SELSKAPSAVTALE FOR FOLLO REN IKS

Transkript

1 KAP.1 SELSKAPETS FIRMA SELSKAPSAVTALE FOR FOLLO REN IKS 1.1 Follo Ren IKS er et interkommunalt selskap opprettet med hjemmel i Lov om interkommunale selskaper av 29. januar Selskapet er et eget rettssubjekt med registrering i Foretaksregisteret. KAP. 2 DELTAKERE I SELSKAPET Deltakere i selskapet er: Org,nr: Adresse Frogn kommune Rådhusveien 6, 1440 Drøbak Nesodden kommune Vardenbakken Nesoddtangen Oppegård kommune Kolbotnvn Kolbotn Ski kommune Idrettsveien Ski Ås kommune Skoleveien Ås KAP. 3 SELSKAPETS FORMÅL Selskapet påtar seg på vegne av deltagerkommunene å sørge for innsamling, transport og forsvarlig behandling av avfall som faller innenfor det til enhver tid gjeldene kommunale ansvarsområdet etter Forurensningsloven, og supplerende bestemmelser gitt av sentral forurensningsmyndighet Selskapets formål er kjøp og salg av varer og tjenester i tilknytning til ovennevnte ansvarsområde, alene eller i samarbeid med andre. For å unngå mistanke om konkurransevridning gjennom f.eks bruk av inntekter opptjent gjennom selvkost til å tjene penger, er det flere renovasjonsselskaper som uttrykkelig skiver i sin selskapsavtale at de ikke har erverv til formål. Teksten her kan misforstås som å være et ønske fra eierne om å fremme erverv, se kommentaren under pkt Selskapet kan tilby tjenester utover det kommunale ansvarsområdet, så langt dette ikke strider mot selskapets primære formål eller kommer i strid med kommunenes interesse. 1

2 Dette kan være problematisk i forhold til både unntaket i anskaffelsesregelverket (egenregi), mistanke om sammenblanding av selvkost/næringsinntekter og i forhold til offentlig støtte problematikken som nå har resultert i at Kommunal- og moderniseringsdepartementet har foreslått å endre IKS-loven fra ubegrenset deltakeransvar til begrenset deltakeransvar. Som dere sikkert er kjent med, er det mest vanlig å skille slik aktivitet ut i egne datterselskaper for å unngå mistanke om kryssubsidiering. 3.3 Andre kommuner kan bli deltager i selskapet. Representantskapet kan fastsette innmeldingsvilkårene. Om det tiltrer nye deltakere, må selskapsavtalen endres, jf. IKS-loven 4, 3. ledd pkt. 2. Dette er en slik endring i selskapsavtalen som må til behandling i alle 5 deltakeres kommunestyrer for vedtakelse, før de ev. kan tiltre. KAP. 4 SELSKAPETS OPPGAVER 4.1 Som leder i oppfyllelsen av formålet, jfr. Kap. 3, skal selskapet: Være deltagerkommunenes kompetansesenter i avfallssaker, og på vegene av innbyggerne i deltagerkommunene sørge for en økonomisk og miljømessig optimal handtering av avfallet fra husholdningene i deltagerkommunene. Oppfylle deltagerkommunenes forpliktelser iht.de kommunale renovasjonsforskriftene til konkurransedyktige priser og kvalitet, avfallshandteringen skal oppfylle norske miljøvernmyndigheters hovedmål for avfallshandteringen. Utnytte selskapets kompetanse, ressurser og avtaler til å håndtere næringskunder. Siste kulepunkt; se kommentaren under pkt. 3.2 over. KAP. 5 HOVEDKONTORET 5.1 Selskapet har adresse Kveldroveien 4, Ås kommune. KAP. 6 INNSKUDDSPLIKT, EIERANDEL OG DELTAKERANSVAR 6.1 Selskapet har 100 eierandeler med samlet innskudd kr ,- 6.2 Frogn kommune har 16,6 andeler i selskapet med innskudd kr ,- Dette tilsvarer 16,6 prosentandeler av selskapet. Frogn kommune hefter ubegrenset med 16,6 prosent av selskapets samlede forpliktelser. 6.3 Nesodden kommune har 17 andeler i selskapet med innskudd kr ,- Dette tilsvarer 17 prosentandeler av selskapet. Nesodden kommune hefter ubegrenset med 17 prosent av selskapets forpliktelser. 2

3 6.4 Oppegård kommune har 23,8 andeler i selskapet med innskudd kr ,-. Dette tilsvarer 23,8 prosentandeler av selskapet. Oppegård kommune hefter ubegrenset med 23,8 prosent av selskapets samlede forpliktelser. 6.5 Ski kommune har 26,1 andeler i selskapet med innskudd kr ,-. Dette tilsvarer 26,1 prosentandeler av selskapet. Ski kommune hefter ubegrenset med 26,1 prosent av selskapets samlede forpliktelser. 6.6 Ås kommune har 16,5 andeler i selskapet med innskudd kr ,-. Dette tilsvarer 16,5 prosentandeler av selskapet. Ski Ås kommune hefter ubegrenset med 16,5 prosent av selskapets samlede forpliktelser. 6.7 Vedtak i ekstraordinært representantskapsmøte den sak 3/2006: Nye eierandeler for hver av deltakerkommunene (%) beregnes på basis av abonnementsenheter. (Antall abonnementsenheter = antall helårsabonnement + 0,5 x antall sommerrenovasjonsabonnement) De ulike eiernes eierandeler/ansvarsandeler er et av punktene for minimumsinnholdet i en selskapsavtale, jf. IKS-loven 4, 3. ledd nr. 7, og skal til behandling i de deltakende kommunestyrer. Forutsetter at vedtaket i pkt. 6.7 er fulgt opp av kommunestyrevedtak i de 5 deltakende kommuner. Siden dette ble endret i 2006 bør dere vurdere om eierandelene skal oppdatere nå og om dette skal gjøres med jevne mellomrom, ev. når representantskapet finner det nødvendig. Her er forslag til tekst, som kan tas inn i pkt. 6.1 (dvs. slå sammen kap. 6 i et pkt.): Deltakerne hefter ubegrenset for selskapet innenfor sin eierandel. Fordeling av eier- og ansvarsandelene i selskapet baseres på abonnentenheter pr. xx.xx.2015 som følger: Deltaker Innskudd Eierandel Frogn kommune Kr ,- 16,6 % Nesodden kommune Kr ,- 17 % Oppegård kommune Kr ,- 23,8 % Ski kommune Kr ,- 26,1% Ås kommune Kr ,- 16,5 % Tilsammen Kr ,- 100% Selskapets representantskap skal hvert fjerde år vurdere, og om nødvendig foreta regulering av fordelingsnøkkelen, første gang xx.xx.xx. 3

4 (Antall abonnementsenheter = antall helårsabonnement + 0,5 x antall sommerrenovasjonsabonnement) KAP.7 REPRESENTANTSKAPET Representantskapet er selskapets øverste organ Representantskapet består av 5 fem - representanter med personlige vararepresentanter. Hver av representantene kan ha minst et personlig varamedlem, dette fordi loven utelukker bruk av fullmakter. Spørsmålet er om det tilstrekkelig med kun et varamedlem pr. representantskapsmedlem, eller om kommunene bør oppnevne flere varamedlemmer? Dette må da stå i selskapsavtalen Den enkelte deltaker kan i denne perioden foreta nyvalg av sine representanter/vararepresentanter. I tillegg velges ett personlig vararepresentant med møte og talerett. Valget skjer for en periode på 4 fire år og følger kommunestyrets valgperiode. Medlemmer av styret eller daglig leder kan ikke velges inn som medlem av representantskapet. Deltakerne kan når som helst foreta nyvalg, IKS-loven 6, 4. ledd andre setning. Jeg antar at første setning her har en historie, og dermed kan fjernes i ny versjon av selsskapsavtalen. Ev. bør setningen stå sist i pkt Den enkelte deltaker kan i denne perioden foreta nyvalg av sine representanter/vararepresentanter. Slikt nyvalg skal i et hvert tilfelle skje dersom representant/vararepresentant tar utflytting fra sin valgkrets. Nyvalget gjelder for gjenværende del av representantskapets valgperiode. Dette pkt. bør fjernes. Dere kan enten ta inn i pkt at deltakerne kan foreta nyvalg av egne representantskapsmedlemmer/varamedlemmer i perioden, eller vurderer dette til å være kommunenes anliggende og fjerner det fra selskapsavtalen. 7.3 Representantskapet konstituerer seg selv og velger selv sin leder og nestleder Representantskapet behandler og vedtar selskapets regnskap, budsjett og økonomiplan samt saker som detter loven er lagt til representantskapet og gir instruksjon og retningslinjer for selskapets virksomhet, dvs representantskapet instruerer styret Representantskapet skal godkjenne låneopptak og vilkår. Videre må følgende arter saker som ellers ligger til styret, godkjennes av representantskapet: Saker av viktig politisk eller prinsipiell karakter. 4

5 Saker av vesentlig økonomisk betydning. Saker på siden av selskapets formål. Slike saksområder skal meldes til Foretaksregisteret. Det har aldri vært et krav i IKS-loven at representantskapet skal godkjenne låneopptak og vilkår, men det var tidligere et generelt krav til at alle vedtak om låneopptak, selvfølgelig innenfor lånerammen, skulle godkjennes av departementet (Fylkesmannen), jf. tidligere 22, 4. ledd. Om dere fortsatt ønsker at et hvert låneopptak skal godkjennes av representantskapet, lar dere dette stå, hvis ikke kan det gå ut. Resten av paragrafen her minner om IKS-loven 25, uten at de forhold som reguleres der er tatt inn her. 25 lyder som følger: Vedtak om 1. å avhende eller pantsette fast eiendom eller andre større kapitalgjenstander eller 2. å foreta investeringer som er av vesentlig betydning for selskapet eller en eller flere av deltakerne, må treffes av representantskapet etter forslag fra styret. Dere kan vurdere om dere ønsker å ha teksten slik den står, og/eller skrive inn følgende her: «avhending eller pantsetting av fast eiendom eller annen større kapitalgjenstand samt investeringer av vesentlig betydning for selskapet eller en eller flere av deltakerne. Dette punktet passer kanskje best under kapittel 8: Styret? Når styret vedtar saker utenfor formålet, må dette registreres i Foretaksregisteret, men det naturlige er å sette rammene for styrets myndighet i selskapets formål såpass vidt at formålet er tilstrekkelig å registrere i Foretaksregisteret. Melder dere sakene fortløpende, eller hvordan gjør dere dette i praksis. Om det praktiseres da Den enkelte deltaker (kommunestyre) har instruksjonsmyndighet overfor sin representant i representantskapet Ved votering i representantskapet har hver representant en stemme. Her har dere valgt at kommunene skal «eie like mye», og ikke vekte stemmegiving i forhol til eierandel. Dere kan fortsette denne praksisen (om det aksepteres av deltakerne) eller vekte stemmene i forhold til eierandel, hvilket kanskje er tungvint da deltakerne i Follo Ren eier tilnærmet likt

6 Representantskapet er beslutningsdyktig når minst halvparten av representantene er til stede, og disse representerer minst to tredjedeler av stemmene. Representantskapets vedtak er det som flertallet av stemmene er avgitt for. Ved stemmelikhet er møteleders stemme avgjørende Endringer av selskapsavtalen krever beslutning fra samtlige representanter. Endringer i de forhold som beskrives som «minimumsinnholdet» i en selskapsavtale, må til vedtakelse i alle de deltakende kommuners kommunestyrer. Representantskapets rolle blir her å godkjenne at styrets forslag til endring sendes deltakerne for beslutning. Her kan det for eksempel stå: Endringer i selskapsavtalen utover minimumsinnhold etter IKS-loven 4, 3. ledd som krever enstemmig beslutning i de 5 kommunestyrene, krever beslutning fra samtlige representanter. Alternativet er å ha en minimums selskapsavtale som kun inneholder det som er påkrevd etter IKS-loven 4, 3. ledd eller identifisere hvilke paragrafer som er minimum og hvilke som kan endres av representantskapet. KAP.8 STYRET Styret har 6 seks medlemmer med tilsvarende antall personlig varamedlemmer. Styret sitter til nytt styre er på valg fem av styrets medlemmer, herunder styrets leder og nestleder, samt varamedlemmer for disse velges av representantskapet, og slik at det velges ett medlem med personlig varamedlem fra hver kommune. Erfaringsmessig er dette uheldig, da det fremstår som at hver kommune har sin representant i styret. Jeg vet at dette fortsatt er praksis mange steder, men håper likevel valg av styremedlemmer blir foretatt etter en grundig prosess, gjerne med en valgkomité. Det er ikke pålagt å ha varamedlemmer til styret hverken i IKS eller AS og om selskapet har det, er disse ikke personlig varamedlem. Dere bør da sløyfe personlig, og vurdere om dere skal ha varamedlemmer i rekke; 1., 2. og ev. 3 vara. Det er da vanlig av 1. vara møter med talerett i styremøtene av styrets medlemmer samt dennes vararepresentant velges av og blant de ansatte. Dersom ansettelsesforholdet opphører for de ansattes representant/vararepresentant, trer vedkommende ut av styret, og nytt medlem/varamedlem velges av og blant de ansatte. 6

7 De ansattes representant har uttale og stemmerett med unntak av saker som gjelder forholdet mellom styret som arbeidsgiver og de ansatte. Vedkommende har heller ikke rett til å delta i behandlingen av saker som gjelder arbeidsgivers forberedelse til forhandlinger med arbeidstaker, arbeidskonflikter, rettstvister med arbeidsgiverorganisasjoner eller oppsigelse av tariffavtaler. 2. avsnitt er ikke i tråd med IKS-loven. IKS-loven 10 har to løsninger for ansattevalgte styremedlemmer: 1. i selskaper hvor det er mindre enn 30 ansatte har de ansatte møte- og talerett i styret i saker i henhold til kommuneloven 26 nr. 1, dvs. i saker som gjelder forholdet mellom kommunen eller fylkeskommunen som arbeidsgiver og de ansatte. 2. I IKS med mer enn 30 ansatte har de ansatte rett til å velge et styremedlem. Vedkommende blir fullverdig styremedlem på lik linje med de eiervalgte, i tillegg til en observatør. Det spesielle med IKS, er at om selskapet har myndighet til å treffe enkeltvedtak eller fastsette forskrifter i henhold til forv. Loven 2, skal disse ikke delta i behandlingen av disse sakene. Dette er dog eneste unntaket for ansatte valgte styremedlemmer i IKS. Nytt pkt. kan lyde: Ett av styrets medlemmer og en observatør med varamedlemmer velges av og blant de ansatte. Dersom ansettelsesforholdet opphører i perioden, trer vedkommende ut av rollen, og det foretas nyvalg av og blant de ansatte. De ansattevalgte representantene skal ikke delta i behandlingen av enkeltvedtak eller fastsettelse av forskrifter, men er ellers fullverdige medlemmer av styret. 8.2 Daglig leder har møterett i styremøter og rett til å uttale seg. 8.3 Styret velges for en periode på 4 fire år, og følger kommunestyrets valgperiode. Utgangspunktet i loven er 2 år, maks 4 år. Det er derfor helt ok med 4 år, men å knytte dette opp mot kommunestyrets valgperiode er uheldig, jf. fvl. 6, 1. ledd bokstav e) om folkevalgtes inhabilitet i saker hvor selskap de er styremedlemmer i er part. Bakgrunnen for denne bestemmelsen er å skille rollene som folkevalgt og styremedlem i selskaper. 8.4 Hvert styremedlem har en stemme Styret er beslutningsdyktig når minst halvdelen av medlemmene er til stede. 7

8 8.5.2 Som styrets beslutning gjelder det som flertallet av de fremmøtte men likevel minst1/3-del av samtlige styremedlemmer har stemt for. Ved stemmelikhet er møteleders stemme avgjørende. 8.6 Styret ansetter daglig leder og øvrige ansatte. Styret har instruksjonsmyndighet overfor daglig leder. KAP. 9 DAGLIG LEDER 9.1 Selskapet skal ha en daglig leder. Daglig leder skal forestå den daglige ledelsen av selskapet. 9.2 Den daglige ledelsen omfatter ikke saker som etter selskapets forhold er av uvanlig art eller er av stor betydning. Slike saker kan den daglige leder bare avgjøre når styret i den enkelte sak ha gitt daglig leder myndighet til det, eller når styrets beslutning ikke kan avventes uten vesentlig ulempe for selskapets virksomhet. Styret skal i så fall snarest mulig underrettes om saken. Har dere en instruks for daglig leder? Om svaret er nei, er det lurt å tegne opp linjene for hva som er «uvanlig art eller av stor betydning» for daglig leder i Follo Ren gjennom en instruks (arbeidsbeskrivelse). 9.3 Daglig leder har instruksjonsmyndighet overfor de øvrige ansatte i selskapet. KAP. 10 REPRESENTASJON OG SIGNATUR 10.1 Styret representerer selskapet utad og tegner dets firma. Styret kan delegere til daglig leder sammen med ett styremedlem retten til å tegne firmaet. Slik foretatt delegasjon må meldes til Foretaksregisteret I den daglige driften og i saker som faller inn under daglig leders myndighet, se hovedpunkt 9, representerer denne selskapet utad. KAP. 11 LÅNERAMME M. V 11.1 Selskapets låneramme settes til kr ,-. Kr er øremerket til realisering av Kretsløp Follo. Selskapet kan bare ta opp lån til kapitalformål eller til konvertering av gammel gjeld. Her ønsker dere å innskrenke lånerammen til kr ,-. Dere kan informere om at 40 mill allerede er lånt opp i forbindelse med Kretsløp Follo i saksfremlegget, men anbefaler ikke at dette står i selskapsavtalen. I IKS-loven er låneopptak til kapitalformål nå begrenset til 8

9 fysiske eiendeler av varig verdi. Dvs. at kjøp av aksjer og lignende finansielle investeringer faller utenfor. Dere har valgt ikke å åpne opp for lån til likviditetsformål Representantskapet skal vedta det enkelte låneopptak innenfor lånerammen. Slike vedtak skal godkjennes av departementet. Som nevn under pkt har det aldri vært krav til at representantskapet skal vedta opptaket av hvert enkelt lån innenfor lånerammen og dette kan gå ut. Siste setning gjelder nå kun dersom minst én av deltakerkommunene er registrert i ROBEK etter kml 60 og da for lån og langsiktige leieavtaler. Dette pkt. kan derfor lyde slik: Dersom én eller flere av deltakerkommunene er registrert i ROBEK etter kml 60, må lån og langsiktige leieavtaler godkjennes av Fylkesmannen Selskapet kan pantsette sine eiendeler til sikkerhet for sine egne forpliktelser. Selskapet kan også bygge opp fond til finansiering av ventede investeringer i samsvar med lov og forskrifter. Jeg synes dette er mer presis formulering. KAP. 12 SELSKAPETS REGNSKAP, UTDELING M. V 12.1 Selskapets regnskap skal avgis etter regnskapsloven. Dette er lovens hovedregel og er ikke nødvendig å ha med i selskapsavtalen Regnskapet fastsettes av representantskapet og forelegges sammen med revisjonsrapporten for den enkelte deltaker (kommunestyret) som melding Etter at regnskapet for siste regnskapsår er fastsatt, kan representantskapet etter forslag fra styret foreta utdeling av selskapets midler, jfr. Dog IKS-loven 29,.2. ledd KAP. 13 UTTREDEN 13.1 Den enkelte deltaker kan med ett års skriftlig varsel til styret si opp sitt deltakerforhold i selskapet og kreve seg utløst av dette. Uttreden kan skje med øyeblikkelig virkning i de forhold som angitt i IKS-loven ledd

10 Utløsningssummen til den uttredende deltaker fastsettes til dennes andels nettoverdi ved oppsigelsesfristens utløp. Utløsningssummen kan likevel ikke overstige verdien av deltakerens innskudd Dersom partene ikke blir enige om utløsningssummens størrelse, avgjøres slike tvister med bindende virkning av en sakkyndig voldgiftsrett på tre medlemmer oppnevnt av sorenskriveren ved Indre Follo Tingrett eller ved den tingretten som senere måtte overta denne embedtskretsen. Sorenskriveren peker herunder ut rettens leder. Tvistemålslovens Kap. 32 legges for øvrig til grunn. En av partene kan i stedet bestemme at tvisten skal bringes inn for det ordinære rettsapparatet med Indre Follo Tingrett eller etterfølgende tingrett som verneting For øvrig legger regelverket i IKS-loven 30 til grunn. Litt «klønete formulert. Alternativt: For øvrig gjelder IKS-loven 30. KAP. 14 OPPLØSNING OG AVVIKLING 14.1 Spørsmål knyttet til oppløsning og avvikling av selskapet løses som angitt i IKS-loven Dette er innlysende og kan vurderes å ta ut. Alternativ omformuleres: For oppløsning og avvikling av selskapet, gjelder reglene i IKS-.loven KAP. 15 ANNET 15.1 Reglene i IKS-loven gjelder der hvor nærværende selskapsavtale ikke bestemmer noe annet. Thore Vestby Ordfører Frogn kommune Nina Sandberg Ordfører Nesodden kommune 10

11 Harald Vaadal Ordfører Oppegård kommune Anne Kristine Linnestad Ordfører Ski kommune Johan Alnes Ordfører Ås kommune Ås, 27. september