KLÆBU KOMMUNE Kontrollutvalget Egen evaluering av arbeid og virke Valgperioden 2007 2011
Innholdsfortegnelse 1. INNLEDNING... 3 2. OM KONTROLLUTVALGET, MANDAT OG SAMMENSETNING... 3 2.1 KONTROLLUTVALGETS SAMMENSETNING I PERIODEN... 3 2.2 RAMMER FOR UTVALGETS ARBEID... 4 2.3 KONTROLLUTVALGETS RESSURSER... 5 3. ARBEID I UTVALGET... 6 3.1 MØTER... 6 3.2 SAKER... 6 3.3 DELTAKELSE I RELEVANTE FORA... 7 4. REGNSKAPSREVISJON... 7 5. FORVALTNINGSREVISJON... 8 5.1 GJENNOMFØRT FORVALTNINGSREVISJON... 9 5.2 GRANSKINGER ELLER UNDERSØKELSER... 10 6. SELSKAPSKONTROLL... 10 7. PÅSEANSVAR OVERFOR REVISJON... 11 8. ERFARINGER FRA ARBEIDET I DENNE VALGPERIODEN... 12 8.1 FORHOLDET TIL POLITISK LEDELSE... 12 8.2 FORHOLDET TIL ADMINISTRATIV LEDELSE... 13 9. OPPSUMMERING... 13 Side 2
1. Innledning Valgperioden 2007 2011 nærmer seg slutten og et snart 4-årig virke for kontrollutvalget i Klæbu kommune er i ferd med å fullføres. For å kunne oppsummere egen virksomhet, for å kunne sette eget arbeid og resultater i et kritisk lys, og for å kunne gi det påtroppende kontrollutvalget en god innføring til sitt arbeid, ønsker kontrollutvalget å gi en evaluering av sitt eget arbeid i valgperioden. 2. Om kontrollutvalget, mandat og sammensetning Kontrollutvalget velges av kommunestyret og skal på vegne av kommunestyret føre det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen. Alle kommuner og fylkeskommuner er pliktig til å velge et kontrollutvalg. Kontrollutvalget skal minst bestå av tre medlemmer, der minst et av medlemmene utgår fra kommunestyret eller fylkestinget. Kommunestyret eller fylkestinget kan foreta nyvalg av kontrollutvalgets medlemmer, men da må hele utvalget velges på nytt. Kontrollutvalget skal ha sekretærbistand i sitt arbeid og kommunestyret skal i henhold til kommuneloven sørge for dette. 2.1 Kontrollutvalgets sammensetning i perioden Medlemmer Varamedlemmer Jomar Aftret Leder Bård Kalvik Marianne Bjerke 1.vara for Aftret og Gerhardsen 2.vara for Aftret og Gerhardsen Ivar Skei Nestleder Claus E. Nielsen 1.vara for Skei og Grendstad Ove Lysklett Medlem Britt Hukkelås 2.vara for Skei og Grendstad Ingeborg Grendstad Frode Gerhardsen Medlem Medlem Bjørn Lervold Jørgen Krokstad 3.vara for Skei og Grendstad 4.vara for Skei og Grendstad Peder Tulluan Einar Skei 1.vara for Lysklett 2.vara for Lysklett Klæbu kommunestyret vedtok i sak 39/2008, på sitt møte 11.09.2008, Ny politisk styringsstruktur. Kontrollutvalget fikk etter dette vedtaket følgende sammensetning: Medlemmer Varamedlemmer Jomar Aftret Leder Frode Gerhardsen 1.vara for Aftret og Lervold Ivar Skei Nestleder Bård Kalvik Leif M. Olsen 2.vara for Aftret og Lervold 3. vara for Aftret og Lervold Ove Lysklett Medlem Claus E. Nielsen 1.vara for Skei og Grendstad Ingeborg Grendstad Medlem Britt Hukkelås 2.vara for Skei og Grendstad Bjørn Lervold Medlem Jørgen Krokstad 3.vara for Skei og Grendstad Peder Tulluan 1.vara for Lysklett Einar Skei 2.vara for Lysklett Side 3
2.2 Rammer for utvalgets arbeid Kontrollutvalget er et lovpålagt organ, hvis mandat har grunnlag i kommunelovens bestemmelser om internt tilsyn og kontroll 77: 4. Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). 5. Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalgets oppgaver er i utgangspunktet gitt i kommunelovens 77, og i forskrift om kontrollutvalg av 15.06.2004, men kommunestyret kan konkret be utvalget utføre særskilte tilsynsoppgaver på sine vegne. Kontrollutvalgets hovedoppgave er å føre tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret og påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget skal ifølge kommuneloven sørge for at følgende oppgaver blir utført: Regnskapsrevisjon påse at kommunens regnskaper revideres på at betryggende måte, avgi uttalelse om årsregnskapet og påse at revisors påpekninger til årsregnskapet blir fulgt opp. Forvaltningsrevisjon utarbeide plan for forvaltningsrevisjon, basert på en overordnet analyse, følger og rapporterer resultatene fra forvaltningsrevisjonsprosjekter til kommunestyret. Gransking eller undersøkelser på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret, ta tak i forhold som kan oppfattes som uønskede eller i strid med mål om en effektiv og forsvarlig forvaltning av kommunens ressurser. Selskapskontroll utarbeide plan for selskapskontroll og føre kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper. Valg av revisjonsordning kontrollutvalget avgir innstilling om valg av revisjonsordning til kommunestyret og eventuelt innstiller på valg av revisor. Budsjett utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen Innen disse rammene skal kontrollutvalget utøve tilsynsrollen på vegne av kommunestyret, for å bidra til god tjenestekvalitet, effektiv ressursutnyttelse og å sikre at politiske vedtak blir fulgt opp. Reglement for kontrollutvalget Utover de lovpålagte bestemmelsene har kommunestyret vedtatt egne retningslinjer for kontrollutvalget, retningslinjene ble vedtatt i sak 50/2006 på møte den 14.12.2006. Side 4
Reglementet gir retningslinjer for sammensetning av utvalget, saksbehandling, ressurser og oppgaver. Det pekes her på at kontrollutvalget skal arbeide for: å sikre god kvalitet i kommunens tjenester å sikre god produktivitet og effektiv ressursutnyttelse å ivareta innbyggernes rettssikkerhet i deres kontakt med den kommunale forvaltningen å sikre at politiske vedtak i Klæbu kommune følges opp. 2.3 Kontrollutvalgets ressurser Sekretariat Reglement for kontrollutvalget fastslår at utvalget skal ha sekretariatsbistand tilpasset deres behov, med kompetanse på alle kontrollutvalgets funksjonsområder. Kontrollutvalget har sekretariatsbistand fra KonSek Midt-Norge IKS. Selskapet ble etablert i 2005 og har siden da levert tjenester til Klæbu kommunes kontrollutvalg og kontrollutvalgene i 14 kommuner/fylkeskommunen i Sør-Trøndelag. Tidsressursene i selskapet fordeles proporsjonalt med de årlige honorarene hver deltakerkommune betaler. Sekretariatet skriver saksframstillinger, bistår kontrollutvalget i praktisk tilrettelegging og oppfølging av møter, utarbeider forslag til plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, samt vedtaksoppfølging. I det løpende arbeidet er sekretariatet bindeledd mellom utvalg og revisjonsselskap, og utfører oppgaver på vegne av kontrollutvalget. Revisjon Revisjonsordningen skal være tilpasset kommunestyrets tilsynsbehov, behov for oppfølging av særskilte vedtak, kompetansenivået i kommunen og kommunens egen organisering og internkontroll. Klæbu kommune er medeier i og har avtale om levering av revisjonstjenester med Revisjon Midt-Norge IKS. Selskapet ble etablert i 2005 og leverer revisjonstjenester til Klæbu kommune og 14 kommuner/fylkeskommunen i Sør-Trøndelag. Revisjonsselskapet fordeler ressursene sine i forhold til årlige honorarer som betales av eierkommunene. Selskapet utfører regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for kommunen. Til regnskapsrevisjon benyttes det timetallet selskapet hvert år finner nødvendig for å kunne bekrefte kommunens årsregnskap. Ressursene til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll brukes på bakgrunn av kontrollutvalgets bestillinger av prosjekter, basert på plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll. Økonomi For å utøve sin funksjon på en god måte har kontrollutvalget lagt vekt på å be kommunestyret om økonomiske rammer som muliggjør en god nok aktivitet. Kontrollutvalget er i henhold til kommuneloven pålagt å utarbeide budsjettforslag for kontroll- og tilsynsvirksomheten i kommunen. Forslagene som er fremmet av kontrollutvalget har hvert år fått tilslutning fra kommunestyret, noe som oppfattes som en positiv tillitserklæring til kontrollutvalget. Side 5
Mens den samlede kontroll- og tilsynsvirksomheten i 2007 hadde et budsjett på 705.500 kroner er tilsvarende for 2011 kroner 885.300. Av dette utgjør i 2011 ca 66 % honorar til Revisjon Midt-Norge IKS, 22 % honorar til KonSek Midt-Norge IKS og 12 % benyttes til aktivitet i kontrollutvalget (inkl lønn). Kontrollutvalget oppfatter det som positivt at ressursene som stilles til rådighet for dette området bidrar til at utvalget er i stand til å ivareta oppgavene sine på en god måte. 3. Arbeid i utvalget 3.1 Møter Det har gjennom hele perioden vært avholdt ca 6 møter pr år. En slik møtefrekvens viser seg passende i forhold til omfanget av saker som behandles i utvalget, møtene er lagt til rådhuset. Utvalget har vært opptatt av å være en synlig del av organisasjonen og å holde seg oppdatert på hva som rører seg innen ulike virksomhetsområder. Ved mange av kontrollutvalgets møter har det vært gitt orienteringer fra administrasjonen på forskjellige virksomhetsområder i kommunen. Informasjon fra de som jobber i kommunen og som kjenner forholdene best er vurdert som spesielt viktig for kontrollutvalget. På den måten har de fått første hånds kunnskap og forutsetninger for å gjøre jobben de er satt til. 3.2 Saker En stor del av kontrollutvalgets saksbehandling omfatter forhold de er pålagte å arbeide med, gjennom kravene i kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg. Hvilket fokus som velges i de ulike arbeidsoppgavene er det i stor grad opp til utvalget å definere selv. Gjennom forvaltningsrevisjoner er det internkontroll og rutiner i kommunen som peker seg ut som det området som har fått størst oppmerksomhet, se eget avsnitt om gjennomførte forvaltningsrevisjoner i perioden. Kontrollutvalget har i tillegg hatt fokus på Fylkesmannens tilsynsrapporter og kommunens oppfølging av disse. KRD nedsatte i 2009 en arbeidsgruppe for å se på mulighetene for å styrke den kommunale egenkontrollen. Gruppens arbeid munnet ut i en rapport i desember 2009, med 85 anbefalinger for styrket egenkontroll. Det pekes i rapporten på at alle aktørene i den kommunale egenkontrollen har et ansvar for å være bevisst egne og andres roller rådmannen gjennom sin internkontroll, kommunestyret gjennom sitt overordnede ansvar, kontrollutvalget som på vegne av kommunestyret utøver tilsynsfunksjonen og revisjonen som utfører revisjonsoppgavene. Tiltakene som er foreslått i rapporten er drøftet i ulike sammenhenger, blant annet med ordfører og rådmann, for å se nærmere på om det er forhold i Klæbu kommune som kan bedres for å få en styrket egenkontroll. Kontrollutvalgets saksbehandling er ikke sammenfattet i noe årshjul, men det er likevel et visst mønster fra år til år i hvilke saker som kommer opp til ulike tider. Side 6
Kommunestyret har bedt kontrollutvalget om å se på ansettelsesprosessen vedr. ny rådmann, kontrollutvalgets sak 14/2010. Kontrollutvalget hadde ingen merknader til ansettelsesprosessen vedrørende ny rådmann i Klæbu kommune. Utvalg for næring, miljø og samferdsel ba kontrollutvalget om å se nærmere på bruken av nærings-/kraftfondet i Klæbu kommune. Kontrollutvalget har i sak 4/2010, bekreftet at det ikke forelå et formelt vedtak på en utbetaling på kr. 300.000,- i 2008. Kontrollutvalget har på eget initiativ bedt sekretariatet om å se på Klæbu kommunes bruk av regelverk og rutiner i forbindelse med offentlige anskaffelser vedr. takarbeider ved Klæbu sykehjem, kontrollutvalgets sak 31/2009. Kommunestyret ba i sin sak 2/2011, kontrollutvalget om å utrede konkurranseutsetting av revisjonsordningen i Klæbu kommune. Kommunestyret vedtok i sin sak 20/2011 fortsatt kjøp av revisjonstjenester fra Revisjon Midt-Norge IKS etter innstilling fra kontrollutvalget. I tillegg til de kjente saksområdene hender det utvalget får henvendelser fra innbyggere, som berører områder som kan være innenfor kontrollutvalgets myndighetsområde. Slike henvendelser behandles seriøst uavhengig om det er et forhold som blir undersøkt videre eller at kontrollutvalget finner at dette ikke er en sak som hører til deres funksjon å se på. Kontrollutvalget har gjennom valgperioden gått gjennom store deler av kommunens virksomhet og behandlet 36 saker i 2007, 37 saker i 2008, 41 saker i 2009, 52 saker i 2010 og 29 saker så langt i 2011 (siste møte for det sittende kontrollutvalget er 9.juni) 3.3 Deltakelse i relevante fora For å holde seg oppdatert om informasjon som er aktuell for utvalgets oppgaveløsing deltar medlemmene på konferanser og samlinger, når det vurderes som relevant og mulig. Av faste arrangement utvalget har vært representert på i perioden er: KonSek-samling. Årlig arrangement for kontrollutvalgene i de 15 kommunene KonSek er sekretariat for Nasjonal konferanse for kontrollutvalg i regi av Norges Kommunerevisorforbund. Nasjonal konferanse i regi av Forum for Kontroll og Tilsyn Kontrollutvalget er medlem i forum for Kontroll og Tilsyn, og deltar også på årsmøtene der. Disse arrangeres i tilknytning til den nevnte konferansen. 4. Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte,( ) Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Side 7
Når revisor påpeker forhold i årsregnskapet, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4, skal kontrollutvalget påse at dette blir fulgt opp. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 4 Kontrollutvalget behandler saker om regnskapsrevisjon på flere måter gjennom året. Det er etablert rutiner for orienteringer fra oppdragsansvarlig revisor, i forbindelse med avleggelse av revisjonsberetning, rapportering om enhetsbesøk og for informasjon om planlegging og status. Revisjon av årsregnskapene Kontrollutvalget har avgitt uttalelse til kommunens regnskaper i valgperioden som er fremlagt for formannskapet og som har inngått som beslutningsgrunnlag når kommunestyret har vurdert om kommunens regnskap skal godkjennes eller ikke. Kontrollutvalget har avgitt følgende uttalelser til regnskapet for Klæbu kommune i valgperioden: 2007: Sak 12/2008: Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å godkjenne regnskapet for 2007, men påpekte at kontrolloppstillingen over registrerte og innberettede beløp vedrørende lønn, manglet da revisjonsberetningen ble avgitt. På bakgrunn av påpeking fra revisor og kontrollutvalget de siste fem foregående år (2002-2006), ba kontrollutvalget kommunestyret om å pålegge rådmannen å bringe dette i orden fra og med regnskapsåret 2008. Kontrollutvalget merket seg også at årsberetningen for 2007 var avlagt for sent i forhold til krav i regnskapsforskriftens 10. 2008: Sak 12/2009: Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å godkjenne regnskapet for 2008, men påpekte at det var beklagelig at kommunen ikke er i stand til å sette av midler til disposisjonsfond som vedtatt i opprinnelig budsjett. 2009: Sak 20/2010: Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å godkjenne regnskapet for 2009 slik det ble avlagt. 2010: Sak 15/2011: Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å godkjenne regnskapet for 2010 slik det ble avlagt. Kontrollutvalget har anbefalt kommunestyret å godkjenne kommunens regnskaper i alle de 4 årene. Gledelig var det når 2008 regnskapet ble avlagt og kommunen endelig hadde fått på plass kontrolloppstillingen over registrerte og innberettede beløp vedrørende lønn etter mange år med merknad fra revisor på dette området. 5. Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapittel. Side 8
Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets eller fylkestingets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 5 Kontrollutvalget skal utrede behovet for, planlegge og bestille forvaltningsrevisjoner i kommunen og resultatene fra arbeidet skal rapporteres til kommunestyret. Arbeidet med forvaltningsrevisjon har vært høyt prioritert i hele utvalgsperioden. Kontrollutvalget har gjort mange vurderinger og hatt drøftinger for å finne gode arbeidsmetoder både i prioritering av prosjekter, samarbeid med revisjonsselskapet og i tilknytning til behandling av avlagte rapporter. Frekvensen for utarbeidelse av planer for forvaltningsrevisjon skal i henhold til kommuneloven være minimum èn gang i hver valgperiode. Helt fram til 2010 har Klæbu kommune hatt rutiner for årlig utarbeidelse av slike planer. Erfaringene med så vidt kortvarige planer var blandet, spesielt i forhold til ressursene brukt til utarbeidelse av planene og til muligheten for fleksibilitet over tid. Aktualitet var nok det argumentet som ble framhevet som fordelaktig i forhold til ettårige planer. Etter en del avveininger ble det fra 2010 vedtatt å innføre toårige planer for forvaltningsrevisjon. Dette kontrollutvalget har dermed hatt ansvar for utarbeidelse av tre planer; 2008, 2009 samt 2010/2011-planene. Kontrollutvalget har hatt dialog med politisk og administrativ ledelse underveis i prosessen med utformingen av plan for forvaltningsrevisjon og tatt med seg konstruktive innspill til planleggingen av forvaltningsrevisjonsarbeidet. Ved bestilling av de enkelte forvaltningsrevisjonsprosjektene har utvalget lagt mye arbeid i å få innrettet bestillingene slik at de skal ha fokus på de forholdene utvalget mener er viktig. Samarbeidet og dialogen med revisor har vært av stor betydning. Alle forvaltningsrevisjoner legges systematisk fram for kontrollutvalget etter hvert som de avlegges. Samtlige rapporter er sendt videre til kommunestyret. Etter kommunestyrets behandling og vedtak er rapportene fulgt opp med henblikk på å se til at vedtakene blir realisert og arbeidet videre med i administrasjonen. 5.1 Gjennomført forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget har i valgperioden behandlet 5 forvaltningsrevisjonsprosjekter: Sak 3/2008: Offentlige anskaffelser følges regelverket? Sak 4/2008: Oppfølging av planlegging Sletten skole Sak 4/2009: Økonomiplanlegging, rapportering og styring Side 9
Sak 3/2010: Styringssystemer Sak 16/2011: Evaluering av bestiller utfører modellen Det er utarbeidet en egen rapport om forvaltningsrevisjonene, se vedlegg. Det redegjøres her for problemstillinger, politisk behandling og vedtak, samt hvordan vedtakene er fulgt opp av administrasjonen. Forvaltningsrevisjonen som er politisk behandlet i 2011 har ikke informasjon om administrativ oppfølging. Dette vil bli tatt med i neste rapportering. Utvalget mener å ha satt fokus på viktige områder i sine prosjekter, men vil samtidig understreke betydningen av å gjennomføre relevante forvaltningsrevisjoner i alle deler av kommunens virksomhet. Kontrollutvalgets rolle som bestiller er svært viktig i denne sammenhengen, særlig i forhold til å velge riktig tidspunkt for undersøkelsene og ikke minst være konkret i forhold til hva som skal undersøkes og hva man ønsker svar på. Dette er en oppgave som det påtroppende kontrollutvalget anbefales å gi høy prioritet. 5.2 Granskinger eller undersøkelser Kontrollutvalget kan på eget initiativ eller etter anmodning fra kommunestyret gjennomføre granskninger eller undersøkelser. Dette har ikke vært en sentral del av utvalgets virksomhet i valgperioden, da de fleste større undersøkelser er organisert som ordinære og planmessige forvaltningsrevisjoner. Slike undersøkelser kan også føre til senere forvaltningsrevisjoner. 6. Selskapskontroll Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 6 Plan for selskapskontroll for inneværende periode ble vedtatt av kommunestyret i sak 24/2008 på møte den 22.05.2008. I henhold til planen skal det minimum en gang pr år legges fram sak og vurderes om det er behov for å iverksette kontroller i noen selskap. Klæbu kommune har utarbeidet en eierskapsmelding som ble vedtatt på kommunestyrets møte 23. september 2010 i sak 45/2010. Det er nedfelt i eierskapsmeldingen at det skal utarbeides en strategi hvor kommunens formål og forventninger til det enkelte selskap fremkommer. Dette arbeidet er, så vidt kontrollutvalget kjenner til, ikke ferdigstilt enda. Kontrollutvalget har på bakgrunn av dette ikke bestilt noen selskapskontroller i inneværende valgperiode. Side 10
Kontrollutvalget har involvert seg i forarbeidet til ny plan for selskapskontroll som skal vedtas av nytt kontrollutvalg og nytt kommunestyre. Aktuelle saker har vært: Sak 32/2009: Kontrollutvalgets oppfølging av selskaper hvor Klæbu kommune har eierinteresser Sak 42/2010: Kontrollutvalgets arbeid med selskapskontroll Sak 26/2011 Vesentlighetsanalyse selskapskontroll Kontrollutvalget har gjennom disse sakene startet på arbeidet med utarbeidelsen av ny plan for selskapskontroll for valgperioden 2011 2015. 7. Påseansvar overfor revisjon Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 3 Med bakgrunn i å være folkevalgte lekfolk, uten noen revisjonsfaglig bakgrunn, oppleves det utfordrende å ha ansvar for at kommunen har en god revisjonsordning. Når det gjelder regnskapsrevisjonen gir kontrollutvalgsforskriften mer innhold til hva som ligger i begrepet forsvarlig revisjonsordning: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Forskrift om kontrollutvalg 6 For forvaltningsrevisjon og selskapskontroll sier ikke kontrollutvalgsforskriften noe bestemt om hvilke kvalitetskrav som skal ligge til grunn for arbeidet. Forskrift om revisjon peker imidlertid på at Gjennomføring og rapportering av forvaltningsrevisjon skal skje i henhold til god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standarder på området, og det skal etableres revisjonskriterier for det enkelte prosjekt Forskrift om revisjon 7 Det er i forskriftene gitt en del bestemmelser om formelle krav som skal stilles til valgt revisor, herunder krav til utdanning, vandel, uavhengighet og objektivitet. Disse forholdene hviler det et ansvar på revisor å dokumentere, og det er etablert rutiner for at dette skjer. Det som oppleves som en større utfordring er å følge med på at innholdet i revisjonsarbeidet skjer på en tilfredsstillende måte, og finne gode ordninger for hvordan Side 11
utvalget løpende kan være oppdatert og ha en trygghet for at revisjonsordningen er tilfredsstillende. Fra januar 2011 har Revisjon Midt-Norge IKS inngått årlige avtaler med hver kommunes/fylkeskommunens kontrollutvalg, for henholdsvis regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Avtalene spesifiserer ressurser, rammer for samarbeidet og kommunikasjon mellom revisjonsselskap og kontrollutvalg. Avtalene stedfester også hvilke dokumenter som skal framlegges for kontrollutvalget. Dette er forhold som har stor betydning for kontrollutvalgets mulighet til å ha tilstrekelig informasjon om hvordan revisjonsordningen fungerer, og dermed for kontrollutvalgets oppfølging av sitt påseansvar. Avtalene vil forhåpentligvis bli en god ramme for forholdet mellom utvalg og revisjonsselskap. For å følge opp sitt ansvar slik det framgår av formelle krav i forskriftene og i de omtalte avtalene har kontrollutvalget lagt vekt på en god dialog med revisor, og informasjon om det løpende revisjonsarbeidet og enkeltprosjekter. For regnskapsrevisjon er det innarbeidet rutine med at oppdragsansvarlig revisor orienterer på noen møter, for å gi informasjon om planer, status i arbeidet og områder det arbeides spesielt med. For forvaltningsrevisjon foregår dialogen i hovedsak knyttet til prosjekter og til forberedelser til planer for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget har lagt stor vekt på at kommunikasjon med revisor må bidra til at undersøkelsene får det fokus utvalget ønsker. Utover planlegging og framleggelse av prosjektrapporter deltar forvaltningsrevisor i møter på forespørsel fra utvalget. Kontrollutvalget mener å ha funnet gode samarbeidsordninger og etablert rutiner som setter dem i stand til å ha nødvendig informasjon om revisjonsarbeidet til å ha trygghet for at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. 8. Erfaringer fra arbeidet i denne valgperioden 8.1 Forholdet til politisk ledelse Kontrollutvalget utfører tilsynsfunksjonen på vegne av kommunestyret, som har det overordnede ansvaret for kontroll og tilsyn. Utvalget har gjennom hele perioden vært opptatt av å ha god dialog med politisk ledelse og oppdatert kjennskap til hva som til enhver tid er kommunestyrets behov. Saker fra kontrollutvalget legges løpende fram for kommunestyret, enten det er rapporter fra gjennomførte forvaltningsrevisjoner, årsmeldinger eller planer for selskapskontroll eller forvaltningsrevisjon. I forbindelse med utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon har kontrollutvalget invitert kommunepolitikerne til å komme med innspill til hvilke områder de mener er mest nyttige med tanke på forvaltningsrevisjon. Innspillene er tatt med i kontrollutvalgets prioritering av prosjektområder, og det er en oppfatning av at denne dialogen bidrar til å forankre arbeidet med forvaltningsrevisjon i kommunestyret. Et annet viktig bidrag til kommunikasjonen med politisk ledelse er kontaktmøtene mellom kontrollutvalgets leder, ordfører og rådmann. Møtene gjennomføres etter behov og Side 12
fungerer som en arena for å utveksle informasjon til og fra kontrollutvalget, om forhold som berører deres arbeid. 8.2 Forholdet til administrativ ledelse Kontrollutvalget opplever å ha gode relasjoner til administrativ ledelse og stor nytte av positiv dialog om generelle forhold i kommunen og i forbindelse med konkrete prosjekter og oppgaver. Administrasjonen gir informasjon og deltar i møter når kontrollutvalget ber om deres tilstedeværelse, og gir uttrykk for en forståelse for kontrollutvalgets rolle og arbeid. Utvalget har lagt vekt på å lytte til signaler fra administrasjonen blant annet ved å ha samtaler og åpne for innspill i arbeidet med plan for forvaltningsrevisjon. På den måten har det framkommet viktig kunnskap fra de som kjenner organisasjonen best og en har hatt mulighet til å avstemme oppfatninger rundt utfordringer og risiko i organisasjonen. Denne informasjonen har vært nyttig i kontrollutvalgets utvelgelse av prosjekter, når de har lagt vekt på å gjøre prioriteringer ut fra mest mulig tilgjengelig informasjon. Når det gjelder kommunikasjonen i forbindelse med de enkelte prosjektene eller revisjonsarbeidet for øvrig er det revisorenes område, og ikke noe kontrollutvalget involverer seg i. Kontrollutvalget har ansvar for oppfølgingen av kommunestyrets vedtak i kontroll- og tilsynssaker. I de tilfellene der vedtakene gir krav til administrasjonens oppfølging overholdes i stor grad frister for oppfølging og rapportering. Administrasjonen synes å ha lojalitet til vedtakene. 9. Oppsummering Med bakgrunn i sitt mandat og det arbeidet som kontrollutvalget har gjort for Klæbu kommune i valgperioden 2007 2011, er utvalgets medlemmer av den oppfatning at kontrollutvalget har en viktig rolle i en lærende organisasjon i stadig utvikling. Kontrollutvalget har i valgperioden hatt viktige og spennende oppgaver der man har belyst mange av kommunens tjenesteområder. Kontrollutvalget har hatt et godt samarbeid med kommunestyret og utvalget opplever at det er god forståelse for kontrollorganenes rolle og funksjon i kommunen, noe som er avgjørende for at utvalget skal kunne gjøre en god jobb. Kontrollutvalget har i valgperioden fått laget nødvendige plandokumenter: plan for selskapskontroll og plan for forvaltningsrevisjon, som er blitt rullert årlig. Planverket er således på plass og gjennomføringen foretatt i henhold til målsettingene som er satt. Kontrollutvalget mener ut fra den foregående redegjørelsen å ha oppfylt sine pålagte oppgaver i kommuneloven på en fornuftig og god måte. Målet om å være uavhengig i sitt arbeide anser kontrollutvalget at de har ivaretatt på en god måte. I utvalgsmøtene er det tilsynsperspektivet som styrer diskusjoner og vedtak, mens partipolitiske hensyn legges til side. Sakene som er behandlet i utvalget bærer ikke preg av å være politiske omkamper eller ha partipolitiske agendaer. Utvalget har vært bevisst på problemstillinger knyttet til uavhengigheten og satt denne høyt i sitt arbeid. Side 13
Avslutningsvis vil kontrollutvalget takke kommunestyret og administrasjonen i Klæbu kommune for et godt samarbeid i valgperioden, som har bidratt til konstruktivt samarbeid og gode resultater. Kontrollutvalget vil med dette ønske det påtroppende kontrollutvalget lykke til i den neste valgperioden der nye interessante og krevende oppgaver venter. Klæbu 09.06.2011. Jomar Aftret Ivar Skei Bjørn Lervold Ingeborg Grendstad Ove Lysklett Side 14