KONTROLLUTVALGET I VESTBY KOMMUNE ÅRSRAPPORT 2008 1
KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER 1.1 Kommuneloven 77 Bestemmelsen om at kommunen skal ha kontrollutvalg er tatt inn i kommuneloven av 25. september 1992 nr. 107 i 77 om Kontrollutvalget. Kommunal- og regionaldepartementet har med hjemmel i kommunelovens 77 nr. 11 vedtatt forskrift om kontrollutvalg som trådte i kraft fra 1. juli 2004. Jf. rundskriv H-15/04. For at kommunestyret skal være orientert om kontrollutvalgets arbeid blir det hvert år utarbeidet en årsrapport som framlegges for kommunestyret. Rapporten tar for seg de oppgaver kontrollutvalget er pålagt i henhold til forskriften og hvordan utvalget har løst sine oppgaver. 1.2 Forskriftens bestemmelser om utvalgets oppgaver I forskriftenes 4, 1. ledd, er kontrollutvalgets ansvar og oppgaver definert: " Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning Forskriftens 5, 1.ledd, om kontrollutvalg sikrer at utvalget kan innhente alle nødvendige opplysninger: Kontrollutvalget kan hos kommunen eller fylkeskommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. For kontrollutvalgets medlemmer og dets sekretariat gjelder forvaltningslovens alminnelige bestemmelser om taushetsplikt, jf. forvaltningsloven 13 mv. Utvalgets viktigste oppgaver er: - Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Jf. 6. Regnskapsrevisjon - Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapittel. Jf. 9, 1. ledd. Forvaltningsrevisjon - Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Jf. 13. Selskapskontroll - Kommunestyret eller fylkestinget avgjør selv om kommunen eller fylkeskommunen skal ansette egne revisorer, delta i interkommunalt samarbeid om revisjon eller inngå avtale med annen revisor. Vedtaket treffes etter innstilling fra kontrollutvalget. Jf. 16, 1.ledd. Valg av revisjonsordning. Valg av revisor 2
2. KONTROLLUTVALGET I 2008 Kontrollutvalget i Vestby har 5 medlemmer, og har i 2008 bestått av følgende medlemmer: Liv Løberg (leder) Lars Johan Rustad (nestleder) Paal Jargel Odd Nordheim Gunvor Vedvik Kontrollutvalget har i 2008 hatt 10 møter og behandlet 69 saker, deriblant orienteringssaker. Ett varamedlem har møtt en gang i perioden: Tor Harald Berg. Offentlighetsloven og særlover regulerer borgernes rett til innsyn i forvaltningens dokumenter og disse skal være offentlige så langt det ikke er gjort unntak i lov eller i medhold av lov. Stortinget har vedtatt endringer i offentlighetsloven som særlig vil gi utvidet rett til innsyn i den kommunale forvaltningen. Blant annet vil ikke lenger dokumenter fra revisor til kontrollutvalget være å regne som interne dokumenter unntatt fra offentlig innsyn. For å styrke innsynsmulighetene vedtok utvalget i sak 50/07 å holde kontrollutvalgets møter for åpne dører. Dette gjelder ikke saker som er unntatt offentlighet. Ordningen ble gjennomført fra og med 2008. Møtene i utvalget kunngjøres på kommunens internettsider. Det har vært presse til stede under noen av utvalgsmøtene, men ingen privatpersoner har overvært møtene. Til hjelp i planleggigen av arbeidet vedtok kontrollutvalget i årets første møte en rullerende aktivitetsplan for 2008 som inneholdt de lovmessige sakene utvalget skal behandle, samt de forvaltningsrevisjonsprosjekter og andre saker som utvalget har vedtatt. 3. SEKRETARIATET I forskriftens 20 om Sekretariat heter det at Kommunestyret skal sørge for at kontrollutvalget har tilfredsstillende sekretariatsbistand. Sekretariatsfunksjonen kan verken legges til kommunens administrasjon eller til den som utfører revisjonsoppgaver for kommunen. Forskriftens krav er ivaretatt ved at det er etablert et interkommunalt samarbeid om sekretariatet. Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat (FIKS) kom i arbeid fra 1. desember 2005 med kommunene Enebakk, Frogn, Oppegård, Ski, Vestby og Ås som deltakere. Samarbeidet er hjemlet i kommunelovens 27. Lederne av kontrollutvalgene utgjør styret for FIKS. Det enkelte kontrollutvalg fastsetter i henhold til vedtektens 7.5 for øvrig sekretariatets arbeidsoppgaver. Kontrollutvalget vedtok i sak 03/06 foreløpige rammer for sekretariatets arbeidsoppgaver. FIKS ble evaluert i 2007, og resultatet ble oversendt kommunestyret i eierkommunene. 3
4. REVISJON Follo distriktsrevisjon (FDR) var kommunens revisor i 2008 og utførte regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. FDR er etablert ved avtale om felles revisjonsordning mellom kommunene Enebakk, Frogn, Oppegård, Ski og Vestby. Hjemmelen for interkommunal revisjonsordning er i kommunelovens 78. Revisor rapporterer resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollutvalget. I tillegg framlegger revisjonen sin årsberetning og en halvårsrapport som orienteringssaker for kontrollutvalget. I tråd med revisjonsforskriftens krav avga oppdragsansvarlig revisor, Steinar Neby, i brev av 14. september 2008 en skriftlig egenvurdering om uavhengighet og kontrollutvalget tok denne til orientering, jf. sak 58/08. Kommunestyret i Vestby vedtok i sak K-85/07 at revisjonen skulle legges ut på anbud i 2008. Kontrollutvalget behandlet dette i sak 05/08, 12/08 og 22/08. Utvalget konkluderte med at de ikke ville sette revisjonen ut på anbud, men kommunestyret gikk i mot kontrollutvalgets innstilling i K-sak 65/08. På bakgrunn av kommunestyrets vedtak utarbeidet FIKS i samarbeid med administrasjonen i Vestby kommune et konkurransegrunnlag. Innstillingen ble behandlet av kontrollutvalget i sak 40/08. Konkurransegrunnlag ble publisert på Doffin og TED i august 2008. Fristen for innlevering av anbud var 13. oktober 2008. Vestby kommune v/fiks mottok kun ett tilbud innen fristen, og dette var fra BDO Noraudit Oslo DA. I sak 61/08 vedtok kontrollutvalget å anbefale kommunestyret å velge BDO Noraudit Oslo DA som regnskapsrevisor for perioden 01.05.09 t.o.m 30.04.13. Kommunestyret vedtok kontrollutvalgets anbefaling i K-sak 114/08. Avtalen med Follo Distriktsrevisjon ble sagt opp 1. november 2008. Etter vedtektene er det 1 års oppsigelse. 5. UTVALGETS ARBEIDSOPPGAVER I 2008. 5.1. Oppgaver ved regnskapsrevisjon Kontrollutvalgets tilsyn med revisjonens arbeid er ivaretatt ved periodiske rapporter fra revisjonen om hvor langt man er kommet i revisjonsarbeidet. Vesentlige saker som revisjonen har tatt opp med kommunen i brev er blitt fremlagt for kontrollutvalget som referatsaker. Som kontrollorgan på vegne av kommunestyret skal kontrollutvalget behandle kommunens regnskaper og sammen med revisjonsberetning og andre tilhørende dokumenter og avgi uttalelse til kommunestyret. Kontrollutvalgets uttalelse til kommunestyret oversendes formannskapet og følger saken videre til behandling i kommunestyret. Kontrollutvalget vedtok følgende uttalelse om kommunens regnskap for 2007: Kontrollutvalgets uttalelse om Vestby kommunes årsregnskap for 2007: Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, revisjonsberetningen fra Follo distriktsrevisjon datert 15. april 2008 og rådmannens årsrapport. Kontrollutvalget merker seg at revisjonsberetningen er avlagt uten presiseringer eller forbehold. 4
Ut over ovennevnte har kontrollutvalget ikke merknader til Vestby kommunes årsregnskap for 2007. Kontrollutvalget anbefaler at kommunestyret godkjenner det framlagte regnskapet for Vestby kommune for 2007. Vedtaket oversendes kommunestyret med kopi til formannskapet. Vestby havnekasses årsregnskap Kommunestyret i Vestby vedtok i sak 21/06 at det fra 1.juni 2006 opprettes en fast havnekomitè, hvorav to medlemmer kommer fra brukerorganisasjonene. Komitèens arbeidsområde omfatter saker og spørsmål knyttet til driften av havna og begrensede oppgaver langs kommunens kyststrekning. Driften av havnekassa legges under resultatområdet eiendom. Kontrollutvalget behandlet Vestby Havnekasses årsregnskap for 2007 den 26. nov 2008. Kontrollutvalget anbefalte kommunestyret å godkjenne det fremlagte regnskapet. 5.2. Oppgaver ved forvaltningsrevisjon Oppgaven har i hovedsak vært ivaretatt ved at revisjonen gjennomfører forvaltningsrevisjonsprosjekter som prioriteres ut fra overordnet analyse. På bakgrunn av reduksjon i overføringen fra Vestby kommune til FDR og nedbemanning i FDR, var det ikke rom for å sette i gang nye forvaltningsrevisjonsprosjekter i 2008. Kontrollutvalget ba kommunestyret om midler til en forvaltningsrevisjon av konsernet Vestby Næringsselskap AS (sak 25/08), men kommunestyret bevilget ikke midler til et slikt prosjekt. FDR har ferdigstilt to forvaltningsrevisjonsrapporter i Vestby kommune i 2008: Hjemmebaserte tjenester. Forvaltningsrevisjonsrapporten ble behandlet i 6. februar, som sak 07/08. Formålet med rapporten var å vurdere kommunens etterlevelse av regelverket ved saksbehandling av hjemmebaserte tjenester, samt å få vurdert hjemmetjenestens organisering og bruk av ressurser. Rapporten ble oversendt kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om Hjemmebaserte tjenester Vestby kommune til etterretning. Rådmannen bes følge opp rapportens anbefalinger og melde fra om resultatet til kontrollutvalget senest 01.06.08. Kommunestyrets vedtak i K-sak 63/08 ble: Kommunestyret har merket seg at alle avvik, unntatt ett, er lukket. Kommunestyret ser frem til plan for å lukke gjenstående avvik i forbindelse med tertialrapport 1 og i sammen med Helse- og omsorgsutvalget. Vedtaket medførte at det ikke ble rapport tilbake til kontrollutvalget slik utvalget foreslo. 5
Spesialundervisning i grunnskolen. Forvaltningsrevisjonsrapporten ble behandlet i møtet 3. september, som sak 47/08. Formålet med prosjektet var å kartlegge kommunens bruk av midler til spesialundervisning og vurdere om kommunen etterlever sentrale deler av regelverket på området. Rapporten ble oversendt kommunestyret med følgende forslag til vedtak: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om spesialundervisning i grunnskolen til etterretning. 2. Rådmannen bes følge opp revisjonens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatene innen 1. mars 2009. Kommunestyret har behandlet rapporten 03.11.08 og kontrollutvalgets innstilling ble enstemmig vedtatt. I henhold til forskriftens 11.3 utarbeidet FDR i 2008 en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. Kontrollutvalget behandlet analysen i sak 48/08. Med bakgrunn i overordnet analyse og de prioriteringer som kontrollutvalget foretok i saken, utarbeidet FIKS et forslag til Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon 2009 2012, jf 11.2. Planen ble vedtatt av kontrollutvalget i sak 54/08. Kommunestyret utsatte behandlingen av denne saken til sitt møte 2. februar 2009. 5.3 Oppgaver ved selskapskontroll Selskapskontroll er en ny oppgave for kontrollutvalget. Utvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper med mer (jfr. Kontrollutvalgsforskriften 13). I henhold til forskriftens 13.2, utarbeidet FIKS sommeren 2008 et forslag til Plan for selskapskontroll 2009 2011. Planen ble vedtatt av kontrollutvalget i sak 50/08 og kommunestyret i K-sak 105/08. Kontrollutvalget ble gitt fullmakt til å foreta endringer i planen innenfor perioden. Vestby kommune har eierinteresser i til sammen 8 selskaper hvor det kan drives selskapskontroll. Selskapskontroll består av eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon. Forskriften sier at det skal gjennomføres eierskapskontroll, og det kan gjennomføres forvaltningsrevisjon. Eierskapskontroll anses ikke som revisjon og kan derfor også utføres av kontrollutvalgets sekretariat. I sak 29/07 vedtok kontrollutvalget at selskapskontrollen, avgrenset til eierskapskontroll, legges til FIKS. Kontrollutvalget behandlet i sak 09/08 FIKS` rapport om eierskapskontroll for Vestby kommune. Rapporten omhandlet Søndre Follo Renseanlegg IKS og så på hvordan Vestby kommune utøvde sitt eierskap. Movar IKS har flere eierkommuner utenfor Follo. Kommunestyret i Vestby har etter innstilling fra kontrollutvalget sluttet seg til et forslag fra Østfold kommunerevisjon om selskapskontroll/forvaltningsrevisjon av dette selskapet. Kontrollutvalget ga i sak 51/08 en høringsuttalelse til Vestby kommunes forslag til eierskapsmelding. Eierskapsmeldingen er per 01.01.2009 ikke endelig vedtatt i kommunestyret i Vestby kommune. 6
5.4 Andre kontroller I tillegg til de kontrollformene som er beskrevet ovenfor, skal kontrollutvalget gjennomføre et løpende tilsyn med forvaltningen på andre måter, jf. kontrollutvalgsforskriftens 5. Disse undersøkelsene gjøres på ulike måter: oppfølging av kommunestyrevedtak, oppdrag til sekretæren eller revisjonen, eller ved å be om orienteringer og redegjørelser fra ledere og ansatte i kommunen etc. I 2008 har Kontrollutvalget bedt om orienteringer om følgende saker: Økonomisjef Sjur Authen var til stede da kontrollutvalget behandlet Vestby kommunes årsregnskap 2007. Han ga en kort redegjørelse om økonomien og besvarte spørsmål fra utvalget. Styreleder for Vestby Næringsselskap AS, Tom Anders Ludvigsen og styreleder for Vestby Fjernvarme AS, Eivind Topper, redegjorde i møtet 11. juni om de to selskapene og besvarte i den forbindelse spørsmål fra kontrollutvalget omkring opprettelsen og driften av selskapene. Vestby kommunes juridiske rådgiver, Nils-Anders Søyland, var til stede under behandling av sak 40/08 Konkurransegrunnlaget for anbudskonkurranse om revisjonstjenester i møtet 13. august. Ordfører John A. Ødbehr var delvis til stede i møtet 11. juni og 13. august. I sak 45/08 (13. aug) hadde ordføreren og kontrollutvalget en dialog om forventninger og utfordringer til kontrollutvalget i inneværende periode. 6. ANNET I sak 56/08 Budsjett for tilsyn og kontroll 2009, ba kontrollutvalget om kr. 100 000 til utvalgets egne kostnader. Beløpet skal dekke møtegodtgjørelse, reiseutgifter, bevertning, kurs/konferanser og en lokalavis til hver av medlemmene. Kommunestyret vedtok i K-sak 115/08 å bevilge dette beløpet til kontrollutvalget for budsjettåret 2009. Årsrapporten fra kontrollutvalget legges frem for kommunestyret. Vestby, 21. januar 2009 Liv Løberg /s/ leder Lillann Skuterud Hansen sekretær 7