Innkalling Representantskapsmøte 20.09.2016 Side 1 av 4 Representantskapet for Kemneren i Follo INNKALLING TIL MØTE I REPRESENTANTSKAPET FOR KEMNEREN I FOLLO Tid: Onsdag 21. september, kl. 12.50 13.50 Sted: Formannskapssalen, Oppegård rådhus DAGSORDEN: 08/16 GODKJENNING AV INNKALLING OG DAGSORDEN 09/16 PROTOKOLL FRA FORRIGE MØTE 10/16 ORIENTERINGS- OG DRØFTINGSSAKER 11/16 STYREINSTRUKS 12/16 BUDSJETT 2017 13/16 ØKONOMIPLAN 2017 2020 14/16 EVENTUELT Med hilsen Harald Vaadal styreleder Vedlegg: 1) Protokoll fra møte i representantskapet, 18.04.2016 2) Styreinstruks 3) Budsjett 2017 4) Økonomiplan 2017 2020 5) Vedtekter for Kemneren i Follo, sist oppdatert 9. februar 2006
Innkalling Representantskapsmøte 20.09.2016 Side 2 av 4 SAKSLISTE MØTE I REPRESENTANTSKAPET FOR KEMNEREN I FOLLO 21.09.2016 Sak 08/16 GODKJENNING AV INNKALLING OG DAGSORDEN Forslag til vedtak: Innkalling og dagsorden godkjennes Sak 09/16 PROTOKOLL FRA FORRIGE MØTE Forslag til vedtak: Protokollen tas til orientering Sak 10/16 ORIENTERINGS- OG DRØFTINGSSAKER a) Status ved kontoret Det ble tilsatt tre nye medarbeidere ved avdeling Arbeidsgiverkontroll primo juni i år. To av medarbeiderne har besatt vakante stillinger. Den tredje medarbeideren har trådt inn i en nyopprettet stilling, iht. tidligere vedtak. Sykefraværet viser en gledelig utvikling. Sykefraværet er nå på 5,4 % og er stadig synkende. Til sammenligning var sykefraværet på samme tidspunkt i fjor ca. 13 %. b) Stedlig ettersyn av skatteoppkreverfunksjonen v/skatt øst Skatt øst har i juni gjennomført en årlig, planlagt kontroll, av utvalgte områder av skatteoppkreverens virksomhet. Skatt øst vil i sin kontrollrapport til respektive kommunestyrer, gjengi en oppsummering av resultatene av kontrollen. c) Kontroll av personallister Virksomheten gjennomførte fredag den 3. juni kontroll av personallister hos utvalgte serveringssteder i Follo. Til sammen 40 serveringssteder i kommunene Vestby, Ski, Ås, Frogn, Oppegård og Enebakk ble kontrollert. Det ble funnet uregelmessigheter på 14 steder. Under kontrollene ble det påtruffet 4 personer som ikke var innmeldt i arbeidstakerregisteret. Arbeidsgiverkontrollen har ved utgangen av juli avholdt kontroller hos 181 arbeidsgivere, hvorav 72 er personallistekontroller. Kontrollene har avdekket 7,7 mill. kr i utbetalt lønn som ikke tidligere er medtatt til beskatning, og 6,8 mill. kr som ikke er medtatt i grunnlaget for beregning og innbetaling av arbeidsgiveravgift.
Innkalling Representantskapsmøte 20.09.2016 Side 3 av 4 d) Organisering av virksomheten Sentralbordet til kemneren er fra 1. juli d.å. ført tilbake til sentralbordet i Oppegård kommune. På noe sikt vil dette føre til en innsparing på 0,5 årsverk. e) Fastsetting av lønn for daglig leder Gjeldende praksis er at vertskommunen fastsetter og regulerer lønnen til daglig leder. Ved etablering av felles skatteoppkreverkontor i 2006 og i årene frem til 2012 var daværende rådmann i Oppegård samtidig oppnevnt som styreleder for Kemneren i Follo. Vedtektenes 10.10 sier følgende: «Styret ansetter daglig leder. Styret har instruksjonsmyndighet ovenfor daglig leder.» Vedtektene gir ikke et klart svar på hvordan lønnen skal fastsettes. Det kan argumenteres for at det er vertskommunen som har det administrative ansvaret i ansettelsesforholdet. På den annen side er det styret som har økonomiansvar, instruksjonsmyndighet og tilsetter daglig leder. Saken ønskes diskutert. Forslag til vedtak: Sakene tas til orientering Sak 11/16 STYREINSTRUKS Styreinstruks, retningslinjer for styret for Kemneren i Follo, ble behandlet av styret i møte sist 25. mai i år. Instruksen er besluttet oversendt representantskapet for endelig godkjenning. Forslag til vedtak: Vedlagte styreinstruks for Kemneren i Follo av 25. mai 2016 godkjennes Sak 12/16 BUDSJETT 2017 Budsjett 2017 innebærer i det vesentlige en videreføring av eksisterende rammer. Vakante stillinger er nå besatt og budsjettet forventes å gå i balanse for neste år slik at vi ikke får et så stort overskudd som for 2015. Forslag til vedtak: Budsjett 2017 godkjennes Sak 13/16 ØKONOMIPLAN 2017 2020 Virksomhetens økonomiplan er utarbeidet i tråd med de retningslinjer som følger av forventningsbrev til interkommunale virksomheter. Forslag til vedtak: Økonomiplan 2017 2020 godkjennes
Innkalling Representantskapsmøte 20.09.2016 Side 4 av 4 Sak 14/16 EVENTUELT
Driftsbudsjett 2017 Kemneren i Follo Budsjett 2017 Budsjett 2016 Regnskap 2015 1010 Fastlønn 13 120 000 13 120 000 10 942 914 1030 Ekstrahjelp 10 000 10 000 21 066 1040 Overtid 100 000 100 000 97 540 1050 Annen lønn og trekkpliktig godtgjørelse 16 000 16 000 11 858 1080 Godtgjørelse folkevalgte 110 000 80 000-1090 Pensjon KLP 2 100 000 2 100 000 1 729 672 1092 Avtalefestet pensjon 120 000 120 000 60 507 1099 Arbeidsgiveravgift 2 180 000 2 180 000 1 692 358 1100 Kontormateriell 100 000 100 000 86 481 1115 Kjøp av mat uten momsfradrag 25 000 25 000 22 165 1121 Velferdstiltak 35 000 29 000 29 687 1124 Arbeidsklær/tekstiler 10 000 10 000 8 933 1130 Post (porto) 150 000 151 000 127 619 1131 Telefon/linjeleie 30 000 20 000 9 580 1132 Betalingsformidling 1 000 1 000 548 1133 Purregebyr - - 65 1140 Annonser/kunngjøringer/informasjon/gaver 20 000 25 000 18 000 1150 Kurs, opplæring, konferanser 180 000 180 000 178 702 1151 Kurs, viderefaktureres utenfor kommunen 180 000-168 756 1160 Skyss- og kostgodtgjørelse, oppholdsutg 45 000 45 000 27 822 1170 Ikke-opplysningspliktige reiseutgifter 70 000 70 000 39 678 1180 Strøm 140 000 140 000 135 064 1186 Person- og brukerforsikring (ikke trekkpl) 10 000-18 402 1190 Leie av lokaler og grunn 765 000 760 000 749 040 1197 Kontingenter, lisenser, andre gebyr/avgift 15 000 15 000 8 376 1204 Inventar og utstyr 50 000 50 000 51 172 1210 Kjøp, leie, leasing transp.midl <100.000 35 000 35 000 36 425 1220 Leie av driftsmidler 75 000 50 000 64 888 1231 Vedlikehold av bygninger og anlegg - - 17 274 1241 IKT-avtaler 380 000 378 000 354 511 1260 Renhold og vaskeritjenester 235 000 230 000 225 887 1270 Konsulent, vikar og andre tilsvarende tj. 695 000 690 000 681 207 1271 Juridisk bistand - 20 000-1350 Kjøp av tjenester fra andre kommuner 450 000 - - 1429 Merverdiavgift 150 000 140 000 172 256 Sum utgifter 21 602 000 20 890 000 17 788 453 1690 Fordelte utgifter/internsalg -4 102 021-4 068 921-3 145 041 1706 Refusjon/tilskudd fra staten -3 000 000-2 750 000-3 687 938 1710 Sykelønnsrefusjon - -911 466 1729 MVA-kompensasjon påløpt driftsregnskapet -150 000-140 000-172 256 1750 Refusjon fra kommuner -14 169 979-13 931 079-10 767 918 1773 Ref fra andre/private -180 000 - -230 000 1900 Renteinntekter - -90 115 1950 Bruk av bundne driftsfond - -3 351 040 Sum inntekter -21 602 000-20 890 000-22 355 774 Resultat - - -4 567 321
ØKONOMIPLAN 2017 2020 KEMNEREN I FOLLO Innledning Kemneren i Follo er felles skatteoppkrever for Vestby, Ski, Ås, Frogn, Oppegård og Enebakk kommune. Samarbeidet trådte i kraft 1.1.2007 og er et interkommunalt samarbeid (organisert etter kl. 27) med Oppegård kommune som vertskommune. Skatteoppkreverens plikter følger av lov om betaling og innkreving av skatte- og avgiftskrav av 17. juni 2005 nr. 67 (skattebetalingsloven). De kommunale skatteoppkreverne er i henhold til skattebetalingsloven, pålagt å utføre innkrevingsoppgaver på vegne av alle skattekreditorene (fellesinnkreving), inklusive regnskapsføring. Videre har skatteoppkreverne kontrollfunksjoner overfor arbeidsgiverne i forbindelse med forskuddstrekkordningen og arbeidsgiveravgiften. Skatteoppkreverfunksjonen er en del av et større forvaltningsområde for fastsettelse og innkreving av de fleste skatter og avgifter i Norge. Det faglige ansvaret for skatteoppkreverfunksjonene ligger i staten, mens det administrative ansvaret for gjennomføring tilligger den enkelte kommune. Kemneren i Follo betjener ca. 120 000 innbyggere og ca. 4 000 arbeidsgivere og er med dét det syvende største skatteoppkreverkontoret i landet. Samlet skatteinngang for sist avlagte regnskapsår (2015) utgjorde 15 391 mill. kr, hvorav 3 322 mill. kr gikk til fordeling til deltakerkommunene. 1. Utfordringer fram mot 2020 Regjeringen tok sikte på å overføre skatteoppkreverfunksjonen fra kommunene til Skatteetaten med virkning fra 1. januar 2016. Forslaget fikk ikke flertall i Stortinget. Vi registrerer imidlertid at Finansdepartementet fortsetter arbeidet med å få gjennomført sitt ønske om en statliggjøring. Herværende økonomiplan vil legge fortsatt kommunalt ansvar for skatteoppkrevingen til grunn for den etterfølgende periode. Virksomhetens målsettinger: Gjennomføre kontroll av 7 % av arbeidsgiverne iht. målkrav fra Skatteetaten på 5 %. Økt kontrollfrekvens skal føre til at opplevd oppdagelsesrisiko øker og at arbeidsgiver i større grad etterlever skatte- og avgiftsreglene Innfordringen skal være korrekt og effektiv, herunder vil det være et mål å forsøke å påvirke andelen rettidige innbetalinger - Skattyterne skal få informasjon og veiledning av god kvalitet, både gjennom media og direkte til bruker - Yte målrettet veiledning og bistand til skattytere som har et spesielt behov for oppfølging, ref. Skattehjelpen
Som ledd i en nasjonal satsing mot arbeidslivskriminalitet og svart økonomi vil virksomheten søke å videreutvikle sitt samarbeid med andre offentlige etater, både med hensyn til oppretting av kontaktflater for erfaringsutveksling og for koordinering og gjennomføring av fellesaksjoner. Tilrettelegge for aktivt engasjement hos de ansatte gjennom faglig stimulerende og innholdsrikt arbeid. Skape eierfølelse til produkter, målkrav og resultater slik at alle ansatte opplever stolthet over egen arbeidsplass. Gjennomføre felles årlig faglig seminar for de ansatte. Konsekvenser av nedtrekk på 2,5 % iht. forventningsbrevet: For kemneren vil dette innebære en reduksjon på ca. 0,5 mill. kr. Dette vil medføre en stor risiko for at kemneren ikke vil innfri det statlige kravet om kontroll av 5 % av arbeidsgiverne. 2. Økonomiplanmål Mål 1 Overskrift 3. Konsekvensjustert budsjett (i 1.000 kr) Tiltak/aktivitet/område Basis 2016 2017 2018 2019 2020 Lønn inkl. sosiale utgifter 17 771 17 771 17 771 17 771 17 771 + Lønnsoppgjør - - - - + Økning styregodtgjørelse 30 30 30 30 Sum 17 801 17 801 17 801 17 801 Kommentarer:
4. Rammer for økonomiplanperioden (i 1.000 kr) Basis 2016 2017 2018 2019 2020 Brutto driftsutgifter 20 890 21 422 21 422 21 422 21 422 Herav: - Lønn 17 771 17 801 17 801 17 801 17 801 - Kjøp av varer og tjenester 3 119 3 171 3 171 3 171 3 171 -Kjøp av tjenester som erstatter kommunal egenproduksjon 450 450 450 450 -Overføringer Brutto driftsinntekter 1-20 890-21 422-21 422-21 422-21 422 Herav: -Salgsinntekter -Gebyrinntekter -2 750-3 000-3 000-3 000-3 000 -Overføringer -18 000-18 272-18 272-18 272-18 272 -Mva-kompensasjon -140-150 -150-150 -150 Netto driftsutgifter - - - - - 1 Herav tilskudd fra kommunene 2015-2020 (1 000 kr): R 2015 B2016 B2017 B2018 B2019 B2020 Oppegård 3 145 4 041 4 102 4 102 4 102 4 102 Ski 3 523 4 564 4 633 4 633 4 633 4 633 Enebakk 1 273 1 639 1 664 1 664 1 664 1 664 Ås 2 189 2 865 2 908 2 908 2 908 2 908 Vestby 1 930 2 524 2 562 2 562 2 562 2 562 Frogn 1 852 2 367 2 403 2 403 2 403 2 403 Samlet tilskudd 13 913 18 000 18 272 18 272 18 272 18 272 *Innbyggertall pr. 31.12.2015 er lagt til grunn ved fordeling av deltakerkommunenes tilskudd til driften for årene 2016 til og med 2020. Deltakerkommunenes tilskudd til driften av Kemneren i Follo, slik dette opprinnelig var nedfelt i budsjettet for 2015, var 17,3 mill. kr. Senere tilbakeføring av regnskapsmessig mindreforbruk for 2014, 3,4 mill. kr, gav et samlet deltakertilskudd på 13,9 mill. kr for regnskapsåret 2015. 2015 2014 2013 2012 2011 0211 - Vestby 2 395 2 382 2 196 2 112 2 035 0213 - Ski 4 372 4 413 4 123 4 041 3 967 0214 - Ås 2 717 2 684 2 472 2 411 2 320 0215 - Frogn 2 299 2 341 2 176 2 114 2 070 0217 - Oppegård 3 903 3 922 3 653 3 560 3 523 0229 - Enebakk 1 580 1 587 1 486 1 463 1 441 Budsjettert deltakertilskudd 17 264 17 328 16 106 15 700 15 356 Bokført deltakertilskudd 13 913 14 384 12 184 12 998 11 672
5. Innsparing, utgiftsreduksjon, økte inntekter (i 1.000 kr) Tiltak 2017 2018 2019 2020 Pri.: 1 2 3 4 osv. Sum - - - - Konsekvenser: Vi ser at automatiseringen på regnskapssiden medfører redusert behov for bemanning. Vi regner derfor med å kunne spare 0,5 årsverk i løpet av 2017. 6. Personalmessige rammer 01.01.2016 29,4 Nedleggelse av stillinger (-) 0,5 Nye stillinger (+) - 31.12.2016 28,9 Kommentar til ev. opprettelse/nedleggelse av stillinger: Kolbotn, 12.05.2016 Sverre Halvorsen kemner
VEDTEKTER FOR KEMNEREN I FOLLO Oppdatert pr. 9. februar 2006 VEDTEKTER FOR KEMNEREN I FOLLO KAP. 1. VIRKSOMHETENS FIRMA/RETTSLIGE STATUS 1.1 Kemneren i Follo (heretter kalt KIF) er en interkommunal virksomhet som er opprettet med hjemmel i kommunelovens 27 av 25.sept. 1992 (heretter kalt KL. 27). 1.2 Virksomheten er ikke eget rettssubjekt, men er et samarbeidstiltak mellom deltagende kommuner. Virksomhetens vertskommune er virksomhetens rettssubjekt utad og i forhold til virksomhetens ansatte. Vertskommunen har herunder også arbeidsgiveransvaret på vegne av virksomheten. Vertskommunen skal bistå virksomheten på områder hvor den ikke har særskilt kompetanse. KAP. 2. DELTAGERE I VIRKSOMHETEN Deltagere i virksomheten er: Enebakk kommune, organisasjonsnr. 964949581, Prestegårdsvn. 4, 1912 Enebakk Frogn Kommune, organisasjonsnr. 963999089, Rådhusvn. 6, 1440 Drøbak Oppegård kommune, organisasjonsnr. 944 384 081, Kolbotnvn 30, 1410 Kolbotn Ski kommune, organisasjonsnr. 960 507 878, Idrettsveien, 1400 Ski Vestby kommune, organisasjonsnr. 943 485 437,Sentrumsvn 5, 1540 Vestby Ås kommune, organisasjonsnr. 00964948798, Skoleveien 1, 1430 Ås KAP. 3. VIRKSOMHETENS FORMÅL KIF skal, som skatteoppkrever for de deltagende kommuner, sørge for gjennomføring av de oppgaver som er pålagt i lov av 21. november 1952 nr. 2 om betaling og innkreving av skatt (skattebetalingsloven), folketrygdloven 24-4, instruks for skatteoppkrevere og i forskrifter, instrukser og retningslinjer fastsatt med hjemmel i loven. KAP. 4. VIRKSOMHETENS OPPGAVER Som ledd i oppfyllelsen av formålet, jfr. pkt. 3, skal virksomheten utføre oppgaver som nevnt i instruks for skatteoppkrevere av 02.05.2000, kapittel 3-5. H:\Styremøter\Styremøter 2014\Styremøte 25.02.2014\Vedlegg II - VEDTEKTER FOR KEMNEREN I FOLLO Oppjustert pr. 9. februar 2006.docm Side 1 av 10
VEDTEKTER FOR KEMNEREN I FOLLO Oppdatert pr. 9. februar 2006 Kemneren skal ha særnamsmannsmyndighet, i henhold til skattebetalingsloven og lov om tvangsfullbyrdelse, for de deltakende kommunene. Kemneren skal, for innkreving av kommunale krav som innkreves som skatter, delegere sin myndighet, som særnamsmann, til de deltakende kommunene. KAP. 5. HOVEDKONTOR Virksomheten har sitt hovedkontor i Oppegård kommune, som også er virksomhetens vertskommune. KAP. 6. INNSKUDDSPLIKT, EIERANDEL OG DELTAKERANSVAR. 6.1 Virksomheten har 6 seks - andeler. Antallet eierandeler og samlet innskudd reguleres ved inntak av nye/uttreden av gamle deltakere, samtidig som den enkelte deltakers oppgitte eierandel/ prosentandel endres. Vedtektene blir da å justere. 6.2 Deltaker Enebakk kommune har 1 andel i virksomheten. Dette tilsvarer 16,67 prosentandeler av virksomheten. Enebakk kommune hefter for virksomhetens samlede netto driftsutgifter i forhold til den årlige prosentandelen som regnes ut gjennom pkt. 6.9. 6.3 Deltaker Frogn kommune har 1 andel i virksomheten. Dette tilsvarer 16,67 prosentandeler av virksomheten. Frogn kommune hefter for virksomhetens samlede netto driftsutgifter i forhold til den årlige prosentandelen som regnes ut gjennom pkt. 6.9. 6.4 Deltaker Oppegård kommune har 1 andel i virksomheten. Dette tilsvarer 16,67 prosentandeler av virksomheten. Oppegård kommune hefter for virksomhetens samlede netto driftsutgifter i forhold til den årlige prosentandelen som regnes ut gjennom pkt. 6.9. 6.5 Deltaker Ski kommune har 1 andel i virksomheten. Dette tilsvarer 16,67 prosentandeler av virksomheten. Ski kommune hefter for virksomhetens samlede netto driftsutgifter i forhold til den årlige prosentandelen som regnes ut gjennom pkt. 6.9. 6.6 Deltaker Vestby kommune har 1 andel i virksomheten. Dette tilsvarer 16,67 prosentandeler av virksomheten. Vestby kommune hefter for virksomhetens samlede netto driftsutgifter i forhold til den årlige prosentandelen som regnes ut gjennom pkt. 6.9. 6.7 Deltaker Ås kommune har 1 andel i virksomheten. Dette tilsvarer 16,67 prosentandeler av virksomheten. Ås kommune hefter for virksomhetens samlede netto driftsutgifter i forhold til den årlige prosentandelen som regnes ut gjennom pkt. 6.9. H:\Styremøter\Styremøter 2014\Styremøte 25.02.2014\Vedlegg II - VEDTEKTER FOR KEMNEREN I FOLLO Oppjustert pr. 9. februar 2006.docm Side 2 av 10
VEDTEKTER FOR KEMNEREN I FOLLO Oppdatert pr. 9. februar 2006 6.9. Virksomhetens driftsutgifter det enkelte året fordeles på deltakerne i forhold til den enkelte deltakerkommunes innbyggertall pr. 31.12. foregående år, og kreves inn i de rater og med slik avregning som styret fastsetter. 6.10 Den enkelte deltaker er utad 100 % ansvarlig for virksomhetens forpliktelse, men kan umiddelbart deretter kreve refundert fra de øvrige deltakere deres andel etter ovenstående fordelingsnøkkel. 6.11 Nye deltakere som tiltrer virksomheten, må betale et engangs etableringsinnskudd stort kr. 100.000,-, samtidig som den nye deltakeren overtar en andel. Deltakerenes prosentandel, jfr. pkt. 6.2-6.8, blir da å justere ved samtidig endring av vedtektene. 6.12 Innskudd fra nye deltakere skal være innbetalt til virksomheten senest 30 dager fra deltaker gjør vedtak om slik inntreden. Nye deltakere får først deretter eierandel og deltakerrett i virksomheten etter at samtlige deltakerkommuner har vedtatt vedtektsendringene, jfr. kap. 20. KAP. 7. REPRESENTANTSKAPET 7.1 Representantskapet er virksomhetens øverste organ. 7.2 Representantskapet består av 6 seks - representanter med personlige vararepresentanter. 7.3.1 Ordføreren i den enkelte deltakerkommune er kommunens representant i representantskapet. I tillegg velges en personlig vararepresentant med møte- og talerett. Valget skjer for en periode på 4 fire år og følger kommunestyrets valgperiode. 7.3.2 Den enkelte deltaker kan i denne perioden foreta nyvalg av sin representant/vararepresentant. Slikt nyvalg skal i et hvert tilfelle skje dersom vedkommende representant/vararepresentant tar utflytting fra sin valgkrets. Nyvalget gjelder for gjenværende del av representantskapets valgperiode. 7.4 Representantskapet konstituerer seg selv og velger selv sin leder og nestleder. 7.5 Det enkelte kommunestyre har instruksjonsmyndighet overfor sin representant i representantskapet. KAP. 8. REPRESENTANTSKAPETS MYNDIGHET 8.1 De deltagende kommuner utøver sin myndighet i virksomheten gjennom representantskapet. 8.2.1 Representantskapet er virksomhetens øverste myndighet. Det behandler og vedtar virksomhetens regnskap, budsjett, økonomiplan og andre saker som etter loven eller disse vedtektene (heretter kalt Vedtektene) skal behandles i representantskapet, samt gir instruksjon og retningslinjer for virksomheten. H:\Styremøter\Styremøter 2014\Styremøte 25.02.2014\Vedlegg II - VEDTEKTER FOR KEMNEREN I FOLLO Oppjustert pr. 9. februar 2006.docm Side 3 av 10
VEDTEKTER FOR KEMNEREN I FOLLO Oppdatert pr. 9. februar 2006 8.2.2 Representantskapet skal vedta låneopptak og vilkår, se kap. 14. Representantskapet har instruksjonsmyndighet overfor styret. KAP. 9. REPRESENTANTSKAPETS MØTER 9.1.1 Representantskapets leder innkaller til møte i representantskapet når det er nødvendig for behandling av en sak som etter loven eller Vedtektene skal behandles av representantskapet, og når det ellers er nødvendig for behandling av en bestemt sak. Representantskapets leder plikter å innkalle representantskapet til møte når styret, revisor, minst en av deltagerne eller minst en tredel av representantskapets medlemmer krever det for behandling av en bestemt angitt sak. 9.1.2 Innkalling til representantskapsmøte skal skje med minst fire ukers varsel og skal inneholde saksliste. De enkelte deltakere skal med samme frist varsles om innkallingen og saksliste. Representantskapets leder kan innkalle representantskapet med kortere frist i tilfeller hvor dette er påtrengende nødvendig. 9.2 Saker som ikke er meddelt representantene etter de regler som gjelder for innkalling, kan ikke behandles av representantskapet med mindre samtlige representanter samtykker. Foruten de som har rett til å kreve representantskapet innkalt etter pkt. 9.1.1, kan styrets leder og daglig leder foreslå en sak tatt opp til behandling etter pkt. 9.1.1, første punktum. 9.3 Representantskapsmøtet ledes av dets leder eller i dennes fravær- av nestleder. Dersom ingen av disse er til stede, velges en møteleder. 9.4 Ved votering i representantskapet, har hver representant en stemme. Representantskapet er beslutningsdyktig når minst halvdelen av medlemmene er til stede, og disse representerer minst to tredjedeler av stemmene. Representantskapets vedtak er det som flertallet av stemmer er avgitt for. Ved stemmelikhet er møteleders stemme avgjørende. 9.5 Endringer av vedtektene krever tilslutning fra samtlige representanter. Gjelder slike endringer forhold som er omtalt i 4,3.ledd, i lov om interkommunale selskaper, må den enkelte deltaker (kommunestyret selv), i virksomheten, gi sin tilslutning til endringen. 9.6 Ved valg anses den eller de valgt som får flest stemmer. Representantskapet kan på forhånd bestemme at det skal holdes ny avstemning dersom ingen får flertall av de avgitte stemmer. Er ikke annet bestemt, treffes avgjørelsen ved stemmelikhet ved loddtrekning. 9.7 Om ikke representantskapet for den enkelte sak bestemmer noe annet, har styrets medlemmer rett til å være tilstede i representantskapets møter og til å uttale seg. Styrets leder og daglig leder har plikt til å være tilstede med mindre det er åpenbart unødvendig eller det foreligger gyldig forfall. Ved gyldig forfall kan det utpekes en stedfortreder. H:\Styremøter\Styremøter 2014\Styremøte 25.02.2014\Vedlegg II - VEDTEKTER FOR KEMNEREN I FOLLO Oppjustert pr. 9. februar 2006.docm Side 4 av 10
VEDTEKTER FOR KEMNEREN I FOLLO Oppdatert pr. 9. februar 2006 9.8 Lederen skal sørge for at det føres protokoll fra møtene. Protokollen skal normalt leses opp og undertegnes av representantskapets medlemmer ved møtets avslutning. Styrets medlemmer og daglig leder har rett til å få sitt syn på en sak innført i protokollen. 9.9.1 Representantskapet skal særskilt innkalles til møte innen utgangen av mai måned for behandling av årsmelding og regnskap. 9.9.2 Innkallingen skal skje skriftlig med minst fire ukers varsel, og skal inneholde en saksliste. Med minst tilsvarende frist skal de enkelte deltagerne varsles. Representantskapet behandler: Årsmelding og regnskap Valg av styre Overordnede mål og retningslinjer for driften Budsjettforutsetninger og økonomiske rammer Opptak av lån Andre saker som er forberedt ved innkallingen. 9.9.3 Representantskapet vedtar budsjett for det påfølgende kalenderår samt økonomiplan for de fire neste budsjettår. Økonomiplanen skal gi en realistisk oversikt over sannsynlige inntekter og utgifter og prioriterte oppgaver, herunder investeringsplaner og finansiering av disse, oversikt over virksomhetens eventuelle gjeldsbyrde, garantiansvar og oversikt over utgifter til renter og avdrag i planperioden. 9.9.4 Ferdigbehandlet budsjett skal oversendes deltagerne innen 1.juni. KAP. 10. STYRET 10.1.1 Styret, som velges for kommunestyreperioden på 4 fire år, har 7 syv medlemmer inkl. leder og nestleder, og med et tilsvarende antall personlige varamedlemmer. Styret sitter inntil nytt styre er valgt. Styret, herunder styrets leder, dets nestleder, og styrets varamedlemmer velges av representantskapet, og slik at det velges ett medlem med personlig varamedlem fra hver kommune. 10.1.2 6 seks av styrets medlemmer, som velges for en periode på 4 - fire - år og som følger kommunestyrets valgperiode, herunder styrets leder og dets nestleder samt varamedlemmer for disse, velges av representantskapet og slik at det velges ett medlem med personlig varamedlem fra hver kommune. H:\Styremøter\Styremøter 2014\Styremøte 25.02.2014\Vedlegg II - VEDTEKTER FOR KEMNEREN I FOLLO Oppjustert pr. 9. februar 2006.docm Side 5 av 10
VEDTEKTER FOR KEMNEREN I FOLLO Oppdatert pr. 9. februar 2006 10.1.3 1 en av styrets medlemmer samt dennes varamedlem velges av og blant de ansatte for 2 - to - år. Dersom ansettelsesforholdet opphører for de ansattes medlem/varamedlem, trer vedkommende ut av styret, og nytt medlem/varamedlem velges av og blant de ansatte. De ansattes representant har uttale- og stemmerett med unntak av saker som gjelder forholdet mellom styret som arbeidsgiver og de ansatte. Vedkommende har heller ikke rett til å delta i behandlingen av saker som gjelder arbeidsgivers forberedelse til forhandlinger med arbeidstakere, arbeidskonflikter, rettstvister med arbeidsgiverorganisasjoner eller oppsigelse av tariffavtaler. 10.2 Daglig leder, som er styrets sekretær, har møteplikt i styremøter og har rett til å uttale seg. Jfr. også pkt. 11.2.1. 10.3 Hvert medlem har en stemme. 10.4.1 Styret er beslutningsdyktig når minst halvdelen av medlemmene er til stede. 10.4.2 Som styrets beslutning gjelder det som flertallet av de møtende - men likevel minst 1/3-del av samtlige styremedlemmer har stemt for. Ved stemmelikhet er styreleders stemme avgjørende. 10.5 Styrets oppgave er å påse at virksomheten drives i samsvar med fastsatt formål, vedtekter, årsbudsjett og andre vedtak og retningslinjer fastsatt av representantskapet. Styret skal fremme forslag til mål, legge opp strategier, og fremskaffe nødvendig materiale for representantskapet. 10.6 Styret sørger for at saker som skal behandles i representantskapsmøtene, er tilstrekkelig forberedt. Styret iverksetter representantskapets vedtak, men kan kun ta opp lån eller påføre virksomheten forpliktelser i den utstrekning det foreligger særlig vedtak om dette i representantskapet med etterfølgende godkjenning fra den enkelte deltakerkommune. Se pkt. 14.1. 10.7 Styret utarbeider forslag til budsjett og økonomiplan. Dersom styrets forslag går ut over tidligere forutsetninger eller bærer i seg forslag som går ut over rammene i deltagernes eller virksomhetens tidligere vedtatte økonomiplan, skal representantskapet og deltagerne gjøres oppmerksom på dette. Tilsvarende gjelder om styret må fremme forslag til endringer i vedtatt budsjett for virksomheten. 10.8 Styret skal utarbeide slike rapporter som representantskapet beslutter. 10.9 Styret representerer virksomheten utad. 10.10 Styret ansetter daglig leder. Styret har instruksjonsmyndighet ovenfor daglig leder. H:\Styremøter\Styremøter 2014\Styremøte 25.02.2014\Vedlegg II - VEDTEKTER FOR KEMNEREN I FOLLO Oppjustert pr. 9. februar 2006.docm Side 6 av 10
VEDTEKTER FOR KEMNEREN I FOLLO Oppdatert pr. 9. februar 2006 KAP. 11. DAGLIG LEDER 11.1.1 Virksomheten skal ha en daglig leder. Daglig leder skal forestå den daglige ledelsen av virksomheten og skal følge de retningslinjer og pålegg som styret og/eller representantskapet gir. Daglig leder ansetter virksomhetens øvrige ansatte. 11.1.2 Daglig leder kan men bare etter at styret i den enkelte sak har gitt daglig leder myndighet til dette - avgjøre saker som etter virksomhetens forhold er av uvanlig art eller av stor betydning. Daglig leder kan likevel avgjøre slike saker når styrets beslutning ikke kan avventes uten vesentlig ulempe for driften av virksomheten. I siste tilfellet skal styret snarest mulig underrettes om saken. 11.2.1 Daglig leder er styrets sekretær og saksbehandler. Daglig leder har tale- og forslagsrett i styrets møter, dersom ikke styret i enkeltsaker vedtar at daglig leder ikke skal kunne møte. 11.2.2 Daglig leder kan ikke velges inn som medlem i representantskapet eller i styret. KAP. 12. REPRESENTASJON OG SIGNATUR 12.1 Styret representerer virksomheten utad og tegner dets firma. Styret kan delegere til daglig leder sammen med ett styremedlem retten til å tegne firmaet. Slik foretatt delegasjon må meldes til Foretaksregisteret. 12.2 I den daglige driften og i saker som faller inn under daglig leders myndighet, representerer denne virksomheten utad. KAP. 13. ORGANISERING AV TILSYNSFUNKSJONEN 13.1 Daglig leder skal holde styret orientert om alle forhold av betydning for virksomheten og om økonomi og personalforhold. Daglig leder skal rapportere til styret på en slik måte og så ofte som situasjonen tilsier det og som styret for øvrig måtte bestemme. 13.2 Styret skal sørge for at representantskapet har nødvendig oversikt og i tide kan forberede nødvendige disposisjoner. 13.3 Representantskapets møtebøker skal fortløpende sendes deltagerne. KAP. 14. LÅNEOPPTAK 14.1 Representantskapet kan vedta å ta opp lån til kapitalformål eller til konvertering av gammel gjeld. Slike lånevedtak må godkjennes av kommunestyrene i de deltakende kommuner for å bli gyldig. H:\Styremøter\Styremøter 2014\Styremøte 25.02.2014\Vedlegg II - VEDTEKTER FOR KEMNEREN I FOLLO Oppjustert pr. 9. februar 2006.docm Side 7 av 10
VEDTEKTER FOR KEMNEREN I FOLLO Oppdatert pr. 9. februar 2006 KAP. 15. VIRKSOMHETENS REGNSKAP, BUDSJETT M.V 15.1 Virksomhetens budsjett skal følge kommunale budsjettforskrifter. 15.2 Virksomhetens regnskap skal føres av vertskommunen. Regnskapet skal føres og avgis etter kommunale regnskapsprinsipper. 15.3 Regnskapet revideres av den revisor som vertskommunen benytter. 15.4 Regnskapet fastsettes/vedtas av representantskapet og forelegges sammen med revisjonsrapporten for den enkelte deltaker (kommunestyret) som melding. 15.5 Etter at regnskapet for siste regnskapsår er fastsatt, kan representantskapet etter tiltredelse fra deltagerne og etter forslag fra styret foreta utdeling av virksomhetens midler. Slik utdeling kan bare finne sted dersom midlene ikke trenges til betaling av forpliktelser eller til driften av virksomheten. KAP. 16. PERSONVERN OG OFFENTLIGHETSLOVEN 16.1 Virksomheten skal følge slike rutiner og saksbehandlingsregler som er vanlige ved kommunal saksbehandling for ivaretakelse av personvernet til privatpersoner iht. gjeldende lovgivning. KAP. 17. VERTSKOMMUNEN (ARBEIDSGIVERANSVAR) 17.1 Vertskommunen har det formelle arbeidsgiveransvaret for de ansatte i virksomheten. Styret ivaretar i det daglige, på vegne av vertskommunen, arbeidsgiveransvaret for de ansatte i virksomheten, men slik at vertskommunen trer inn bl.a. ved eventuelle konflikter eller når styret ber om dette. 17.2 Vertskommunen, sammen med styrets leder og daglig leder, ivaretar virksomhetens interesser under lokale forhandlinger. Styret kan delegeres fullmakt til å vedta forhandlingsresultatet. KAP. 18. MØTEGODTGJØRELSE 18.1 Medlemmer av representantskapet og styret har krav på møtegodtgjørelse i overensstemmelse med de satser som gjelder lignende verv i vertskommunen. KAP. 19. KLAGER 19.1 Klage på enkeltvedtak, herunder vedr. ytelser, tjenester m.v fra virksomheten, rettes til styret. H:\Styremøter\Styremøter 2014\Styremøte 25.02.2014\Vedlegg II - VEDTEKTER FOR KEMNEREN I FOLLO Oppjustert pr. 9. februar 2006.docm Side 8 av 10
VEDTEKTER FOR KEMNEREN I FOLLO Oppdatert pr. 9. februar 2006 19.2 Styrets vedtak på slike klager kan påklages videre til klagenemda i vertskommunen som siste klageinstans. Slik påklage fremmes ovenfor styret som avgir sin uttalelse samtidig med oversendelsen av påklagen til klagenemda v/rådmannen i vertskommunen. Forvaltningslovens regler i kap. VI gjelder. 19.3 Klage over vedtak i medhold av særlov følger særlovens bestemmelser. KAP. 20. ENDRING AV VEDTEKTENE 20.1 Endring av vedtektene krever tilslutning fra samtlige deltagende kommuner. KAP. 21. UTTREDEN 21.1 Den enkelte deltager kan med to års skriftlig varsel til styret si opp sitt deltagerforhold i virksomheten og kreve seg utløst av denne. Utløsningssummen fastsettes til andelens nettoverdi ved oppsigelsesfristens utløp. Utløsningssummen kan likevel ikke overstige verdien av deltagerens innskudd. 21.2 Den enkelte deltager kan tre ut med øyeblikkelig virkning når deltagernes rett er blitt krenket ved vesentlig mislighold. I dette tilfellet fastsettes utløsningssummen til andelens nettoverdi umiddelbart før utløsningsgrunnen forelå. 21.3 Dersom partene ikke blir enige om utløsningssummen størrelse, avgjøres slike tvister med bindende virkning av en sakkyndig voldgiftsrett på tre medlemmer oppnevnt av sorenskriveren ved Indre Follo Tingrett eller ved den tingretten som senere måtte overta denne embetskretsen. Sorenskriveren peker herunder ut rettens leder. Tvistemålslovens kap. 32 legges for øvrig til grunn. En av partene kan i stedet bestemme at tvisten skal bringes inn for det ordinære rettsapparatet med Indre Follo Tingrett eller etterfølgende tingrett som verneting. 21.4 Utbetalingen skal i begge tilfeller skje straks utløsningssummen er endelig fastsatt. Er deltagerens andel negativ, er det deltagerens tap som skal innbetales til virksomheten straks. 21.5 Den uttredende deltaker fortsetter å hefte overfor kreditorene og ovenfor de øvrige deltakere for sin andel av virksomhetens forpliktelser på uttredelsestidspunktet. KAP. 22 OPPLØSNING OG/ELLER AVVIKLING 22.1 For spørsmål og behandling som gjelder oppløsning eller avvikling av virksomheten gjelder bestemmelsene i 32-38 lov om interkommunale selskaper tilsvarende så langt de er relevante. H:\Styremøter\Styremøter 2014\Styremøte 25.02.2014\Vedlegg II - VEDTEKTER FOR KEMNEREN I FOLLO Oppjustert pr. 9. februar 2006.docm Side 9 av 10
VEDTEKTER FOR KEMNEREN I FOLLO Oppdatert pr. 9. februar 2006 KAP. 23. ANNET 23.1 For problemstillinger som ikke særskilt er omtalt i disse vedtektene og som deltakerne eller et enstemmig representantskap ikke har avgjort løsningen på, gjelder kommunelovens bestemmelser. H:\Styremøter\Styremøter 2014\Styremøte 25.02.2014\Vedlegg II - VEDTEKTER FOR KEMNEREN I FOLLO Oppjustert pr. 9. februar 2006.docm Side 10 av 10