Klækken Hotel, Klekken på Ringerike STYRETS BERETNING/STYRELEDERS TALE OG REGNSKAP 2014 Redegjørelse ved styrets leder, revisor og leder av kontrollkomiteen. Forslag til vedtak: Styret foreslår overfor årsmøtet at årsresultatet disponeres slik: Utbytte på andelskapital Kr 2 590 000 Etterbetaling på tømmerleveranser Overført fra etterbetalingsfond Overført fra annen egenkapital Kr 8 197 000 Sum Kr 10 787 000
Klækken Hotel, Klekken på Ringerike HONORAR FOR 2014 Valgkomiteen fremlegger forslag til honorar for tillitsvalgte, med unntak av valgkomiteens honorar. Kontrollkomiteen fremlegger forslag til honorar for valgkomiteen. Forslag til beslutning: a) Styrets leder Styrets nestleder Øvrige styremedlemmer 1.varamedlem Forslag 2014 *) 285 000 82 000 58 000 10 000 Vedtatt for 2013 278 000 80 000 56 500 6 700 Vedtatt for 2012 270 000 78 000 55 000 6 500 b) Ordfører Varaordfører 10 000 5 000 10 000 5 000 29 000 6 500 c) Valgkomiteens leder Valgkomiteens medlemmer 14 000 7 500 13 500 7 200 13 000 7 000 d) Kontrollkomiteens leder Kontrollkomiteens medlemmer 14 000 7 500 13 500 7 200 13 000 7 000 *) Honorarer vedtas etterskuddsvis.
Klækken Hotell, Ringerike MØTE- OG REISEGODTGJØRELSE FOR TILLITSVALGTE 2015 Valgkomiteen fremlegger forslag til godtgjørelse for tillitsvalgte. Forslag til beslutning: Forslag 2015 *) Vedtatt 2014 Vedtatt 2013 Møtegodtgjørelse pr. dag 1 900 1 850 1 800 Ved kveldsmøter når vedkommende drar hjemmefra etter kl. 17:00 900 875 850 Telefonmøte 500 500 500 *) Godtgjørelser vedtas for inneværende år. Bilkjøring dekkes etter de til enhver tid gjeldende satser i Statens regulativ. Øvrige reise- og diettutgifter dekkes etter regning.
Klækken Hotel, Klekken på Ringerike SERVICEAVGIFT FOR 2015 Serviceavgiften ble innført fra 1. januar 2010, og ble fakturert til andelseierne i mai. For 2014 ble avgiften fastsatt til kr 600 pluss kr 0,30 pr. andel, maksimal avgift ble satt til kr 4 000 pr. andelseier. Bokførte inntekter fra serviceavgift utgjorde i 2014 kr 11 264 000. Det var ved årsskiftet ca. 300 andelseiere som ikke hadde betalt serviceavgiften for 2014, og disse er nå meldt ut. Utbetaling av andelskapital skjer imidlertid ikke før etter årsmøtet, og ettersom noen fortsatt innbetaler sitt utestående blir utmeldingen reversert slik at endelig nedgang kommer til å bli noe lavere. Forslag til vedtak: Årsmøtet fastsetter at serviceavgiften for 2015 opprettholdes uendret, med en fast avgift på kr 600 pluss kr 0,30 pr. obligatorisk andel som den enkelte andelseier har forpliktet seg til. Det maksimale antall andeler som legges til grunn for den enkelte andelseier settes til 11 333. Den maksimale serviceavgift settes til kr 4 000 for 2015.
Klækken Hotel, Klekken på Ringerike ENDRING AV VIKEN SKOG SA S VEDTEKTER, 4 Vedtektenes 4, niende og tiende avsnitt, lyder: «Dersom det obligatoriske andelsinnskuddet ikke er fullt innbetalt senest 10 år etter inntreden, skal restbeløpet innbetales kontant. Styret kan i særlig tilfelle innvilge lenger innbetalingstid. Dersom det obligatoriske andelsinnskuddet ikke innbetales i samsvar med avsnittet ovenfor, strykes eierskapet, og innbetalt beløp utbetales i samsvar med bestemmelsene i 8.» Ut fra innspill, både på tidligere årsmøter og høstmøter, ønsker styret nå å myke opp disse bestemmelsene, og foreslår derfor overfor årsmøtet å stryke begge avsnitt. Forslag til beslutning: Årsmøtet slutter seg til styrets forslag til endring av 4 i vedtektene for Viken Skog SA.
Klækken Hotel, Klekken på Ringerike ENDRING AV VIKEN SKOG SA S VEDTEKTER, 17 Vedtektenes 17, første avsnitt, lyder: «Viken Skog SA kan ha en kontrollkomité bestående av tre årsmøtevalgte medlemmer med personlige varamedlemmer. Valget gjelder for tre år. Hvert år er ett medlem på valg.» Ut fra innspill, ønsker Valgkomiteen å endre «personlige varamedlemmer» til «varamedlemmer i nummerorden» (se vedlagte brev datert 31.01.15). Dette for at varamedlemmene skal få en tettere kontroll med Kontrollkomiteen og dennes arbeid. Styret foreslår på ovennevnte bakgrunn følgende ny formulering av 17 i vedtektene: «Viken Skog SA kan ha en kontrollkomite bestående av tre årsmøtevalgte medlemmer. Valget gjelder for tre år. Hvert år er ett medlem på valg. I tillegg velger årsmøtet hvert år to varamedlemmer i nummerorden.» Forslag til beslutning: Årsmøtet slutter seg til styrets forslag til endring av 17 i vedtektene for Viken Skog SA. Vedlegg: Brev fra Valgkomiteen i Viken Skog SA
Valgkomiteen i Viken Skog v/leder Kari Marie Engnæs 31.01.15 Styret i Viken Skog v/styreleder Olav Breivik. Forslag til endring av vedtektenes 17 - Kontrollkomite Som en del av arbeidet i valgkomiteen hadde vi den 20.01.15 møte med kontrollkomiteens leder Steinar Fretheim. I den forbindelsen kom vi naturlig innom vedtektenes «17 Kontrollkomite» som lyder: - Viken Skog SA kan ha en kontrollkomite bestående av tre årsmøtevalgte medlemmer med personlige varamedlemmer. Valget gjelder for tre år. Hvert år er ett medlem på valg. I etterkant av dette møtet stilte valgkomiteen seg spørsmålet om hvor hensiktsmessig det er med personlige varamedlemmer til kontrollkomiteen når styret og valgkomiteen har varamedlemmer i nummerorden. Slik valgkomiteen ser det, vil det være svært sjelden at disse varamedlemmene blir involvert i kontrollkomiteens arbeid da det vil variere hvem som er aktuell for innkalling til møte, og det vil kunne være vanskeligere å bidra på en tilfredsstillende måte. Med dette som bakgrunn konkluderte valgkomiteen med å sende en henstilling til styre om vedtektsendring. Valgkomiteen ber styret om å vurdere en endring av vedtektenes 17 til: - Viken Skog SA kan ha en kontrollkomite bestående av tre årsmøtevalgte medlemmer. Valget gjelder for tre år. Hvert år er ett medlem på valg. I tillegg velger årsmøtet hvert år to varamedlemmer i nummerorden. Dette forslaget vil kunne bidra til at 1. varamedlem er tettere på kontrollkomiteens arbeid og gi den det gjelder et større eierforhold til dette viktige arbeidet. For valgkomiteen Kari Marie Engnæs leder
Klækken Hotel, Klekken på Ringerike INSTRUKS FOR KONTROLLKOMITEEN Instruksen må korrigeres i forhold til at Viken Skog nå er et samvirke (SA) og ikke et BA. Ordet andelslag er skiftet ut med samvirke og BA er byttet ut med SA. Instruksen er også revidert som en konsekvens av at det er lagt opp til vedtektsendring når det gjelder varamedlemmer til Kontrollkomiteen. I vedtektene legges det opp til varamedlemmer i nummerorden i stedet for personlige varamedlemmer, som har vært tidligere praksis (ref. foregående sak). Styrets forslag til beslutning: Årsmøtet godkjenner styrets forslag til Instruks for Kontrollkomiteen i Viken Skog SA. Vedlegg: Instruks for Kontrollkomiteen i Viken Skog SA
Instruks for Kontrollkomiteen i Viken Skog SA 1. Kontrollkomiteen er årsmøtets kontrollorgan av samvirket ledelse. Den er ansvarlig overfor årsmøtet og skal minst en gang årlig legge frem en skriftlig beretning. 2. Kontrollkomiteen består av 3 medlemmer med to varamedlemmer i nummerorden i henhold til samvirket vedtekter 17. Komiteen velger selv sin leder. Kontrollkomiteen skal som hovedregel ha minst 3 møter i året. Komiteen skal for øvrig ha møte så ofte dens leder mener det er nødvendig eller når det forlanges av ett av komiteens medlemmer. 3. Kontrollkomiteen skal føre tilsyn med samvirkets virksomhet og påse at virksomheten drives, og disposisjoner skjer i samsvar med vedtekter, vedtak, instrukser og retningslinjer truffet av samvirkets årsmøte og styre. Kontrollkomiteen kan kreve opplysninger fra styrets leder, daglig leder, revisor og andre ansatte eller tillitsvalgte og eventuelt innkalle disse til sine møter. Disse holdes ordinært på samvirket hovedkontor. 4. Kontrollkomiteen skal få seg forelagt styrets protokoll, revisors protokollanmerkninger og beretning. Utskrift av styrets protokoll skal oversendes etter hvert styremøte. Komiteen skal ha adgang til samvirkets korrespondanse og løpende regnskap og skal få oversendt kopier av viktige rundskriv, meddelelser m.v. til ansatte, andelseierne og eksterne forbindelser. Komiteen kan også innhente opplysninger for vurdering av samvirkets virksomhet. 5. Kontrollkomiteen skal påse at beslutninger og disposisjoner ligger innenfor styrets og daglig leders myndighet og er truffet i foreskrevne former. Kontrollkomiteen skal føre tilsyn med at samvirkets midler og eiendeler anbringes og ivaretas på en hensiktsmessig og betryggende måte. 6. Kontrollkomiteen skal underrette styret dersom den finner forhold som bør rettes eller anses utilstrekkelig opplyst.
SIDE 2 7. Kontrollkomiteen skal påse at revisjon skjer betryggende og at revisjonens anmerkninger blir fulgt opp. Kontrollkomiteen gir innstilling ved valg av revisor. 8. Kontrollkomiteen skal ved årets avslutning foreta en kritisk gjennomgåelse av styrets årsmelding og forslag til regnskap. Vedrørende regnskapet skal komiteen spesielt: a) Påse at det nyttes samme vurderingsprinsipper fra år til år eller at det redegjøres for eventuelle endringer i disse når det gjelder lagerbeholdninger, verdiansettelser og avskrivninger. b) Vurdere samvirkets likviditet og egenkapitalandel. c) Kontrollere sene og store debitorer samt samvirkets ordninger for sikkerhetsstillelse. I sin beretning skal kontrollkomiteen redegjøre for sine vurderinger i henhold til ovenstående samt pkt. 3 og pkt. 5. 9. Kontrollkomiteen legger frem sin beretning for årsmøtet slik som nevnt under pkt. 1 og pkt. 8. Beretningen kan sendes ut sammen med sakspapirene til årsmøtets delegater. Årsmøtets ordfører eller Kontrollkomiteen kan for øvrig fremme for årsmøtet saker som komiteen har behandlet dersom særlige forhold skulle tilsi det. Kontrollkomiteen kan i tilfelle kreve at ordfører innkaller til ekstraordinært årsmøte i samsvar med vedtektenes 11. 10. Kontrollkomiteen skal fremme forslag for årsmøtet om godtgjørelse for Valgkomiteens medlemmer. 11. Kontrollkomiteen skal kontrollere gjennomføringen av valg samt opptelling av valgresultat. Kontrollkomiteen er ankeinstans for ekskluderte andelseiere. 12. Kontrollkomiteen skal føre protokoll over sine møter med opplysning om de forhold og saker som er gjennomgått og resultatet av dette. Avskrift av protokollen sendes samvirkets ordfører og styrets leder etter hvert møte. Kontrollkomiteen skal for øvrig holde styrets leder og daglig leder underrettet om forhold som den anser for å være av betydning for bedømmelsen av samvirkets virksomhet. Protokoll undertegnes etter hvert møte. Kontrollkomiteens medlemmer har, bortsett fra sin innberetningsplikt til samvirkets ordfører og styrets leder samt beretning og orientering i samvirkets årsmøte, taushetsplikt om de forhold de får kjennskap til i sin virksomhet. 13. Kontrollkomiteens medlemmer har krav på reisegodtgjørelse etter de satser samvirkets årsmøte fastsetter og mottar dessuten godtgjørelse fastsatt av årsmøtet.
Klækken Hotel, Klekken på Ringerike INSTRUKS FOR VALGKOMITEEN Instruksen må korrigeres i forhold til at Viken Skog nå er et samvirke (SA) og ikke et BA. Ordet andelslag er skiftet ut med samvirke og BA er byttet ut med SA. Styrets forslag til beslutning: Årsmøtet godkjenner styrets forslag til Instruks for Valgkomiteen i Viken Skog SA. Vedlegg: Instruks for Valgkomiteen i Viken Skog SA
Instruks for Valgkomiteen i Viken Skog SA 1. Valgkomiteen skal forberede og lage en velbegrunnet innstilling på kandidater til de forskjellige tillitsverv som skal besettes ved valg på årsmøtet i Viken Skog SA. 2. Valgkomiteen består av 5 medlemmer valgt av årsmøtet i samsvar med vedtektene 12. Årsmøtet velger leder i valgkomiteen. Valgkomiteen velger selv komiteens nestleder. 3. Viken Skog SA sørger for innkalling til 1. møte i valgkomiteen, slik at valgkomiteen kommer tidlig i gang med sitt arbeid. Valgkomiteens innstilling skal foreligge innen utgangen av januar, slik at dens innstilling kan behandles på andelseiermøtene (årsmøtene) i skogeierområdene. 4. Valgkomiteen skal som grunnlag for sitt arbeid få seg forelagt en oversikt over hvilke tillitsvalgte som er på valg, samvirkets vedtekter og instruks for valgkomiteen. 5. Valgkomiteen bør kontakte valgkretsene (skogeierområdene) med informasjon om hvem som er på valg for å få innspill på kandidater til disse posisjonene. 6. Valgkomiteen skal stille forslag på kandidater til alle tillitsverv i overensstemmelse med vedtektenes bestemmelser. Komiteen skal forvisse seg om at de foreslåtte kandidater er valgbare og undersøke om de er villige til å påta seg slike verv. Valgkomiteen skal vurdere kandidatenes habilitet i forhold til tillitsverv slik at det unngås i så stor grad som mulig at en tillitsvalgt må erklære seg inhabil. Forhold som bør vurderes er: Om en kandidat, dennes ektefelle, samboer eller øvrige familie (søsken, søskenbarn og slektninger i rett opp- og nedstigende linje) har økonomiske interesser i forhold til Viken Skog SA. Om en kandidat, dennes ektefelle, samboer eller øvrige familie har økonomiske interesser i Viken Skog SA s nærstående parter. Som Viken Skog SA s nærstående parter er definert selskaper hvor Viken Skog SA eier mer enn 20%. Om en kandidat har verv i andre skogrelaterte organisasjoner. Om en kandidat har slektninger ansatt i, eller som tillitsvalgte i, Viken Skog SA og kan komme i en situasjon hvor kandidaten skal vurdere/eller delta i vurdering av den beslektedes arbeid. Kandidater som har et ansettelsesforhold i Viken Skog SA er ikke valgbare. Når komiteen foreslår ny kandidat uten at sittende tillitsvalgt har frasagt seg gjenvalg, skal sistnevnte underrettes straks av valgkomiteens leder.
SIDE 2 7. Valgkomiteen har plikt til å søke og skaffe seg informasjoner om hvilke kvalifikasjoner som er ønskelig for kandidater til de ulike tillitsverv og ut fra dette finne frem til de personer som best fyller kravene. Komiteen skal ut fra vedtektenes bestemmelser og egne vurderinger, finne frem til de beste kandidater med bredest mulig erfaring, til de ulike tillitsverv. 8. Valgkomiteen møter på årsmøtet og komiteens leder legger frem dens innstilling. Valgkomiteen skal søke å gi konkrete og faktiske opplysninger om de foreslåtte kandidater. Hver av valgkomiteens medlemmer har rett til å gjøre rede for sitt standpunkt. Valgkomiteen har plikt til å besvare spørsmål fra årsmøtets deltakere. 9. Valgkomiteens innstilling skal fremgå av protokollen og med angivelse av stemmetall dersom innstillingen ikke er enstemmig. 10. Valgkomiteen legger frem forslag for årsmøtet på godtgjørelse til andelslagets tillitsvalgte.
Klækken Hotel, Klekken på Ringerike VALG Det foretas valg etter vedtekter. Forslag til vedtak: Se vedlagte innstilling fra Valgkomite og Kontrollkomite.
Innstilling fra Viken Skog SA s Valgkomite Personer på valg: a) Styreleder: Olav Breivik (Hessa) b) Styremedlemmer: Gudbrand Gulsvik (Hallingdal) Ann-Mari Skinne (Smaalenene) c) Nestleder i styret: Gudbrand Gulsvik (Hallingdal) Valgkomiteens innstilling: o Olav Breivik (Hessa) o Gudbrand Gulsvik (Hallingdal) o Ann-Mari Skinne (Smaalenene) o Gudbrand Gulsvik (Hallingdal) d) Varamedlemmer til styret i nummerorden: 1. Kristine Nore (Kr.-Modum) o Kristine Nore (Kr.-Modum) 2. Magne Gran (Midtre Vestfold) o Magne Gran (Midtre Vestfold) 3. Vegard Tønsberg (Østre Romerike) o Gunnar Fjeld (Follo) Gjenværende i styret (ikke på valg): Bjørn Sorteberg (Krødsherad-Modum) Grete Sønsteby (Numedal) Personer på valg: Valgkomiteens innstilling: e) Ordfører/varaordfører: Ordfører: Marit Hougsrud (Sør-Aurdal) o Marit Hougsrud (Sør-Aurdal) Varaordfører: Lars Sollie (Tønsbergdistriktet) o Lars Sollie (Tønsbergdistriktet) Personer på valg: Valgkomiteens innstilling: f) Medlem til Kontrollkomiteen: 1. Olav O. Evju (Numedal) o Olav O. Evju (Numedal) Varamedlemmer til Kontrollkomiteen i nummerorden: 1. Tone Aa. Granerud (Follo) 2. Vegard Tønsberg (Østre Romerike) Gjenværende i Kontrollkomiteen (ikke på valg): Turid Berglund Ekeberg (Hallingdal) Steinar Fretheim (Søndre Land og Fluberg)
SIDE 2 Personer på valg: g) Medlem til Valgkomiteen på valg: Sigurd Storemoen (Buskerud) Valgkomiteens innstilling: o Karin Kvarteig (Buskerud) Varamedlem til Valgkomiteen: 1. Gunnar Berg (Oppland) Grunnet at Jon Hallvard Brevig (Østfold) har trukket seg må det velges nytt medlem fra Østfold: Medlem til Valgkomiteen på valg: Jon Hallvard Brevig Valgkomiteens innstilling: o Trond Anstensrud Gjenværende i valgkomiteen (ikke på valg): Kari Marie Engnæs(Oppland) (1 år) Anne Andvik (Vestfold) (2 år) Ole Semming Wiig (Akershus) (2 år) Person på valg: h) Leder i Valgkomiteen: Kari Marie Engnæs (Oppland) Valgkomiteens innstilling: o Kari Marie Engnæs (Oppland) Innstilling fra Viken Skog SA s Kontrollkomite På valg: i) Revisor: Ernst & Young Kontrollkomiteens innstilling: o Ernst & Young