Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune

Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Arkivsak: 17/72 Møtedato/tid: 23.05.2017 Kl 10:00 Møtested: Steinkjer, Fylkets hus Møtedeltakere: Tove Eivindsen Arne Braut Egil Hestnes Forfall: Olav Huseby Eivind Stende (vara for Huseby) Ragna Vorkinnslien Helge Rønsåsbjørg (vara for Vorkinnslien) Kopi: Fylkesordfører Fylkesrådmann Revisjon Midt-Norge Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/sverre B. Midthjell på telefon 908 30 248, eller e-post: sverre.midthjell@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. I forkant av møtet blir det felles samling med kontrollutvalget i Nord-Trøndelag fylkeskommune: Kl. 10.00: Felles orientering om regionreformen i Danmark Kl. 11.30: Lunsj Kl. 12.00 ca. 13.30: Fellesrunde på evt. aktuelle fellesgjøremål/arrangement m.v. 2. halvår Ca. Kl. 13.30: Ordinær saksbehandling i det enkelte kontrollutvalg Trondheim, 16.05.2017 Tove Eivindsen (sign.) Leder av kontrollutvalget Sverre B. Midthjell Seniorrådgiver, Konsek

Sakliste Saksnr. Sakstittel 26/17 Referatsaker 27/17 Rapport fra forvaltningsrevisjon - kollektivtrafikk i distriktene 28/17 Revisor for Trøndelag fylkeskommune 29/17 Sekretariat for kontrollutvalget i Trøndelag fylkeskommune 30/17 Eventuelt

NORD TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINVITASJON Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune DATO: 23.05 2017 TID: 10.00 STED: Fylkets Hus - Drengstua og Kvenna Det vil være en fellessamling med begge kontrollutvalgene i NTFK og STFK kl. 10.00 11.30 hvor Distriktssenteret organiserer en orientering om regionreformen i Danmark Region Midtjylland. Lunsj kl 11.30-12.00. Etter lunsj er det satt av noe tid til videre fellesmøte med STFK KU, før behandling av saker etter saklisten. VELKOMMEN! Steinkjer, 16.05.2017 Ida Bruheim Derås/s/ Leder (sign) Einar Sandlund Kontrollsekretær Dir. tlf: 938 97 555 e-post: einar.sandlund@komsek.no KomSek Trøndelag IKS, Postboks 2564, 7735 STEINKJER, tlf: 74 11 14 76; e-post: post@komsek.no

Referatsaker Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune 23.05.2017 26/17 Saksbehandler Sverre B. Midthjell Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 17/72-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Vedlegg Saksprotokoll FT-sak 12/17, Kontrollutvalgets årsmelding for 2016 Saksprotokoll FT-sak 13/17, Rapport fra forvaltningsrevisjon - tilrettelagt skoleskyss Saksprotokoll FT-sak 14/17, Rapport fra forvaltningsrevisjon - tilpasset opplæring Rådmann kan nekte å svare revisor i møte Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Fylkestingets behandling av sak 12/17 Kontrollutvalgets årsmelding for 2016 2. Fylkestingets behandling av sak 13/17 Rapport fra forvaltningsrevisjon tilrettelagt skoleskyss 3. Fylkestingets behandling av sak 14/17 Rapport fra forvaltningsrevisjon tilpasset opplæring 4. Kommunal rapport 24.4.2017 Jan Fridthjof Bernt «Rådmannen kan nekte å svare revisor i møte»

SAKSPROTOKOLL Kontrollutvalgets årsmelding for 2016 Arkivsak-dok. 201706214 Saksbehandler Torbjørn Berglann Saksgang Møtedato Saknr 1 Kontrollutvalget 2015-2019 08.02.2017 11/17 2 Fylkestinget 2015-2019 26.04.2017 12/17 KONTROLLUTVALGETS INNSTILLING: 1. Kontrollutvalget vedtar utkast til årsmelding for 2016. 2. Kontrollutvalget legger årsmeldingen fram for fylkestinget med følgende innstilling: Fylkestinget tar kontrollutvalgets årsmelding for 2016 til orientering. Fylkestinget 2015-2019 har behandlet saken i møte 26.04.2017 sak 12/17 Protokoll Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Vedtak Fylkestinget tar kontrollutvalgets årsmelding for 2016 til orientering. side 1 av 1

SAKSPROTOKOLL Rapport fra forvaltningsrevisjon - tilrettelagt skoleskyss Arkivsak-dok. 201708417 Saksbehandler Torbjørn Berglann Saksgang Møtedato Saknr 1 Kontrollutvalget 2015-2019 07.04.2017 18/17 2 Komite for kollektivtrafikk og regional utvikling 2015-2019 05.04.2017 25/17 3 Fylkestinget 2015-2019 26.04.2017 13/17 KONTROLLUTVALGETS INNSTILLING: 1. Fylkestinget er tilfreds med at den økonomiske situasjonen i forbindelse med tilrettelagt skoleskyss nå ser ut til å være under kontroll. Fylkestinget ber fylkesrådmannen om å fortsette forbedringsarbeidet på området ved å: a. Sørge for at Sør-Trøndelag fylkeskommune og AtB kommer til enighet om hvem som skal være behandlingsansvarlig for data om brukerne av tilrettelagt skoleskyss b. Påse at AtB etablerer et tilfredsstillende system for internkontroll, herunder rutiner for håndtering av personopplysninger. c. Fortsette arbeidet med å forbedre styringsdata for tilrettelagt skoleskyss. 2. Fylkestinget ber om at fylkesrådmannen rapporterer om status for arbeidet innen utgangen av 2017. Fylkestinget 2015-2019 har behandlet saken i møte 26.04.2017 sak 13/17 Protokoll Votering Innstilling enstemmig vedtatt Vedtak 1. Fylkestinget er tilfreds med at den økonomiske situasjonen i forbindelse med tilrettelagt skoleskyss nå ser ut til å være under kontroll. Fylkestinget ber fylkesrådmannen om å fortsette forbedringsarbeidet på området ved å: a. Sørge for at Sør-Trøndelag fylkeskommune og AtB kommer til enighet om hvem som skal være behandlingsansvarlig for data om brukerne av tilrettelagt skoleskyss b. Påse at AtB etablerer et tilfredsstillende system for internkontroll, herunder rutiner for håndtering av personopplysninger. c. Fortsette arbeidet med å forbedre styringsdata for tilrettelagt skoleskyss. 2. Fylkestinget ber om at fylkesrådmannen rapporterer om status for arbeidet innen utgangen av 2017. side 1 av 2

side 2 av 2

SAKSPROTOKOLL Rapport fra forvaltningsrevisjon - tilpasset opplæring Arkivsak-dok. 201708417 Saksbehandler Sverre Bugge Midthjell Saksgang Møtedato Saknr 1 Kontrollutvalget 2015-2019 07.04.2017 19/17 2 Fylkestinget 2015-2019 26.04.2017 14/17 3 Komite for opplæring og tannhelse 2015-2019 05.04.2017 19/17 KONTROLLUTVALGETS INNSTILLING: Fylkestinget tar rapporten til orientering. Fylkestinget 2015-2019 har behandlet saken i møte 26.04.2017 sak 14/17 Protokoll Votering Innstilling enstemmig vedtatt Vedtak Fylkestinget tar rapporten til orientering. side 1 av 1

Rådmann kan nekte å svare revisor i møte Kommunal Rapport 24.04.2017 Revisor kan stille spørsmål til rådmannen i kontrollutvalgets møter. Men rådmannen kan nekte å svare, hvis hun mener spørsmålene ligger utenfor det hun ble innkalt for å besvare, skriver jussprofessor Jan Fridthjof Bernt. ut SPØRSMÅL: I en kommune ba rådmannen om at kontrollutvalget vurderte kommunerevisors rolle i kontrollutvalgsmøtene. Han syntes det var krevende at revisor stiller oppfølgingsspørsmål til rådmann direkte i møtene. Han stilte spørsmål ved om revisjonssjefen kunne stille spørsmål på vegne av kontrollutvalget, og om revisor i det hele tatt skal ha noen slik rolle i kontrollutvalgets saksbehandling. Hvilke regler gjelder for dette? SVAR: Kontrollutvalg og revisor er to atskilte deler av kommunens interne tilsyn. Det kan være nyttig først å se på de generelle reglene om disse to organenes organisering og oppgaver: Revisor har ansvaret for kontroll med kommunens økonomiforvaltning og virksomhet ellers «regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon» (kommunelovens 70 nr. 2). Regnskapsrevisjonen er i første rekke kontroll med årsregnskapet fra rådmannen og kommunale foretak. Den omfatter også kontroll med at økonomiforvaltningen er organisert på en betryggende måte. Saksgangen er formalisert i linjen revisor, kontrollutvalg, formannskap og kommunestyre og er basert på klare skiller mellom de ulike trinn i prosessen. Kontrollutvalget trer først i funksjon når det foreligger en årsberetning fra revisor om årsregnskapet som er lagt fram av rådmannen. Rollefordelingen mellom de ulike instansene vil normalt ikke være noe problem. For forvaltningsrevisjonen er bildet mer komplisert: Forvaltningsrevisjonen er en bredere anlagt kontroll med lovlighet, måloppnåelse, effektivitet og forsvarlighet av forvaltningens virksomhet. I kommunelovens 77 nr. 4 fastslås det at kontrollutvalget skal påse at kommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Videre skal utvalget påse at det føres kontroll med den økonomiske forvaltningen og at det blir gjennomført «systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger» (forvaltningsrevisjon). Dette er en svært viktig presisering av kontrollutvalgets ansvar og arbeidsmåte. Skal påse at I kommunelovens 77 står det at kontrollutvalget velges for å forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning. I dette ligger det ikke at kontrollutvalget er tildelt en selvstendig løpende kontroll- og tilsynsfunksjon med saksbehandling og avgjørelser i enkeltsaker. Utvalget skal påse at det føres kontroll også på andre områder enn regnskapene. Utvalget har ingen selvstendig vedtaksmyndighet, men skal rapportere resultatene av sitt arbeid til kommunestyret. Som grunnlag for sine rapporter kan utvalget foreta de undersøkelser som det mener er nødvendig for å vurdere om administrasjonen påser at kravene til

økonomiforvaltning blir oppfylt, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse osv. Det er altså ikke kontrollutvalget selv som skal forestå disse undersøkelsene. Det skal bare påse at det blir gjort, og om nødvendig rapportere til kommunestyret. Det er kommunestyret som så skal vurdere hva som bør gjøres for å rette opp feil og mangler. Men for å vurdere om systemet fungerer, kan det være nødvendig å gå inn i enkeltsaker. En helt generalisert og abstrakt systemkontroll vil sjelden tilføre noe særlig. Treet må kjennes på sine frukter. Dette er bakgrunnen for bestemmelsen i kommunelovens 77 nr. 7. Den gir kontrollutvalget en prinsipielt ubegrenset rett til å «kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene». Det gjelder uavhengig av om det er tale om rent interne forhold i forvaltningen eller opplysninger som er underlagt taushetsplikt. Det betyr at utvalget både kan kreve skriftlige redegjørelser og innkalle tilsatte i administrasjonen, herunder rådmannen, til å forklare seg for utvalget. Og utvalget avgjør selv hva «det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene». Revisors rolle Hvor kommer så revisor inn i bildet ved slik forvaltningsrevisjon? Også forvaltningsrevisjon er en del av revisors ansvar. Nærmere bestemmelser om dette er gitt i revisjonsforskriftens 7. Dette er en løpende kontroll «systematiske vurderinger» som revisor setter i gang etter et fastsatt program eller av eget tiltak i situasjoner der det kommer opp opplysninger som tilsier at slike undersøkelser bør foretas. Også revisor kan, uten hinder av taushetsplikt, kreve alle de opplysninger/redegjørelser/dokumenter fra kommunen, og foreta de undersøkelser han/hun finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. Revisor skal fortløpende rapportere til kontrollutvalget om resultatene av forvaltningsrevisjoner. Kontrollutvalg og revisor er altså to ulike instanser som begge har ansvar for forvaltningsrevisjon. Men mens revisor selv har ansvaret for å foreta også slik revisjon av kommunens virksomhet, er kontrollutvalgets oppgave i siste instans å påse at slik revisjon foretas i tilstrekkelig grad og omfang. Her er ikke rolleforståelsen alltid like klar i utvalgene eller hos allmennheten. Mange oppfatter kontrollutvalget som en slags kommunal domstol, som skal ta stilling til konkrete påstander om feil i kommunal saksbehandling og avgjørelser, for eksmpel om noen er inhabil eller om saken er forsvarlig utredet. Kontrollutvalget har imidlertid ingen slik myndighet, og har normalt heller ikke spesiell kompetanse til å ta stilling til juridiske, forvaltningsmessige eller politiske tvilsspørsmål. Når utvalget går inn i en enkelt sak eller et bestemt saksområde, vil det primært være med sikte på å få en best mulig avklaring av de faktiske forhold, herunder om man har foretatt den nødvendige kvalitetssikring av de juridiske eller andre faglige vurderingene som de avgjørelsene som er truffet, bygger på.

Revisors rolle i kontrollutvalget Saker for kontrollutvalget kan enten ha utgangspunkt i en rapport om en undersøkelse fra revisor om foretatt forvaltningsrevisjon, eller kan være satt på dagsordenen av kontrollutvalget selv, enten av lederen eller ved vedtak i utvalget. At revisor skal rapportere til kontrollutvalget om resultatene av utførte forvaltningsrevisjoner, innebærer at slike rapporter må legges fram for utvalget. Hva kontrollutvalget så velger å gjøre med en slik rapport, er det i utgangspunktet opp til utvalget selv å avgjøre. Men utvalget skal, etter kontrollutvalgsforskriften 11, avgi rapport til kommunestyret om hvilke forvaltningsrevisjoner som er gjennomført og om resultatene av disse. Revisor kan i sin rapport til kontrollutvalget komme med anbefalinger om hvordan saksforholdet bør følges opp. Men dette er ikke den formelle innstilling til utvalget. Den er det utvalgets sekretariat som skal utarbeide. I kontrollutvalgsforskriften 20 er det bestemmelser om utvalgets sekretariat: Sekretariatet skal være uavhengig av kommunens administrasjon og av den eller de som utfører revisjon for kommunen. Sekretariatets oppgave er å «påse at de saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet og at utvalgets vedtak blir iverksatt». I praksis vil revisors rapport normalt være det klart viktigste dokument i saken. Men sekretariatet skal foreta en selvstendig vurdering av saksforholdet på grunnlag av rapporten, uavhengig av og uten ytterligere medvirkning av revisor. Møte- og talerett Spørsmålet blir så hvilken rolle revisor har når en sak kommer til behandling i kontrollutvalget. Kan han eller hun delta aktivt i møtet, og også stille spørsmål til og kreve svar fra rådmann eller andre tilsatte som er innkalt av utvalget? Svaret på første del av dette spørsmålet finner vi i kontrollutvalgsforskriften 19: «Oppdragsansvarlig revisor ( ) har møte- og talerett i kontrollutvalgets møter og kan forlange sine uttalelser på møtet protokollert». Revisor har altså rett til å ytre seg og delta debatten, men har ingen formell forslagsrett med rett til å få sine forslag satt under votering, og ingen stemmerett. Revisor vil også ha rett til å delta i møte der rådmann eller andre tilsatte er innkalt, og må da også kunne kommentere det som framkommer i møtet, også i redegjørelser fra rådmannen eller andre tilsatte som møter der. Revisor må da, på linje med kontrollutvalgets medlemmer, kunne stille spørsmål i tilknytning til den sak som er under behandling. Rådmannen, eller andre som møter fra administrasjonen, kan imidlertid nekte å svare på spørsmål, hvis de mener dette går ut over rammen for det man er innkalt for å svare på. Men spørsmål som angår det tema den som møter er bedt om å forklare seg om, må besvares, herunder også oppfølgingsspørsmål om samme sak. Om saken settes på spissen, er det bare kontrollutvalget, ikke enkeltmedlemmer, som kan kreve opplysninger fra administrasjonen. Dette gjelder også revisor når han

eller hun møter i utvalget. Revisors egen rett til å kreve opplysninger etc. må utøves av revisjonen som sådan ved formell forespørsel, ikke av revisor som deltaker i et kontrollutvalgsmøte. Jeg vil anta at terskelen for å nekte å svare på slike spørsmål vil og bør være høy. Men det må i alle fall være helt legitimt at rådmann eller andre som møter, svarer at dette spørsmålet kan jeg ikke svare på her og nå, men jeg skal undersøke det og komme tilbake.

Rapport fra forvaltningsrevisjon - kollektivtrafikk i distriktene Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune 23.05.2017 27/17 Saksbehandler Sverre B. Midthjell Arkivkode FE - 217, TI - &58 Arkivsaknr 16/118-8 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram for fylkestinget med følgende innstilling: 1. Fylkestinget tar rapporten til orientering. 2. Fylkesrådmannen bes sørge for at rapporteringsbehov forankres i leveranseplanen. 3. Fylkesrådmannen bes sørge for en mer systematisk oversikt over bestillinger til Atb og gjennomføring av disse. Vedlegg FR-rapport Kollektivtrafikk i distriktene Saksutredning Kontrollutvalget vedtok i sak 31/16 å bestille et forvaltningsrevisjonsprosjekt om arbeidet med kollektivtilbudet i distriktene, i tråd med plan for forvaltningsrevisjon vedtatt av fylkestinget. Bakgrunnen for at dette temaet ble valgt var blant annet en situasjon etter 2014 der fylkeskommunen så både en stor kostnadsøkning i tillegg til et betydelig negativt mediefokus rundt innholdet i tilbudet. Det har også i kontrollutvalget vært stilt kritiske spørsmål til oppfølgingen av forsøket med bestillingstransport. Revisjon Midt-Norge har levert vedlagte rapport som svar på kontrollutvalgets bestilling. Med bakgrunn i bestillingsdialogen mellom kontrollutvalget og revisjonen tar revisor i rapporten utgangspunkt i fire problemstillinger: 1. Hvordan har STFK og Atb jobbet for å bedre kollektivtilbudet i distriktene? 2. I hvilken grad er kollektivtilbudet i distriktene i tråd med fylkestingets vedtak og føringer? 3. Hvilke prosesser har fylkesrådmannen og Atb igangsatt for å få på plass ordninger for bestillingstransport? 4. Hvilke forskjeller er det mellom NTFK og STFK når det gjelder bestillingstransport i distriktene? Revisor vurderer at Atb har god oversikt over tilstanden på kollektivtilbudet i distriktene og hvor det er behov for forbedringer. Revisor konkluderer med at det innenfor det økonomiske handlingsrommet sørges for hensiktsmessig kollektivtrafikk i distriktet. Atb blir i rapporten sitert på at de på noen områder opplever unødvendig stor detaljstyring fra administrasjonen i STFK. Fylkesrådmannen deler i sitt høringssvar ikke denne virkelighetsoppfatningen. Revisor peker på at det er et pågående arbeid med utarbeidelse av nye maler for samarbeidet mellom Atb og STFK, og mener dette

er positivt. Revisor trekker frem at det delvis er utfordrende for STFK å få ut nødvendige data om tilbudet, og at det er arbeidskrevende for Atb å legge til rette for dette. Revisor peker på at det kan være hensiktsmessig å få på plass verktøy for enklere datauthenting, og at rapporteringsbehov bør forankres bedre i avtaler mellom Atb og STFK. Revisor viser til at det er mye informasjon om kollektivtrafikken i distriktene i årsrapportene, men at fylkeskommunen bør vurdere en mer systematisk tilbakemelding på de oppdrag som er bestilt. Bestillingstransport har vært et tema av særlig interesse i kontrollutvalget. Revisor viser til at Atb og administrasjonen i STFK planlegger for flere muligheter for samordning og økt fleksibilitet i ulike transporttjenester i forbindelse med neste anbudsutlysning. Fylkestinget har prioritert å utvikle en felles informasjons- og formidlingsløsning for drosje i Trondheim som ifølge revisor kan være et ledd i dette. Revisor påpeker at det per i dag er utfordrende å få til et økt tilbud med bestillingstransport innenfor dagens anbud og uten tilførsel av friske midler. Kontrollutvalget har også bedt revisjonen om å sammenligne bruken av bestillingstransport i Sør- og Nord-Trøndelag. Revisor viser til at det er betydelige forskjeller, og at dette har vært et tilbud som har vært bygget opp over lengre tid av NTFK. I Nord-Trøndelag erstatter dette delvis det ordinære rutetilbudet i områder med lavt kundegrunnlag og dekker behov for kollektivtilbud internt i kommunene. I Sør-Trøndelag finnes dette tilbudet kun i begrenset omfang i hovedsak på Fosen, i Snillfjord og fra hurtigbåt i øyrekka. Revisor mener at et nytt bestillingstransporttilbud bør vurderes basert på en analyse av kollektivtilbudet i hele regionen. Revisor legger vekt på følgende økonomiske betraktninger: Noen av reise- og aktivitetsmønstrene er så stabile at de kan danne grunnlag for faste ruter i linjetrafikk. Ellers vil det være hensiktsmessig å tilpasse ulike former for bestillingstrafikk som driftsform dersom dette blir billigere og/eller bedre. Revisor kommer med følgende anbefalinger: 1. STFK bør utrede hvilke behov de har for utvidet detaljrapportering fra Atb, og vurdere å legge dette inn som en bestilling i leveranseplanen. 2. Fylkeskommunen bør vurdere en mer systematisk oversikt over hva som er bestilt av hos Atb, med tilhørende oversikt over vedtak, krav til leveranser, hva som er levert, ansvarlig saksbehandler og frister, mm, for det enkelte oppdrag. Kontrollutvalgssekretariatets vurdering Rapporten som er levert svarer på en god måte på kontrollutvalgets bestilling. Den er noe mer beskrivende i form enn det som er vanlig i forvaltningsrevisjon, men dette er i tråd med bestillingsdialogen mellom kontrollutvalget og revisjonen. Sekretariatet mener rapporten gir god informasjon til arbeidet med videreutvikling av kollektivtilbudet i det nye fylket. Rapporten er en omfattende gjennomgang av samhandlingen mellom STFK og Atb

når det gjelder kollektivtilbudet i distriktet, og peker på noen sentrale utfordringer. Når en viktig del av det fylkeskommunale tjenestetilbudet er skilt ut i en enhet utenfor fylkeskommunen må man forvente at det vil være en kontinuerlig diskusjon om styring og rapportering i trekantforholdet mellom politikere, administrasjon og selskap, og at det vil være noen uenigheter. Ut fra beskrivelsene i rapporten later det til at det jobbes konstruktivt med dette. Revisor vurderer det slik at det er gode rutiner for oppfølging av fylkestingets vedtak, og at dagens tilbud er i tråd med fylkestingets vedtak og føringer. I enkelte tilfeller, for eksempel når det gjelder samordning med helsetransporten, har fylkestingets vedtak ikke latt seg gjennomføre, og revisor viser til at dette er rapportert tilbake til fylkestinget om dette. Når det gjelder vedtaket fra 2013 om at det innen rimelig tid skulle komme på plass en permanent ordning om bestillingstransport har dette innenfor dagens anbud ikke latt seg gjøre uten bevilgning av friske midler, og fylkestinget sluttet seg gjennom strategiplanen for 2016-19 til at prosjektet ble omdannet til et prosjekt for å utvikle et fremtidsrettet informasjonssystem for transport. Slik sekretariatet ser det er det ikke noe i rapporten som gir grunnlag for kritikk av oppfølgingen av fylkestingets vedtak. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget om å legge rapporten fram for fylkestinget, med innstilling om å be fylkesrådmannen gjennomføre anbefalingene fra revisors rapport.

Revisor for Trøndelag fylkeskommune Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune 23.05.2017 28/17 Saksbehandler Sverre B. Midthjell Arkivkode FE - 033 Arkivsaknr 16/60-9 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget avgir følgende innstilling til fellesnemnda: 1. Fellesnemnda velger å videreføre deltakelse i interkommunalt samarbeid som revisjonsordning for Trøndelag fylkeskommune. 2. Fellesnemnda slutter seg til opprettelsen av Revisjon Midt-Norge SA. 3. Fellesnemnda godkjenner utkast til vedtekter for selskapet. 4. Fellesnemnda godkjenner at alle aktiva og passiva overføres fra Revisjon Midt-Norge IKS og Komrev Trøndelag IKS til det nye selskapet. 5. Fellesnemnda godkjenner at innskudd fra dagens fylkeskommuner i Revisjon Midt-Norge IKS og Komrev Trøndelag IKS avregnes mot Trøndelag fylkeskommunes innskudd i Revisjon Midt-Norge SA. 6. Som representant til årsmøtet velges XXX. 7. Som vararepresentant til årsmøtet velges YYY. Vedlegg Utredning om nytt revisjonsselskap Saksprotokoll FT STFK Sak 20/17 Saksprotokoll FT NTFK Sak 16/17 Saksutredning Saksutredningen er utarbeidet i samråd mellom Komsek Trøndelag, sekretariat for kontrollutvalget i Nord-Trøndelag og Konsek Midt-Norge, sekretariat for kontrollutvalget i Sør-Trøndelag. STFK er deltaker i det interkommunale revisjonsselskapet Revisjon Midt-Norge IKS sammen med 14 kommuner i Sør-Trøndelag. NTKF er deltaker i selskapet Komrev Trøndelag IKS sammen med 21 kommuner i Nord-Trøndelag og 8 i Nordland. Representantskapene i disse to selskapene, der fylkeskommunene er representert, har enstemmig anbefalt at samarbeidet slås sammen gjennom nedleggelse av de to interkommunale selskapene og opprettelse av et nytt samvirkeforetak Revisjon Midt- Norge SA. Utredning om sammenslåingen ligger vedlagt. Fylkestinget i Nord-Trøndelag vedtok oppløsning av Komrev Trøndelag IKS i sak 16/17. Fylkestinget i Sør-Trøndelag vedtok oppløsning av Revisjon Midt-Norge IKS i sak 20/17. I følge kommuneloven 78 nr. 3 og 4 fatter fylkestinget selv beslutning om revisjonsordning og velger revisor etter innstilling fra kontrollutvalget. I følge inndelingsloven 26, 5. ledd kan ansettelse av revisor og videreføring av deltakelse i interkommunalt samarbeid om revisjon delegeres til fellesnemnda. Slike vedtak skal skje etter innstilling fra kontrollutvalgene i begge fylkeskommuner. I reglement for fellesnemnda 2 b) fremgår det at nemnda «ansetter fylkesrådmann og revisor i det nye fylket.» Kontrollutvalgssekretariatene legger til grunn at det er fylkestingenes intensjon at dette også innebærer en delegering av videreføring av

interkommunal revisjonsordning etter inndelingsloven 26, 5. ledd. Sekretariatene legger i samråd med administrasjonene i fylkeskommunene til grunn at opprettelse av Revisjon Midt-Norge SA må behandles av fellesnemnda etter innstilling fra de to kontrollutvalgene, etter som vedtektene innebærer en forpliktelse til å kjøpe revisjonstjenester fra selskapet. Det finnes tre ulike revisjonsordninger fylkeskommunen har anledning til å velge: Egen ansatt revisjon underlagt kontrollutvalget, interkommunalt samarbeid om revisjon eller å legge revisjonen ut på anbud. Fylkestingene har sluttet seg til forslaget om sammenslåing, og har ikke kommet med ønske om å vurdere andre mulige revisjonsordninger. Dette er derfor ikke vurdert nærmere. Bakgrunn for sammenslåingen Sammenslåingen begrunnes i at endringer i kommune- og fylkesstruktur har stor betydning for selskapenes rammebetingelser, både gjennom endringer i eierstruktur og økonomi. En utløsende faktor for å vurdere sammenslåing av de to selskapene, er den pågående kommunereformen og vedtaket om sammenslåing av de to fylkeskommunene i Trøndelag. I april/mai 2016 fattet representantskapene i de to interkommunale selskapene vedtak om å utrede sammenslåing av de to selskapene. Representantskapet i Revisjon Midt-Norge ba også om en vurdering av selskapsform for det nye selskapet. I utredningen som er gjennomført er det fokusert på hvordan et nytt selskap kan etableres på en best mulig måte, gjennom en sammenslåing av dagens to selskaper. Utredningen har særlig vurdert sammenslåing i forhold til selskapsform, eierskap, økonomi og forpliktelser. Tre aktuelle selskapsformer har blitt vurdert. Det er interkommunalt selskap, aksjeselskap og samvirkeforetak. Konklusjonen er at en organisering i et samvirkeforetak i størst grad vil ivareta de behov både eiere og selskap vil ha for styring og drift av et nytt selskap. Opprettelse av nytt samvirkeforetak Et interkommunalt selskap kan ikke omdannes til et samvirkeforetak. Det er derfor nødvendig å legge ned de eksisterende interkommunale selskapene og overføre virksomheten til et nytt samvirkeforetak. Kontrollutvalgssekretariatet legger til grunn at dette fortsatt er å betrakte som en videreføring av samarbeidet i en ny form. Representantskapene i de to IKSene foreslår derfor å opprette nye Revisjon Midt- Norge SA. Selskapet overtar alle avtaler knyttet til leverandører og kunder i de to selskapene. Det legges opp til at selskapet skal ha hovedkontor i Steinkjer, men ikke at ledelse eller andre stillinger skal være bundet til hovedkontoret. Eksisterende kontorstruktur overføres til det nye selskapet. Dette innebærer kontorer i Orkanger, Trondheim, Stjørdal, Namsos, Brønnøysund og Mosjøen. Ved etablering av selskapet legges det til grunn at kapitel 16 i Arbeidsmiljøloven om virksomhetsoverdragelse kommer til anvendelse. Det er også lagt opp til at pensjonsordning i KLP videreføres. Arbeidstakerorganisasjonene i begge selskapene har gitt sin tilsluttende uttalelse. Det foreslås i utredningen at alle eksisterende eiendeler og forpliktelser i selskapene (aktiva og passiva) overføres til det nye selskapet. De to fylkeskommunene har i dag

et samlet innskudd på kr 654 000 i de to IKSene, mens det legges opp til et innskudd på kr 600 000 for Trøndelag fylkeskommune i det nye samvirkeforetaket. Utredningen legger opp til at differansen vil bli godtgjort fylkeskommunens honorar senest i løpet av 3 år. I tillegg til en innskutt egenkapital på kr 2 800 000 vil selskapet også få overført eksisterende opptjent egenkapital i de to IKSene, ca. 4,4 mill. kr. pr 31.12.2015. Honorarer for revisjonstjenesten foreslås for øvrig videreført på samme nivå som i dag. I tillegg til bokførte aktiva og passiva er det en betydelig udekket fremtidig pensjonsforpliktelse i selskapene. Beregnet netto udekket pensjonsforpliktelse er på ca. 29 mill. kr. samlet for de to selskapene pr 1.10.2016. Utredningen legger til grunn at deltakerne fortsatt hefter for opparbeidede pensjonsforpliktelser. Dette ville gjelde uavhengig av organisasjonsform. Selskapets vedtekter legger opp til å videreføre en del av de hensynene som ligger i lov om interkommunale selskap, som blant annet medfører at medlemmene reserverer seg noe sterkere kontroll med selskapet enn det som følger av minimumskravene i lov om samvirkeforetak. Dette er blant annet av betydning for å oppfylle EØS-krav til at dette skal anses som en tjeneste i såkalt utvidet egenregi og dermed unntatt krav om konkurranseutsetting. En vesentlig endring som konsekvens av SA-formen er at det er fri adgang til innmelding i selskapet, i vedtektene 5 begrenset til «kommuner og fylkeskommuner beliggende i Trøndelag og nærliggende områder.» Selskapet får i tillegg anledning til å levere tjenester til andre innenfor 20 % av omsetningen. Det legges i 7 opp til at innflytelse i selskapet fordeles etter omsetning av tjenestekjøp. For fylkeskommunen innebærer dette 12 av i alt 100 stemmer i årsmøtet på stiftelsestidspunktet. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgssekretariatene anser det nye selskapet for å være en videreføring av dagens to samarbeid som legger til rette for en sterkere revisjonstjeneste tilpasset fremtidens utfordringer. Sammenslåingen vil i seg selv ikke føre til økonomiske konsekvenser eller endrede tjenester av betydning for fylkeskommunen. Fylkeskommunen vil som medlem av samvirketaket fortsatt ha omtrent de samme mulighetene til å påvirke framtidig utvikling i selskapet. Det er ikke registrert innspill om å vurdere andre revisjonsordninger, og sekretariatet vil heller ikke anbefale dette i en prosess med sammenslåing av fylkeskommunene. Forslaget til sammenslåing er enstemmig anbefalt av representantskapene i dagens selskaper, der både NTFK og STFK er representert, og begge fylkesting har gitt sin tilslutning. Sekretariatene anbefaler derfor at Trøndelag fylkeskommune trer inn som deltaker i det nye samvirkeforetaket og slutter seg til forslaget til vedtekter. Fellesnemnda må velge en representant til årsmøtet med ett eller flere varamedlemmer, men sekretariatet mener det må være opp til fellesnemnda selv å foreslå eierrepresentant. En konsekvens av dette vedtaket vil være at fylkestinget i Trøndelag vil være forpliktet til å velge Revisjon Midt-Norge SA som revisor.

SAKSPROTOKOLL Oppløsing av selskapet Revisjon Midt-Norge IKS Arkivsak-dok. 201708304 Saksbehandler Hanne Kongsvik Saksgang Møtedato Saknr 1 Fylkesutvalget 2015-2019 18.04.2017 68/17 2 Fylkestinget 2015-2019 26.04.2017 20/17 FYLKESUTVALGETS INNSTILLING: 1. Fylkestinget vedtar at Revisjon Midt-Norge IKS oppløses. 2. Fylkestinget godkjenner at alle aktiva og passiva i Revisjon Midt-Norge IKS overføres til Revisjon Midt-Norge SA. Fylkestinget 2015-2019 har behandlet saken i møte 26.04.2017 sak 20/17 Protokoll Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Vedtak 1. Fylkestinget vedtar at Revisjon Midt-Norge IKS oppløses. 2. Fylkestinget godkjenner at alle aktiva og passiva i Revisjon Midt-Norge IKS overføres til Revisjon Midt-Norge SA. side 1 av 1

Nord-Trøndelag Fylkeskommune SAKSPROTOKOLL Etablering av nytt revisjonsselskap - Oppløsning av dagens selskaper Arkivsak-dok. 16/09267 Saksbehandler Espen Elnan Solheim Saksgang Møtedato Saknr 1 Komite for plan og økonomi 19.04.2017 5/17 2 Fylkestinget i Nord-Trøndelag 26.04.2017 16/17 Fylkestinget i Nord-Trøndelag har behandlet saken i møte 26.04.2017 sak 16/17 Fylkestingets vedtak 1. Fylkestinget vedtar at KomRev Trøndelag IKS oppløses. 2. Fylkestinget godkjenner at alle aktiva og passiva i KomRev Trøndelag IKS overføres til Revisjon Midt-Norge SA. Fylkestingets behandling Saksordfører Egil Haugbjørg (V) orienterte om saken. Innlegg: Votering: Komiteens innstilling Enstemmig vedtatt Komite for plan og økonomi har behandlet saken i møte 19.04.2017 sak 5/17 Møtebehandling Saksordfører Egil Haugbjørg la fram saken. Votering Fylkesordførerens innstilling ble enstemmig vedtatt. Komiteinnstilling 1.Fylkestinget vedtar at KomRev Trøndelag IKS oppløses. 2.Fylkestinget godkjenner at alle aktiva og passiva i KomRev Trøndelag IKS overføres til Revisjon Midt-Norge SA. 1

Steinkjer, 19. april 2017 Egil Haugbjørg saksordfører (sign) Jan Inge Kaspersen Komiteleder (sign) Fylkesordførers innstilling til vedtak: 1. Fylkestinget vedtar at KomRev Trøndelag IKS oppløses 2. Fylkestinget godkjenner at alle aktiva og passiva i KomRev Trøndelag IKS overføres til Revisjon Midt-Norge SA 2

Adresseinformasjon fylles inn ved ekspedering. Se mottakerliste nedenfor. Vår dato 10.05.2017 Deres dato Vår referanse 17/05830-5 Deres referanse Vår saksbehandler Line Bosnes Hegna Sekretariat for kontrollutvalget i Trøndelag fylkeskommune Settesekretariatets innstilling Kontrollutvalget avgir følgende innstilling til fellesnemnda: 1. Fellesnemnda velger å videreføre deltakelse i interkommunalt samarbeid som sekretariatsordning for Trøndelag fylkeskommune. 2. Fellesnemnda slutter seg til ny selskapsavtale for KonSek Trøndelag IKS. 3. Som representant til representantskapet velges XXX. 4. Som vararepresentant til representantskapet velges YYY. Vedlegg Utredning: Forslag til sammenslåing av Komsek Trøndelag IKS og Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Forslag til ny selskapsavtale for Konsek Trøndelag IKS Saksprotokoll FT STFK Sak 19/17 Saksprotokoll FT NTFK Sak 17/17 Saksutredning STFK er deltaker i det interkommunale selskapet Kontrollutvalgssekretariat Midt- Norge IKS sammen med 14 kommuner i Sør-Trøndelag. NTKF er deltaker i selskapet KomSek Trøndelag IKS sammen med 21 kommuner i Nord-Trøndelag. Representantskapene i disse to selskapene, der fylkeskommunene er representert, har enstemmig anbefalt at samarbeidet slås sammen gjennom nedleggelse av det ene interkommunale selskapet og inntreden i den andre selskapet. Arbeidsgruppens utredning om sammenslåingen ligger vedlagt. Postadresse: Besøksadresse: Foretaksregisteret: 987 993 766 Postboks 4 Hellandtunet postmottak@temark.no 3833 Bø i Telemark 3833 Bø i Telemark www.temark.no

Fylkestinget i Nord-Trøndelag vedtok oppløsning av KomSek Trøndelag IKS i sak 17/17. Fylkestinget i Sør-Trøndelag vedtok ny selskapsavtale for KonSek i sak 19/17. Etter inndelingslova 26 kan fellesnemnda få delegert myndighet til å videreføre sekretariatsordning for kontrollutvalget i den nye fylkeskommunen. Slik delegasjon er gjort i de to fylkeskommunenes vedtak i hhv sak 17/17 og 19/17. Vedtakelse av selskapsavtalene medfører en forpliktelse til å kjøpe tjenester fra selskapet, det innebærer derfor et valg av sekretariat for kontrollutvalget i Trøndelag fylkeskommunen. Dette skal behandles av fellesnemnda etter innstilling fra kontrollutvalgene. Dagens kontrollutvalgssekretariat kan ikke avgi innstilling til kontrollutvalget som omhandler eget selskap. Temark er derfor settesekretariat i denne saken. Det finnes ulike ordninger fylkeskommunen har anledning til å velge: Fortsatt offentlig ordning som interkommunalt samarbeid om sekretariatstjeneste eller å legge oppgaven ut på anbud. Fylkestingene har sluttet seg til forslaget om sammenslåing, og har ikke kommet med ønske om å vurdere andre mulige ordninger. Dette er derfor ikke vurdert nærmere. Bakgrunn for sammenslåingen Sammenslåingen begrunnes i at endringer i kommune- og fylkesstruktur har stor betydning for selskapenes rammebetingelser, både gjennom endringer i eierstruktur og økonomi. En utløsende faktor for å vurdere sammenslåing av de to selskapene, er den pågående kommunereformen og vedtaket om sammenslåing av de to fylkeskommunene i Trøndelag. I mai/september 2016 fattet representantskapene i de to interkommunale selskapene vedtak om å utrede sammenslåing av de to selskapene. I utredningen som er gjennomført er det fokusert på hvordan et nytt selskap kan etableres på en best mulig måte, gjennom en sammenslåing av dagens to selskaper. Utredningen har særlig vurdert sammenslåing i forhold til selskapsform, eierskap, økonomi og forpliktelser. Tre aktuelle selskapsformer har blitt vurdert. Det er interkommunalt selskap, aksjeselskap og samvirkeforetak. Konklusjonen er at en organisering i et interkommunalt selskap i størst grad vil ivareta de behov både eiere og selskap vil ha for styring og drift av et nytt selskap. Settesekretariatets konklusjon Temark viser til utredning gjort av administrativ arbeidsgruppe og anser saken å være grundig og godt utredet. Temark anbefaler kontrollutvalgene å innstille for Fellesnemnda at Trøndelag fylkeskommune trer inn som eier i Konsek Trøndelag IKS. Dette vil skje fra og med Trøndelag fylkesting er konstituert, for da vil det nye kontrollutvalget for Trøndelag fylkeskommune bli valgt og nytt sekretariat må være på plass. Postadresse: Besøksadresse: Foretaksregisteret: 987 993 766 Postboks 4 Hellandtunet postmottak@temark.no 3833 Bø i Telemark 3833 Bø i Telemark www.temark.no

Fellesnemnda må velge en representant til representantskapet og ett varamedlem, men Temark mener det må være opp til fellesnemnda selv å foreslå eierrepresentanter. En konsekvens av dette vedtaket vil være at fylkestinget i Trøndelag vil være forpliktet til å velge Konsek Trøndelag IKS som sekretær for kontrollutvalget. Når det gjelder spørsmålene rundt innskuddskapitel, er dette en eieroppgave som ligger utenfor det kontrollutvalget trenger å ta stilling til. Administrasjonen fremmer en egen sak for Fellesnemnda om dette spørsmålet. Med vennlig hilsen Line Bosnes Hegna Daglig leder line.bosnes@temark.no Dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten signatur. Postadresse: Besøksadresse: Foretaksregisteret: 987 993 766 Postboks 4 Hellandtunet postmottak@temark.no 3833 Bø i Telemark 3833 Bø i Telemark www.temark.no

Forslag til ny selskapsavtale Selskapsavtale for Konsek Trøndelag IKS 1 Selskapet Konsek Trøndelag IKS er et interkommunalt selskap opprettet med hjemmel i lov om interkommunale selskaper. Selskapet har følgende deltakere: Agdenes kommune Flatanger kommune Fosnes kommune Frosta kommune Frøya kommune Grong kommune Hemne kommune Hitra kommune Høylandet kommune Inderøy kommune Klæbu kommune Leka kommune Levanger kommune Lierne kommune Malvik kommune Meldal kommune Melhus kommune Meråker kommune Midtre Gauldal kommune Namdalseid kommune Namsos kommune Namsskogan kommune Nærøy kommune Orkdal kommune Overhalla kommune Røyrvik kommune Selbu kommune Skaun kommune Snillfjord kommune Snåsa kommune Steinkjer kommune Stjørdal kommune Trøndelag fylkeskommune Tydal kommune Verdal kommune Verran kommune 1

2 Formål Selskapets formål er å levere sekretariatstjenester for kontrollutvalg for deltakerne i tråd med gjeldende lov og forskrift. Selskapet kan kun drive annen virksomhet, herunder å danne andre selskaper og sammenslutninger, når dette har til hensikt å fremme hovedformålet. 3 Hovedkontor Selskapet har kontorsted i Steinkjer og Trondheim kommuner. Hovedkontor er i Steinkjer kommune. 4 Eierandeler og innskuddsplikt Selskapets innskuddskapital er fordelt på 100 eierandeler. Hver deltaker plikter å skyte inn kr 25 000 (tjuefem tusen) per andel i tråd med følgende fordeling: Deltaker Andeler Deltaker Andeler Trøndelag fylkeskommune 30 Meldal kommune 1 Stjørdal kommune 6 Overhalla kommune 1 Steinkjer kommune 6 Frosta kommune 1 Levanger kommune 5 Verran kommune 1 Melhus kommune 5 Meråker kommune 1 Verdal kommune 4 Grong kommune 1 Malvik kommune 4 Snåsa kommune 1 Namsos kommune 4 Agdenes kommune 1 Orkdal kommune 4 Namdalseid kommune 1 Skaun kommune 2 Lierne kommune 1 Inderøy kommune 2 Høylandet kommune 1 Midtre Gauldal kommune 2 Flatanger kommune 1 Klæbu kommune 2 Snillfjord kommune 1 Nærøy kommune 2 Namsskogan kommune 1 Frøya kommune 1 Tydal kommune 1 Hitra kommune 1 Fosnes kommune 1 Hemne kommune 1 Leka kommune 1 Selbu kommune 1 Røyrvik kommune 1 Den enkelte deltaker svarer for en andel av selskapets forpliktelser tilsvarende eierandelen. Selskapet skal opprettholde en egenkapital på et nivå som er hensiktsmessig for å ivareta selskapets drift. 5 Andre forpliktelser til selskapet Deltakerne forplikter seg til å kjøpe alle sekretariatstjenester til eget kontrollutvalg fra selskapet. Deltakernes kjøp av tjenester skal reguleres i egen leveranseavtale som godkjennes av representantskapet. Betalingsforpliktelser for den enkelte deltaker som følge av leveranseavtale fastsettes av representantskapet for ett år av gangen. 2

6 Representantskapet Representantskapet er selskapets øverste myndighet. Deltakerne velger én (1) representant hver, med minst ett personlig varamedlem i tråd med reglene i lov om interkommunale selskaper. Hver representant har et antall stemmer tilsvarende eierandel slik fastsatt i 4. Representantskapet velger selv leder og nestleder. Oppnevning av representantskapet følger kommunevalgperioden. 7 Representantskapets møter Representantskapets leder innkaller til representantskapsmøte minst én gang per år. Innkalling til representantskapsmøte skal skje i tråd med de frister som gjelder i Lov om interkommunale selskaper. Både innkalling og protokoll skal sendes representantskapets medlemmer og deltakerne. Følgende saker skal årlig behandles av representantskapet: 1. Årsmelding og regnskap. 2. Tilskudd fra deltakerne for påfølgende år. 3. Budsjettrammer og økonomiplan. Følgende beslutninger ligger til representantskapet og behandles ved behov: 1. Valg av styre. 2. Valg av valgkomité. 3. Valg av revisor. 4. Langsiktig strategi for selskapet 5. Låneopptak 6. Spørsmål om stiftelse, kjøp eller deltakelse i andre selskaper, samt inngåelse av langsiktige samarbeidsavtaler av økonomisk betydning. Møtelederen skal sørge for at møter i representantskapet avvikles i tråd med reglene om vedtaksdyktighet, møteplikt, møterett, møteledelse og møteprotokoll og øvrige bestemmelser i lov om interkommunale selskaper. Vedtak i representantskapet fattes med flertall av de avgitte stemmer, og ellers i tråd med lov om interkommunale selskaper. 8 Valgkomité Representantskapet skal nedsette en valgkomité og vedta instruks for valgkomiteen. Valgperioden følger valgperioden til representantskapet. Styret fremmer innstilling på valgkomité og godtgjøring til denne. Valgkomiteen skal bestå av 3

minst 3 medlemmer, og ha en sammensetning som representerer bredden av selskapets deltakere. Valgkomiteen fremmer begrunnet forslag om valg av styre, leder og nestleder i representantskapet og godtgjøring til styret. 9 Styret Styret i selskapet består av seks (6) medlemmer med tilsvarende antall varamedlemmer i rekkefølge valgt av representantskapet, og ett (1) medlem med personlig varamedlem som velges av de ansatte. Med unntak av representant valgt av de ansatte velges styrets medlemmer for to år, der tre medlemmer velges hvert år. Varamedlemmer oppnevnes for ett år. Representantskapet velger årlig styreleder og nestleder blant styrets medlemmer. Representantskapet fastsetter godtgjøring til styret, etter innstilling fra valgkomiteen. 10 Styrets arbeid Styremøter avvikles i tråd med reglene i lov om interkommunale selskaper. Styret skal hver valgperiode fastsette en styreinstruks og en instruks for daglig leder, inkludert eventuell delegasjon av rett til å tegne selskapets firma. Styret skal årlig evaluere eget arbeid. Oppsummering av denne evalueringen skal forelegges valgkomiteen. 11 Daglig leder Daglig leder ansettes av styret. Daglig leder har ansvar for selskapets daglige drift innenfor den instruks som fastsettes av styret. 12 Låneopptak og garantistillelse Representantskapet vedtar rammer for virksomhetens låneopptak, begrenset oppad til kr. 2 000 000. 13 Arbeidsgiveransvar Styret har arbeidsgiveransvaret for de personer som til enhver tid er ansatt i virksomheten. Arbeidstakernes rettigheter etter lov og avtaleverk skal i sin helhet ivaretas av styret. Selskapet skal være tilknyttet arbeidsgiverorganisasjon med tariffavtale. Selskapet skal være medlem av tjenestepensjonsordning med vilkår tilsvarende kommunalt ansatte. Styret selv ansetter daglig leder og fastsetter lønn til daglig leder. 14 Regnskap og revisjon Styret har plikt til å sørge for regnskapsføring i tråd med lov og forskrift, og at det foretas revisjon av selskapet. 4

Regnskap skal føres etter regnskapsloven, og fastsettes av representantskapet. Selskapets regnskap skal revideres av statsautorisert, registrert revisor eller av kommunal revisor. Revisor velges av representantskapet. 15 Endring av selskapsavtalen Selskapsavtalen kan endres i tråd med reglene i lov om interkommunale selskaper. 16 Uttreden Den enkelte deltaker kan med ett års skriftlig varsel si opp sitt deltakerforhold i selskapet og kreve seg utløst i tråd med reglene i lov om interkommunale selskaper. Uttreden vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv. Avtalen kan ikke sies opp med virkning før 1.1.2020. Ved uttreden skal deltaker betales tilbake sin relative andel av egenkapitalen, i tråd med fordelingen av andeler fastsatt i 4, begrenset oppad til deltakerens innskutte kapital. 17 Oppløsning Selskapet kan oppløses etter reglene i lov om interkommunale selskaper dersom deltakerne er enige om det. 18 Voldgift Eventuell tvist om forståelsen av selskapsavtalen og om fordeling av utgifter eller i forbindelse med det økonomiske oppgjøret etter oppløsning, avgjøres endelig av en voldgiftsnemnd på tre medlemmer som oppnevnes av fylkesmannen, om ikke annen ordning følger av lov eller forskrift. 5

SAKSPROTOKOLL Sammenslåing av selskapene Komsek Trøndelag IKS og Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Arkivsak-dok. 201706825 Saksbehandler Hanne Kongsvik Saksgang Møtedato Saknr 1 Fylkesutvalget 2015-2019 18.04.2017 67/17 2 Fylkestinget 2015-2019 26.04.2017 19/17 FYLKESUTVALGETS INNSTILLING: 1. Fylkestingets slutter seg til forslaget til sammenslåing av Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS og Komsek Trøndelag IKS 2. Fylkestinget vedtar ny selskapsavtale for Konsek Trøndelag IKS 3. Trøndelag fylkeskommunes inntreden i det nye selskapet behandles som egen sak i fellesnemnda, etter innstilling fra kontrollutvalget. Fellesnemnda tar stilling til spørsmålet om innskuddskapital og velger medlemmer til representantskapet. Fylkestinget 2015-2019 har behandlet saken i møte 26.04.2017 sak 19/17 Protokoll Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Vedtak 1. Fylkestingets slutter seg til forslaget til sammenslåing av Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS og Komsek Trøndelag IKS 2. Fylkestinget vedtar ny selskapsavtale for Konsek Trøndelag IKS 3. Trøndelag fylkeskommunes inntreden i det nye selskapet behandles som egen sak i fellesnemnda, etter innstilling fra kontrollutvalget. Fellesnemnda tar stilling til spørsmålet om innskuddskapital og velger medlemmer til representantskapet. side 1 av 1

Nord-Trøndelag Fylkeskommune SAKSPROTOKOLL Sammenslåing av selskapene Komsek Trøndelag IKS og Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Arkivsak-dok. 17/04481 Saksbehandler Espen Elnan Solheim Saksgang Møtedato Saknr 1 Komite for plan og økonomi 19.04.2017 6/17 2 Fylkestinget i Nord-Trøndelag 26.04.2017 17/17 Fylkestinget i Nord-Trøndelag har behandlet saken i møte 26.04.2017 sak 17/17 Fylkestingets vedtak 1. Fylkestingets slutter seg til forslaget til sammenslåing av Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS og Komsek Trøndelag IKS 2. Fylkestinget vedtar ny selskapsavtale for Konsek Trøndelag IKS 3. Fylkestinget godkjenner at KomSek Trøndelag IKS avvikles 4. Trøndelag fylkeskommunes inntreden i det nye selskapet behandles som egen sak i fellesnemnda, etter innstilling fra kontrollutvalget. Fellesnemnda tar stilling til spørsmålet om innskuddskapital og velger medlemmer til representantskapet. Fylkestingets behandling Saksordfører Ida Stuberg orienterte om saken. I Votering: Komiteens innstilling pkt 1-4 Enstemmig vedtatt Komite for plan og økonomi har behandlet saken i møte 19.04.2017 sak 6/17 Møtebehandling Saksordfører Ida Stuberg la fram saken. Votering Fylkesordførerens innstilling ble enstemmig vedtatt. 1

Komiteinnstilling 1. Fylkestingets slutter seg til forslaget til sammenslåing av Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS og Komsek Trøndelag IKS 2. Fylkestinget vedtar ny selskapsavtale for Konsek Trøndelag IKS 3. Fylkestinget godkjenner at KomSek Trøndelag IKS avvikles 4. Trøndelag fylkeskommunes inntreden i det nye selskapet behandles som egen sak i fellesnemnda, etter innstilling fra kontrollutvalget. Fellesnemnda tar stilling til spørsmålet om innskuddskapital og velger medlemmer til representantskapet. Steinkjer, 19. april 2017 Ida Stuberg Saksordfører (sign) Jan Inge Kaspersen Komiteleder (sign) Fylkesordførers innstilling til vedtak: 1. Fylkestingets slutter seg til forslaget til sammenslåing av Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS og Komsek Trøndelag IKS 2. Fylkestinget vedtar ny selskapsavtale for Konsek Trøndelag IKS 3. Fylkestinget godkjenner at KomSek Trøndelag IKS avvikles 4. Trøndelag fylkeskommunes inntreden i det nye selskapet behandles som egen sak i fellesnemnda, etter innstilling fra kontrollutvalget. Fellesnemnda tar stilling til spørsmålet om innskuddskapital og velger medlemmer til representantskapet. 2