Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Orkdal kommune

Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Orkdal kommune Arkivsak: 13/160 Møtedato/tid: 28.11.2013, kl. 13:00 Møtested: Rådhuset, formannskapsalen Møtedeltakere: Tormod S. Slupphaug, Leder Nils Prestmo Torkel Christiansen Vigdis Troøyen Foseide Lisa Ofstad Forfall: Ingen Andre møtende: Wenche Holt, Revisjon Midt-Norge IKS Arvid Hanssen, KonSek Torbjørn Brandt, KonSek Kopi: Varamedlemmer Postmottak Revisjon Midt-Norge IKS Ordfører Rådmann Postmottak Orkdal Kommune Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Arvid HanVsen på telefon 915 82 102 eller e-post: arvid.hanssen@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, 20.11.2013 Tormod S. Slupphaug (sign.) Leder av kontrollutvalget Arvid Hanssen Daglig Leder, Konsek 1

Sakliste 032/13 033/13 034/13 035/13 036/13 037/13 038/13 039/13 040/13 Godkjenning av protokoll 26.9.2013 Referatsaker Status regnskaprevisjon Bruk av revisjonsressurser 2014 - prioriteringer. Tilsynsrapport - Brann og beredskap. Retningslinjer for høring i kontrollutvalget - innledende diskusjon. Evaluering av kontrollutvalgsarbeidet. Møteplan kontrollutvalget første halvår 2014. Eventuelt 2

Godkjenning av protokoll 26.9.2013 Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Orkdal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 28.11.2013 Saksnr 032/13 Torbjørn Brandt 033, &17 13/169-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen godkjennes. Vedlegg Møteprotokoll 26.09.2013 Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. Protokollen er tidligere distribuert til utvalget og ligger på www.konsek.no 3

Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Orkdal kommune Møtedato/tid: 26.09.2013 kl. 13:00 17:00 Møtested: Rådhuset, kommunestyresalen Møtende medlemmer: Tormod S. Slupphaug, leder Nils Prestmo Vigdis Troøyen Foseide Lisa Ofstad Torkel Christiansen Forfall: Ingen Møtende varamedlemmer: Ingen Andre møtende: Gunnar Lysholm, ordfører (Sak 24) Steinar Gaustad, ass rådmann (Sak 24) Tom Døsvik, enhetsleder barnevern (Sak 24) Arvid Hanssen, KonSek Midt-Norge IKS Saker til behandling: 024/13-031/13 Arkivsak: 13/131 Saksliste 024/13 025/13 026/13 027/13 028/13 029/13 030/13 031/13 Oppdatert status barnevern - ny rapport vedrørende arbeidsmiljøkartlegging. Bedriftsbesøk HAMOS - orientering og omvisning. Godkjenning av protokoll fra møte i kontrollutvalget 20.06.2013. Referatsaker til kontrollutvalgets møte 26.09.2013 Prosjektplan - Helhetlig innsats overfor barn og unge. Selskapskontroll TrønderEnergi - prosjektplan. Forslag til budsjett 2014 og økonomiplan 2014-2017 for kontrollutvalget. Eventuelt. Kontrollutvalgene og sekretær for utvalgene i Skaun og Meldal, samt en representant fra kontrollutvalget i Agdenes kommune deltok på bedriftsbesøket på HAMOS kl 13.00-15.00, samt var tilstede under behandlingen av sak 24/13. Daglig leder Trygve Berdal orienterte og svarte på spørsmål under besøket hos HAMOS Forvaltning IKS. 4

Sak 024/13 - Oppdatert status barnevern - ny rapport vedrørende arbeidsmiljøkartlegging. Saken behandlet i Kontrollutvalget i Orkdal kommune Møtedato 26.09.2013 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget tar rapporten vedrørende arbeidsmiljøkartleggingen ved barnevernstjenesten til orientering. 2. Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. Protokoll Kontrollutvalgene i Meldal og Skaun og en representant for kontrollutvalget i Agdenes kommune var tilstede under behandlingen av saken og fikk muligheten til å stille spørsmål. Kommunene er deltakere i det interkommunale barnevernssamarbeidet, med Orkdal kommune som vertskommune. Assisterende rådmann Steinar Gaustad, enhetsleder for barnevernet Tom Døsvik og ordfører orienterte og svarte på spørsmål. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Kontrollutvalget tar rapporten vedrørende arbeidsmiljøkartleggingen ved barnevernstjenesten til orientering. 2. Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. Sak 025/13 - Bedriftsbesøk HAMOS - orientering og omvisning. Saken behandlet i Kontrollutvalget i Orkdal kommune Møtedato 26.09.2013 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken tas til orientering. Protokoll Daglig leder Trygve Berdal for HAMOS Forvaltning IKS orienterte og svarte på spørsmål i tilknytning til besøket, som ble gjennomført før behandlingen av saken. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Saken tas til orientering. 5

Sak 026/13 - Godkjenning av protokoll fra møte i kontrollutvalget 20.06.2013. Saken behandlet i Kontrollutvalget i Orkdal kommune Møtedato 26.09.2013 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen godkjennes. Protokoll Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Protokollen godkjennes. Sak 027/13 - Referatsaker til kontrollutvalgets møte 26.09.2013 Saken behandlet i Kontrollutvalget i Orkdal kommune Møtedato 26.09.2013 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Protokoll Følgende referatsaker ble presentert: 1. Rundskriv H 2/13, datert 21.06.13, fra Kommunal- og regionaldepartementet. Endringer i kommunesloven m.m - egenkontroll. 2. Budsjettkontroll Kontroll og tilsyn per 1.september 2013. 3. Samling for kontrollutvalgsmedlemmer på Tiller 15.10.13. Arrangør KonSek Midt-Norge IKS. Vedrørende pkt 3: Nils Prestmo er påmeldt. Tilbud om deltakelse gis også til varamedlemmer. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Referatsakene tas til orientering. 6

Sak 028/13 - Prosjektplan - Helhetlig innsats overfor barn og unge. Saken behandlet i Kontrollutvalget i Orkdal kommune Møtedato 26.09.2013 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget slutter seg til fremlagte prosjektplan. Protokoll Kontrollutvalget utrykte at de generelt er opptatt av å få med brukernes synspunkter i forvaltningsrevisjonsrapporter. Det fremkom ingen forslag til endringer i fremlagte prosjektplan. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Kontrollutvalget slutter seg til fremlagte prosjektplan. Sak 029/13 - Selskapskontroll TrønderEnergi - prosjektplan. Saken behandlet i Kontrollutvalget i Orkdal kommune Møtedato 26.09.2013 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget slutter seg til de problemstillingene prosjektgruppen har skissert i prosjektplanen. 2. Kontrollutvalget slutter seg til ny frist for levering 28.02.2014. Protokoll Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Kontrollutvalget slutter seg til de problemstillingene prosjektgruppen har skissert i prosjektplanen. 2. Kontrollutvalget slutter seg til ny frist for levering 28.02.2014. Sak 030/13 - Forslag til budsjett 2014 og økonomiplan 2014-2017 for kontrollutvalget. Saken behandlet i Kontrollutvalget i Orkdal kommune Møtedato 26.09.2013 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for 2014 2017 og budsjett for 2014 med en netto ramme på kr 1.411.000, inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget, vedtas. 7

Protokoll Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for 2014 2017 og budsjett for 2014 med en netto ramme på kr 1.411.000, inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget, vedtas. Sak 031/13 - Eventuelt. Saken behandlet i Kontrollutvalget i Orkdal kommune Møtedato 26.09.2013 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling. Protokoll Ingen saker ble tatt opp. 8

Referatsaker Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Orkdal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 28.11.2013 Saksnr 033/13 Torbjørn Brandt 033, &17 13/169-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Vedlegg NKRF i komitehøring på Stortinget einfo 13-07 Vedlegg2 Dropper høring i helsetur Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Norges kommunerevisorforbund (NKRF) i høring på Stortinget. (Vedlagt) 2. E-info fra NKRF om taushetsbelagte opplysninger oversendelse til ordfører. (Vedlagt) 3. Kontrollkomiteen i Trondheim sin sluttbehandling av sak vedrørende reisevirksomhet i regi av Sør-Trøndelag Pleie og omsorgsforum. Se sak 13/13 behandlet i kontrollutvalget i Orkdal kommune 29.4.13. (Publisering 14.10.13 er vedlagt) 4. Levering av sekretariatstjenester til kontrollkomiteen i Trondheim i perioden 1.12.13-30.6.14. 9

NKRF i komitehøring på Stortinget NKRF deltok i dag, 12.11.2013, på en åpen høring i Stortingets kommunal- og forvaltningskomite. Kommunal- og forvaltningskomiteen holdt åpen høring i forbindelse med behandlingen av Statsbudsjettet 2014. NKRF, representert ved styreleder Per Olav Nilsen og daglig leder Ole Kristian Rogndokken, var blant deltakerne i dagens høring på Stortinget. I den korte tilmålte tiden valgte NKRF å fokusere på to temaer: kontrollutvalgenes arbeidsforhold og foreldelsesfristen for merverdiavgiftskompensasjon. Kontrollutvalgenes arbeidsforhold Regjeringen har varslet en kommunereform. Den vil sannsynligvis medføre endringer i både oppgavefordelingen mellom forvaltningsnivåene og i kommunestrukturen. For NKRF er det i denne forbindelse viktig å belyse hva dette kan bety for forvaltningen og tjenesteproduksjonen i kommunesektoren. Vi vet at store endringer påvirker organisasjoners evne til å levere tjenester, og på kort sikt øker risikoen for feil. I slike omstillingsprosesser er det derfor viktig at kontrollutvalgene tildeles ressurser til å gjennomføre forvaltningsrevisjoner rettet mot bruk av fellesskapets verdier. Dette innebærer å følge med på at prosessene gjennomføres etter kommunestyrets intensjoner og at innbyggerne får de tjenester de har krav på, samt unngå svakere rettssikkerhet. Kontrollutvalgene utgjør en vesentlig faktor for å opprettholde tilliten til lokaldemokratiet. Kostra-tallene viser at det er store variasjoner i tilgjengelige ressurser for kontrollutvalgene og deres sekretariat. Av kommuner med folketall under 10.000 har 118 brukt mindre enn 0,2 % av brutto driftsinntekter i gjennomsnitt de siste fem årene. Dette skal dekke både kontrollutvalgets egen aktivitet og revisjon av kommunen. Erfaringer fra vår kvalitetskontroll av egne medlemmer og tall fra «Forvaltningsrevisjonsregisteret», som NKRF har etablert sammen med KS, viser at en god del kontrollutvalg ikke gjennomfører årlig forvaltningsrevisjon. Dette er i strid med forskriften om kontrollutvalg. Få forvaltningsrevisjoner medfører at vesentlige tjenesteområder ikke blir underlagt kontroll. En gjennomgang av «Forvaltningsrevisjonsregisteret» viser for eksempel at i perioden 2010-2013 har bare 28 kommuner rapportert inn revisjoner av barnevernstjenesten. For kommunens beredskap er det bare rapportert inn 8 revisjoner i samme periode. Regelen om årlig forvaltningsrevisjon i kommunene må innskjerpes, og staten må sørge for at kravet overholdes. Det er ikke hensiktsmessig å angi en absolutt grenseverdi for hva som er forsvarlig bruk av ressurser. Til det er forholdene for ulike mellom kommunene. Videre er det selvsagt opp til de enkelte kommunestyrer å fastsette rammene for kommunens tilsynsaktivitet. NKRF mener imidlertid at et tilsynssystem som ikke fungerer etter hensikten vil bidra til å undergrave tilliten til kommunal sektor. Regelen om årlig forvaltningsrevisjon i kommunene må innskjerpes, og staten må sørge for at kravet overholdes. 10

Foreldelsesfristen for merverdiavgiftskompensasjonen Ordningen med kompensasjon av merverdiavgift for kommuner, fylkeskommuner og visse private og ideelle virksomheter, ble opprettet for å forhindre konkurransevridning som følge av merverdiavgiftssystemet. Ordningen har virket i mange år og synes i store trekk å virke etter hensikten. Imidlertid har vi sett noen uheldige sider knyttet til det å rette opp feil. Det sendes oppgave for merverdiavgiftskompensasjon hver andre måned. Dersom det avdekkes feil, noe som dessverre er uunngåelig, må krav fremmes sammen med neste periode. Feil som blir avdekket senere vil være foreldet. Vanlig foreldelsesfrist er tre år. I et konkret tilfelle fra i høst har Sogn og Fjordane fylkeskommune tapt ca. 12,5 millioner kroner på en feil oppstått hos Statens Vegvesen. I en uttalelse fra kontrollutvalget i Oslo vises det til at Oslo kommune har tapt 112 millioner kroner for perioden 2005-2008. Foreldelsesfristen for merverdiavgiftskompensasjon må settes slik at det gis rimelig tid til å foreta korreksjoner. Som eksemplene viser, fører den knappe foreldelsesfristen til at en rekke kommuner og fylkeskommuner taper penger på ordningen. Dette er utilsiktede virkninger, som i tillegg til å påføre kommuner og fylkeskommuner tap også kan medvirke til å redusere effekten av hele ordningen. Loven om merverdiavgiftskompensasjon ligger under Finansdepartementets ansvarsområde, men da kommunene lett blir den tapende part ønsket NKRF også å ta dette opp med Kommunal- og forvaltningskomiteen. Foreldelsesfristen for merverdiavgiftskompensasjon må settes slik at det gis rimelig tid til å foreta korreksjoner. 11

Norges Kommunerevisorforbund Ole Kristian Rogndokken Postboks 1417 Vika 0115 OSLO Deres ref Vår ref Dato 13/2215-3 04.11.2013 Spørsmål om anvendelsen av kontrollutvalgsforskriften 19 når det dreier seg om taushetsbelagt informasjon Vi viser til deres brev av 16. september og 23. oktober 2013 med spørsmål om kontrollutvalgsforskriften 19 og forholdet til forvaltningsloven 13 når det dreier seg om taushetsbelagt informasjon. Slik departementet ser det, er ikke forvaltningsloven 13 til hinder for at ordføreren kan motta en kopi av innkalling og saksdokumentene til møtene i kontrollutvalget. Det fremgår av forvaltningsloven 13 bokstav b nr. 2 at taushetsplikten i 13 første ledd ikke er til hinder for at opplysningene brukes for det formål de er gitt for eller innhentet for. Det følger av forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner at innkalling og saksdokumenter til møter i kontrollutvalget skal sendes med kopi til aktuell ordfører. Det finnes således hjemmel i forskrift for å sende kopi av saksdokumentene til ordfører, og de innhentede opplysningene brukes dermed for det formål de er gitt eller innhentet for, jf. forvaltningsloven 13 bokstav b nr. 2. Med hilsen Siri Halvorsen (e.f.) avdelingsdirektør Elisabeth Torkildsen rådgiver Dette dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten signatur. Postadresse Kontoradresse NOpostmottak@krd.dep.no http://www.krd.dep.no/ Telefon* 22 24 90 90 Org no. 972 417 858 12 Saksbehandler

Dropper høring i helsetur-saken Kontrollkomiteen i Trondheim har innskjerpet kritikken av rådmannen og lederne som Publisert 14.10.2013, kl. 21:30Oppdatert 15.10.2013, kl. 06:50 Kontrollkomiteen i Trondheim behandlet mandag kveld den såkalte helsetur-saken. Saken fikk stor medieoppmerksomhet etter at 15 av kommunens helse- og omsorgsledere var med på en sponset ferie- og fagtur til Australia tidligere i vår. Til sammen 30 personer fra en rekke kommuner i fylket deltok på turen, som skjedde i regi av Sør-Trøndelag pleie- og omsorgsforum. Helseledere har deltatt på reiser jorda rundt i regi av forumet i flere år. Alvorlig sak for Trondheim kommune Leder i kontrollkomiteen i Trondheim, Rolf Jarle Brøske, sier at komiteen har brukt svært lang tid på å diskutere saken, og at saken er kompleks og alvorlig for Trondheim kommune og for enkeltpersoner. Vi har besluttet å ikke gjennomføre høring i saken, men vi har innskjerpet kritikken av rådmannen og lederne som har deltatt på de såkalte helseleder-reisene, sier Brøske til NRK. Klar for å sette punktum Brøske sier saken har vært en stor belastning for kommunen og for enkeltpersoner. Dette har vært en lang og tung sak, som allerede har fått konsekvenser for enkelte av lederne som har vært involvert, sier Brøske. Nå mener han det er på tide å sette et punktum i saken. Vi har fått fakta på bordet, saken er godt belyst, revisjonen har gjort en god jobb og rådmannen har vært svært samarbeidsvillig og fremskaffet nødvendig dokumentasjon. Nå er vi klare for å sette et punktum for saken. Avventer endelig vedtak i bystyret Brøske sier han nå håper alle sider i saken er belyst og at de nå avventer endelig vedtak i bystyret i slutten av oktober. 13

Nå går saken til bystyret og jeg forventer at saken blir endelig vedtatt, forhåpentligvis med enstemmighet rundt den krasse kritikken som nå er innstilt fra kontrollkomiteen, sier han. Rådmann i Trondheim, Stein Ytterdahl, er enig med kontrollkomiteen i at det er sterkt kritikkverdig at en slik driftsform har fått lov å utvikle seg i SørTrøndelag pleie- og omsorgsforum: Når kontrollkomiteen skjerper kritikken, opplever jeg at de understreker lederansvaret. Og den kritikken forstår og aksepterer jeg. Vi kommer til å arbeide for å unngå at noe slikt skal skje igjen, sier Ytterdahl. 14

Status regnskaprevisjon Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Orkdal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 28.11.2013 Saksnr 034/13 Torbjørn Brandt 216 12/186-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken tas til orientering. Saksutredning Kontrollutvalget er tillagt et betydelig tilsynsansvar gjennom kommuneloven og tilhørende forskrifter. Viser i den forbindelse til Kontrollutvalgsbokens kap.9 side 119 når det gjelder regnskapsrevisjon. Boka er utlevert faste medlemmer i kontrollutvalget, er lagt på lesebrettene til faste medlemmer og er tilgjengelig på KonSek sine hjemmesider: www.konsek.no Nedenfor gjengis kontrollutvalgets oppgaver knyttet til regnskapsrevisjon, slik de fremgår av kontrollutvalgsforskriftene: Kap. 4. Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon 6. Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. 7. Uttalelse om årsregnskapet Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Uttalelsen avgis til kommunestyret eller fylkestinget. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet/kommunerådet eller fylkesutvalget/fylkesrådet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret/fylkestinget. 8. Oppfølging av revisjonsmerknader Når revisor påpeker forhold i årsregnskapet, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4, skal kontrollutvalget påse at dette blir fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvordan kommunestyrets eller fylkestingets merknader er blitt fulgt opp. 15

Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Som det fremgår av 6 skal kontrollutvalget holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet. Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Wenche Holt, Revisjon Midt-Norge IKS, vil gi en muntlig orientering om status i revisjonsarbeidet per 28.11.13. og svare på eventuelle spørsmål fra kontrollutvalget 16

Bruk av revisjonsressurser 2014 - prioriteringer. Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Orkdal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 28.11.2013 Saksnr 035/13 Arvid Hanssen 033 11/273-24 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet legger signaler fra diskusjonen i møtet til grunn for videre prioritering av revisjonsarbeidet for 2014. Vedlegg FR-Plan 2013-2014 Orkdal - vedtatt i kommunestyret 19.12.12 Plan for selskapskontroll 2012-2013 Orkdal kommune Saksutredning Kontrollutvalget har årlig ca 460 timer til disposisjon til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Følgende revisjoner er i bestilling: Forvaltningsrevisjon: Forebyggende innsats levering av rapport til KonSek 31.mars 2014. Selskapskontroll: TrønderEnergi levering av rapport til KonSek 28.februar 2014. Kontrollutvalget har gjennom bestilling av prosjektene ovenfor allerede disponert ca 60 timer av revisjonsressursene for 2014. KonSek vedlegger gjeldende planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, vedtatt av kommunestyret. Kontrollutvalget kan vurdere om det er områder som peker seg ut som aktuelle i forhold til bestilling tidlig i 2014. Da kontrollutvalget har igjen ca 400 timer til disposisjon for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i 2014, kan det ikke påregnes å bestille mer enn ett prosjekt. Utvalget har mulighet til å fastsette leveringstid i 2015 og dermed øke ressursrammen for prosjekt som bestilles. Det kan være hensiktsmessig at kontrollutvalget har noen timer som ikke båndlegges tidlig på året i 2014, i tilfellet det blir aktuelt å gjennomføre revisjonsoppdrag i samarbeid med andre kommuner. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet legger frem saken til drøfting. 17

PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON FORVALTNINGSREVISJON 2013-2014 Orkdal kommune Vedtatt av kommunestyret 19.12.2012 i sak 138/12 18

1 Om forvaltningsrevisjon I henhold til kommuneloven 77 er kontrollutvalget ansvarlig for å påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Dette innebærer et ansvar for kontrollutvalgene, for at følgende oppgaver utføres: o o o regnskapsrevisjon forvaltningsrevisjon selskapskontroll Forvaltningsrevisjonens innhold er utdypet i forskrift om revisjon 7 første ledd: Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Herunder om a) forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, b) forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området, c) regelverket etterleves, d) forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige, e) beslutningsgrunnlaget fra administrasjonen til de politiske organer samsvarer med offentlige utredningskrav f) resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets eller fylkestingets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd. Forvaltningsrevisjonen er med andre ord et viktig verktøy for kommunens øverste politiske organ for å føre tilsyn og kontroll med kommunens totale forvaltning og de resultater som oppnås. 1.1 Utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon Kommunestyret er oppdragsgiver for forvaltningsrevisjonen. For å sikre at den revisjonen som utføres er i tråd med kommunestyrets ønsker og behov, skal dette i følge kontrollutvalgsforskriften 10 vedta en egen plan for forvaltningsrevisjon, hvor det angis prioriteringer for en gitt periode: 10. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Denne planen er utarbeidet for perioden 2013-2014. Kontrollutvalget vil underveis i perioden eventuelt vurdere om det må gjøres omprioriteringer, eller om planen må oppdateres. 19

Denne planen er basert på dokumentet overordnet analyse, utarbeidet av Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS. 1.2 Gjennomføring av forvaltningsrevisjonene Kommunens revisor er Revisjon Midt-Norge IKS. De vil stå for den praktiske utføringen av forvaltningsrevisjonsprosjektene. Prosjektene utføres i tråd med kommuneloven 78, forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner og RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon vedtatt av Norges Kommunerevisorforbund. Kontrollutvalget vedtar med bakgrunn i planen mer konkrete bestillinger av prosjekter, og følger opp disse overfor revisjonen. Kontrollutvalget gis anledning til å fravike planen, dersom de finner det nødvendig. I så tilfelle rapporteres det om eventuelle endringer til kommunestyret. 1.3 Oppfølging og rapportering I tråd med forskrift om revisjon 8 skal revisor rapportere fortløpende til kontrollutvalget om resultater av gjennomført forvaltningsrevisjon. Videre er kontrollutvalget tillagt ansvar for å rapportere om sitt arbeid til kommunestyret. Kontrollutvalget legger normalt rapport for det enkelte prosjekt fortløpende frem for kommunestyret. 20

2 Prioriterte områder i planperioden Her angis prioriterte områder for forvaltningsrevisjon, med forslag til mulig innretning på prosjektene. Prosjektene er vurdert på bakgrunn av risiko- og vesentlighetsvurderingene i den overordnede analysen. Det er prioritert totalt 3 prosjekter, mens 6 prosjekter er vurdert som aktuelle, men ikke prioritert i denne planperioden. Det er i prioriteringene også tatt hensyn til områder der det har vært gjennomført lite forvaltningsrevisjon i tidligere år, hvorvidt forvaltningsrevisjon anses å være et godt virkemiddel til å forbedre kvaliteten på området og eventuelle signaler fra politisk hold om hvor det er ønskelig med mer kunnskap. Utdypingene av innretning må ses på som eksempler på muligheter, ikke et bindende forslag til gjennomføring av prosjektene. Område Forebyggende innsats overfor barn og unge i Orkdal kommune 1 Barn og unge er et viktig område. En viktig del av dette arbeidet retter seg mot arbeid som skal forebygge kriminalitet, rus- og andre sosiale problemer. Dette arbeidet krever et omfattende tverrfaglig arbeid mellom kommunale enheter, deriblant barnehage, skole, PPTtjeneste, barnevern, kultur og fritid og Nav i tillegg til samarbeid med frivillige organisasjoner, politi og andre utenfor kommunen. En forvaltningsrevisjon kan for eksempel ta utgangspunkt i hvor stor grad kommunen har lykkes med å oppfylle intensjonene om faglig samarbeid på tvers av sektorer og fagområder og utvikle et godt helhetlig tilbud. Byggesaksbehandling 2 Som forvaltningsorgan, tjenesteleverandør og myndighetsutøver griper virksomheten til Orkdal kommune inn i store deler av innbyggernes hverdag. En gjennomgang av byggesaksbehandlingen i Orkdal kommune må se på kommunens prosedyrer og rutiner for saksbehandling og myndighetsutøvelse. Viktige innfallsvinkler vil være responstid, saksbehandlingstid, håndtering av habilitetsproblematikk, kvalitetssikring og generell internkontroll. Dersom kommunen ønsker å utvide prosjektet noe, kan opplevd service blant brukerne av tjenestene være aktuelt å se på. Dette kan gi nyttig tilbakemelding i forhold til videreutvikling av tjenestene på dette området. En alternativ vinkling kan være et mindre prosjekt der en systematisk ser på omfang av og behandling av dispensasjonssøknader. I den sammenheng må det gis svar på om det er likebehandling av søknader. Tilpasset opplæring og spesialundervisning i Orkdal kommune 3 Prosjektet må ta sikte på å gi en tilbakemelding på praksis for tildeling, oppfølging og rapportering av spesialundervisning herunder om dette gjøres i tråd med lovverket. Videre må gjennomgangen peke på mulige årsaker til at Orkdal kommune bruker en større del enn mange kommuner til spesialundervisning. 21

Følgende områder foreslås som aktuelle for forvaltningsrevisjon, men er ikke prioritert i planen. Dersom endringer i forutsetninger gjør noen av de ovennevnte prosjekter mindre aktuelle å gjennomføre kan disse bli aktuelle for gjennomføring i perioden. Kontrollutvalget har gjennom vedtak i saken fullmakt til å ompriorotere. (Forutsetter at kommunestyret vedtar innstillingen) Område Økonomisk sosialhjelp. Tjenesten er lagt inn under NAV fra 2007 og Orkdal kommune var en pilotkommune. Det ble gjennomført et forvaltningsrevisjonsprosjekt i 2008,før rutinene hos NAV var på plass. Det vil være naturlig at det som i rapporten ble påpekt som mulige forbedringspunkter følges opp. Sosialtjenesten skal forebygge sosiale problemer og hjelpe personer som har kommet i en vanskelig livssituasjon. Aktuelle innfallsvinkler i et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på økonomisk sosialhjelp i Orkdal er å se på saksbehandlingen, organiseringen og driften av tjenesten for å sikre at tilbudet drives i henhold til lov og forskrifter, statlige forventninger, kommunale vedtak og tjenestens egne målsettinger for sin virksomhet. Formålet er å bidra til at brukere i Orkdal kommune får gode tjenester, at tjenestene fungerer best mulig med vekt på likebehandling og riktig hjelp til rett tid. Dersom kommunen ønsker å utvide prosjektet noe, kan opplevd service blant brukerne av tjenestene være aktuelt å se på. Dette kan gi nyttig tilbakemelding i forhold til videreutvikling av tjenestene på dette området. Da det er gjennomført et forvaltningsrevisjonsprosjekt i 2008 anser kontrollutvalget prosjektet mer aktuelt i neste planperiode. Evaluering av samhandlingsreformen Dersom det oppstår spesielle forhold kan det være aktuelt å bestille en gjennomgang av deler av virksomheten - eventuelt i samarbeid med andre kommuner. En mer omfattende gjennomgang bør eventuelt skje i neste planperiode Barnevern. Barnevern er et tjenesteområde som stiller store krav til kommunen, både i forhold til å yte riktig hjelp til rett tid og ved at enkelttilfeller kan være svært ressurskrevende. Orkdal kommune er vertskommune for flere kommuner. I et forvaltningsrevisjonsprosjekt innenfor barnevern vil det være aktuelt å se på tjenestene som ytes i dag og hvordan disse er tilpasset behovet i befolkningen. Videre kan det være aktuelt å se på organisering, styring og driften av kommunens tilbud på området. Aktuelle punkter å se på kan være om kommunen yter tjenester ihht lovverk, om kompetansen er tilstrekkelig, overholdelse av frister, samhandling og rapportering i forhold til andre enheter i kommunen, mv. Det kan forventes at flere av de samarbeidende kommuner ønsker å delta i prosjektet og dermed bidra til å redusere kostnadene til gjennomføring. Da det i 2012 har vært stort fokus på barnevernsarbeidet i Orkdal kommune og mange tiltak er satt i verk, ønsker kontrollutvalget at oppfølgingen skjer i neste planperiode, 2015-2016. 22

KOSTRA-rapportering Prosjektet må gi svar på om det er lagt til rette for å sikre god kvalitet på rapportering av KOSTRAdata i Orkdal kommune. I den sammenheng bør revisjonen besvare om kommunen har etablert tilfredsstillende rutiner som sikrer ensartet praksis og forståelse av krav for rapportering til KOSTRA. Om etablerte rutiner for rapportering følges i praksis må også inngå i prosjektet. Sekretariatet mener det kan være hensiktsmessig at revisjonen også går dypere ned i datarapportering på noen områder i kommunen. Hvilke områder må vurderes i løpet av prosjektet. Orkdal kommune benytter KOSTRA-data i stor grad og det er derfor viktig at registrering og analyse av data gjøres på en god måte. i Sykefravær Orkdal kommune har som andre kommuner stort sykefravær på enkelte enheter. Kommunen har et særlig ansvar for tilrettelegging av arbeidsplassen og oppfølging av sine arbeidstakere. Det er satt i gang tiltak med bistand fra bedriftshelsetjenesten og det jobbes systematisk med å få ned sykefraværet. Kontrollutvalget ønsker gjennom en selvstendig forvaltningsrevisjonsundersøkelse se på sykdomsrelatert fravær i deler av kommunen og vurdere om igangsatte tiltak med sikte på å redusere sykefraværet har gitt resultater. Kontrollutvalget mener omsorgssektoren må omfattes av prosjektet. Gjennomgangen kan også gi tilbakemeldinger på hvordan personalpolitikken i Orkdal kommune oppfattes, dersom dette legges inn som en del av prosjektet. Arbeid med næringsutvikling i Orkdal kommune Orkdal kommune har er stort engasjement og bruker relativt store ressurser til planlegging, tilrettelegging og tilskudd til næringslivet Det er et utstrakt samarbeid med ulike samarbeidspartnere - herunder også andre kommuner. Orkdal kommune legger vekt på utarbeidelse av strategiske planer alene eller i samarbeid med andre i Orkdalsregionen og Trondheimsregionen. I et forvaltningsrevisjonsprosjekt kan en vurdere i hvor stor grad kommunen oppnår de målsettinger man har satt seg, og hvorvidt det er tilstrekkelig planmessighet, oppfølging og evaluering av de tiltak som gjennomføres alene og i samarbeide med andre aktører. 23

PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL 2012-2013 Orkdal kommune Vedtatt i sak 39/12 i kommunestyret 30.05.2012. 24

1 Om selskapskontroll I følge kommuneloven 77 nr. 5 er kontrollutvalget pålagt å påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m.. I forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 14 er dette videre definert slik: Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner kap. 3. Slik det fremgår av denne paragrafen er det obligatorisk for kommunen å gjennomføre eierskapskontroll, definert som kontroll med forvaltningen av eierinteressene, herunder kontroll av om den som utøver eierskapet gjør det i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Videre er det anledning til å gjennomføre forvaltningsrevisjon i selskaper, slik definert i kommuneloven 77 nr. 4: kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger Det er et diskusjonstema hvilke selskapsformer og eierskap som inngår i begrepet selskapskontroll. Det er på det rene at dette som et lovpålagt minimum må omfatte kommunens eierskap i aksjeselskap (AS), allmennaksjeselskap (ASA), interkommunale selskap (IKS), og samvirkeforetak og andre selskaper med begrenset ansvar (BA, SA). Denne planen legger videre til grunn at selskapskontrollen også skal omfatte alle selvstendige virksomheter der kommunen har et eierskap eller interesser med tydelig karakter av eierskap, deriblant interkommunale samarbeid etter kommunelovens 27, stiftelser og foreninger. 1.1 Plan for selskapskontroll I følge forskriftens 13, første ledd skal det også minst en gang i valgperioden utarbeides plan for gjennomføring av selskapskontroll. Dette skal skje senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert. I likhet med plan for forvaltningsrevisjon hviler det på kontrollutvalget å fremme forslag om plan til forvaltningsrevisjon, mens det er kommunestyret eller fylkestinget som vedtar planen. For forvaltningsrevisjon stiller forskriften krav om at planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. Gjeldende forskrift stiller ikke tilsvarende krav til plan for selskapskontroll, men i forslag til endringer av kommuneloven som har vært ute på høring er det lagt opp til at slikt krav stilles også for denne. Denne planen er basert på en slik analyse gjennomført av Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS, felles for kontrollutvalgene hos selskapets 15 eiere. 1.2 Gjennomføring av selskapskontroll Revisjon Midt-Norge IKS er i henhold til den inngåtte selskapsavtalen, det selskapet som skal gjennomføre selskapskontroll på vegne av de 15 deltakerne i selskapet. 25

1.2.1 Bestilling av selskapskontroll Kontrollutvalget foretar bestilling av selskapskontroll, med nærmere innretning av undersøkelsen, med bakgrunn i de vedtatte prioriteringene. 1.2.2 Innsyn Kommuneloven 80 hjemler følgende innsynsrett i selskaper for kontrollutvalget eller den som utfører kontroll på vegne av dette: 80. Selskapskontroll I interkommunale selskaper etter lov 29. januar 1999 nr. 6 og i aksjeselskaper der en kommune eller fylkeskommune alene eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner eier alle aksjer, og i heleide datterselskaper til slike selskaper, har kommunens eller fylkeskommunens kontrollutvalg og revisor rett til å kreve de opplysninger som finnes påkrevd for deres kontroll, så vel fra selskapets daglige leder som fra styret og den valgte revisor for selskapet. I den utstrekning det finnes nødvendig, kan kontrollutvalget og kommunens revisor selv foreta undersøkelser i selskapet. Kommunestyret eller fylkestinget kan fastsette regler om kontrollutvalgets og revisors kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskapet og herunder fastsette hvilke dokumenter mv. som skal sendes kommunens eller fylkeskommunens kontrollutvalg og revisor. Kontrollutvalget og kommunens eller fylkeskommunens revisor skal varsles og har rett til å være tilstede på selskapets generalforsamling, samt møter i representantskap og tilsvarende organ. Denne lovbestemte innsynsretten gjelder altså bare for selskap eid 100 % av kommuner og fylkeskommuner i fellesskap. I selskaper med andre eiere, eller selskapsformer ikke omfattet av denne formuleringen må retten til innsyn skaffes med andre hjemler. Et alternativ er å sørge for at selskapets vedtekter gir rett til innsyn for eiernes kontrollorganer. I aksjeselskaper og de fleste andre selskapsformer kan en slik hjemmel fastsettes av generalforsamling med 2/3 flertall. Som ansvarlig offentlig eier bør kommunen søke å få inn slike bestemmelser i vedtektene, i alle fall i selskaper som stort sett er offentlig kontrollerte. Der ingen slik hjemmel finnes kan man ved vedtak om selskapskontroll i et kontrollutvalg anmode om at selskapet frivillig gir slikt innsyn. Erfaringsmessig er dette uproblematisk i selskaper som hovedsakelig finansieres med offentlige midler, eller der det offentlige er dominerende på eiersiden. Dette er likevel lite ønskelig, da det gir selskapet anledning til å motsette seg kontroll. Et siste alternativ er å gjennomføre selskapskontroll utelukkende basert på offentlig tilgjengelig informasjon, og den informasjon som finnes i kommunenes arkiver. For ren eierskapskontroll, dvs. kontroll med kommunens utøvelse av eierskap, kan dette være tilstrekkelig, men det vil neppe være nok til å kunne gjennomføre forvaltningsrevisjon. Det er derfor en fordel om kommunen sørger for å be sine eierrepresentanter reise spørsmål om å ta inn regler om innsyn i vedtektene ved generalforsamling i selskaper der innsyn ikke er pålagt ved lov. 26

1.2.3 Samarbeid om selskapskontroll I selskaper der flere kommuner er eiere, særlig der flere kommuner med samme revisor er eiere, vil det være hensiktsmessig å søke å inngå samarbeid om selskapskontroll. Dette både av ressurshensyn i revisjonsarbeidet, da de fleste vurderinger vil kunne være gyldige for flere eiere, men også av hensyn til at selskapet ikke skal pålegges kontroll oftere enn nødvendig. Dette fordrer at kommunenes prioriteringer for selskapskontroll samordnes, og at kontrollutvalgene må gis myndighet til å prioritere mellom aktuelle prosjekter basert på hvilke prosjekter der det finnes interesserte samarbeidspartnere. 1.2.4 Ressurser Ressurser til gjennomføring av selskapskontroll må, dersom kommunen ikke ønsker å tilføre nye ressurser til formålet, tas av samme ressurser som stilles til rådighet for forvaltningsrevisjon. Det vil derfor være nødvendig å foreta en løpende prioritering mellom disse to formålene før bestilling av prosjekter. Det kan være hensiktsmessig at myndighet til å gjøre denne prioriteringen legges til kontrollutvalget. 1.3 Rapportering Revisjonen rapporterer løpende til kontrollutvalget om hvert enkelt gjennomført prosjekt. Kontrollutvalget legger disse løpende fram for kommunestyret. Det forutsettes at det for felles prosjekter mellom flere kommuner kan rapporteres i én felles rapport der dette er hensiktsmessig. 27

2 Eierskap og eierstyring i Orkdal kommune Kommunestyret vedtok i juni 2009 en generell eierstrategi for kommunens eierinteresser. Det er senere utarbeidet egne eierstrategier som de fleste andre eierskap av en viss betydning. Eierstrategiene inneholder vesentlige informasjon om de ulike selskaper under følgende overskrifter: - Bakgrunn - Om selskapet - Utviklingstrekk - Formål - Fortsatt eierskap. - Styre Som det fremgår ovenfor har Orkdal kommune kommet langt i arbeidet med eierstyring. 28

3 Prioriterte prosjekter for selskapskontroll i planperioden 1. Eierstyring Oppfølging av eierstyringen kommer innenfor den obligatoriske selskapskontrollen og må gjennomføres i valgperioden. Her følger en opp praktiseringen av kommunens eierstyring. Denne kan blant annet inkludere kontroll med praktisering av eierskapsstrategi, rutiner rundt deltakelse i generalforsamlinger og kommunikasjon med selskapene man er eier i. Slik kontroll kan eventuelt ta utgangspunkt i oppfølgingen av noen enkeltselskaper. 2. Kontroll av utvalgte selskaper, i prioritert rekkefølge Ved selskapskontroll av enkeltselskaper der flere kommuner er eiere er det hensiktsmessig å søke å gjennomføre disse i samarbeid. Der kommunen er en liten eier i samarbeid med andre vil prosjekter prioritert i denne listen kun gjennomføres dersom prosjektene også blir prioritert av kontrollutvalgene i andre eierkommuner. Signaler fra kontrollutvalget i Orkdal kommune og også fra andre kontrollutvalg har aktualisert å delta i en eventuell kontroll i forhold til TrønderEnergi AS, Bomveiselskapet E39 Øysand og Hamos Forvaltning IKS. Kontrollutvalget Orkdal signaliserte i møtet 7.2.2012 at de ønsket å ta med Orkladal bedriftsutvikling AS. Noe av begrunnelsen for å ta med dette selskapet var at utvalget innenfor begrensede ressursrammer ønsker å skaffe seg erfaringer med selskapskontroll gjennom å se på et mindre selskap. Så langt har ingen av de andre eierkommunene prioritert dette selskapet. Prioritering 1.. Prosjekt Hamos IKS Involverte selskaper1 Hamos IKS m/datterselskaper 2. Eierstyring og nettvirksomhet i Trønderenergi Trønderenergi AS, Trønderenergi Nett AS 3 Bomvegselskaper Bomvegselskapet E39 Øysand Thamshamn AS Fosenvegene Ei Tim Te By N AS Hitra Frøya fastlandssamband AS (avviklet) Trøndelag Bomveiselskap AS 4. System og praksis for eierstyring Orkladal bedriftsutvikling AS 5 1 2 Orkladal bedriftsutvikling AS Selskaper i kursiv er ikke underlagt reglene om innsyn i kommuneloven 80. Kommuner i kursiv har ikke Revisjon Midt-Norge IKS som revisor. 29 Involverte kommuner2 Snillfjord, Agdenes, Rindal, Rennebu, Hitra, Hemne, Meldal, Frøya, Skaun, Orkdal Klæbu, Agdenes, Snillfjord, Selbu, Skaun, Hitra, Malvik, Frøya, Midtre Gauldal, Meldal, Hemne, Orkdal, Melhus + 13 andre Agdenes, Snillfjord, Melhus, Skaun, Orkdal, Meldal, Hemne, Roan, Osen, Mosvik, Åfjord, Ørland, Leksvik, Rissa, Bjugn, NTFK, STFK, Malvik, Stjørdal, Trondheim Orkdal kommune Orkdal, Meldal, Skaun, Agdenes, Snillfjord. Øvrige eiere er private.

3.1 Utdyping av de enkelte prosjektene Gjennomgående for alle prosjektene som går på konkrete selskaper vil vurdering av selskapenes økonomi og forutsetninger for drift, i tillegg til etterlevelse av lovverk (offentlighet, anskaffelser, likestilling) være aktuelle problemstillinger. Det vil også i de fleste tilfeller være nærliggende å gjøre en vurdering av eiernes rolle. I tillegg kommer problemstillinger spesifikke for de enkelte selskap. I hvert tilfelle vil det være nødvendig med en ytterligere utvelging og spissing av problemstillinger før bestilling av prosjekter. 3.1.1 Hamos IKS Hamos IKS har ansvar for omfattende offentlige oppgaver innenfor renovasjon for eierkommunene. I tillegg driver selskapet innenfor sin konsernstruktur en hel rekke andre oppgaver innenfor tilgrensende virksomhet, slik som kommersiell innsamling av næringsavfall, resirkulering og innkrevingsvirksomhet. En problemstilling som har kommet frem i analysearbeidet har vært hvorvidt disse virksomhetene er tilstrekkelig adskilt, hvorvidt den kommersielle virksomheten bidrar positivt til primærvirksomheten og hvorvidt all virksomheten er innenfor selskapets formål og eiernes intensjoner. Dette er også et prosjekt det antagelig bare vil være aktuelt å sette i gang dersom en stor andel av de øvrige eierne også prioriterer det. 3.1.2 Eierstyring og nettvirksomhet i TrønderEnergi AS Nettvirksomheten til Trønderenergi har fått stor oppmerksomhet etter at Trønderenergi kjøpte opp nettvirksomheten til Trondheim Energi. Sentrale politikere i eierkommunene har både stilt spørsmål ved om lovnadene ved oppkjøpet har blitt fulgt opp, og hvorvidt selskapet i tilstrekkelig grad viser samfunnsansvar. En selskapskontroll kan for eksempel ta utgangspunkt i hvilke forventninger eierne har i aktuelle spørsmål, hvorvidt disse er kommunisert til selskapets ledelse gjennom riktige kanaler og hvorvidt de er fulgt opp av selskapet. For Orkdal sin del vil det antagelig bare være aktuelt å sette i gang et slikt prosjekt dersom en stor andel av de øvrige eierne også prioriterer det. 3.1.3 Bomvegselskaper Kommunen er medeier i ett av flere bomvegselskaper i fylket. Disse administrerer svært høye beløp i offentlige avgifter fra bomvegprosjekter. Flere store bompengeprosjekter i fylket er avsluttet, mens et nytt nettopp er startet og flere er under planlegging. I tillegg foregår det et arbeid rettet mot en mulig fusjon av bompengeselskapene. En helhetlig gjennomgang av styring av disse selskapene kan samle nyttige erfaringer for videre bompengedrift i fylket. Tilsvarende som for de to foregående vil også dette antagelig bare være aktuelt å sette i gang dersom en stor andel av de øvrige eierne også prioriterer det. 3.1.4 System og praksis for eierstyring Praktiseringen av kommunens eierstyring er viktig. Kontrollutvalget er kjent med at Orkdal kommune var tidlig ute med utarbeidelse av eierstrategier og har fokus på området. Kontrollen kan blant annet inkludere kontroll med praktisering av eierskapsstrategi, rutiner rundt deltakelse i generalforsamlinger og kommunikasjon med selskapene man er eier i. Slik kontroll kan eventuelt ta utgangspunkt i oppfølgingen av noen enkeltselskaper. 3.1.5 Orkladal Bedriftsutvikling AS Selskapet driver et mangesidig prosjekt- og utviklingsarbeid for næringslivet i Orkdalsregionen. Kommunen. Kommunen har definert sitt eierskap som politisk betinget og ønsker å bidra til å skape en arena for regional næringsutvikling og en arena for regional næringsutvikling, kompetanseutvikling og erfaringsutveksling. Da de øvrige eierkommuner har små andeler og ikke har signalisert kontroll vil Orkdal kontrollutvalg definere innholdet i kontrollen ut fra eget ønske. 30

4 Vedlegg 1: Oversikt over kommunens eierskap SelskapID SelskapNavn SelskapType Eierandel 981556607 914772141 975936333 974404192 971375965 988799475 993595675 892060592 979546386 967979694 983409652 966225297 977036283 915484425 994563319 964878269 945510552 980417824 Bomvegselskapet E39 Øysand Thamshamn AS Filmparken AS Hamos forvaltning IKS HMS Tjenesten Orkladal AS Interkommunalt Arkiv Trøndelag IKS Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Museene i Sør-Trøndelag AS Nordre Nordmøre bru- og tunnelselskap AS Orkdal Energi AS Orkdal samfunnshus BA Orkladal bedriftsutvikling AS Orklahallen BA Revisjon Midt-Norge IKS Rosenvik as Stiftelsen Orkdal bygdetun Torshus folkehøgskule Trondheimsfjorden interkommunale havn IKS TrønderEnergi AS AS AS IKS AS IKS IKS AS AS AS BA AS BA IKS AS Stiftelse Stiftelse IKS AS 31 17,24% 0,01% 27,00% 18,92% 2,55% 9,40% 2,77% 0,00% 100,00% 0,00% 10,56% 62,30% 9,40% 42,08% 0,00% 0,00% 6,00% 11,99% SelskapHeleid Ja Nei Ja Nei Ja Ja Nei Nei Ja Nei Nei Nei Ja Nei Nei Nei Ja Ja

Tilsynsrapport - Brann og beredskap. Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Orkdal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 28.11.2013 Saksnr 036/13 Torbjørn Brandt 216 13/107-7 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken tas til orientering. Vedlegg DSB: Rapport fra tilsyn med brann- og redningsvesenets forebyggende arbeid i Orkdal og Skaun kommuner Adresseavisen 25.10.2013: Stor tilsynsaksjon med brann- og redningstjenestene Vedlegg til rapport: Funn som begrunner systemavvik Vedlegg: Veiledning innenfor sentrale tema Brev fra Orkdal kommune: Tilbakemelding på tilsynsrapport Brev fra DSB: Tilfredsstillende tilbakemelding på tilsynsrapport for kommunene Orkdal, Skaun og Snillfjord Saksutredning Kontrollutvalgssekretariatet viser til samling for kontrollutvalg den 06.10 2009 der Fylkesmannen i Sør-Trøndelag i et foredrag anmodet om samordning av tilsynsarbeidet mellom blant annet fylkesmannen, Direktoratet for sikring og Beredskap (DSB) og kommunale kontrollutvalg. Som et ledd i dette er det naturlig å gjøre bruk av tilsynsrapportene som tilsynsmyndighetene utarbeider etter tilsyn i kommunene. Kontrollutvalget i Orkdal har også tidligere vært opptatt av at tilsynsrapporter blir lagt frem politisk. Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) utførte dokumenttilsyn med brann- og redningsvesenets forebyggende arbeid i Orkdal og Skaun kommune. Noen av hovedpunktene gjengis under. Det henvises til vedleggene for utfyllende redegjørelse. 1. Tilsynet avdekket i forbindelse med bemanning at det for det første ikke er avsatt tilstrekkelige ressurser til ledelse. Det skulle vært avsatt 1.8 årsverk for brannsjef, leder for forebyggende avdeling og leder for beredskapsavdelingen. Brannsjefen fyller både funksjonen som brannsjef og leder for beredskapsavdelingen. For det andre er det ikke avsatt tilstrekkelig ressurser til forebyggende personell. Minimumskravet er 1,9 årsverk, mens det er avsatt kun 0,6 årsverk. 2. Tilsynet avdekket at det ikke forelå en risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS-analyse.) 32