Innholdet i arrangørhåndboka

Transkript

1 Innholdet i arrangørhåndboka Søkeprosess Ved 6ldelt arrangement Markedsføring av arrangementet Sponsorarbeid Logis6kk Storskjerm Skytebane Smørebod Akkreditering

2 Søkeprosessen vedr NM/NC/HL På større nasjonale renn skal klubbene sende sine søknader inn 6l sin krets, som igjen gjør en prioritering ved flere søkere innenfor samme krets og sender søknadene videre 6l NSSF. Teknisk komité inns6ller hvilke arrangører som skal få arrangement, og 6l sluk vedtar forbundsstyret deke.

3 Søkeprosessen arrangement generelt Alle arrangører som skal arrangere renn må søke via innen 15. september hvert år. Rennsøknaden kan enten legges inn av leder i klubben eller arrangementsansvarlig. En klubb kan ha flere arrangementsansvarlige og deke kan leder i klubben 6ldele. Ta kontakt med IT support på ved spørsmål.

4 Ved 6ldelt arrangement NM/NC/ HL Når forbundsstyret har 6ldelt arrangøren et arrangement eller mesterskap, sendes det ut kontrakt mellom arrangøren og NSSF. Det blir også sendt ut en kontrakt mellom arrangøren og en reservearena ved avlysning på grunn av snømangel, kulde osv. Begge disse kontraktene må sendes inn 6l forbundet så fort som mulig eker 6ldelt arrangement.

5 Ved 6ldelt arrangement NSSF utnevner to Tder 6l hvert arrangement. Det er Tdens ansvar å ta første kontakt med arrangør. Det er også ønskelig at TD sammen med NSSFs har en befaring i anlegget og oppstartsmøte med arrangøren der hvor man finner deke nødvendig. Det blir årlig arrangert en Arrangørkonferanse vanligvis i månedsskiwe oktober/november og her blir ulike temaer tak opp fra år 6l år.

6 Markedsføring av arrangement

7 Markedsføring av arrangement Vær 6dlig ute å annonser 6ldelt arrangement «vi fikk 6ldelt NM senior i konkurranse med 5 andre søkere» Dernest kan man lage pressemeldinger 6l lokale og regionale medier av ulike type arter, f.eks lokale utøvere, dugnader, arrangementsdato, stor sponsor på plass osv.. Det anbefales å lage f.eks bannere, plakater, annonser osv.

8 Marked og sponsorarbeid Det kan være lurt å avtale et møte med samarbeidspartnere for å presentere det man ønsker å selge inn. Det er mange 6ng man kan selge inn på arrangement, se forslag 6l liste under. Får man ikke 6l et salg i første møte, husk å avtale et nyk møte før dere går hver 6l sik. Noen ganger er det ikke prak6sk mulig å møtes ansikt 6l ansikt. Da kan det være lurt å sende en e- post for å presentere hva man har å 6lby, samt å følge opp samarbeidspartneren på telefon. Sjekk all6d ut hva du som arrangør kan selge, før salgsarbeidet starter.

9 Marked og sponsorarbeid Forslag )l hva man kan selge på arrangement: Startnummer og lårnummer Arenareklame og logovegg Reklameskilt over skivene Reklame over tallen på standplass- skilt Storskjerm- annonser, logoer, filmer og tekstplakater Varer 6l f.eks kiosken eller premieutdeling Annonse i rennprogram og/eller klubbprogram

10 STADIONREKLAME 12 meter 4 meter 4 meter 4 meter Det bør være minimum 12 meter reklame av samme sponsor etter hverandre, før neste sponsor. Dette for å få mest mulig effekt ut av hver partner.

11 Målområdet på DNB Cup før og etter målstreken DNB Portal Statkraft x 3 Arrangøren x 3 L o g o v e g g Løyperetning Utgang DNB Portal Statkraft x 3 Arrangøren x 3

12 Logis6kk ved NM/NC/HL NSSF har alt av startnummerserier som trengs disse arrangementene. Vanlige startnummer fra og stafeknummer 1-90 med 4 etapper. Det er 6l en hver 6l noen av NSSFs partnere som er dekorert på disse startnumrene. I 6llegg s6ller NSSF med lårnummer, gule ledertrøyer og sikkerhetsnåler. Det vises 6l skjemaet for mer info av hva som kommer når.

13 Logis6kk ved NM/NC/HL Arrangøren må melde inn kontaktperson og leveringsadresse hvor alt utstyr skal leveres. Det blir sendt ut et skjema fra NSSF på hva som kommer, hvor det kommer fra og 6l hvilken adresse utstyret skal sendes videre. Det er arrangørens ansvar å påse at alt utstyr har ankommet og sendt videre meld i fra hvis noe mangler så raskt som mulig. Ta vare på kvikering av frakt og send deke inn 6l NSSF for refusjon.

14 Storskjerm

15 Storskjerm Når en arrangør blir 6ldelt NM, NC eller HL, så får de mulighet 6l å leie storskjermen 6l en redusert markedspris via NSSF frem 6l og med sesongen. Det er en egen storskjermkontrakt som blir utarbeidet mellom NSSF og arrangør, se mer detaljert info i kontrakten. Arrangører ut over deke kan ta direkte kontakt med leverandør og får 6lbud noe under markedspris: [email protected]

16 Storskjerm Arrangøren må sende inn en kontaktperson for storskjerm 6l NSSF i god 6d før arrangementet. DeKe for å avklare plassering av storskjerm, sende inn logoer/videoer osv som skal ut på skjermen med mer. NSSF sammen med arrangør og leverandør bestemmer når skjermen ankommer og hentes fra arrangørsted. Vanligvis kommer skjermen dagen før offisiell trening.

17 24 kvm stor Fakta om storskjermen veier rek over 3 tonn og blir fraktet på henger skjermen blir levert med to pcer og 4 kameraer inkl. kabler og kamerasta6v krever 30 kw ved oppstart og bruker i gjennomsnik 9 kw, samt krever 400 volt og sikring type D (deke er vik6g) skjermen leveres med 25 meter strømkabel, 3 fas 5 leder- system, 63 amper, 400volt. Arrangøren må s6lle med kabler ut over deke.

18 Skytebanen

19 Oppse7 skytebane Norges Cup og NM forutsa7 30 skivers anlegg 1 person koster maker og 1 person drar opp skiver Kontroll: Tastekontroll 2. Kontroll: Manuell skriving 3. Kontroll: Manuell skriving 1. Kontroll: Tastekontroll 2. Kontroll: Manuell skriving 3. Kontroll: Manuell skriving Leder- roller: 1 stk skytebanesjef, ass skytebanesjef skive 1-15 og ass skytebanesjef skive Antall funksjonærer: 43 stk inkl skytebane sjef og ass skytebane sjefer

20 Oppse7 skytebane HL forutse7er 30 skivers anlegg 1 person koster maker og 1 person drar opp skiver. Disse to er også behjelpelig med å gerne våpen fra våpensta6v underveis i konkurransen Kontroll: Tastekontroll 2. Kontroll: Manuell skriving 3. Kontroll: Manuell skriving En person 6l å legge ut våpen Leder- roller: 1 stk skytebanesjef, ass skytebanesjef skive 1-15 og ass skytebanesjef skive Kontroll: Tastekontroll 2. Kontroll: Manuell skriving 3. Kontroll: Manuell skriving En person 6l å legge ut våpen Antall funksjonærer: 45 stk inkl skytebane sjef og ass skytebane sjefer

21 Organisering av skytebanen Rolleavklaring: Skytebanesjef er øverste leder av skytebanen som deltar på rennkomité- møter på vegne av skytebanen og rapporterer 6l rennleder. Skytebanesjefen deltar på evt jurysaker hvis vedkommende blir kalt inn 6l det. Ass skytebanesjef har hovedansvar innenfor sine skiver. De har også ansvaret for å løse caser som oppstår for eksempel kryss- sky6ng, flying av våpen, stenge defekt skive.

22 Organisering av skytebanen Denne organisering bør føre 6l: Raskere resultatservice via speaker, storskjerm og liveresultater Mindre ekerkontroll av skyteresultat Tidligere klar med offisiell liste Tidligere klar med premieutdeling Tidligere ferdigs6lling av startliste 6l neste dag (f. eks. jaktstart) som igjen vil føre 6l 6dligere kveld for de som skal pakke startnummer

23 Smøreboder - utstyrsleverandører Arrangøren 6lreKelegger for best mulig forhold for smørere og utstyrsleverandører

24 Smøreboder - utstyrsleverandører Arrangørens forpliktelser: Opplyse om kontaktperson som utstyrsleverandører kan kontakte via neksiden/ innbydelse Legge 6l reke for gode arbeidsforhold God nok strømkapasitet Nærme løyper/utøvere Nødvendig info som værmeldinger, opplyse om evt endringer i rennprogram, startlister, resultatlister og annen relevant info. Brøyte og evt strø i området utstyrsleverandørene er.

25 Smøreboder - utstyrsleverandører Utstyrsleverandørens forpliktelser: Kontakte arrangøren på et 6dlig 6dspunkt for å melde sin ankomst Meld i god 6d 6l arrangøren på hvilke 6dspunkt du ankommer (ukurrante 6der). Delta på lagledermøter og følge de retningslinjer som arrangør gir.

26 Smøreboder - utstyrsleverandører Prisliste: * makspris kan være et lik lenger arrangement som f.eks onsdag- søndag. Type Grunnpris Pris per dag Maks. pris * Leie av strøm og plass 0,- 500, ,- Leie av smørebod på arena inkl strøm 1.000,- 500, ,- Leie av brakke inkl. strøm (ved innleide brakker) 2.500,- 500, ,-

27 Akkreditering På NM/NC/HL er det en akkreditering for å komme inn på skytebanen. Hovedregelen er at det er 2 akkrediteringsvester pr. skive pr. krets. Vestene skal kvikeres inn og ut pr. arrangement Alle skoler og team som har meldt inn sik behov før sesongen får egne vester gjennom hele sesongen. Skoler/team kvikerer ut vester på første Norges Cup og inn igjen på siste Norges Cup

28 Veileder for premieutdeling/seremonier Dette gjelder for HL, NM jr., NM rulleskiskyting og NM. Krav om: Lokaler inne eller ute, der det er plass til alle som ønsker å delta på premieutdelingen. Det bør være sitteplass til alle. Det skal være mulighet for å kjøpe kaffe m/bit, drikke og annet, gjerne sunne produkter. Høyttalere slik at alle som er i lokalet kan høre hva som blir sagt. Det skal være minst et kulturelt innslag. Max 10. minutter skal brukes til kulturelle innslag totalt. Det skal være seierspall. Personlig oppmøte fra utøverne sin side for at premien skal utdeles. Vanlige spørsmål PREMIER Hvor mange skal ha premie? Hva skal premiene ha av verdi? MEDALJER Hvor får vi medaljene i fra? Svar Se i konkurransereglementet til NSSF. Differensiert verdi: 1. plass 2. plass 3. plass plass 11. plass og utover Arrangør får mesterskapsmedaljer fra NSSF ved bestilling til: [email protected], arrangøren betaler frakten. Hva må eventuelt gjøres med medaljene? Utdeling DIPLOMER: Hvor får vi tak i diplomer og nuller- diplomer? Hvem fyller ut diplomene? BLOMSTER: Når skal utøvere ha blomster? Arrangør må sørge for gravering på baksiden av medaljen. Eks: NM senior Voss Arrangøren må selv betale for gravering. Medaljene deles ut av NSSF sin representant fra styret. Diplomer blir sendt til klubben fra NSSF. Nuller- diplomer: Er ferdig underskrevet og fylles ut av arrangør etter tilsendt mal fra NSSF. Mesterskapsdiplom: Klubben må selv fylle ut diplomene, etter tilsendt mal fra NSSF. NSSF sin representant står for utdeling av diplomene. Utdeles på NM rulleskiskyting og NM senior.

29 Når skal blomstene deles ut? Tidsplan for blomsterseremonier OPPLESING/UTDELING Hvordan tar vi opp de som skal ha medaljer og premier? (Kan deles ut på andre arrangement etter arrangørens ønske) Blomsterseremoni gjennomføres på egnet sted på stadion, ihh reglement punkt Blomsterseremoni kan gjennomføres før offisiell resultatliste er klar Arrangøren lager en tidsplan for blomsterseremoniene som henges opp på informasjonstavler på arenaen og legges ut på hjemmesiden. Utdeling i samme rekkefølge som løpet har gått. Punkt 1: For å få en effektiv utdeling må påfølgende klasse gjøre seg klar. Punkt 2: Les opp: Medaljevinnerne Utdeling til 1 Medalje diplom og premie. Utdeling til 2 Medalje diplom og premie. Utdeling til 3Medalje diplom og premie. NSSF deler ut medalje og diplom. Klubb deler ut premie Hymne/Fanfare Etter at de tre første har fått premier. Punkt 3: Ta opp 15 og 15 utøvere. Del ut premien før de går på scenen. Fortløpende opplesing.. De som er på pallen står til alle i klassen har fått premie. Nullerdiplomer DELTAKERPREMIE Er det krav om det evt. når? Sosialt arrangement/bankett Når skal det arrangeres bankett? Når alle har fått sine premier, gjøres det en samlet utdeling av nullerdiplomer. Trefigurer for og 20. deles ut på NM senior. Det er ikke krav om deltakerpremie, kan deles ut hvis arrangør har lyst til det. Deles ut ved annen anledning en premieutdeling. Eksempel: Legges i kretsposen. Det skal arrangeres bankett NM senior. Hva er kravene til en bankett? Det må serveres rikelig med mat alle må ha mulighet til å bli mett. Det må være en effektiv servering måltidet må ikke ta mer enn en time.

30 Påmelding til bankett? Det må være mulig å kunne delta på premieutdeling uten å delta på banketten. Arrangøren kan lage en påmeldingsløsning til banketten som gjelder som bindende påmelding. Det er fint om det kan selges bankettbilletter under arrangementet. Hvor mye kan vi ta i inngang på en bankett? Er NSSF med å gi støtte til banketten? Når skal banketten gjennomføres? Når skal premieutdelingen gjennomføres? Banket bør ikke være en inntjenings mulighet for arrangør. Det bør være et nullspill i forhold til kostnad på bankettbilletten. Det er vanskelig å si noe eksakt om pris, men erfaringene tilsier at det er best om en legger seg på et lavt kostnadsnivå, maksimalt 250 kroner. NSSF gir ikke tilskudd til å arrangere bankett. Lørdag kveld tidligst to timer etter siste løper er i mål. På Norges Cup kan premieutdeling foregå fortløpende etter at hver klasse er i mål. I henhold til arrangøren sin tidsplan, som henges opp på arenaen og legges ut arrangørens hjemmeside. På HL, NM jr., NM rulleskiskyting og NM senior gjennomføres en større premieutdeling på kveldstid. Søndag Uttrekkspremier TID: Tidsbruk Gjennomføres premieutdeling fortløpende etter at hver klasse er i mål. I henhold til arrangøren sin tidsplan, som henges opp på arenaen og legges ut arrangørens hjemmeside. Arrangøren kan ha uttrekkspremier, men det er ikke et krav. Ei premieutdeling bør aldri vare mer enn max. en time per konkurransedag. Dette er spesielt for NM senior og utdelingen avklares med NSSF arrangementskonsulent: HM Kongens pokal i klasse menn senior, styret i NSSF vedtar hvilken øvelse den deles ut. HM Kongens pokal i klasse kvinner senior, styret i NSSF vedtar hvilken øvelse den deles ut. Kongepokalen deles ut som en del av blomsterseremonien, slik at pressen får tatt flotte bilder. Arrangøren tar inn Kongepokalen etter seremonien, offisielt deles Kongepokalen ut på premieutdeling/bankett. Unntak: Hvis Kongen selv deler ut pokalen. Forsvarssjefens premie i klasse menn senior Generalinspektøren for HVs premie i klasse kvinner senior

31 Kjell Kristian Rikes minnepokal (Beste skytter i klasse kvinner og menn senior normal. Hvis det er flere som har like mange treff er det den som har best resultat).