NORSK LOVTIDEND Avd. I Lover og sentrale forskrifter mv. Utgitt i henhold til lov 19. juni 1969 nr. 53. Kunngjort 21. desember 2017 kl. 17.20 PDF-versjon 8. januar 2018 19.12.2017 nr. 2239 Administrasjonsinstruks for pensjonsordningen for apotekvirksomhet Hjemmel: Fastsatt av Arbeids- og sosialdepartementet 19. desember 2017 med hjemmel i lov 26. juni 1953 nr. 11 om pensjonsordning for apotekvirksomhet mv. 1. Om administrasjonsinstruksen Administrasjonsinstruksen er fastsatt av Arbeids- og sosialdepartementet (ASD) den 19. desember 2017 i medhold av lov 26. juni 1953 nr. 11 om pensjonsordning for apotekvirksomhet mv. Instruksen gjelder fra og med 1. januar 2018 og erstatter fra samme tidspunkt administrasjonsinstruks fastsatt den 22. november 2012 nr. 1102 for pensjonsordningen for apotekvirksomhet. Pensjonsordningen for apotekvirksomhet (POA) skal forvaltes som et pensjonsforetak underlagt lov om finansforetak og finanskonsern (finansforetaksloven) og lov om forsikringsselskaper, pensjonsforetak og deres virksomhet mv. (forsikringsvirksomhetsloven) med tilhørende forskrifter. I tilfeller hvor det måtte være motstrid mellom det som følger av finansforetaksloven, forsikringsvirksomhetsloven og lov om pensjonsordning for apotekvirksomhet, gjelder imidlertid de bestemmelser som følger av lov om pensjonsordning for apotekvirksomhet. Når det gjelder forsikringsvirksomhetslovens regler i kapittel 3 om inndeling av forvaltningskapitalen, skal kollektiv- og selskapsporteføljen i POA forvaltes felles, med en pro rata-fordeling av avkastning mellom de to porteføljene. Nøkkelen for fordeling mellom de to porteføljene oppdateres månedlig. Videre er Norsk anbefaling til eierstyring og selskapsledelse, utgitt av Norsk utvalg for eierstyring og selskapsledelse, benyttet som veiledende bestemmelser for styrets arbeid. I det følgende redegjøres det for forhold som vektlegges spesielt i forbindelse med administrasjonen av POA. Der det er aktuelt, er det gjort henvisning til gjeldende bestemmelser i lov eller forskrift på ikrafttredelsestidspunktet for administrasjonsinstruksen. Det som er behandlet i det følgende vedrørende styrets ansvar for at pensjonsordningens kapitalforvaltning er i samsvar med gjeldende lov eller forskrift, styrets vedtatte investeringsstrategi og etiske retningslinjer, gjelder også dersom kapitalforvaltningen utkontraheres, jf. forsikringsvirksomhetsloven 2-3 tredje ledd. 2. Pensjonsordningens organer - ansvar og myndighet
2 2.1 Styre Pensjonsordningen for apotekvirksomhet er opprettet ved lov 26. juni 1953 nr. 11 om pensjonsordning for apotekvirksomhet mv. I henhold til loven skal pensjonsordningen ledes av et styre bestående av den administrerende direktør i Statens pensjonskasse (SPK), som er leder i styret, og fire andre medlemmer som med personlige varamenn oppnevnes av departementet for fire år om gangen etter innstilling fra medlemmenes arbeidsgiver- og arbeidstakerorganisasjoner. Av de oppnevnte medlemmer skal to medlemmer representere apotekene, ett det farmasøytiske og ett det tekniske personalet. Stedfortreder for administrerende direktør i SPK er vararepresentant for styrets leder. 2.1.1 Møteplan, innkalling, med mer Styreleder skal én gang i året sette opp forslag til møteplan og hovedagenda for kommende styremøter for styreperioden. Det skal avholdes minimum to møter pr. halvår. Ellers skal styremøte holdes når minst to av styremedlemmene forlanger det. Styret sammenkalles av styrets leder. Styremedlemmene innkalles skriftlig og med tilstrekkelig varsel, avhengig av styresakenes omfang og karakter. Innkallingen skal inneholde en dagsorden som angir hvilke saker som skal behandles. Eventuelle skriftlige underlag for styrets drøftelser og beslutninger skal, så vidt mulig, foreligge sammen med innkallelsen. Styremedlemmer som er forhindret fra å delta på styremøtene, skal så snart som mulig varsle styrets leder som innkaller vararepresentanter. Melder styrets leder forfall, trer vararepresentant inn, jf. pkt. 2.1 over. 2.1.2 Saksforberedelse og dokumentasjon Administrerende direktør i Statens pensjonskasse er ansvarlig for forsvarlig forberedelse og dokumentasjon av saker styret skal behandle. Saksdokumentene skal være styremedlemmene i hende i tilstrekkelig tid før styremøtene, med mindre særlige forhold foreligger. Saksdokumentene skal inneholde et tilfredsstillende beslutningsgrunnlag samt administrasjonens forslag til vedtak. 2.1.3 Behandling i møte Administrerende direktør i Statens pensjonskasse, eller den han/hun peker ut, skal stå for presentasjon av den enkelte styresak. Styret kan treffe beslutning når minst tre av styremedlemmene er til stede i møtet, eller på annen måte deltar i styrebehandlingen. Styret kan likevel ikke treffe beslutning uten at alle styremedlemmene så vidt mulig er gitt anledning til å delta i behandlingen av saken, jf. finansforetaksloven 8-7. Styrebeslutning treffes ved flertallsvedtak blant de som deltar i behandlingen av saken. Ved stemmelikhet gjelder det som styrelederen har stemt for, jf. finansforetaksloven 8-7. Styret oppnevner en styresekretær som fører protokoll fra møtene. Ved eventuell dissens skal det fremgå av protokollen hvilke styremedlemmer som har stemt imot en beslutning, jf. finansforetaksloven 8-7. Protokoll fra styremøter, vedlagt perioderegnskap, oversendes ASD til orientering.
3 2.1.4 Styrebehandling uten møte Saker som betryggende kan behandles uten møte, kan behandles på annen måte som styrets leder finner forsvarlig, jf. finansforetaksloven 8-7. Saker av vesentlig betydning for pensjonsordningen kan ikke behandles utenfor møte, med mindre saklig grunn foreligger. Saker av vesentlig betydning vil blant annet kunne være betydelige investeringer og inngåelse av andre avtaler av stor betydning for pensjonsordningen, samt ansettelse og oppsigelse av sentrale ansatte i pensjonsordningen. 2.1.5 Saker som skal styrebehandles styrets ansvar og myndighet Styret er ansvarlig for at pensjonsordningen forvaltes forsvarlig. Styret skal sørge for forsvarlig organisering av pensjonsordningen, og skal i nødvendig utstrekning fastsette planer og budsjetter for pensjonsordningens virksomhet. Styret skal holde seg orientert om pensjonsordningens økonomiske stilling og plikter å påse at dens virksomhet, regnskap og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll. Styret skal iverksette de undersøkelser det finner nødvendig for å kunne utføre sine oppgaver. Styret skal føre tilsyn med den daglige ledelse og pensjonsordningens virksomhet for øvrig, jf. finansforetaksloven 8-6. Styret beslutter disposisjoner som etter pensjonsordningens forhold er av vesentlig art eller av stor betydning, samt fører tilsyn med at pensjonsordningen ledes i overensstemmelse med vedtak fattet av styret og lovgivningen for øvrig. Styret skal: - Fastlegge retningslinjer for arbeidsdeling, bemyndigelser og instrukser mellom styret og administrasjonen. - Sørge for at det til enhver tid foreligger skriftlig fastsatte retningslinjer for forsvarlig kapitalforvaltning, og skal drøfte retningslinjene minst hvert år. Det skal utarbeides en redegjørelse for investeringsstrategien som omfatter metoder for måling og styring av investeringsrisiko og allokering av eiendeler sett i forhold til pensjonsforpliktelsenes art og varighet, jf. forsikringsvirksomhetsloven 2-3 fjerde ledd. - Føre tilsyn med administrasjonens forvaltning av pensjonsordningens midler. - Føre tilsyn med at administrasjonen sørger for tilfredsstillende organisering og bemanning av det arbeidet som utføres i administrering av pensjonsordningen, herunder kapitalforvaltning, regnskapsfunksjon, internkontroll, IT og budsjettering. - Foreta oppfølging av budsjetter og lignende rapporteringer, herunder pensjonsordningens likviditet, vesentlige funksjoner, finansieringsforhold, investeringer og særlige risikoer. - Treffe beslutning i saker som medfører økonomiske disposisjoner utover de fullmakter som er gitt til administrasjonen. - Treffe beslutning i andre saker om økonomiske disposisjoner som for øvrig er vesentlige i forhold til selskapets virksomhet, eller som faller utenfor den strategi eller de forretningsplaner styret tidligere har godkjent. - Gjennomgå pensjonsordningens perioderegnskaper i løpet av hvert regnskapsår og vurdere avvik fra budsjett, samt behov for budsjettkorreksjoner/korrektive tiltak, herunder vurdere pensjonsordningens bufferkapital. - Vedta og behandle pensjonsordningens årsregnskap og styrets årsberetning, jf. finansforetaksloven 8-7.
4 2.1.6 Habilitet Et styremedlem må ikke delta i behandlingen eller avgjørelsen av spørsmål som har slik særlig betydning for egen del eller for noen nærstående, at medlemmet må anses for å ha fremtredende personlig eller økonomisk særinteresse i saken, jf. finansforetaksloven 9-5. 2.1.7 Styrets egenevaluering Styret skal én gang årlig gjennomgå sin arbeidsform. Styrets egenevaluering av sin virksomhet og kompetanse bør inkludere en vurdering av styrets sammensetning og måten styret fungerer på både individuelt og som gruppe i forhold til de mål som er satt for arbeidet, jf. Norsk anbefaling til eierstyring og selskapsledelse. 2.2 Daglig leder Pensjonsordningen administreres gjennom Statens pensjonskasse, jf. lov om pensjonsordning for apotekvirksomhet 30 første ledd. 2.3 Revisjon og granskning Pensjonsordning for apotekvirksomhet skal revideres av statsautorisert revisor, som utnevnes av styret. Bestemmelsene i finansforetakslovens kapittel 8 gjelder for øvrig så langt de passer. 3. Alminnelige krav til kapitalforvaltningen 3.1 Investeringsstrategi POA skal ha en dokumentert kapitalforvaltningsstrategi. Strategien skal være vedtatt av styret, og styret skal minst en gang i året foreta en vurdering av strategien. Styrets vurdering skal være skriftlig og nedfelt i styreprotokollen. Dissens i styret skal protokollføres, jf. 14 i forskrift om pensjonsforetak. Kapitalforvaltningsstrategien skal omfatte POAs overordnede retningslinjer for forvaltningen av pensjonsordningens midler, herunder overordnede forhold knyttet til organisering og ansvarsforhold, styre- og ledelsesrapportering, samt uavhengig kontroll, jf. 14 i forskrift om pensjonsforetak. 3.2 Utøvelse og overvåkning Det skal være en klar uavhengighet og arbeidsdeling mellom enheter og personell med utøvende funksjoner og enheter og personell med ansvar for overvåkningen, jf. 14 i forskrift om pensjonsforetak. Dersom overvåkingsenheten avdekker brudd på kapitalforvaltningsstrategien eller øvrige etablerte retningslinjer, som for eksempel fullmaktsdokument og etiske retningslinjer, skal enheten uten unødig opphold rapportere dette til den instans som har vedtatt retningslinjene. Alvorlige brudd skal rapporteres umiddelbart, jf. 15 i forskrift om pensjonsforetak. Den enhet som overvåker kapitalforvaltningen skal jevnlig rapportere til styret og ledelsen i pensjonsordningen om risiko, resultater og etterlevelse. Rapportene skal være skriftlige, jf. 15 i forskrift om pensjonsforetak.
5 3.3 Risikoanalyser POA skal jevnlig, og minst ved utgangen av hvert kvartal, analysere hvordan uvanlige markedsforhold, herunder rente- og valutakursendringer, samt utslag av forsikrings- og kredittrisiko, vil påvirke pensjonsordningens bufferkapital, jf. 16 i forskrift om pensjonsforetak, samt forskrift om rapportering av stresstester for forsikringsselskaper og pensjonsforetak. Viser analysene at pensjonsordningen kan bli påført tap som innebærer at pensjonsordningen ikke lenger vil oppfylle soliditetskrav- og sikkerhetskrav fastsatt i denne instruks, eller at pensjonsforetakets fremtidige finansielle stilling vil være utsatt, skal POA vurdere å iverksette tiltak som reduserer risikoen, eller som øker bufferkapitalen, jf. 16 i forskrift om pensjonsforetak. Bufferkapitalen defineres som den kapital som formelt og reelt kan brukes til å dekke de tap som kan oppstå ved kapitalforvaltningen, jf. 13 i forskrift om pensjonsforetak 3.4 Regnskap og rapportering Regnskapet skal utarbeides etter lov 17. juli 1998 nr. 56 om årsregnskap m.v. (regnskapsloven) og god regnskapsskikk, samt forskrift om årsregnskap for pensjonsforetak. Styret skal hvert år innen 31. desember utarbeide et årsbudsjett som skal vise en realistisk og fullstendig oversikt over pensjonsordningens forventede inntekter, kostnader og likviditetsbehov. 3.5 Etiske kriterier For direkte investeringer skal det ikke investeres i papirer som er utelukket i henhold til vedtak fattet av styret basert på etisk forsvarlige retningslinjer. De etiske retningslinjene skal ta utgangspunkt i retningslinjene for Folketrygdfondet (Statens pensjonsfond innland). For indirekte investeringer skal det arbeides for å investere i fond som minimum investerer etter et minstemål av etiske hensyn (såkalte SRI-kriterier sosialt ansvarlige investeringer). 3.6 Derivater Derivater kan bare anvendes i den utstrekning de bidrar til å effektivisere kapitalforvaltningen. Derivater som nevnt i forskrift om pensjonsforetak 18 første ledd nr. 19 kan bare anvendes når det foreligger en betydelig handel med betryggende kursfastsettelse på derivatets underliggende, jf. 17 i forskrift om pensjonsforetak. Det skal angis i kapitalforvaltningsstrategien om derivater kan anvendes eller ikke. Kan derivater anvendes, skal kapitalforvaltningsstrategien konkret angi hvilke derivater som kan anvendes. Det skal videre klart fremgå hva formålet med derivatbruken er, herunder om derivatet skal anvendes for å redusere risikoen på andre eiendeler, og i tilfelle hvilke eiendeler dette er, eller om derivatene på annen måte brukes for å effektivisere kapitalforvaltningen, jf. 17 i forskrift om pensjonsforetak. Kapitalforvaltningsstrategien skal klart anvise hvilke metoder som skal benyttes for å anslå risikoen ved bruk av derivatene, og hvilken risiko som aksepteres. De metoder som benyttes for å anslå risikoen ved derivatene, skal være objektive og kontrollerbare, jf. 17 i forskrift om pensjonsforetak.
6 Den enhet som utøver kapitalforvaltningen, og den enhet som overvåker utøvelsen, skal til enhver tid ha god kunnskap om de derivater som benyttes, og de metoder som anvendes for å vurdere risikoen ved derivatene, jf. 17 i forskrift om pensjonsforetak. 4. Rammer for investeringer Forskrift om pensjonsforetak 18 skal til enhver tid være gjeldende for hvilke eiendeler som kan dekke de forsikringstekniske avsetninger. 4.1 Kapitalkrav Pensjonsordningen skal til enhver tid tilfredsstille kapitalkravene som følger av de til enhver tid gjeldende bestemmelser for pensjonsforetak underlagt finansforetaksloven og forsikringsvirksomhetsloven med forskrifter. Pensjonsordningen skal til enhver tid ha en kapital som er tilstrekkelig til å dekke solvensmarginkravet for pensjonsordningens samlede virksomhet, jf. finansforetaksloven 14-16 og forskrift om pensjonsforetak. Krav til solvensmargin skal beregnes i henhold til de til enhver tid gjeldende forskrifter utgitt av Finansdepartementet, jf. finansforetaksloven 14-16 og forskrift om pensjonsforetak.