Troms fylkeskommune Postboks 6600 9296 TROMSØ Deres ref. Vår ref. Dato 10/2719-41 11/279-4 05.07.2012 Kap. 551, postene 60 og 61 - Tilbakemelding på årsrapporten for 2011 Vi viser til innsendt rapportering for budsjettåret 2011. I dette brevet gir Kommunal- og regionaldepartementet (KRD) fylkesvis tilbakemelding på: - Den beskrivende rapportering (vedlegg 4a til tilskuddsbrevet for kap. 551 post 60) - Rapp13.50 (vedlegg 4b) - Kommunale næringsfond KRD vil heller ikke i år kommentere rapportering på felles effekt- og resultatindikatorer på prosjektnivå (vedlegg 4c) for den enkelte fylkeskommune. Erfaringer med systemet, resultatindikatorer og bruk av informasjon vil imidlertid bli tema for diskusjon på erfaringskonferansen 5. og 6. september 2012. For å kunne synliggjøre effektene av den distrikts- og regionalpolitiske innsatsen legger KRD ned en betydelig innsats i gjennomgangen av rapporteringen fra fylkeskommunene. I tillegg er vi opptatt av å gi tilbakemeldinger som kan bidra til å forbedre rapporteringen på alle områder. God informasjon om hvordan virkemidlene brukes og hvilke resultater fylkeskommunene oppnår, bidrar til å skape legitimitet til politikken og virkemidlene, samt gir tillit til forvaltningen. For å lykkes i dette arbeidet er vi avhengig av et det utvikles indikatorer knyttet til resultater for det enkelte prosjekt eller program, korrekt bruk av systemene og overholdelse av frister. Tilbakemeldingene i dette brevet er spesifikt knyttet til den enkelte fylkeskommune og må tas hensyn til ved neste års rapportering. Vi ber om at fylkeskommunene videreformidler denne tilbakemeldingen til relevante aktører, som for eksempel til Postadresse Kontoradresse Regionalpolitisk avdeling Saksbehandler Postboks 8112 Dep Akersg. 59 Eli Nygaard 0032 Oslo 22247048 http://www.krd.dep.no/ postmottak@krd.dep.no Sentral: 22 24 90 90 Org. nr. 972 417 858
forvaltere av kommunale og regionale fond. Departementet har i gjennomgangen av rapporteringen ikke sett på om det forekommer virkemiddelbruk som bryter mot gjeldende bestemmelser. Dette vil vi gjøre til høsten. I. Beskrivende del Vi viser til tilskuddsbrevets vedlegg 4a, som angir krav til den beskrivende rapporteringen fra fylkeskommunene om bruk, resultater og måloppnåelse av virkemidlene. Fylkeskommunens beskrivende rapport legges ubearbeidet ut på KRDs hjemmesider som et elektronisk vedlegg til Prop. 1 S (2012-2013). Siden materialet fra fylkekommunen brukes ubearbeidet, er det viktig at fylkeskommunene er seg bevisst innholdet i rapporteringen til departementet. Det vil, som for de to siste år, bli laget en informasjonsside på www.regjeringen.no/krd for hver fylkeskommune. Som et ledd i departementets informasjonsarbeid, vil det også lages en pressemelding for hver enkelt fylkeskommune samt en samlet pressemelding om fylkeskommunenes arbeid med regional utvikling. Fylkeskommunene vil bli involvert i kvalitetssikringsarbeid med frist over sommeren. Selv om alle fylkeskommunene kan bli bedre med å redegjøre for resultater og måloppnåelse, har enkelte fylkeskommuner kommet lenger enn i fjor. Finnmark fylkeskommune og Vest-Agder fylkeskommune er de fylkeskommunene som etter KRDs mening har levert de beste rapportene for 2011. Vi oppfordrer fylkeskommunene til å ta en titt på rapportene fra andre fylkeskommuner når de legges ut på KRDs hjemmesider. Som en generell kommentar til rapporteringen vil KRD særlig oppfordre til at rapporteringen på resultater inkluderer prosjekter som avsluttes i 2011 selv om tilskuddet er gitt i tidligere år. Troms fylkeskommune gir en god beskrivelse av utfordringene i fylket knyttet opp til målene og politikkområdene for arbeidet med regional utvikling, både når det gjelder midlene på kap. 551, post 60 og kap. 551, post 61. For 60-postens del kunne de overordnede målene for arbeidet vært beskrevet nærmere. Det sies i rapporten at Troms fra og med 2012 vil etablere en sterkere kobling mellom næringsrettede virkemidler i kommunene, budsjettpostene 60 og 61 samt INs virkemidler. Vi ber om å bli orientert om erfaringene av denne sammenkoblingen i rapporten for 2012. Av målgrupper er det tiltak for målgruppen ungdom som synes å være prioritert, mens innsatsen overfor innvandrere har vært minimal. Rapporten fra Troms bærer fortsatt preg av å være en aktivitetsrapport. I beskrivelsen av resultater vises det til at veldig få av prosjektene som er støttet i 2011 er avsluttet.
KRD forventer ikke å se resultater allerede ved årets slutt fra prosjekter som normalt går over flere år. Vi er imidlertid kjent med at flere av tiltakene Troms har støttet er av en slik karakter at det er gitt støtte over flere år. Det bør derfor kunne sies noe om gode erfaringer som for eksempel er overført til andre områder/innsatsområder, om resultat fra tidligere har ført til kursendring for innsatsområdene og lignende. Vi ber om at Troms fylkeskommune legger vekt på dette ved rapporten for 2012. Når det gjelder internkontroll og revisjon er det positivt at Troms fylkeskommune legger så stort arbeid i dette som beskrevet. KRD ser fram til å bli gjort kjent med det helhetlige systemet for internkontroll når dette er ferdig. II. Statistikkrapporteringen Tilbakemeldingene nedenfor oppsummerer statistikkrapporteringen etter første innsending. En del forhold er rettet opp i etterkant. a) Fylkeskommunenes statistikkrapportering Vi viser til tilskuddbrevets vedlegg 4b, der kategorier for registrering av tilskudd i Rapp13.50 er beskrevet. KRD har i kvalitetssikringen av årsrapportene for 2011 foretatt en gjennomgang av manglende utfylt informasjon, registrering av geografi på både kommune og fylkeskommune (dobbeltregistrering), og tilsagn registrert som kategori 09.00 Andre tiltak. Deretter har vi med utgangspunkt i ca ti prosent av den enkelte fylkeskommunes rapporterte tilsagn vurdert om informasjonen som er registrert virker konsistent. Der KRD har vært usikker på om informasjonen som er registrert er korrekt, har den enkelte fylkeskommune blitt bedt om å vurdere hvorvidt den registrerte informasjonen stemmer eller om det er grunn til å justere. KRD vurderer årsrapporten fra Troms fylkeskommune til å være tilfredsstillende. Vi har kommentert fem tilfeller av dobbel geografi (registrert på både enkeltkommuner og hele fylket). KRD hadde også spørsmål knyttet til valg av kategori for noen få prosjekter, i tillegg til at det ble registrert at 0150 er en hyppig brukt kategori, med prosjekter til en samlet verdi av ca. 51 mill kr. Departementet vil takke for god oppfølging av våre henvendelser angående rapporteringen. b) Rapportering på kommunale- og regionale næringsfond Vi viser til vårt brev av 22. desember 2010 om kvalitetssikring av rapporteringen for kommunale og regionale næringsfond. Kvalitetssikringen består i å: a) Purre de kommuner/regioner som ikke har rapportert, b) Sjekke at det er rapportert på alle nødvendige felter, c) Sjekke at det er brukt riktige kategorier/koder basert på den skriftlige beskrivelsen av tilsagnet, og
d) Sjekke at det i rapporteringen ikke forekommer virkemiddelbruk som bryter mot gjeldende bestemmelser. For å redusere ressursbruken både hos fylkeskommunene og departementet knyttet til kvalitetssikring og kontroll av rapporteringen, må innlegging av rapporteringsinformasjon fra kommunene forbedres. Det er derfor viktig at den enkelte fylkeskommune informerer kommuner/regionråd om hvilken praksis som gjelder, betydningen av korrekt rapportering, og at manglende godkjenning av rapporten kan medføre at det ikke utbetales påfyll til næringsfondet kommende år. Noe av det vi ser går igjen som en svakhet er manglende prosjektnavn. Mer beskrivende prosjektnavn er noe mange kommuner/regionråd kan forbedre seg på. I statistikkrapporteringen er det flere tilsagn hvor prosjektnavn er det samme som mottaker, eller det ikke fremgår i prosjektnavnet hva tilsagnet dreier seg om. Ofte mangler også tilsagnsmottaker, eller tilsagnsbeløp. Et annet forhold KRD har merket seg er overforbruk av kode 0710 - Stedsutviklingstiltak, i hovedsak fysiske tiltak. For mange av prosjektene som er registrert som stedsutviklingstiltak ville rett kode være 0720 Profilering og markedsføring av et område. Dette er prosjekter for å gjøre stedet mer attraktive for befolkning, næringsliv og turister og omfatter tiltak som markedsføring, utvikling av opplevelsestilbud mv. Se vedlegg 4b til tilskuddsbrevet for nærmere beskrivelse. Fylkeskommunene bør på denne bakgrunn i større grad oppfordre kommuner og regionråd til å sette seg inn i retningslinjene for kapittel 551 postene 60 og 61, samt veilederen til statistikkrapporteringen. Hensikten med det er at kommunene skal kunne vurdere om støtten er i tråd med retningslinjene og at rapporteringen forbedres. Troms fylkeskommune tildelte midler til 25 kommuner/regionråd i 2011. Det er positivt at samtlige leverte rapportering innen fristen. Av disse måtte 13 sende inn fil med rapport på nytt. Dette skyldtes hovedsakelig manglende utfylling samt noe feilføring av primærkategorier, manglende utfylling av spesielle registreringskategorier, lite beskrivende prosjektnavn og noe manglende utfylling av mottakere og tilsagnsbeløp. Av de 13, har departementet ikke kunnet godkjenne følgende kommuner/regionråd: - Bardu kommune (Levert rapport 28. februar 2012 med feilkoding av primærkategori og manglende utfylling av spesielle registreringskategorier). - Harstad kommune (Levert rapport 13. februar 2012 med feilkoding av primærkategori og manglende utfylling av spesielle registreringskategorier). - Karlsøy kommune (Levert rapport 28. februar 2012 med feilkoding av primærkategori). - Lyngen kommune (Levert rapport 27. februar 2012 med feilkoding av primærkategori, manglende utfylling av spesielle registreringskategorier, mottakere og ett tilsagnsbeløp). - Nordreisa kommune (Levert rapport 29. februar 2012 med feilkoding av primærkategori og manglende utfylling av mottakere).
- Storfjord kommune (Levert rapport 13. mars 2012 med feilkoding av primærkategori og manglende utfylling av spesielle registreringskategorier). - Torsken kommune (Levert rapport 21. mai 2012 med fremdeles noe feilkoding av primærkategori). Det understrekes at Troms fylkeskommune ikke kan utbetale påfyll til disse næringsfondene før rapporten er godkjent. Karlsøy og Lyngen kommune fikk heller ikke godkjent sin rapportering for 2010. Departementet ber om tilbakemelding fra Troms fylkeskommune på hvordan dette følges opp. Vi mener at rapporteringen fra Troms fylkeskommune hadde vært tjent med en sterkere grad av kvalitetssikring før fristen for innsending til KRD. Departementet savnet også en bedre oppfølging av våre tilbakemeldinger på rapporteringen. III. Rapportering på felles effekt- og resultatindikatorer på prosjektnivå Vi viser til vedlegg 4c til KRDs tilskuddsbrev om krav til rapportering på felles effekt- og resultatindikatorer. Det skal kun rapporteres på avsluttede prosjekter. Det betyr at dersom det er gitt flere tilsagn til samme prosjekt er det ikke nødvendig å rapportere før prosjektet er avsluttet. I alt fikk vi i 2011 koblet 426 prosjekter fra MRS-rapporteringen med aktivitetsrapporteringen, noe som er betydelig høyere enn fjorårets 160. Antallet er likevel fortsatt for lavt til at vi kan si noe generelt om resultatoppnåelse. De viktigste resultatene blir presentert i statsbudsjettet 2013. Resultatene fra rapporteringen vil bli publisert i en egen rapport. Dette vil også bli et tema på erfaringskonferansen til høsten. IV. Erfaringskonferanse I tråd med innarbeidet praksis vil departementet gjennomføre en erfaringskonferanse om forvaltningen av distrikts- og regionalpolitiske virkemidler. Samlingen blir den 5. og 6. september 2012 i Bodø. Vi viser for øvrig til e-post av 10. mai 2012 der konferansen ble varslet. Invitasjon til konferansen sendes ut uke 27. V. Andre tiltak for å styrke forvaltningen i fylkeskommunene a) Dialogmøter om regionalt utviklingsarbeid KRD ønsker å videreutvikle dialogen med fylkeskommunene og legger fra høsten 2012 opp til møter om regionalt utviklingsarbeid med hver enkelt fylkeskommune. Målet er at dialogen skal gi økt kunnskap og bidra til bedre forståelse, både i den enkelte fylkeskommune og KRD, av hvilke utfordringer fylkeskommunene står overfor, hvorfor de gjør de prioriteringene de gjør og hva som virker/ikke virker av utviklingstiltak for å fremme lokal og regional utvikling. Videre ønsker departementet å åpne for faglig utdyping og klargjøring som ellers kan være vanskelig i skriftlig dialog. Møtene skal omhandle utviklingsarbeid for å nå distrikts- og regionalpolitiske mål både gjennom samarbeid med andre aktører om sektorpolitiske virkemidler og gjennom
bruk av 60 og 61-postene. Det er også en arena for å drøfte hvordan fylkeskommunene utøver sitt forvaltningsoppdrag. Fylkeskommunene skal ta utgangspunkt i sin rolle som regional utviklingsaktør og sitt helhetlige ansvar for utviklingstiltak som styrker regional utvikling. KRD tar sikte på å møte alle fylkeskommuner innen utgangen av 2014 og vil besøke tre til fire fylkeskommuner til høsten. Når det er gjennomført møter med alle fylkeskommunene, vil KRD gjøre en ny gjennomgang for å vurdere om møtene skal fortsette. b) KS-nettverk for internkontroll PwC gikk i 2010 gjennom tilskuddsforvaltningen av midler over kap. 551, postene 60 og 61. Oppdraget var et ledd i utøvelsen av KRDs ansvar for å føre kontroll med at fylkeskommunen forvalter tilskudd på en forsvarlig måte. Et hovedfunn var at svært få fylkeskommuner gjennomfører regelmessige risikovurderinger av forvaltningen. Som en oppfølging av dette støtter KRD KS-prosjektet Styrket kommunal internkontroll. Det er p.t. etablert to nettverk for internkontroll for kommunene og et tilsvarende opplegg for fylkeskommunene vil komme innen utgangen av 2012. Invitasjon til fylkeskommunene planlegges sendt ut i nær framtid. VI. Evalueringer KRD ønsker å bli orientert om det på fylkesnivå er gjennomført evalueringer innenfor fagfeltet distrikts- og regionalpolitikk. Evalueringsrapportene vil blant annet være med å danne grunnlaget for framtidig distrikts- og regionalpolitikk. I tillegg ønsker KRD å legge disse ut på KRDs hjemmeside slik at fylkeskommunene kan få oversikt over relevante studer gjennomført i andre fylkeskommuner. Vi ber derfor om at fylkeskommunene oversender alle evalueringer inkl. lenke til hvor de ligger publisert på Internett. VII. Tilbakemelding til Kommunal- og regionaldepartementet Dersom fylkeskommunen har synspunkter/kommentarer til KRDs tilbakemelding på rapporteringen eller forbedringsforslag, ber vi om at dette sendes departementet senest 1. september 2012. Evt. spørsmål om tilbakemeldingen kan rettes til følgende: - Beskrivende rapportering: Eli Nygaard, tlf. 22 24 70 48 / Ingebjørg Fiskum, tlf. 22 24 70 54 - Statistikkrapportering og MRS: Anne Gjerdåker, tlf. 22 24 70 27 - Kommunale næringsfond: Kari Theting, tlf. 22 23 70 69 Med hilsen Gerd Slinning e.f. avdelingsdirektør Dette dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten signatur. Eli Nygaard seniorrådgiver
Vedlegg: Skjematiske oppsummeringer Kopi: Riksrevisjonen Postboks 8130 Dep 0032 OSLO