Interne revisjoner Morgenmøte torsdag 25. august 2011 Statens jernbanetilsyn - Sikkerhet, samtrafikkevne, passasjerrettigheter og markedsovervåkning Side 1
Velkommen! Neste morgenmøte 29.09. Tema: Risikostyring Sikkerhetsseminaret 27.10. Tema: Risikostyring Dagens foredragsholdere: Anne-Kari Valdal Geir Rune Samstad Harald Hilton Hold dere oppdatert på www.sjt.no Side 2
Innledning Hensikten med morgenmøtet Hvorfor tema interne revisjoner? Agenda for møtet Side 3
Hva er interne revisjoner? (1) Definisjon av en revisjon (ISO 9000): systematisk, uavhengig og dokumentert prosess for å fremskaffe revisjonsbevis og bedømme det objektivt for å bestemme i hvilken grad kriterier for revisjon er oppfylt Eksterne revisjoner sertifisering, kunder, tilsyn Interne revisjoner virksomhetens eget verktøy Interne revisjoner kreves i lovverk og standarder innen en rekke fagområder. Side 4
Hva er interne revisjoner (2) Metode for å fremskaffe informasjon og vurdere prestasjoner En av flere måter å fremskaffe informasjon Ikke en ad hoc-aktivitet ved kjente problemer men systematisk overvåking Side 5
Hvorfor interne revisjoner? (1) Nytte av den enkelte revisjon lokalt sentralt oppfølging Nytte av det samlede resultatet ledelsens gjennomgåelse oppfølging nytt program Side 6
Hvorfor interne revisjoner? (2) Å avdekke egne avvik fremfor at andre gjøre det Planlegging Ressurser Tillit og omdømme Side 7
Krav Jernbanesikkerhetsdirektivet vedlegg III nr. 2 bokstav j, jf. artikkel 9 nr. 2 Sikkerhetsstyringsforskriften 7-1 Kravforskriften 4-4 Side 8
Tilsynets forventninger At det framgår hvorledes virksomheten systematisk reviderer sikkerhetsstyringssystemet ut fra sikkerhetsmessige vurderinger Det finnes et revisjonsprogram a) Som dekker hele styringssystemet over tid b) Som gjennomføres etter planen og at evt. avvik behandles Funn fra revisjonene følges opp Revisjonspersonellet er gitt tilstrekkelig autoritet Det foretas en helhetsvurdering av resultatene fra revisjonene Side 9
Utfordringene ligger i å ivareta intensjonen i forskriftskravet om interne revisjoner klare å utnytte interne revisjoner som et godt verktøy for virksomheten Side 10
Utfordringer i virksomheten (1) Omfanget av sikkerhetsstyringssystemet er ikke kartlagt Ledelsens gjennomgåelse oppfattes som en intern revisjon Revisjonsprogrammet blir ikke benyttet som et verktøy for ledelsen Side 11
Utfordringer i virksomhetene (2) Revisjonsprogrammet dekker ikke hele styringssystemet over tid Nødvendig hyppighet er ikke vurdert Hyppigheten er ikke sikkerhetsmessig begrunnet Side 12
Utfordringer i virksomhetene (3) Revisjonsprogrammet ivaretar ikke definert hyppighet Avvik fra revisjonsprogrammet behandles ikke Funn fra revisjonene følges ikke opp Resultatene fra revisjonene vurderes ikke som helhet Side 13
Tips (1) Bruk gjerne standarder og andre veiledninger men husk at det er ditt eget verktøy! Noe å hente på samordning? Få oversikt over systemet Husk sentral vurdering og styring Side 14
Tips (2) Vurdere behov for omfang av revisjoner kan være basert på et langt tidsperspektiv Sett opp revisjonsprogrammer ofte årlige programmer (som ivaretar det langsiktige behovet) Behandle avvik fra programmet (behov for kompensering?) Side 15
Tips (3) Ved gjennomføring av revisjoner: Uavhengighet Kompetanse Erfaringsutveksling God oppfølging av resultater Erfaringsoverføring Bruk av samlede resultater ledelsens gjennomgåelse Side 16
Oppgaver 2 oppgaver Oppgave A til vindussiden Oppgave B til veggsiden Sett ned stikkord en avhandling er unødvendig Grupper per rad Pause + gruppearbeid fra ca 10:00 10:30 Presentasjon og diskusjon 10:30-10:55 Kort oppsummering 10:55 Side 17
Oppgave A Tømmerstokken AS har 30 ansatte og driver med tømmertransport på Raumabanen og Solørbanen. Tømmervogner leies av Vognbanken AS. Tømmerstokken AS er avhengig av å leie inn ekstra førere fra Førerhuset AS. Hovedkontoret og administrasjonen ligger i Elverum, mens de operative ansatte er spredd utover Sør-Norge. Tømmerstokken AS har aldri gjennomført interne revisjoner. Du får ansvaret for å få på plass et system for interne revisjoner. Beskriv kort hvordan du vil gripe dette an: - Hvilke vurderinger må gjøres? - Hvem må involveres? Side 18
Oppgave B Hjulslaget AS har 14 enheter med til sammen 500 ansatte. Virksomheten har i en årrekke gjennomført interne revisjoner hvor det er avdekket mange avvik av varierende alvorlighetsgrad. Det er uklart om og hvordan avvikene er håndtert. Ledelsen i Hjulslaget AS er skiftet ut. Den nye ledelsen har gitt deg i oppdrag å lage en prosess som sikrer at interne revisjoner følges opp. Hva gjør du? Side 19
Oppsummering Interne revisjoner er et av de viktigste styringsverktøyene og: - er påkrevd innen mange områder - kan gi viktig informasjon/kunnskap - kan avdekke avvik og forbedringsmuligheter - kan gi grunnlag for å vurdere hele systemet - kan gi grunnlag for riktige valg og prioriteringer - kan være ressursbesparende ved å avdekke egne feil og finne effektiviseringsmuligheter - kan gi tillit til virksomhetens styringsevne Men interne revisjoner gir ingen effekt hvis ikke resultatene brukes til å gjøre nødvendige endringer! Side 20