Q: for. Kontrollutvalgets. Vedtas i kontrollutvalgets møte den , Sak 09/16. > ~..- «gif f I. xx V. KONTROIUTIVAIG Hill [KS

Transkript

1 > ~..- «gif f I 4 q..»_,.,,. 'f, Tynset Kontrollutvalget kommune Kontrollutvalgets årsplan for Q: Vedtas i kontrollutvalgets møte den , Sak 09/16 xx V \ KONTROIUTIVAIG Hill [KS

2 INNHOLDSFORTEGNELSE INNLEDNING KONTROLLUTVALGET KONTROLLUTVALGETS HJEMMEL KONTROLLUTVALGETS ANSVARS OGARBEIDSOMRÅDE KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET MØTER I KONTROLLUTVALGET REGNSKAPSREVISJON FORVALTNINGSREVISJON SELSKAPSKONTROLL ANDRE OPPGAVER BEFARING/BESØK ORIENTERING FRA POLITISK OG ADMINISTRATIV LEDELSE BESTILLING FRA KOMMUNESTYRET HENVENDELSER FRA PUBLIKUM OPPFØLGING MED REVISORS ARBEID OPPFØLGING AV SAKER RAPPORTERING ANNET KONTROLLUTVALGETS BUDSJETT PLAN FOR MØTEVIRKSOMHETEN I VEDLEGG - MØTEPLAN KONTROLLUTVALGETS ÁRSPLAN FOR 2016 SIDE 2 AV 8

3 INNLEDNING Kommunestyret skal etter kommuneloven påse at kommunens virksomhet skjer innenfor rammene av lovverket og egne vedtak. Kommunestyret kan omgjøre vedtak av andre folkevalgte organer eller administrasjonen i samme utstrekning som disse kan omgjøre vedtaket selv. Kommunestyret har også ansvaret for at de kommunale regnskaper blir revidert på betryggende måte. For å gjennomføre disse kontrolloppgavene skal kommunestyret velge et kontrollutvalg. Jfr. kommunelovens (koml.) 76 og 77. Den delen av den kommunale egenkontrollen som utøves av kontrollutvalget må ikke forveksles med kommunens internkontroll. Kommunens internkontroll er rådmannens ansvar. 1 KONTROLLUTVALGET Kommunestyret valgte i møtet den et kontrollutvalg bestående av 5 faste medlemmer og 5 varamedlemmer for perioden Faste medlemmer Personli e varamedlemmer Navn Funks'on Navn 1. Christian F. Steenland Leder 1. Terje Hylen 2. Odd Eirik Resell Nestleder 2. Kamilla Jakubecz 3. Inger Lise S. Martinsen Medlem 3. Rune Storli 4. Ketil Leteng Medlem 4. Nils P. Hagen 5. In rid Lium Medlem 5. Si ne Marit Lium Christian F. Steenland er fast medlem i kommunestyret. 1.1 KONTROLLUTVALGETS HJEMMEL Kontrollutvalgets arbeid er regulert av: o Kommunelovens (KL) 76 til 80 o Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner o Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Kommunestyret kan i tillegg til de lovpålagte oppgaver og prosedyrer fastsette eget reglement for kontrollutvalget- som vil kunne gi nærmere regler for kontrollutvalget. 1.2 KONTROLLUTVALGETS ÅNSVARS OGÅRBEIDSOMRÅDE Kontrollutvalget er valgt for å ivareta kommunestyrets kontroll- og tilsynsansvar. Med unntak for kommunestyret selv, skal kontrollutvalget føre tilsyn og kontroll med hele den kommunale forvaltningen - inklusive de øvrige folkevalgte organer. Kontrollutvalgets arbeidsområde er derfor altomfattende. En viktig del av kontrollutvalgets ansvar vil være å påse at kommunens regnskaper blir revidert på en betryggende mate (regnskapsrevisjon), og at det blir ført kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak. Kontrollutvalget skal videre påse at det blir gjennomført systematiske vurderinger knyttet til hvorvidt norsk lov og politiske vedtak etterlevesg samt systematiske vurderinger av forvaltningens effektivitet, produktivitet og maloppnaelse (forvaltningsrevisjon). I tillegg KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN FOR 2016 SIDE 3 AV 8

4 skal kontrollutvalget påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper (selskapskontroll). Kontrollutvalget skal ikke overprøve politiske prioriteringer fattet i samsvar med delegert myndighet. 2 KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET 2.1 MØTER I KONTROLLUTVALGET Møtene i kontrollutvalget er åpne. Møtene vil være lukket i saker/orienteringer der lov- og regelverk hjemler taushetsplikt og lukket dør. Kommunens ordfører og kommunens revisor har møte- og talerett i kontrollutvalgets møter. Det legges opp til 5 møter i 2016, se vedlegg. 2.2 RE GNSKÅPSRE VISJON Kontrollutvalget skal påse at årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder Kontrollutvalget skal holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at det foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av loven og god kommunal revisjonsskikk. Kontrollutvalget skal følge opp eventuelle merknader og påpekninger fra revisor. Kontrollutvalget skal avgi uttalelse til kommunestyret vedrørende kommunens årsregnskap og årsmelding før formannskapet avgir sin innstilling. 2.3 FOR VAL TNINGSREVISJON Forvaltningsrevisjon er hjemlet i KL 77.4, og i forskrift om kontrollutvalg. Kontrollutvalget skal i henhold til forskriftens 10 minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen skal være basert på en overordnet (analyse av kommunens virksomhet ut fra risikoog vesentlighetsvurderinger, med sikte pa å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Det tas sikte på at planarbeidet igangsettes med et bestillingssvedtak i første møte i SELSKAPSKONTROLL Selskapskontroll er hjemlet i KL 77.5, og i forskrift om kontrollutvalg. Kontrollutvalget skal i henhold til forskriftens 13 minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for selskapskontroll. Planen skal være basert på en overordnet analyse. Det tas sikte på at planarbeidet igangsettes med et bestillingssvedtak i første møte i KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN FOR 2016 SLDE 4 AV 8

5 2.5 ANDRE OPPGA VER Kontrollutvalget kan til enhver tid ta opp saker som Iigger innenfor dets ansvars og kompetanseområde BEFARING/ BESØK Forå bli kjent med den kommunale forvaltningen, og for at ansatte i kommunen skal bli kjent med kontrollutvalget, kan utvalget besøke ulike kommunale virksomheter. Dette kan også inkludere kommunale foretak og selskap. Flere kontrollutvalg har etablert en slik praksis. Det er ikke tidligere gjennomført på Tynset, men dersom utvalget ønsker å etablere en fast praksis med virksomhetsbesøk, bør det utarbeides en prosedyre for slike besøk ORIENTERING FRA POLITISK OG ADMINISTRATIV LEDELSE Kontrollutvalget kan hos kommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene jfr. KL Ved behov for ytterligere Saksopplysninger, kan kontrollutvalget ogsa innkalle administrasjonssjefen i forbindelse med behandling av saker i møtene. Administrativ ledelse bør normalt være til stedet ved kontrollutvalgets møte når regnskap og årsberetning for foregående år skal behandles BESTILLING FRA KOMMUNESTYRET Kontrollutvalget skal føre tilsyn med forvaltningen på vegne av kommunestyret. Kontrollutvalget ser positivt pa bestillinger fra kommunestyret mht. saker og prosjekter kommunestyret ønsker at kontrollutvalget skal følge spesielt opp HENVENDELSER FRA PUBLIKUM Kontrollutvalget kan ta imot henvendelser fra publikum, men kontrollutvalget er imidlertid ikke et klageorgan og har ikke avgjørelsesmyndighet pa forvaltningsområdet. Kontrollutvalget avgjør selv i hvilken form og grad henvendelser fra publikum skal følges opp OPPFØLGING MED RE VISORS ARBEID Kontrollutvalget er pålagt å holde seg orientert om revisors arbeid, og skal bl.a. påse revisjonsarbeidet utføres i henhold til god kommunal revisjonsskikk. Denne oppgaven blir ivaretatt med jevnlige orienteringer fra revisor. Oppgaven ivaretas også ved behandling av uavhengighetserklæringer og kvalitetsrapporter i fra NKRF. Revisor er, med svært få unntak, alltid tilstede i utvalgets møter OPPFØLGING AV SAKER Det ligger bl.a. til kontrollutvalget å føre tilsyn med at kommunestyrets vedtak blir fulgt opp. Kontrollutvalget vil en gang i året gå gjennom oppfølgingen av egne saker RAPPORTERING Kontrollutvalget rapporterer årlig til kommunestyret om sin virksomhet. KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN FOR 2016 SIDE 5 AV 8

6 Rapporter fra gjennomførte forvaltningsrevisjonsprosjekter og selskapskontroller videresendes Kommunestyret til endelig behandling ANNET Det er viktig at kontrollutvalget er gitt ressurser til å kunne holde seg oppdatert på sine arbeidsområder og med det kunne delta på kurs og konferanser som arrangeres både lokalt og nasjonalt. Følgende konferanser bør vurderes: o februar 2016 NKRF s kontroliutvalgskonferanse. (Gardermoen) Kontrollutvalgets leder deltar ø juni Forum For Kontroll og Tilsyn arrangerer kontrollutvalgskonferanse. (Gardermoen) 3 KONTROLLUTVALGETS BUDSJETT 2016 Kontrollutvalget har utarbeidet forslag til samlet budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet, jf. sak 27/15. Kontrollutvalgets egen aktivitet, kjøp av sekretariatstjenester og kjøp av revisjonstjenester inngår i budsjettet. Budsjettet ble vedtatt av kommunestyret i sak 112/15, den , med ei total ramme på kr Kontrollutvalgets forlag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets innstilling til kommunestyret. 4 PLAN FOR MØTEVIRKSOMHETEN I 2016 Se vedlegget for kontrollutvalgets møteplan. Denne gir en oversikt over behandling av faste saker. Kontrollutvalget forbeholder seg retten til på eget initiativ å foreta endringer i planen og evt. gå inn på andre saker eller prosjekter som ikke er nevnt. Endring av møteplan kan også bli nødvendig av hensyn til saksgang eller av andre årsaker. KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN FOR 2016 SIDE 6 AV 8

7 VEDLEGG - MØTEPLAN Temaer til behandlin feb Bestilling av overordnet analyse - Plan for forvaltnin srevis'on Bestilling av overordnet analyse - Plan for selskapskontroll 28.a ril Gjennomgang av oppfølgingssaker Uavhengighetserklaering i fra revisjonen Forvaltningsrevisjonsrapport om barnevern x Antakelse av leverandør "Forvaltningsrevisjon om x omord aniserin s orsessen" Forvaltningsrevisjonsrapport om omorganiseringsprossessen Behandlin Kontrollutvalgets årsmelding 2015 Planlagte orienteringer R StanS SitUaSJ0nen fra administrasjonen Årsre nska Uttalelsene til årsregnskap/årsmelding 2015 Plan for forvaltningsrevisjon - Behandling Plan for selskapskontroll - Behandling Kontrollutvalgets årsplan/møteplan for 2017 Budsjett for kontroll og tilsynsarbeidet 2017 Andre saker - Behandle revisjonsordning Revisjonsordning Anbudsutl snin Behandle mottatte tilbud Behandle sekretariatsordning Sekretariatsordning Anbudsutl snin Behandle mottatte tilbud 2.'uni 29.se t 24.nov

8 KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN FOR 2016 SIDE 8 AV 8

9 ,,, «',,r»~,m.,~ :

10 lnnledning Kontrollutvalgets sammensetning ( 2) Antall saker til behandling Innkalling av administrative ledelse og andre til kontrollutvalgets møter Kontrollutvalgets ansvar og oppgaver (54) Uttalelse om årsregnskap ( 7) Forvaltningsrevisjon ( 9) Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon ( lo) Kontrollutvalgets rapportering til kommunestyret Selskapskontroll ( 13) Særlige oppgaver for kontrollutvalget ( 18) Saksbehandling og sekretariat ( 20) Andre oppgaver.....1o Saker i Tynset kontrollutvalg Møtedeltakelser Årsmelding kontrollutvalgeti Tynset 2015 Side 2

11 Årsmeldingen omfatter tidsrommet til Meldingen gir oversikt over medlemmer og varamedlemmer i kontrollutvalget, møter, opplysning om antall saker, og utvalgets arbeid. Siden 2015 var et valgår, skjede det et skifte av kontrollutvalgets medlemmer ved konstitueringen av nytt kommunestyre den Nytt kontrollutvalg ble valgt i sak 72/15. Denne årsmeldingen er ikke behandlet av det gamle kontrollutvalget, som var i virksomhet i 4 av 5 møter i Det nye kontrollutvalget i perioden kan derfor bare ta hoveddelene av årsmeldingen til orientering, og oversende denne til kommunestyret for endelig behandling. Rammene for kontrollutvalgets arbeid er fastsatt i Forskrift om revisjon og kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner fastsatt av kommunal- og regionaldepartementet (KRD) 15.juni 2004 med virkning fra 1.juli samme år. Årsmeldingen følger i sin oppbygging kontrollutvalgsforskriftens inndeling så langt det er praktisk mulig. Der det gis referanse til saksnummer, gjelder det kontrollutvalgets saksnummer. Der det gis referanse til kapitler og paragrafer uten annen angivelse, viser disse til kontrollutvalgsforskriften. Kontrollutvalget ble for perioden valgt på nytti kommunestyrets sak 92/12, den Utvalget hadde etter dette slik sammensetning for resten av perioden: Leder: Simen Linjordet Varamedlem: Thomas Svee Nestleder: Nils H. Øian Varamedlem: Frode Risan Medlem: Ketil Leteng Varamedlem: Nils P. Hagen Medlem: Eli Petra Lund Varamedlem: Per Hogstad Medlem: Astrid Skaug Varamedlem: Ingrid Lium Årsmelding kontrollutvalgeti Tynset 2015 Side 3

12 Nytt kontrollutvalg for perioden ble valgti sak 72/15, den Utvalget har denne sammensetning i perioden: Leder: Christian Fr. Steenland Varamedlem: Terje Hylen Nestleder: Odd Eirik Resell Varamedlem: Kamilla Iakubecz Medlem: Inger Lise Stubsjøen Martinsen Varamedlem; Rune Storli Medlem: Ketil Leteng Varamedlem: Nils P. Hagen Medlem: Ingrid Lium Varamedlem: Signe Marit Lium Varamedlemmene er personlige varamedlemmer. ~,`ä,~,t~ 'A.fe 5- a ;~~.. \_\.,. j -.1. i. '.»\~,:, -.:: 1*x7\.~r'\';1;1:»»-A-z.,Lwm Kontrollutvalget har i 2015 avholdt 5 ordinære møter og behandlet 38 saker. Tilsvarende tall i 2014 viser 5 møter og 36 saker. M</ \: l A :\.»\w«1:2!w.» f M. M: L :.>m.: (>62,~ u\iw:<si H». MEN i :tci-«iti : e/a f: Raff: i I. tr ~.. i,;=.f~'_;> i \J\~.':'íi.a..: ' 17:» Kontrollutvalget har i 2015 innkalt følgende til sine møter: ø Fra BDO AS: Øyvind Sunde i forbindelse med behandling av "Forvaltningsrevisjon om vedlikehold av bygninger, anlegg og veier". Sak 03/15, den ø Rådmann Arild Einar Trøen i forbindelse med behandling av sak 04/15, "Informasjon fra rådrnannen", den , sak 19/15, "Tilbakemeldinger fra rådmannen", den og sak 37/15, Orienteringssakefl den ø Fra KPMG AS: Halvor Hektoen i forbindelse med behandlingen av sak 12/15, "Ãrsoppgjøret 2014 for Tynset kommune", den ø Fra økonomiavdelingen i Tynset kommune: Mona Roos Dølmo og Per Østigård i forbindelse med behandlingen av sak 12/15, Ãrsoppgjøret 2014 for Tynset kommune", den ø Ordfører Bersvend Salbu i forbindelse med behandlingen av sak 26/15, "Møte med ordfører", den ø Fra Abakus AS: Hege Løland i forbindelse med behandlingen av sak 25/15, "Antakelse av leverandør forvaltningsrevisjon, den Årsmelding kontrollutvalget i Tynset 2015 Side 4. M.

13 h J. Kontrollutvalgets oppgaver fremgår av forskriftenes kapittel 3: Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret, herunder påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Tynset kommune vedtok i 2005 å konkurranseutsette revisjon av kommunens regnskap og i henhold til forskrift skal valg av revisor foretas etter innstilling fra kontrollutvalget. Ved ny anbudsrunde i 2012 innstilte kontrollutvalget i sak 41/12, en innstilling som ble enstemmig vedtatt av kommunestyret i sak 99/12, den : ø Tynset kommune velger KPMG som leverandør av regnskapsrevisjon for revisjonsårene 2013 og 2014 med kundestyrt opsjon på 1+1 år. ø Begrunnelsefor kontrollutvalgets innstilling: ø Totalkostnaden ved KPMGs tilbud er den laveste ø Mht. kvalitet, kornpetanse, arbeidsmetodikk og oppfølging vurderes de 3 anbydere likeverdige. ø Ordfører signerer oppdragsavtalen i henliold til kommunestyrets vedtak Tynset kommunestyre vedtok etter innstilling fra kontrollutvalget å benytte seg av opsjoneni hht vedtak i sak 99/12 for begge årene. KPMG AS er med det regnskapsrevisor for Tynset kommune for årene 2015 og KPMG AS har revidert Tynset kommunes regnskap for ø Kontrollutvalget må i løpet av 1. halvår 2016 ta stilling til kommunens revisjonsordning, og innstille til kommunestyret. Kontrollutvalget avga sin uttalelse til kommunestyret om Tynset kommunes årsregnskap for 2014 i møte 4. mai 2015 (sak 12/2015). Årsmelding kontrollutvalget i Tynset 2015 Side 5

14 Kontrollutvalgsforskriftens kapittel 5gir retningslinjene for kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon: Kontrollutvalget skal prise at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapittel ( 9). Kontrollutvalget har behandlet følgende forvaltningsrevisjonsprosjekt i 2014: Forvaltningsrevisjon 2015, Vedlikehold av bygninger, anlegg og veier i møte 9. februar 2015,sak O3/15. Rapporten var levert av BDO AS, og inneholdt konklusjoner med klare forbedringsområder. Kontrollutvalgets innstilling ble enstemmig vedtatt av Tynset kommunestyre den , sak 14/15som følger: Forvaltningsrevisjonsrapporten for Tynset kanimune 2015 Vedlikehold av bygninger, anlegg og veier tas til etterretning. Tynset koinmune følger opp rapporten med de tiltak som revisor anbefaler. Kontrollutvalget gis en tilbakemelding på denne oppfølgingen etter nærmere avtale med ordfører. Ordfører Bersvend Salbu ga tilbakemelding på oppfølging av rapporten og kommunestyrets vedtak i forbindelse med behandlingen av sak 26/15, Møte med ordfører", den Rådmann Arild Einar Trøen ga tilbakemelding om oppfølging av rapporten i sak 19/15,den Flg ble vedtatt i kontrollutvalgets sak 32/14,den : "For å forsterke samhandlingen og dialogen mellom kontrollutvalget og kommunens politiske ledelse, slutter kontrollutvalget seg til ordførers forslag om minst 2 fellesmøter pr. år." Det ble slik det fremgår over avholdt ett fellesmøte med ordfører i 2015,men det er uttrykt ønske fra både kontrollutvalget og tidligere ordfører at det skal følges opp med 2 fellesmøter pr. år. I første omgang er det viktig å involvere kommunens politiske ledelse ved utarbeiding og behandling av nye overordnete analyser og planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for perioden Kontrollutvalget behandlet i sak 20/2015 Prosjektbeskrivelse for forvaltningsrevisjon 2016 om barnevern, og antok i sak 25/15leverandør for dette prosjektet etter innstilling fra Abakus AS. Det nye kontrollutvalget behandlet også dette prosjektet i sitt møte den , sak 34/15. Årsmelding kontrollutvalget i Tynset 2015 side 6

15 Kontrollutvalgforskriftens 10 sier flg. om plan for forvaltningsrevisjon: Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at koinmunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kornmunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet utfra risiko- og vesentliglietsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Kontrollutvalget vedtok i sak 21/12, den åanta KPMG som leverandør av Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon KPMG leverte planen som bestilt av kontrollutvalget, og den ble behandlet i utvalgets sak 34/12 den Utvalgets innstilling ble behandlet av kommunestyret den , sak 89/12. Kommunestyrets vedtak var som følger (gjennomførte og igangsatte prosjekter er uthevet nedenfor): Kommunestyret godkjenner kontrollutvalgets forslag til plan for forvaltningsrevisjon for perioden med fl g. prioriterte områder: - Arbeidsmiljø/sykefravær - Internkontroll - Vedlikehold av bygg og eiendom - Vedlikehold av veier ~ Organisering av flyktningetjenesten - Barnevern - Kommunens interkommunalt samarbeid Forvaltningsrevisjon i perioden gjennomføres i hht retningslinjene i planens kap. 3.4 o Ny overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon for inneværende periode må bestilles fra kontrollutvalget snarest mulig i Årsmelding kontrollutvalgeti Tynset 2015 Side 7

16 Kontrollutvalget har i2014 oversendt følgende til kommunestyret/tynset kommune: o Forvaltningsrevisjon om vedlikehold av bygninger, veier og anlegg (Sak 03/15, den ) ø Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet for Tynset kommune i (Sak 12/15, den ) o Kontrollrapport vedr. skatteoppkreverfunksjonen 2013 (Sak 13/15, den ) o Kontrollutvalgets årsmelding for 2014 (Sak 05/15, den ) o Budsjett 2016 for kontroll og tilsyn. (Sak 27/2015, den ) Alle møteprotokoller er oversendt ordfører, og saksdokumenter og protokoller lagt ut til offentlig ettersyn. l 2012 ble det i tillegg innført en ordning med at møteinnkallinger legges ut på kommunens hjemmeside. Møtene i Tynset kontrollutvalg holdes for åpne dører, med unntak av saker som er unntatt offentlighet. Kontrollutvalgets årsmelding for 2015 oversendes kommunestyret. Årsmeldingen er å betrakte som kontrollutvalgets generelle melding til kommunestyret om egen virksomhet for driftsåret. Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal vedtas av kommunestyret selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget vedtok i sak 21/12, den å anta KPMG som leverandør av Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 2012 ~ KPMG leverte planen som bestilt av kontrollutvalget, og den ble behandlet i utvalgets sak 35/12 den Kommunestyret behandlet planen i sitt møte , sak 90/12. Kontrollutvalgets innstilling ble vedtatt med noen endringer. Kommunestyrets vedtak lyder: Kornmunestyret godkjenner kontrollutvalgets forslag til plan for selskapskontroll med eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon for perioden med flg. Prioriterte selskaper: ~ FIAS AS Årsmelding kontrollutvalgeti Tynset 2015 Side 8

17 - Meskano AS Selskapskontroll i perioden gjennomføres i hht retningslinjene iplanens kap. 3.3 med flg. tillegg: 1. Tynset konimune skal ved alle nye engasjementer og utvidete engasjementer i selskaper som ikke omfattes av KL 80 søke å få innarbeidet i selskapsavtalene el.l. at Tynset kommune har anledning til d gjennomføre selskapskontroll. 2. Ved rullering av Tynset kommunes eierskapsmelding skal de forholdene som er nevnt i planens kap 3.3, samt i pkt. 1 over tas hensyn til. Kontrollutvalget delegeres myndighet til å foreta endringer eller omprioriteringer i planperioden i medhold av Forskrift om kontrollutvalg 13, 2. ledd. Kontrollutvalget vedtok i sak 05/2013 å delta sammen med de fleste øvrige eíerkommuner i en selskapskontroll i form av eierskapskontroll i Meskano AS. Leverandør av prosjektet er Revisjon Fjell IKS. Kontrollutvalget behandlet i sak 31/2014 Eierskapskontroll i Meskano AS som var levert av Revisjon Fjell IKS i hht intensjonene. Kommunestyret behandlet rapporten i møte Kontrollutvalget vedtok enstemmig i sak 07/15at selskapskontroll ikke skal prioriteres i 2015,- det er derfor ikke gjennomført noen slike kontroller i ø Ny overordnet analyse og plan for selskapskontroll for inneværende periode må bestilles fra kontrollutvalget snarest mulig i ;=<Li~ei <T>: - a%%;,f\\/: < :flik.:<.<*>: ~mm:;: '.H ~;w\: «rer Kontrollutvalget skal etter 18utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Der kommunen har egen revisjon avgir revisjonen innstilling til kontrollutvalget om budsjett for revisjonen. Kontrollutvalget behandlet i sak 27/2015, den budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen i 2015.Dette ble vedtatt i tråd med kontrollutvalgets innstilling av Tynset kommunestyre i sak 112/15, den Kommunestyret skal sørge for at kontrollutvalget har sekretariatsbistand som til enhver tid tilfredsstiller utvalgets behov. Sekretariatet skal påse at de saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet og at utvalgets vedtak blir iverksatt. Tynset kontrollutvalg vedtok i sak 04/12 å lyse ut sekretariatstjenestene for kontrollutvalget på nytt. Årsmelding kontrollutvalget i Tynset 2015 Side 9

18 Sekretariatstjenestene for kontrollutvalget ble først behandlet etter innhentet anbud den , sak 38/12. Det var kun en anbyder, og det ble besluttet âoppta forhandlinger med Kontrollutvalg Fjell IKS som eneste anbyder. Forhandlinger ble gjennomført , der man kom fram til en enighetsprotokoll om leveranse av sekretariatstjenester med Kontrollutvalg Fjell IKS for med kundestyrt opsjon på 1+1 år for en fast pris for hele perioden på kr pr. år innenfor gitte betingelser. Protokollen ble vedtatt som kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret i sak 42/12, den Kommunestyret fattet endelig vedtak i saken i tråd med kontrollutvalgets innstilling i sak 100/12, den Kontrollutvalget innstilte i sin sak 24/2014 på å benytte seg av opsjonsavtalen i hht tidligere vedtak. Kontrollutvalgets innstilling ble vedtatt av kommunestyret i sak 52/14, den Kontrollutvalg Fjell IKS er med det leverandør av sekretariatstjenester for Tynset kontrollutvalg for 2015 og o Tynset kontrollutvalg må ta stilling til leveranse av sekretariatstjenester for perioden fra Kontrollutvalget er ikke er forpliktet til å behandle andre enn de saker som det får seg forelagt fra kommunestyret, eller der det framgår av revisjonsforskriften. Når det gjelder henvendelser fra andre enn kommunestyret eller revisjonen, må kontrollutvalget selv vurdere om saken hører under utvalgets kompetanseområde og om det vil prioritere saken. Kontrollutvalgets leder Simen Linjordet deltok på NKRFs årskonferanse februar Han har også deltatt på generalforsamlinger i Meskano og FIAS i hht. Kommunelovens 80 Utvalget har behandlet følgende saker i 2015 utover det som er nevnt tidligere: ø Diverse Orienteringssaker (sak på hvert møte) ø Møteplan 2016 ø Egenevaluering av kontrollutvalgets arbeid (sak 28/15, den ) ø Oppfølgingsoversikt (oppfølging av saker i kontrollutvalget) Sak 33/15, den ø Innkommet sak (sak 35/15, den ). Kontrollutvalget valgte å ikke realitetsbehandle saken ø Under Orienteringssaker på møte ble sak om arbeidsmiljø og omorganisering av hjemmetjenestene i Tynset kommune tatt opp. Denne saken er vedtatt fulgt opp med en forvaltningsrevisjon i 2016 Årsmelding kontrollutvalget i Tynset 2015 Side 10

19 Tynset, den Christian Fr. Steenland Leder i kontrollutvalget Odd Eirik Resell Ketil Leteng Nestleder i kontrollutvalget Medlem i kontrollutvalget Inger Lise Stubsjøen Martinsen Ingrid Lium Medlem i kontrollutvalget Medlem i kontrollutvalget Årsmelding kontrollutvalget i Tynset Side 11

20 Møte dato SAK NR. INNHOLD Møte nr. 1 01/2015 Godkjenning av saksliste og innkalling 02/2015 Godkjenning av protokoll 03/2015 Forvaltningsrevisjon -Vedlikehold av bygninger, anlegg og veier 04/2015 Informasjon fra rådmannen 05/2015 Årsmelding 2014 O6/2015 Valg av forvaltningsrevisjonsprosjekt /2015 Vurdering av selskapskontroll /2015 Orienteringssaker 09/2015 Ãpen post Møte nr. 2 Sak 10,20/15 Godkjenning av saksliste og innkalling Sak 11/2015 Godkjenning av møteprotokoll fra Sak 12/2015 Ãrsoppgjøret 2014 Tynset kommune Sak 13/2015 Kontrollrapport 2015 vedr skatteoppkreverfunksjonen i Tynset kommune Sak 14/2015 Valg av forvaltningsrevisjonsprosjekt 2016 Ny behandling Sak 15/2015 Orienteringssaker Sak 16/2015 Ãpen post Årsmelding kontrollutvalgeti Tynset 2015 side 12

21 Møte nr. 3 17/2015 Godkjenning av saksliste og innkalling 18/2015 Godkjenning av protokoll 19/2015 Tilbakemeldinger fra rådmannen 20/2015 Forvaltningsrevisjonsprosjekt om barnevern - prosjektbeskrivelse og fremdrift 21/ /2015 Orienteringssaker Ãpen post Møte nr. 4 23/ / / /2015 Godkjenning av saksliste og innkalling Godkjenning av protokoll fra møte 10. juni 2015 Antakelse av leverandør forvaltningsrevisjon barnevern Møte med ordfører vedr tilbakemeldinger på forvaltningsrevisjoner og samarbeid kontrollutvalget og kommunens ledelse 27/2015 Budsjett for kontroll og tilsyn / /2015 Egenevaluering av kontrollutvalgets arbeid og oppfølgingsliste til neste periode Orienteringssaker 30/ Ãpen post Møte nr. 5 31/2015 Godkjenning av saksliste og innkalling 32/ / /2015 Protokoll fra møte 7. september 2015 Oppfølgingsliste for kontrollutvalget Forvaltningsrevisjon om barnevern 35/2015 innkommet sak 36/2015 Møteplan / /2015 Orienteringssaker Ãpen post Årsmelding kontrollutvalget i Tynset Side 13

22 :\"K~"~i..-.»«. ;..A.:.~:».~.:._.~;_ K. ;.,-~. u- n Simen Linjordet, leder x Nils H. Øian, nestleder x Ketil Leteng, medlem Astrid Skaug, medlem Eli Petra Lund, medlem Ingrid Lium, varamedlem 0. Christian Fr. Steenland, Ieder Odd Eirik Resell, nestleder Ketil Leteng, medlem Ingris Lium, medlem Inger Lise Stubsjøen Martinsen, medlem Årsmelding kontrollutvalget i Tynset 2015 Side 14