mulig og senest innen en uke.

Dersom det ikke oppnås kontakt med foresatte/ hjemmet Barnet er funnet/ mottar opplæring Barnet er ikke funnet Skolen iverksetter følgende tiltak: - tilskriver hjemmet med informasjon om straffeansvar - gjennomfører hjemmebesøk - kontakter foresattes arbeidsgiver(e) - dersom eleven er registrert med søsken eller skolen kjenner annen familie, kontaktes aktuelle barnehager og/eller skoler - kontakt med skolens samarbeidspersoner innen barnevernstjeneste, - kontaktperson i politiet, skolehelsetjenesten v/ helsesøster, naboer/nærmiljø Saken avsluttes Dersom barnet mottar opplæring i utlandet, skal dette bekreftes skriftlig av foresatte. Skolen melder til NAV. Rektor sender bekymringsmelding til barnevernstjenesten, med beskrivelse av hvilke tiltak skolen har gjennomført og resultat av disse (se over) Rådmannen vurderer grunnlaget for anmeldelse etter oppl. 2-1, 5.ledd, og anmelder saken til politiet dersom det vurderes behov for det

Modell for arbeid med bekymringsfullt fravær Identifisering Bekymringsfullt fravær identifiseres Kartleggingssamtale Kontaktlærer kontakter foresatte og gjennomfører elevsamtale umiddelbart Tiltak iverksettes Tiltak fungerte Tiltak ikke tilstrekkelig Evt. samarbeidsmøte Skole og foresatte med evt. etablering av samarbeidsavtale Internt ressursteam Evaluering av situasjonen og aktuelle tiltak Tiltak iverksettes Tiltak fungerte Tiltak ikke tilstrekkelig Utvidet ressursteam Skolens kontaktpersoner fra Pedagogisk virksomhet / PPT og Familiens hus; evaluering av situasjonen, utprøving av andre tiltak og/eller tilmelding til aktuelle samarbeidspartnere Tiltak iverksettes Tiltak ikke tilstrekkelig Evaluering Jevnlige samarbeidsmøter med aktuelle samarbeidspartnere Oppfølging via internt- og utvidet ressursteam Tiltak fungerte Tiltak ikke tilstrekkelig Informasjon til skoleeier Skole- og barnehageavdeling involveres dersom det vurderes at elevens skoleplikt ikke oppfylles, eller dersom annet skoletilbud vurderes

Modellen forutsetter gode rutiner for fraværsføring, oppdaterte fraværslister og ukentlig oppsummering av fravær av kontaktlærer jf. kommunale retningslinjer for føring av fravær. Modellens første punkter; dvs kartleggingssamtaler, drøfting med skolens ledelse, iverksetting av tiltak og første evaluering av tiltak på ressursteam skal kunne gjennomføres i løpet av 1-4 uker. Retningslinjen trer i kraft så snart kontaktlærer oppdager fravær som omfattes av et av de fire punktene i definisjonen. Så snart et bekymringsfullt fravær er identifisert, skal kontaktlærer umiddelbart iverksette kartleggingstiltak i form av: kartleggingssamtale med foresatte (kan gjøres pr telefon) og kartleggingssamtale med elev Drøfting på internt ressursteam og utvidet ressursteam skal sikre et profesjonelt og koordinert samarbeid til beste for eleven, foresatte, den enkelte lærer og skolen. Alt arbeid må dokumenteres godt. Alle tiltak som iverksettes må fortløpende evalueres og justeres ved behov. Aktuelle fora for evaluering er: Fortløpende samtaler mellom elev og kontaktlærer/rådgiver (elevsamtaler) Samarbeidsmøter med foresatte, skole og involverte instanser Internt og utvidet ressursteam Dersom man i denne prosessen vurderer at elevens skoleplikt ikke er oppfylt, eller dersom annet skoletilbud vurderes må skoleeier og Skole- og barnehageavdeling kontaktes med tanke på saksbehandling og evt. utarbeidelse av enkeltvedtak knyttet til dette. Implementering av retningslinje for elevfravær og bekymringsfullt skolefravær Retningslinje for oppfølging av stort skolefravær er drøftet i Rådmannens ledergruppe og den er tatt til orientering av Utvalg for oppvekst og kultur. Retningslinjen beskriver hvordan skolene i kommunen og skolens samarbeidspartnere skal jobbe med elevfravær for å forhindre stort skolefravær. Rektor og skolens ressursteam er ansvarlig for implementering av arbeidet. Skolens interne ressursteam samarbeider her med skolens utvidete ressursteam. Rutine ved semesterstart: Grundig gjennomgang av skolens retningslinjer for registrering og rapportering av fravær Opplæring i føring av fravær for personalet Foresatte får informasjon om skolens holdning til, og rutiner for skolefravær, via brev og på foreldremøte

Vedlegg 1. Retningslinjer for fraværsføring 2. Henvendelse om bistand fra skolens ressursteam / internt meldeskjema 3. Sjekkliste for kartleggingssamtale med elev, sjekkliste for kartleggingssamtale med foresatte og sjekkliste for kartlegging av skolesituasjonen 4. Mal for samarbeidsavtale 5. Melding til NAV 6. Krav til dokumentasjon ved politianmeldelse

VEDLEGG 1 Skolens retningslinjer for registrering og rapportering av fravær KVALITETSMÅL Elevfravær i grunnskolen registreres og følges opp på en likeverdig og forsvarlig måte. Gode systemer for registrering og oppfølging av fravær er avgjørende for tidlig oppdagelse og intervensjon ved skolevegring. Gode fraværsrutiner kan forhindre at fravær utvikler seg til alvorlig skolefraværsproblematikk Det er nødvendig med gode rutiner både for den enkelte lærer og for skolesystemet. OMFANG Skolens ledelse har ansvar for at retningslinje etterleves. Alle ansatte på skolen har ansvar for å notere fravær. Kontaktlærer har ansvar for å registrere, følge opp fravær og rapportere bekymringsfullt fravær. Alle ansatte hos skolens samarbeidspartnere har ansvar for å følge retningslinje når bekymringsfullt fravær er identifisert. ANSVAR Rektor har ansvar for at retningslinje etterleves for skolens ansatte. Virksomhetsleder for aktuell virksomhet har ansvar for at retningslinje etterleves når det gjelder samarbeidet med skolen overfor elever og foresatte. AKTIVITET / BESKRIVELSE Føring av fravær Alt fravær blir registrert hver dag, både gyldig og ugyldig. Fraværet registreres fortrinnsvis på It s learning (ITL). Årsak til fravær skal føres på ITL. Kontaktlærer er ansvarlig for at elevenes fravær er registrert på ITL. Faglærerer /timelærer skal melde fra til kontaktlærere om fravær. Vikarer fører fravær inn i en vikarrapport, som skal leveres kontaktlærer. Kontaktlærer følger ukentlig med på elevenes fravær. Dersom kontaktlærer er fraværende en uke eller mer, har skolens ledelse ved rektor ansvar for å følge opp fraværsregistreringen. Melding om fravær Foresatte skal ta kontakt med skolen ved alle typer fravær (også timefravær). Meldeplikten skal nedfelles i skolens ordensreglement. Foresatte bes kontakte skolen ved 1. fraværsdag, via telefon, SMS, eller e-post. Foresatte skal ta kontakt med skolen senest ved 3. fraværsdag. Kontaktlærer skal informere hjemmet snarets mulig ved ugyldig fravær. Dersom foresatte ikke tar kontakt, skal kontaktlærer ta kontakt med foresatte for å få avklart fraværet. Ved bekymring vedrørende fraværet informeres ledelsen.

For elever på ungdomstrinnet skal det orienteres om at det kan bli aktuelt å sette ned elevens ordenskarakter, jf forskrift til opplæringsloven 3-7. Retningslinjer for oppfølging av fravær Generell oppfølging: Kontaktlærer har en grundig gjennomgang av fraværsregistrering for klassen hver uke og informerer skolens ledelse seneste uken etter dersom bekymringsfullt fravær er identifisert. Oppfølging av bekymringsfullt fravær: Ved identifikasjon av bekymringsfullt fravær/skolevegring, følger skolen skissert modell og koordinerer bistand i ressursteam sammen med skolens samarbeidspartnere. Det er avgjørende at tiltak settes i gang etter kort tid. Oppfølging av langvarig ugyldig fravær: Dersom det ikke oppnås kontakt med foresatte etter ubegrunnet elevfravær på mer enn tre dager, følger skolen følgende prosedyre. Dersom det ikke oppnås kontakt med foresatte/ hjemmet Barnet er funnet/ mottar opplæring Barnet er ikke funnet Skolen iverksetter følgende tiltak: - tilskriver hjemmet med informasjon om straffeansvar - gjennomfører hjemmebesøk - kontakter foresattes arbeidsgiver(e) - dersom eleven er registrert med søsken eller skolen kjenner annen familie, kontaktes aktuelle barnehager og/eller skoler - kontakt med skolens samarbeidspersoner innen barnevernstjeneste, kontaktperson i politiet, skolehelsetjenesten v/ helsesøster, naboer/nærmiljø Saken avsluttes Dersom barnet mottar opplæring i utlandet, skal dette bekreftes skriftlig av foresatte Rektor sender bekymringsmelding til barnevernstjenesten, med beskrivelse av hvilke tiltak skolen har gjennomført og resultat av disse (se over) Rådmannen vurderer grunnlaget for anmeldelse etter oppl. 2-1, 5.ledd, og anmelder saken til politiet dersom det vurderes behov for det Kompetanse Pedagogisk ansatte på skolene i Ski og ansatte hos skolens samarbeidspartnere. Hjemmel Opplæringslova og Forskrift til Opplæringsloven omkring rett og plikt til opplæring. Barnevernsloven ved bekymring for foresatte muligheter for å følge opp barnet. Referanser Utstyr Det vil på sikt utarbeidet en fyldigere veileder for arbeid med stort skolefravær.

VEDLEGG 2 Henvendelse om bistand fra skolens ressursteam / internt meldeskjema

VEDLEGG 3 Sjekkliste for kartleggingssamtale med elev, sjekkliste for kartleggingssamtale med foresatte og sjekkliste for kartlegging av skolesituasjonen

VEDLEGG 4 Mal for samarbeidsavtale

VEDLEGG 5 Melding til NAV Dersom fraværet skyldes utenlandsopphold utenom skoleferiene, skal NAV kontaktes, Jf. brev fra Arbeids- og velferdsdirektoratet, datert 16.02.07, og prosedyre for grunnskolens meldeplikt til NAV når fraværet skyldes utenlandsopphold skal brukes. Dersom skolen iverksetter tiltak overfor elever med ulovlig fravær, skal tiltakene være nedfelt i skolens ordensreglement. Rektor fatter enkeltvedtak.

VEDLEGG 6 Krav til dokumentasjon ved politianmeldelse Den vedtatte Prosedyre ved ugyldig fravær inneholder alle nødvendige elementer, og skolene bes om å være påpasselige med følgende: Gi informasjon om lovhjemmel og mulig straffeansvar når foresatte tilskrives. All oppfølging dokumenteres skriftlig og oppbevares fortløpende i elevmappen Vedtatt prosedyre følges punkt for punkt. Eventuelle avvik fra dette skal begrunnes skriftlig Ved hjemmebesøk, telefonsamtaler og andre kontakter, eller forsøk på kontakt, skal det i beskrivelsen blant annet gjøres rede for: o hvem som har tatt kontakt (rektor, sosiallærer, kontaktlærer ) o hvem som ble kontaktet (mor, far, ) o når (dato, helst klokkeslett) o resultatet av hvert kontaktforsøk i form av opplysninger som er framkommet Når prosedyren er gjennomført og rektor eventuelt sender saken til Rådmannen for vurdering av anmeldelse, må alle ovennevnte opplysninger beskrives i saksframstillingen. Kopier av brev og dokumenter kan vedlegges.