Styringspolicy Dokument nr.: 10 203 Utg.nr.: 001 Policyeier: Administrerende direktør Dato: 21.3.2013 Godkjent av: Styret Dato: 21.3.2013 Dokumentnavn: 1. Introduksjon fra administrerende direktør (SLH) er en viktig aktør i regionen og vi ønsker å være den foretrukne flyplassen for alle som bor mellom Asker og Arendal. Våre verdier er «vennlighet, tilgjengelighet, enkelhet, og presisjon». Med disse verdiene i bevisstheten hos SLHs egne ansatte og ansatte hos våre samarbeidspartnere på Torp, i tillegg til en bevisst holdning til etikk og samfunnsansvar, er vi overbevist om at ansatte, reisende og samfunnet i regionen vil oppleve Torp som «Min favorittflyplass». Vi skal stå for en langsiktig bærekraftig utvikling hvor det er balanse mellom økonomiske resultater og samfunnsansvar. Vi skal drive vår virksomhet på en etisk og samfunnsansvarlig måte. Et godt og pålitelig omdømme er avgjørende for virksomheten, og våre relasjoner internt og eksternt skal være preget av åpenhet og tillit. Det forventes at våre leverandører og øvrige samarbeidspartnere følger grunnleggende prinsipper for samfunnsansvar som samsvarer med SLHs egne prinsipper. 2. Innledning er en del av SLHs styringsdokumenter og kvalitetssystem. Disse retningslinjene uttrykker hovedprinsippene for hvilken arbeidsrelatert adferd vi forventer og hvordan vi forholder oss til kollegaer, kunder, leverandører, passasjerer og omgivelser. Alle andre av SLHs styringsdokumenter bygger på disse prinsippene. Disse retningslinjene skal gi støtte til utførelsen av oppgaver og til beslutninger som skal tas, men er ikke uttømmende. Som ansatt i SLH har du et personlig ansvar for å utøve god dømmekraft i din tjeneste for selskapet. Hver enkelt ansatt plikter å gjøre seg kjent med bestemmelser og instrukser som til enhver tid gjelder for sin stilling. I tillegg har alle ansatte et personlig ansvar for å følge retningslinjene for etikk. Den enkelte leder har ansvaret for å sikre at retningslinjene blir kjent og fulgt innenfor eget ansvarsområde. Lederen skal også gå foran med et godt eksempel. Lederen skal videre sørge for at det umiddelbart blir tatt opp i selskapet dersom det skjer brudd på retningslinjene eller det utvikler seg en uheldig sedvane/kultur. Hvis noe er uklart, skal råd og veiledning søkes hos nærmeste leder. Dette dokumentet gjelder for styremedlemmer, ledere og ansatte i SLH samt innleid arbeidskraft som opptrer på vegne av SLH.
Ansvarsområde: SLH / Etikk / 2. Våre medarbeidere Atferd Vi skal utføre våre arbeidsoppgaver i henhold til SLHs regler, retningslinjer og instrukser som gjelder for det relevante arbeidsområdet. Vi skal oppføre oss ulastelig overfor forretningsforbindelser, kolleger og andre, samt respektere andre kulturer og sedvaner. Vi skal ha en åpen kommunikasjonskultur som er preget av respekt for ulike meninger og oppfatninger. Vi aksepterer ingen form for trakassering eller diskriminering på grunnlag av kjønn, rase, religion eller legning. Vi aksepterer ikke atferd som kolleger, forretningsforbindelser eller passasjerer vil kunne oppfatte som truende eller nedverdigende. Vi tolererer ingen form for maktmisbruk. Arbeidsforhold Habilitet Vi skal være en profesjonell arbeidsplass med et kompetent og inkluderende arbeidsmiljø. Vi har alle et personlig ansvar for å bidra til et godt arbeidsmiljø. Vi skal gjøre vårt ytterste for å fremme likestilling i alle ansettelsesforhold. Vi skal akseptere ILOs (International Labour Organisation) kjernekonvensjoner. Vi anerkjenner og respekterer retten til å organisere seg og retten til kollektive lønnsforhandlinger, innenfor nasjonale lover og forskrifter. Vi skal respektere personers privatliv og rettigheter og skal ikke på noen måte bidra til brudd på menneskerettigheter. Vi skal ikke arbeide eller befatte oss med saker der vi har direkte eller indirekte interesser, ansettelse eller verv hos SLHs forretningsmessige motpart. Interesser inkluderer ektefelle, samboer, forlovede eller annen nær slektning, eller noen annen person vi har nære forbindelser til. Vi skal ikke behandle forretningsmessige saker når det foreligger andre omstendigheter som er egnet til å svekke tilliten til vår uavhengighet. Vi skal rapportere skriftlig til vår overordnede saker der det kan foreligge habilitetsproblem så snart vi blir kjent med dette. Dersom den overordnete er inhabil må saken løftes ett nivå opp. Verv og andre arbeidsforhold Vi skal ikke inneha annen stilling eller utføre annet lønnet arbeid, som griper inn i vår arbeidstid eller i vesentlig grad legger beslag på vår arbeidskraft, uten tillatelse fra administrerende direktør. Vi skal ikke ha eksterne engasjement som kan undergrave tilliten til SLH. I tvilstilfeller skal nærmeste leder konsulteres. Helse, miljø og sikkerhet Vi skal prioritere og ivareta helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid for å fremme høy trivsel og et trygt arbeidsmiljø. Vi skal bidra til forebyggende helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid og gå foran som gode eksempler. 3/10/2014 8:58:14 PM Side 2 av 6
Ansvarsområde: SLH / Etikk / Lojalitet Vi skal ta opp eventuelle bekymringer som kan utgjøre en potensiell trussel mot helse og sikkerhet. Vi skal vise måtehold i vår omgang med alkohol. Vi skal ikke møte ruspåvirket på jobb eller innta rusmidler på arbeidsplassen. Vi skal være lojale overfor SLH og arbeide for selskapets beste. Vi skal være lojale overfor beslutninger som er fattet. Taushetsplikt Vi skal overholde taushetsplikten iht. underskrevet taushetserklæring. Taushetsplikten skal ikke være til hinder for varsling om kritikkverdige forhold. Seksuelle tjenester Vi har nulltoleranse for kjøp og salg av seksuelle tjenester. Dette gjelder også tjenestereiser. 3. Våre relasjoner Gaver og andre fordeler Vi skal utvise varsomhet med å gi og ta i mot gaver og andre ytelser da dette kan påvirke forretningsmessige avgjørelser eller så tvil om vår integritet. Vi skal ikke utnytte vår stilling til å oppnå personlige fordeler, slik som upassende gaver eller betalinger av arrangementer eller reiser. Normale gaver som det vil fremstå som uhøflig å nekte å motta kan aksepteres. Det samme gjelder normale betalinger, f.eks. betaling av lunsj/middag i forbindelse med møter eller annet arbeid. Det aksepteres ikke gaver av noe slag fra forretningsforbindelser vi er i forhandlinger med. Verdien av eventuelle gaver må holdes på et nøkternt nivå. Dersom ansatte er i tvil om rimeligheten av en gave eller ytelse skal dette tas opp med nærmeste foresatte. Representasjon og arrangementer Vi kan delta på sosiale sammenkomster som har et forretningsmessig preg og er relatert til SLHs virksomhet. Unntatt fra dette er forretningsforbindelser vi er i forhandlinger med. Kostnadene må holdes innenfor rimelighetens grenser. Reise- og oppholdsutgifter skal betales av SLH. Representasjon skal godkjennes av nærmeste leder. Det er alltid den høyest rangerte deltakeren som skal betale slik at en overordnet som ikke har deltatt på representasjonen godkjenner utlegget. Misligheter, korrupsjon og hvitvasking Vi har nulltoleranse for misligheter, korrupsjon og hvitvasking. Vi skal ikke delta i noen korrupt virksomhet og heller ikke tillate tilbud, betaling, krav eller mottakelse av bestikkelser i forbindelse med vår forretningsvirksomhet. Vi skal umiddelbart rapportere skriftlig ethvert tilfelle av misligheter, korrupsjon og hvitvasking, eller forsøk på dette, til nærmeste leder. Vi skal kun gjøre forretninger med partnere som er involvert i lovlig forretningsvirksomhet med midler som kommer fra lovlige kilder. 3/10/2014 8:58:14 PM Side 3 av 6
Ansvarsområde: SLH / Etikk / Leverandører Vi skal i all kontakt med våre leverandører fremme ærlighet, integritet, lojalitet og redelighet i alle forhold. Vi skal ha en rettferdig og lik behandling av alle leverandører. Vi skal ha en transparent og rettferdig utvelgelsesprosess, som leverandørene kan stole på. Leverandører skal følge SLHs retningslinjer for etikk for leverandører. Informasjon, kommunikasjon og media Ytre miljø Vi skal gi korrekt informasjon om de tjenestene og produktene som vi tilbyr. Markedsføring og annonsering skal ikke være misvisende. Vi skal formidle offentlig informasjon om selskapet iht. policy for ekstern kommunikasjon. Vi skal sørge for at vi tydelig skiller mellom vår rolle som privatperson og som ansatt i SLH ved bruk av digitale medier og deltakelse i offentlige debatter. Vi skal være bevisst på hvordan vi fremstår i digitale medier slik at informasjonssikkerhet og underskrevet taushetserklæring ivaretas. Vi skal være bevisst de konsekvenser vår atferd og våre beslutninger kan få for miljøet. Vi skal inkludere miljøvurderinger og miljøkostnader i alle beslutninger der dette er relevant. 4. Våre eiendeler Internkontroll og fullmakter Vi skal ha internkontroll som underbygger mål og strategier og bidrar til at forretningsprosesser utføres på en effektiv måte, samt forebygger misligheter og korrupsjon. Vi skal sørge for at alle forpliktelser inngås i samsvar med gjeldende fullmakter. Private interesser og aktiviteter Vi skal ikke delta i aktiviteter der det kan oppstå interessekonflikt mellom SLHs interesser, personlige interesser eller noen av våre nærstående sine interesser. Vi skal ikke ta beslutninger på vegne av SLH som kan påvirke vår egen eller noen av våre nærstående sine økonomiske interesser. Konfidensialitet Vi skal sikre informasjon som er av sensitiv karakter eller som er klassifisert som konfidensiell av andre årsaker. Vi skal behandle informasjon fra eksterne parter med minimum samme nivå av konfidensialitet som vår egen informasjon. 3/10/2014 8:58:14 PM Side 4 av 6
Ansvarsområde: SLH / Etikk / Personlige data og personvern Vi skal behandle personopplysninger med den omsorg og oppmerksomhet som kreves i henhold til lover og forskrifter. Behandling av personopplysninger skal være begrenset til det som er nødvendig for operative formål, effektiv kundebehandling, relevante forretningsaktiviteter og riktig administrasjon av menneskelige ressurser. Informasjonssikkerhet og IT-systemer Vi skal utøve bruk av informasjon, IT-systemer og særlig internettjenester ut fra forretningsmessige behov og ikke personlige interesser. Informasjon av privat karakter skal ikke lastes ned eller lagres på selskapets systemer. Bruk av programvare i strid med opphavsrettsbestemmelser er forbudt. Regnskap og finansiell rapportering Vi skal gi en fullstendig, presis og forståelig redegjørelse i våre regnskapsrapporter. Vi skal føre og legge frem alle regnskap i samsvar med gjeldende lovgivning, forskrifter og god praksis. Sikring av eiendeler Vi skal forvalte SLHs eiendom og eiendeler, f.eks. bygninger og utstyr, på en måte som ivaretar deres verdier. Vi skal bare bruke SLHs eiendom og eiendeler til forretningsformål, med mindre annet er avtalt i ansettelsesvilkår eller er i samsvar med SLHs rutiner og retningslinjer. Enhver bruk av SLHs eiendom og eiendeler skal foregå på en skattemessig korrekt måte. 5. Oppfølging, ansvar og varsling Oppfølging og ansvar Varsling Det er styret gjennom daglig leder som har det overordnede ansvaret for de etiske retningslinjene og for at disse blir fulgt. Lederne har ansvaret for å vurdere og eventuelt foreslå mer detaljerte retningslinjer innenfor de delene av virksomheten som vedkommende leder har et ansvar for. Slike retningslinjer skal godkjennes av administrerende direktør. Vi skal ha en åpen kultur hvor arbeidstaker kan ta opp saker med sin leder eller andre i selskapet. Alle medarbeidere skal varsle om kritikkverdige forhold, jfr. AML, 2-4. Vi skal normalt varsle kritikkverdige forhold til nærmeste leder med mindre forholdet knytter seg til denne lederen eller den ansatte finner dette vanskelig. Der arbeidstakers varsel ikke følges opp av lederen, kan arbeidstaker varsle leders overordnede, hovedverneombudet eller selskapets representanter i Arbeidsmiljøutvalget. Vi skal verne arbeidstakere som varsler om kritikkverdige forhold mot gjengjeldelser, jf. AML 2-5. Varsling skal behandles konfidensielt. 3/10/2014 8:58:14 PM Side 5 av 6
Ansvarsområde: SLH / Etikk / Sanksjoner Brudd på etiske retningslinjer og veiledninger/instruksjoner gitt i tilknytning til disse retningslinjene, kan medføre disiplinære tiltak i form av advarsel, oppsigelse eller avskjed. 3/10/2014 8:58:14 PM Side 6 av 6