Rapport forvaltningsrevisjon Overformynderiets rolle i forhold til hjelpevergen Hemne kommune

Transkript

1 Rapport forvaltningsrevisjon Overformynderiets rolle i forhold til hjelpevergen Hemne kommune 2005

2 FORORD Denne forvaltningsrevisjonen er gjennomført på oppdrag av Hemne kommunes kontrollutvalg i perioden august - desember Undersøkelsen er utført i henhold til NKRFs standard for forvaltningsrevisjon, RSK 001. Det er den første forvaltningsrevisjonen som Revisjon Midt-Norge IKS utfører for Hemne kommune, og vi vil takke alle som har bidratt konstruktivt med informasjon i undersøkelsen. Orkanger, Ann Katharine Gardner /s/ Ansvarlig forvaltningsrevisor Ann Jorid K. Hyttens /s/ Revisor Revisjon Midt-Norge IKS Side 2 av 23

3 Innholdsfortegnelse side FORORD SAMMENDRAG INNLEDNING BAKGRUNN FOR PROSJEKTET HJEMMEL FOR FORVALTNINGSREVISJON LITT BAKGRUNNSINFORMASJON OM OVERFORMYNDERIET OG HJELPEVERGENE PROBLEMSTILLINGER OG REVISJONSKRITERIER PROBLEMSTILLING AVGRENSNINGER AV PROSJEKTET REVISJONSKRITERIER METODE OG GJENNOMFØRING METODE GJENNOMFØRING HØRING OPPNEVNING OG SAMMENSETNING KRITERIER OG REVISORS FUNN REVISORS VURDERING KUNNSKAP OG VEILEDNING KRITERIER OG REVISORS FUNN REVISORS VURDERING RAPPORTERING KRITERIER OG REVISORS FUNN REVISORS VURDERING TILSYN OG KONTROLL KRITERIER OG REVISORS FUNN REVISORS VURDERINGER OVERFORMYNDERIETS HØRINGSUTTALELSE REVISORS KONKLUSJON REVISORS ANBEFALINGER KILDER Revisjon Midt-Norge IKS Side 3 av 23

4 0. SAMMENDRAG I denne rapproten har vi vurdert om overformynderiet har etablert rutiner for hjelpevergeordningen som bidrar til å sikre klientens midler. Vi har forsøkt å måle våre funn ut fra følgende kriterier: 1. Oppnevning av hjelpeverge skal være i samsvar med krav i lov, forskrift og andre bestemmelser 2. Oppnevnt hjelpeverge skal ha tilstrekkelig kunnskap om oppgaven 3. Overformynderiet bør stille krav om rapportering fra hjelpevergen 4. Overformynderiet bør føre tilsyn og kontroll med hjelpevergens virksomhet Prosjektet kjøres samtidig i alle 14 kommunene som Revisjon Midt-Norge reviderer. Rapporten vil derfor også inneholde noen sammenligninger med andre kommunene i undersøkelsen. Våre funn er basert på intervju av overformynderne, samt gjennom dokumentanalyse av innhentede dokumenter. Overformynderne er oppnevnt av Hemne kommunestyre, og begge ble valgt inn i sine verv i Siden begge ble valgt i 2003 har de ennå ikke klart å tilegne seg så stor erfaring på området, og en har heller ikke klart til å få til en viss overlapp av kunnskap ved at begge ble valgt samtidig. Vi har avdekket en svakhet i rutinen for med overformynderiets oppnevning av hjelpeverger. Denne går ut på at overformynderiet i forbindelse med oppnevning av nye hjelpeverger ikke foretar en konkret vurdering av hjelpevergens habilitet og egnethet. Ellers ser det ut til at rutinene for oppnevnelse fungerer tilfredsstillende. Overformynderiet formulerer oftest hjelpevergens mandat meget generelt. Dette kan stride mot et grunnleggende prinsipp, minste middels prinsipp, som betyr at hjelpevergen ikke skal få tildelt større mandat enn nødvendig. I likhet med de andre overformynderiene i undersøkelsen, gis det ikke godtgjørelse til hjelpevergene i Hemne overformynderi. Det er ikke krav om dette i henhold til lovverket. Hemne overformynderi har også kun hatt få tilfeller av utgiftsdekning til hjelpeverger. Hjelpevergen har i henhold til lovverket krav på dette. I forbindelse med oppnevning av hjelpeverger deler overformynderiet ut en del skriftlig informasjon. I tillegg har de møter med hjelpevergen i forkant av oppnevnelsen. Med dette som utgangspunkt har hjelpevergen et godt grunnlag til å ta fatt på sitt verv som hjelpeverge, og overformynderiet har gitt en tilfredsstillende opplæring av hjelpevergen. Overformynderiet stiller ikke dokumentasjonskrav for hjelpeverger med regnskapsplikt, men krever kun at regnskapsskjemaet sendes inn til overformynderiet årlig. Ved at hjelpevergene kun sender inn regnskapsskjemaene, har overformynderiet ikke nok dokumentasjon til å foreta en tilfredsstillende etterkontroll av regnskapene. 20 av 22 hjelpeverger er fritatt for regnskapsplikt i Hemne. Fritakene blir fattet i form av enkeltvedtak som er i henhold til lovverket. Overformynderiet stiller heller ikke dokumenta- Revisjon Midt-Norge IKS Side 4 av 23

5 sjonskrav for hjelpeverger som er fritatt for regnskapsplikt. Dette gjør at overformynderiet også får vanskeligheter med å ivareta sin tilsyns- og kontrollplikt overfor disse hjelpevergene. Vi vil anbefale Hemne overformynderi å gjennomføre følgende tiltak: Sørge for en overlapp av kunnskap i overformynderiet ved at medlemmene blir valgt for ulike år. Utarbeide en totaloversikt over den samlede formue som forvaltes av hjelpevergene. Sørge for at det ved oppnevnelsen av hjelpeverger blir foretatt en konkret vurdering av habilitet og egnethet. Sørge for at mandatet er klart definert med utgangspunkt i minste middels prinsipp. Retningslinjer for utgiftsdekning bør utarbeides, og alle hjelpeverger bør få informasjon om disse. Overformynderiet skal godkjenne utgiftsdekningen før utbetaling. Sørge for at skjema for registrering av bo blir utfylt av nye hjelpeverger. Sørge for at det blir utarbeidet retningslinjer til regnskapsavleggelsen, herunder dokumentasjonskrav, frister osv. for hjelpeverger med regnskapsplikt. Sende ut årlige informasjonsbrev før regnskapsavleggelsen. Sørge for å foreta en grundigere gjennomgang av mottatte hjelpevergeregnskap mot underlagsdokumentasjon. Innhente selvangivelse og utskrifter fra bank fra hjelpeverger som er fritatt for regnskapsplikten, og foreta kontrollhandlinger overfor disse. Dokumentere for utført kontroll av hjelpevergeregnskapene med signatur. Revisjon Midt-Norge IKS Side 5 av 23

6 1. INNLEDNING 1.1 Bakgrunn for prosjektet Prosjektet er initiert i fra Revisjon Midt-Norge IKS, på bakgrunn av vår erfaring med revisjon av hjelpevergeregnskaper i kommunene. Gjennom revisjonen har vi sett at kvaliteten på de avlagte hjelpevergeregnskaper er svært varierende, og at det er store forskjeller i hvor mye veiledning, tilsyn og kontroll overformynderiet utøver i forhold til hjelpevergene. Kontrollutvalget har gitt sin tilslutning til at prosjektet skal gjennomføres i KU-sak 11/ Hjemmel for forvaltningsrevisjon Revisjonsarbeidet skal omfatte forvaltningsrevisjon, jfr. kommuneloven 78 nr 2 og forskrift om revisjon 6. Forvaltningsrevisjonens innhold fremgår av forskrift om revisjon 7: Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. 1.3 Litt bakgrunnsinformasjon om overformynderiet og hjelpevergene Det er Lov om vergemål for umyndige med tilhørende forskrifter som regulerer overformynderiets ansvarsområde. Loven er i fra 1927, og ble opprinnelig utarbeidet for å ivareta umyndiges interesser. Etter hvert så man behovet for å få bestemmelser som også dekket myndige personers hjelpebehov, og de første bestemmelsene om hjelpeverger kom i Denne ordningen var ment som en midlertidig løsning og kun for spesielle tilfeller. I 1961 ble ordningen utvidet slik at den kunne være en permanent ordning for myndige personer, og i 1990 fikk loven den form den har i dag. En hjelpeverge oppnevnes derfor for en myndig person som har et begrenset hjelpebehov. I noen tilfeller kan også hjelpeverge oppnevnes for en mindreårig. Dette kan være i tilfeller der den ordinære vergen ikke kan ivareta den mindreåriges interesser i en eller flere saker. Overformynderiet er et kommunalt organ, men er en uavhengig instans innad i kommunen. Dette innebærer at rådmannen eller kommunestyret ikke har noen instruksjons- eller styringsrett i overformynderiets saker. Det er fylkesmannen som er tilsynsmyndighet og klageorgan for overformynderiets virksomhet. Kommunen kan komme i et erstatningsansvar for umyndiges midler i samsvar med vergemålslovens 92. Denne paragrafen gjelder ikke på samme måte for hjelpevergene, men kommunen kan likevel komme i en situasjon der den blir holdt ansvarlig for denne virksomheten. Overformynderiet oppnevnes i hver kommune, og består av minimum to overformyndere. I tillegg skal oppnevnes vararepresentanter. Overformynderne velges av kommunen for fire år ad gangen. For å få en rullering velges en overformynder hvert annet år. I noen tilfeller har overformynderiet en fast formann i tillegg til de valgte overformynderne. Dette er en person som er ansatt i kommunen, og mottar lønn derifra. Den faste formann skal i flg. vergemålslovens 28 ha samme egenskaper som dommere. Det er normalt de store byene som har fast formann. En umyndig person, enten mindreårig eller umyndiggjort, skal ha oppnevnt en verge. Vergen inntrer i vedkommendes sted og forestår alle rettslige disposisjoner på vegne av vedkommende. Overformynderiet plikter å forvalte midler for umyndige over kr ,-. En myndig person kan ha behov for bistand knyttet til særskilte oppgaver. I slike tilfeller kan det oppnevnes en hjelpeverge. Hjelpevergens myndighetsområde vil være vesentlig mer begrenset enn en verges myndighetsområde, og skal være tilpasset den enkelte persons hjelpebehov. Revisjon Midt-Norge IKS Side 6 av 23

7 I september 2004 ble NOU 2004:16 Vergemål publisert. Denne skisserer forslag til ny vergemålslov. Forslaget innebærer en endring i lovverket som skal gjøre det mer hensiktsmessig og tidsriktig ut i fra dagens situasjon. Forslaget har vært ute til høring med høringsfrist , men det er foreløpig uklart når lovforslaget blir lagt fram for politisk behandling. Forslaget innebærer en del endringer i forhold til dagens regelverk, der ivaretakelsen av den hjelpetrengendes rettssikkerhet er det overordnede målet. Dette krever en økende profesjonalisering av overformynderiet og vergemålsoppgaven. Sett i forhold til prosjektet er det enkelte forhold i lovforslaget som er viktig å merke seg. Lovforslaget legger opp til å fjerne skillet mellom begrepene hjelpeverge og verge, og benytter benevnelsen verge i begge tilfeller. Det er vergemålet som vil avgjøre om den hjelpetrengende fortsatt har sin rettslige handleevne. Lovforslaget viderefører og forsterker det minste middels prinsipp, som innebærer at vergemålet ikke skal gjøres mer omfattende enn nødvendig. Det betyr at mandatet til vergen skal vurderes i det enkelte tilfelle. Videre foreslås å innføre en ordning med faste verger. Faste verger skal være profesjonelle, og kan være verger for flere personer. I dette ligger en erkjennelse av at det er vanskelig å finne egnede verger, og at det er behov for større profesjonalisering av vergemålsordningen. Lovforslaget legger også opp til at vergen skal ha en lovfestet rett til godtgjøring og utgiftsdekning for vergemålet. Dette begrunnes med at en slik rett vil lette rekrutteringen av verger og at det ikke lenger skal være slik at vergeoppdraget skal være veldedighet. 2. PROBLEMSTILLINGER OG REVISJONSKRITERIER 2.1 Problemstilling Følgende problemstilling er utformet for prosjektet: Har overformynderiet etablert rutiner for hjelpevergeordningen som bidrar til å sikre klientens midler? 2.2 Avgrensninger av prosjektet I prosjektet har vi sett på overformynderiets rolle i forhold til hjelpevergene. Vi har dermed ikke vurdert overformynderiets rammebetingelser for sin virksomhet. Selv om mange av bestemmelsene er likelydende for vergeordningen, omfatter prosjektet kun hjelpevergeordningen. Årsaken er at en hjelpeverge oppnevnes for å bistå personer som er myndige, og som derfor fortsatt har sin rettslige handleevne. En hjelpeverge skal dermed ha et begrenset myndighetsområde, mens en verge skal ivareta den umyndiges rettigheter fullt ut. Der det oppnevnes en hjelpeverge må derfor overformynderiet ha definert hvor langt hjelpevergens ansvars- og myndighetsområde går. For umyndige, som dermed vil ha oppnevnt en verge, har overformynderiet plikt til å forvalte midler over kr ,- 1. For en hjelpeverge setter loven ingen tilsvarende krav. Det blir dermed svært viktig å sikre at et hjelpevergeregnskap blir avlagt korrekt og rettidig, eller at overformynderiet på annen måte får en rapportering over hvordan midlene er brukt. Da en hjelpeverge kan ha ulike oppgaver i forhold til klienten, er prosjektet avgrenset til å omfatte hjelpevergens økonomiske forvaltning på vegne av klienten. Høsten 2004 ble forslag til ny vergemålslov publisert 2. Da den nye loven foreløpig ikke er vedtatt, har vårt arbeid vært basert på gjeldende vergemålslov. Vi har likevel valgt å se på 1 Beløpet ble hevet fra kr ,- fra 8. februar Jf. forskrift om grense for når overformynderiet skal forvalte umyndiges midler av nr NOU 2004:16 Vergemål Revisjon Midt-Norge IKS Side 7 av 23

8 hvilke endringer den nye loven legger opp til, ved vurdering av hvilke krav og forventninger i eksisterende lovverk som bør vektlegges overfor overformynderiet og hjelpevergene. 2.3 Revisjonskriterier Problemstillingen søkes besvart ved å belyse fire hovedkriterier: 1. Oppnevning av hjelpeverge skal være i samsvar med krav i lov, forskrift og andre bestemmelser 2. Oppnevnt hjelpeverge skal ha tilstrekkelig kunnskap om oppgaven 3. Overformynderiet bør stille krav om rapportering fra hjelpevergen 4. Overformynderiet bør føre tilsyn og kontroll med hjelpevergens virksomhet Revisjonskriteriene er utledet av aktuelle lover på området, som Lov om vergemål for umyndige av 1927 (vergemålsloven) og Lov om behandlingen av forvaltningssaker av 1967 (forvaltningsloven) med tilhørende forskrifter, Håndbok for overformynderiene 3, NOU 2004:16 Vergemål 4 og tilsynsrapporter fra Fylkesmannen etter avholdte tilsynsmøter i Melhus og Klæbu kommuner. Revisjonskriteriene er mer utdypet under behandlingen under respektivt avsnitt i rapporten. 3 METODE OG GJENNOMFØRING 3.1 Metode Ettersom mange kommuner skulle delta i prosjektet, var det ønskelig å framstille noe av de innsamlede data i en sammenlikning mellom kommunene. Datainnsamlingen er derfor gjennomført ved intervju med overformynderne i de 14 kommunene som Revisjon Midt- Norge IKS er revisor for. Det er 8 revisorer som har vært involvert i arbeidet, i tillegg til styringsgruppen. Intervjuene er gjennomført ved bruk av felles intervju-guide for alle overformynderi. I tillegg har vi gjennomført en dokumentanalyse av innhentede dokumenter som for eksempel standardbrev, orienteringer osv. som overformynderiet sender ut til sine hjelpeverger. Gjennomførte intervju er verifisert av overformynderne. Prosjektet ble satt i gang i august Intervju med overformynderne er gjennomført i oktober Gjennomføring Prosjektet er utført av Ann Jorid K Hyttnes. Ansvarlig forvaltningsrevisor for prosjektet har vært Ann Katharine Gardner. Styringsgruppen har bestått av Inge Storås og Anna Ølnes. 3.4 Høring Foreløpig rapport er sendt leder for overformynderiet til høring. Høringsfristen er satt til Gjenpart av høringsforslaget er sendt rådmannen til orientering. 3 Utgitt og publisert av Justisdepartementet. Ny utgave av håndboka er utgitt høsten NOU 2004:16 Vergemål, utredning med forslag til ny vergemålslov. Loven er ikke vedtatt pr november Revisjon Midt-Norge IKS Side 8 av 23

9 4 OPPNEVNING OG SAMMENSETNING 1. Revisjonskriterie: oppnevning av hjelpeverge skal være i samsvar med lov, forskrift og andre bestemmelser Kriterier og revisors funn Overformynderiets sammensetning og omfang Vergemålsloven kap. 3 setter kravene til overformynderiets sammensetning. Loven klargjør at det skal være en forretningsførende og en kontrollerende overformynder. Der det er oppnevnt fast formann 5 skal de valgte overformyndere også føre tilsyn med formannens forvaltning. I flg. vergemålslovens 63 med forskrifter plikter overformynderiet å forvalte kapital som overstiger kr ,- for umyndige, mens overformynderiet selv setter grensene for hvor mye hjelpevergene kan disponere. Den totale kapital som overformynderiets virksomhet dekker, vil derfor være summen av den kapital som forvaltes av overformynderiet og den kapital som forvaltes av hjelpevergene Funn i Hemne overformynderi Overformynderiet i Hemne kommune består av to personer. En er valgt som leder mens den andre fungerer som medlem. Det er valgt to personlige varamedlemmer for disse. Begge ble valt inn ved kommunevalget i Ingen av disse har erfaring fra overformynderi. Leder jobber som regnskapsfører og medlemmet er pensjonist. Overformynderiet har ikke kontor-/sekretærbistand ut over overformynderne, men de har tilgang til eget kontor i Hemne kommune. Før 2003 var det kommunekassen som førte regnskapet til overformynderiet. Overformynderiet har de to siste årene ført regnskapet sitt selv. I kommunen er det 22 personer som har oppnevnt hjelpeverge. Overformynderiet har 21 personer som er hjelpeverger, som betyr at en hjelpeverge ivaretar hjelpevergemål for to klienter. Overformynderiet forvalter en samlet formue på ca 5 mill., men overformynderiet er usikre på hvor stor formue hjelpevergene disponerer for sine klienter. Overformynderiet påpeker at hjelpevergene ikke disponerer formuer til sine klienter, men kun løpende inntekter for disse Funn samlet for overformynderiene i undersøkelsen Samtlige overformynderier som er med i undersøkelsen består av to personer. Ingen oppgir å ha fast formann etter vergemålslovens definisjon. Det er store forskjeller mellom de ulike overformynderiene når det gjelder hvor mye kapital som forvaltes. Figur 1 viser hvor mye overformynderiene forvalter utenom det som hjelpevergene disponerer. For overformynderiene i Hemne, Klæbu, Orkdal og Skaun kommuner, har man ikke oversikt over hvor mye hjelpevergene disponerer. Disse framstår derfor i diagrammet med kun en søyle. Tydal overformynderi har ikke kapital som forvaltes utover det som hjelpevergene disponerer, mens situasjonen er motsatt i Snillfjord overformynderi. Tallene som er presentert for Hitra er fra 2003, mens de øvrige tallene er fra Jf. vergemålslovens 28 Revisjon Midt-Norge IKS Side 9 av 23

10 Figur 1 (tall i hele 1000) Tydal Snillfjord Skaun Selbu Orkdal Midtre Gauldal Melhus Meldal Malvik Klæbu Hitra Hemne Frøya Agdenes Disp. av overformynderiet Disp. av hjelpevergene Mange overformynderi oppgir at de har kontor-/sekretærbistand utover overformynderne. Noen har kontor-/sekretærbistand i fast stillingsprosent, bistand til regnskapsføring, tilgang på eget kontor eller tilgang til juridisk kompetanse. Overformynderiene i Malvik, Frøya, Hemne, Hitra, Meldal og Tydal oppgir at de ikke har kontorhjelp utover overformynderne i det hele tatt. Overformynderiet i Melhus har bistand til regnskapsføring, mens overformynderiene i Agdenes, Klæbu, Midtre Gauldal, Selbu, Skaun og Snillfjord har kontorhjelp. Figur 2 gir en enkel oversikt over hvor stor stillingsandel overformynderiene disponerer i kontorhjelp. Figur 2 Overformynderi Agdenes Klæbu Midtre Gauldal Selbu Skaun Snillfjord Still.prosent Kontorhjelp 10-20% 20% 50% 20% 15% Ukjent still. størrelse Skaun overformynderi oppgir i tillegg å ha bistand til regnskapsføring utover kontorhjelpen Oppnevning av hjelpeverge Overformynderi som har fast formann, oppnevner selv hjelpeverger. Dersom overformynderiet ikke har fast formann, er det tingretten 6 som har den formelle oppnevningsmyndigheten. Vergemålslovens 90a angir hvilke vilkår som må være oppfylt før hjelpeverge kan oppnevnes. Loven legger ingen klare føringer for hvem som bør velges som hjelpeverge, men angir i 90c hvilke av vergemålslovens bestemmelser som gjelder for hjelpevergens funksjon, herunder habilitetsbestemmelser for vergen/hjelpevergen Funn i Hemne overformynderi Oppnevnelsen av hjelpeverger skjer på grunnlag av forespørsel/søknad fra helsevesen eller pårørende. Skjema for søknad om oppnevnelse av hjelpeverger benyttes. Dette fylles ut av pårørende eller helsevesenet, og attest av lege ligger ved eller er påført skjemaet. Klienten selv skriver under på skjemaet (dersom klienten er i stand til dette) at han/ho ønsker hjelpeverge. Forslag på hvem som skal oppnevnes som hjelpeverge er påført i søknaden. Overformynderiet gjennomgår søknaden og sender forslag på oppnevnelse av hjelpeverge til tingretten. Tingretten oppnevner hjelpeverge og sender ut beskjed om oppnevnelsen når denne har funnet sted. 6 Sør-Trøndelag tingrett Revisjon Midt-Norge IKS Side 10 av 23

11 På spørsmål om overformynderiet foretar habilitetsvurdering ved oppnevnelse av hjelpeverger, svarer overformynderne ulikt. Leder svarer at det ikke er særlig nødvendig med habilitetsvurdering, da det er små forhold (alle kjenner alle) i kommunen. Mens det andre medlemmet av overformynderiet sier at de alltid foretar habilitetsvurdering ved oppnevnelse av hjelpeverger og at de vurderer bakgrunnen til at hjelpevergen ønsker å være hjelpeverge. Overformynderiet i Hemne har i de fleste tilfeller (ca 75%) brukt pårørende ved oppnevnelse av hjelpeverger. Noen hjelpeverger er ansatt i kommunen, men disse er ikke valgt på bakgrunn av at de er kommunalt ansatt. Overformynderiet ønsker primært hjelpeverger som står myndlingen nært, dvs. ektefeller, barn eller søsken. Overformynderiet i Hemne opplyser at de til nå ikke har hatt problemer med å få tak i kvalifiserte hjelpeverger Funn samlet for overformynderiene i undersøkelsen De fleste overformynderi oppgir at de normalt mottar henvendelser fra helseinstitusjoner eller pårørende om at man ønsker en vurdering av om en person bør få oppnevnt hjelpeverge. Over halvparten av overformynderiene oppgir at de benytter et eget skjema for søknad om hjelpeverge. Skjemaet som benyttes er standard søknadsskjema som finnes vedlagt i Håndbok for overformynderi. På skjemaet må oppgis grunnlag for hjelpevergebehov, og en enkel oversikt over den hjelpetrengendes økonomi. Det kreves legeattest som bekrefter behov for hjelpeverge. På skjemaet skal også forslag til hjelpeverge føres opp. Her varierer praksis noe fra overformynderi til overformynderi. Enkelte mottar skjemaet ferdig utfylt fra søker med forslag til hjelpeverge. I andre tilfeller er denne rubrikken blank, og overformynderiet må selv komme med forslag til hjelpeverge. Skjemaet sendes i utfylt stand med overformynderiets signatur til Sør-Trøndelag tingrett, som foretar den formelle oppnevnelsen av hjelpevergen. Figur 3 viser hvor mange hjelpeverger overformynderiene i undersøkelsen hadde i 2004: Figur Agdenes Frøya Hemne Hitra Klæbu Malvik Meldal Melhus Tydal Snillfjord Skaun Selbu Orkdal Midtre Antall hjelpeverger Det er en klar tendens til at pårørende og andre voksne personer benyttes som hjelpeverger. Kommuneansatte benyttes også i en viss utstrekning. Ingen av overformynderiene oppgir at de har såkalt faste hjelpeverger 7. Det er også svært få som rapporterer at de benytter advokater/jurister som hjelpeverger. Det er svært store forskjeller mellom de ulike overformynderiene om hvem de foretrekker som hjelpeverger. Hele 6 av 14 overformynderi oppgir at de helst ser at hjelpevergen er en av den hjelpetrengendes pårørende. I motsatt fall oppgir to overformynderi at hjelpevergen bør 7 Faste verger her benyttet som begrep på personer som påtar seg hjelpevergeoppdrag profesjonelt. Forslag til ny vergemålslov legger opp til mer utstrakt bruk av faste verger. Revisjon Midt-Norge IKS Side 11 av 23

12 være en annen enn pårørende, mens 5 overformynderi oppgir at de ikke har særskilte prioriteringer på hvem de ønsker som hjelpeverge. Et flertall av overformynderiene oppgir at det er svært vanskelig å få kvalifiserte hjelpeverger. De av overformynderiene som ikke har opplevd dette som problematisk er gjerne blant de minste overformynderiene. På spørsmål om det foretas habilitetsvurdering av en foreslått hjelpeverge, oppgir 9 av 14 overformynderi at dette gjøres. Svært mange oppgir også lokalkunnskap i egen kommune som et viktig moment ved vurdering av om hvem som anses egnet til å være hjelpeverge. De av overformynderiene som oppgir at de ikke foretar konkret habilitetsvurdering, begrunner også dette med god lokalkunnskap og at denne legges til grunn ved valg av hjelpeverge Mandat Det er mandatet som setter grensene for hjelpevergens ansvars- og myndighetsområde. Der det er oppnevnt hjelpeverge skal minste middels prinsipp legges til grunn. Dette innebærer at hjelpevergens ansvars- og myndighetsområde ikke skal gjøes mer omfattende enn nødvendig. I forslag til ny vergemålslov er dette prinsippet videreført og ytterligere forsterket. I utredningen uttrykkes bekymring for at hjelpevergens myndighetsområde i praksis gjøres mer omfattende enn nødvendig. Både for å ivareta klientens rettssikkerhet og for å begrense hjelpevergens ansvar, er det viktig at overformynderiet ved oppnevnelse av hjelpevergen har en klar formening om hva hjelpevergens oppgave skal være Funn i Hemne overformynderi Overformynderiet oppgir at mandatet for hjelpevergen blir utarbeidet på bakgrunn av det som kommer frem som begrunnelse i søknaden. Defineringen blir hovedsakelig foretatt av overformynderiet, men i noen tilfeller kan tingretten endre noe i formuleringen i mandatet. Overformynderiet oppgir at man forsøker å tilpasse mandatet til den enkelte klient. Mandatet blir formidlet hjelpevergen ved samtaler/diskusjoner i forkant av oppnevnelsen og ved at tingretten sender ut oppnevnelsesbrev med mandat etter at oppnevnelsen har funnet sted. Kopi av dette brevet sendes hjelpevergen. Mandatene som overformynderiet definerer er oftest ganske generelle, og går i de fleste tilfeller ut på å yte en generell økonomisk bistand. I mandatene som er gitt er det ingen beløpsbegrensninger, men mandatene går i de fleste tilfeller på å disponere løpende inntekter for klienten. I tilfeller hvor klienten er bosatt i institusjon får hjelpevergen i tillegg som mandat å ivareta klientens forhold til offentlig myndighet (da spesielt helsevesenet med tildeling av plasser osv.) Funn samlet for overformynderiene i undersøkelsen I de overformynderi som er omfattet av denne undersøkelsen oppgir de fleste at det er overformynderiet som definerer myndighetsområdet for hjelpevergen. Fem av overformynderiene oppgir at de ikke foretar særskilt tilpasset definisjon av myndighetsområde. I slike tilfeller har man gjerne faste formuleringer som benyttes. Dette kan f.eks. være hjelpevergen skal ivareta NN s økonomiske interesser i sin alminnelighet. De fleste av overformynderiene formidler mandatet til hjelpevergen ved samtaler med hjelpevergen og ved oppnevnelsesbrevet fra tingretten. Samtalene finner sted i møter med hjelpevergen i forkant eller i etterkant av oppnevnelsen. De som har møter i forkant av oppnevnelsen begrunner dette med at hjelpevergen skal være klar over hva slags oppgave vedkommende har påtatt seg. Revisjon Midt-Norge IKS Side 12 av 23

13 Der klientene er bosatt i institusjon opplyser halvparten av overformynderiene at det er hjelpevergen som har ansvar for å klargjøre ansvarsfordelingen mellom institusjon og hjelpeverge. Mange har satt en begrensning på hvor mye hjelpevergen kan disponere. Figur 4 illustrerer variasjonene mellom kommunene på hvor mye hjelpevergen kan disponere. Figur 4 Antall overformynderi Ingen grenser Som figuren viser har mange valgt å begrense beløpene til kr ,-. I motsatt fall er det også mange som ikke har satt noen begrensning på hvor mye hjelpevergen kan disponere Godtgjøring til hjelpevergen Hjelpevergen har krav på å få dekket sine nødvendige utlegg, og kan også få godtgjøring for tapt arbeidsfortjeneste eller vederlag for arbeidet. Dette er hjemlet i vergemålslovens 17. Loven forutsetter at slike kostnader skal dekkes av klientens midler, dersom overformynderiet finner at vedkommende har tilstrekkelige midler. I motsatt fall skal kostnaden dekkes av kommunen. Det er overformynderiet som avgjør om kravene skal dekkes. I forslag til ny vergemålslov er det foreslått å innføre felles avlønning av vergene, ved at det innføres faste satser for slik godtgjøring. Dette henger sammen med et forslag om å ta i bruk faste verger, dvs. verger som er profesjonelle på området og som for eksempel kan være verger for mer enn en person Funn i Hemne overformynderi Overformynderiet har ikke egne retningslinjer for fast godtgjøring eller utgiftsdekning til hjelpevergen. Fast godtgjøring har heller ikke vært praktisert. Hjelpevergene gjøres muntlig oppmerksom på at de har krav på utgiftsdekning. Når det gjelder utgiftsdekning har dette vært praktisert noe. Faktiske utgifter ifbm reiser, ferier, legebesøk osv har blitt dekket. Utgiftsdekningen betales av klienten selv eller i spesielle tilfeller av andre instanser (for eksempel UDI). Overformynderiet har ingen krav til dokumentasjon ved utgiftsdekning av mindre beløp. Overformynderiet har heller ikke rutiner på at utgiftsdekningen skal godkjennes av overformynderiet før utbetaling. Ordningen bygger på tillit mellom partene Funn samlet for overformynderiene i undersøkelsen Ingen av overformynderiene i undersøkelsen oppgir at de har egne retningslinjer for godtgjøring til hjelpevergene. Det er også svært uvanlig at generell godtgjøring gis, og bare fire overformynderi sier at de i det hele tatt gir dette. Disse oppgir også at dette igjen kun gjøres i spesielle tilfeller. Beløpene som ytes varierer fra kr 1.000,- til kr 5.000,- pr år. Det er heller ingen av overformynderiene som oppgir at de har egne retningslinjer for utgiftsdekning til hjelpevergen. På den annen side sier seks overformynderi at de har orientert hjelpevergene om at det er mulig å få dekket utgifter knyttet til hjelpevergeoppdraget. Det er da normalt kostnader knyttet til kjøring, porto, telefon og tapt arbeidsfortjeneste som dek- Revisjon Midt-Norge IKS Side 13 av 23

14 kes. Halvparten av overformynderiene krever dokumentasjon før utbetaling av slik utgiftsdekning. Samtlige oppgir at slike kostnader dekkes av klienten, mens fem har hatt enkelttilfeller der kommunen har dekket kostnaden. 4.2 Revisors vurdering Overformynderiets sammensetning og omfang Overformynderiet i Hemne består av to personer (med personlige vara), en leder og ett medlem, som er oppnevnt av kommunestyret. I loven står det at overformynderiet minimum skal bestå av to personer, og at blant disse skal det være en forretningsførende og en kontrollerende overformynder. I Hemne skiller en ikke på disse funksjonene ved oppnevnelsen. Begge overformynderne ble valgt som nye i 2003, og har derfor ikke så stor erfaring på området. Ved at begge ble valgt inn i 2003 har en heller ikke klart å få til en overlapp, slik det anbefales. Overformynderiet forvalter selv ca 5 mill. i formue, mens de ikke har oversikt over hvor mye kapital hjelpevergene forvalter. Overformynderiet i Hemne er derfor ett av de minste overformynderiene som er med i undersøkelsen. Overformynderiet utfører regnskaps- og sekretærarbeidet selv, noe som er en relativt stor jobb selv om de er små. Det er derfor en klar fordel at den ene av overformynderne er pensjonist. Overformynderne mangler en totaloversikt som viser hvor stor kapital som samlet forvaltes av hjelpevergefunksjonen. En slik oversikt ville synliggjøre ansvaret for overformynderne på en bedre måte. Det å sette opp en oversikt over klientenes formue gjør det også lettere å vurdere helheten og den enkelte ressurs ut fra endringer i formue Oppnevning Oppnevningen av hjelpeverger i Hemne skjer i hovedsak på samme måte som i de fleste overformynderiene i undersøkelsen. Overformynderiet benytter et standardskjema for søknad om hjelpeverger. Dette bidrar til å sikre at relevante opplysninger blir tatt med og vurdert for oppnevning skjer. Overformynderiet krever også at det er søker som fyller ut dette skjemaet. Dette sikrer at personer med god kjennskap til klienten gjør vurderingene. Det er da viktig at overformynderiet gjør en selvstendig vurdering av opplysningene, noe som vi oppfatter blir ivaretatt av Hemne overformynderi. Vi mener at saksgangen for oppnevning av hjelpeverge i Hemne overformynderi er en normal saksgang som er forventet etter vergemålsloven. Overformynderiet plikter i sakens gang å foreta en habilitetsvurdering av hjelpevergen. Ved spørsmål om dette til overformynderne svarer den ene at dette alltid gjøres, mens den andre sier at det ikke blir foretatt en slik vurdering da forholdene i kommunen er slik at alle kjenner alle at en habilitetsvurdering derfor ikke er nødvendig. Dersom det ikke foretas noen konkret habilitetsvurdering, vurderer vi dette som en svakhet i oppnevnelsesprosessen. Overformynderiet foretrekker hjelpeverger som er en av den hjelpetrengendes pårørende eller står klienten nær, ut over dette har de ikke noen prioritert liste over hvem som kan være hjelpeverge. De fleste overformynderiene i undersøkelsen foretrekker pårørende som hjelpeverger. Bruk av pårørende som hjelpeverge er helt greit, da loven ikke har klare føringer for hvem som bør oppnevnes. Men det er likevel viktig å vurdere forskjellige kriterier før bestemmelsen av hvem som skal være hjelpeverge. Disse kriteriene er nevnt i vergemålsloven 7 og i håndbok for overformynderi pkt 7.4. Revisjon Midt-Norge IKS Side 14 av 23

15 4.2.3 Mandat Overformynderiet i Hemne ser på begrunnelsen for søknaden om oppnevning av hjelpeverge når mandatet for hjelpevergen skal formuleres og fastsettes. Dette er etter vårt syn et godt utgangspunkt. Dette fordi søker i mange tilfeller har bedre utgangspunkt til å vurdere hva behovet til klienten faktisk er enn det overformynderiet har, da overformynderiet normalt ikke kjenner klienten så godt. Mandatene som Hemne overformynderi definerer er ofte noe rundt formulert, og går i de fleste tilfeller ut på å yte generell økonomisk bistand til klienten. I noen tilfeller er mandatet utvidet med at hjelpevergen skal ivareta klienten interesser overfor offentlig myndighet. I følge NOU 2004:16 presiseres det at det er viktig at mandatet er klart definert. Ved definering av mandatet skal også minste middels prinsipp legges til grunn. Dette vil si at mandatet ikke skal gjøres mer omfattende enn nødvendig. Videre er vi av den oppfatning at det vil være enklere å fa tak i kvalifiserte hjelpeverger dersom mandatet er klart definert og tydelig avgrenset, slik at hjelpevergen klart kan lese ut fra mandatet hva oppgavene i forhold til klienten går ut på. Hemne overformynderi har ingen beløpsmessige begrensninger i hvor mye hjelpevergen kan disponere. Vi mener det er viktig med et beløpsmessig begrensning, da dette kan begrense skaderisikoen ved en eventuell mislighetssak. En slik avgrensning vil i større grad sikre klienten mot tap, og hjelpevergen mot ansvar for en annen persons midler. De beløpsmessige avgrensningene kan eventuelt komme frem ved en senere utdyping av mandatet Godtgjøring til hjelpevergen Ingen av hjelpevergene i kommunen mottar fast godtgjøring/lønn for sitt arbeid som hjelpeverge, men det har vært utbetalt utgiftsdekning for faktiske utgifter som de har ved utførelsen av vervet. Det er i henhold til lovverket anledning til å gi både godtgjøring og utgiftsdekning. Situasjonen er for øvrig den samme i alle kommunene i undersøkelsen når det gjelder godtgjøring/utgiftsdekning. Det har i de siste årene på landsbasis blitt vanskeligere å få tak i kvalifiserte hjelpeverger, da folk i større grad vegrer seg når det gjelder å ta på seg frivillig arbeid. I den nye vergemålsloven (jf NOU en) går en derfor inn for fast godtgjøring av alle hjelpeverger. Utgiftsdekningen betales av klienten, dette er i henhold til lovverket. Overformynderiet har ikke retningslinjer for verken godtgjørelse eller utgiftsdekning. Det er heller ingen krav til dokumentasjon ved slik utgiftsdekning, ei heller krav om attestering av kravet for utgiftsdekningen. Dette er etter vår mening en svakhet, da en ved å ha retningslinjer for utgiftsdekning får behandlet alle likt, og hjelpevergene er klar over hva de kan forvente å få dekket. Kravene til dokumentasjon av utgiftene samt krav om godkjenning av disse bør fremgå av retningslinjene. Samtlige hjelpeverger må i tillegg få en skriftlig orientering om muligheten om å få slik utgiftsdekning. 5 KUNNSKAP OG VEILEDNING 2. Revisjonskriterie: Oppnevnt hjelpeverge skal ha tilstrekkelig kunnskap om oppgaven Kriterier og revisors funn I flg. vergemålslovens 61 står hjelpevergen under overformynderiets tilsyn. I dette ligger at overformynderiet har en veiledningsplikt overfor hjelpevergen. For å ha den kunnskap som er nødvendig for å ivareta funksjonen som hjelpeverge, må hjelpevergen få tilstrekkelig opplæring i oppgaven. I NOU 2004:16 om ny vergemålslov oppgir utvalget som har utarbeidet lovforslaget, at man vurderte å lovfeste en særskilt opplæringsplikt overfor vergene. Utvalget Revisjon Midt-Norge IKS Side 15 av 23

16 kom til at dette ikke ble ansett som nødvendig, men forutsatte at overformynderiet vurderer vergens egnethet og kompetanse i hvert enkelt tilfelle Funn i Hemne overformynderi Overformynderiet i Hemne avholder møter med hjelpeverge i forkant av oppnevnelsen. På disse møtene gjennomgås/diskuteres bl.a. mandat, hjelpevergens oppgave, regnskapsplikt og overformynderiet spør hvorfor hjelpevergen vil ta på seg vervet. Ved oppnevnelsen gis det ut skriftlig informasjon om; oppnevnelsen fra tingretten, lovtekst, info om taushetsplikt/taushetsplikterklæring, heftet En orientering til hjelpevergen og eventuelt brosjyre om umyndige asylsøkere. Ellers ingen regelmessige infoskriv. Overformynderiet har ingen fast kommunikasjon/møter med hjelpevergene, men avholder møter med den enkelte ved behov, oftest ved henvendelse fra hjelpeverge eller pårørende. Overformynderiet har i den siste perioden ikke avholdt kurs eller felles møter for hjelpevergen. Overformynderiet har nå fått eget kontor i rådhuset i Hemne kommune. Overformynderiet har ingen sekretær- eller kontorbistand, og har heller ikke fast kontortid. Kommunens sentralbord henviser til overformynderiet ved spørsmål og telefoner, og mener selv at de er relativt tilgjengelig. Leder og medlem i overformynderiet har ikke vært på kurs og fått noen form for opplæring i sin rolle som overformyndere og sin rolle ovenfor hjelpevergene. Alt de har lært til nå er selvlært. Overformynderiet har ikke egne budsjettmidler til opplæring og kursing. Overformynderiet opplyser at det er en stor utfordring å sørge for at hjelpevergene har nok kunnskap og informasjon til å gjennomføre oppgaven som hjelpeverge, og at han har forstått hva oppgaven går ut på Funn samlet for overformynderiene i undersøkelsen Alle overformynderiene oppgir at de deler ut heftet En orientering til hjelpevergen 8. De fleste viser også til at brevet fra Tingretten med oppnevning av hjelpevergen blir utsendt. Tre overformynderi oppgir at de rutinemessig sender ut et orienteringsbrev ved årsskiftet, der man orienterer om krav til regnskapsavleggelsen. De fleste har kun telefonisk kontakt med hjelpevergen utover de formelle skriftlige dokumentene som sendes ut. Ett overformynderi oppgir at de har et møte med hjelpevergen i forkant av oppnevnelsen, for å klargjøre forventninger og krav til hjelpevergen. Ellers har fire overformynderi sagt at de har møter ved behov med hjelpevergene. Kun ett av overformynderiene oppgir at de har avholdt kurs for hjelpevergene de siste årene. Deltakelsen her var på ca 75%, noe som betegnes som meget bra. To overformynderier har et årlig fellesmøte med hjelpevergene i forbindelse med regnskapsavleggelsen. Møtene vies derfor i stor grad til regnskaps-spørsmål. Deltakelsen på møtet har vært på ca 20-25%, og oppfattes som noe lavt av overformynderiene. Ingen av overformynderne oppgir at de har fått særskilt opplæring i rollen som overformynder. Flere har imidlertid vært med på kurs og konferanser for overformynderi, som for eksempel Nettverk for overformynderi 9, og samlinger avholdt av fylkesmannen Hefte En orientering til hjelpeverger G-0199 B, utgitt av Justisdepartementet. 9 Nettverk for overformynderi er en organisasjon av og for kommunale overformynderi i Norge. De har egne nettsider med web-adresse: 10 Ble siste gang avholdt i Revisjon Midt-Norge IKS Side 16 av 23

17 Det er kun ett overformynderi som oppgir at de har fast kontortid der hjelpevergen kan få hjelp. Over halvparten av overformynderiene oppgir kun å være tilgjengelig på telefon, mens fire overformynderi har medlemmer som kan treffes på kontor i ordinær arbeidstid. Hele 10 overformynderi oppgir at den største utfordringen på området er å sørge for at hjelpevergene har tilstrekkelig kompetanse til å få avlagt et regnskap som kan godkjennes. Flere oppgir også at egen kompetanse anses å være for liten, og at det er vanskelig å finne egnede kurs. 5.2 Revisors vurdering Ved at overformynderiet har en tilsynsrolle overfor hjelpevergen, settes det også en forventning til at opplæring/veiledning må gis fra overformynderiet. Overformynderiet har ikke fast kontortid hvor de kan treffes, men har et sentralbord som kan formidle kontakt fra hjelpeverger og pårørende. Dette gjør at overformynderiet blir relativt godt tilgjengelig for hjelpevergene, men det er likevel viktig å orientere hjelpevergene om når, hvor og hvordan overformynderiet kan treffes. Lovverket som overformynderiet er omfattet av er et krevende lovverk, og kan både være vanskelig og tidkrevende å lære seg selv uten kursing. Ved å få ekstern opplæring ville kanskje overformynderiet kunne tilegne seg kunnskap om sin rolle raskere og bedre, og på denne måten være rustet til å betjene/hjelpe hjelpevergene på en bedre måte. Dette betinger da at de har egne budsjettmidler til dette. I møte ved oppnevnelsen av hjelpeverger gir overformynderiet informasjon/veiledning i hva rollen som hjelpeverge går ut på og informasjon om regnskapsplikt, i tillegg gir de ut en del skriftlig informasjon. Hjelpevergene kan også avtale møter med overformynderiet ved behov under vegs, hvor de kan ta opp problemer som de støter på. Vi mener at den informasjon og opplæring som overformynderiet gir ved oppnevnelsen, gir hjelpevergen et godt grunnlag til å ta fatt i sitt verv. 6 RAPPORTERING 3. Revisjonskriterie: Overformynderiet bør stille krav om rapportering fra hjelpevergen. 6.1 Kriterier og revisors funn Regnskapsplikt og dokumentasjonskrav I flg. vergemålslovens 61 står hjelpevergen under overformynderiets tilsyn. Dette innebærer at overformynderiet bør ha etablert rutiner for hvordan slikt tilsyn skal ivaretas. Lovens 77 krever at hjelpevergen i utgangspunktet skal avlegge årlig regnskap til overformynderiet for sitt vergemål. Dette kravet må ses i sammenheng med overformynderiets tilsynsplikt etter lovens 61. I mange tilfeller vil den årlige regnskapsrapporteringen være den eneste rapporteringen overformynderiet mottar fra hjelpevergen Funn i Hemne overformynderi For 2004 er det to regnskapspliktige hjelpeverger. Disse har levert regnskapsskjemaet til overformynderiet, men regnskapene er ennå ikke (pr ) sendt revisor. Overformynderiet krever ikke at standard skjema for hjelpevergens registrering av bo fylles ut ved nyoppnevnte verger eller ved skifte midt i året, men stiller muntlige spørsmål om dette til hjelpevergen. Regnskapspliktige hjelpeverger skal fylle ut standard regnskapsskjema med opplysninger om inngående og utgående saldo og bevegelser gjennom året. Overformynderiet har ingen krav til at underliggende bilag, årsoppgaver fra bank, selvangivelser og Revisjon Midt-Norge IKS Side 17 av 23

18 eventuelt andre bilag til regnskapet skal følge med når hjelpeverge avlegger regnskap til overformynderiet. Overformynderiet har ikke etablerte rutiner for levering av regnskap ved dødsfall eller ved skifte av hjelpeverge midt i året Funn samlet for overformynderiene i undersøkelsen To overformynderi oppgir at har fritatt samtlige hjelpeverger for regnskapsplikt. For de 12 overformynderi som krever regnskaper avlagt av hjelpevergene, var det 9 som for 2004 hadde mottatt alle regnskapene innen 1. august Av disse var det bare tre overformynderi som fikk alle hjelpevergeregnskapene godkjent av revisor. For fem overformynderi er regnskapene ikke revidert enda pr. 1. september Av de som krever regnskap avlagt oppgir de fleste at de både krever bankutskrifter, årsoppgaver fra bank og årsoppgaver lønn/pensjon. Det er mer variabelt om selvangivelse/utskrift av likning, arv-/gavemelding og skifteattest kreves. Når det gjelder krav til bilagsdokumentasjon for mindre innkjøp er det større variasjoner. Noen krever dokumentasjon for innkjøp over hhv. kr 2000,- eller kr 3000,- mens andre ikke har satt beløpsgrenser Fritak og dokumentasjonskrav Vergemålslovens 77 åpner for at hjelpevergen kan fritas for regnskapsplikt. I tilsynsmøter med kommunene har fylkesmannen presisert at fritak kun bør gis i enkle oversiktlige forhold. I Håndbok for overformynderi er det også anbefalt kun å gis når det foreligger beskjedne beløp. Det samme presiseres også av fylkesmannen i de tilsynsmøter som er avholdt i fylkets overformynderi i I flg. vergemålslovens 77 kan slikt fritak ikke gis dersom vergemålet omfatter drift av fast eiendom eller ervervsvirksomhet. Det skal gjøres en konkret vurdering av den aktuelle saken før fritak gis, og avgjørelsen skal fattes som enkeltvedtak, jf. forvaltningslovens kap. V og Håndbok for overformynderi kap. 3. Hjelpevergen står under overformynderiets tilsyn. Dette tilsynet skal også omfatte hjelpeverger som er fritatt for regnskapsplikten. Loven setter ingen krav til innsending av dokumentasjon, men i Håndbok for overformynderi er det anbefalt at overformynderiet minimum krever tilsendt kopi av selvangivelse og kontoutskrifter. Ved en gjennomgang av slike dokumenter kan overformynderiet skaffe seg oversikt over om det har skjedd endringer i vilkårene for å gi fritak Funn i Hemne overformynderi 20 av 22 hjelpeverger er fritatt for regnskapsplikt i Hemne. Det foreligger ingen retningslinjer for fritak for regnskapsplikten ut over lovverket, men overformynderiet påpeker at det kun gis fritak ved enkle og oversiktlige forhold med små inntekter og formuer. Overformynderiet vurderer fritak i hvert enkelt tilfelle, og gir fritak så sant dette er forsvarlig. Fritaket blir gjort i vedtaks form og blir protokollert. Overformynderiet har ingen dokumentasjonskrav fra hjelpeverger som er fritatt fra regnskapsplikt. Har i noen tilfeller selv hentet inn informasjon fra ligningsetaten Funn samlet for overformynderiene i undersøkelsen Det er svært stor variasjon blant overformynderiene når det gjelder antall hjelpeverger som er fritatt for regnskapsplikt. Dette er forsøkt illustrert i figur 5. Revisjon Midt-Norge IKS Side 18 av 23

19 Figur % 21-40% 41-60% 61-80% % Antall overformynderi Som figuren viser har fem overformynderi valgt å frita mindre enn 20% av hjelpevergene fra regnskapsplikten, mens fire overformynderi har valgt å frita flere enn 81%. De resterende fem overformynderiene har fritatt mellom 21% og 80% av hjelpevergene. Ingen av overformynderiene sier de har definert retningslinjer for når det kan gis fritak fra regnskapsplikten. De fleste oppgir at de følger lovens bestemmelser for når det ikke kan gis fritak, og mange legger til grunn at det skal være enkle og oversiktlige forhold med lave inntekter og formuer. Hele 9 av 14 overformynderi oppgir at de dokumenterer fritakene ved vedtak, hvorav tre sier de har gjort generelle vedtak. De tre som har gjort generelt vedtak er blant de som har gitt flest hjelpeverger fritak fra regnskapsplikten. 6.2 Revisors vurdering Regnskapsplikt og dokumentasjonskrav Overformynderiet i Hemne krever ikke at standard skjema for hjelpevergens registrering av bo fylles ut ved nyoppnevnte verger eller ved skifte midt i året, men stiller muntlig spørsmål om klienten innehar store formuer, eiendommer osv ved oppnevnelsesmøtet. Det er ikke noe krav om dette i lovverket, men dersom overformynderiet krever dette har de en dokumentasjon og et bedre grunnlag ved vurdering av fritak for regnskapsplikt. Etter vårt syn har Hemne overformynderi manglende dokumentasjonskrav til regnskapspliktige hjelpeverger. Vi mener at overformynderiet har vanskelig for å kunne føre sitt lovpålagte tilsyn med hjelpevergen når kun regnskapsskjemaet sende inn til overformynderiet uten underliggende dokumentasjon som bankutskrifter, selvangivelse og andre underliggende bilag. Vi er av den oppfatning at dokumentasjonskrav til hjelpevergene bør stilles, og komme klart frem slik at alle hjelpevergene er klare over hva som forventes ved oppnevnelsen Fritak og dokumentasjonskrav Ved spørsmål om fritak fra regnskapsplikt foretar overformynderiet en vurdering i hvert enkelt tilfelle, og fatter vedtak som protokolleres. Dette er i henhold til lovverket. Etter vårt syn burde overformynderiet likevel ha fastsatt noen retningslinjer for i hvilke tilfeller det kan gis fritak fra regnskapsplikten. Dette for å sikre likebehandling av hjelpeverger som har likelydende hjelpevergeoppdrag. Manglende dokumentasjonskrav fra hjelpeverger som er fritatt fra regnskapsplikt, reduserer overformynderiets muligheter for å kunne utøve sitt tilsyn med hjelpevergen. For eksempel kan det skje endringer i løpet av året som endrer vilkårene for fritaket. Revisjon Midt-Norge IKS Side 19 av 23

20 Etter vår vurdering er det positivt at Hemne overformynderi sørger for å få tilgang til selvangivelse/likningsutskrift fra klienter hvor hjelpeverge er fritatt fra regnskapsplikt. 7 TILSYN OG KONTROLL 4. Revisjonskriterie: Overformynderiet bør føre tilsyn og kontroll med hjelpevergens virksomhet. 7.1 Kriterier og revisors funn Overformynderiets kontrollrutiner i forhold til regnskapspliktige Vergemålslovens 81 krever at overformynderiet gjennomgår regnskaper avlagt av hjelpevergen, og skaffer seg visshet for at midlene er i behold. Loven gir også overformynderiet hjemmel til å kreve bilag og dokumentasjon. Bestemmelsen må sees i sammenheng med den tilsynsplikt overformynderiet har i forhold til hjelpevergen i lovens 61. Manglende regnskap eller mangelfulle regnskaper, vil redusere overformynderiets tilsyns- og kontrollmulighet med hjelpevergens virksomhet Funn i Hemne overformynderi Hemne overformynderi har ikke utarbeidet rutiner for manglende og mangelfulle hjelpevergeregnskaper, men oppgir at de trolig vil etterspørre regnskapet med senere purringer dersom dette skjer. De oppgir også at det ikke er utarbeidet rutiner for krav om regnskapsavleggelse dersom klienten dør i løpet av året, eller der hvor det foreligger skifte av hjelpeverge midt i året. Overformynderiet har hatt ett tilfelle hvor klienten døde, og i dette tilfellet krevde de ikke at hjelpeverge avla regnskap pr. dødsdato. Overformynderiet gjennomgår/kontrollerer de mottatte hjelpevergeregnskapene ved å sjekke om beløpene og sammenhengene i regnskapsskjemaet virker logiske. Det kontrolleres ikke mot underliggende dokumentasjon, da det ikke kreves at dette ligger ved regnskapene. Overformynderiet foretar ingen dokumentasjon av utført kontroll Funn samlet for overformynderiene i undersøkelsen Flere overformynderi oppgir at de ikke mottar alle hjelpevergeregnskapene, eller at disse er så mangelfulle at de ikke blir godkjent av revisor. I tillegg blir mange hjelpevergeregnskaper avlagt så sent at de fortsatt ikke er revidert 4 måneder etter at regnskapsfristen egentlig har gått ut. Hele fem overformynderi oppgir at regnskapene for 2004 ikke er revidert pr Over halvparten av overformynderiene oppgir at de purrer flere ganger på regnskaper som ikke er mottatt innen regnskapsfristen, men kun fire av disse oppgir at de vil vurdere å si opp hjelpevergen dersom man ikke mottar regnskap etter gjentatte purringer. Flere oppgir at de burde si opp hjelpevergen i slike tilfeller, men at dette ikke gjøres fordi det er vanskelig å få tak i hjelpeverge. Bare fem overformynderi oppgir at de vil kreve hjelpevergeregnskap avlagt der klienten har avgått ved døden i løpet av året. Der det har vært skifte av hjelpeverge i løpet av året, har kun noen få oppgitt at de vil kreve regnskap avlagt fra begge hjelpeverger for respektiv periode. Det er åtte overformynderi som ikke har tatt stilling til denne problemstillingen, da de enten har fritatt samtlige hjelpeverger for regnskapsplikt, eller de ikke har opplevd denne type problematikk tidligere. Revisjon Midt-Norge IKS Side 20 av 23